Gemeente Amsterdam Gemeenteraad Gemeenteblad aadsbesluit Jaar 2008 Vergaderdatum 2 april 2008 Afdeling 3A agendapunt 15 Nummer 59/132 Publicatiedatum 9 april 2008 Onderwerp Intrekking Archiefverordening 1997 en vaststelling Archiefverordening 2008. De gemeenteraad van Amsterdam Gezien de voordracht van burgemeester en wethouders van 29 januari 2008 (Gemeenteblad afd. 1, nr. 132); Gelet op artikel 30, eerste lid, en artikel 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995, Besluit: I II in te trekken de Archiefverordening 1997, vastgesteld bij zijn besluit van 25 juni 1997, nr. 357 (Gemeenteblad 1997, afd. 3, volgn. 49); vast te stellen de volgende Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, en het toezicht door de gemeentearchivaris op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening 2008). Hoofdstuk I Algemene bepalingen Art. 1 In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: a. de wet : de Archiefwet 1995; b. het besluit : het Archiefbesluit 1995 c. archiefbescheiden : documenten overeenkomstig het gestelde in artikel 1, onder c, van de wet; d. gemeentelijke organen : de overheidsorganen bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente; e. archiefbewaarplaats : de door burgemeester en wethouders overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats; f. archiefruimte : een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging ingevolge artikel 12, eerste lid of 13, eerste lid, van de wet;
Nummer 59/132 aadsbesluit g. de gemeentearchivaris : de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde functionaris; h. beheerders : degenen die ingevolge artikel 3 zijn belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht; i. beheerseenheid : het/de door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel/ organisatieonderdelen; j. informatiesysteem : systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd; k. ordeningssysteem : systeem van ordening van archiefbescheiden of archiefbestanddelen binnen een (deel van een) archief. Hoofdstuk II De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden Art. 2 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van de archiefbewaarplaats, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten. Art. 3 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerders. Art. 4 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden. Art. 5 1. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. 2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor deze als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Nummer 59/132 aadsbesluit Art. 6 Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. Art. 7 Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast. Art. 8 Burgemeester en wethouders bevorderen, dat bij deelname door de gemeente in privaatrechtelijke rechtspersonen die overheidstaken uitvoeren, het beheer van de archiefbescheiden bij deze rechtspersonen geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet. Art. 9 Burgemeester en wethouders doen ten minste éénmaal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij voegen daarbij het verslag dat de directeur van het Stadsarchief aan hen heeft uitgebracht betreffende de uitvoering van de taken van het Stadsarchief, alsmede het verslag dat de gemeentearchivaris aan hen heeft uitgebracht aangaande het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Hoofdstuk III Toezicht van de gemeentearchivaris op het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Art. 10 De gemeentearchivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven regels. Art. 11 De gemeentearchivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
Nummer 59/132 aadsbesluit Art. 12 1. De beheerders verstrekken aan de gemeentearchivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen. 2. De gemeentearchivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheime informatie, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden. Art. 13 De gemeentearchivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen. Art. 14 De beheerders doen aan de gemeentearchivaris tijdig mededeling van tenminste het voornemen tot: a. opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon; b. bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte; c. verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden; d. ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem; e. voorbereiding, invoering en wijziging van een ordeningssysteem. Art. 15 De gemeentearchivaris doet eenmaal per jaar aan burgemeester en wethouders verslag betreffende de uitoefening van het toezicht. Hoofdstuk IV Slotbepalingen Art. 16 Met ingang van de datum van inwerkingtreding van deze verordening wordt ingetrokken de Archiefverordening 1997 (Gemeenteblad 1997, afd. 3, volgnr. 49).
Nummer 59/132 aadsbesluit Art. 17 Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking in het Gemeenteblad. Art. 18 Deze verordening kan worden aangehaald als Archiefverordening 2008. Aldus besloten door de gemeenteraad voornoemd in zijn vergadering op 2 april 2008 De voorzitter De aadsgriffier Toelichting (bestuurlijke context) Archiefverordening 2008 Memorie van toelichting Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995, en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995. Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk enerzijds (hoofdstuk II) de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, en anderzijds (hoofdstuk III) het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. De Archiefverordening 2008 is de opvolger van de Archiefverordening 1997, waaraan zij grotendeels gelijkluidend is. De Archiefverordering 1997 moest, resulterend in de onderhavige Archiefverordening 2008, worden aangepast als gevolg van de dualisering van de medebewindsbevoegdheden met ingang van 8 maart 2006. Vanaf die datum is niet langer de gemeenteraad bevoegd om de gemeentearchivaris te benoemen en de archiefbewaarplaats aan te wijzen. Deze bevoegdheden berusten vanaf die datum bij het college van burgemeester en wethouders.
Nummer 59/132 aadsbesluit Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 c. archiefbescheiden. Dit is een kernbegrip binnen de informatiehuishouding. Het gaat om alle documenten, ongeacht de vorm (papier, digitaal, anderszins) die door een organisatie worden ontvangen of opgemaakt uit hoofde van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van die organisatie. De definitie van het begrip archiefbescheiden omvat, op grond van artikel 1, onder c. 3º, van de Archiefwet ook de particuliere archieven en de collecties die berusten in de archiefbewaarplaats. Deze werden in voorgaande regelgeving ten overvloede afzonderlijk vermeld. Artikel 2 De ministeriële egeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001, verbeterd in nr. 209 d.d. 29 oktober 2001) stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 3 De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer 2008. Artikel 5 Eerste lid: de ministeriële egeling duurzaamheid archiefbescheiden (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001) stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Tweede lid: artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting namelijk slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. De gemeente heeft als ontvanger van door anderen opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt. Artikel 7 De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer 2008. Artikel 9 De gemeenteraad verneemt aldus tenminste éénmaal per jaar wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.
Nummer 59/132 aadsbesluit Artikel 14 Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben. Toelichting bij de aanbieding Het Stadsarchief Amsterdam beheert de regelgeving op grond van de archiefwet 1995. De Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995, en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de artikelen 30 lid 1 en 32 lid 2 van de Archiefwet 1995. De Archiefverordening 2008 is de opvolger van de Archiefverordening 1997, waaraan zij grotendeels gelijkluidend is. Elk organisatieonderdeel dient conform de Juridische kwaliteitszorg norm IV zorg te dragen voor adequate verordeningen. Dat houdt in dat verordeningen periodiek worden aangepast aan gewijzigde hogere regelgeving. De Archiefverordering 1997 moest, resulterend in de onderhavige Archiefverordening 2008, worden aangepast als gevolg van de dualisering van de medebewindsbevoegdheden met ingang van 8 maart 2006. Vanaf die datum is niet langer de gemeenteraad bevoegd om de gemeentearchivaris te benoemen en de archiefbewaarplaats aan te wijzen. Deze bevoegdheden berusten vanaf die datum bij het college van burgemeester en wethouders. Dit is zo opgenomen in de archiefverordening 2008. In artikelen 30, eerste lid van de Archiefwet 1995, is geregeld dat het college van burgemeester en wethouders de zorg dragen voor de archiefbescheiden van gemeentelijke organen overeenkomstig een door de gemeenteraad vastgestelde verordening. In art 32, tweede lid van de Archiefwet 1995 is geregeld dat met het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden van gemeentelijke organen, onder bevelen van burgemeester en wethouders, is belast de gemeentearchivaris. Met betrekking tot dit toezicht stelt de gemeenteraad een archiefverordening vast. De archiefverordening bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk enerzijds (hoofdstuk II) de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, en anderzijds (hoofdstuk III) het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Buiten genoemde aanpassing zijn inhoudelijk geen wijzigingen doorgevoerd in de archiefverordening 2008. De aadscommissie voor Algemene Zaken, Openbare Orde en Veiligheid, Integraal Veiligheidsbeleid, Bestuurlijk Stelsel, Bestuursdienst, egelgeving en Handhaving, Juridische Zaken en Communicatie heeft op donderdag 20 maart 2008 ingestemd met het voorleggen van dit voorstel aan uw vergadering.