Overleg: Portefeuillehoudersoverleg Jeugd, Samenwerkende gemeenten Jeugdhulp Rijnmond Datum vergadering: 12 december 2013 Agendapunt nr.: 18 Onderwerp: Voorstel Regionale Inkoop Rotterdam Gevraagde beslissing: Financiële/personele consequenties:- De totale begroting (conform concept berekening circa 1,5 mln) voor de inkooporganisatie wordt omgeslagen in een bijdrage per gemeente. Verdere procedure: Rotterdam opdracht geven in lijn met dit voorstel de inkooporganisatie en in februari de uitgewerkte organisatie te laten vaststellen in het PHO. Communicatie/voorlichtingsaspecten: Samenvatting: De Samenwerkende Gemeenten Jeugdhulp Rijnmond hebben aan de gemeente Rotterdam gevraagd om de regionale (buitenwijkse) jeugdhulp voor hen in te kopen en om met een concreet voorstel te komen hoe de gemeente Rotterdam deze extra taak voor hen gaat uitvoeren. Naar aanleiding van dit verzoek is de werkgroep Regionale Inkoop in het leven geroepen om deze regionale inkoopfunctie uit te schrijven. De organisatie wordt onderdeel van de directie Jeugd en Onderwijs van de gemeente Rotterdam en ondergebracht bij de afdeling Jeugd. Voor het inkoopteam wordt in personele bezetting voorgesteld: - 6 contractmanagers - 1 juridisch adviseur - 1 subsidiemedewerker - 1 inkoper. Aanvullend aan bovenstaande formatie is naast bovenstaande formatie voor contractmanagement aanvullende formatie nodig voor de ondersteuning van de GR. In lijn met de ondersteuning voor de GR GGD RR wordt dit geraamd op 1,12 fte. Toelichting Hierna staat een aantal aspecten van de regionale inkoop die nader uitgewerkt moeten worden. Per onderwerp zijn de uitgangspunten opgenomen. Deze vormen de basis van de regionale inkoopfunctie die de gemeente Rotterdam feitelijk al heeft vanaf 1 januari 2014 omdat per deze datum het inkoopproces voor 2015 moet starten. Voorstel gemeente Rotterdam voor Regionale inkooporganisatie en uitvoeringskosten GR/ Jerome Kolste/ 21 november 2013 blad 1
1. Organisatie binnen de gemeente Rotterdam Binnen de gemeente Rotterdam is het team Gezondheid & Hulp van de afdeling Jeugd verantwoordelijk voor de inkoop van de Jeugdhulp, de regionale uitvoeringsorganisatie zal wat betreft inkoop onderdeel uit gaan maken van dit team. Binnen het team Gezondheid & Hulp zijn de accounts verdeeld over de verschillende beleidsmedewerkers/contractmanagers. De medewerker die voor Rotterdam een account managet doet dat ook voor de regio, omdat dit het aantal accountmanagers per instelling beperkt en efficiënter werkt. De verdeling van de verschillende accounts is eind 2013 bekend. De namen per account worden vervolgens gemeld aan de samenwerkende gemeenten jeugdhulp rijnmond. Het team Gezondheid & Hulp stelt per gemeente één contactpersoon aan. Deze contactpersoon is de persoon die één gemeente informeert over de stand van zaken rond de contracten en subsidies. De contactpersoon heeft derhalve de taak om binnen het team Gezondheid & Hulp de informatie op te halen over de verschillende contracten en subsidies. De uitgangspunten die vermeld staan in de Rotterdamse Inkoopstrategie Jeugdhulp gelden ook voor de regionale inkoop. De belangrijkste uitgangspunten die hierbij gelden zijn de wijze van financieren (subsidiëren of contracteren) en de wijze van bekostiging. 2. Financiën Budgetverdeling regionale inkoop (exclusief JB/JR & AMHK) Sector Budget Rotterdam Budget overige regiogemeenten TOTAAL Jeugd & Opvoedhulp 25.370.364 17.710.708 43.081.072 J-GGZ 5.021.498 11.160.494 16.181.992 Jeugd met een beperking 5.479.584 2.509.681 7.989.265 TOTAAL 35.871.446 31.380.883 67.252.329 In het Regionaal Transitiearrangement en in de Rotterdamse Inkoopstrategie staat vermeld dat het gewenst is om de budgetten per aanbieder bekend te maken per 1 januari 2014. Met de huidige gegevens van Vektis is het mogelijk om op regionaal niveau het budget per aanbieder (uiteraard onder enkele voorbehouden) te berekenen. Deze totalen kunnen op aanbiedersniveau echter niet onderverdeeld worden op lokaal/regionaal. Op basis van de budgetten die met de inkoop van de buitenwijkse voorzieningen zijn gemoeid wordt bepaald hoeveel formatie er noodzakelijk is om het contractmanagement goed uit te voeren. Naast het contractmanagement moeten ook een aantal administratieve en juridische taken worden uitgevoerd. De gemeente Rotterdam denkt voor deze uitvoering 9 fte extra nodig te hebben (6 contractmanagers, 1 juridisch adviseur, 1 subsidiemedewerker, 1 inkoper). Aanvullend aan bovenstaande formatie is naast bovenstaande formatie voor contractmanagement aanvullende formatie nodig voor de ondersteuning van de GR. In lijn met de ondersteuning voor de GR GGD RR wordt dit geraamd op 1,12 fte. In onderstaande tabel is een conceptberekening van de te verwachten kosten voor de gemeente Rotterdam. De inschaling per functie is toegelicht. Voorstel gemeente Rotterdam voor Regionale inkooporganisatie en uitvoeringskosten GR/ Jerome Kolste/ 21 november 2013 blad 2
Tarieven conform GGD regeling 2015 schaal Integraal uurtarief 1350 uur per fte 9 80,92 109.242 0,4 43.697 10 92,45 124.807 1 124.807 11 100,25 135.337 3 406.011 12 119,69 161.581 5 807.905 13 131,77 177.889 0,72 128.080 1.510.500 Inschaling functies 9 0,4 secretaresse 10 1 subsidiemedewerker 11 3 contr manager 12 3 contr manager 12 1 jur adviseur 12 1 inkoper 13 0,72 accountmanager GR De samenwerkende gemeenten Jeugdhulp Rijnmond zien er op toe dat, op basis van de Vektis-cijfers, de verschillende gemeenten een financieel overzicht krijgen met daarin het benodigde bedrag dat vereist voor de inkoop van jeugdhulp gespecificeerd naar soort hulp en instelling. Dit bedrag wordt gebaseerd op de beschikbare cijfers en gevalideerd in overleg met de individuele gemeenten. Voorstel gemeente Rotterdam voor Regionale inkooporganisatie en uitvoeringskosten GR/ Jerome Kolste/ 21 november 2013 blad 3
3. Het inkoopproces In bovenstaand schema staat het inkoopproces beschreven. Stap 2: Selecteren; Het selecteren van een aanbieder is voor een periode van twee jaar niet meer nodig. Het selecteren van een aanbieder is niet aan de orde aangezien hierover afspraken zijn gemaakt in het regionaal transitiearrangement. De samenwerkende gemeenten maken in lijn met het RTA per 1-1-2014 bekend welke budgetten zij beschikbaar stellen op organisatieniveau (zie paragraaf 2). Stap 1: Specificeren: De gemeente Rotterdam gaat vanaf 1 januari 2014 aan de slag om per 1 april 2014 de opdrachtformuleringen bekend te maken aan de aanbieders. Om tot een goede regionale inkoop te komen moeten de volgende stappen doorlopen worden: - in samenspraak met de aanbieders vaststellen welk deel van het budget regionaal dan wel lokaal ingezet gaat worden; - in samenspraak met de samenwerkende gemeenten de producten bepalen die regionaal moeten worden ingekocht. Gemeenten geven voor 1 februari 2014 aan welk beleid zij voeren op de verschillende onderdelen van de regionale jeugdhulp. - Aan de hand van de beleidsinput van de gemeenten stelt de gemeente Rotterdam een conceptopdrachtformulering op die vervolgens op 1 maart 2014 aan de gemeenten wordt gepresenteerd. - Op 1 april 2014 worden vervolgens de opdrachtformuleringen bekend gemaakt aan de aanbieders. - Op 1 juni 2014 wordt van aanbieders verwacht dat zij de subsidieaanvraag/offerte overhandigen aan de gemeente. - Vanaf 1 juni 2014 gaat de gemeente Rotterdam met de regiogemeenten in gesprek om te bepalen of de subsidieaanvraag/offerte in overeenstemming is met de wensen van de gemeenten. Indien noodzakelijk vinden er gesprekken plaats met aanbieders om wijzigingen aan te brengen. - De wens is om voor 1 oktober 2014 te subsidies en opdrachten te verlenen. - Nadat de opdrachten zijn verleend stuurt de gemeente Rotterdam aan de regiogemeenten een totaaloverzicht met daarin de aanbieders die gesubsidieerd dan wel gecontracteerd worden. Tevens wordt per gemeente een totaalbedrag uitgesplitst per aanbieder. - Indien individuele gemeenten ook lokale jeugdhulp willen inkopen via de regionale uitvoeringsorganisatie dient dit per 1 december 2013 aan de gemeente Rotterdam te worden doorgegeven zodat dit budget kan worden meegenomen bij het bekend maken van de budgetten. (kost dit wat extra voor de betreffende gemeente?) Voorstel gemeente Rotterdam voor Regionale inkooporganisatie en uitvoeringskosten GR/ Jerome Kolste/ 21 november 2013 blad 4
4. Uitvoering Contractmanagement In bovenstaand schema staan de verschillende fasen van het contractmanagement beschreven. Het komt overeen met stappen 4 en 5 uit het vorige schema. Contractmanagement is het proces waarbij, op basis van verkregen input, getekende contracten en wijzigingen hierop eenduidig worden vastgelegd, beheerd en bewaakt; teneinde volledige benutting van contracten te faciliteren en managementrapportages te genereren De Fases A & B zijn vooral administratief. De afgesloten contracten en subsidies worden verwerkt in de systemen van de gemeente Rotterdam (Oracle) zodat er een goed bestelproces kan worden ingericht. Fase C: In deze fase komt het doel van de contractmanager naar boven namelijk het volledig benutten van de subsidie of contract. De contractmanager voert de volgende taken uit: - informeren van gemeenten over de kwartaalrapportages - het doorvoeren van wijzigingen in de prestaties indien deze gewenst zijn vanuit opdrachtgever (gemeenten) dan wel aanbieder. De wijze waarop bovenstaande werkprocessen worden uitgevoerd moet nog nader worden uitgewerkt. Fase D: In deze fase moet bepaald worden of er in een volgend jaar weer met dezelfde aanbieder en dezelfde prestaties afgesproken moeten worden. Van groot belang in hierbij de methodiek van de Vlaktax. Is er sprake van onder- of overbesteding en wat zijn daarvan de gevolgen voor budget en prestaties voor het volgende jaar. Na Fase D zal er weer een proces worden opgestart zoals dat beschreven is in onderdeel 3. 5. Transformatie in de regionale inkoop Zoals bekend zijn er in het Regionale Transitiearrangement afspraken gemaakt omtrent de budgetten van aanbieders voor twee jaar met een optie tot verlenging van één jaar. Ook is er, inzake de transformatie van producten, een afspraak gemaakt met de jeugdhulpaanbieders dat zij binnen het budget gaan transformeren. Gemeenten moeten daarvoor input leveren aan de instellingen voor 1 januari 2014 voor wat betreft het lokale deel en voor 1 februari 2014 aan de gemeente Rotterdam wat betreft het regionale deel (hierboven eerder beschreven). Tevens is er de mogelijkheid om transformatie door te voeren op basis van input van de lokale teams. De lokale teams die in de gemeenten actief zijn verwijzen immers door naar jeugdhulp. Indien blijkt dat er van één van de soorten jeugdhulp weinig gebruik wordt gemaakt of dat de lokale teams niet tevreden zijn over deze vorm van jeugdhulp, dan is het mogelijk om, als gemeente Rotterdam, met de jeugdhulpaanbieder in gesprek te gaan en deze te verzoeken om een ander product daarvoor in de plaats te leveren. Ook is het mogelijk dat er in de regio een groot aantal mensen een persoonsgebonden budget (pgb s) ontvangt omdat deze hulp tot dusver niet werd aangeboden door de jeugdhulpaanbieders. Indien mogelijk kunnen deze pgb s omgezet worden in zorg in natura (zin) en dus ingekocht worden bij bestaande aanbieders ter vervanging van de producten die weinig afgenomen worden. Voorstel gemeente Rotterdam voor Regionale inkooporganisatie en uitvoeringskosten GR/ Jerome Kolste/ 21 november 2013 blad 5
6. Uitbreiding naar lokale inkoop mogelijk Door de gemeente Rotterdam wordt geinventariseerd of gemeenten in de regio mogelijk ook lokale zorg willen inkopen via de regionale inkooporganisatie. De kosten voor deze extra inkoop zullen per gemeente worden doorberekend. Bijlagen: Inkooporganisatie 3D. Voorstel gemeente Rotterdam voor Regionale inkooporganisatie en uitvoeringskosten GR/ Jerome Kolste/ 21 november 2013 blad 6