BIJLAGE 2: GEBRUIKERSREGLEMENT GEMEENTELIJKE GEBOUWEN Artikel 1 Het gemeentebestuur van Zwalm bepaalt de voorwaarden voor het gebruik van de lokalen en ruimten, hierna opgesomd. Het gemeentebestuur stelt volgende lokalen ter beschikking van derden: 1. De vroegere klaslokalen in Munkzwalm, Zuidlaan 62 2. Het oud schoolgebouw in Nederzwalm, Schoolstraat 12 3. Het oud schoolgebouw in Roborst, Borstekouterstraat 5 4. Het oud schoolgebouw in Sint-Blasius-Boekel, Boekelbaan 91 5. Het oud schoolgebouw in Sint-Denijs-Boekel, Franskouter 8 6. Het oud schoolgebouw in Sint-Maria-Latem, Latemdreef 49 7. Het vroegere postgebouw in Munkzwalm, Zuidlaan 60 8. Het Parochiezaaltje Meilegem, Meilegemstraat 22 9. De benedenzaal van het gemeentehuis, Zuidlaan 36 De gebruiksvoorwaarden van de Zwalmparel, de grote en kleine (judo) zaal van de sporthal zijn opgenomen in een apart gebruikersreglement. Artikel 2 1. De gemeentelijke lokalen worden ter beschikking gesteld voor activiteiten van de verschillende werksoorten, organisaties, bevolkingsgroepen, ideologische en filosofische strekkingen voor; - het op eigen initiatief organiseren van activiteiten; - het bieden van ruimte voor informele ontmoeting en contact; - het begeleiden, ondersteunen en verlenen van diensten aan de organisatoren van activiteiten in de lokalen van de gemeentelijke sociaal culturele infrastructuur en het leveren van een bijdrage tot ondersteuning en coördinatie in de culturele sector en tot ruimere samenwerkingsverbanden. Overnachtingen en fuiven worden niet toegelaten in deze ruimten. De ruimtes kunnen enkel worden gebruikt voor de activiteit die vermeld staat op het aanvraagformulier. 2. Verhuur aan particulieren wordt niet toegestaan. 3. De ruimte kan gebruikt worden voor één of meerdere dagen. 4. De gebruiksovereenkomst geeft recht op: - het gebruik van de ruimte. - de algemene verlichting, verwarming en het normaal onderhoud van de gebruikte lokalen. - het gebruik van het aanwezige meubilair en de aanwezige apparatuur. 5. Elke overdracht van de gebruiksovereenkomst is verboden. 1
Artikel 3 1 Eenmalige activiteiten. 1. Reservaties kunnen maximaal één jaar op voorhand en minimum 2 weken op voorhand aangevraagd worden. 2. Alle aanvragen voor het gebruik van één of meerdere ruimtes dienen aangevraagd te worden door middel van een standaardformulier, te verkrijgen op het gemeentehuis. Het aanvraagformulier vermeldt: naam en adres van de gebruiker of van minstens twee natuurlijke personen die rechtsgeldig kunnen optreden, de gereserveerde lokalen of materialen, de begin- en einddatum van de gebruiksperiode, evenals alle bijzonderheden over de geplande activiteit. Op basis van het aanvraagformulier maakt de bevoegde ambtenaar een gebruiksovereenkomst in dubbel op. De reservatie is pas definitief nadat deze overeenkomst door de aanvrager is ondertekend en de aanvraag goedgekeurd werd door het College van Burgemeester en Schepenen. 3. Opties voor het reserveren van een ruimte kunnen worden toegestaan maximum 1 jaar op voorhand en zijn twee weken geldig. Lange termijn gebruik met een maximum van 1 jaar. 1. Enkel verenigingen, waarvan de bestuurszetel gevestigd is op het grondgebied van Zwalm, kunnen voor een langere termijn (met een maximum van 1 jaar) gebruik maken van een lokaal. 2. Verenigingen die langere tijd gebruik willen maken van een lokaal, dienen jaarlijks een standaardformulier in. Het aanvraagformulier vermeldt: naam en adres van de gebruiker of van minstens twee natuurlijke personen die rechtsgeldig kunnen optreden, de gereserveerde lokalen of materialen, een kalender waarop alle activiteiten gedurende die periode vermeld staan, evenals alle bijzonderheden over de geplande activiteiten. Op basis van het aanvraagformulier maakt het verantwoordelijke personeel een gebruiksovereenkomst in dubbel op. De reservatie is pas definitief nadat deze overeenkomst door de aanvrager is ondertekend en de aanvraag goedgekeurd werd door het College van Burgemeester en Schepenen. 3. De aanvraag wordt jaarlijks hernieuwd, voor 30 november. 4. Indien er tijdens het huren van een ruimte voor een langere termijn een andere vereniging de vraag stelt om de ruimte te huren, dan is dit mogelijk op voorwaarde dat de activiteit niet samenvalt met een activiteit van de eerste huurder. De goedkeuring van de aanvraag gebeurt na kennisgeving aan de eerste huurder en na goedkeuring van het College van Burgemeester en Schepenen. Activiteiten in samenwerking met het gemeentebestuur of een erkende adviesraad. De benedenzaal (raadzaal) in het gemeentehuis wordt enkel ter beschikking gesteld voor activiteiten die plaatsvinden in samenwerking met het gemeentebestuur of een erkende adviesraad. Aan deze activiteiten zijn voorwaarden verbonden: - De activiteit moet ingericht worden door meer dan één vereniging en de intentie hebben een ruime doelgroep van de bevolking aan te spreken. - De activiteiten worden mede ingericht door het gemeentebestuur (College van Burgemeester en Schepenen) of een erkende adviesraad. 1 Om de gelijke behandeling van de verenigingen te waarborgen zal in 2009 aan elk gebruik van een gemeentelijk lokaal een waardebepaling worden toegekend. Deze waardebepaling zal worden geregeld in een bijkomend gebruiksreglement. 2
Verenigingen kunnen dergelijke activiteiten voorstellen door een standaard aanvraagformulier in te vullen, dat verkrijgbaar is op het gemeentehuis. De aanvraag wordt steeds ter goedkeuring voorgelegd aan het College van Burgemeester en Schepenen. Oneigenlijk gebruik Indien uit de feiten zou blijken dat de gebruiker bij de reservatie onvolledige of onjuiste gegevens verstrekte over de aard en duur van de activiteit, kan de aanvraag geannuleerd worden. Artikel 4 1. De gebruiker is volledig verantwoordelijk voor de activiteiten in de gereserveerde infrastructuur. 2. Volgende activiteiten worden niet toegelaten: Activiteiten die in één of andere vorm in strijd kunnen zijn met de democratische basisprincipes van onze samenleving of die in strijd zijn met de openbare orde of goede zeden. 3. De voorbereidende werken van een activiteit beginnen ten vroegste de dag zelf, indien niet anders werd afgesproken met het gemeentebestuur. Deze regeling is noodzakelijk om eventuele activiteiten van andere gebruikers niet te belemmeren. De gebruiker verbindt er zich toe om onmiddellijk na de activiteit de gebruikte infrastructuur te verlaten in ordelijke staat. De activiteit eindigt ten laatste om 07.00 uur s morgens op de eerstvolgende dag na de beëindiging van de huurperiode. Op deze dag moeten om 09.00 uur de lokalen volledig ontruimd zijn en moet er gekuist zijn, tenzij dit op voorhand anders werd afgesproken. 4. Onder ordelijke staat wordt verstaan: - alle afval wordt ingezameld, gesorteerd (glas, pmd, karton, enz.) en wordt meegenomen door de gebruiker. Er is ook de mogelijkheid om gratis afvalcontainers te laten leveren en ophalen door de propermobiel (0471/100.102). De propermobiel haalt echter geen restafval op. - het gebruikte meubilair en/of materieel van derden moet uit de infrastructuur opgehaald worden vòòr het tijdstip bepaald in 4.3. - de gebruikte infrastructuur wordt door of in opdracht van de gebruiker gereinigd volgens de regels van de kunst. De verbruiker verbindt er zich dus toe bij het einde van de gebruiksperiode de ruimte achter te laten zoals afgesproken met de door het gemeentebestuur aangestelde verantwoordelijke. Indien het materiaal niet teruggeplaatst is zoals het hoort of indien de ruimte niet voldoende gereinigd is, zullen personeelskosten worden aangerekend. - De sleutels worden de eerstvolgende werkdag na afloop van de activiteit binnengebracht aan de gemeenteloketten tijdens de openingsuren. Bij het huren over langere termijn kunnen hierover in de overeenkomst andere afspraken worden vastgelegd. - Ten allen tijde kan het College van Burgemeester en Schepenen beslissen om vroegtijdig een einde te maken aan de terbeschikkingstelling, als de aard, inhoud of duur van de toegestane activiteit afwijkt van datgene waarvoor toelating werd gegeven. - De bestaande vaste infrastructuur mag niet gewijzigd worden. 5. Het gemeentebestuur Zwalm stelt enkel aan de gebruiker de infrastructuur ter beschikking. De gebruiker is verplicht alle wettelijke en reglementaire bepalingen die op hem als gebruiker rusten na te leven. De gebruiker kan zijn verantwoordelijkheid niet op het gemeentebestuur afwenden. 6. Alle kosten, taksen, belastingen, enz. die voortvloeien uit de organisatie van de activiteit (accijnzen, auteursrechten, billijke vergoeding, gemeentelijke, gewestelijke en federale taksen, enz.) zijn ten laste van de gebruiker. 3
7. De gebruiker is verantwoordelijk voor de schade aangericht aan de infrastructuur of het ter beschikking gestelde materiaal. In geval tijdens de ingebruikname schade wordt aangericht of defecten ontstaan aan de infrastructuur zal de gebruiker dit mededelen aan het gemeentebestuur, tijdens de eerstvolgende openingsuren van het gemeentehuis. De gebruiker zal in geen geval de schade of het defect zelf herstellen of de herstelling in zijn opdracht door derden laten uitvoeren. 8. Vooraf aan de activiteit wordt een plaatsbeschrijving en inventaris opgemaakt door een bevoegde ambtenaar. Indien in een lokaal materiaal van een bepaalde vereniging opgeslagen staat, zal de ambtenaar, in overleg met die bepaalde vereniging, ook een inventaris van dat materiaal opstellen. Indien na de activiteit schade vastgesteld wordt, zal de gebruiker op het eerste verzoek van de aangestelde ambtenaar aanwezig zijn om tegensprekelijk de aard en de omvang van de schade te bepalen. Indien de betrokkene niet aanwezig is, zullen de aard en de omvang van de schade door de aangestelde ambtenaar eenzijdig bepaald worden. Dergelijke eenzijdige vaststelling zal, op voorwaarde dat de gebruiker behoorlijk werd uitgenodigd, als bindend worden beschouwd. 9. Alle veroorzaakte schade dient door de gebruikers integraal vergoed te worden aan het gemeentebestuur Zwalm. Het te vergoeden supplementaire bedrag van schadeloosstelling wordt bij beslissing van het College van Burgemeester en Schepenen vastgelegd en ingevorderd overeenkomstig de gebruikelijke procedures. In geval van weigering van betaling, kan het College van Burgemeester en Schepenen de bepaalde vereniging uitsluiten en de toegang tot het lokaal voor een bepaalde of onbeperkte tijd ontzeggen. 10. De gebruiker is verplicht zich te laten verzekeren voor burgerlijke aansprakelijkheid. De premie is ten laste van de gebruiker en bij het indienen van het aanvraagformulier wordt hiervan het bewijs voorgelegd. De gebouwen zelf zijn door het Gemeentebestuur Zwalm verzekerd met een uitgebreide brandverzekering. 11. Bij een tentoonstelling is de gebruiker verplicht de tentoongestelde voorwerpen voldoende te verzekeren en dit met een verzekeringspolis alle risico s (dit wil zeggen alle risico s voor brand, diefstal en/of beschadiging). Bij het afhalen van de sleutels wordt hiervan het bewijs voorgelegd. 12. Het gemeentebestuur Zwalm kan in geen enkel geval verantwoordelijk gesteld worden voor diefstal of beschadiging van meubilair en/of materieel dat toebehoort aan de gebruiker of door hem werden gebruikt of ingehuurd met betrekking tot de activiteit dat hij organiseert. Een gebruiker die langdurig een ruimte gebruikt en materiaal in de ruimte opslaat, is zelf verantwoordelijk voor dat materiaal en dient zich te laten verzekeren voor dat materiaal. Het gemeentebestuur Zwalm kan in geen geval verantwoordelijk gesteld worden voor diefstal of beschadiging van materiaal van één van de gebruikers, dat in de ruimte opgeslagen staat. Wel kan een ambtenaar van het gemeentebestuur Zwalm vaststellen dat er schade werd aangebracht door derden aan het opgestelde materiaal en een schadevergoeding eisen voor het materiaal van de langdurige gebruiker. 13. Met het oog op het verzekeren van een maximale veiligheid moeten de gebruikers volgende veiligheidsvoorschriften naleven: - De gebruiker mag geen groter aantal plaatsen bezetten of méér publiek toelaten dan de vooropgestelde maxima. De maxima worden vastgelegd per lokaal na advies van de brandweer. - Uitgangen en nooduitgangen moeten steeds over de volledige breedte vrij gehouden worden. Langs de vluchtwegen, op trappen en overlopen mag zich geen enkel 4
voorwerp bevinden dat het verkeer van mensen hindert. De pictogrammen en de signalisatie moeten steeds duidelijk zichtbaar blijven. - Bij eetfestijnen dienen de gangen breed genoeg te zijn om een eventuele evacuatie vlot te laten verlopen. - De deuren geplaatst in de evacuatiewegen mogen in geen geval vergrendeld zijn. Dit geldt tevens voor alle uitgangen en nooduitgangen. - Alle versieringen moeten van moeilijk ontvlambaar materiaal zijn en moeten uit de buurt van gloeilampen en kaarsen gehouden worden. Het gebruik van kaarsen moet tot een minimum beperkt worden. - Het is verboden te roken in de ruimten. - De gebruiker moet zich degelijk informeren over de evacuatiewegen, de hulpverlening en het gebruik van de beschikbare blustoestellen. - Alle blustoestellen moeten ten alle tijde zichtbaar en bereikbaar blijven. - In geen enkel geval mag men gasflessen binnen het gebouw opstellen. - Het bijleggen van elektrische en gasleidingen of kabels die niet conform zijn aan de bestaande reglementering is ten strengste verboden. - De gebruikers blijven ten allen tijde verantwoordelijk bij het niet naleven van eender welke wettelijke bepaling betreffende de veiligheid. - Elk gebruik van kaarsen, rook- of vuurproducerende of risicohoudende toestellen moet bij de aanvraag duidelijk vermeld worden. Om veiligheidsredenen kan het College van Burgemeester en Schepenen bepaalde activiteiten of toestellen vanuit dit oogpunt verbieden. 14. De gebruikers dienen er voor te zorgen dat de geluidsoverdracht naar de buurt binnen de reglementering op de geluidshinder valt. Om die reden worden fuiven ook niet toegelaten in deze gemeentelijke lokalen. 15. Affiches, versieringen en aankondigingen mogen uitsluitend aangebracht worden op de daarvoor voorziene plaatsen. 16. In geval van oproer, kwaadwillige samenscholing, ernstige stoornis of andere onvoorziene gebeurtenissen, kan de burgemeester optreden conform art. 68 bis van het gemeentedecreet en de activiteit stilleggen en desnoods overgaan tot de sluiting van de feestzaal, zonder dat de gebruikers hiervoor een schadeclaim kunnen indienen. 17. De gebruiker moet alle bepalingen in dit huishoudelijk reglement naleven. Indien wordt vastgesteld dat deze bepalingen worden overtreden dan kan het college van burgemeester en schepenen beslissen dat de betrokken gebruiker in de toekomst niet meer over deze infrastructuur mag beschikken. 18. Bij betwisting tussen gebruiker en het gemeentebestuur Zwalm over één van de voorgaande artikels zijn uitsluitend de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Oudenaarde bevoegd. 5