Declaratieformat GEMEENTE AMERSFOORT Gemeentelijke Groene Vink
Gegevens gemeente Contactgegevens Naam gemeente Amersfoort Adres Stadhuisplein 1, Amersfoort E-mailadres info@amersfoort.nl Telefoonnummer 14 033 Declaratieformat Wmo De gemeente Amersfoort gaat gebruikmaken van het iwmo-berichtenverkeer. Type bericht Beschrijving Wordt gebruikt? Vanaf welke datum? WMO301 Toewijzing Ja 1 januari 2015 WMO302 Toewijzing retour Ja 1 januari 2015 WMO303 Declaratie Ja 1 januari 2015 WMO304* Declaratie retour Ja 1 januari 2015 WMO305 Aanvang ondersteuning Ja Later in 2015 WMO306 Aanvang ondersteuning retour Ja Later in 2015 WMO307 Beëindiging mutatie/ondersteuning Ja Later in 2015 WMO308 Beëindiging mutatie/ondersteuning retour Ja Later in 2015 WMO309 Wachtlijst - - WMO310 Wachtlijst retour - - WMO311 Indicatie - - WMO312 Indicatie retour - - WMO313 Aanvraag indicatie - - WMO314 Aanvraag indicatie retour - - * Het WMO304-bericht wordt inhoudelijk gebruikt. Declaratieformat jeugdwet De gemeente Amersfoort gaat gebruikmaken van het ijw-berichtenverkeer. Type bericht Beschrijving Wordt gebruikt? Vanaf welke datum? JW301 Toewijzing Ja 1 januari 2015 JW302 Toewijzing retour Ja 1 januari 2015 JW303 Declaratie Ja 1 januari 2015 JW304* Declaratie retour Ja 1 januari 2015 JW305 Aanvang jeugdhulp Ja Later in 2015 JW306 Aanvang jeugdhulp retour Ja Later in 2015 JW307 Beëindiging mutatie/jeugdhulp Ja Later in 2015 JW308 Beëindiging mutatie/jeugdhulp retour Ja Later in 2015 * Het JW304-bericht wordt Inhoudelijk gebruikt; Alternatief Het is mogelijk dat er binnen de gemeente Amersfoort zorgaanbieders zijn die op dit moment zorg of ondersteuning leveren aan cliënten in de regio, maar die geen contract hebben met de gemeente Amersfoort. De regio Amersfoort (Amersfoort, Baarn, Bunschoten, Leusden, Soest en Woudenberg) kiest in 2015 voor zorgcontinuïteit. Hieraan worden een aantal vereisten gesteld. Dit zijn: - Het moet gaan om cliënten die op 31 december 2014 al in zorg waren; Pagina 2 8
- Het gaat om cliënten met een extramurale indicatie voor individuele begeleiding, dagbesteding/vervoer, kortdurend verblijf/tijdelijk verblijf, beschermd wonen of persoonlijke verzorging (PV); - De PV betreft de ondersteuning (advies of instructie) bij de algemene dagelijkse levensverrichtingen (ADL) voor cliënten met een hoofdgrondslag VG, ZG of PSY. Cliënten met een hoofdgrondslag psycho-geriatrisch of somatisch vallen onder de Zvw. Zodra er sprake is van het overnemen van ADL of lijfsgebonden zorg valt dit onder de Zvw en kan de zorgaanbieder niet bij de gemeente declareren; - Uitgezonderd zijn de cliënten die onder de overgangsregeling Wlz vallen. Met betrekking tot de tarieven wordt het volgende gehanteerd: - 70% van het NZa-tarief 2014 per uur, dagdeel of dag; - Maximaal 65% van de bandbreedte van het geïndiceerde aantal uren zorg; - Voor GGZ-c geldt een NHC-vergoeding van 50%. De factuur die naar de gemeente gestuurd wordt moet voldoen een aantal eisen: - Indeling geleverde zorg per gemeente op NZa-productcodeniveau; - Prijs en hoeveelheid geleverde ondersteuning met vermelding van cliëntgegevens (incl. BSN); - Vermelding van de periode waarop de factuur betrekking heeft; - Overige wettelijke voorschriften waaraan een factuur moet voldoen. De gemeente Amersfoort geeft de voorkeur aan het digitaal ontvangen van de facturen via factuur@amersfoort.nl. Als digitale aanlevering niet mogelijk is, dan kunnen facturen per post worden verstuurd naar: Gemeente Amersfoort t.a.v. de financiële administratie Postbus 4000 3800 EA Amersfoort Facturen moeten per maand en maximaal 30 dagen na het beëindigen van de ondersteuning ingediend worden. Kwartaalrapportages Zorgaanbieders moeten per kwartaal informatie aanleveren over de geleverde zorg. De toelichting hierover is te vinden in bijlage 1. Pagina 3 8
Bijlage 1: toelichting bij aanleveren kwartaalrapportage Verhouding tot artikel in contract Conform artikel 34 van het contract moet u vanaf 2015 informatie elk kwartaal leveren over de verleende zorg. In deze toelichting geven wij aan wat u precies aan moet leveren en hoe u dit kunt doen. Deze toelichting is een vervanging van de genoemde onderwerpen waarover u moet rapporteren in het artikel in het contract. In grote lijnen gaat het vooral om een verdere uitwerking, maar enkele zaken zijn anders dan in het contract omschreven. Wanneer aanleveren U levert deze informatie 4 keer per jaar aan, aansluitend aan het afgeronde kwartaal. U moet deze rapportage leveren uiterlijk 8 kalenderdagen na het afgelopen kwartaal. Voor het eerste kwartaal levert u dus uiterlijk 8 april de gegevens. Indien de gegevens niet juist aangeleverd zijn (zie ook paragraaf hieronder), dan sturen wij u een verzoek om de gegevens opnieuw aan te leveren. Hier krijgt u 3 werkdagen de tijd voor. Over welke cliënten aan te leveren U levert de kwartaalrapportage aan over alle cliënten die in het afgelopen kwartaal in zorg zijn. Dus de cliënten die zijn gestart, nog zorg ontvangen of zijn geëindigd met zorg in de betreffende periode. Hoe moet u deze gegevens leveren Landelijk wordt er op dit moment druk gewerkt om een administratieve keten te realiseren, op basis van istandaarden, voor berichten en een (semi-)geautomatiseerde koppeling via het Gemeentelijk Gegevensknooppunt. Dit laatste koppelpunt zal maar gedeeltelijk klaar zijn per 1 januari 2015. De gemeente Amersfoort zal hier per 1 januari op aangesloten zijn. Het aanleveren kan op twee manieren plaatsvinden. Als eerste via het standaard declaratiebericht volgens de iwmo- of ijw-standaard. Dit bericht kunt u naar de gemeente sturen volgens de functionaliteit die door het knooppunt wordt geboden. Eventueel kunt u dit bestand ook via e-mail naar sociaaldomein@amersfoort.nl sturen onder vermelding van Kwartaalrapportage. Als alternatief kunt u een csv-bestand sturen. In dit bestand zullen soortgelijke gegevens staan als in de eerder genoemde declaratieberichten. Dit csv-bestand dient te voldoen aan de specificaties zoals deze in bijvoegsel 1 staan beschreven. Dit bestand moet u digitaal aanleveren aan sociaaldomein@amersfoort.nl onder vermelding van Kwartaalrapportage. Nadat het gegevensknooppunt in de toekomst verder in gebruik wordt genomen, kan de gemeente in de loop van 2015 eventuele wijzigingen in de manier van aanleveren van de gegevens vragen. Welke gegevens moet u leveren In 2015 moet u na het afgesloten kwartaal minimaal de volgende gegevens leveren (conform het aanleverprotocol van het CBS): - BSN; - Type maatwerkarrangement/individuele voorziening; - Ingangsdatum ondersteuning; - Einddatum ondersteuning (indien bekend); - AGB-code; - Kosten per maatwerkarrangement/individuele voorziening; - Begindatum ondersteuning (alleen voor Jeugd GGZ); - Verwijzer (alleen voor Jeugd GGZ); - Productcode (voor Wmo de landelijke codes, voor Jeugd de landelijke codes aangevuld met de codes zoals die vanaf 1 januari 2015 bekend zijn bij het Zorginstituut Nederland). Voor de bijbehorende definities van deze gegevens verwijzen wij naar de het aanleverprotocol van het CBS. Deze kunt u vinden op www.amersfoort.nl/sociaaldomein. De bijbehorende berichtencodes in de iwmo- en ijw-berichten staan in bijvoegsel 1. Deze berichtencodes omvatten de minimaal vereiste attributen in een bericht. Alle attributen die nodig zijn Pagina 4 8
om een geldig iwmo- of ijw-bericht op te stellen (enerzijds om het te kunnen versturen via het knooppunt, anderzijds om het aan te kunnen maken uit de eigen informatiesystemen) kunnen worden meegestuurd. Voor het versturen van de gegevens via het csv-bestand wordt verwezen naar bijvoegsel 2. Mocht u nog vragen hebben over de gegevens die u aan moet leveren, dan kunt u hierover contact opnemen met uw accountmanager bij de gemeente Amersfoort. In 2015 zullen we verder kijken naar welke gegevens u vanaf 2016 aan moet leveren. Naar verwachting zullen er dan meer facultatieve gegevens uit de gegevensset van de gemeentelijke monitor opgevraagd worden, zoals reden beëindiging en doel ondersteuning. Deze facultatieve gegevens staan ook in het aanleverprotocol. Pagina 5 8
Bijvoegsel 1: beschrijving iwmo/ijw-berichten In dit bijvoegsel worden per berichtsoort de minimaal vereiste attributen omschreven. Voor het opstellen van een technisch correct bericht kunnen meerdere aanvullende attributen noodzakelijk zijn. Deze attributen dienen aan het bericht te worden toegevoegd. Bij het aanleveren van het bericht dient zoveel mogelijk van een samengesteld bericht (bulk) te worden uitgegaan. Indien dit technisch niet mogelijk is, kan ook per BSN een apart bericht worden opgesteld. Omschrijving voor de verantwoording van Wmo-zorg voor volwassenen Aanleverprotocol CBS Bericht iwmo type 303 # Omschrijving BSN 0203 Burgerservicenummer (BSN) verzekerde Type maatwerkarrangement/individuele 0412 Productcategorie voorziening Ingangsdatum ondersteuning 0414 Begindatum product Einddatum ondersteuning 0415 Einddatum product 0108 Gemeentecode Type instelling 0112 Code Wmo-aanbieder Gedeclareerde kosten per maatwerkarrangement 0429 Declaratiebedrag (incl. btw) 0426 Berekend bedrag (incl. btw) Productcode Landelijk of dienstenboek 0417 Productcode Omschrijving voor de verantwoording van zorg voor jeugd Aanleverprotocol CBS Bericht ijw type 303 # Omschrijving BSN 0203 Burgerservicenummer (BSN) verzekerde Type maatwerkarrangement/individuele 0412 Productcategorie voorziening Ingangsdatum ondersteuning 0414 Begindatum product Einddatum ondersteuning 0415 Einddatum product 0108 Gemeentecode Type instelling 0112 Instellingscode Gedeclareerde kosten per maatwerkarrangement 0429 Declaratiebedrag (incl. btw) 0426 Berekend bedrag (incl. btw) Productcode Landelijk of dienstenboek 0417 Productcode Omschrijving voor de verantwoording van zorg voor jeugd GGZ Aanleverprotocol CBS Bericht ijw type 321 # Omschrijving BSN 203 Burgerservicenummer (BSN) verzekerde Type maatwerkarrangement/individuele 409 Prestatiecode/DBC-declaratiecode voorziening Ingangsdatum ondersteuning 411 Begindatum prestatie Einddatum ondersteuning 412 Einddatum prestatie 108 Gemeentecode Type instelling 112 Instellingscode Gedeclareerde kosten per 625 Declaratiebedrag (incl. btw) Pagina 6 8
maatwerkarrangement 620 Berekend bedrag (incl. btw) Begindatum ondersteuning 424 Verwijsdatum Verwijzer 420 Code (zelf)verwijzer Pagina 7 8
Bijvoegsel 2: CSV-bestand voor kwartaalverantwoording De verantwoording is voorzien van een digitale bijlage in csv-formaat, gespecificeerd per cliënt volgens de volgende indeling: De eerste regel (rij) moet worden gevuld met een voorlooprecord. De gegevens per cel: Kolom A: V (= voorloop) Kolom B: WZA/AGB-code zorgaanbieder Kolom C: Gemeentecode (zonder voorloopnullen) Kolom D: F Kolom E: Periode (JJJPP) Kolom F: Factuurnummer of verantwoordingsnummer 1 (met voorloopnullen aanvullen tot 15 posities) Kolom G: D (hiermee wordt begin en einde van het in te lezen record aangegeven) De tweede en volgende regels bevatten informatie van cliënten (per regel 1 cliënt). De kolommen moeten de volgende gegevens weergeven: Kolom A: D (markering begin regel) Kolom B: Volgnummer (oplopend) Kolom C: WZA/AGB-code zorgaanbieder Kolom D: Factuurnummer of verantwoordingsnummer (met voorloopnullen aanvullen tot 15 posities) Kolom E: P, E of S (prolongatie, einde, start) Kolom F: BSN cliënt Kolom G: Geboortedatum cliënt (DD-MM-JJJJ) Kolom H: Startdatum (begin periode of datum start, DD-MM-JJJJ) Kolom I: Einddatum (einde periode of datum einde, DD-MM-JJJJ) Kolom J: Hoofdcategorie (volgens landelijke standaard) of leeg Kolom K: Productcode (voor Wmo de landelijke codes, voor Jeugd de landelijke codes aangevuld met de codes zoals die vanaf 1 januari 2015 bekend zijn bij het Zorginstituut Nederland) Kolom L: Hoeveelheden (bv aantal uur, of aantal sessies) Kolom M: Bedrag excl. btw (in centen, zonder punten en komma s) Kolom N: btw-percentage Kolom O: Bedrag incl. btw Kolom P: D (markering einde regel) Na alle cliëntregels moet het bestand worden afgesloten met een sluitrecord. Kolom A: S (begin slotregel bestand) Kolom B: WZA/AGB-code zorgaanbieder Kolom C: Gemeentecode (zonder voorloopnullen) Kolom D: F Kolom E: Periode (JJJJPP) Kolom F: Factuurnummer of verantwoordingsnummer (met voorloopnullen aanvullen tot 15 posities) Kolom G: Aantal volgnummers Kolom H: Totaalbedrag (in centen, zonder punten en komma s) Kolom I: D (markering einde bestand) 1 Een verantwoordingsnummer moet een uniek volgnummer zijn om geautomatiseerde verwerking mogelijk te maken. Hiervoor is een intern factuurnummer te gebruiken, of een uniek nummer volgens het format AGB-code, periode (MMYY), en een volgnummer (2 posities) aangevuld met voorloopnullen tot 15 posities. Pagina 8 8