Verslag vergadering faculteitsraad 8 april 2015 OPENBARE gedeelte FR: V.R. Boers, H. Deelstra, L. van Laar, G.V. van Loe, K.J. Marijt, A.D. Meeder, G.T. O'Neill, N.A.N.M. van Os, M.J. Pot, J.J.M. Sleutels, A. Tiemersma, W.C.R. Verdaasdonk FB: H.W. van den Doel, R.M. Grootveld (vanaf agendapunt 4) 5 Bureau: J. Verweij (BO), L.P. de Wit (BO, notulist), M.L. Zeeman (OSZ) Afwezig: FR: E.P. den Boer, M.J. Bos, J.C. Gomez Aguiar, R.A.M. Honings, N. Timmer FB: H.L. Murre-van den Berg, J.D. Riel 1. Opening 10 De vergadering wordt om 16.02 uur geopend. 2. Vaststelling agenda De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 3. Vaststelling verslag overlegvergadering 4 maart 2015 a. Verslag 4 maart 2015 15 Bij de afwezigen wordt G. Van Loe aangepast in G.V. van Loe. r.81 wordt aangepast in: Sleutels geeft aan dat hij steeds meer studenten ziet die een beroep doen op formele regelingen, inclusief de regelingen in het kader van het rendementsdenken, waar zij rechten aan ontlenen en waar zij opleidingen/de faculteit aan willen houden. 20 r.109: bood wordt aangepast in boot. r.126: communicatieproblemen wordt aangepast in de gesloten, naar binnen gekeerde bestuurscultuur. r. 253: op te leiden wordt aangepast in te ondersteunen in het door hen gekozen studiepad. 25 Nav r.230-245 vraagt Van Loe of het al mogelijk is om FGW in het kader van de prestatieafspraken te vergelijken met andere Nederlandse faculteiten Geesteswetenschappen. De decaan geeft aan eerste indicatieve cijfers te hebben gezien. Besloten wordt hier een actiepunt van te maken. r.295: op wordt verwijderd. 1
30 Nav r.297 wordt besloten om als actiepunt op te nemen: De notitie van OenK over de inrichting van de informatievoorzienig in relatie tot de NSE de komende jaren wordt zodra beschikbaar geagendeerd voor bespreking in de Faculteitsraad. r.304 en r.343: lap top wordt aangepast in laptop. r.348: Van laar wordt aangepast in Van Laar. 35 Met bovenstaande wijzigingen wordt de tekst van het verslag vastgesteld. b. Actiepuntenlijst en rapportage afwikkeling 40 45 50 55 Nav actiepunt 1 (managementinformatie bij begroting) brengt de Faculteitsraad in herinnering dat de Faculteitsraad er op heeft aangedrongen om bij de bespreking van de begroting de specificaties van de kosten en baten van de instituten inzichtelijk te krijgen, in het bijzonder voor BA IS (verdeling van kosten en baten BA IS over de instituten). De decaan geeft aan dat vorig jaar, toen de begroting alleen op facultair niveau is besproken, is toegezegd ook informatie met betrekking tot de baten en kosten op het niveau van het instituut te bespreken met de Faculteitsraad. Hierbij is geen sprake van een begroting per instituut, aangezien deze in september nog niet beschikbaar zijn. Van Loe geeft aan in de loop der tijd drie actiepunten te zijn kwijtgeraakt. Ten eerste hoe wordt omgegaan met de adviezen van opleidingscommissies die volgens de WHW bij de Faculteitsraad dienen te komen (vb één mailbox of een Share Point). Ten tweede de evaluatie van de intensivering van de studiebegeleiding en ten derde de voortgang rond het gebruik van de Koffiekamer Noord door studieverenigingen. Deze acties worden weer aan de actiepuntenlijst toegevoegd. Nav actiepunt 9 merkt Van Os op dat zij graag had gezien dat het antwoord niet alleen aan haar, maar aan de gehele Faculteitsraad was toegestuurd. Verder bleef volgens haar de uitkomst in het luchtledige hangen en zou zij hier graag nog een keer op terug willen komen. Sleutels vult hier op aan dat blijkbaar het niveau van de MA-thesis van 500 naar 600 is verhoogd, maar dat onduidelijk is waar deze verhoging vandaan komt. De decaan geeft aan dat hier nogmaals naar wordt gekeken. Sleutels merkt op dat de status afgehandeld van een actiepunt niet altijd overeenkomt met het perspectief van de status van het desbetreffende actiepunt van de Faculteitsraad. De decaan geeft aan dat hier nog een keer naar wordt gekeken. 60 O Neill verzoekt het Faculteitsbestuur de relatie Den Haag-Leiden in relatie tot BA IS te agenderen voor de overlegvergadering van 27 mei. 2
4. Invulling portefeuille onderwijs ii Openbaar (invulling lange termijn) 65 70 75 80 85 90 Van den Doel geeft aan dat het Faculteitsbestuur voor de structurele invulling van de portefeuille onderwijs een aantal gedachten heeft ontwikkeld. Het Faculteitsbestuur vindt het belangrijk dat de portefeuillehouder onderwijs ook actief is in het onderwijs en het onderzoek van de faculteit en niet een full time bestuurder is. Kijkend naar de huidige omvang van en de recente toename in het taakpakket (oa door de prestatieafspraken en de inrichting van de faculteit) van de portefeuillehouder onderwijs, acht het Faculteitsbestuur het wenselijk om de portefeuille onderwijs bij twee personen te beleggen. Inschatting is dat het hierbij gaat om twee keer 0,6 fte, en dus niet om 2 fte full time bestuurders. De geschetste taakverdeling op hoofdlijnen is dat één persoon zich richt op de BA-opleidingen en één persoon zich richt op de MA-opleidingen. Overige thema s worden verdeeld over beide personen. Sleutels geeft aan dat de Raad verrast werd door de e-mail die door het Faculteitsbestuur aan de medewerkers van de universiteit is toegestuurd, waarin werd medegedeeld dat het bestuur had besloten om over te gaan op twee vice-decanen. Hier is echter een wijziging van het Faculteitsreglement voor nodig, welke de instemming van de Faculteitsraad behoeft. De e-mail heeft de Raad als een aantasting van zijn positie ervaren. Van den Doel geeft aan dat dit niet de bedoeling van het Faculteitsbestuur was. Sleutels geeft aan dat de Raad onderschrijft dat het takenpakket van de portefeuillehouder onderwijs is toegenomen. Ook onderschrijft de Raad het principe dat het wenselijk is dat de portefeuillehouder onderwijs actief is in onderwijs en onderzoek binnen de faculteit. Vanuit het oogpunt van democratische controle is de Raad er voorstander van dat gekozen wordt voor een constructie waarin beide portefeuillehouders onderwijs deel uit maken van het Faculteitsbestuur. Tot slot wil Sleutels er voor waken dat een tweedeling in een portefeuillehouder BA en een portefeuillehouder MA er toe leidt dat de vergaderfrequentie voor bijvoorbeeld opleidingsvoorzitters toeneemt. Van den Doel geeft aan dat de efficiëntie van de vergadercultuur een aandachtspunt in bredere zin is. Van den Doel geeft aan dat ook is rondgekeken hoe bij andere faculteiten Geesteswetenschappen het faculteitsbestuur is ingericht. Hij geeft aan dat aan de Universiteit Utrecht sprake is van twee vice-decanen en dat naar verluidt die constructie naar tevredenheid werkt. 95 100 De Faculteitsraad geeft aan benieuwd te zijn waar de PhD s in de nieuwe situatie door het Faculteitsbestuur worden belegd. Van den Doel geeft aan dat het Faculteitsbestuur daarover nog geen definitief standpunt heeft ingenomen. Twee opties zijn mogelijk. Aan de ene kant zit er aan PhD s een onderwijscomponent, waar ook de universiteit meer op in wil gaan zetten, zie het instellingsplan. Dit onderdeel zou belegd kunnen worden bij de portefeuillehouder onderwijs. Aan de andere kant heeft het thema PhD s een grote onderzoekscomponent, waardoor er voor gekozen kan worden om de PhD s te handhaven 3
105 110 115 120 125 onder de portefeuillehouder onderzoek. O Neill geeft aan dat hij het logisch vindt dat de PhD s onder de portefeuillehouder onderzoek, in casu de decaan, blijven vallen, omdat de onderwijscomponent zeer beperkt van omvang is en omdat de decaan ex officio ook de dean is van de Graduate School. De Faculteitsraad is ook benieuwd onder welk bestuurslid de opleiding International Studies komt te vallen. Thans is deze opleiding belegd bij de portefeuillehouder bedrijfsvoering. Van den Doel geeft aan dat de huidige portefeuilleverdeling historisch gegroeid is en ook te maken heeft gehad met beschikbaarheid (ziekte) en onderwijsvisitaties. De gedachte is nadrukkelijk om de complete onderwijsportefeuille, inclusief de opleiding International Studies en de ondersteunende dienst Onderwijs- en Studentenzaken (OSZ), bij de portefeuillehouders onderwijs te beleggen. Van den Doel geeft verder aan dat door de vele opleidingen die de Faculteit der Geesteswetenschappen rijk is, het systeem complex is geworden. Om ieder jaar alle opleidingen goed op de rails te krijgen, is het wenselijk dat er vanuit het Faculteitsbestuur voldoende tijd en aandacht voor is. Vandaar het voorstel om de portefeuille onderwijs over twee personen te verdelen, net als in Utrecht en Amsterdam het geval is. O Neill raadt het Faculteitsbestuur aan om van de Faculteit der Rechtsgeleerdheid te vernemen hoe bij hun de tweedeling van een dergelijk takenpakket is bevallen. In reactie op de vraag van Sleutels hoe het Faculteitsbestuur inschat hoe gemakkelijk in de toekomst kan worden voorzien in nieuwe bestuurders, geeft Van den Doel aan dat voor de huidige werving wordt samengewerkt met een ervaren extern bureau. In reactie op Van Laar geeft Van den Doel aan dat het externe bureau gezien hun ervaring het Faculteitsbestuur goed kan begeleiden en kan komen tot een long list en een short list, maar dat de selectie uiteindelijk een zaak van het Faculteitsbestuur is. De Faculteitsraad is het met Van den Doel eens dat in Leiden behoefte is aan professionele bestuurders die dat parttime doen en daarnaast nog andere taken vervullen binnen de faculteit. 130 135 De decaan vraagt of de Faculteitsraad positieve gevoelens heeft bij de geschetste koers. Vervolgens zal ook (een afvaardiging van) de Raad betrokken worden bij het selectieproces. Sleutels geeft aan dat hij positieve gevoelens heeft bij de uitgezette koers, maar dat nadere uitwerking (met name de portefeuilleverdeling tussen de twee vicedecanen/portefeuillehouders onderwijs) nodig is, wil de Raad te zijner tijd instemming geven voor een wijziging van het faculteitsreglement. Van Os geeft aan dat door de eerder gestuurde e-mail het voor medewerkers lijkt alsof er al een besluit is genomen, terwijl er nu eerst door het Faculteitsbestuur samen met de Faculteitsraad een aantal tussenstappen wordt gezet. Zij vraagt of hier nog actie op volgt. Van den Doel geeft aan dat nadat het CvB heeft ingestemd met de tijdelijke waarneming door Fortuin en Augusteijn aan de academische gemeenschap (personeel en studenten) 4
140 145 150 over deze tijdelijk waarneming een e-mail wordt gestuurd, waarin de eerdere e-mail wordt gecorrigeerd. Boers geeft aan dat hij zich gepasseerd voelt aangezien de studentleden van de Faculteitsraad twee weken later een e-mail hebben ontvangen dan het personeel van de gehele faculteit. Van den Doel geeft aan dat dit abusievelijk is gebeurd en dat het zijn intentie was om de e-mail in eerste instantie aan alle medewerkers en studenten toe te sturen. Ook O Neill geeft aan zich gepasseerd te voelen en vraagt zich af waarom de indruk is gewekt dat buiten de Faculteitsraad om een besluit is genomen. Van den Doel geeft aan dat de e-mail ongelukkig is verwoord en dat de passage over dat een besluit is genomen, onjuist is. Nadat het Faculteitsbestuur de Faculteitsraad heeft gehoord, neemt het CvB een besluit over de tijdelijke invulling. De structurele invulling bespreekt het Faculteitsbestuur op een later moment met de Faculteitsraad. In reactie op O Neill geeft Van den Doel aan dat er sprake is van een open sollicitatieprocedure voor de structurele invulling. 155 160 165 Pot vraagt wat de termijn is die wordt gehanteerd voor het structureel invullen van het vice-decanaat. De decaan geeft aan dat als ambitieuze datum 1 oktober wordt aangehouden, maar dat 1 november wellicht een realistischere datum is. Wat de datum uiteindelijk wordt is van vele zaken afhankelijk, zoals of uiteindelijk wordt gekozen voor interne of externe kandidaten, en de beschikbaarheid van deze kandidaten. Van de aanwezige leden van de Faculteitsraad heeft niemand geen positief gevoel over het voornemen van het Faculteitsbestuur om het Faculteitsbestuur met één persoon uit te breiden en de portefeuille onderwijs over twee personen te verdelen. Van den Doel geeft aan dat de Faculteitsraad wordt betrokken bij de verdere procedure, onder meer door een afvaardiging van de Raad te laten participeren in de sollicitatiecommissie. Vervolgens wordt een concretere uitwerking (portefeuilleverdeling) op een later moment samen met de Faculteitsraad besproken. Sleutels sluit af met de opmerking te hopen dat het Faculteitsbestuur voortaan in de berichtgeving omtrent besluitvorming zorgvuldiger te werk gaat en dat wordt voorkomen dat in de toekomst de indruk wordt gewekt dat de Faculteitsraad niets te zeggen heeft. 5. Onderwijs- en examenregelingen 2015-2016 170 175 Naar aanleiding van het facultaire deel OER BA artikel 2.8 en 3.2.1 vraagt Sleutels wat ook al weer de reden was dat de opleiding International Studies geen propedeutisch examen kent, maar alleen een bachelor examen. De decaan geeft aan dat dit samenhangt met de ontstaansgeschiedenis van de opleiding International Studies onder het CROHO-label van het University College. In artikel 3.2.1 wordt bepaald dat studenten pas aan het onderwijs voor de 30 EC vrije keuzeruimte (inclusief minor) mogen deelnemen nadat het propedeutisch examen met goed gevolg is afgelegd. Dit leidt bij een aantal opleidingen, die in het tweede semester van jaar 5
180 185 190 195 200 205 210 215 twee van de bachelor vrije keuzeruimte hebben ingeroosterd, tot problemen, aangezien studenten die een vak in het tweede semester van jaar één van de bachelor niet hebben gehaald, deze in de regel pas weer in het tweede semester van het daaropvolgende academisch jaar kunnen volgen en afronden. De decaan geeft aan dat deze opleidingen zich niet aan de facultaire norm houden. Sleutels vraagt wat de ratio is achter het opnemen van dit artikel. De decaan geeft aan dat dit te maken heeft met het bevorderen van studietempo en dat het niet vreemd is om, als de vrije keuze ruimte in jaar drie van de bachelor valt (zoals de facultaire norm is) te willen dat studenten dan hun propedeuse hebben afgerond. Van Os vraagt zich af wie de naleving van artikel 3.2.1 in de praktijk controleert. Sleutels stelt voor om van artikel 3.2.1 alleen de eerste volzin te handhaven. De decaan geeft aan dit over te willen nemen, met daarbij de opmerking dat wordt nagegaan of het schrappen van deze volzin geen onvoorziene ongewenste effecten heeft. Sleutels geeft aan dat als naar de inschatting van het Faculteitsbestuur er onvoorziene ongewenste effecten optreden, de Faculteitsraad graag tijdig wordt geïnformeerd. Naar aanleiding van artikel 4.1.3 geeft Sleutels aan dat de Faculteitsraad het advies van de commissie Onderwijs om te komen tot facultair eenduidige richtlijnen met betrekking tot de herkansing van deeltoetsen onderschrijft. Het bespreken van een nader voorstel van de (herkansing van) deeltoetsen wordt met de Faculteitsraad besproken voordat dit volgend jaar in de UR wordt besproken. Marijt geeft aan dat hij geluiden heeft vernomen van studenten, docenten en medewerkers van OSZ van de opleiding geschiedenis dat de verplichte deelname aan de eerste tentamenmogelijkheid (artikel 4.1.5 OER BA) tot problemen leidt, doordat studenten naar het tentamen komen om slechts hun naam op te schrijven, wat leidt tot rumoer. Daarnaast komen er veel afmeldingen last minute binnen. Binnen de Faculteitsraad leeft breed de wens om dit artikel te schrappen. Van den Doel geeft aan dat deze verplichting bestaand beleid is en dat de Faculteitsraad zich hier de afgelopen jaren achter heeft geschaard. De achtergrond van dit artikel is dat studenten gestimuleerd worden om bij de eerste mogelijkheid van het tentamen aanwezig te zijn. Dit is een manier om studenten te helpen goed hun studie te doorlopen. Hij vindt het ver gaan om dit nu af te schaffen. Grootveld geeft aan dat door naar het eerste tentamen te gaan, ook al is dat onvoorbereid, studenten ervaring opdoen met het tentamen en zich op het tentamen kunnen oriënteren. Zij hebben bij de herkansing een duidelijke voorsprong op studenten die bij de eerste tentamenmogelijkheid niet aanwezig zijn geweest. Boers is van mening dat de regel niet als stimulans voor studenten werkt omdat studenten die niet aanwezig willen zijn bij de eerste tentamenmogelijkheid manieren verzinnen om niet op te hoeven komen dagen. Of ze komen wel en verstoren vervolgens het tentamen voor de overige studenten. Sleutels is van mening dat de maatregel wel werkt. Van den Doel geeft aan dat de opleiding International Studies blij is met deze verplichting omdat deze hen helpt. Hij voegt hieraan toe dat de regel de afgelopen jaren gold voor een groep van zesduizend studenten en dat nu steeds uitzonderingen naar voren worden gehaald om 6
220 225 230 235 240 245 iets te veranderen. De regel is bedoeld om die zesduizend studenten goed door een opleiding te begeleiden. Het steeds naar voren brengen van uitzonderingen vindt hij in dat licht niet goed, want met een populatie van zesduizend studenten en achthonderd medewerkers zal er altijd sprake zijn van uitzonderingen. Sleutels is van mening dat de facultaire OER de aangewezen plaats is om al dan niet een artikel over verplichte aanwezigheid bij de eerste tentamenmogelijkheid op te nemen. Opnemen in het opleiding specifieke deel acht hij niet wenselijk, omdat dit leidt tot onduidelijkheid voor en ongelijkheid tussen studenten. Van Os is dit met hem eens, onder meer omdat sommige vakken binnen verschillende opleidingen vallen. Opname in het opleiding specifieke deel leidt er dan toe dat de ene student wel en de andere student niet verplicht aanwezig moet zijn bij de eerste tentamenmogelijkheid. O Neill geeft aan dat de UR in de discussie met het CvB over dit artikel heeft aangedragen dat dit artikel leidt tot een afname van de vrijheid van studenten en dat er al genoeg andere maatregelen zijn genomen om het studierendement te verhogen, zoals het BSA en het studieplan. Van Os geeft aan meerdere mensen te hebben gesproken die voor afschaffing van dit artikel zijn. Zij kan zich vinden in het uitgangspunt van het artikel, maar is van mening dat in de praktische uitvoering tegen veel problemen wordt aangelopen. Bijvoorbeeld: wie voert de controle uit of een student die aan een herkansing deelneemt bij de eerste tentamengelegenheid aanwezig was? Sleutels geeft aan dat hij en veel van zijn collega s juist voor handhaving van dit artikel zijn. Besloten wordt een proefstemming te houden over artikel 4.1.5 (BA en MA). Eén lid is voor handhaving van dit artikel; 11 leden zijn tegen handhaving. De decaan is van mening dat de Faculteitsraad vanuit het oogpunt van studenten bezien, een slecht besluit heeft genomen, maar legt zich uiteraard bij de wens van de Faculteitsraad neer. Naar aanleiding van artikel 4.12.4 en 4.12.5 uit de Faculteitsraad de wens om ook voor het propedeutisch examen de mogelijkheid van het toekennen van het predicaat cum laude in te voeren. Het Faculteitsbestuur geeft aan aan deze wens gehoor te zullen geven. Tot slot onderschrijft de Faculteitsraad het advies van de commissie Onderwijs om de examencommissie van de minor American Studies aan te passen in Art and Literature and American Studies. Van Os vraagt zich af onder welke OLC minoren vallen. Dit wordt uitgezocht. 250 6. Werkdruk Besloten wordt dit agendapunt door te schuiven naar de volgende vergadering. 7. Alcoholprotocol Besloten wordt dit agendapunt door te schuiven naar de volgende vergadering. 7
8. Verantwoording 2014 255 Besloten wordt dit agendapunt door te schuiven naar de volgende vergadering. 9. Mededelingen Besloten wordt dit agendapunt door te schuiven naar de volgende vergadering. 10. Agenda s en besluitenlijsten FB / ingekomen stukken Besloten wordt dit agendapunt bij de volgende vergadering te verversen. 260 265 270 275 11. Rondvraag O Neill vraagt naar de stand van zaken van Leidse deelname aan het bursalenexperiment en welke instituten binnen FGW interesse hebben getoond in deelname hieraan. De decaan geeft aan dat het LUCL in een eerder stadium heeft aangegeven interesse te hebben in deelname. Of andere instituten interesse hebben, hangt af van onder welke voorwaarden kan worden deelgenomen. Op universitair niveau is nog geen standpunt ingenomen en staat het onderwerp geagendeerd voor de meicyclus. Pas na bespreking in de UR komt dit onderwerp eventueel voor nadere bespreking met de Faculteitsraad op de agenda terug. De decaan geeft aan dat de UR instemmingsrecht heeft op het al dan niet deelnemen van de Universiteit aan het experiment, aangezien deelname wordt gefinancierd uit het profileringsfonds. Hij geeft aan dat O Neill, tevens UR-lid, het best zijn vragen dan ook op universitair niveau kan stellen. Van Os vraagt of het faculteitsreglement aanpassing behoeft nu, naar zij begrepen heeft, de studentgeleding van de Faculteitsraad instemmingsrecht heeft op de facultaire begroting. Van den Doel geeft aan dat het Faculteitsreglement op meerdere punten revisie behoeft en dat bij deze analyse ook het door Van Os aangekaarte punt wordt meegenomen. 12. Sluiting Om 18.28 sluit Van den Doel de vergadering. 8