Gebruikersgids GC Bandi

Gebruikersgids GC Bandi Laatst bijgewerkt 15-04--2009 Deze gebruikersgids heeft als doel alle informatie omtrent het gebruik van (één van de lokalen van) gemeenschapscentrum Bandi op een bevattelijke en klantvriendelijke manier toe te lichten. Hij is bedoeld voor verenigingen of particulieren die de zaal huren of wensen te huren. Het eerste deel van deze gids bevat informatie voor de toekomstige huurder: een beschrijving van de infrastructuur en de uitrusting van het gemeenschapscentrum, de huurtarieven en de reservatieprocedure. Het tweede deel geeft je alle praktische informatie voor het organiseren van activiteiten in het gemeenschapscentrum (verwarming, verlichting, schoonmaak) en de bepalingen waaraan huurders zich moeten houden. In bijlage vind je tenslotte nog inlichtingen over de vereiste vergoedingen, vergunningen en verzekeringen bij de organisatie van evenementen, een handige checklist bij het achterlaten van de zaal voor toekomstige huurders en een wegbeschrijving. We streven in deze gebruikersgids naar zo volledig mogelijke informatie over het gebruik van het gemeenschapscentrum. Bestaat er toch nog onduidelijkheid over één of meer aspecten van de zaal? Geef een seintje aan de infodienst, en wij vullen deze gids verder aan. Namens het Gemeentebestuur Melle

I. Informatie voor de toekomstige huurder BESCHRIJVING VAN DE INFRASTRUCTUUR [invoegen: foto s buiten] Zaal Bandi is opgedeeld in vier delen: de grote polyvalente zaal met kleedkamers, een keuken met eetplaats, de foyer met bar en twee vergaderlokalen. Deze zijn samen en afzonderlijk te huur. Bij het gemeenschapscentrum hoort eveneens een ruime parking. 1 Grondplan GC Bandi 2

1. Grote polyvalente zaal Geschikt voor? -podiumactiviteiten -tentoonstellingen -eetfestijnen -fuiven etc. Capaciteit Totale oppervlakte: 42,3 m x 24,3 m = 1027 m² De zaal kan worden aangekleed met zwarte wanddoeken op rails (cyclorama). Nuttige oppervlakte binnen het cyclorama: 39m x 21m = 819 m². De zaal kan mits vergoeding aangerekend voor de personeelskosten - visueel verkleind worden aan de hand van scheidingsdoeken. De maximum toegelaten capaciteit van het complex is 590 personen. Uitrusting -25 podiumelementen van 2m x 1m, hoogte 80 cm -120 rode stoelen -hoogtewerker Genie-Lift -transpalet -standaard belichting: Halogeenverlichting met drukknoppen Oranje dimlicht en wit frontlicht, te bedienen met lichtpaneel Elation (48 kanalen) -3 kleedkamers met telkens een spiegel, wastafel, douche, tafel en 2 stoelen Technische fiche -zwarte polyurethaan vloer -lichtplafond: standaard buizenplafond op 6,3 m hoogte -leveringspoort (3,25 m breed, 3,65 m hoog) -ruim voldoende stroomaansluitingen aan de 4 kanten van de zaal 3

2. Eetplaats met keuken Geschikt voor? -etentjes -vergaderingen Capaciteit De eetplaats beschikt over 20 zitplaatsen. Uitrusting Keuken -kookplaat met 4 pits op aardgas -diepvriezer -stoomoven (handleiding vind je in de keuken) -afwasmachine -borden Uitrusting Eetplaats -20 groene stoelen, 6 barkrukken en 4 tafels -toog met spoelbak en 2 frigo s -divers assortiment glazen -waterkoker -koffiezetapparaat 4

3. Foyer met bar Geschikt voor? -recepties -vergaderingen -drankgelegenheid bij activiteiten in de grote zaal Capaciteit De foyer beschikt over 46 zitplaatsen, staand biedt de foyer plaats aan ca. 100 personen Uitrusting -46 stoelen -12 rechthoekige tafels en 3 ronde tafels -toog met 3 frigo s -divers assortiment glazen -stereo-installatie met cd- en cassettespeler en radio 4. Vergaderlokalen Deze lokalen zijn voorlopig nog niet in gebruik. 5

DE HUURTARIEVEN VOOR DE VERSCHILLENDE ZALEN EN LOKALEN VAN GC BANDI De huurtarieven maken een onderscheid op basis van verschillende criteria: welk lokaal je wanneer huurt, de aard van de gebruiker en de aard van de activiteit. GEBRUIKER: voor verenigingen die zijn aangesloten bij een Melse adviesraad is het gebruik van de meeste lokalen gratis, andere verenigingen en particulieren betalen meer. AARD VAN DE ACTIVITEIT: Bij de huur van de grote zaal wordt eveneens een onderscheid gemaakt tussen commerciële en niet-commerciële activiteiten. TIJDSTIP VAN DE ACTIVITEIT: Er gelden een aantal kortingsformules voor huurperiodes langer dan 1 dag en voor huur op weekdagen (van maandag tot en met donderdag). Huurtarieven GC Bandi Aard van de gebruiker Aangesloten Verenigingen* Andere verenigingen Particulieren Grote zaal (incl. kleedkamers en foyer) voor nietcommerciële activiteiten* Grote zaal (incl. kleedkamers en foyer) voor commerciële activiteiten* 0 500 1000 250 500 1000 Foyer met bar 0 100 100 Klaarzetten grote zaal door gemeentelijke diensten (podium, wanddoeken, belichting) voor nietcommerciële activiteiten Klaarzetten grote zaal door gemeentelijke diensten (podium, wanddoeken, belichting) voor commerciële activiteiten 0 100 200 50 100 200 Eetplaats met keuken 50 75 125 Vergaderzaal 0 25 50 *Verenigingen aangesloten bij een Melse adviesraad voor cultuur, jeugd, sport, gezin of ontwikkelingssamenwerking Voor de huur van de grote zaal van vrijdag 12u tot maandag 12u geldt een speciaal weekendtarief, gelijk aan anderhalve maal het dagtarief. Voor alle lokalen gelden bovendien volgende kortingen: Bij het huren van twee of meer opeenvolgende dagen wordt vanaf de tweede dag een korting van 50% op de huurprijs verleend. Bij het huren van maandag tot en met donderdag wordt een midweekkorting van 20% verleend. De gebruiksvergoeding geeft recht op het gebruik van de ruimte en de bijhorende uitrusting op de gereserveerde dag en tijdstip en de energiekosten voor normaal gebruik. Wanneer wij vaststellen dat er kwistig met energie wordt omgesprongen, 6

RESERVATIE EN ANNULATIE A.1 Hoe een zaal of lokaal reserveren? Om een lokaal of zaal te reserveren, vul je een aanvraagformulier in dat je bezorgt aan de gemeentelijke infodienst. Het aanvraagformulier vermeldt de contactgegevens van de aanvrager, welk lokaal je wanneer nodig hebt en een korte omschrijving van de activiteit. Op basis van het aanvraagformulier gaat de infodienst na of de gewenste lokaal nog vrij is op het gevraagde tijdstip. Er wordt een gebruikersovereenkomst opgemaakt die datum, lokaal en huurprijs vermeldt. Na ontvangst van de gebruikersovereenkomst schrijf je de huurprijs binnen de 14 kalenderdagen over op rekeningnummer 091-0003088-13, waarna je reservatie definitief is. A.2. Wat zijn de verschillende aanvraagtermijnen? Alle zalen kunnen maximum 3 maanden vooraf gereserveerd worden door particulieren en niet-melse verenigingen Verenigingen die zijn aangesloten bij een Melse adviesraad kunnen de zaal 13 maanden vooraf aanvragen. A.3. Afhalen en terugbrengen van de sleutel(s) Je kan de sleutel(s) van de gereserveerde lokalen afhalen op de laatste werkdag vóór de dag waarop je een lokaal reserveerde. In overleg met de infodienst kan de sleutel ook vroeger worden afgehaald. Let wel: vrijdagnamiddag vanaf 12u45 zijn de gemeentelijke diensten gesloten! Je levert de sleutel(s) in bij de infodienst uiterlijk de eerste werkdag na afloop van de activiteit. Buiten de openingsuren van de gemeentelijke diensten kan je de sleutel(s) altijd in de brievenbus van het gemeentehuis droppen. A.4. Hoe een gereserveerd lokaal annuleren? Wanneer je de reservatie van een lokaal wenst te annuleren, neem je zo snel mogelijk contact op met de gemeentelijke infodienst. Tot een maand voor het gereserveerde tijdstip wordt de huurprijs teruggestort, bij annulatie minder dan een maand vooraf blijft de huurprijs verschuldigd. In geval van het niet doorgaan van een activiteit door overmacht kan het college van burgemeester en schepenen beslissen de huurprijs toch terug te betalen 7

II. Informatie voor de huurder VERWARMING EN VERLICHTING 1. Verwarming De thermostaat van alle lokalen in het GC met uitzondering van de grote polyvalente zaal vind je in het onthaallokaal. De grote polyvalente zaal wordt verwarmd met heteluchtblazers. De warmteregelaar vind je in het midden van de lange binnenwand links in de zaal. De sterkte van de blazers regel je met de schakelaar aan de korte binnenwand vooraan in de zaal. Om storende geluiden tijdens de activiteit te vermijden, zorg je er best voor dat de zaal vooraf volledig verwarmd is. Dit duurt ca. twee uur. Spring zuinig om met energie! -Let op dat beide thermostaten op 0 staan bij het verlaten van de zaal. -Laat deuren en poorten niet openstaan terwijl de verwarming brandt. -Schakel de verwarming uit in lokalen die niet gebruikt worden. 2. Verlichting Grote zaal De grote zaal wordt op twee manieren verlicht: door TL-lampen en door spots. De TL-verlichting is bedoeld voor het klaarzetten, afbouwen en schoonmaken van de zaal. De buislampen aan de zijmuren en aan het plafond schakel je in en uit door drukknoppen, die zich aan de ingangen van de zaal bevinden. De zaalspots worden bediend aan de hand van een lichtpaneel. 8

1. Steek de stekker in het stopcontact. 2. Druk op de knop Full-On rechts onderaan. 3. Controleer of schuifschakelaars Master beiden onderaan staan 4. De sterkte van de spots regel je door de onderste rij faders (Preset B) omhoog te schuiven: Spots zaallicht Fader Hele zaal 1 Voorkant zaal 2 Achterkant zaal 3 Midden zaal 4 Spots frontlicht vooraan (vlnr) Frontlicht alles 5 Fresnel 2 kw 6 Fresnel 2 kw 7 Fresnel 2 kw 8 Fresnel 2 kw 9 Fresnel 2 kw 10 Spots frontlicht midden zaal (vlnr) Frontlicht alles 11 Fresnel 2 kw 12 Fresnel 2 kw 13 Fresnel 2 kw 14 Fresnel 2 kw 15 Fresnel 2 kw 16 5. Om de spots weer uit te schakelen zet je alle faders uit, en haal je de stekker opnieuw uit het stopcontact. 3. Verlichting Parking De schakelaars voor het aansteken van de verlichting op de parking vind je in het onthaallokaal. Let op dat je de verlichting weer uitschakelt bij het verlaten van het centrum! 9

BELANGRIJKE AFSPRAKEN EN VEILIGHEIDSMAATREGELEN Het gebruikersreglement voor alle gemeentelijke (socio-) culturele zalen goedgekeurd door de gemeenteraad van 16 februari 2009, legt een aantal zaken vast waaraan huurders zich moeten houden. Het naleven van de afspraken die hierin vastgelegd worden, Schoonmaken van de zaal Gebruikers staan zelf in voor de schoonmaak van de gehuurde lokalen. Het staat iedereen uiteraard vrij een poetsfirma naar keuze in te schakelen, mits de schoonmaak binnen de aangevraagde huurperiode valt. Poetsmateriaal vind je in het berghok aan het einde van de gang links. Voor schoonmaakproducten en vuilniszakken dien je zelf te zorgen! Onder schoonmaak van de zaal wordt verstaan: Grondig vegen en dweilen van de gehuurde delen, inclusief de toiletten Het netjes achterlaten van de parking (peuken, afval) Het verwijderen van eigen materiaal en vuilnis Het afwassen en schoonmaken van het gebruikte materiaal (bar, spoelbakken, keukengerei etc) Het weer opbergen van het poetsmateriaal Na het schoonmaken van de gebruikte ruimte(s) dien je de vaste zaalschikking te respecteren. Alle meubilair moet met andere woorden op de oorspronkelijke plaats te worden teruggeplaatst. De zaalschikking vind je op de plattegronden in de infokast aan het onthaal. Let op dat de zwarte wanddoeken droog blijven bij het poetsen van de grote zaal! Wanneer je dweilt, hang je de wanddoeken daarom op de podiumelementen zoals afgebeeld op de foto.! Voor meer info: zie de checklist achteraan deze gebruikersgids. 10

Veiligheidsmaatregelen Alle nooduitgangen dienen ten allen tijde vrijgehouden te worden. Let er bij het gebruik van de zwarte doeken in de grote zaal op, dat de openingen naar de nooduitgangen gericht zijn! De noodverlichting mag nooit uitgeschakeld worden. De zaal moet steeds bereikbaar zijn voor de hulpdiensten. Let er dus op dat voertuigen de doorgang niet verhinderen, en dat het toegangshek geopend is. Verbodsbepalingen In GC Bandi geldt een algemeen rookverbond. Dit betekent dat er enkel buiten op de parking gerookt mag worden! Het gebruik van open vuur (kaarsen, olielampen, gasbranders en dergelijke) is ten strengste verboden. Het beplakken, benagelen of beschilderen van muren of ramen is niet toegelaten. Publiciteit mag opgehangen worden op de daartoe voorziene prikborden in eetplaats en foyer. Het overschrijden van de geluidsnormen en het schenken van sterke dranken is verboden, tenzij het College van Burgemeester en Schepenen hier vooraf schriftelijke toestemming voor heeft verleend. Vraag uitzonderingen tijdig aan! (Voor meer informatie: zie addendum) BELANGRIJK! Respecteer de buurtbewoners bij het verlaten van de zaal. Vermijd overlast door het geluidsvolume op de parking en in de straat te beperken en alle afval na afloop van een activiteit te verzamelen. 11

ADDENDUM A: VERGOEDINGEN, VERGUNNINGEN EN VERZEKERINGEN BIJ HET ORGANISEREN VAN ACTIVITEITEN 1. Vergoedingen SABAM Voor alle activiteiten of evenementen die gebruik maken van muziek (optredens, achtergrondmuziek etc), is een auteursrechterlijke vergoeding verschuldigd aan SABAM. Een aanvraag dient ten laatste 10 dagen voor de aanvang van een activiteit ingediend te worden bij het plaatselijke inningskantoor. Voor Melle is dit Gent (tel. 09/221 52 76). Alle informatie vind je terug op www.sabam.be. Hier kan je ook de tarieven vooraf berekenen. Billijke vergoeding De billijke vergoeding is de vergoeding die je betaalt voor het publieke gebruik van het muziekrepertoire van uitvoerende artiesten en muziekproducenten. Billijke vergoeding betaal je nooit voor een live optreden. Voor activiteiten in de GC Bandi neemt de gemeente de vergoeding voor haar rekening. Hier hoef je dus geen rekening mee te houden. 2. Vergunningen en toelatingen Geluidshinder Voor activiteiten met elektronisch versterkte muziek hangen de geluidsnormen af van de infrastructuur. Bij infrastructuur die beschikt over een milieuvergunning, bepaalt de indeling de geluidsnormen. Aangezien GC Bandi niet beschikt over een vergunning, gelden de volgende bepalingen: -het maximale geluidsniveau van de muziek mag niet hoger zijn dan 90 decibel -het geluid in de buurt mag niet hoger zijn dan 5 dba boven het achtergrondgeluidsniveau indien dit lager is dan 30 dba; 354 dba indien het achtergrondsgeluidsniveau tussen 30 en 35 dba ligt; het achtergrondgeluidsniveau indien dit hoger is dan 35 dba. Er kan evenwel een uitzondering worden toegestaan als het gaat om kermissen, carnavals, muziekfestivals, fuiven en andere bijzondere feesten. Deze uitzondering dient vooraf schriftelijk aangevraagd te worden bij het college van burgemeester en schepenen. Drankvergunning De vergunning voor gelegenheidsslijterijen, beter bekend als de tapvergunning, werd op 16 december 2005 afgeschaft. Voor het schenken van niet-sterke alcoholische dranken zoals bier of wijn is dus geen vergunning meer nodig. Voor het schenken van sterkedrank is eveneens geen vergunning meer nodig, wel is een toelating van het college van burgemeester en schepenen vereist. Deze kan schriftelijk worden aangevraagd bij het gemeentebestuur. 3. Verzekeringen Volgende verzekeringen zijn niet verplicht bij de organisatie van activiteiten, wel kunnen zij heel wat problemen achteraf helpen voorkomen. 12

Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid Deze polis dekt schade die door een onvoorzichtigheid, nalatigheid of fout van één of meer vrijwillige medewerkers werd toegebracht aan derden. In veel gevallen wordt deze polis immers niet of onvoldoende gedekt door de klassieke familiale verzekering van de vrijwilligers. Verzekering tegen lichamelijke ongevallen van vrijwilligers Deze verzekering is het meest nodig voor organisaties met een vrij actieve en permanente werking of activiteiten met een hoog risicogehalte. Verzekering contractuele aansprakelijkheid De tijdens een activiteit veroorzaakte schade aan een lokaal die niet door de brandverzekering gedekt wordt, kan je verzekeren via een polis contractuele aansprakelijkheid. Verzekering tijdelijke activiteiten Deze polis combineert meestal 3 verzekeringen: verzekering burgerlijke aansprakelijkheid, verzekering rechtsbijstand en verzekering tegen lichamelijke ongevallen. Voor meer informatie neem je best contact op met je verzekeringsmakelaar. 13

ADDENDUM B: CHECKLIST BIJ HET ACHTERLATEN VAN DE ZAAL Volgende zaken moeten in orde zijn bij het verlaten van de zaal en/of lokalen. Denk erom dat ook na jou de zaal nog wordt verhuurd: door het naleven van deze richtlijnen kan ook de volgende gebruiker terecht in een schone zaal. 1. Grote zaal Eigen materiaal is verwijderd Vloer is grondig schoongemaakt (vlekken, kauwgom, tape etc. verwijderd) Toiletten werden schoongemaakt en afvalbakjes geledigd Al het afval is verwijderd Wanddoeken werden opengetrokken Materiaal (stoelen, spots, podiumelementen) staat op de voorziene plaats Lichtpaneel is uitgeschakeld en de stekker is uit het stopcontact Verwarming en verlichting is uitgeschakeld Alle deuren zijn gesloten 2. Kleedkamers Eigen materiaal is verwijderd Vloer is grondig schoongemaakt Douches werden grondig gepoetst Al het afval is verwijderd Materiaal (stoelen, tafels) staat op de voorziene plaats Verwarming en verlichting is uitgeschakeld Alle deuren zijn gesloten 3. Foyer Eigen materiaal is verwijderd Vloer is grondig schoongemaakt Toog, spoelbak en frigo s werden grondig gepoetst Toiletten werden schoongemaakt en afvalbakjes geledigd Al het afval is verwijderd Materiaal (stoelen, tafels, stereo) staat op de voorziene plaats Verwarming en verlichting is uitgeschakeld Alle deuren zijn gesloten 14

4. Eetplaats en keuken Eigen materiaal is verwijderd Vloer is grondig schoongemaakt Toog, spoelbak en frigo s werden grondig gepoetst Gebruikt keukenmateriaal werd afgewassen en teruggeplaatst Koffiezetapparaat werd schoongemaakt en filters verwijderd Vaatwasmachine is leeggemaakt Al het afval is verwijderd Stoelen en tafels staan op de voorziene plaats (tafels centraal, stoelen rondom) Verwarming en verlichting is uitgeschakeld Alle deuren zijn gesloten 5. Parking Verlichting is uitgeschakeld Peuken werden verwijderd Toegangshek is gesloten 15