EUROPEES PARLEMENT 2004 ««««««««««««Begrotingscommissie 2009 MEDEDELING AAN DE LEDEN Betreft: Uitvoering van de begroting van het Europees Parlement 2005 Hierbij gaat voorstel voor kredietoverschrijving C 4 - begrotingsjaar 2005. DIRECTORAAT-GENERAAL INTERN BELEID 1 maart 2005 CM\558301jn.doc PE 355.490v01-00
De heer Janusz LEWANDOWSKI Voorzitter van de Begrotingscommissie Betreft: Voorstel voor kredietoverschrijving C 4 - begrotingsjaar 2005 Geachte heer, Hierbij gaat in overeenstemming met de bepalingen van artikel 22, lid 2 van het Financieel Reglement van 25 juni 2002 een verzoek om kredietoverschrijving dat ik van plan ben over drie weken in te willigen. Hoogachtend, Josep BORRELL FONTELLES Bijlage: verzoek om kredietoverschrijving C 4/2005 PE 355.490v01-00 2/8 CM\558301.doc
I. OMSCHRIJVING Kredietoverschrijving C 4/2005 binnen hoofdstuk 20 - Investeringen in onroerende goederen, huur van gebouwen en bijkomende kosten van: artikel 209 - Voorziening met het oog op investeringen in onroerende goederen door de instelling naar: artikel 206 - Verwerving van onroerende goederen. II. STAND VAN DE KREDIETEN (volgens FINICS op 24.02.05) Initiële kredieten +/- GAB +/- overschr. Aangegane betalingsverplichting en Verrichte betalingen Beschikbare kredieten vóór voorstel voor overschrijving Bedrag voorgestelde overschrijving Beschikbare kredieten na overschrijving HERKOMST VAN DE KREDIETEN Artikel 209 - Voorziening met het oog op investeringen in onroerende goederen door de instelling 54 793 389 0 0 54 793 389-440 000 54 353 389 TOTAAL AF TE BOEKEN -440 000 BESTEMMING VAN DE KREDIETEN Artikel 206 - Verwerving van onroerende goederen p.m. p.m. +440 000 440 000 TOTAAL IN TE BOEKEN +440 000 III. MOTIVERING Post 2060 - Verwerving van onroerende goederen + 440 000 EUR 1. De kredieten op deze begrotingslijn dienen ter dekking van de aankoop van onroerende goederen. Op deze begrotingslijn is voor 2005 een p.m.-vermelding opgenomen. 2. Doel van dit voorstel is te verzoeken om de overschrijving van 440 000 EUR uit artikel 209 - Voorziening met het oog op investeringen in onroerende goederen door de instelling, naar post 2060 - Verwerving van onroerende goederen, huur van gebouwen en bijkomende kosten, ter dekking van de uitgaven voor de aankoop van twee gebouwen: een ondergrondse opslagruimte in Brussel, om het voorraadbeheer te vergemakkelijken; een extra parkeerplaats voor het externe bureau in Lissabon. Aankoop van een ondergrondse opslagruimte in Brussel 3. In Brussel is er een steeds toenemende vraag naar opslagruimte voor allerlei apparatuur (IT, telecom, kantoormateriaal, meubilair enz.) en naar archiefruimte voor documenten. CM\558301.doc PE 355.490v01-00
Vastgesteld is dat op diverse plaatsen in de gebouwen de gangen als opslagplaats worden gebruikt, zodat het normale werk wordt gehinderd en het moeilijk is de stukken die op deze manier worden opgeslagen, te consulteren (stapels documenten), terwijl ook de veiligheid van het personeel in gevaar komt, wanneer de gebouwen moeten worden ontruimd. Als gevolg van de toenemende wetgevingsactiviteit zal naar alle waarschijnlijkheid steeds meer opslag- en archiefruimte nodig zijn. De bestaande opslagcapaciteit is niet langer toereikend. 4. Aan één kant van het ASP-gebouw, meer precies onder de brede ingang aan de kant van de Wiertzstraat, is op dit ogenblik ondergronds plaats beschikbaar die als opslagruimte kan dienen. 5. Wat opslagruimte betreft, deed eigenaar SEL het Parlement halverwege 1999 een voorstel voor de aankoop van opslag- en archiefruimte naast het D3-gebouw, voor de prijs van 2 837 440 EUR. Het Parlement wees dit voorstel af, omdat het te duur was. 6. Tijdens de besprekingen over het D4/D5-project deed de ontwikkelaar een nieuw voorstel, waarin sprake was van een verkoopprijs van 689 971,70 EUR, exclusief verbouwingen binnenin. In de loop van de onderhandelingen die daarop werden opgestart, verkreeg de administratie een verlaging van de prijs tot 400 001 EUR, waarvan 400 000 EUR voor het gebouw en 1 EUR voor de grond, exclusief verbouwingen binnenin. 7. Er zij evenwel op gewezen dat aanzienlijke verbouwingen nodig zijn, om het gebouw als opslagruimte bruikbaar te maken. Voor deze werken is een bouwvergunning nodig. De diensten van het Parlement verwachten dat de vergunning voor de verbouwingen in de opslagruimte wordt afgeleverd begin mei. 8. De externe gebouwenconsultants van het Parlement (CAPE), die bij de onderhandelingen over het D4/D5-project zijn betrokken, zijn om advies over de kosten van de plannen voor de verbouwing en de uit te voeren werken verzocht. Zij ramen de kosten van de werken om de ruimte geschikt te maken voor opslag op 850 000 EUR en de tijd die voor de werken nodig is op 18 maanden. De kredieten die hiervoor dit jaar waarschijnlijk nodig zijn, zijn beschikbaar in artikel 204 Inrichting van dienstruimten. 9. Het gebouw biedt als opslagruimte een aantal voordelen: het ligt dicht bij de andere door het Parlement gebruikte gebouwen in Brussel; het is gemakkelijk toegankelijk via de ingang van de parking van het ASPgebouw (aan de kant van de Wiertzstraat); het is gemakkelijk te beveiligen (maar één ingang); verbindingen zijn mogelijk met de gebouwen van het Parlement op het niveau van de parking; de oppervlakte is groot (ongeveer 2000 m 2 ), zodat aan de eisen van het Parlement is voldaan. PE 355.490v01-00 4/1 CM\558301.doc
10. Er is nog een ander voordeel, dat bijzonder interessant is. Op 13 december 2004 nam het Bureau het principebesluit om twee verdiepingen te huren in het gebouw in de Wiertzstraat 30/50 voor een minimumperiode van drie jaar. Als het Parlement de voorgestelde opslagruimte koopt, kunnen de IT- en telecomverbindingen worden aangelegd in de vorm van een particulier circuit van het Parlement, dat door het Parlement zelf wordt geïnstalleerd. De drie gebouwen liggen naast elkaar, de opslagruimte ligt tussen de beide andere in. Met een particulier circuit hoeven geen uitgaven te worden gedaan voor de huur van publieke circuits, waarvan de kostprijs zou kunnen oplopen tot 200 000 EUR voor drie jaar (d.i. de helft van de voorgestelde aankoopprijs van de ondergrondse opslagruimte). 11. Op 13 december 2004 nam het Bureau het principebesluit de ondergrondse opslagruimte die SEL te koop aanbiedt, te kopen en verleende het de Voorzitter en de Secretarisgeneraal toestemming, op voorwaarde van een gunstig advies van de Begrotingscommissie, om een akkoord te ondertekenen dat de opslagruimte zal worden aangekocht, als en nadat een vergunning voor de verbouwingen eraan wordt afgeleverd. Aankoop van een extra parkeerplaats voor het externe bureau in Lissabon 12. Lissabon is een van de twee hoofdsteden waar het Parlement en de Commissie eigenaar zijn van de gebouwen waar de voorlichtingsbureaus zijn gevestigd. Toen de eigendom in 1985 werd aangekocht, werd tegelijk een aantal parkeerplaatsen in de ondergrondse parking van het gebouw aangekocht, waarvan zeven plaatsen voor het Parlement. 13. Op dit ogenblik zijn alle parkeerplaatsen in het gebouw verkocht, hoewel recent blijkbaar een plaats op de markt is gekomen en aan het Parlement te koop is aangeboden voor de prijs van 15 000 EUR. 14. Het voorlichtingsbureau van Lissabon telt maar zes vaste personeelsleden, maar de zeven plaatsen zijn ook erg gegeerd door leden en bezoekers. Parkeren buiten het gebouw is ontzettend moeilijk, doordat het gebouw gelegen is in de binnenstad en parkeerplaatsen in de wijk in kwestie erg schaars zijn. 15. Op 12 januari 2005 besloten de quaestoren unaniem aan te bevelen dat de extra parkeerplaats in de ondergrondse parking van het voorlichtingsbureau van het Europees Parlement in Lissabon voor de prijs van 15 000 EUR wordt aangekocht, met dien verstande dat de plaats aan leden en bezoekers van het voorlichtingsbureau ter beschikking wordt gesteld. Financiële gevolgen van de twee aankopen 16. De aankoopprijzen van de twee projecten bedragen samen 415 001 EUR, waarbij nog de notariskosten en andere lasten komen. Wat de opslagruimte betreft, is tijdens de onderhandelingen afgesproken dat vanaf de datum van de ondertekening van de aankoopovereenkomst tot de datum van de ondertekening van de notarisakte voorlopige intresten worden betaald. In totaal zijn 440 000 EUR nodig, inclusief een reserve voor CM\558301.doc 5/1 PE 355.490v01-00
bijkomende kosten. 17. De nodige kredieten zijn beschikbaar in artikel 209 Voorziening met het oog op investeringen in onroerende goederen door de instelling. Gelet op deze omstandigheden wordt voorgesteld 440 000 EUR van dit artikel naar post 2060 Verwerving van onroerende goederen, huur van gebouwen en bijkomende kosten, over te schrijven. PE 355.490v01-00 6/1 CM\558301.doc
IV. VERZOEK VAN GEDELEGEERDE ORDONNATEUR (ONTVANGER) Nicolas RIEFFEL Handtekening: Datum: V. GOEDKEURING GEDELEGEERD ORDONNATEUR (OPDRACHTGEVER) Nicolas RIEFFEL Handtekening: Datum: CM\558301.doc 7/1 PE 355.490v01-00
BESLUIT VAN DE VOORZITTER Genomen drie weken na kennisgeving van de Begrotingscommissie of als gevolg van een eerder besluit van de Begrotingscommissie Transfer C 4 wordt goedgekeurd De voorzitter Handtekening: Datum: PE 355.490v01-00 8/1 CM\558301.doc