vzw Secretariaat Erwin Dirkx Groenlaan 6 2950 Kapellen website www.handbal-avb.be Tel.: 03.651.58.39 Rek.Nr.: 068-9002194-39 GSM: 0474.524.420 IBAN: BE13 0689 0021 9439 email: secretaris@handbal-avb.be Aanwezig: RAVB: RSAVB: Verontschuldigd: Uitgenodigd: Locatie: Verslag: Verslag van de Vergadering van het Regio Comité Antwerpen Vlaams-Brabant donderdag 16 augustus 2018 BICC: GKCC BE BB Elli Meremans (EME), Marcel Matthijnssens (MMA), Tim Mogal (TMO), Robert Peeters (RPE), Erwin Dirkx (EDI) Raoul Cornelis (RCO) François Boeren (FBO), HC Rhino De Plaon, Mechelen Erwin Agenda 1. Uitzonderingen 2. Verslag Vorige Vergadering 3. Actiepunten 4. Scheidsrechters 5. Financiën 6. Regio 7. Competitie 8. Communicatie 9. Vorming en promotie 10. Varia
Tim opent de vergadering. 1. Uitzonderingen Tim verwelkomt Noella Scheelen van HC Rhino. Noella schets te situatie bij HC Rhino. RAVB verduidelijkt de huidige reglementen, en stelt voor om naast de aanvraag voor uitzonderingen voor U14 ook de optie uitzonderingen voor U16 te bekijken. Na telefonisch overlegt beslist HC Rhino om toch bij zijn oorspronkelijke vraag te blijven. Noella verlaat de vergadering. Na overleg, en rekening houden met de specifieke situatie bij HC Rhino, neemt het bestuur van RAVB volgende besluit: De uitzondering voor 5 spelers wordt toegestaan Er zullen maximum 3 van deze spelers per wedstrijd mogen deelnemen. Het bestuur van RAVB stelt ook volgende voorwaarden: Er zullen volgend seizoen enkel uitzonderingen binnen de reglementen aanvaard worden. Dit is een eenmalige beslissing welke niet herhaald zal worden. RAVB benadrukt dat dit een uitzonderlijke en eenmalige beslissing is, en dat deze geenszins als precedent kan beschouwd worden. Erwin zal de club inlichten. 2. Verslag Vorige Vergadering Het verslag van de vergadering van 21 juni mei wordt goedgekeurd. 3. Actiepunten De actiepunten worden overlopen. 4. Scheidsrechters 4.1. Sponsoring Het voorstel tot sponsoring door Team Fashion wordt besproken en goedgekeurd. Tim zal dit, als lid van de Raad van Bestuur van de VHV, ondertekenen. 4.2. Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) Informatie en contactgegevens mogen enkel nog gedeeld worden na uitdrukkelijke toestemming van de betrokkenen. 4.3. Opleidingen en bijscholingen Ten gevolgen van het samenvallen van de bijscholing jeugdscheidsrechters en het VHV kwalificatietornooi, zal de bijscholing groep A en B gegroepeerd worden in Wilrijk. Er zal nadien een extra bijscholing volgen voor de afwezigen. 4.4. Clubscheidsrechters Er werden nog geen aanvragen ontvangen van de clubs. Erwin zal een herinnering uitsturen naar clubs met de vraag om te antwoorden naar de secretaris van zowel RAVB als RSCAVB. 4.5. Leveringsplicht De klacht van KV Sasja in verband met leveringsplicht blijkt gegrond, en is ondertussen al recht gezet. Tim zal ervoor zorgen dat dit binnen de VHV correct wordt afgehandeld. Actie: TMO 4.6. Clubs en Scheidsrechters Raoul vraagt aan RAVB om nog eens duidelijk te maken aan de clubs dat ze de verplichting hebben om de scheidsrechters om gepaste wijzen te verwelkomen. Nog te veel worden deze zowat aan hun lot overgelaten. 4.7. Allerlei
Er komen vragen van de waarnemers en scheidsrechters rond het nieuwe status van Vrijetijdsmedewerker (opgepast, dit is niet het zelfde als het statuut van Vrijwilliger. Dit wordt momenteel door de VHV bestudeerd (François M en Alex DB). Marcel vraagt uitdrukkelijk om voor de onkosten van de vergaderingen niet met kassabonnetjes te werken maar, voor zover mogelijk, met facturen. Dit heeft onder andere te maken met recuperatie van BTW. 5. Financiën 5.1. VHV De nog uitstaande boetes werden door de VHV doorgestort. Nu ontbreekt enkel nog de werkingsbijdrage voor 2017 en voor 2017. 5.2. Boetes De boetes voor de tweede helft van afgelopen seizoen werden nog niet gefactureerd. Erwin zorgt voor de publicatie (Handbal in de Regio), en licht de VHV in voor de facturatie. 5.3. Volmachten Vandaag hebben te veel personen volmachten of betaalkaarten. Dit zal o pniveau van de VHV aangepakt worden. Voor RAVB zullen enkel Marcel, als penningmeester, en Erwin, als back-up, nog een volmacht krijgen. Erwin zal Alex inlichten en ook een debitkaart aanvragen. 6. Regio 6.1. Ruilbeurs Erwin zal de uitnodiging voor de ruilbeurs uitsturen. Als locatie wordt Merksem weerhouden, maar Marcel dient dit nog bevestigen. Als alternatief kan Mechelen gebruikt worde. Actie: MMA 6.2. Kalenders De huidige kalenders bevatten grote gaten. Dit is vooral te wijten aan een combinatie van vrije plaatsen, vakanties en VHV-tornooien. De VHV-tornooien U14 vallen samen met de RAVB-competitie. Dit is het gevolg van een beslissing van de clubs op de Evaluatievergadering 2016. 6.3. VHV-Competities De organisatie van de VHV-kwalificatietornooien en de daaruit volgende al dan niet deelname aan de VHV-competities heeft zware gevolgen voor de regionale competities. Clubs weten voor midden september niet hoe hun seizoen er zal uitzien. Erwin zal de vraag aan de VHV stellen om te bekijken of die tornooien niet beter in mei kunnen plaatsvinden. 6.4. Kalenderverantwoordelijken De reglementen schrijven duidelijk voor dat de clubs elk seizoen moeten melden wie de kalenderverantwoordelijke wordt. Veel clubs hebben dit nog niet gedaan. Erwin zal de vraag stellen aan alle clubs, zodat die namen gepubliceerd kunnen worden. 7. Competitie 7.1. Uitzondering HC Aarschot De bijkomende aanvraag voor uitzondering kan niet goedgekeurd worden. Reden, de speler heeft speelgelegenheid in de eigen club. Erwin zal de club inlichten. 7.2. Organisatoren Erwin zal een herinnering uitsturen voor zowel de Beker AVB alsook de finales U12, U14; en U16, met een herhaling van zowel de procedure als de voorgestelde datums.
Na afloop van de deadline (30/06) zal Erwin alle uitzonderingen behandelen op basis van de geldende reglementen. Bij eventuele afwijkingen zullen de respectievelijke clubs uitgenodigd worden op de vergadering in augustus. 7.3. HC Rhino Algemeen forfait J18. Boete volgens de reglementen. 8. Communicatie 8.1. De problemen met de website zijn nog steeds niet opgelost, en het lijkt er niet op dat Cathedral Design ook maar enige stappen onderneemt. De clubs hebben echter nood aan accurate informatie. Elli stelt voor om een tijdelijke oplossing uit te werken op het Weebly-platform. Behalve links naar de kalanders en uitslagen, dient informatie zoals data van bijscholingen en de reglementen beschikbaar te zijn. De rest is nice to have. Actie: EME Er zal bekeken worden wat het kostenplaatje van een andere oplossing is, en of het mogelijk is om de domeinnaam te transfereren. Aangezien de mail-routing wel nog actief is wordt dit laatste voorlopig in beraad gehouden. 8.2. Er dient bekeken te worden om de RAVB-Facebook-pagina meer bekendheid te geven. Voorlopig wordt deze nog beheerd door Alain. De volledige overdracht naar Elli is voorzien eind 2018. Actie: EME 9. Vorming en Promotie 9.1. Marcel stelt voor om de verantwoordelijken van alle clubs samen te roepen, zodat de samenwerking met RAVB maar ook tussen de clubs onderling beter kan afgestemd worden. Er dient dan eerst een draaiboek uitgewerkt te worden: wie is onze doelgroep, welke onderwerpen komen aan bod, hoe wordt dit praktisch aangepakt. 9.2. Robert herhaalt zijn voorstel om een eigen RAVB Kids Day uit te werken, die anders dan de Kids Day van de VHV in het begin van het seizoen doorgaat en zich in de eerste plaats richt op niet aangeslotenen. Hij denk hier bijvoorbeeld aan een organisatie op zondag waar dan de lokale jeugdbewegingen kunnen op uitgenodigd worden. 10. Varia 10.1. Naar aanleiding van de wijzigingen op bestuursniveau zal Erwin de templates van alle documenten up to date brengen. 10.2. Sasja viert dit jaar zijn 60 ste verjaardag. Tim sluit de vergadering.
Volgende vergaderingen Donderdag 13 september 2018, De Rode Loop, Merksem Voorlopige Agenda 1. Verslag Vorige Vergadering 2. Actiepunten 3. Scheidsrechters 4. Financiën 5. Regio 6. Competitie 7. Communicatie 8. Vorming & Promotie 9. Varia