Charter deugdelijk bestuur

Transcriptie

1 Charter deugdelijk bestuur 1. Principes en aanbevelingen inzake deugdelijk bestuur voor extern verzelfstandigde agentschappen OPZ Geel onderschrijft onderstaande principes inzake deugdelijk bestuur voor extern verzelfstandigde agentschappen. Deze principes werden onder de koepel van MOVI en in samenwerking met Guberna, het Instituut voor Bestuurders, opgesteld. Principes Principe 1. De overheid gedraagt zich als een actieve en geïnformeerde aandeelhouder en ontwikkelt een duidelijke en consistente eigenaarstrategie ten aanzien van haar extern verzelfstandigde agentschappen. Principe 2. De raad van bestuur van ieder extern verzelfstandigd agentschap beschikt over de nodige autonomie, competenties en objectiviteit om zijn verantwoordelijkheden inzake strategische sturing en controle van het uitvoerend management te kunnen uitvoeren. Principe 3. De raad van bestuur van ieder extern verzelfstandigd agentschap wordt op een professionele manier samengesteld met de nodige aandacht voor diversiteit en complementariteit. Principe 4. De raad van bestuur van ieder extern verzelfstandigd agentschap kwijt zich op een doeltreffende en efficiënte manier van zijn taken en levert zodoende een waardevolle bijdrage tot de realisatie van de doelstellingen van het agentschap. Principe 5. De raad van bestuur van ieder extern verzelfstandigd agentschap richt gespecialiseerde comités op die de raad bijstaan in de uitvoering van zijn taken. Principe 6. Ieder extern verzelfstandigd agentschap beschikt over een professioneel en geresponsabiliseerd uitvoerend management dat instaat voor de operationele leiding van het agentschap. Principe 7. Ieder extern verzelfstandigd agentschap waarborgt een passende openbaarmaking van de principes inzake deugdelijk bestuur die worden nageleefd. 2. Doelstelling OPZ-charter Deugdelijk Bestuur Via dit charter wil OPZ Geel aantonen hoe zij invulling geeft aan de principes van deugdelijk bestuur voor EVA s. 3. Charter Deugdelijk Bestuur Principe 1. De overheid gedraagt zich als een actieve en geïnformeerde aandeelhouder en ontwikkelt een duidelijke en consistente eigenaarstrategie ten aanzien van haar extern verzelfstandigde agentschappen. Eigenaarstrategie De missie, kernopdrachten en strategische doelstellingen van OPZ Geel staan verwoord in het decreet van 30 april 2004 tot oprichting van het publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigd agentschap openbaar Psychiatrisch Zorgcentrum Geel (gewijzigd bij decreet van 31 maart 2006), in de beheersovereenkomst tussen de Vlaamse regering en OPZ Geel en zijn verder gespecificeerd in het strategisch plan van 11 mei OPZ Geel - charter deugdelijk bestuur 1/6

2 OPZ Geel geniet de erkenning als ziekenhuis conform het Besluit van de Vlaamse regering van 18 februari 1997 tot vaststelling van de procedure voor de erkenning en de sluiting van ziekenhuizen, ziekenhuisdiensten, onderdelen van ziekenhuizen en samenwerkingsvormen. De Vlaamse regering is de overheid waarmee OPZ Geel een (beheers)overeenkomst heeft afgesloten. De Vlaamse regering wordt bij OPZ vertegenwoordigd door de Vlaamse minister van Welzijn, Volksgezondheid en Gezin, die namens de regering de beheersovereenkomst ondertekent. De minister oefent zijn stemrecht uit door het aanstellen van een regeringsafgevaardigde. De hoofdopdracht van de regeringsafgevaardigde is toezicht uitoefenen op OPZ Geel en advies verstrekken aan de bevoegde minister en de Vlaamse regering. Zo kunnen ministers en de Vlaamse Regering onmiddellijk ingrijpen wanneer de beslissingen van agentschappen de wetten, decreten, ordonnanties, reglementaire besluiten, statuten, beheers- of samenwerkingsovereenkomsten of het algemeen belang (dreigen te) schenden. De beleidsobjectieven, evaluatiecriteria en middelen van OPZ Geel staan verwoord in de beheersovereenkomst Vlaamse regering OPZ Geel, alsook de rapportering en controle die met de overeenkomst gepaard gaan. De basisprincipes inzake deugdelijk bestuur die door het agentschap worden gerespecteerd, zijn terug te vinden in onderhavig charter. Beheersovereenkomst De inhoud van de beheersovereenkomst wordt bepaald in het kaderdecreet bestuurlijk beleid, artikel De beheersovereenkomst is nog steeds geldig op basis van art. 3 2: de beheersovereenkomst wordt van rechtswege verlengd, tot op het ogenblik dat een nieuwe beheersovereenkomst in werking treedt. De Raad van Bestuur zit in de onderhandelingsfase voor het afsluiten van een nieuwe beheersovereenkomst, met geldigheidsperiode tot 31 december Actieve aandeelhouder De regeringsafgevaardigde zetelt in de Raad van Bestuur met raadgevende stem en kan bij de minister onder wie het agentschap ressorteert, binnen een termijn van vier werkdagen, een gemotiveerd beroep instellen tegen elke beslissing die hij/zij strijdig acht met het algemeen belang, de wetten, decreten, ordonnanties en reglementaire besluiten, met het organiek statuut van het agentschap of de beheersovereenkomst. Zoals verwoord in het decreet van 27 april 2007 houdende wijziging van het kaderdecreet bestuurlijk beleid van 18 juli 2003 op het vlak van het toezicht van de Vlaamse regering op de publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigde agentschappen. De leden van de Raad van Bestuur worden aangesteld en ontslagen door de Vlaamse regering (art kaderdecreet bestuurlijk beleid). De Vlaamse regering heeft de vergoedingen van de bestuurders van de Vlaamse extern verzelfstandigde agentschappen vastgelegd bij besluit van de Vlaamse regering van 9 maart De verloning van het uitvoerend management is vastgelegd in het Vlaams Personeelsstatuut van 13 januari De controle en verantwoording van het gevoerde beleid gebeurt jaarlijks via de evaluatie van de beheersovereenkomst, de Inspectie van Financiën, de Interne Audit van de Vlaamse Administratie (IAVA), het Rekenhof en de bedrijfsrevisor. Controlerende aandeelhouder met respect voor de autonomie van de bestuursorganen en aandeelhouders De autonomie van de Raad van Bestuur wordt gewaarborgd in het decreet van 30 april 2004 art. 10: onverminderd de bevoegdheden, die toegewezen zijn aan het hoofd van het agentschap, en met inachtneming van de bevoegdheden van de Medische raad, en onverminderd de bepalingen van het koninklijk besluit van 10 juli 2008 houdende de coördinatie van de wet betreffende de ziekenhuizen en de andere zorginrichtingen, is de Raad van Bestuur bevoegd voor het beheer van het agentschap in de meest ruime zin. De Raad van Bestuur vertegenwoordigt bovendien de instelling in feite en in rechte. Het decreet van 30 april 2004, art. 11 bepaalt eveneens dat het hoofd van het agentschap belast is met het dagelijks bestuur. OPZ Geel - charter deugdelijk bestuur 2/6

3 Principe 2. De raad van bestuur van ieder extern verzelfstandigd agentschap beschikt over de nodige autonomie, competenties en objectiviteit om zijn verantwoordelijkheden inzake strategische sturing en controle van het uitvoerend management te kunnen uitvoeren. De aandeelhouder van OPZ Geel is de Vlaamse overheid en meer specifiek de Vlaamse regering. Het mandaat van de Raad van Bestuur is duidelijk vastgelegd in het decreet van 30 april 2004 tot oprichting van het publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigd agentschap OPZ Geel, art 9 tot 11. De Raad van Bestuur vertegenwoordigt de instelling in rechte en in feite. Tot de bevoegdheden van de Raad van Bestuur waarvoor geen delegatie mogelijk is, behoren: 1) de strategische doelstellingen van het agentschap bepalen; 2) de beheersovereenkomst sluiten; 3) de begroting opstellen; 4) de algemene rekening opstellen; 5) de bevoegdheden die door de ziekenhuiswetgeving worden toegewezen aan de beheerder van een ziekenhuis; 6) de bevoegdheden die door de rechtspositieregeling van het personeel worden toegewezen aan de raad van bestuur; 7) de investeringskredieten herverdelen; 8) rapporteren over de uitvoering van de begroting en de boekhouding. De Raad van Bestuur oefent dus toezicht uit op de werking van OPZ Geel en neemt bestuurlijke beslissingen, maar mengt zich niet in de operationele werking van OPZ Geel. De Raad van Bestuur heeft een eigen huishoudelijk reglement. Dit reglement werd goedgekeurd op de zitting van de Raad van Bestuur van 10 mei 2010 en wordt gevoegd bij het ministerieel besluit van 23 juli 2007 houdende bekrachtiging van het reglement van inwendige orde van de raad van bestuur van het publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigd agentschap Openbaar Psychiatrisch Zorgcentrum Geel. Het afsluiten van de beheersovereenkomst behoort tot de niet-delegeerbare bevoegdheden van de Raad van Bestuur (decreet 30 april 2004, art 10) Het decreet van 30 april 2004, art 11 bepaalt dat het hoofd van het agentschap, de algemeen directeur en de hoofdgeneesheer de zittingen van de Raad van Bestuur bijwonen. De Raad van Bestuur stelt het hoofd van het agentschap, de algemeen directeur en de hoofdgeneesheer aan. Zij vormen het dagelijks bestuur. Principe 3. De raad van bestuur van ieder extern verzelfstandigd agentschap wordt op een professionele manier samengesteld met de nodige aandacht voor diversiteit en complementariteit. Samenstelling De Raad van Bestuur bestaat uit 11 stemgerechtigde leden, die benoemd zijn door de Vlaamse regering. De Vlaamse regering duidt ook een voorzitter en een ondervoorzitter aan. Daarnaast zetelt er een regeringsafgevaardigde van de minister van Welzijn, Volksgezondheid en Gezin en een regeringsafgevaardigde van de minister van Begroting en Financiën in de Raad van Bestuur. Het dagelijks bestuur woont elke vergadering bij en zetelt met raadgevende stem. De Raad van Bestuur kan gecoöpteerde bestuurders aanduiden maar het aantal gecoöpteerde bestuurders mag niet meer dan 1/4 de van het aantal stemgerechtigde leden overschrijden. Vanaf 1 mei 2010 zetelt in de Raad van Bestuur één bijkomend gecoöpteerd lid vanuit het stadsbestuur van Geel, waarbij rekening is gehouden met de vereiste deskundigheid voor de bestuurders van OPZ Geel. Het decreet van 13 juli 2007 houdende bevordering van een meer evenwichtige participatie van vrouwen en mannen in advies- en bestuursorganen van de Vlaamse overheid bepaalt dat advies- en bestuursraden van de Vlaamse overheid voor maximum twee derde uit leden van hetzelfde geslacht mogen bestaan. De verdeling in de Raad van Bestuur van OPZ Geel is conform dit decreet. In het decreet beter bestuurlijk beleid van 18 juli 2003 worden enkele onverenigbaarheden vermeld met het mandaat van bestuurder m.n. een mandaat in het Europees Parlement, OPZ Geel - charter deugdelijk bestuur 3/6

4 de Kamer van volksvertegenwoordigers, de Senaat, het Vlaams parlement en het Brussels Hoofdstedelijk Parlement, het ambt van minister onder wiens toezicht het EVA valt; het ambt van personeelslid van het extern verzelfstandigd agentschap, de administrateur-generaal, de algemeen directeur en de hoofdgeneesheer uitgezonderd. Voordracht en benoeming De procedure voor de benoeming van bestuurders in de Raad van Bestuur van OPZ Geel is bepaald bij decreet (art. 18 van het decreet beter bestuurlijk beleid en art van het OPZ-decreet van 30 april 2004): de leden van de Raad van Bestuur worden aangesteld voor een periode van 5 jaar, die ingaat 6 maanden na beëdiging van de nieuwe Vlaamse regering. De leden van de Raad van Bestuur werden met ingang van 1 april 2010 benoemd bij benoemingsbesluit van 12 maart 2010, verschenen in het Belgisch Staatsblad op 6 april In het OPZ-decreet van 30 april 2004, art. 1 staan de deskundigheidsvereisten voor de bestuurders van OPZ Geel opgelijst: - personen met deskundigheid op het vlak van geestelijke gezondheidszorg; - personen met deskundigheid op juridisch vlak; - personen met deskundigheid op het vlak van management. De Raad van Bestuur zal periodiek zijn eigen werking evalueren. Vorming De voorzitter van de Raad van Bestuur zorgt ervoor dat de nieuw benoemde bestuurders de nodige informatie en richtlijnen krijgen over de voornaamste opdrachten en taken van OPZ Geel. De bestuurders worden ook regelmatig in de gelegenheid gesteld om een bezoek te brengen aan de werkvloer. In 2010 werd naar aanleiding van de nieuwe samenstelling een opleiding georganiseerd omtrent strategie en beleid en een opleiding inzake financiën. Bestuurders die nood hebben aan specifieke informatie over de werking van OPZ Geel, kunne deze vraag stellen via het secretariaat van de Raad van Bestuur aan het management van de organisatie. Vergoeding van bestuurders De leden van de raad van bestuur van het OPZ Geel en de regeringscommissarissen ontvangen een vergoeding overeenkomstig het besluit van de Vlaamse regering van 9 maart 2007 tot regeling van de vergoedingen van bestuurders van publiekrechtelijk vormgegeven externe verzelfstandigde agentschappen van de Vlaamse overheid en van de regeringsafgevaardigden die toezicht uitoefenen bij deze agentschappen. Dit besluit werd gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 24 april De administrateur-generaal van het OPZ Geel ontvangt een salaris overeenkomstig de salarisschalen opgenomen in het besluit van de Vlaamse regering van 13 januari 2006 houdende de vaststelling van de rechtspositie van het personeel van de diensten van de Vlaamse overheid. Dit besluit werd gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 27 maart Principe 4. De raad van bestuur van ieder extern verzelfstandigd agentschap kwijt zich op een doeltreffende en efficiënte manier van zijn taken en levert zodoende een waardevolle bijdrage tot de realisatie van de doelstellingen van het agentschap. De Raad van Bestuur vergadert in principe 10 keer per jaar. De voorzitter legt samen met de administrateur-generaal de agenda van de vergaderingen vast. De agenda en de documenten worden ten minste 7 kalenderdagen, de dag van verzending en de dag van vergadering niet inbegrepen, voorafgaand de zitting bezorgd aan de leden van de Raad van Bestuur. De nota s zijn voldoende gestoffeerd om de leden in staat te stellen een doordachte en goed geïnformeerde beslissing te nemen. Het huishoudelijk reglement bepaalt eveneens dat de besluitvorming in de Raad van Bestuur bij voorkeur bij consensus gebeurt. Indien een consensus niet kan worden bereikt, wordt er gestemd volgens een gewone meerderheid. OPZ Geel - charter deugdelijk bestuur 4/6

5 Van elke zitting van de Raad van Bestuur worden notulen opgemaakt, daarin worden de verschillende standpunten van de leden weergegeven, de beslissing en de bijbehorende afspraken. De Raad van Bestuur heeft een secretaris aangesteld, die de notulen opmaakt en de vergaderingen voorbereidt en opvolgt in samenspraak met de administrateur-generaal en de voorzitter van de Raad van Bestuur. Principe 5. De raad van bestuur van ieder extern verzelfstandigd agentschap richt gespecialiseerde comités op die de raad bijstaan in de uitvoering van zijn taken. Gespecialiseerde comités? De Raad van Bestuur heeft in zitting van 14 september 2009 het gespecialiseerd comité organisatiestructuur (task force) tevens gemandateerd om de voorbereiding en coördinatie van evaluatie en remuneratie van het topmanagement te voeren. Met betrekking tot het auditcomité heeft de Raad van Bestuur ervoor geopteerd beroep te doen op en samen te werken met IAVA. Principe 6. Ieder extern verzelfstandigd agentschap beschikt over een professioneel en geresponsabiliseerd uitvoerend management dat instaat voor de operationele leiding van het agentschap. Het mandaat van het uitvoerend management wordt afgeleid uit het OPZ-decreet van 30 april 2004 en verder gedefinieerd in het delegatiebesluit van 6 april Het uitvoerend management - neemt op een integere manier de leiding van OPZ Geel op - bereidt om de 5 jaar de beheersovereenkomst voor voor de Raad van Bestuur - stelt jaarlijks een jaaractieplan op, met financiële en budgettaire implicaties (= de begroting) - bereidt de jaarrekening voor en legt deze voor aan de Raad van Bestuur - neemt de verantwoordelijkheid op om een degelijk intern controlesysteem uit te bouwen. Via monitoring en rapportering van de cijfers van de beheersovereenkomst en een jaarlijkse globale evaluatie van de beheersovereenkomst, legt het uitvoerend management verantwoording af aan de Raad van Bestuur. Het uitvoerend management legt tijdens het jaar ook dossiers voor aan de Raad van Bestuur, die betrekking hebben op de uitvoering van het jaaractieplan en die tot de bevoegdheden van de Raad van Bestuur behoren. De leden van de Raad van Bestuur worden voldoende geïnformeerd om hun taak naar behoren te kunnen uitvoeren. De nota s aan de Raad van Bestuur zijn voldoende gestoffeerd om de leden in staat te stellen een doordachte en goed geïnformeerde beslissing te nemen. De verloning van het uitvoerend management is bepaald in het Vlaams Personeelsstatuut van 13 januari Na jaarlijkse bespreking en evaluatie door de Raad van Bestuur wordt de functioneringstoelage aan het management toegekend. Principe 7. Ieder extern verzelfstandigd agentschap waarborgt een passende openbaarmaking van de principes inzake deugdelijk bestuur die worden nageleefd. OPZ Geel maakt via onderhavig charter bekend hoe hij invulling geeft aan de principes van deugdelijk bestuur. Het charter Deugdelijk Bestuur zal jaarlijks worden geactualiseerd, zodat het op elk ogenblijk een correct beeld geeft van het extern verzelfstandigd agentschap. OPZ Geel - charter deugdelijk bestuur 5/6

6 Het charter wordt gepubliceerd op de website van OPZ Geel en de Raad van Bestuur maakt waar nodig melding van alle initiatieven die op het vlak van deugdelijk bestuur worden genomen. OPZ Geel - charter deugdelijk bestuur 6/6