Deloitte. Deloitte. Management letter 2011 Gerneente Siiedrecht 14 maart 2012
Inhoudsopgave Managementsamenvatting 5 Follow up management letter vorig boekjaar 7 Bevindingen interne beheersing 11 Aandachtspunten jaareinde controle 15 Management letter 2011 Gemeente Sliedrecht 120280
i I 2 Projectbeheersing Aanbesteding Johannes Calvijn 131 Beheersing overige opbrengstcategorieen Legenda: Waarschijnhijkheid: De kans dat het risico daadwerkelijk optreedt op een schaal van zeer laag naar zeer hoog Impact: Het effect van de gebeurtenis op een schaal van zeer Iaag naar zeer hoog Management letter 2011 Gemeente Sliedrecht 6 120280 Managementsamenvatting 2011 is een bewogen jaar geweest voor gemeente Sliedrecht. Een belangrijke ontwikkeling op organisatorisch niveau is de nieuwe invulling van de controllersfunctie. Dit heeft onder andere geleid tot verbeteringen in het proces van projectbeheersing, waaronder ook grondexploitaties. Diverse initiatieven waaronder de projectadministratie en opzet van de projectrapportages zijn in 2011 verder uitgewerkt. Belangrijke vervolgstappen voor 2012 en verder zijn de organisatorische inbedding en het uitwerken en implementeren van het bestuurlijke traject. In 2011 is ook bet subsidieproces verder verbeterd. Het inzicht en de interne controle op de overige opbrengstcategorieen vormt nog een aandachtspunt. In onderstaande tabel zijn de onderwerpen van onze bevindingen uit de interim 2011 weergegeven, met een inschaling van onze inschatting van de impact en waarschijnlijkheid van de bijbehorende risico s. Impact
Service Centrum Drechtsteden. Bij de oprichting van het SCD zijn afspraken gemaakt over de te leveren producten aan uw gemeente. Momenteel worden deze afspraken nader ingevuld, mede op basis van de evaluatie die in 2011 heeft plaatsgevonden. Harmonisatie, verdere..... professionalisering en verzakelijking en de eftecten op de bijdrage (kostpnjzen) krijgen hierbij aandacht. Wij adviseren de voortgang van dit proces te bewaken. Met ingang van 2011 hanteert de gemeente een intern controleplan voor de uitvoering van interne rechtmatigheidscontroles. Wij hebben dit plan beoordeeld en Inteme rechtmatigheidscontrole... zijn van mening dat dit plan bijdraagt aan een weloverwogen en gestructureerde aanpak van de interne rechtmatigheidscontrole. Voor 2012 adviseren wij de interne rechtmatigheidscontroles gefaseerd over het jaar uit te laten voeren, zodat tussentijds inzicht bestaat en waar nodig tijdig bijsturing kan vinden, Follow up management letter vorig boekjaar Ontoereikende interne beheersing met mogelijke materiële impact. Direct actie vereist. Niet opgelost X Ontoereikende interne beheersing. Actie moet worden overwogen. Gedeeltelijk opgelost Geen significante tekortkomingen. Punt voor verbetering. Opgelost Risico Onderwerp Toelichting Follow-Up De beschikbaarheid en actualiteit van de (management)informatievoorziening vanuit het SCD moet worden versterkt. Sinds februari wordt vanuit het SCD een project Service Centrum Drechtsteden opgestart met als doel medio 2012 de meest belangrijke informatie beschikbaar te hebben. Vanuit dit project zullen specifieke informatiebehoeften nader worden geinventariseerd. Over 2011 is nog geen slotrapportage opgesteld inzake de bevindingen van de inteme rechtmatigheidscontroles. Dc bevindingen per onderdeel zijn wel vastgelegd. Ten behoeve van de jaarrekeningcontrole is het belangrijk dat een sarnenvattende eindrapportage is opgesteld, inclusief een analyse van de (financiële) gevolgen van Inteme rechtmatigheidscontrole de bevindingen voor de jaarrekening 2011. - - plaats Management letter 2011 8 Gemeente Sliedrecht 120280
Er is nog geen sprake van een gestructureerde, geformaliseerde procedure, waarbij onder andere fasering wordt aangebracht in de projecten en beslismomenten worden X vastgelegd. Wij adviseren de bestaande Handleiding projectmatig werken te Grondexploitatie actualiseren en hierbij tevens de procedure voor de beoordeling van de marktconformiteit van grondprijzen (bijv. middels het opvragen van taxatierapporten) bij aan- en verkopen van gronden vast te leggen. Op deze wijze een gestructureerde en eenduidige aanpak gewaarborgd. Follow up management letter vorig boekjaar Ontoereikende nterne beheersing met mogelijke materiële impact. Direct actie vereist. Met opgelost X Ontoereikende interne beheersing. Actie moet worden overwogen. Gedeeltelijk opgelost Geen significante tekortkomingen. Punt voor verbetering. Opgelost V Risico Onderwerp Toelichting Follow-Up - wordt In voorgaande jaren hebben wij geadviseerd een meer gestructureerde risicoanalyse en aanpak van de grondexploitaties te implementeren. In de managementletter 2010 hebben wij gerapporteerd dat er een meer gestructureerde opzet en aanpak van de projecten plaatsvindt, maar dat de (vastlegging van de) risicoanalyse nog ruimte Grondexploitatie biedt voor verbetering. Mornenteel wordt gewerkt aan de opzet van projectkaarten, waar de risicoanalyse een prominent onderdeel van zal uitmaken. De projectkaarten zijn er met name op gericht de kaderstellende en controlerende rol van de raad te faciliteren Wij vinden dit een goed initiatief. Wij adviseren de voortgang van deze ontwikkeling te monitoren. De opzet van de informatievoorziening is in 2011 verder doorontwikkeld met het gebruik van stoplichtoverzichten en financiële toelichtingen. In 2012 zal dit nog Grondexploitatie verder worden toegespitst door focus aan te brengen in de relevantie van projecten en expliciete benoeming van zaken die het college en de raad kunnen beinvloeden L middels besluitvorming. Bij de implementatie van de nieuwe projectadministratie is nog geen gebruik gemaakt van de mogelijkheid om de verplichtingen te registreren. In 2012 wordt de X Investeringen verplichtingenadministratie bij het SCD voor de GR Drechtsteden en de gemeente Zwijndrecht ingevoerd. Uw gemeente kan overwegen hierbij aan te haken. De uitgebreide inkoopmodule wordt vooralsnog niet geimplementeerd door het SCD. Management letter 2011 9 Gemeente Sliedrecht 120280
De gemeente heeft onvoldoende zicht op de opbrengsten die binnen zouden moeten komen uit overige activiteiten, waaronder bijvoorbeeld huren en pachten. De inteme X heheersmaatregelen rondom deze overige opbrengsten zijn inhoudelijk niet gewijzigd. In 2011 heeft eveneens geen tussentijdse analyse plaatsgevonden op de realisatie van opbrengstcategorieen ten opzichte van de begroting. Wij adviseren de opbrengstcategorieen in beeld te brengen en een afweging te maken van de risico s en een kosten-/ batenanalyse van de maatregelen om deze risico s al dan niet af te dekken.. Follow up management letter vorig boekjaar Ontoereikende interne beheersing met mogelijke materiële impact. Direct actie vereist. Niet opgelost X Ontoereikende interne beheersing. Actie moet worden overwogen. Gedeeltelijk opgelost Geen significante tekortkomingen. Punt voor verbetering. Opgelost Risico Onderwerp Toelichti ng Follow-Up De inrichting van de grafregistratie in Key2begraven is in 2011 nog niet afgerond. De inrichting is naar verwachting in juli 2012 gereed. Ten behoeve van de bewaking X Begraafrechten van de volledigheid van de opbrengsten 2011 adviseren wij verbandcontroles uit te voeren en de aansluiting van de subadministratie met de financiële administratie handmatig te controleren. Overige opbrengsten Ten behoeve van de jaarrekening 2011 is het noodzakelijk dat een cijferanalyse wordt uitgevoerd op de realisatie van de diverse opbrengstcategorieen t.o.v. de begroting en de realisatie 2011, waarbij belangrijke verschillen worden verklaard. Het zichtbaar maken van de uitgevoerde controles bij subsidieaanvragen en - Subsidieverstrekking vaststell ingen is binnen MozaIek ingevuld middels opname van geraadpleegde informatie in het elektronisch dossier en elektronische bewaking hiervan. Dc bewaking van de tijdigheid van subsidieaanvragen en de afhandeling door de Subsidieverstrekking gemeente vindt met ingang van 2011 plaats via een geautomatiseerd tijdspad in - MozaIek. Management letter 2011 10 Gemeente Sliecirecht 120280
In 2010 en 2011 heeft uw gemeente de nodige voorbereidingen getroffen als opstap naar een meer gestructureerde beheersing van grondexploitaties en grotere investeringsprojecten. In dit kader noemen wij het Plan van aanpak Verbetering Sturing en Beheersing Gemeente Sliedrecht en daaruit voortvloeiend de in 2011 gerealiseerde inrichting van de projectadministratie en de verdere ontwikkeiing van de rapportagevorm. Momenteel wordt gewerkt aan de opzet van projectkaarten met alle benodigde informatie inzake projecten en het aanbrengen van focus in de projectportefeuille en de informatievoorziening hieromtrent. Bij de interim-controle hebben wij geinventariseerd wat de stand van zaken is met betrekking tot de projectbeheersing. Hierbij heeft de nadruk gelegen op de beheersing van grondexploitaties, maar ook de beheersing van grotere investeringsprojecten is bij de inventarisatie betrokken. Op basis van de beoordeling van bet proces en de aanwezige beheersmaatregelen komen wij tot het volgende beeld: Proces grondexploitaties I projectbeheersing Strategie, beleid en kaderstelling 100% het Risicoinventarisatie Nogte ontwikkelen Gerealiseerd Toezicht & control ontwikkeling Management letter 2011 Gemeente Sliedrecht 12 120280 Bevindingen interne beheersing j 1 Projectbeheersing Risico classificatie I Bevinding
Hieruit blijkt dat over de gehele breedte van het proces nog verbetermogelijkheden bestaan. De belangrijkste ontwikkelpunten zijn naar onze mening gelegen in de organisatorische inbedding en het uitwerken en implementeren van het bestuurlijke traject. Overigens is het cruciaal - mede gelet op de omvang van uw gemeente - het ambitieniveau ten aanzien van de kwaliteit van de interne beheersing in het oog te houden. Uiteraard moet de ambitie minimaal een toereikend niveau zijn, maar een te hoge ambitie kan leiden tot inefficiency. De juiste balans hierin is belangrijk. De belangrijkste aanbevelingen zijn: Strategie, beleid en kaderstelling Betrokkenheid raad bij kaderstelling grondexploitaties en projecten (resultaatbepaling, risicornanagement, parameters, begrotingswijzigingen). Actualisatie nota grondbeleid, inclusief grondprijsbeleid. Tussentijdse informatievoorziening aan de raad. Organisatie van het proces Adequate verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden (inclusief de control-functie). Interne controle op projectverantwoordingen en calculaties. Toezicht en control: Afspraken over informeren van de raad inzake inhoudelijke en financiële voortgang van de projecten. Risicoinventarisatie Meer gestructureerde en brede aanpak risicoinventarisatie. Management letter 2011 Gemeente Sliedrecht 13 120280 Bevindingen interne beheersing 1 Projectbeheersing
Bevinding Bij de interimcontro1e hebben wij het proces rondom investeringen beoordeeld. Onderdeel van dit proces vormt de aanbesteding van investeringsprojecten. Voor 2011 hebben wij de aanbesteding van de nieuwbouw van twee lokalen bij de Johannes Calvijnschool geselecteerd. Uw gemeente heeft het schoolbestuur een investeringsbijdrage verstrekt voor de financiering van de nieuwhouw. Hierbij zijn geen nadere afspraken gemaakt over de wijze van aanbesteding en door het schoolbestuur en over de wijze van verantwoording van de hesteding aan de gemeente. Risico Het risico bestaat dat de aanbesteding op een onjuiste wijze heeft plaats gevonden, waardoor een risico aanwezig is dat de gemeente te veel betaalt voor de bouw van de twee lokalen. Het risico bestaat dat de gemeente onvoldoende onderbouwing heeft om de activering van de investeringsbijdrage te verantwoorden. AanbeveIin Dc nieuwbouw van de twee lokalen bij de Johannes Calvijnschool betreft een investering en budget van de gemeente. Het project en de aanbesteding hiervan blijft daarom de verantwoordelijkheid van de gemeente, ook wanneer dit is uitbesteed aan een derde partij. Wij adviseren u daarom altijd afspraken te maken over en u te laten informeren over de procesgang, waarhij door de derde partij verantwoording wordt afgelegd over de uitgevoerde activiteiten met de achterliggende stukken ter onderbouwing. Management letter 2011 Gemeente Sliedrecht 14 120280 Bevindingen interne beheersing Aanbesteding Johannes Calvijn Risico classificatie
Op basis van onze bevindingen in deze managementletter en de ontwikkelingen in de sector en binnen uw gemeente specifiek geven wij overzicht van de noodzakelijke actiepunten voor de jaarrekening 2011: a. Afronden van de interne rechtmatigheidscontroles; b. Analyse van de begrotingsrechtmatigheid met name de tijdsperiode vanaf de zomernota tot en met 31 december 2011; c. Actualisatie grondexploitaties, rekening houdend met economische crisis en de huidige (verkoop)ontwikkelingen, naar de situatie per 31 december 2011; d. Interne controle op de juistheid en rechtmatigheid van de mutaties in de reserves; e. Geactualiseerde beheerplannen en aansluit op de omvang van de voorzieningen en de onderliggende berekeningen; f. Uitgebreide cijferbeoordeling realisatie overige ophrengstcategorieen ten opzichte van begroting 2011 en de jaarrekening 2010. Deze analyse wordt overigens momenteel uitgevoerd. Management letter 2011 Gemeente Sliedrecht 16 120280 Aandachtspunten jaarrekeningcontrole
Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see www.deloitte.com/about for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte provides audit, tax, consulting, and financial advisory services to public and private clients spanning multiple industries. With a globally connected network of member firms in more than 140 countries, Deloitte brings world-class capabilities and deep local expertise to help clients succeed wherever they operate. Deloittes approximately 169,000 professionals are committed to becoming the standard of excellence. This publication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, Deloitte Global Services Limited, Deloitte Global Services Holdings Limited, the Deloitte Touche Tohmatsu Verein, any of their member firms, or any of the foregoing s affiliates (collectively the Deloitte Network ) are, by means of this publication, rendering accounting, business, financial, investment, legal, tax, or other professional advice or services. This publication is not a substitute for such professional advice or services, nor should it be used as a basis for any decision or action that may affect your finances or your business. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte Network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this publication. 2011 Deloitte Netherlands Management letter 2011 Gemeente Sliedrecht