Zo werken we bij het CIZ Gedragscode integriteit
Voorwoord Houvast om juist te handelen Mag ik onder werktijd online kleding kopen? Er wordt een relatiegeschenk aangeboden door een leverancier, wat doe ik daarmee? Mijn partner zit in het bestuur van een zorgaanbieder waar veel CIZ-cliënten verblijven, wat nu? Op de school van mijn dochter zoeken ze ouders die wat over hun werk willen vertellen, mag ik daar aan meedoen? Mijn collega neemt af en toe een pen mee naar huis, moet ik daar wat van zeggen? Dit zijn enkele situaties waar je mee te maken kunt krijgen als je voor het CIZ werkt. Het streven is dat iedereen zich altijd en overal integer gedraagt. Dat wil zeggen dat je je bewust bent van het vertrouwen dat mensen in je stellen en dat je daarnaar handelt. Integer handelen hoort bij je professionaliteit. Niet altijd is direct duidelijk hoe je integer kunt handelen. Het is normaal dat je soms twijfelt. Om je te helpen hebben we deze Gedragscode integriteit gemaakt. Die biedt houvast. Nog belangrijker is het om open om te gaan met dergelijke situaties. Er zullen altijd momenten blijven bestaan waarin je twijfelt over je handelen. En wat dan te doen? Ga daar open mee om, bijvoorbeeld door de dilemma s te bespreken en te toetsen met je collega s. Dit helpt je niet alleen om dilemma s te herkennen en de juiste afweging te maken, maar bevordert ook het vertrouwen in elkaar. In de praktijk komt integriteit soms in het gedrang door allerlei omstandigheden. Dat is heel menselijk. Daarom heeft het CIZ maatregelen genomen om niet-integer gedrag te herkennen, signaleren en te voorkomen. In de eerste plaats door de Gedragscode integriteit op te stellen. Daarnaast zijn er onder meer een klokkenluidersregeling voor het melden van een misstand en een externe vertrouwenspersoon of een klachtencommissie waar je mee kunt praten. Bij het CIZ zijn we professioneel met ons werk bezig. Iedereen heeft zijn eigen verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Daarbij hoort dat we rekening houden met de mensen om ons heen en steeds bereid zijn rekenschap af te leggen over onze gemaakte keuzes. Door onze gedragscode weten ook cliënten wat zij van ons kunnen verwachten en waar zij rekening mee kunnen houden. Deze gedragscode geldt voor iedereen die voor het CIZ werkt, vast of tijdelijk, intern of extern. Integriteit uit zich in gedrag. Het beste resultaat behalen we als we elkaar coachen en aanspreken op de kwaliteit van het werk en op ons gedrag. Laten we elkaar daarin scherp houden. Fungeer als voorbeeld naar elkaar. Ook als bestuurder ben ik me bewust van mijn voorbeeldfunctie in deze. Uitgangspunt is het vertrouwen dat integriteit een vanzelfsprekend integraal onderdeel is van je werk, houding en gedrag als professional bij het CIZ. Iets waar we met zijn allen trots op kunnen zijn! mr. J.H. Ouwehand Bestuurder
Inhoud 1 Onze kernwaarden: waar we naar streven 4 Wat zijn waarden? 4 Betrokken 4 Verantwoordelijk 4 Dienstbaar 4 2 Onze normen: hoe we ons gedragen 5 Kaders waar het kan, regels waar het moet 5 Omgaan met mensen 5 Omgaan met nevenwerkzaamheden 5 Omgaan met middelen 6 Omgaan met informatie 6 3 Als integriteit in het gedrang komt 7 Externe, onafhankelijke vertrouwenspersoon 7 Ongewenste bejegening melden 7 Misstanden melden: klokkenluidersregeling 7 Sancties bij niet-integer gedrag 7 Bijlagen 8 A Overzicht regels en reglementen 8 B Verklaring Gedragscode integriteit 9 CIZ Gedragscode integriteit 3
1 Onze kernwaarden: waar we naar streven Wat zijn waarden? Integriteit is gebaseerd op waarden. Waarden zijn zaken waar mensen (in organisaties) naar willen streven. De belangrijkste waarden van het CIZ, de zogeheten kernwaarden, zijn: betrokken, verantwoordelijk, dienstbaar Waarden komen tot uiting door normen. De waarde is wat we belangrijk vinden, de norm is hoe we vervolgens handelen in een concrete situatie. Normen zijn vaak vastgelegd in regels, procedures en wetten. Zo komt de waarde verantwoordelijk onder andere tot uiting in de norm geheimhoudingsplicht van vertrouwelijke informatie. De waarden en normen die voor het CIZ belangrijk zijn, komen voort uit de taak die we van de overheid hebben gekregen, te weten: het onafhankelijk beoordelen of cliënten recht hebben op zorg via de Wet langdurige zorg. Van ons wordt verwacht dat we ons werk uiterst zorgvuldig, maar ook inlevend doen. De wet is de basis van ons werk, maar de mens het uitgangspunt. Betrokken We kunnen onze taak alleen goed uitvoeren als we betrokken zijn bij onze cliënten. Onze cliënten moeten erop kunnen vertrouwen dat wij onze afspraken nakomen. We zeggen wat we doen en we doen wat we zeggen. We luisteren echt naar onze cliënten en hebben oog voor hun situatie. Besluitvorming gebeurt zorgvuldig, onder andere door in afwegingen alle relevante belangen te betrekken en door een juist gebruik van bevoegdheden. We hebben respect voor privacy en behandelen de cliënt zoals we zelf behandeld willen worden. Verantwoordelijk Wij werken vanuit vertrouwen. Wij krijgen binnen kaders de ruimte om ons werk zelf in te vullen en kwaliteit te leveren. We nemen daarbij verantwoordelijkheid voor ons vakmanschap, het team, en onze loopbaan. De keuzes die we maken in ons werk zijn navolgbaar en uitlegbaar. We zijn transparant voor zover dit de privacy niet schendt. We nemen verantwoordelijkheid voor de integriteit van het CIZ als geheel. Dit betekent dat we bij niet-integer gedrag anderen actief aanspreken. Dat vraagt om een veilige werkomgeving waarin je je vrij voelt om over integer gedrag te praten. Voor leidinggevenden ligt daar een extra verantwoordelijkheid. Dienstbaar Wij vertegenwoordigen de overheid en dienen daarmee het algemeen belang. Cliënten en andere externe partijen moeten erop kunnen vertrouwen dat we onbevooroordeeld en onpartijdig zijn en dat we beslissingen op objectieve gronden nemen. Dit betekent dat we niet worden beïnvloed door eigenbelang, bijvoorbeeld omdat wij, of iemand in onze omgeving, voordeel hebben bij een beslissing. Wij kunnen ons werk alleen goed uitoefenen als we ook dienstbaar zijn naar elkaar. Daar hoort een veilige en prettige werkomgeving bij. Centraal staan collegialiteit, samenwerking en openheid. We stimuleren elkaar in het gebruik van gewenste omgangsvormen. 4 CIZ Gedragscode integriteit
2 Onze normen: hoe we ons gedragen Kaders waar het kan, regels waar het moet Gebaseerd op onze kernwaarden gelden voor een aantal situaties normen (regelingen, richtlijnen, reglementen). Ze zijn er om je handvatten te geven voor integer gedrag in de praktijk van alledag. Het CIZ werkt zoveel mogelijk met kaders waarbinnen je als medewerker de ruimte krijgt om zelf keuzes te maken. Maar soms gelden er specifieke regels omdat de overheid dat van ons vraagt. Omgaan met mensen Behandel de ander zoals je zelf behandeld wilt worden; met respect. Dat geldt voor de omgang met cliënten, met externe partijen en met collega s. Ongewenste omgangsvormen worden niet getolereerd bij het CIZ, denk aan: beledigingen, discriminatie, seksuele intimidatie, pesten, agressie en geweld. Bij je taalgebruik houd je rekening met de algemeen gangbare opvattingen van fatsoen. Als je te maken krijgt met ongewenste omgangsvormen kun je gebruik maken van een klachtenprocedure of naar de externe vertrouwenspersoon of je leidinggevende stappen. Meer hierover staat in de Regeling agressie en ongewenste bejegening. Als CIZ-medewerker vertegenwoordig je de overheid. Daar hoort bij dat je kleding representatief is voor je functie. Als je twijfelt over wat representatief is, overleg dan met je leidinggevende. Alcohol en drugs zijn onder werktijd niet toegestaan. Beperkt alcoholgebruik mag op bijeenkomsten als je daarna niet meer hoeft te werken. Zie Beleid alcohol- en drugsgebruik. Als een zakelijke relatie je iets wil aanbieden, bijvoorbeeld een geschenk, een dienst of een etentje, ga dan na of je als CIZ-medewerker je onafhankelijkheid kunt blijven waarborgen. Geschenken zijn aanvaardbaar tot een waarde van 50,-. Maar ongeacht de waarde van geschenken voorkom je zelf de schijn van beïnvloeding. Meer hier over lees je in: Regeling voor medewerkers voor uitnodigingen en geschenken. Omgaan met nevenwerkzaamheden Nevenwerkzaamheden zijn alle werkzaamheden die je naast je werk bij het CIZ doet, betaald of onbetaald en ongeacht de omvang, duur en vorm. Nevenwerkzaamheden vinden plaats in eigen tijd. Soms kunnen nevenwerkzaamheden een integriteitsrisico betekenen vanwege belangenverstrengeling of een ongewenst effect op het imago van het CIZ. Je meldt daarom vooraf nevenwerkzaamheden die de belangen van het CIZ kunnen raken. Je bent zelf verantwoordelijk voor het juist beoordelen of je nevenwerkzaamheden al dan niet meldt. Overleg bij twijfel met je leidinggevende. Voor het melden van nevenwerkzaamheden zijn speciale formulieren beschikbaar. Zie Regeling nevenwerkzaamheden. CIZ Gedragscode integriteit 5
Omgaan met middelen Voor je werk beschik je mogelijk over middelen als een computer, laptop of Surface, smartphone, kantoorartikelen, print- en kopieerapparatuur. Ook heb je toegang tot internet en intranet en heb je een toegangspas. In principe gebruik je de CIZ-middelen voor het doel waarvoor je ze hebt gekregen en ga je er voorzichtig en zuinig mee om. En je houdt rekening met beveiligingsvoorschriften. Gepast privégebruik mag, andersom zul je ook wel eens eigen middelen gebruiken voor het werk. Om het concreet te maken, enkele voorbeelden van niet toegestaan privégebruik: - veelvuldig of onnodig op kosten van het CIZ privé bellen of internetten; - doelbewust voor privégebruik downloaden op kosten van de werkgever; - veelvuldig, langdurig of omvangrijk voor jezelf kopiëren op het werk; - veelvuldig of langdurig privé chatten of privé internetsites bezoeken op het werk; - internetsites bezoeken die aanstoot kunnen geven; - privébestellingen plaatsen of boekingen doen via je werkaccount; - zonder toestemming spullen van het werk mee naar huis nemen voor privégebruik, ongeacht de waarde daarvan. In de Regeling ICT-gebruik vind je een uitgebreidere beschrijving van (on)gewenst gebruik van ICT-middelen. Zorgvuldig gebruik van middelen betekent ook dat je alleen zakelijke en werkelijk gemaakte kosten declareert die niet al op andere wijze vergoed worden. En je leent je toegangspas niet aan anderen uit. Er is altijd sprake van een grijs gebied: bespreek daarom bij twijfel met je leidinggevende wat wel of niet mag. Wees transparant en maak afspraken. Omgaan met informatie Als CIZ-medewerker heb je toegang tot veel informatie. Die gebruik je alleen voor het doel waarvoor die is verstrekt. Het is de bedoeling dat vertrouwelijke informatie, bijvoorbeeld van cliënten, bij jou veilig is. Daarom heb je een geheimhoudingsplicht. Dit betekent niet alleen dat je geen vertrouwelijke informatie lekt, maar ook dat je die niet laat rondslingeren of anderen daartoe onnodig toegang geeft. Daarom ga je zorgvuldig om met informatiedragers (zoals tablets, smartphones, usb-sticks) en hou je rekening met (informatie)beveiligingsregels. Zorgvuldig omgaan met informatie betekent ook dat je transparant bent en geen relevante informatie achterhoudt of manipuleert als dat je bijvoorbeeld beter uitkomt. Als je tijdens of buiten werktijd communiceert, online of offline, dan zijn de uitgangspunten: - realiseer je dat je een CIZ-medewerker bent, doe geen uitlatingen die schadelijk zijn voor jouw functioneren of voor het CIZ; - houd je aan de geheimhoudingsplicht; - communiceer op fatsoenlijke en respectvolle wijze; - contacten met de media lopen via de afdeling Communicatie; - bewaak het onderscheid tussen privépersoon en CIZ-medewerker. In het Privacyreglement werknemers CIZ en in het Privacyreglement applicaties CIZ is vastgelegd hoe het CIZ omgaat met persoonsgegevens van jou als medewerker. Het Privacyreglement cliëntgegevens beschrijft hoe het CIZ omgaat met cliëntgegevens. 6 CIZ Gedragscode integriteit
3 Als integriteit in het gedrang komt Het streven is dat iedereen die voor het CIZ werkt zich altijd en overal integer gedraagt. In de praktijk komt integriteit soms in het gedrang. Het CIZ heeft onderstaande maatregelen genomen om niet-integer gedrag te voorkomen of te stoppen. Externe, onafhankelijke vertrouwenspersoon Heb je vragen over integriteit, zit je met een dilemma of heb je een vermoeden van niet-integer gedrag? Dan kun je terecht bij de externe, onafhankelijke vertrouwenspersoon van het CIZ. Die biedt een luisterend oor, verstrekt informatie en geeft advies. De vertrouwenspersoon kan je ook helpen als je ongewenste bejegening of een misstand wilt melden. Je blijft altijd zelf verantwoordelijk voor je eigen melding. Jouw anonimiteit wordt, als je dat wilt, gewaarborgd. Ongewenste bejegening melden Als je een klacht hebt over bijvoorbeeld de wijze van leidinggeven of gevallen van ongewenste bejegening (seksuele intimidatie, pesten, agressie, geweld, discriminatie), bespreek dat dan eerst met de betrokkene, jouw leidinggevende of de externe vertrouwenspersoon. Bekijk in overleg wat je er verder mee kunt doen, bijvoorbeeld een klacht indienen bij de klachtencommissie. Je mag door de melding op geen enkele manier worden benadeeld. Misstanden melden: klokkenluidersregeling Voor het melden van misstanden geldt de zogeheten klokkenluidersregeling. Van misstanden is sprake bij: - ernstige schending van wettelijke voorschriften of beleidsregels; - een gevaar voor de gezondheid, veiligheid of het milieu; - onbehoorlijk handelen met gevaar voor het goed functioneren van het CIZ. Sancties bij niet-integer gedrag Overtreding van de gedragscode wordt beschouwd als plichtsverzuim. Dit kan verschillende sancties tot gevolg hebben, afhankelijk van de ernst van de overtreding. Sancties worden opgelegd door de bestuurder, maar eerst wordt precies uitgezocht wat er is gebeurd. Sancties variëren van berisping, schorsing, boete tot ontslag op staande voet. Daarnaast kan het CIZ eventuele schade claimen bij de overtreder. CIZ Gedragscode integriteit 7
Colofon Gedragscode integriteit augustus 2017 Dit is een uitgave van het Centrum indicatiestelling zorg Vormgeving Slooves Grafische Vormgeving, Grave CIZ Postbus 2690 3500 GR Utrecht T 088 789 10 00 www.ciz.nl De verantwoordelijkheid voor de inhoud van deze publicatie berust bij het Centrum indicatiestelling zorg (CIZ). Het gebruik van cijfers en/of teksten uit deze publicatie, alsmede de naam van de publicatie als toelichting of ondersteuning of benaming in artikelen, scripties en boeken is toegestaan mits de bron duidelijk wordt vermeld. Het CIZ aanvaardt geen aansprakelijkheid voor drukfouten en/of andere onvolkomenheden. Voortschrijdend inzicht en informatiewensen vanuit het ministerie van VWS en de Wlz-ketenpartners kunnen leiden tot aanpassing van de vorm en inhoud van deze publicatie. CIZ Gedragscode integriteit
Bijlage A Overzicht regels en reglementen Overzicht van alle regels en reglementen die binnen het CIZ gelden: - Privacyreglement cliëntgegevens - Privacyreglement werknemers CIZ - Privacyreglement applicaties CIZ - Regeling voor medewerkers voor uitnodigingen en geschenken - Regeling agressie en ongewenste bejegening - Klachtenregeling werknemers CIZ - Regeling ICT-gebruik - Regeling nevenwerkzaamheden - Beleid alcohol- en drugsbeleid - Klokkenluidersregeling Deze bijlagen vind je binnenkort op Kennisplein. 8 CIZ Gedragscode integriteit