Charter Goed Bestuur Kwaliteit in organisatie en structuur oktober 2014
Inleiding De KU Leuven is een vrije universiteit. De KU Leuven biedt haar studenten een academische vorming aan die gebaseerd is op wetenschappelijk onderzoek van hoog niveau. De KU Leuven is een onderzoeksintensieve, internationaal georiënteerde universiteit. Zij werkt hiervoor actief samen met haar onderzoekspartners in binnen- en buitenland. De KU Leuven stimuleert het persoonlijke initiatief en de kritische reflectie in een cultuur van overleg, samenwerking, solidariteit en academische vrijheid. De KU Leuven beoogt een actieve deelname aan het maatschappelijke debat en aan de uitbouw van de kennismaatschappij. Bij de invulling van haar opdracht treedt de KU Leuven in dialoog met zeer uiteenlopende stakeholders: studenten, academisch, onderwijzend, administratief en technisch personeel, wetenschappelijke instellingen, regionale partners, onderzoeksfinanciers, financierende overheden, Om het hoofd te kunnen bieden aan de complexe uitdagingen die de stakeholders stellen is een goede organisatie en bestuursstructuur onontbeerlijk. Het Charter Goed Bestuur expliciteert ten aanzien van de stakeholders dat de KU Leuven over een gepaste organisatie en bestuursstructuur beschikt, en dat hier bij de gangbare principes van goed bestuur worden gerespecteerd. Als toetssteen fungeert het in 2013 gepubliceerde Referentiecharter Aanbevelingen voor Goed Bestuur in de Vlaamse Universiteiten, ontwikkeld door GUBERNA in opdracht van de Vlaamse Overheid. Het Charter Goed Bestuur herneemt de 6 fundamentele principes die door het referentiecharter worden aangereikt. Het Charter Goed Bestuur dient in samenhang gelezen te worden met het organiek reglement 1 van de KU Leuven. Het door de wetgever verplichte organiek reglement bevat een gedetailleerde beschrijving van de bestuursorganen en functies, hun bevoegdheden, samenstelling en werking. Het Charter Goed Bestuur beschrijft eerder de grote bestuursprincipes van de KU Leuven en de resultante van de bestuursstructuur. Op zijn beurt institutionaliseert het organiek reglement de belangrijkste principes uit het referentiecharter. De KU Leuven is een vrije instelling met rechtspersoonlijkheid, bestaande uit drie onderdelen: de Universiteit voor de academische opdrachten, de Universitaire Ziekenhuizen KU Leuven (UZ Leuven) voor de klinische opdrachten en KU Leuven Research and Development (LRD) voor de valorisatieopdrachten. De KU Leuven zoals in dit document vermeld betreft de universiteit KU Leuven. 1 https://admin.kuleuven.be/rd/organiek_regl.html
Principe 1 Instellingsstructuren met een duidelijke taakafbakening De hoogste bestuursorganen van de KU Leuven zijn: de Inrichtende Overheid, de Raad van Bestuur, de Academische Raad en het Gemeenschappelijk Bureau. 2 De Inrichtende Overheid gaat na of de KU Leuven haar verklaring over opdracht en identiteit uitvoert en de algemene strategische visie respecteert. Zij houdt door tussenkomst van de Raad van Bestuur toezicht op de algemene werking van de KU Leuven. De Raad van Bestuur bestuurt de KU Leuven. Hij bepaalt de globale strategie en volgt de uitvoering ervan op. Hij keurt de begroting en de jaarrekening goed en waakt over het financiële evenwicht van de KU Leuven. Hij houdt toezicht op de risicobeheersings- en controlesystemen. De Raad van Bestuur is bevoegd voor alle aangelegenheden die niet bij wet, decreet of organiek reglement aan andere organen worden toegewezen of gedelegeerd. De Raad van Bestuur heeft zijn bevoegdheden gedeeltelijk gedelegeerd naar andere bestuursorganen. Als delegerend bestuursorgaan blijft de Raad van Bestuur echter wel de juridische eindverantwoordelijkheid dragen. De Raad van Bestuur delegeert aan de Academische Raad de bestuursbevoegdheid over: - de uitwerking van de strategie en het nemen van beleidsbeslissingen; - de bewaking van de universiteitsbrede kwaliteitscontrole betreffende onderwijs en onderzoek; - de verdeling van de door Raad van Bestuur toegekende financiële middelen betreffende het academisch onderwijs, het studentenbeleid, het beleid betreffende het wetenschappelijk onderzoek en het beleid betreffende de maatschappelijke en wetenschappelijke dienstverlening. Het Gemeenschappelijk Bureau oefent het dagelijkse bestuur van de Universiteit uit. Het bereidt, als Gemeenschappelijk Bureau van de Raad van Bestuur en de Academische Raad, de vergaderingen van de Inrichtende Overheid, de Raad van Bestuur en de Academische Raad voor. Het Gemeenschappelijk Bureau staat onder meer in voor: - het ontwerpen van het beleid en voor de opstelling van een concept strategisch meerjarenplan op basis van de strategische deelplannen; - de uitvoering van het beleid; - de opmaak van de begroting en de rekeningen; - de rapportering over de uitvoering van het beleid (oa. middels het jaarverslag). Ook op onderliggende niveaus zijn bestuursorganen ingesteld met specifieke opdrachten en bevoegdheden. De academische domeinen zijn geclusterd in de groepen Biomedische Wetenschappen, Humane Wetenschappen en Wetenschap & Technologie, met telkens een eigen groepsbestuur. Bij de groepen Biomedische Wetenschappen en Wetenschap & Technologie werden voor de onderwijscomponent faculteiten ingericht met telkens een faculteitsraad. Voor de onderzoekscomponent werden departementen ingericht met telkens een departementsraad. Bij de groep Humane Wetenschappen behartigen de faculteiten en hun faculteitsraden zowel de onderwijs- als de onderzoekscomponent. 2 https://admin.kuleuven.be/raden/index.html
Principe 2 Een doeltreffende samenstelling van de instellingstructuren De bestuursorganen van de KU Leuven zijn samengesteld met het oog op het garanderen van een voldoende onafhankelijke inbreng door de leden, de vertegenwoordiging van verschillende interne en externe stakeholders, het bereiken van een vlotte informatiedoorstroming tussen de organen en het voorzien van voldoende afstemming met de dagelijkse werking van de KU Leuven. Een collegiale werking van de bestuursorganen wordt voorop gesteld. Het organiek reglement voorziet standaard in een meerderheidsquorum, maar gezien de consensuscultuur binnen de KU Leuven vormt deze procedure veeleer de uitzondering. De mandaten zijn hoofdzakelijkbeperkt tot een periode van vier jaar die eenmaal onmiddellijk hernieuwbaar is. De mandaten van de vicerectoren en de academisch beheerders (die het academisch onderwijs op de campussen van de partnerhogescholen ondersteunen) zijn twee maal onmiddellijk hernieuwbaar. Het aantal mandaten van elk vier jaar dat door Gebu-leden kan ingevuld worden is bijgevolg beperkt tot drie waarvan ook maximaal twee in dezelfde functie voor vicerectoren en academisch beheerders. Het mandaat van de algemeen beheerder is, vanuit het belang van continuïteit van de organisatie van de ondersteunende diensten, onbeperkt hernieuwbaar. De rector wordt verkozen door de universitaire gemeenschap en benoemd door de Inrichtende Overheid. De Raad van Bestuur draagt, op voorstel van de rector, de vicerectoren voor aan de Inrichtende Overheid. De vicerectoren ondergaan een verplicht assessment. De Inrichtende Overheid bestaat uit vier geledingen: - de geleding namens de KU Leuven: o de voorzitter van de Raad van Bestuur; o een aantal vaste vertegenwoordigers van de KU Leuven; - de geleding namens elk van de andere instellingen voor hoger onderwijs die lid zijn van de Associatie KU Leuven: - de geleding onafhankelijken bestaat uit twee subgeledingen: o de geleding gecoöpteerde onafhankelijken; o een vertegenwoordiger van de Associatie KU Leuven. - de geleding met raadgevende stem bestaat uit de volgende subgeledingen: o de Aartsbisschop van Mechelen-Brussel, die de titel Grootkanselier van de KU Leuven voert, en de andere diocesane bisschoppen uit het Nederlandse taalgebied van België; o belanghebbenden uit het middenveld; o de rector van de KU Leuven. Elke geleding beschikt over externe leden, de externe leden beschikken in de Inrichtende Overheid over een meerderheid van de stemmen. De voorzitter van de Raad van Bestuur is voorzitter van de Inrichtende Overheid. De Inrichtende Overheid wijst de voorzitter van de Raad van Bestuur aan onder de externe leden van de Raad van Bestuur in overleg met de externe bestuurders en de rector. De Raad van Bestuur bestaat uit de geledingen: - de rector, de vicerectoren Humane Wetenschappen, Wetenschap & Technologie en Biomedische Wetenschappen en de algemeen beheerder; - de externe bestuurders (waaronder de voorzitter van het Bestuurscomité UZ Leuven en de voorzitter van het Bestuurscomité LRD) - twee voltijds ingeschreven studenten;
- leden met raadgevende stem aangesteld door de Inrichtende Overheid: o een vertegenwoordiger van de vierde geleding, eerste subgeleding van de Inrichtende Overheid; o een door de Raad van Bestuur van de Associatie KU Leuven voorgedragen vertegenwoordiger. De Commissaris van de Vlaamse Regering en de Afgevaardigde van Financiën worden uitgenodigd de vergaderingen van de Raad van Bestuur bij te wonen. Zij houden toezicht op de bescherming van het financiële evenwicht van de KU Leuven en de wetmatigheid van de genomen beslissingen. De externe bestuurders beschikken over een meerderheid van de stemmen. De voorzitter van de Raad van Bestuur wordt gekozen onder externe bestuurders. In het bijzonder in de Academische Raad is de universitaire gemeenschap vertegenwoordigd. De stemgerechtigde leden van de Academische Raad zijn: - de leden van het Gemeenschappelijk Bureau; - de decanen; - de verkozen vertegenwoordigers van het zelfstandig academisch personeel, van het assisterend en bijzonder academisch personeel en van het administratief en technisch personeel; - de vertegenwoordigers van de studenten. De ombudspersoon woont de vergaderingen bij met raadgevende stem. Het Gemeenschappelijk Bureau bestaat uit de geledingen: - de rector, tevens voorzitter; - de vicerectoren, bevoegd voor de domeinen Humane Wetenschappen, Wetenschap & Technologie, Biomedische Wetenschappen, onderzoeksbeleid, onderwijsbeleid, studentenbeleid, internationaal beleid, cultuur-, diversiteits- en duurzaamheidsbeleid; - de algemeen beheerder; - de academisch beheerders.
Principe 3 Duidelijke regels voor goed functionerende governance organen Het organiek reglement beschrijft in detail de door de bestuursorganen te respecteren regels. De samenstelling van de organen gecombineerd met toegekende bevoegdheden zorgt voor een systeem met adequate checks and balances. Op die manier worden de belangen van de verschillende stakeholders in rekening gebracht. De Raad van Bestuur verleent volmacht aan individuele functies en personen middels de authentieke en onderhandse volmachtenregelingen. De volmachtenregelingen zijn waar nodig opgesteld conform het 4-ogenprincipe. Functiescheidingen zijn universiteitsbreed ingebed in het ERP-systeem. De KU Leuven geeft in haar dagelijks bestuur en werking blijk van respect voor ethische bedrijfsvoering. De voornoemde checks and balances zorgen voor een correcte en onderbouwde besluitvorming. De KU Leuven beschikt over verschillende ethische comités (Commissie Wetenschappelijke Integriteit, Commissie Medische Ethiek, Ethische Commissie Dierproeven, Ethische Commissie Dual Use, Sociaalmaatschappelijke Ethische Commissie) die het respect voor integriteit en ethiek in de academische werking ondersteunen en bewaken. De KU Leuven voert een actief duurzaamheids- en diversiteitsbeleid. De ombudspersoon maakt deel uit van de Academische Raad en staat ter beschikking van het personeel van de KU Leuven. In de missie van de universiteit 3 staan een geheel van basiswaarden centraal. 3 http://www.kuleuven.be/overons/opdrachtverklaring
Principe 4 Informatiedoorstroming De KU Leuven kent een cultuur van open communicatie. De geagendeerde documenten en verslagen van de Raad van Bestuur, de Academische Raad en het Gemeenschappelijk Bureau worden tussen de leden onderling en naar leden van de universitaire gemeenschap verspreid conform de door de Raad van Bestuur goedgekeurde autorisatietabel. Voor de praktische uitwerking maakt KU Leuven gebruik van een webplatform om documenten te delen. De onderlinge kruisvertegenwoordiging in de organen zorgt voor een permanente informatiedoorstroming. De volledige universitaire gemeenschap ontvangt op wekelijkse basis de belangrijke beleidsberichten, en kan zeer uiteenlopende informatie consulteren via KU Leuven intranet. De verslagen van de Ondernemingsraad en het Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk worden aan de personeelsleden gecommuniceerd. Ook extern wordt er veelvuldig en open gecommuniceerd via wekelijkse nieuwsbrieven, de Campuskrant, allerhande beleidsberichten en persberichten. De publieke webpagina s van de KU Leuven bevatten brede en actuele informatie over het door de KU Leuven vorm gegeven onderwijs, onderzoek en wetenschappelijke en maatschappelijke dienstverlening. Jaarlijks worden de belangrijkste aspecten van het gevoerde beleid samengevat in het wettelijk verplichte jaarverslag.
Principe 5 Toezicht op de governance cyclus, de naleving van behoorlijk bestuur en financiële controle afdoende auditsysteem De financiële processen zijn onderworpen aan stringente controles op verschillende niveaus. Het financieel beheer door de operationele verantwoordelijken is volledig geïntegreerd in een universiteitsbreed ERP-systeem. Elke kredietbeheerder wordt ondersteund door een geaccrediteerde financiële antenne. De financiële antennemedewerkers dienen een opleiding te volgen en accreditatie te verwerven. Uitsluitend geaccrediteerde antenneleden hebben transactiebevoegdheid in het ERPsysteem. De financiële antennes worden hiërarchisch aangestuurd door de lokale lijnverantwoordelijken en functioneel aangestuurd door de centrale dienst organisatie financiële processen. De decentrale entiteiten liggen aan de basis van de financiële preregistraties: het plaatsen van bestellingen, het goed- of afkeuren van facturen, het indienen van bedrijfskosten,. De autorisaties m.b.t. de financiële preregistraties zijn binnen het ERP-systeem voorbehouden aan de financiële antenneleden. Alle registraties van financiële transacties en de verwante kernprocessen (i.e. beheer leveranciers- en klantenbestand, registratie en controle aankoopfacturen, betalingen aan de hand van elektronische handtekeningen conform de volmachtenregeling, controle en aanvaarding bedrijfskosten, ) worden uitgevoerd binnen de centrale financiële diensten. De centrale financiële diensten staan eveneens in voor de opmaak van de begroting en de jaarrekening. Deze zijn ingebed in een vaste opvolgingscyclus, waarbij wordt gerapporteerd aan de bevoegde bestuursorganen (het Gebu, het Auditcomité, de Raad van Bestuur). De financiële processen worden bewaakt door de algemeen beheerder, die in opdracht van de Raad van Bestuur toezicht houdt op het financiële beleid en het financiële evenwicht van de KU Leuven. De jaarrekening wordt ook geattesteerd door een commissaris-revisor, aangesteld door de Raad van Bestuur in overeenstemming met de wetgeving overheidsopdrachten. De Commissaris van de Vlaamse Regering en de Afgevaardigde van Financiën houden toezicht via hun deelname aan de Raad van Bestuur. Het Auditcomité is een comité van de Raad van Bestuur, dat specifiek instaat voor de monitoring van: - het financiële verslaggevingsproces; - de wettelijke controle hierop door de revisor; - de systemen voor interne controle en risicobeheer; - de interne audit. Het Auditcomité bestaat uit drie externe leden van de Raad van Bestuur en een extern expert. De rector, de algemeen beheerder en het hoofd van de interne audit worden uitgenodigd de vergadering bij te wonen. De werkingsprincipes van het Auditcomité en de interne audit zijn vastgelegd in een door de Raad van Bestuur goedgekeurd Auditcharter. De interne audit evalueert de systemen voor interne controle en risicobeheer en formuleert aanbevelingen indien risico s worden gedetecteerd. De audits worden uitgevoerd volgens een 3-jaarlijks auditplan dat opgesteld wordt op basis van een risico-analyse van de te auditeren processen. Het audituniversum, dat de te auditeren processen uitlijst, bestrijkt de volledige universiteit. Corporate governance is één van de te auditeren processen. De auditstandaarden van het Institute of Internal Auditors gelden als richtlijn voor de activiteiten van de interne audit. De controle-actoren geven invulling aan het principe single audit door frequent overleg met het oog op het optimaliseren van de efficiëntie en de effectiviteit van hun werkzaamheden. De KU Leuven beschikt sinds geruime tijd over een Remuneratiecomité, dat is opgericht in de schoot van de Raad van Bestuur. Het Remuneratiecomité is samengesteld uit externe leden van de Raad van
Bestuur. De rector en de algemeen beheerder worden uitgenodigd. Het comité staat in voor de behandeling van individuele verloningen van bestuurders en tegemoetkomingen aan directieleden en bestuursleden. Het ontwikkelt ten behoeve van de Raad van Bestuur het globale kader waarbinnen verloningsbeslissingen worden genomen en dient als klankbord voor verloningsdiscussies in het algemeen. Over de werking van het comité wordt regelmatig gerapporteerd aan de Raad van Bestuur. Op regelmatige basis wordt de werking van het comité geëvalueerd. Individuele verloningsbeslissingen voor medewerkers van de universiteit (niet-bestuurders) worden genomen in het kader van procedures die opgebouwd zijn volgens de in het organiek reglement vastgelegde bevoegdheden. De basis van het verloningsbeleid wordt gevormd door de baremieke structuur die door de Vlaamse overheid is opgelegd. Het verloningskader wordt goedgekeurd door de Raad van Bestuur, de uitvoering verloopt voor het ZAP via de Bijzondere Academische Raad, voor het AAP en BAP via de groepsbesturen en voor het ATP via de groepsbesturen (niveau B, C en D) of via het Gemeenschappelijk Bureau (niveau A).
Principe 6 Medezeggenschap of medebestuur De inspraak van studenten is verzekerd via de deelname van hun vertegenwoordigers in de Raad van bestuur en de Academische Raad. Ook op de lagere bestuursniveaus is de participatie van studenten zeer hoog, zij zijn bijvoorbeeld vertegenwoordigd in de Groepsbesturen en de Permanente Onderwijscommissies. De studenten hebben in al deze organen een volwaardige stem, inclusief stemrecht. De verschillende personeelscategorieën zijn vertegenwoordigd in de Academische Raad en in alle onderliggende facultaire en departementele structuren. Hierdoor is er een sterke betrokkenheid bij de besluitvorming in een systeem van directe participatie. Binnen de Academische Raad zijn er vier studentenvertegenwoordigers en zeven vertegenwoordigers van het personeel, die samen ongeveer één derde van de Raad uitmaken. De vertegenwoordiging van het academisch personeel wordt gecoördineerd door de Vereniging van Academisch Personeel Leuven (VAPL). Naast deze directe participatie worden zowel de bestuursfuncties (zoals decanen en departementsvoorzitters) als de leden van de diverse adviescomités (bijv. beoordelingscommissies, evaluatiecommissies) verkozen door de faculteitsraad of departementsraad. Dit is een indirecte vorm van medebestuur, die ervoor zorgt dat de genomen beslissingen een grotere legitimiteit verwerven. Tenslotte vindt er binnen de KU Leuven een gestructureerd overleg plaats met gekozen vertegenwoordigers van het personeel in de Ondernemingsraad en het Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk. De KU Leuven heeft ook een Comité Personeelszaken dat in een aantal procedures een actieve rol speelt.