Notulen Algemene Ledenvergadering Vereniging Rijnsche Hout Datum: zaterdag 26 januari 2008 Plaats: Utrecht, Gasterij de Bvrouw, ontvangst om 16.00 Aanwezig: het best: Lenno Maris (voorzitter), Geke Bloksma (waarnemend voorzitter), Karin Kramer (secretaris), Stefan van Essen (penningmeester), Katy Praet (waarnemend penningmeester) en 54 leden Afwezig (met kennisgeving): Pascal van Onna (algemeen bestslid) Notulist: Karin Kramer Agenda: 1. Ontvangst en inleiding 2. Toelichting stemprocedure 3. Vacature best + stemming 4. Toelichting keuringsinstanties + stemming 5. Jaarverslag 2007 + benoeming kascommissie 2008 6. Begroting 2008 + stemming 7. Behoefteninventarisatie collectieve zaken/inkopen 8 Afsluiting 9. Borrel 1. Ontvangst en inleiding Lenno opent de vergadering. Hij heet alle aanwezigen welkom en geeft het doel van de vergadering aan. We gaan een beslissing nemen over drie onderwerpen: bestsvacature, keuringsinstantie en begroting 2008. Daarnaast zullen we inventariseren aan welke collectieve zaken of inkopen behoefte bestaat. Er zijn geen opmerkingen bij de notulen van de vorige algemene ledenvergadering van 26 november 2007. De notulen worden goedgekeurd. 2. Toelichting stemprocedure In artikel 13 van de statuten en artikel 11 van het huishoudelijk reglement wordt beschreven hoe besluitvorming tijdens de algemene ledenvergadering plaatsvindt: - Stemmingen zijn bindend als tenminste 2/3 van de leden aanwezig is: volgens de presentielijst zijn 36 van de 50 leden aanwezig, dus dit is voldoende; - Elk bouwnummer geldt als één stem;
- Het stemmen gebeurt schriftelijk met stembiljetten voor de bestsvacature en stemformulieren voor de overige stemmingen; - Voor een besluit is een volstrekte meerderheid van stemmen nodig; - Uit de aanwezige leden wordt iemand aangewezen om de tellingen te controleren: Alisa (bouwnr. 21) zal assisteren; - De voorzitter spreekt vervolgens de genomen beslissing uit. 3. Vacature best Er is een vacature in het best voor de functie van waarnemend secretaris. Bij de vorige vergadering hebben we de leden opgeroepen om zich te melden als er belangstelling was. Dat heeft geleid tot 1 kandidaatstelling: van Robin Langerak. Vervolgens heeft het best iedereen die middels het inschrijfformulier heeft aangegeven interesse te hebben in een actieve rol in de vereniging, nagebeld. Dat heeft geleid tot nog 1 kandidaatstelling: van Bas Bleeker. Robin en Bas stellen zich voor aan de leden. Met een meerderheid van stemmen wordt Robin gekozen als 7 e bestslid. Bas komt op de reservelijst te staan. Robin: gefeliciteerd! 4. Keuringsinstanties Geke licht toe dat bij diverse organisaties informatie en offertes zijn opgevraagd. Een korte opsomming van de reacties: - Perfectbouw: geen tijd, planning zit helemaal vol in 2008; - SSW Bouwadvies: na diverse malen telefonisch contact nog steeds geen offerte ontvangen en onvriendelijke reacties; - De Woningbouw: totaal geen reactie; - Keurhuis: offerte uitgebracht; - Vereniging Eigen Huis: presentatie gehouden tijdens de vorige ledenvergadering. Er blijven dus na een voorselectie twee organisaties over: Keurhuis en de Vereniging Eigen Huis. Welke diensten bieden ze aan? - Voor beiden geldt dat de controles worden uitgevoerd in aanwezigheid van een bestslid. Immers: omdat we als collectief de controles laten uitvoeren, moet er iemand van het best mee (procedurele eis). Vraag: is er iemand van de bestsleden dan die kennis heeft van bouwtechnische zaken? In beperkte mate, maar dat geldt voor alle aanwezige leden en het is ook niet noodzakelijk.
- Keurhuis hanteert 4 fases en adviseert per fase een controle: 1) aanbrengen van de kalkzandsteen wanden 2) aanbrengen van de dakbedekking 3) aanbrengen van de spouwisolatie 4) metselen van het buitenspouwblad - VEH voert de eerste controle uit en bepaalt het benodigde aantal vervolgcontroles o.b.v. de bevindingen uit de eerste controle in overleg met het best. - Beiden brengen volledig rapport uit per controle. - Beiden controleren de diverse typen woningen i.v.m. een repeterend karakter van bouwfouten, waarbij niet 4 keer dezelfde woningen worden gecontroleerd. De relaties tussen de VRH, Bouwfonds, Slokker en de keuringsinstantie zijn als volgt: In algemene zin: Bouwfonds moet toezien op de kwaliteit van de woningen, wij hebben een juridische relatie met Bouwfonds. Lenno geeft aan dat er inmiddels contact is gelegd met de opzichter tijdens de bouw. De keuringsinstantie rapporteert aan het best -> het best informeert de leden + het best informeert Bouwfonds/Slokker -> het best ziet toe op het herstel van de gebreken. Vraag: hoe worden de leden geïnformeerd over de inhoud van het keuringsrapport? We mailen de informatie aan alle leden en zetten het rapport op het forum (onder documenten waar informatie afgeschermd kan worden voor niet-leden). Vraag: worden alle woningen individueel gecontroleerd? Nee, per type wordt 1 woning gecontroleerd. Vanwege het repeterend karakter van bouwfouten is het ook niet nodig om alle individuele woningen te controleren. Elk lid kan bij beide organisaties wel aanvullende individuele keuringen afnemen. Vraag: worden altijd alleen de eerste woningen gecontroleerd (eerste bouwnummers) omdat die het verst gevorderd zijn qua bouw? Nee, dat gebeurt per fase per type. De VEH bepaalt de volgorde van de controles a.d.h.v. de eerste controle.
Vraag: worden uitbouwen ook gecontroleerd? Het betreft collectieve keuringen, dus niet per definitie. Er kan wel per toeval een woning met uitbouw tussen zitten. Vraag: loopt de controleur ook over de bouwplaats? Ja, ze kijken ook of er netjes gewerkt wordt of dat ze afwijkende zaken constateren. Tenslotte geeft Geke aan hoe de kosten van de beide instanties zich tot elkaar verhouden: Dienst Vereniging EH Keurhuis Controle (collectief) Bouwcontrole 255,00 / 2 315,35 / 2 Uurtarief extra uren controle 45,00 / 0,5 101,15 / 1 Gemiddelde prijs per controle 345,00 / 3 517,65 / 4 Oplevering (individueel) Opleveringskeuring 199,00 / 2 229,00 / 2 Uurtarief extra uren keuring 45,00 / 0,5 41,65 / 0,5 Lidmaatschap Contributie 21,50 per nvt Administratiekosten eenmalig jaar 9,50 nvt Alle bedragen zijn incl. BTW. De controles worden betaald door de vereniging (collectief) en de opleveringskeuring is voor eigen rekening (individueel). De VEH eist dat de kopers van de woningen die zij keuren, lid zijn van de VEH. Een telling onder de aanwezige leden wijst uit dat ongeveer 1/3 van de aanwezigen (nog) geen lid is van de VEH, 2/3 dus wel. Voor de opleveringskeuring moet je dus ook lid zijn van de VEH, daarna kun je het lidmaatschap stopzetten als je wilt. Het lidmaatschap biedt echter meer voordelen (zie de website van de VEH). Daarnaast kunnen we ook gebruikmaken van de Nieuwbouwcoach (vast aanspreekpunt) en juridisch advies als dat nodig is. Het best hoeft de VEH geen inzage te geven in haar ledenadministratie.
Vraag: er wordt gerekend met een aantal per controle: 3 bij de VEH en 4 bij Keurhuis. Dat betekent dus dat er minder dan een half per type woning gecontroleerd wordt? Ja, maar dat is een gemiddelde. Het controleren van een woning met een alleen nog een begane grond vloer gaat bv. sneller dan een woning met drie verdiepingen. Vraag: wat gebeurt er met de uren die niet worden besteed? Die blijven in depot. Daarnaast is het zo dat de VEH bij de eerste controle per half extra factureert. Keurhuis factureert per heel extra, ook als de controle maar 10 minuten langer dt. Vraag: de VEH is een gerenommeerd instituut. Hoe bekend is Keurhuis? Keurhuis heeft ook een goede naam, maar kampt wel met personeelsproblemen (waardoor soms bouwkundigen van buiten moeten worden ingehd). Vraag: wat is de voorkeur van het best? Het best heeft een voorkeur voor de VEH. Keurhuis biedt geen specifieke voordelen (behalve het ontbreken van de verplichting om lid te worden) en is dder. Bovendien kiest het overgrote deel van andere kopersverenigingen voor de VEH. Vraag: stel dat een gebrek wordt geconstateerd in een woning in de eerste bouwfase. Wordt dat dan ook verholpen bij woningen die al verder gevorderd zijn? Ja, dan moet dat hersteld worden bij alle woningen. Tenslotte wordt er gestemd. Unaniem wordt gekozen voorde VEH. Het best zal maandag na de vergadering direct contact opnemen met de VEH om afspraken te maken omtrent de eerste keuring. 5. Jaarverslag 2007 + benoeming kascommissie 2008 Stefan licht toe dat de vereniging 2007 afsluit met een resultaat van 1.683,65 doordat er nog geen keuring is uitgevoerd en er financiële meevallers waren op overheadposten. Dit overschot is toegevoegd aan het Eigen Vermogen. We zijn 2007 geëindigd met 46 betalende leden. Het financieel jaarverslag 2007 is goedgekeurd door de kascommissie. De twee leden van de kascommissie (Cindy en Gieta) stellen zich opnieuw verkiesbaar voor 2008. De vergadering is akkoord met deze herverkiezing.
6. Begroting 2008 Op basis van de eerste ervaringen is de begroting voor 2008 op twee aangepast t.o.v. 2007: - Voor 2008 gaan we niet meer uit van 90 betalende leden, maar van 55; - De post overhead is naar beneden bijgesteld. Het verwachte resultaat voor 2008 is - 269,00 (negatief dus). Dit wordt met name veroorzaakt door de hogere kosten voor de ledenvergaderingen aan h en catering: met een groep van 60 tot 80 mensen is een grotere zaal nodig, wat betekent dat er meer betaald moet worden voor zaalh en catering. Alternatief is de ruimte in Forum t Zand van de eerste ledenvergadering. Deze is aanzienlijk goedkoper, maar koud en met een slechte akoestiek. We kiezen dus voorlopig voor andere locaties, maar blijven uitzien naar goedkopere alternatieven. Het negatieve resultaat wordt opgevangen door het Eigen Vermogen. Het best vindt dit een gerechtvaardigde keuze omdat de kosten voor keuringen in 2009 aanzienlijk lager zullen dan in 2008 en de leden die later in 2008 lid zijn geworden en maar een deel van de contributie hebben betaald, in 2009 wel voor een geheel jaar zullen betalen. Bovendien hebben we op dit moment al 54 leden van de verwachte 55 voor het gehele jaar. Dus wellicht zal het resultaat helemaal niet negatief uitvallen. Vraag: na oplevering kunnen bewoners zich toch afmelden als lid? Dan heeft negatieve gevolgen voor de contributie in 2009. Ja, dat zou kunnen. Maar na oplevering gaan we verder als bewonersvereniging en zijn er voldoende redenen om lid te blijven. Vraag: kunnen we de leden niet verplichten om in 2009 lid te blijven om ook de keuringen te kunnen betalen voor woningen die pas in 2009 opgeleverd worden? Nee, het best vindt niet dat je bewoners moet verplichten om lid te blijven. Er is voldoende eigen vermogen om ook de keuringen in 2009 uit te voeren. Tenslotte wordt er gestemd. De vergadering is unaniem akkoord met de begroting 2008. 7. Behoefteninventarisatie collectieve zaken/inkoop Alle aanwezige leden noteren op een post-it welke 3 zaken zij graag door de vereniging als collectief ingekocht zouden willen zien. Het best zal vervolgens een top 3 of 5 maken. Daarna zullen we partijen benaderen om inkoopvoordelen te behalen en zullen we commissies samenstellen voor de uitvoering.
De inventarisatie heeft het volgende opgeleverd: BEHOEFTE TOP 5 M.B.T. WONINGEN 1. Dakraam/dakkapel Dakramen 14 Dakkapel 13 2. Tuin Tuinaanleg 11 Erfafscheiding/schuttingen 11 Tuin afgraven en aarde 10 3. Korting bij bouwmarkt 8 4. Stucwerk 5 5. (Houten) vloeren 5 Aantal BEHOEFTEN OVERIG M.B.T. WONINGEN Thermostaat 4 Vaste trap zolder (type A) 3 Zonnepanelen 2 Beveiligingssysteem/sloten 2 Vlonders boven talud 2 Vliering berging 2 Behanger 2 Tegelzetter keuken 2 Stoffeerder (gordijnen) 2 Uitbouw (sch) 2 Keukenleidingen verplaatsen 1 Zonwering 1 Electronica 1 Convectorput 1 Gat in buitenm t.b.v. afzuiging 1 Schilder 1 Glazenwasser 1 Klusbedrijf 1 Aantal BEHOEFTEN M.B.T. OPENBARE RUIMTE Inrichting openbare ruimte 1 Openbare groenvoorziening 1 Kinderspeelplaatsen 1 Aantal 8. Afsluiting Vraag: wanneer gaan de keuringen starten? Maandag nemen we direct contact op met de VEH. Vervolgens wordt er een planning gemaakt en zullen we alle leden informeren. Lenno doet een oproep om te melden aan het best als je onderwerpen of vragen hebt voor een volgende ledenvergadering. Het best kan immers nog beter functioneren bij een actieve input van de leden!
Lenno bedankt alle aanwezigen voor hun komst (en in het bijzonder Alisa voor de controle van de stemmingen) en sluit de vergadering. Tijd om te borrelen! Actielijst Nr. Actie Wie 1 Afspraken maken met de VEH voor de keuringen Best