Overzichtslijst besluiten Raad van Bestuur 20/04/2016 Verslag nr.: 74 04/2016 Verslaggever: Marielle Hallez Datum: 03/05/2016 PRESENTIEOVERZICHT Naam & voornaam Aanwezig V erontschuldig d/afwezig Naam & voornaam Aanwezig V erontschuldigd/ afwez ig Bestuurders BEEKEN Rudi, voorzitter PUES Paul ALLARD Elke, ondervoorzitter RAMPELBERGH Lut BAERT Michel REVIERS Benny BOOGAERTS Stephan ROOVERS Tom DE BACKER Rosa SANNEN Arlette GELEYNS Johan SMETS Theo GORIS Carine VAN GOOLEN Magda KINDEKENS Chris VAN NUFFELEN Frank LECOCQ Marc VANBESELAERE Brigitte LEFEVRE Marleen VANBESIEN Dieter MERTENS Roger VANW EDDINGEN Nicole MICHIELS Jonas VANW INKELEN Kris MULS Gilberte VERMIJLEN Katrien NEVENS Bart VEULEMANS Nadine VERVLIET Chris Deskundigen WYNANTS Marc CARDOEN Mark DEWAEL Ignace DEWELDE Bruno Bestuurders met raadgevende stem NOE Sandra VALGAEREN Griet PIERRE Herwig VANDIKKELEN Jos TROMPET Gaby Vertegenwoordigers EcoW erf STANDAERT Peter, algemeen directeur - secretaris HALLEZ Marielle, diensthoofd Juridische dienst JANSSENS W outer, diensthoofd Administratie & financiën COESSENS Sara, projectleider Afvalpreventie DELVAUX Jeroen, diensthoofd Eploitatie KINDERS Martina, diensthoofd VMK HEYKANTS Paul, diensthoofd Personeel De Raad van Bestuur werd samengeroepen bij brief van 13 april 2016 en had plaats in vergaderzaal De Vunt van EcoWerf aan de Aarschotsesteenweg 210 te 3012 Leuven. De bijlagen die bij de uitnodiging waren gevoegd, maken integraal deel uit van huidig verslag alsook deze die ter zitting werden overhandigd. De vergadering wordt om 18.07 uur geopend door de voorzitter, Rudi Beeken. Aangezien er een gewone meerderheid van stemmen vertegenwoordigd was, zowel globaal als in de groep van de gemeentelijke deelnemers (81%), kan de vergadering geldig beraadslagen. RVB 2016-04-20 - Overzichtslijst EcoWerf - Verbeterde versie blz. 1/5
1. Goedkeuring verslag vorige vergadering De Raad van Bestuur keurt het verslag van de vergadering van de Raad van Bestuur van 16 maart 2016 goed, met twee correcties in het presentieoverzicht: Michel Baert is niet langer voorzitter, doch Rudi Beeken. Benny Reviers is niet langer ondervoorzitter, doch Elke Allard. 2. Bestuurswissel gemeente Kortenaken In afwachting van de formele benoeming door de Algemene vergadering in juni 2016, aanvaardt de Raad van Bestuur mevrouw Nadine Veulemans als afgevaardigde voor de gemeente Kortenaken in vervanging van mevrouw Josette Vanlaer. 3. Jaarverslag 2015 3.1. Verslag activiteiten Sara Coessens, projectleider Communicatie en afvalpreventie, licht het verslag van de activiteiten van EcoWerf in 2015 toe aan de hand van de PowerPoint-presentatie in bijlage 3. 3.2. Afsluiting 21/12/2015 balans, resultaten, winstdeling en waarderingsregels Wouter Janssens, diensthoofd Administratie en financiën, geeft tekst en uitleg bij de cijfers van 2015 (bijlagen 4 en 8) met specifieke aandacht voor de nieuwe waarderingsregels en de quasi overeenstemming van de afvalbegroting van de gemeenten met de realiteit. De niet-betaalde provinciale bijdragen zullen ingehouden worden op hetgeen EcoWerf aan de Provincie zal moeten betalen bij haar uittreding (compensatie). De Raad van Bestuur beslist unaniem om het jaarverslag 2015 voor te leggen aan de Algemene vergadering (19.00 uur). 4. Uitnodiging Algemene vergadering 22/06/2016 De Raad van Bestuur keurt de agenda voor de volgende Algemene Vergadering goed. Deze zal wellicht buitenshuis plaatshebben gelet op de werkzaamheden aan het administratief gebouw van EcoWerf. 5. Bestekken 5.1. OO 2016-AD-02 Lening ter financiering van investeringen: goedkeuring bestek Het bestek met nr. OO 2016-AD-02 en de raming voor de opdracht Lening ter financiering van investeringen, opgesteld door de dienst Administratie worden goedgekeurd. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten. De raming bedraagt 695.160,00 ecl. btw. Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de open offerteaanvraag. De opdracht zal Europees bekend gemaakt worden. Het standaard publicatieformulier wordt ingevuld en bekendgemaakt op nationaal en Europees niveau. De Raad van bestuur keurt de raming en de lastvoorwaarden (bijlage 6) unaniem goed en delegeert haar gunningsbevoegdheid aan het Directiecomité (19.07 uur). 5.2. OO 314.207 Heraanleg Containerpark Landen: gunning Goedkeuring wordt verleend aan het aanbestedingsverslag van de offertes van 14 april 2016 voor de opdracht Heraanleg containerpark Landen, opgesteld door Interleuven. Het aanbestedingsverslag maakt integraal deel uit van deze beslissing. De werken worden gegund aan de laagst reglementaire inschrijver, zijnde Wegrosan bvba, Vaartkant Rechts 27 te 2960 Sint-Lenaerts (Brecht), tegen het bedrag van 784.080,00 incl. 21% btw (unanieme beslissing om 19.09 uur). blz. 2/5 RVB 2016-04-20 - Overzichtslijst EcoWerf - Verbeterde versie
6. Masterplan containerparken antwoorden op vragen Peter Standaert, algemeen directeur, licht de resterende opmerkingen toe van een aantal gemeenten en de mogelijke oplossingen. De concrete vraag aan de Raad van Bestuur is hoe het nu verder moet (zie PowerPoint-presentatie in bijlage 10). De Raad van Bestuur bevestigt de meerwaarde van optie 1 en optie 2 en vraagt om: - Optie 1 verder uit te werken. In deze optie wordt er aanvullend op het Masterplan in de zomermaanden etra gras en blad en snoeihout ingezameld via wekelijkse brengpunten in zes gemeenten (Hoegaarden, Boutersem, Holsbeek, Tielt-Winge, Bekkevoort, Scherpenheuvel-Zichem). De kost hiervoor wordt verrekend in het Masterplan. - Optie 2 opnieuw te becijferen. In deze optie worden er 2 etra containerparken bovenop de 19 parken uitgebouwd. 7. Diversen 7.1. De Raad van Bestuur vaardigt Peter Standaert af en mandateert hem voor de Algemene vergadering van Interleuven 7.2. Het op de vorige vergadering aangekondigde agendapunt van sluikstort bij glasbollen zal op de volgende vergadering behandeld worden. 7.3. De voorzitter deelt mee dat de statutenwijziging zoals goedgekeurd door de Algemene Vergadering nog via een notariële acte moet verleden worden. Mogelijkerwijze zal hiervoor een etra Raad van bestuur en een Buitengewone Algemene Vergadering worden samengeroepen. De voorzitter dankt de leden van de Raad van Bestuur van EcoWerf en sluit de vergadering om 19.58 uur. Echt verklaard, Leuven, 03 mei 2016 Peter Standaert secretaris directeur Rudi Beeken voorzitter RVB 2016-04-20 - Overzichtslijst EcoWerf - Verbeterde versie blz. 3/5
DETAIL STEMOPNEMING 20/04/2016 Onderstaande tabel geeft een detail van de stemming voor de punten waarover diende gestemd te worden Gemeente Naam 1. Goedkeuring verslag vergadering nr. 73-04/2016 2. Bestuurswissel 3. gemeente Kortenaken Jaarverslag 2015 4. 5.1. 5.2. 7.1. Algemene Vergadering Uitnodiging Algemene OO 2016-AD-02 Lening OO 314.207 Interleuven - Vergadering - financiering Containerpark Landen - afvaardiging en agendapunten investeringen: bestek heraanleg: gunning mandatering Tijdstip van stemming 18:10 19:00 19:07 19:09 19:55 Begijnendijk VAN GOOLEN Magda Bekkevoort REVIERS Benny Bertem DE BACKER Rosa Bierbeek VANBESELAERE Brigitte Boortmeerbeek BAERT Michel Boutersem VERVLIET Chris Geetbets ALLARD Elke verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig Glabbeek VANWINKELEN Kris Haacht VANBESIEN Dieter Herent RAMPELBERGH Lut Hoegaarden LEFEVRE Marleen niet aanwezig Holsbeek VERMIJLEN Katrien niet aanwezig Huldenberg VANWEDDINGEN Nicole niet aanwezig Keerbergen VAN NUFFELEN Frank vergadering verlaten Kortenaken VEULEMANS Nadine Kortenberg NEVENS Bart Landen LECOCQ Marc verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig Leuven GELEYNS Johan Linter MICHIELS Jonas Lubbeek MULS Gilberte Oud-Heverlee PUES Paul Rotselaar GORIS Carine Scherpenheuvel-Zichem SANNEN Arlette Tielt-Winge BEEKEN Rudi Tienen ROOVERS Tom Tremelo SMETS Theo Zoutleeuw MERTENS Roger Deskundige Bierbeek CARDOEN Mark Deskundige Leuven DEWELDE Bruno verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig Deskundige Tienen DEWAELE Ignace Provincie Vlaams-Brabant BOOGAERTS Stephan Provincie Vlaams-Brabant KINDEKENS Chris vergadering verlaten Provincie Vlaams-Brabant WIJNANTS Marc Aantal JA stemmen 27 30 30 30 30 30 28 Aantal NEE stemmen 0 0 0 0 0 0 0 Aantal onthoudingen 0 0 0 0 0 0 0 Totaal stemming 27 30 30 30 30 30 28 Aanwezigheidsquotum - globaal 82% 91% 91% 91% 91% 91% 85% Aanwezigheidsquotum - gemeenten 81% 93% 93% 93% 93% 93% 89% Percentage ja-stemmen 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% blz. 4/5 RVB 2016-04-20 - Overzichtslijst EcoWerf - Verbeterde versie
Bijlagen aan het verslag van de Raad van Bestuur d.d. 20/04/2016 Bijlage 1: Jaarverslag 2015: Powerpoint-presentatie Bijlage 2: Overheidsopdracht 314.207 Heraanleg containerpark Landen : Gunningsverslag RVB 2016-04-20 - Overzichtslijst EcoWerf - Verbeterde versie blz. 5/5