Managementstatuut Stichting Scala College en Coenecoop College Vastgesteld door college van bestuur op 8 november 2018 Advies MR Coenecoop College 28 november 2018 Advies MR Scala College 13 december 2018 Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2019 1
Inhoud A. PREAMBULE... 3 B. MANAGEMENTSTATUUT... 4 Artikel 1: Begripsbepalingen... 4 Artikel 2 De besturingsfilosofie... 5 Artikel 3 Mandatering van bestuurlijke bevoegdheden... 6 Artikel 4 Ondermandaat... 7 Artikel 5 Taken en bevoegdheden directeur... 7 Artikel 6 Overleg... 7 Artikel 7 Regeling toedeling, bestemming en aanwending van de bekostiging... 8 Artikel 8 Rapportage... 8 Artikel 9 Schorsing en vernietiging van besluiten... 9 Artikel 10 Escalatiemodel... 9 Artikel 11 Vaststelling en wijziging van het managementstatuut... 10 Artikel 12 Werkingsduur... 10 Artikel 13 Slotbepalingen... 10 C. Bijlage 1... 11 Uit de Wet op het voortgezet onderwijs... 11 2
A. PREAMBULE Dit managementstatuut regelt de mandatering van bestuurlijke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden door het college van bestuur aan de directeuren binnen de Stichting. De term directeur is gekozen omdat het college van bestuur een deel van zijn bevoegdheden mandateert zowel aan de rector van het Coenecoop College als ook aan de vestigingsdirecteuren van het Scala College. Het statuut is het statuut zoals bedoeld in art.32c van de WVO (zie bijlage 1). Bepalend voor de inhoud van de mandateringsregeling in het managementstatuut is de keuze voor de besturingsfilosofie resultaatverantwoordelijk leiding geven, die de Stichting heeft gemaakt. Het managementstatuut maakt deel uit van een samenhangende reeks van documenten, waarin deze besturingsfilosofie is geformaliseerd. Het vloeit voort uit de statuten van de Stichting; de reeks krijgt een vervolg in de jaarlijkse afspraken tussen het College van bestuur en elke afzonderlijke directeur. De onderwijsorganisatie bestaat uit twee scholen, te weten het Coenecoop College en het Scala College, waarbij het Scala College bestaat uit een drietal vestigingen die geleid worden door een vestigingsdirecteur. Onder het niveau van de directeuren zijn 1 e lijns leidinggevenden aan de vestigingen verbonden (teamleiders/afdelingsleiders). De ondersteunende diensten zijn er zowel op school niveau als op bovenschools niveau. Dit managementstatuut gaat uit van de volgende principiële vertrekpunten. Mandatering impliceert van rechtswege dat de wettelijke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van het college van bestuur intact blijven. Bij mandaat wordt de bevoegdheid van de directeur in naam van het bevoegd gezag uitgeoefend. De bevoegdheid wordt gegeven zonder dat het college van bestuur deze bevoegdheid kwijtraakt. Het college van bestuur kan bij deze vorm instructies uitvaardigen, die de directeur bij de besluitvorming in acht moet nemen. Het college van bestuur kan indien nodig het besluit van de directeur intrekken en daarvoor in de plaats een ander besluit nemen. Het behoort tot de taak van de directeur substantieel bij te dragen aan de realisering van de strategische beleidsdoelen die de Stichting en/of de school zich heeft gesteld, zoals die zich manifesteren in projecten, in aandachtsgebieden en in activiteiten waar de Stichting voor kiest. De drie directeuren van het Scala College hebben hierin een bijzondere opdracht omdat zij gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor de eenheid van beleid binnen het Scala College. De Stichting heeft ervoor gekozen de bevoegdheden op een zo laag mogelijk niveau in de organisatie te beleggen. De directeur kan op grond daarvan op zijn beurt ondermandaat verlenen aan personen binnen zijn organisatie-eenheid, zonder dat dit zijn eigen mandaten aantast. In dit statuut is ter wille van de leesbaarheid alleen de mannelijke vorm gebruikt. 3
B. MANAGEMENTSTATUUT Artikel 1: Begripsbepalingen In dit managementstatuut wordt verstaan onder: a. college van bestuur: het orgaan dat het bevoegd gezag vertegenwoordigt conform de statuten b. directeur: de rector of vestigingsdirecteur die in de zin van art 32 van de wet leiding geeft aan een van de scholen of vestigingen van de Stichting. c. gemandateerde: functionaris aan wie mandaat verstrekt is. d. goedkeuren: het zonder aanbrengen van wijzigingen akkoord gaan. Als goedkeuring is vereist, krijgt een besluit pas interne en externe werking na de verkregen goedkeuring; e. managementstatuut: statuut als bedoeld in artikel 32c van de wet. f. mandaat: machtiging door het College van bestuur aan een functionaris tot het in naam en onder verantwoordelijkheid van het College van bestuur uitoefenen van taken en bevoegdheden van het College van bestuur. g. mandataris: degene die mandaat verleent h. organisatie-eenheid: herkenbare eenheid van het Scala College resp. het Coenecoop College. i. raad van toezicht: het orgaan dat in de zin van de wet toezicht houdt op het bevoegd gezag van de stichting conform de statuten j. school: het Scala College resp. het Coenecoop College k. statuten: de statuten van de stichting. l. stichting: de Stichting Scala College en Coenecoop College m. vaststellen: het nemen van een beslissing door een daartoe bevoegd orgaan betreffende de inhoud van een regeling, een plan of een nader besluit, al dan niet door het aanbrengen van wijzigingen in daartoe gemaakte voorstellen; n. wet: de vigerende Wet op het Voortgezet Onderwijs (WVO). 4
Artikel 2 De besturingsfilosofie 1. De wijze van sturing op het niveau van de Raad van Toezicht, het College van bestuur en de directeuren wordt samengevat met de term "resultaatgericht leiding geven". Daarmee wordt bedoeld: elkaar op respectvolle wijze aanspreken op afspraken die zijn gemaakt over doelstellingen c.q. gewenste resultaten. De benodigde bevoegdheden en verantwoordelijkheden worden, onverlet de bestuurlijke verantwoordelijkheid, zo dicht mogelijk bij het primaire onderwijsproces belegd. 2. Het Coenecoop College en de vestigingen van het Scala College worden daarbij gezien als relatief-autonome organisatie-eenheden onder leiding van integraal verantwoordelijke leidinggevenden. Dat wil zeggen dat de organisatie-eenheden een beleid voeren dat zowel uitgaat van eigen wensen als van belangen van de andere eenheden, de school en de gehele Stichting. 3. De in lid 1 genoemde doelstellingen c.q. gewenste resultaten worden geformuleerd op het gebied van identiteit, kwaliteit en continuïteit. 4. Onder identiteit wordt verstaan de eigenheid van het Scala College resp. het Coenecoop College waarmee de school zich wil onderscheiden van andere scholen, alsmede de uitwerking van de grondslag in de centrale visie van de Stichting, zoals verwoord in artikel 4 van de statuten. 5. Onder kwaliteit wordt onder meer verstaan: a. goede onderwijsresultaten; b. tevreden medewerkers, leerlingen, ouders en externe instanties; c. professionele aanpak van het primaire proces en van de ondersteunende processen, waaronder het hanteren van het integrale kwaliteitszorgsysteem van de Stichting. 6. Onder continuïteit wordt begrepen het bewaken van basale randvoorwaarden, zoals a. gezonde financiële situatie in meerjarig perspectief; b. de noodzakelijke leerlingenaantallen; c. voldoende gekwalificeerd en gemotiveerd personeel; d. toereikende gebouwen en inventaris. 7. De doelstellingen voor de Stichting respectievelijk de scholen en/of de vestigingen c.q. gewenste resultaten van de Stichting respectievelijk de scholen en/of de vestigingen worden globaal geformuleerd in een strategisch beleidsplan voor telkens een periode van vier jaar. 8. Jaarlijks worden van het strategisch beleidsplan afgeleide doelstellingen voor c.q. gewenste resultaten van de Stichting/de scholen en/of de vestigingen schriftelijk vastgelegd. Het gaat daarbij om een beperkt aantal doelstellingen c.q. gewenste resultaten die voor de organisatie van cruciaal belang zijn. De overige doelstellingen c.q. gewenste resultaten worden geformuleerd in het kader van het integrale kwaliteitsbeleid. De realisatie wordt eveneens via het kwaliteitszorgsysteem gevolgd. 9. Uiterlijk een jaar na de afspraken over de doelstellingen c.q. gewenste resultaten legt het College van bestuur respectievelijk de directeur in een zelfevaluatie verantwoording af van de realisatie aan de Raad van Toezicht respectievelijk het College van bestuur. Die zelfevaluatie is, onder inachtneming van het bepaalde in het Bestuursreglement en het Reglement Intern Toezicht, met name gericht op de cruciale voornemens. 5
10. Een verantwoording van de overige voornemens (binnen het kwaliteitsbeleid) wordt opgenomen in het jaarverslag. Artikel 3 Mandatering van bestuurlijke bevoegdheden Het college van bestuur heeft tot taak de stichting en de door de stichting in stand gehouden scholen te besturen. 1. Het college van bestuur legt verantwoording af aan de Raad van Toezicht. 2. Het college van bestuur heeft de algemene eindverantwoordelijkheid voor de instandhouding van scholen, de kwaliteit van het onderwijs en de bedrijfsvoering. 3. Het college van bestuur oefent onder meer de volgende bevoegdheden direct uit: a. vaststelling van strategisch beleidsplan op stichtingsniveau met in ieder geval op hoofdlijnen uitspraken over a. de doelen van de organisatie b. formatieplan, functiebouwwerk en overig personeelsbeleid c. onderwijs- en kwaliteitsbeleid d. toelatingsbeleid daarbij behorend jaarlijks activiteitenplan; begroting, jaarrekening en (sociaal) jaarverslag; managementstatuut; medezeggenschapsreglement. b. goedkeuring van door directeur vastgestelde plannen en reglementen en regelingen. c. het nemen van besluiten met betrekking tot instandhouding of samenvoeging of overdracht van scholen of onderdelen daarvan; het aangaan van samenwerking met andere instellingen; het verkrijgen, bezwaren en vervreemden van onroerend goed; benoeming, schorsing of ontslag van medewerkers; het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken met directeuren en medewerkers van het stafbureau. 4. Het college van bestuur kan nog nader te omschrijven mandaat verlenen aan medewerkers van het stafbureau op gebied van P&O, kwaliteitszorg, ICT, financiën. Dat mandaat is tegelijkertijd een nadere aanwijzing bij het mandaat aan de directeur (zie lid 7). 5. Het college van bestuur verleent ten aanzien van alle taken en bevoegdheden die hem bij of krachtens de wet toekomen en niet in de voorgaande leden van dit artikel genoemd worden, mandaat aan de directeur binnen de door hem vastgestelde kaders, waaronder in ieder geval het doen van voorstellen tot benoeming, schorsing of ontslag van personeelsleden; het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken; voorbereiding, vaststelling en uitvoering van beleid. 6. Aan het mandaat kan het college van bestuur nadere voorwaarden of aanwijzingen verbinden. 6
7. De directeur oefent de gemandateerde bevoegdheden uit namens en in verantwoording aan het college van bestuur. Artikel 4 Ondermandaat 1. De directeur kan de onder hem ressorterende personeelsleden van de stichting mandaat verlenen ten aanzien van de taken en bevoegdheden die aan hem zelf zijn gemandateerd. 2. De directeur en het college van bestuur kunnen gezamenlijk en apart nadere aanwijzingen of beperkingen geven ten aanzien van deze ondermandaten. 3. De directeur legt de ondermandaten vast in een regeling. 4. Deze regeling behoeft de goedkeuring van het college van bestuur. Artikel 5 Taken en bevoegdheden directeur 1. De directeur geeft onder verantwoordelijkheid van het college van bestuur leiding aan een organisatie-eenheid. 2. De directeur oefent alle taken en bevoegdheden uit die hem door de wet of via mandaat zijn verleend, binnen de door het college van bestuur vastgestelde kaders. 3. Ten aanzien van zijn organisatie-eenheid is directeur onder meer verantwoordelijk voor dagelijkse leiding; zorg voor de organisatie en de kwaliteit van het onderwijs; leiding van het personeel; het voeren van functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken; contact houden met ouders en leerlingen; het beheer van de aan de organisatie-eenheid toegekende formatieve en financiële middelen; het doen van uitgaven binnen de vastgestelde en goedgekeurde begroting; overige taken die voortvloeien uit zijn functieomschrijving. Artikel 6 Overleg 1. Het college van bestuur voert tenminste tweemaal per jaar overleg met de directeuren gezamenlijk, onder meer over strategisch beleidsplan, begroting, formatieplan, en overige punten van gemeenschappelijk belang. 2. Het college van bestuur voert periodiek overleg met de directeur van het Coenecoop College. 7
3. Het college van bestuur voert periodiek overleg met de directeuren van het Scala College. 4. De directeur levert een bijdrage aan de ontwikkeling van het strategische en het centrale beleid van de stichting en de scholen/of de vestiging onder andere door deelname aan specifieke werkgroepen en (mede)portefeuillehouderschap over bepaalde thema s. 5. Het college van bestuur fungeert als voorzitter van het overleg. 6. Het overleg heeft als doel: voorbereiding en uitvoering van beleid op vestigings-, school- en stichtingsniveau; afstemming van aanvullend beleid op de organisatie-eenheden; coördinatie van aspecten die de individuele organisatie-eenheid overstijgen. 7. Het college van bestuur beslist, gehoord hebbende de directeuren. 8. Het college van bestuur kan een nader reglement vaststellen. Artikel 7 Regeling toedeling, bestemming en aanwending van de bekostiging 1. Het college van bestuur stelt de directeuren in de gelegenheid advies uit te brengen over vaststelling en wijziging van de (meerjaren)begroting; vaststelling van de jaarrekening; de criteria die het college van bestuur toepast bij de verdeling van de middelen over de gemeenschappelijke voorzieningen op bovenschools niveau en de voorzieningen op schoolniveau; de criteria en de spelregels die het college van bestuur toepast bij de verdeling van de middelen tussen de afzonderlijke organisatie-eenheden. 2. De directeuren worden in de gelegenheid gesteld overleg met het college van bestuur te voeren voordat het advies wordt uitgebracht. 3. Het college van bestuur brengt het definitieve besluit zo spoedig mogelijk ter kennis van de directeuren. 4. Deze bepalingen vormen onderdeel van de reguliere planning&control-cyclus van de stichting, als onderdeel van het kwaliteitssysteem. Artikel 8 Rapportage De gemandateerde informeert de mandataris overeenkomstig de door de mandataris vastgestelde richtlijnen over het verloop en de resultaten van het gevoerde beleid van de organisatie-eenheid waarvoor de mandataris verantwoordelijk is. 8
Artikel 9 Schorsing en vernietiging van besluiten De mandataris kan maatregelen en/of besluiten van de gemandateerde of derden wegens strijdigheid met enig geldende regeling en/of wegens mogelijke schade aan de belangen van de stichting of de school of personeelsleden bij gemotiveerd besluit schorsen of en/of geheel of gedeeltelijk vernietigen. Zie ook artikel 10. Artikel 10 Escalatiemodel 1. Het escalatiemodel geeft geclausuleerd aan in welke situaties de vastgelegde rollen, bevoegd- en verantwoordelijkheden (partieel) kunnen worden opgeheven. 2. Calamiteiten zijn gebeurtenissen die de kwaliteit van het door de stichting verzorgde onderwijs, de reputatie en legitimiteit van de stichting, de primaire processen, doelstellingen of bedrijfsvoering van de stichting in gevaar brengen. Onder calamiteiten wordt in ieder geval het volgende verstaan: financiële onregelmatigheden in de breedste zin van het woord; het handelen in strijd met de wet, regelgeving, statuten, de code voor goed bestuur en overige voor de stichting toepasselijke regels, procedures enzovoorts; kwaliteitsverlies van door de organisatie-eenheid aangeboden (onderwijs)voorzieningen; het niet behalen van afgesproken en in verwachte resultaten geconcretiseerde (strategische) doelstellingen; het tekortschieten van het personeelsbeleid van de organisatie-eenheid, zoals zorgdragen voor de benodigde professionaliteit van de medewerkers, hun competenties en ontwikkeling daarvan, voldoende medewerkerstevredenheid en het voorkomen van zodanig negatieve consequenties dat daarmee de kwaliteit van het onderwijs in het geding komt. 3. Het college van bestuur kan na overleg met de directeuren besluiten calamiteiten als genoemd in lid 2 toevoegen. 4. Het college van bestuur ziet er op toe dat de directeur over deze onderwerpen hem informeert met een vastgestelde regelmaat. 5. Als er (dreigende) calamiteiten worden geconstateerd, vraagt het college van bestuur de directeur om een verklaring in termen van de toedracht, de ernst en consequenties van de calamiteit alsmede wat hij aan actie heeft ondernomen. 6. Het college van bestuur staan de volgende interventies ter beschikking indien de in lid 5 genoemde verklaring niet strookt met wat in het licht van de calamiteit verwacht mag worden: Het college van bestuur vraagt de directeur binnen een nader geduide termijn passende actie te ondernemen; Het college van bestuur sommeert de directeur binnen een nader geduide termijn passende actie te ondernemen; Het college van bestuur ontneemt een deel of het geheel van de gemandateerde bevoegdheden van de directeur binnen een nader omschreven termijn en voorwaarden en schorst en/of vernietigt besluiten van de directeur; Het college van bestuur schorst de directeur voor een nader omschreven termijn; 9
Het college van bestuur gaat over tot ontslag van de directeur met inachtneming van de statuten en de bepalingen in de CAO VO. Artikel 11 Vaststelling en wijziging van het managementstatuut 1. Het college van bestuur stelt de directeuren in de gelegenheid advies uit te brengen over de vaststelling en iedere wijziging van het managementstatuut. 2. Voorafgaand aan de vaststelling van het managementstatuut of wijziging daarvan, voert het college van bestuur overleg met de rector en directeuren. 3. Het college van bestuur stelt de rector en directeuren zo spoedig mogelijk met redenen omkleed op de hoogte of het aan het uitgebrachte advies gevolg wil geven. 4. Het college van bestuur stelt het managementstatuut vast met inachtneming van wet- en regelgeving. Artikel 12 Werkingsduur Het managementstatuut geldt vanaf de datum van vaststelling (januari 2019) tot en met 1 januari 2021 en wordt vervolgens telkens stilzwijgend verlengd met een periode van twee jaren. Artikel 13 Slotbepalingen 1. In gevallen waarin dit managementstatuut niet voorziet, beslist het college van bestuur. 2. Het college van bestuur draagt er zorg voor dat een exemplaar van dit statuut voor iedereen ter inzage toegankelijk is. 10
C. Bijlage 1 Uit de Wet op het voortgezet onderwijs Artikel 32c. Vaststelling managementstatuut 1. Het bevoegd gezag stelt na overleg met de rector, de directeur, de conrector en de adjunctdirecteur en indien toepassing is gegeven aan artikel 32a met de centrale directie, een managementstatuut vast. In het managementstatuut is ten minste een regeling opgenomen betreffende de bevoegdheden van de rector, de directeur, de conrector en de adjunctdirecteur en indien toepassing is gegeven aan artikel 32a van de bevoegdheden van de centrale directie, met betrekking tot de toedeling, bestemming en aanwending van de bekostiging. 2. Het managementstatuut bevat tevens de aanduiding van de andere aan het bevoegd gezag bij wettelijk voorschrift toegekende taken en bevoegdheden waarvan het bevoegd gezag heeft bepaald dat de rector, de directeur, de conrector, de adjunct-directeur of de centrale directie van de school deze in naam van het bevoegd gezag kan uitoefenen. Het managementstatuut bevat voorts instructies ten aanzien van deze taken en bevoegdheden. 3. In het managementstatuut worden tevens vastgelegd: a) de taken en bevoegdheden die het bestuur overdraagt aan de centrale directie, de rector en de directeur van de school, indien toepassing is gegeven aan artikel 32b1, eerste lid; b) de taken en bevoegdheden die de centrale directie, de rector en de directeur van de school hebben overgedragen aan elkaar of aan de adjunct-directeur, indien toepassing is gegeven aan artikel 32b1, tweede lid; en c) de richtlijnen voor de uitoefening van de overgedragen taken en bevoegdheden. 4. Het bevoegd gezag draagt er zorg voor dat een exemplaar van het managementstatuut in het gebouw van de school ter inzage beschikbaar is op een voor een ieder toegankelijke plaats. Het bevoegd gezag zendt een exemplaar van het managementstatuut, alsmede elke wijziging daarvan, zo spoedig mogelijk na de vaststelling ter kennisneming aan de inspectie. 11