Raadsvoorstel Aan de gemeenteraad Gemeente Delft Van Presidium Datum mei 2012 Indiener Presidium Steller griffier tel.nr. 219 2416 e-mail griffie@delft.nl Programma Raad Registratienr. 1228921 Stuk GR12-241 1 Onderwerp Instelling werkgeverscommissie griffie Gevraagde beslissing: Het instellen van een werkgeverscommissie in verband met het formaliseren van het werkgeverschap ten aanzien van de griffie(r) 1) Aanleiding In een briefvan de VNG, Raadslid.NU en Vereniging van Griffiers d.d. 3 juni 2010 inzake rechtspositie van de griffie(r) in het decentrale bestuur, is de gemeenteraden in overweging gegeven om het werkgeverschap ten aanzien van de griffie op andere wijze te formaliseren. Dit nog als uitvloeisel van de dualisering uit 2002. Het presidium heeft in 2010 naar aanleiding van die brief vastgesteld dat de rechtspositie van de griffie(r) van de gemeenteraad Delft naast de Gemeentewet is neergelegd in een aantal regelingen (Reglement van Orde, Instructie voor de griffier, mandaatregeling, functiebeschrijving griffier). Daarnaast zijn er sinds het ontstaan van de griffie goede werkafspraken met de ambtelijke organisatie over aanvullende ondersteuning op het gebied van P&O, financiën en iet. Gelet op de Delftse situatie, had uitvoering van de handreiking naar de mening van het presidium op dat moment weinig toegevoegde waarde. In een vervolgbrief d.d. 5 juli 2011 heeft de VNG de gemeenteraden echter geadviseerd om het werkgeverschap ten aanzien van de griffie toch op andere wijze te formaliseren. In deze brief stelt de VNG dat nadere adviezen hebben geleid tot de conclusie dat formalisering van de werkgeverstaken door de gemeenteraad nodig is, in het bijzonder met betrekking tot de rechtspositie van de griffier en de griffiemedewerkers. Daarbij is verdere formele scheiding van werkgeverstaken tussen raad en college ten aanzien van de griffie(r) nodig, aldus de VNG. Het presidium heeft vervolgens de griffier verzocht om de inhoud van de VNG-brief in overleg met de ambtelijke organisatie (P&O) uit te werken in een concreet voorstel aan de raad. Het presidium legt het uitgewerkte voorstel nu voor aan de raad, en adviseert de raad om de landelijke trend te volgen waarin de meeste gemeenteraden het VNG-advies opvolgen door een aparte werkgeverscommissie in te stellen. Inhoudelijk zal uitvoering van het VNG-advies naar venwachting weinig veranderen in de verhouding tussen raad en griffie(r). De taken van het presidium worden na besluitvorming worden overgenomen door een werkgeverscommissie die bestaat uit de leden van het presidium waarbij de burgemeester als adviserend lid zal optreden omdat alleen raadsleden lid kunnen zijn van een werkgeverscommissie ex artikel 83, Gemeentewet.
Stuk GRI 2-241 I pag.2. Het bijgaande voorstel bevat de vijf aparte ontwerpbesluiten (A t/m E): A) Ontwerpbesluit tot het instellen van een werkgeverscommissie; B) Ontwerpbesluit vaststellen nieuw delegatiebesluit; C) Ontwerpbesluit intrekken bestaand delegatiebesluit; D) Ontwerpbesluit vaststellen arbeidsvoorwaardenregeling griffie; E) Ontwerpbesluit mandaatbesluit aan griffier. 2) Toelichting per ontwerpbesluit Inhoudelijk zijn er vier kleine aanpassingen opgenomen. a) Ontwerpbesluit instelling werkgeverscommissie (ontwerpbesluit A) In lijn met de bestaande praktijk is opgenomen dat de voorzitter en plv. voorzitter van de werkgeverscommissie jaarlijks een functioneringsgesprek met de raadsgriffier voeren. b) Voorbereiding raadsbesluiten (ontwerpbesluit B) Voorgesteld wordt om de voorbereiding van de besluiten met betrekking tot het werkgeverschap van de griffie(r) te laten geschieden door de gehele werkgeverscommissie en niet alleen door de voorzitter zoals nu het geval is. Hoewel dit niet is voorgekomen de afgelopen vier jaar, kan die variant bijdragen tot een breder draagvlak bij toekomstige voorstellen. c) Bevoegdheid beloning griffier (ontwerpbesluit B) Deze bevoegdheid ligt nu bij de voorzitter van het presidium. Voorgesteld wordt om dit de bevoegdheid te maken van de gehele werkgeverscommissie. Dat sluit aan bij de bestaande praktijk dat beloningsvraagstukken met betrekking tot de griffier (en medewerkers van de griffie) in het presidium worden besproken. d) Griffier als (mede)bestuurder in de zin van de WOR (ontwerpbesluit E) In het raadsbesluit van 26 juni 2003 is bepaald dat de griffie, voor wat betreft de medezeggenschap op grond van de Wet op de ondernemingsraden, moet worden beschouwd als onderdeel van de onderneming waarvoor het college het bevoegd gezag is. In verband daarmee heeft de raad bepaald dat de bij de gemeente Delft ingestelde ondernemingsraad ook de in de Wet op de ondernemingsraden neergelegde bevoegdheden heeft ten aanzien van de griffie. In ontwerpbesluit E is nu voor de goede orde opgenomen dat in voorkomende gevallen de griffier (mede) als bestuurder zal optreden in de overlegvergaderingen als bedoeld in de Wet op de ondernemingsraden. 3) Voorstel Het presidiumvoorstel van 7 mei 2012 is behandeld in de commissie Bestuur, Leefomgeving en Duurzaamheid van 12 juni 2012. Het presidium stelt voor de bijgaande voorstellen A t/m E vast te stellen. Het presidium, R. Witsenboer.voorzitter..griffier.
Stuk GR12-241 II pag.1. A) Ontwerpbesluit instelling werkgeverscommissie De raad van de gemeente Delft; gelet op artikel 83, eerste lid, de artikelen 107 tot en met 107e, artikel 156 van de Gemeentewet en afdeling 10.1.2 van de Algemene wet bestuursrecht; besluit: 1. In artikel 3, lid 5 en lid 6 van het Reglement van Orde van de Raad wordt "het presidium" vervangen door "de werkgeverscommissie". 2. Een werkgeverscommissie in te stellen; 3. Aan het Reglement van Orde van de Raad een nieuw artikel 3a toe te voegen, luidend als volgt: artikel 3a De werkgeverscommissie 1. Aan de in artikel 3, leden 5 en 6, genoemde werkgeverscommissie worden de bevoegdheden gedelegeerd die rechtstreeks voortvloeien uit de Ambtenarenwet, de op deze wet gebaseerde en door de raad vastgestelde rechtspositionele voorschriften en de artikelen 107 tot en met 107e Gemeentewet, met uitzondering van de bevoegdheden als bedoeld in artikel 107, 107a, tweede lid, 107d, eerste lid en 107 e, eerste lid van de Gemeentewet; 2. De werkgeverscommissie wordt gevormd door de leden van het presidium als genoemd in het Reglement van Orde van de Raad, met dien verstande dat de burgemeester, die onderdeel uit maakt van het presidium, geen deel uitmaakt van de werkgeverscommissie, maar in die commissie adviseur is. 3. De taak en de werkwijze van de werkgeverscommissie wordt geregeld in de Verordening werkgeverscommissie. 4. vast te stellen de volgende 'Verordening werkgeverscommissie": Verordening werkgeverscommissie Artikel 1. Taken en bevoegdheden werkgeverscommissie 1. De werkgeverscommissie oefent het werkgeverschap uit ten aanzien van de griffier en de overige op de griffie werkzame ambtenaren, zoals die door de raad aan haar zijn gedelegeerd; 2. Tot de bevoegdheid van de werkgeverscommissie behoren ook de voorbereiding en uitvoering van de overige tot het werkgeverschap van de raad behorende besluiten en regelingen; 3. De werkgeverscommissie kan de aan haar overgedragen bevoegdheden ten aanzien van het griffiepersoneel mandateren aan de griffier. Artikel 2. Samenstelling werkgeverscommissie 1. De werkgeverscommissie bestaat uit de leden van het presidium, met uitzondering van de burgemeester. 2. De werkgeverscommissie wijst een voorzitter aan, bij voorkeur de plaatsvervangend voorzitter van de raad. 3. Het lidmaatschap van de werkgeverscommissie eindigt op het moment waarop het lid geen deel meer uitmaakt van het presidium. 4. De voorzitter van de raad is adviseur en eventueel informant van de werkgeverscommissie.
StukGR12-241 II pag.2. Artikel 3. Taken voorzitter De voorzitter draagt in ieder geval zorg voor: a. het tijdig en periodiek bijeenroepen van de werkgeverscommissie; b. het leiden van de vergaderingen; c. het doen naleven van deze verordening; d. het ondertekenen van de stukken en de besluiten die van deze commissie uitgaan, alsmede het zorg dragen voor de uitvoering van de besluiten van de werkgeverscommissie, e. het fungeren als schakel tussen de werkgeverscommissie en de griffier als eerstverantwoordelijke voor de personele en organisatorische zaken van de griffie. f. het samen met de plaatsvervangend voorzitter voeren van een jaarlijks functioneringsgesprek met de raadsgriffier. Artikel 4. Ondersteuning van de commissie De griffier of een door deze aan te wijzen functionaris staat de werkgeverscommissie terzijde, draagt zorg voor het secretariaat en maakt met het college of de secretaris afspraken over ondersteuning. Artikel 5. Besluitvorming 1. Besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen, uitgebracht door de leden zoals bedoeld in artikel 2; 2. Besluiten worden alleen genomen indien in de vergadering meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. Artikel 6. Verslaglegging De griffier draagt zorg voor het opstellen van een besluitenlijst van elke vergadering. De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering van de werkgeverscommissie definitief vastgesteld. Artikel 7. Beslotenheid van vergaderingen 1. De vergaderingen van de werkgeverscommissie worden in het belang als bedoeld in artikel 10, tweede lid, onder e of f van de Wet openbaarheid van bestuur in beslotenheid gehouden. 2. De agenda, de stukken en de besluitenlijst zijn openbaar, tenzij de werkgeverscommissie beslist dat op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, hierop of een deel daarvan geheimhouding moet worden gelegd. 3. Indien een raadslid de stukken als bedoeld in het tweede lid wil inzien, kan hij daartoe een verzoek indienen bij de voorzitter van de werkgeverscommissie. De voorzitter weigert een dergelijk verzoek slechts als sprake is van strijd met het openbaar belang. Het tweede lid is van overeenkomstige toepassing. Artikel 8. Vergaderfrequentie De werkgeverscommissie vergadert tenminste tweemaal per jaar en voorts zo vaak als door de voorzitter of één van de leden nodig wordt geacht. Artikel 9. Verantwoording De werkgeverscommissie brengt met inachtneming van het bepaalde in artikel 7, jaarlijks verslag uit aan de raad van haar werkzaamheden en bevindingen.
Stuk GR12-241 II pag. 3. Artikel 10. Onvoorziene omstandigheden In gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing ervan beslist de werkgeverscommissie op voorstel van de voorzitter. Artikel 11. Inwerkingtreding Dit besluit treedt in werking op de dag volgende op die van zijn bekendmaking. Artikel 12. Citeertitel Dit besluit kan worden aangehaald als 'Verordening werkgeverscommissie griffie'. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 28 juni 2012.,wnd.voorzitter. P. de Widt.griffier.
Stuk GR12-241 II pag. 4. B) Ontwerpbesluit delegatie werkgeverschap raad aan werkgeverscommissie De raad van de gemeente Delft; Gelezen het voorstel van het presidium van de gemeenteraad d.d 7 mei 2012; gelet op artikel 83, eerste lid, de artikelen 107 tot en met 107e, artikel 156 van de Gemeentewet en afdeling 10.1.2 van de Algemene wet bestuursrecht; gelet op het raadsbesluit d.d. 28 juni 2012 tot het instellen van een werkgeverscommissie; Besluit vast te stellen: Delegatiebesluit bevoegdheden van de gemeenteraad aan de werkgeverscommissie. Artikel 1 Aan de door de gemeenteraad ingestelde werkgeverscommissie de bevoegdheden te delegeren die rechtstreeks voortvloeien uit de Ambtenarenwet, de op deze wet gebaseerde en door de raad vastgestelde rechtspositionele voorschriften en de artikelen 107 tot en met 107e Gemeentewet, met uitzondering van de bevoegdheden als bedoeld in artikel 107 (benoemen, schorsen als disciplinaire maatregel en ontslaan van de griffier), 107a, tweede lid (instructie van de griffier), 107d, eerste lid (vervanging van de griffier) en 107e, eerste lid (vaststelling en wijziging van de organisatie van de griffie) van de Gemeentewet, behoudens het vaststellen en wijzigen van de arbeidsvoorwaardenregeling. Artikel 2 De in artikel 1 bedoelde werkgeverscommissie kan besluiten de in artikel 1 genoemde bevoegdheden, voor zover die betrekking hebben op de griffiemedewerkers met uitzondering van de griffier, en met uitzondering van de bevoegdheid tot het vaststellen en wijzigingen van de arbeidsvoorwaardenregeling, te mandateren aan de griffier. Artikel 3 1. De voorbereiding van de in artikel 1 bedoelde besluiten ten aanzien van de griffier die zijn voorbehouden aan de raad, wordt namens de raad uitgevoerd door de werkgeverscommissie. 2. Aan de voorzitter van de werkgeverscommissie wordt de bevoegdheid gemandateerd inzake het verlenen van vakantie en verlof aan de griffier. Artikel 4 Dit besluit treedt in werking op de dag volgende op die van zijn bekendmaking. Artikel 5 Dit besluit wordt aangehaald als 'Delegatiebesluit werkgeverschap raad'. Aldus vastgesteld in de openbare raadsv^adering van 28 juni 2012. P. de Wi,)rzitter. R.H. van Lu
Stuk GR12-241 II pag. 5. C) Ontwerpbesluit intrekking delegatie werkgeverstaken raad aan college De raad van de gemeente Delft; Gelezen het voorstel van het presidium van de gemeenteraad d.d. 7 mei 2012; gelet op artikel 83, eerste lid, de artikelen 107 tot en met 107e, artikel 156 van de Gemeentewet en afdeling 10.1.2 van de Algemene wet bestuursrecht; gelet op de raadsbesluiten d.d. 28 juni 2012 tot het instellen van een werkgeverscommissie en d.d. 28 juni 2012 tot het geven van bevoegdheden van de gemeenteraad aan de werkgeverscommissie; besluit vast te stellen het volgende Besluit intrekking delegatie werkgeverstaken raad aan college Artikel 1 Het besluit d.d. 26 juni 2003 inhoudende dat een deel van zijn werkgeversbevoegdheden ten aanzien van de griffier en de medewerkers van de griffie wordt gedelegeerd aan het college van burgemeester en wethouders wordt ingetrokken. Artikel 2 Dit besluit treedt in werking op de dag volgende op die van zijn bekendmaking Artikel 3 Dit besluit wordt aangehaald als 'Intrekking delegatiebesluit college' Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 28 juni 2012; P. de Widt.griffier.
Stuk GR12-241 II pag. 6. D) Besluit vaststelling arbeidsvoorwaardenregeling griffie De raad van de gemeente Delft; Gelezen het voorstel van het presidium van de gemeenteraad d.d. 7 mei 2012; gelet op de artikelen 107e, eerste lid, van de Gemeentewet en Titel III van de Ambtenarenwet; gelet op de raadsbesluiten d.d. 28 juni 2012 tot het instellen van een werkgeverscommissie en d.d. 28 juni 2012 tot het delegeren van bevoegdheden van de gemeenteraad aan de werkgeverscommissie en d.d. 28 juni 2012 tot het intrekken van het delegatiebesluit bevoegdheden college; besluit vast te stellen het volgende Besluit vaststelling arbeidsvoorwaardenregeling griffie Artikel 1 De arbeidsvoorwaardenregeling (Collectieve arbeidsvoorwaardenregeling, Uitwerkingsregeling rechtspositie, Nadere uitwerkingsregeling rechtspositie en Beleidsregels) van de gemeente Delft, d.d. 24 november 1994, laatstelijk gewijzigd d.d. 16 augustus 2011, over te nemen en vast te stellen ten behoeve van de griffier en de medewerkers van de griffie. Artikel 2 Aanvullend op het in artikel 1 bepaalde geldt, dat de regeling openbaarmaking nevenfuncties topambtenaren, neergelegd in artikel 15:1e:2:1, ook geldt voor de griffier. Artikel 3 De griffie moet voor wat betreft de medezeggenschap op grond van de Wet op de ondernemingsraden worden beschouwd als onderdeel van de 'onderneming gemeente Delft', in verband waarmee de bij de gemeente Delft ingestelde ondernemingsraad ook de in de Wet op de ondernemingsraden neergelegde bevoegdheden heeft ten aanzien van de griffie. Artikel 4 Dit besluit treedt in werking op de dag volgende op die van zijn bekendmaking Artikel 5 Dit besluit wordt aangehaald als 'Arbeidsvoorwaardenregeling griffie gemeente Delft' Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 28 juni 2012; P. de Wid
StukGR12-241 II pag.7. E) MANDAATBESLUIT De werkgeverscommissie van de gemeente Delft; Gelet op het bepaalde in artikel 2 van het besluit Delegatiebesluit werkgeverschap raad; besluit Artikel 1 1. Aan de griffier worden de bevoegdheden gemandateerd inzake de in artikel 1 van het besluit Delegatie werkgeverschap genoemde bevoegdheden voor de griffiemedewerkers. 2. Besluiten ten aanzien van de medewerkers van de griffie inzake aanstelling, overplaatsing, schorsing en ontslag neemt de griffier na overleg met de werkgeverscommissie. Artikel 2 In voorkomende gevallen zal de griffier (mede) als bestuurder optreden in de overlegvergaderingen als bedoeld in de Wet op de ondernemingsraden. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 28 juni 2012.,wnd.voorzitter. P. d.griffier.