2014 Wijkvereniging Westeinde Beleidsplan Wijkvereniging Westeinde 23-3-2014
Wijkvereniging Westeinde Beleidsplan 2014/2015-2 - INHOUD Inhoud... - 2 - Bestuursorganisatie & vergaderingen... - 3 - Algemeen beleid... - 3 - Beleid per segment... - 3 - Buitenwesten... - 3 - Website... - 4 - Sociale media... - 4 - Ledenadministratie... - 4 - Samen sterker... - 4 - Wijkpanel... - 5 - Samenwerkende Bewoners Organisaties...- 5 - Werkgroepen... - 5 - Jeugdbestuur... - 5 - Financieel beleid... - 6 - Werkgroep Financiële Reserve... - 6 - Consumpties... - 6 -
Wijkvereniging Westeinde Beleidsplan 2014/2015-3 - BESTUURSORGANISATIE & VERGADERINGEN Het algemeen bestuur (AB) bestaat uit het dagelijks bestuur, de club coördinator, een lid van het Wijkpanel, en bestuursleden voor publiciteit en de werkgroep jeugd. Het AB vergadert tien keer per jaar, op de laatste maandag van de maand. Tijdens de vergaderingen worden de dagelijkse zaken besproken. Er wordt zorggedragen voor een goede planning en afstemming van de verschillende activiteiten. In 2014 is het bestuur begonnen om tijdens de ABV twee werkgroepen uit te nodigen voor een presentatie en kennismaking. Doel hiervan is de afstand tussen werkgroepen, vrijwilligers en bestuur te verkleinen. ALGEMEEN BELEID Het doel van de vereniging is het behartigen van gemeenschappelijke en algemene belangen van de wijkbewoners. Daarnaast draagt de wijkvereniging bij aan de bevordering van de samenlevingscultuur in de wijk Westeinde. Dit doet zij door het stimuleren dan wel het tot stand brengen van activiteiten op o.a. maatschappelijk, cultureel, recreatief, educatief en sportief gebied. BELEID PER SEGMENT Voor 2013 werd de nadruk gelegd op professionalisering en modernisering van de vereniging. Dit proces zal in 2014 worden uitgebreid en voortgezet. Als we spreken over professionalisering dan spreken we (o.a.) over de volgende punten: BUITENWESTEN Het verenigingsblad Buitenwesten is in zijn vernieuwde format nu vier keer uitgekomen. De positieve reacties op Buitenwesten zijn niet onopgemerkt gebleven. We vervolgen de ingeslagen weg. De adverteerders van Buitenwesten zullen in het online ledensysteem worden opgenomen onder relaties. Het wordt zo makkelijker de inkomsten van de Wijkvereniging te monitoren. Bovendien kan dan ook de facturatie uniform en geautomatiseerd geschieden.
Wijkvereniging Westeinde Beleidsplan 2014/2015-4 - WEBSITE De website heeft een nieuw jasje gekregen. Het komend jaar zal gewerkt worden aan de inhoud van de website. Bestuurlijke informatie krijgt een grotere plaats. De werkgroepen van de vereniging zullen meer en actuelere informatie aandragen. In mei 2014 zal worden gestart met de maandelijkse nieuwsbrief. SOCIALE MEDIA We gaan meerdere moderne communicatiemiddelen inzetten voor tussentijdse berichtgeving. De Wijkvereniging zal zich daarbij voornamelijk richten op Twitter en Facebook. Worden deze kanalen nu vooral gebruikt om mededelingen te doen. 2014 Wordt het jaar waarin deze mediakanalen ook zullen worden ingezet voor live verslaggeving en directie communicatie met de leden en wijkbewoners. Bijvoorbeeld bij grote evenementen zoals ons wijkfeest. LEDENADMINISTRATIE De ledenadministratie is geautomatiseerd en online beschikbaar gemaakt. In 2014 zal de nadruk komen te liggen op het integreren van alle gescheiden systemen die nu (nog) worden gebruikt waarbij de boekhouding speciale aandacht verdiend. Uiteindelijk moeten alle zaken en taken die met de vereniging te maken hebben via ons centrale ledensysteem worden gedaan. Er zal onderzocht worden of er gebruik gemaakt moet worden van de mogelijkheid leden toegang te verlenen tot hun gegevens. Door de leden de mogelijkheid te geven gegevens direct te wijzigen en aan te vullen wordt beter gebruik gemaakt van de mogelijkheden van het systeem. Het verkleint tevens de werkdruk van de vrijwilligers belast met deze administratie. SAMEN STERKER We willen meer binding realiseren met alle betrokken partijen en/of personen. In 2013 zijn activiteiten onder de noemer Samen Verder gestart om dit te realiseren. In 2014/2015 bouwen we voort op de behaalde resultaten onder de noemer Samen sterker. De samenwerking per onderdeel ziet er als volgt uit:
Wijkvereniging Westeinde Beleidsplan 2014/2015-5 - WIJKPANEL Er is het afgelopen jaar op de achtergrond hard gewerkt aan een betere samenwerking met het wijkpanel Westeinde. Er is een goed contact tussen de voorzitters van beide organisaties. Deze samenwerking zal in 2014 worden voortgezet en uitgebreid. Beiden zijn ook op de hoogte van de wens van een deel van de wijkbewoners om het Wijkpanel en de Wijkvereniging te laten fuseren tot één wijkorganisatie. De wijkvereniging wil in 2014 onderzoeken wat de mogelijkheden zijn. Daartoe zal een werkgroep worden opgericht die geleid zal worden door de voorzitter van de Wijkvereniging. Een verslag van dat onderzoek zal worden gepresenteerd op de ALV van 2015. SAMENWERKENDE BEWONERS ORGANISATIES Onze wijkvereniging is lid van de Samenwerkende Bewoners Organisaties (SBO). De voorzitter van de Wijkvereniging zit in het bestuur van de SBO. Nu meer taken door de gemeente uitgevoerd gaan worden is het belangrijker dan ooit om samen te werken. De Wijkvereniging zal zich in 2014 dan ook meer openstellen voor samenwerking met andere wijkorganisaties, vooral op sportief en cultureel gebied. Om deze gedachte concreter te maken wil het bestuur van de Wijkvereniging voorstellen een sportevenement op te zetten dat open staat voor alle bewonersorganisaties aangesloten bij de SBO. Het evenement kan plaatsvinden in 2015, het jaar waarin de vereniging haar veertig jarig bestaan viert. WERKGROEPEN De werkgroepen van de vereniging zijn met ingang van maart 2014 allemaal onder de leiding van de club coördinator, Ilse van der Meulen geplaatst. Om de band tussen de verschillende werkgroepen te verstevigen zal er ook dit jaar weer een kaderavond georganiseerd worden. Het bestuur zal zich meer zichtbaar maken bij de werkgroepen door bijeenkomsten te bezoeken en de communicatielijnen korter te maken. JEUGDBESTUUR
Wijkvereniging Westeinde Beleidsplan 2014/2015-6 - Het bestuur van de wijkvereniging ziet de voordelen van het instellen van een Jeugdbestuur. De belangrijkste voordelen zijn: Het kweken van nieuwe bestuursleden voor de wijk en de vereniging, Het betrekken van de jeugd in de Wijkvereniging, Het geven van een stem aan de jeugd in de wijk. Letterlijk want het jeugdbestuur krijgt een plaats in de bestuursvergaderingen van de vereniging. Inclusief stemrecht. Het creëren van stageplaatsen voor leerlingen van de onderwijsinstellingen in de wijk, In 2014 zal onderzocht worden of er behoefte en animo is om dit idee verder vorm te geven. FINANCIEEL BELEID De sterke financiële reserve van de wijkvereniging is in 2013 in stand gebleven. Op verzoek van de algemene ledenvergadering is er in de loop van 2011 aan een daartoe ingestelde werkgroep gevraagd om een voorstel te doen hoe we een deel van deze reserve op een verantwoorde wijze kunnen besteden. Die plannen worden op dit moment ten uitvoer gebracht. WERKGROEP FINANCIËLE RESERVE De twee hoofdprojecten, de sportkooi en het aanleggen van een speelpark aan de P. Akkermanwei staan op het punt uitgevoerd te worden. Wij hopen dat beide projecten nog dit jaar worden afgerond en opgeleverd. Na het afronden van het speelpark en de sportkooi zal de werkgroep de aandacht weer richten op het centrale voet en fietspad midden door onze wijk, en het voet en fietspad Sem Dresden straat - Kampweg. In de ledenvergadering van 2015 zal verslag worden gedaan van de voortgang van deze twee projecten. CONSUMPTIES Afgelopen jaar is er behoorlijk wat geld uitgegeven aan consumpties voor vrijwilligers. De hoogte van het uitgegeven bedrag past niet goed bij het aantal werkgroepen, vrijwilligers en
Wijkvereniging Westeinde Beleidsplan 2014/2015-7 - de ontmoetingsfrequentie. Het bestuur zal er dan ook beter op toezien dat de vrijwilligers zich houden aan de huidige regeling. Deze regeling bepaald dat de consumptievergoeding per vrijwilliger per bijeenkomst wordt gebaseerd op één kop koffie/thee en twee andere consumpties (5 euro).