REGIONAAL BEDRIJFSLEVENPROGRAMMA (FED/2011/260-647) RICHTLIJNEN & PROCEDURES VOOR DE DIRECTE STEUNREGELING REGULIERE PROCEDURES Uitnodiging tot het indienen van voorstellen: Nummer EDF10-14-01 Datum van bekendmaking: Januari 17, 2014 Sluitingsdatum: Maart 7, 2014, om 16.30 u. (lokale tijd in Barbados) 25 november 2013 versie 4.0 bladzijde 1/10
1.0 DOEL VAN DE DIRECTE STEUNREGELING Het Caribisch Agentschap voor Exportontwikkeling (Caribbean Export) is de regionale organisatie voor de bevordering van exportontwikkeling, handel en investeringen van het Forum van de Caribische Groep van Staten in Afrika, het Caribisch Gebied en de Stille Oceaan (CARIFORUM). Caribbean Export wordt ook gefinancierd uit het 10 de Europese Ontwikkelingsfonds (EDF), in het kader waarvan het Agentschap verantwoordelijk is voor het implementeren van het Regionaal Bedrijfslevenprogramma (RPSDP). Het overkoepelend doel van het 10 de EDF Regionaal Bedrijfslevenprogramma is bij te dragen aan de geleidelijke integratie van CARIFORUM-landen (Antigua en Barbuda, Bahama's, Barbados, Belize, Dominica, Dominicaanse Republiek, Grenada, Guyana, Haïti, Jamaica, St. Kitts en Nevis, St. Lucia, St. Vincent en de Grenadines, Suriname en Trinidad en Tobago) in de wereldeconomie en aan de vergroting van regionale economische groei en bij uitbreiding, aan de bestrijding van armoede. Een specifiek doel van het programma is het vergroten van de concurrentiekracht en het bevorderen van vernieuwing in de private sector van CARIFORUMlanden en de Directe Steunregeling (DAGS) is een van de mechanismen die Caribbean Export zal aanwenden om dit te vergemakkelijken. Het doel van de Directe Steunregeling is: het openen van nieuwe markten; vergroten van export naar de Caribische regio en/of andere internationale markten; het verlagen van productiekosten; het identificeren van nieuwe bronnen voor de toevoer van grondstoffen of andere goederen in een productieproces; het garanderen van productiviteit door middel van training en ontwikkeling van het personeel; het faciliteren van de bescherming van handelsmerk, intellectuele eigendom en auteursrecht; het reduceren van milieu-effecten; het benutten van de voordelen van de Economische Partnerschapsovereenkomst (EPA) tussen het CARIFORUM en de Europese Unie, de CARICOM Interne Markt & Economie (CSME), de Vrijhandelsovereenkomst tussen CARICOM en de Dominicaanse Republiek, of andere bilaterale of multilaterale regelingen ondertekend door de Regio binnen de Regio of met partners uit de Staten in Afrika, het Caribisch Gebied en de Stille Oceaan (ACP) of de Europese Unie (EU); het aanmoedigen van intraregionale samenwerking met het doel de productiviteit te vergroten en te profiteren van schaalvoordelen; het bevorderen van programma's die van grote invloed zullen zijn op onderontwikkelde gebieden of achtergebleven sectoren binnen de Regio (bijv. ontwikkeling landelijke gebieden en gender). 25 november 2013 versie 4.0 bladzijde 2/10
2.0 ONTVANKELIJKHEIDSCRITERIA 2.1 Criteria waaraan indieners moeten voldoen om in aanmerking te komen: Wie kan een aanvraag indienen Om in aanmerking te komen voor een subsidie, moet de indiener: i. een bedrijf zijn (namelijk een instantie, persoon of onderneming) rechtsgeldig ingeschreven en actief in een CARIFORUM-lidstaat; OF een in een CARIFORUM-lidstaat rechtsgeldig ingeschreven organisatie voor bedrijfsondersteuning (BSO) 1 zijn welke activiteiten onderneemt in partnerschap met ten minste twee (2) particuliere bedrijven; ii. iii. iv. een bedrijf zijn met bedrijfsactiviteiten en handelend voor ten minste twee (2) jaar, wat moet worden aangetoond met de jaarrekeningen/financiële administratie over de laatste twee jaar (geen beginnende onderneming); in staat zijn in het begin zijn projecten volledig te financieren en in stand te houden; dit betekent dat 100% financiering beschikbaar is vóór de aanvang van het project; en exporteren of zijn vermogen tot het exporteren van goederen en diensten aantonen. 2.2 In aanmerking komende projecten/kosten Op de hieronder genoemde gebieden kan financiering worden verkregen (deze lijst is slechts bedoeld als richtsnoer en is niet volledig): Modernisering van de installaties Standaarden/certificering/regelgeving voor voedselveiligheid Onderzoek, Ontwikkeling en Vernieuwing Adviesdiensten Ontwikkeling van producten en diensten Marketingdiensten en -activiteiten (bijv. participatie in jaarbeurzen, handelsmissies en marktactiviteiten) 1 Een coöperatieve vennootschap, handelsorganisatie, kamer van koophandel, industriële ontwikkelingsonderneming, andere organisatie voor bedrijfsondersteuning; 25 november 2013 versie 4.0 bladzijde 3/10
Kwaliteits- en milieusystemen Reclamemateriaal (bijv. brochures, catalogi, cd's en video's) Trainingsprogramma's Uitvoering van IT-oplossingen (bijv. websites, e-handel en multimedia) Marktonderzoek en toetsen Verpakking, ontwerp Activiteiten betreffende intellectueel eigendom (bijv. registratie van merken en octrooien) 2.3 Niet in aanmerking komende projecten/kosten De volgende soorten van projecten zijn niet subsidiabel: - Individuele sponsoring voor deelname in workshops, seminars, conferenties, congressen - Individuele beurzen voor studie of opleidingscursussen - Aanschaffing van motorvoertuigen - Schulden en voorzieningen voor verliezen of debiteuren - Verschuldigde rente - Posten die al gefinancierd worden in ander verband - Aankoop van grond of gebouwen, behalve indien nodig voor de directe implementatie van het project, in welk geval de eigendom moet worden overgedragen aan de eindbegunstigden en/of lokale partners, ten laatste rond het eind van het project - Koersverliezen - Belastingen, waaronder BTW, tenzij de Begunstigde (of de partners van de Begunstigde) deze niet kan terugvorderen en de toepasbare voorschriften dekking van belastingen niet verbieden - Kredieten aan derden - Tussentijdse financieringskosten - Bereidverklaringsprovisies - Bijdragen in natura 2 2.4. Beschikbare financiering: Alle geldmiddelen welke worden toegekend ingevolge het programma betreffende directe steun, reguliere procedure, moeten vallen binnen de volgende bedragen: Minimumbedrag: 5.000 Maximumbedrag: 30.000 2 Alle bijdragen in natura gedaan door de Begunstigde of de partners van de Begunstigde betreffen bijdragen die een geldswaarde hebben maar geen werkelijke uitgaven vertegenwoordigen en geen subsidiabele kosten zijn. 25 november 2013 versie 4.0 bladzijde 4/10
De subsidie in het kader van de directe steunregeling mag niet meer zijn dan 70% ( 30.000) van de totale projectkosten. Het project moet worden gefinancierd uit de eigen financiële middelen van de indiener of zijn partners, of uit andere bronnen van financiering waaronder inbegrepen de donorgemeenschap. 2.5 Duur van subsidiecontract: De periode voor uitvoering van het project is ten hoogste zes (6) maanden vanaf de ondertekening van het Subsidiecontract. Er wordt geen verlenging verleend aan begunstigden. Alle voorgestelde projectactiviteiten moeten binnen de periode van zes (6) maanden worden voltooid. 3.0 HOE EEN AANVRAAG TE DOEN & SLUITINGSDATUM VOOR AANVRAGEN 3.1 Waar een aanvraagformulier te verkrijgen Aanvragen moeten worden ingediend op het aanvraagformulier voor Reguliere Procedures. Het aanvraagformulier kan worden gedownload van de website van Caribbean Export op www.carib-export.com 3.2 Hoe een aanvraag te doen I. Een indiener mag een (1) voorstel/aanvraagformulier voor deze uitnodiging indienen. II. III. Aanvragen kunnen ALLEEN worden ingediend via het speciale e-mailadres dags@caribexport.com. Dit e-mailadres is slechts geldig voor de duur van de Uitnodiging tot het indienen van voorstellen. Alle aanvragen moeten zijn ingediend uiterlijk op de aangegeven sluitingsdatum van Maart 7, 2014, om 16.30u. (lokale tijd in Barbados). Aanvragen die in 'hard copy' worden ingediend of persoonlijk worden bezorgd, worden niet geaccepteerd. Aanvragen ingediend via het aangegeven e-mailadres (dags@carib-export.com) mogen een geheugencapaciteit van 20Mb niet overschrijden. Dit omvat tevens de vereiste onderliggende stukken behorende bij het aanvraagformulier: Bewijs van inschrijving in het handelsregister of kopie van de Oprichtingsakte. Kopie van de meest recente financiële overzichten (resultatenrekening, winst- en verliesrekening, balans) gecontroleerd of niet gecontroleerd, over twee boekjaren, van de indiener (of leidende organisatie). Toelichtende financiële bescheiden zoals leningen, depositocertificaten, additionele bankafschriften, enz. IV. Aanvragen en onderliggende stukken moeten worden ingediend in Microsoft Word, Microsoft Excel of Portable Document Format (PDF). V. Aanvragen moeten ENKEL tekst bevatten en GEEN afbeeldingen of video's. 25 november 2013 versie 4.0 bladzijde 5/10
VI. VII. VIII. IX. Aanvragen kunnen worden ingediend in welke ook van de vier (4) talen (nl. Engels, Frans, Spaans of Nederlands). Aanvragen ingediend in het Frans, Spaans of Nederlands worden door het Caribisch Regionaal Instituut voor Informatie en Vertalingen (Caribbean Regional Information and Translation Institute, CRITI) naar het Engels vertaald voor hun evaluatie door de Beoordelingscommissie. Indieners moeten zich ervan overtuigen dat ze het juiste aanvraagformulier (de juiste aanvraagformulieren) gebruiken voor de actuele Uitnodiging voor de indiening van voorstellen (CFP) beschikbaar op de website van Caribbean Export. Alle andere varianten op de aanvraag zullen ongeldig worden verklaard. Indieners moeten zich ervan vergewissen dat Onderdeel 5 Verklaring van de Indiener op het Aanvraagformulier is ondertekend door de indiener, gescand en geüpload samen met het ingevulde aanvraagformulier. Aanvraagformulieren die niet naar behoren ondertekend zijn, worden niet in behandeling genomen. Indieners zullen een automatisch e-mailbericht ontvangen van Caribbean Export ter bevestiging van de datum en de tijd waarop de aanvraag is ontvangen. X. Indieners die geen automatisch e-mailbericht ontvangen van Caribbean Export ter bevestiging van de ontvangst van de ingediende aanvraag, dienen binnen 24 uur contact te maken met Seon Levius of Jermain Hinds van de IT Unit van Caribbean Export op telefoonnummer (246) 436 0578 tijdens kantooruren (namelijk maandag tot vrijdag, 8.30-16.30u.) om andere instructies te krijgen voor het indienen van hun aanvraag per e-mail. Indieners die een niet-bezorgd e-mail ontvangen van Caribbean Export, dienen contact te maken met de IT Unit alsook het betreffende niet-bezorgd e-mailbericht dat ze hebben ontvangen, te verschaffen. Let wel: Caribbean Export kan personen die problemen ondervinden bij het indienen van hun aanvragen per e-mail op de laatste dag van de Uitnodiging of de sluitingsdatum, geen reactie garanderen. Aanvragen ingediend na de sluitingsdatum worden niet geaccepteerd. Indieners die verzuimen contact te maken met Seon Levius of Jermain Hinds van de IT Unit van Caribbean Export op telefoonnummer (246) 436 0578 om hen op de hoogte te stellen van hun problemen bij het indienen van hun aanvragen en het rechttrekken van de kwestie vóór de vastgestelde sluitingsdatum van de Uitnodiging, zullen worden afgewezen. XI. XII. De door de indiener verstrekte informatie wordt op vertrouwelijke wijze behandeld. Caribbean Export behoudt zich het recht voor een zorgvuldig onderzoek uit te voeren van alle ontvangen aanvragen. Dit zorgvuldig onderzoek zal worden uitgevoerd door Caribbean Export en/of een partnerorganisatie voor bedrijfsondersteuning in het land waar de indiener gedomicilieerd is voor het natrekken van de nauwkeurigheid van hun voorstel en/of de legitimiteit van hun bedrijf. Aanvragen welke geacht worden onnauwkeurige/misleidende informatie te bevatten, worden afgewezen en de 25 november 2013 versie 4.0 bladzijde 6/10
betreffende indieners zullen worden uitgesloten van het indienen van nieuwe aanvragen bij het programma voor een periode van vijf (5) jaar. XIII. Het niet indienen van de vereiste onderliggende documentatie zal tot gevolg hebben dat de aanvraag wordt afgewezen. 3.3 Sluitingsdatum voor ontvangst van aanvragen De sluitingsdatum voor deze Uitnodiging is Maart 7, 2014, om 16.30 u. (lokale tijd in Barbados). Aanvragen moeten worden ingediend via het speciale e-mailadres dags@carib-export.com op of vóór de sluitingsdatum als vermeld voor de Uitnodiging. Dit e-mailadres is slechts geldig voor de duur van de Uitnodiging tot het indienen van voorstellen (datum van bekendmaking tot en met sluitingsdatum). Aanvragen ingediend na de sluitingsdatum worden niet geaccepteerd. Indieners dienen zich strikt te houden aan de sluitingsdatum vastgesteld voor de indiening. 3.4 Nadere informatie omtrent aanvragen Nadere informatie over de Directe Steunregeling kan worden verkregen door contact te maken met Caribbean Export op dagsinfo@carib-export.com. Alle vragen moeten worden gestuurd naar dit e-mailadres. Vragen gesteld via de telefoon of gestuurd naar het e-mailadres van een bepaald staflid van Caribbean Export, worden niet in behandeling genomen. Vragen mogen per e-mail worden gestuurd naar dagsinfo@carib-export.com tot tien (10) dagen vóór de sluitingsdatum voor de indiening van aanvragen. Caribbean Export is niet verplicht toelichting te geven op vragen die na die datum worden ontvangen. Antwoorden worden tot uiterlijk zes (6) dagen vóór de sluitingsdatum voor de indiening van aanvragen verstrekt. Er worden geen individuele reacties gegeven op vragen. Alle relevante vragen worden samen met de antwoorden gepubliceerd op de website van Caribbean Export op http://www.caribexport.com/grants/faqs/. Het verdient derhalve aanbeveling de bovengenoemde website regelmatig te raadplegen om op de hoogte te blijven van de gepubliceerde vragen en antwoorden. 4.0 BEOORDELING & SELECTIE VAN AANVRAGEN 25 november 2013 versie 4.0 bladzijde 7/10
4.1 Duur van het beoordelingsproces Het beoordelingsproces duurt vijfenzestig (65) dagen en vangt aan op de eerstvolgende werkdag na de sluitingsdatum voor de Uitnodiging tot het indienen van voorstellen. 4.2 Fasen in het beoordelingsproces 4.2.1 Ontvangst en registratie Alle aanvragen ontvangen op de Uitnodiging tot het indienen van voorstellen worden geregistreerd, gecontroleerd en genummerd. Aanvragen die de sluitingsdatum hebben gehaald, ondergaan vervolgens een administratieve controle waarbij wordt nagegaan of wordt voldaan aan de ontvankelijkheidscriteria van de Uitnodiging. 4.2.2 Beoordeling van de aanvraag De kwaliteit van de aanvraagformulieren wordt beoordeeld op grond van onderstaand beoordelingsrooster. De totale beoordeling is gebaseerd op de scores behaald voor elk onderdeel van het beoordelingsrooster. Het eindresultaat is het wiskundig gemiddelde van de scores toegekend door elk lid van de beoordelingscommissie. Deze eindscores worden gerangschikt voor elke Fase van het beoordelingsproces. Het beoordelingproces wordt in twee fasen uitgevoerd: Fase I - Voorlopige beoordeling en Fase II - Eindbeoordeling, selectie & toewijzing van subsidies. Fase I - Voorlopige beoordeling: De Controlecommissie voor Fase I, Voorlopige beoordeling, bestaat uit stafleden van Caribbean Export en het Bureau van de Adjunct Regionale Ordonnateur (DRAO) - Barbados. Stafleden van de afdeling van Caribbean Export welke belast is met de Directe Steunregeling, zijn niet betrokken bij de beoordeling van de aanvragen. Aanvragen worden in eerste instantie beoordeeld door Leden van de Controlecommissie voor Fase I met gebruikmaking van onderstaand beoordelingsrooster. Aanvragen met een gemiddelde score van 60 of meer op 100 gaan verder naar Fase II van het beoordelingsproces. Fase II - Eindbeoordeling, selectie & toewijzing van subsidies: De Beoordelingsommissie voor Fase II bestaat uit de Uitvoerend Directeur van Caribbean Export en het Bureau van de Adjunct Regionale Ordonnateur (DRAO) - Barbados. Stafleden van de afdeling van Caribbean Export welke belast is met de Directe Steunregeling zijn niet betrokken bij Fase II: eindbeoordeling, selectie en toewijzing van subsidies. Alle onder Fase I geëvalueerde aanvragen die de drempelscore van 60 of meer op 100 behalen, worden door de Beoordelingscommissie voor Fase II geëvalueerd met gebruikmaking van onderstaand Beoordelingsrooster. Aanvragen met een gemiddelde score van 60 of meer op 100 worden gerangschikt overeenkomstig hun gemiddelde score. Het kan gebeuren dat niet alle gerangschikte beoordelingen, ofschoon in aanmerking komend, een subsidie krijgen toegewezen vanwege de van te voren toegekende waarde van het financiële kader gereserveerd voor de Uitnodiging tot het indienen van voorstellen. 25 november 2013 versie 4.0 bladzijde 8/10
BEOORDELINGSROOSTER Maximum Score 1. Financiële en beheercapaciteit 20 1.1 Hebben de indiener en partners aangetoond te beschikken over ervaring in 5 projectbeheer? 1.2 Hebben de indiener en partners aangetoond te beschikken over technische 5 expertise? (meer in het bijzonder kennis van de aan te pakken kwesties) 1.3 Hebben de indiener en partners aangetoond te beschikken over 5 beheercapaciteit? (Inclusief personeel, uitrusting en de bekwaamheid om verantwoordelijk te zijn voor de begroting voor het project? 1.4 Beschikt de indiener over stabiele en toereikende financieringsbronnen? 5 2. Relevantie van het project 25 Hoe relevant is het voorstel voor de doelstellingen van het Regionaal 5 Bedrijfslevenprogramma en de Directe Steunregeling? 2.2 Hoe relevant is het voorstel voor de bijzondere noden en beperkingen van 5 de bedoelde Begunstigde en/of Partner(s)? Ondersteunen de voorgenomen activiteiten de algemene strategie voor groei van de onderneming? 2.3 Hoe duidelijk omschreven en strategisch gekozen zijn de betrokkenen 10 (indien eindbegunstigden of doelgroepen)? Zijn hun noden duidelijk omschreven en behelst het voorstel een gepaste wijze om deze aan te pakken? 2.4 Bevat het voorstel specifieke waardetoevoegende elementen, 5 inzonderheid bevordering of alliantie van publiek-privaat partnerschap, vernieuwing en beste praktijken, of andere aspecten die het totale voorstel beïnvloeden zoals milieukwesties, bevordering van gendergelijkheid en gelijke kansen? 3. Effectiviteit en uitvoerbaarheid van het project 25 3.1 Zijn de voorgestelde activiteiten geschikt, praktisch en consistent met de 5 doelstellingen en verwachte resultaten? 3.2 Is het actieplan duidelijk en uitvoerbaar? 5 3.3 Behelst het voorstel kwantificeerbare indicatoren voor het resultaat van 5 het project? 3.4 Hoe coherent is het globale ontwerp van het project? 5 (meer in het bijzonder, weerspiegelt het de analyse van de betrokken problemen, houdt het rekening met externe factoren) 3.5 Is het niveau van betrokkenheid en deelname van de indiener/partners in 5 het project naar tevredenheid? 4. Duurzaamheid van het project 15 4.1 Is het waarschijnlijk dat het project een concrete impact zal hebben op de 5 Begunstigde en/of Partner(s)? 4.2 Is het waarschijnlijk dat het voorstel een multipliereffect zal hebben 5 25 november 2013 versie 4.0 bladzijde 9/10
(inclusief mogelijkheid tot replicatie en verspreiding van informatie)? 4.3 Zijn de verwachte resultaten van het voorgestelde project duurzaam: 5 - in financieel opzicht (hoe worden de activiteiten verder gefinancierd na afloop van de subsidie?) - in institutioneel opzicht (zijn de structuren om de activiteiten voort te zetten ingesteld na afloop van het project? Is er lokaal eigendom van de resultaten van het project?) - op beleidsniveau (waar van toepassing) (wat is de structurele impact van het project - bijv. zal het leiden tot verbeterde wetgeving, gedragscodes, methodes, enz.?) - op het gebied van milieu (indien van toepassing) (zal het project negatieve/positieve gevolgen hebben voor het milieu)? 5. Begroting en kosteneffectiviteit van het project 15 5.1 Worden de activiteiten goed weerspiegeld in de begroting? 10 5.2 Is de voorgestelde uitgave nodig voor de implementatie van het project? 5 Maximale totale score 100 4.3 Kennisgeving van de beslissing van Caribbean Export Indieners worden schriftelijk in kennis gesteld van de beslissing van Caribbean Export een subsidie toe te kennen of hun aanvraag af te wijzen. De beslissing van Caribbean Export is definitief. Niet gekozen indieners mogen een schriftelijk verzoek doen aan Caribbean Export om nadere informatie te verkrijgen omtrent de redenen van afwijzing van hun aanvraag. 4.4 Toekenning van subsidiecontract Caribbean Export zal indieners officieel meedelen dat aan hen een Subsidiecontract in het kader van de Directe Steunregeling is toegekend. Na de officiële kennisgeving kan Caribbean Export direct contact opnemen met de uitgekozen kandidaten voor verduidelijking van posten opgenomen in hun begroting en/of herziening van kosten verbijzonderd in de begroting. Zodra de nodige aanpassing aan of herziening van de begroting is uitgevoerd, zal Caribbean Export de laatste hand leggen aan de Subsidiecontracten voor ondertekening. Subsidiecontracten worden per koerier verzonden naar Begunstigden buiten Barbados, terwijl met Begunstigden woonachtig in Barbados of de Dominicaanse Republiek contact zal worden opgenomen voor het afhalen van hun Contracten ten kantore van Caribbean Export. Let wel: Projectactiviteiten mogen niet aanvangen voordat het subsidiecontract door beide partijen is ondertekend. 25 november 2013 versie 4.0 bladzijde 10/10