Verslag GMR bijeenkomst Aanwezig: Annemarie Machielsen sectordirecteur Kees Parent adjunct sectordirecteur Annemieke de Bruijn (P) OBS Usquert Olga Muurman (toehoorder P) OBS Mathenesse Gertrude vd Veen (O) OBS Mathenesse Heleen Wegter (O) OBS Onnema Lina Sleumer (P) OBS Brunwerd Jon Knook (O) BS Mandegoud Harmina Kamp (O) OBS Solte Campe Pieter van Maldegem (O) OBS Akkerwinde Yvonne Eisinga (O) OBS Klinkenborg Gertruud Drent (O) SWS OP Wier Harry Hammenga (O) OBS Tiggeldobbe Audrey Mennens (O) OBS De 9 Wieken (vervanging) Ina Brookman (P) NBS De Sterren Jannie Leegte (P) OBS Roodschool Roelina vd Vlugt (P) OBS Jansenius de Vries (vervanging) Arjen Veenhoven (P) OBS Lydinge Sylvia Knol (toehoorder O) Annemieke van der Meijden (toehoorder O) OBS Kromme Akkers Rob de Jong (O) OBS Kromme Akkers (komt later binnen) Robert Mentink (gast) Epsedean Consulting Sjouke Visser (gast) OSG Marianne Volp (gast) directeur-bestuurder Sandra Winkel Secretariaat PO - verslag Afmeldingen: De Getijden De Wierde Datum: woensdag 21 november 2012 Tijd: 19.30 uur Locatie: Hotel Restaurant Schierstee, Warfhuisterweg 17, 9964 AX Wehe-den Hoorn De zaal is open vanaf 19.00 uur voor voorbespreking van de vergadering. Nr. Onderwerp Actie Status Bijlage(n) 1. Opening voorzitter Annemarie Machielsen opent de vergadering. Omdat de voorzitter in de vorige vergadering zijn functie heeft neergelegd en er op dit moment een vacature voor de functie van voorzitter is, neemt zij waar als voorzitter tot er een nieuwe voorzitter gekozen is. De gasten worden welkom geheten, Marianne Volp directeur bestuurder, Sjouke Visser adviseur OSG voor toelichting op het bestuurlijk deel van het jaarverslag en onderzoek naar de vermogenspositie van besturen door de Inspectie. Robert Mentink adviseur Epsedean Consulting zal een toelichting geven op de MR en GMR reglementen in het kader van mogelijke verkleining van de GMR en Onderwijsteams. Verkiezing voorzitter GMR en 2. allen samenstellen DB van de GMR Voorgesteld wordt te inventariseren wie zich beschikbaar stellen voor de vacatures van voorzitter en lid DB, dat daarna de kandidaten zich voorstellen waarna een schriftelijke stemming volgt. Uit de vergadering komt de vraag of er ook een oproep is gedaan voor het aanmelden voor de vacatures. De voorzitter dient te komen uit de oudergeleding.
Er is een oproep gedaan via de weekmail. De voormalig voorzitter Rob de Jong zou een oproep doen. Uiteindelijk heeft Yvonne Eisinga de oproep gedaan in overleg met Rob de Jong. Via een directe mail van Rob de Jong aan de GMR-leden is er nog een tweede oproep gedaan. Yvonne Eisinga (ouder OBS De Klinkenborg)stelt zich kandidaat als voorzitter. Er melden zich geen andere kandidaten. De schriftelijke stemming wijst uit dat Yvonne Eisinga met 14 stemmen unaniem gekozen wordt. De nieuwe voorzitter geeft aan dat zij graag ondersteund zou worden door tenminste twee DB-leden. Een lid uit de personeelsgeleding en een lid uit de oudergeleding. Vanuit de personeelsgeleding wordt aangegeven dat een overzicht van wat er gefaciliteerd kan worden, gemist wordt. Lina Sleumer (personeelslid OBS Brunwerd) wil zich eventueel kandidaat stellen als het past in het taakbeleid en er tijd voor wordt vrijgemaakt. Voorgesteld wordt dat de voorzitter en de sectordirectie een voorstel voorbereiden waarin de taakbelasting en de bepalingen vanuit de cao zijn opgenomen om duidelijkheid te verschaffen wat er aan de personeelsgeleding gefaciliteerd kan worden. Dit voorstel wordt met de stukken van de volgende vergadering verspreidt. Daarnaast wordt het breed verspreidt via de weekmail. Een vacature met de taakbelasting wordt uitgezet onder de MR en en schoolbreed onder alle ouders. Vanuit de vergadering wordt gevraagd of er ook een vergoeding voor een ouder DB-lid mogelijk is. Dit wordt uitgezocht. Yvonne Eisinga neemt het voorzitterschap over. 3. Vaststellen agenda Allen Vaststellen Bij punt 8 wordt als punt 8a. toegevoegd Mededelingen bestuur. Verslag vorige vergadering d.d. 25 4. Allen Vaststellen Verslag vorige vergadering september 2012 In het verslag wordt de vraag over het hoe en waarom van de Canadareis van de sectordirectie en de Onderwijsteamdirecteuren gemist. In het verslag wordt opgenomen dat naar aanleiding van de flow chart een discussie over de Canadareis ontstaat. De sectordirectie geeft een toelichting op waarom de reis wordt gemaakt en wat de reis gaat opleveren. De GMR is tevreden met de toelichting. Aldus wordt de tekst in het verslag van 25 september 2012 opgenomen. Naar aanleiding van het neerleggen van zijn functie als voorzitter wil Rob de Jong graag in de notulen opgenomen zien dat de verstoorde verhoudingen tussen de sectordirectie en de voorzitter mede reden voor het neerleggen van zijn voorzitterschap is. MR in Onderwijsteams en verkleining SD/ Robert 5. Informatief Reglementen MR en GMR GMR Mentink Toelichting Robert Mentink Robert Mentink is in het verleden betrokken geweest bij de totstandkoming van de huidige reglementen. Ook heeft hij al eerder met de GMR gekeken naar de naar mogelijkheden om de GMR kleiner en slagvaardiger te maken. Door de komst van de onderwijsteams is het goed om nog eens naar de organisatie van de medezeggenschap te kijken. Het doel van deze avond is om samen te kijken naar hoe medezeggenschap nu is georganiseerd en wat andere mogelijkheden zijn. De Wet op de Medezeggenschap is kader stellend, alle afspraken kunnen binnen de kaders van de wet in de reglementen georganiseerd worden. Het reglement is leidend in wat men met elkaar afspreekt. De vergadering wordt gevraagd in groepjes van drie te spreken over wat de voor- en nadelen zijn van het huidige reglement/organisatie, daarna wat wensen zijn en mogelijke vervolg stappen. In de huidige situatie zijn er 22 mr-en op schoolniveau. In de Onderwijsteams worden nu veel dingen op Onderwijsteam/sectorniveau geregeld. De vraag die zich voordoet is: waar beleg je de medezeggenschap. Voordelen huidige situatie: - leren van elkaars ervaring - elke school heeft een stem/vertegenwoordiging - breed draagvlak besluitvorming - korte lijnen vanuit de school naar de GMR - veiligheid (ruimte om veel te zeggen binnen een kleine MR) - diversiteit aanwezig o.a. dorpen, kennis (kijken met een andere blik) - breed beeld voor sectordirectie - contacten sectordirectie met ouders Nadelen huidige situatie: - te veel wisseling, weinig continuïteit, inefficiëntie in discussies en proces, je leert elkaar niet (goed) kennen (minder slagvaardig) - gebrek aan specialisme/deskundigheid
- bemensing moeilijk in te vullen/ besluitvorming lastig te organiseren - onduidelijk waar welke beslissingen worden genomen - lange vergaderingen, veel stukken, lange avonden. - kost veel tijd Wensen / vragen: - informatiestroom borgen van GMR > school - externe deskundigheid kunnen inhuren Bevoegdheden met betrekking tot medezeggenschap zitten nu bij de GMR of MR. Je mag volgens de wet deelraden organiseren onder de GMR en MR, maar bevoegdheden kunnen niet rechtstreeks vanuit een aantal MR-en aan een MR op het niveau van een onderwijsteam worden overgedragen. Als medezeggenschap een afspiegeling is hoe je het georganiseerd hebt zou een deel van de medezeggenschap ook georganiseerd moeten worden bij een OT. Je kunt dit doen door het overdragen van bevoegdheden naar de GMR die ze vervolgens overdraagt aan deelraden van de GMR die samenvallen met de onderwijsteams. Een aantal bevoegdheden blijft te allen tijde bij de mr. Een alternatief voor de situatie met de onderwijsteams is dat het huidige reglement handhaaft en tegelijkertijd goede overleg afspraken maakt. Het is ook mogelijk om alleen de structuur van de GMR aan te passen. Het is namelijk niet verplicht om per school een vertegenwoordiging te hebben in de GMR. In de GMR hebben de leden zelfstandig zitting zonder last of ruggespraak. Procesafspraak: Robert Mentink zal twee of drie basismodellen op papier zetten met bevoegdheden en verantwoordelijkheden met een uitwerking hoe dit in de praktijk eruit zal zien. Daarna wordt een vervolgafspraak gepland met het DB en de sectordirectie. Jaarverslag L&E 2011 - Directeurbestuurder 6a toelichting Jaarverslag 2011 bestuursgedeelte Het jaarverslag 2011 is een terugblik op het afgelopen jaar. Dit verslag wordt ter informatie aan de GMR gestuurd. Het jaarverslag is een wezenlijk onderdeel van het cyclische bestuurs- en verantwoordingsproces dat we hebben binnen Schoolbestuur L&E. De directeur-bestuurder feliciteert de sectordirectie PO met de opgeleverde begroting 2013. In deze begroting is een aantal toegestane overschrijdingen aanwezig. Deze komen ten gunste aan de kwaliteit van het onderwijs. Uit het jaarverslag en het inspectierapport valt af te leiden dat Schoolbestuur L&E een hoge kapitalisatiefactor en een hoog weerstandsvermogen heeft. Op basis van deze kengetallen kunnen conclusies getrokken worden of Schoolbestuur L&E voldoende geld heeft om toekomstige risico s op te kunnen vangen. De conclusie is dat Schoolbestuur L&E voldoende middelen heeft om de toekomstige risico s op te vangen. Dit is gebaseerd op het risicobeeld dat in 2008 is opgesteld. Een update van dit risicobeeld is nodig, mede naar aanleiding van het onderzoek van de onderwijsinspectie, in opdracht van de Tweede Kamer, maar ook vanuit het herijken van het strategisch beleid van Schoolbestuur L&E met de bijbehorende doelstellingen. Zowel het risicobeeld als het strategisch beleid moet open besproken worden met de betrokken partijen. In januari 2013 bespreekt de sectordirectie de begroting van het Primair Onderwijs 2013. Hierin staat dan nog de risicoanalyse van 2008. Er moet dus een nieuwe risicoanalyse komen mede i.v.m. interne en externe onderwijs ontwikkelingen en de vermogenspositie die Schoolbestuur L&E heeft. Vanuit de vergadering komt de vraag dat ondanks dat L&E er financieel goed voor staat, welke risico s de bezuinigingen met zich mee brengen. Geantwoord wordt dat er ingeteerd wordt op de reserves door het aanleveren van een negatieve begroting. Bij de begroting is het risicoprofiel van 2008 nog van kracht. In de meerjarenbegroting is een taakstelling gesteld. Het risicoprofiel wordt bijgesteld in 2013, daar wordt de GMR ook over geïnformeerd. Naar aanleiding van pagina 89, wordt vanuit de vergadering opgemerkt dat de voormalige directeurbestuurder, een bedrag van 4 ton aan pensioen heeft meegekregen. Er wordt een toelichting op dit bedrag gevraagd. In het Jaarplan 2011 is vermeld dat financiële implicaties te verwachten zijn vanwege verworven rechten door de toenmalige directeur-bestuurder, van wie in juli 2011 afscheid genomen is. Gedurende zijn dienstverband had de bestuurder formeel gebruik kunnen maken van het BAPO-recht. Het feitelijk gebruik van dit recht was functioneel niet mogelijk gezien de omvang en aard van de functie. Vanwege de goede en
lange staat van dienst van de bestuurder heeft het College van Toezicht besloten om een equivalent van de onbenutte BAPO ( 290.000) als pensioen toe te kennen. Bij de afwikkeling is aan het licht gekomen dat ten onrechte voor de heer Millekamp te weinig pensioen is opgebouwd in de jaren 2000 tot en met 2007. Het college van toezicht heeft besloten de te weinig opgebouwde rechten via koopsom af te financieren. De hiermee gemoeide kosten bedragen ( 132.788) en zijn in de jaarrekening 2011 onder de personeelskosten verantwoord.(tekst jaarverslag) De toezichthouders hebben vastgesteld dat de voormalige directeur-bestuurder geen BAPO kan opnemen, dit bedrag is bij het vertrek van de voormalig directeur- bestuurder uitgekeerd. Het betreft hier tevens aantoonbare pensioenrechten die in 1x zijn uitbetaald. Dit bedrag is in het jaarverslag opgenomen in verband met de wet op WOPT (zie onderstaande tekst). Conform de gebruikelijke wet- en regelgeving Wet Openbaarmaking Publieke Topinkomens (WOPT), is in de jaarrekening melding gemaakt van de (éénmalige) overschrijding van de Balkenende norm voor de (voormalige) bestuurder. Het totaalbedrag komt ten laste van de reserves van het onderdeel Bestuur. Daarnaast zijn er kosten gemaakt voor een interim directeur bestuurder en wervingskosten voor de nieuwe directeur-bestuurder. Gevraagd wordt waarom het jaarverslag zo laat beschikbaar is. Het verslag is een half jaar na aflopen van het voorgaande jaar klaar en ook beschikbaar. Door een volle agenda van de vorige vergadering is het echter nu pas geagendeerd. De GMR ontvangt het jaarverslag ter informatie. Jaarverslag L&E 2011-6b SD toelichting sectorgedeelte Uit het jaarverslag blijkt dat het ziekteverzuimpercentage is gestegen, vanuit de vergadering wordt gevraagd welke acties de sectordirectie hiertegen onderneemt. De sectordirectie geeft aan dat dit wordt aangepakt middels het nieuw opgezette ziekteverzuimbeleid. Dit komt in de GMR terug in de vergadering van januari. De sectordirectie licht toe dat het financiële resultaat over 2011 positief is. Dat wil echter niet zeggen dat de SD in haar handen wrijft bij dit resultaat. OP dit moment zijn er nog steeds een aantal zwakke scholen binnen L&E en dat is waar het uiteindelijk om draait. Het positieve resultaat is vooral te danken aan een nieuwe begrotingssystematiek waarbij meer op bekostiging wordt gestuurd. Om te zorgen dat deze begrotingsystematiek niet to onoverkomelijk problemen in het begrotingsjaar zou leiden is er een buffer van 2 ton opgenomen. Deze is uiteindelijk niet uitgegeven. We begroten zuinig, en begroten geen extra bekostiging. In 2011 is er extra lumpsum ontvangen. Ok dit zorgt voor een positief resultaat. Voor verdere toelichting zie het jaarverslag. Onderzoek Inspectie naar Directeurbestuurder Inspectierapport 7. toelichting vermogenspositie schoolbesturen Dit punt is de orde bij agendapunt 6a. Er heeft onderzoek plaats gevonden bij schoolbesturen met zwakke scholen en besturen waarbij inspectie groot vermogen vermoed. Hoeveel besturen is niet bekend. Op de website van de Onderwijs inspectie valt deze informatie te vinden (www.onderwijsinspectie.nl). Gevraagd wordt wie toezicht houdt op een eerlijke verdeling van de middelen tussen het PO en het VO. De directeur-bestuurder antwoord dat dit zijzelf en de toezichthouders zijn. Binnen het schoolbestuur is het vermogen van het schoolbestuur zichtbaar in begrotingen en jaarverslagen. Deze stukken zijn openbaar In het jaarverslag staat het vermogen ook op PO en VO uitgesplitst. 8. Benoeming toezichthouders Lid BAC / directeurbestuurder Besluitvormend Brief verzoek instemming benoeming Verslag BAC wervingsprocedure Rooster van aftreden In de brief van de directeur-bestuurder d.d. 30-10-2012 wordt er voordracht gedaan voor twee nieuwe toezichthouders, waarvan één namens de vertegenwoordiging van het Primair Onderwijs. Gevraagd wordt of de GMR zich vindt in de voordracht en instemt met de benoeming. Vanuit de vergadering bestaat geen bezwaar en stemt de GMR in met de benoeming. Het rooster van aftreden van de toezichthouders is gewijzigd, in de brief wordt deze wijziging toegelicht. De directeur-bestuurder geeft aan dat door een goede bijdrage van het Nationaal Register en goede vertegenwoordiging vanuit de medezeggenschap goede toezichthouders zijn gevonden. 8.a Mededelingen directeur-bestuurder - Er zijn uitnodigingen uitgegaan aan personeel, ouders en MR voor bijeenkomst inzake het samengaan van de Weerborg en de Jozefschool in Wehe-den Hoorn. Per 1 augustus 2013 zullen de scholen samen gaan. Dit bericht is nog onder embargo tot 30 november. - Er vindt bestuurlijk overleg plaats met het VCPO Noord Groningen, Marenland, VCPO Noorderkwartier en Fidarda om een vorm te vinden om elkaar te versterken. In het kader van het Integraal Huisvestings
Programma (IHP) van de gemeente De Marne, heeft het onderzoekbureau KAW een onderzoek gedaan. GMR wordt t.z.t. bij de uitkomsten betrokken. - Er is een niet begrootte kostenpost ontstaan door het inhuren van juridische ondersteuning door de medezeggenschap van de Kromme Akkers. De ondersteuning is ingehuurd in verband met een conflict dat de MR met het bestuurd heeft. De MR is gerechtigd tot het inhuren van juridische ondersteuning. De directeur-bestuurder geeft aan dat de kosten niet zijn begroot, en er op dit moment geen grip op deze kosten zijn. Desgevraagd geeft de directeur-bestuurder aan dat er geen harde grens is aan de kosten die een MR mag maken voor deskundige ondersteuning, de kosten moeten wel redelijk zijn. De voorzitter van de MR van de Kromme Akkers geeft aan dat de kennis die de MR van de Kromme Akkers vergaart ten goede kan komen van alle MR en en dat kan wellicht de pijn van de kosten verzachten. Indien gewenst door de vergadering wil de voorzitter van de Kromme Akkers hier wel toelichting op geven als het als agendapunt bij een volgende vergadering geagendeerd wordt. De vergadering geeft aan hier voorlopig geen behoefte aan te hebben en doet de suggestie dit eventueel in een rondvraag te doen. 9. Voortgang rond Sociaal Plan SD Informatief De directeur-bestuurder en Kees Parent hebben gesproken met de vakbonden in het kader van het Sociaal Plan. De Bonden hebben aangeven aan dat zij nog niet willen spreken over een sociaal plan in verband met de hoogte van de reserves en dat zij nog aanvullende vragen hebben. De Bonden geven aan dat zij geen noodzaak zien tot sociaal plan. L&E moet eerst afvloeiing via natuurlijk verloop organiseren. Samengevat komt het er op neer dat L&E de zaken te goed voor elkaar heeft omdat er nog voldoende reserves zijn en er de afgelopen jaren maatregelen genomen zijn om tot een zo gezond mogelijke bedrijfsvoering te komen. De SD erkent dit, maar geeft ook aan de meerjarenbegroting laat zien dat er snel maatregelen moeten genomen worden om een gezonde exploitatie te behouden. De SD is van mening dat we L&E niet kan wachten tot de vakbonden instemmen met een sociaal plan en zal zelf verdere stappen zetten om te komen tot een natuurlijk uitstroom van personeel. De stappen die L&E heeft ondernomen om te anticiperen op het daalde leerlingenaantal door samenwerking met andere besturen en het vormen van Onderwijsteams wordt aangevuld met een eigen sociaal plan in de vorm van mobiliteitsbeleid. Met de bonden zal het gesprek in het voorjaar weer opgepakt worden. 10. Mededelingen vanuit SD SD Bespreken Er zijn schriftelijke mededelingen gedaan. Er zijn geen andere mededelingen. Mededelingen Flowchart Nieuwsbrief Passend Onderwijs 13. Rondvraag Allen Gevraagd wordt of de klassenbezoeken door loco, niet conflicteert met de positie van de loco, aangezien de loco niet de functioneringsgesprekken voert. De sectordirectie geeft aan dat de loco prima klassenbezoeken kan afleggen, evenals een ib-er of een collega-leerkracht. Alleen de OTdirecteur gaat over functioneren en voert beoordelingsgesprekken. Een duidelijke rolverdeling tussen OT-directeur/loco/ib-er en expertleerkrachten is belangrijk. Dit onderwerp staat op de agenda tijdens de volgende vergaderingen van de stuurgroep/loco s en IB-ers. Er wordt een oproep gedaan om de nieuwe voorzitter te ondersteunen door zitting te nemen in het DB. 14. Sluiting voorzitter Niets meer aan de orde zijnde sluit de voorzitter de vergadering.