Oostzeedijk 276 3063 CA Rotterdam Postbus 22350 3003 DJ Rotterdam T 14010 www.rotterdam.nl/kc ABN-AMRO nr. 64.45.11.931 IBAN NL64ABNA0644511931 BIC ABNAL2A Rotterdam, 30-10-2013 Uw brief van 08-10-2013 Behandelend ambtenaar C. Toekoen Telefoonnummer: 010-2060926 E-mail adres C.Toekoen@kc.rotterdam.nl Ons kenmerk U2013/1639 Betreft A Evenement Vergunning voor Centennial Party tgv het 100-jarig bestaan van de Erasmus Universiteit op 7 November 2013 in de Centrale Bibliotheek aan de Burgemeester Oudlaan 50 te Rotterdam Hierbij verleen ik u namens de burgemeester van Rotterdam op grond van artikel 2:25 van de Algemene Plaatselijke Verordening Rotterdam 2012, het mandaatbesluit burgemeestersbevoegdheden, gelet op het advies van de Politie Eenheid Rotterdam Oost (R.H. de Brie), d.d. 17 oktober 2013, de Dienst Stadsbeheer, Gebied Kralingen/Crooswijk/Noord (T. Fijan), d.d. 10 oktober 2013, de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond, Afdeling Risicobeheersing, Team Rotterdam Advies en Vergunningverlening (R. Krebbers), d.d. 11 oktober 2013, de Dienst Stadsbeheer Rotterdam, Cluster Noord, Team Toezicht en Handhaving (J.M. Geleijnse), d.d. 10 oktober 2013 en het Netwerk Verkeersmarinier (K. van der Heiden), d.d. 17 oktober 2013, vergunning voor het organiseren van bovengenoemd evenement met de volgende gegevens: Datum Tijden opbouw Tijden afbouw Plaats Aantal deelnemers : 2500 Contactpersoon : 1 tent 2 steigerbouw 1 podium 3 bar dranghekken : 7 november 2013, tussen 21.30 en 04.30 uur : 5 november 2013, tijd 18.00 uur : 8 november 2013, tijd 24.00 uur : In de centrale bibliotheek van de Erasmus Universiteit aan de Burgemeester Oudlaan 50 te Rotterdam Tijdens het evenement wordt er wel alcoholhoudende drank geschonken. Hierop zijn de volgende voorschriften van toepassing: Algemeen de voorgenomen activiteiten mogen geen gevaar of onnodige hinder opleveren voor voetgangers, omwonenden en het verkeer; de vrije doorgang ten behoeve van hulp- en reddiensten dient volledig gehandhaafd te blijven; het evenement en de op- en afbouw wijken niet af van de afgesproken dag(en) en tijdstip(pen); het evenement of de activiteiten mogen de bereikbaarheid van woningen, winkels of (horeca)bedrijven niet belemmeren; Het deelgemeentekantoor is bereikbaar per metro (halte Oostplein) en tramlijn 21. 1
de organisator dient beschikbaar te zijn als aanspreekpunt voor de politie. Diens naam en (mobiel) telefoonnummer dienen te worden doorgegeven aan de coördinator evenementen van het district t van de Eenheid Politie Rotterdam, telefoon 0900-8844, of middels D06mailboxevenementen@rijnmond.politie.nl of in de vergunning te worden opgenomen; eventuele parkeeroverlast als gevolg van de activiteiten moet worden voorkomen; de organisator dient rekening houdende met het verwachte aantal deelnemers/bezoekers zorg te dragen voor voldoende sanitaire voorzieningen; de organisatie draagt zorg voor voldoende geschoold EHBO personeel; de politie heeft de bevoegdheid om het evenement dan wel de activiteiten voortijdig te beëindigen indien de voorschriften niet worden nageleefd; het is voor het publiek verboden aanwezig te zijn of te blijven indien een bevel door of namens de burgemeester wordt gegeven; de vergunninghouder is verplicht ervoor te zorgen dat nadat een bevel het evenement te beëindigen is gegeven geen publiek meer tot het evenement wordt toegelaten; alle aanwijzingen van de politie, gegeven in het belang van de openbare orde of ten behoeve van het (voetgangers)verkeer, en/of van andere betrokken gemeentelijke instanties vanuit hun taaksector, dienen stipt en onmiddellijk te worden opgevolgd; Inrichting evenemententerrein de kleine tent en andere objecten dienen zodanig geplaatst te worden dat voldoende ruimte overblijft voor de deelnemers om bij calamiteiten vluchtwegen te hebben; Evenemententerrein het evenemententerrein dient te allen tijde bereikbaar te zijn voor hulpdiensten; het evenemententerrein dient bij de nooduitgangen te worden voorzien van verrijdbare hekwerk; in geval van calamiteiten dient men vanaf de ingang van de Erasmus Universiteit hulpdiensten te gidsen naar de locatie van de calamiteit; Huisregels evenement de organisatie dient het evenemententerrein te voorzien van huisregels; de organisatie dient als huisregel fouillering voor binnenkomst van het evenemententerrein uit te voeren. De fouillering betreft personen en eventueel meegebrachte goederen, zoals tassen e.d.; de organisatie dient bij aantreffen van wapens en/of verdovende middelen meer dan de gebruikershoeveelheid, de politie onverwijld in kennis te stellen; bezoekers die zichtbaar onder invloed zijn van alcoholhoudende dranken en/of verdovende middelen dienen bij binnenkomst door de beveiliging geweigerd te worden. De desbetreffende toegangskaart dient ingenomen te worden; bij twijfel over de mate van onder invloed zijn van alcoholhoudende dranken dient de beveiliging een preventieve blaastest uit te voeren. De grenswaarde die gehanteerd dient te worden is 95 ug/l of indicatie P/A; de organisatie dient zorg te dragen voor meetapparatuur die deze waardes kan weergeven; de organisatie dient als huisregel te vermelden dat vóór binnenkomst van het evenemententerrein er een preventieve blaastest afgenomen kan worden. Dit in verband met reeds genuttigde alcoholhoudende dranken vóór binnenkomst op het evenemententerrein; Aan te leveren documenten en/of gegevens de organisatie dient voor genoemd evenement zorg te dragen voor de aanlevering van de volgende documenten en/of gegevens: 1. Calamiteitenplan, 2. Ontheffing artikel 35 Drank- en Horecawet en 3. Beveiligingsplan en commandostructuur beveiliging, 4. Bedrijfsgegevens en namen in te zetten particuliere beveiligers van een particuliere beveiligingsorganisatie, 5. Gedetailleerde plattegrond van de evenementenlocatie en 6. Draaiboek van het evenement. De genoemde documenten en/of gegevens dienen uiterlijk 31 oktober 2013 digitaal aangeleverd te worden bij de afdeling Horecataken en Evenementen district Oost van de regionale Eenheid Rotterdam, email D06mailboxevenementen@rijnmond.politie.nl; Alcohol omdat buiten de inrichting alcoholhoudende drank wordt geschonken, dient er een ontheffing voor te zijn verleend op grond van artikel 35 van de Drank- en Horecawet. Deze ontheffing is aan te vragen bij de Gemeente Rotterdam, Directie Veiligheid, Team Evenementen, Coolsingel 6 te Rotterdam, tel. 010 2673457, email evenementenvergunningen@rotterdam.nl; omdat alcohol wordt geschonken, zal de locatie waar de activiteit/festiviteit wordt gehouden als evenemententerrein worden aangemerkt; Het deelgemeentekantoor is bereikbaar per metro (halte Oostplein) en tramlijn 21. 2
een evenemententerrein dient duidelijk herkenbaar te zijn afgescheiden van de openbare weg; er dient op te worden toegezien dat er geen alcoholhoudende dranken worden meegenomen naar de openbare weg, zijnde buiten het evenemententerrein of anders bepaald met betrekking tot het alcoholverstrekking punt of de locatie; de verstrekking van drinkwaren, zowel zwak-alcoholische als niet alcoholhoudende dranken, dient uitsluitende te geschieden in zachte plastic bekers, zachte petflessen of kartons. Het gebruik van glaswerk is verboden; het is alleen toegestaan voorverpakte alcoholhoudende mixen te verkopen of aanwezig te hebben. Ter plaatse gemixte alcoholhoudende dranken zullen worden aangemerkt als sterk alcoholhoudende drank en in beslag worden genomen; de vergunninghouder zal om het evenemententerrein te creëren, conform de gemaakte afspraken, hekken en aanduiding borden plaatsen. De poorten die toegang geven tot het evenemententerrein zullen op de locatie conform de aangeleverde tekeningen geplaatst worden. De poorten zullen bij het betreden van dit terrein voorzien zijn van borden met de tekst: VANAF HIER IS HET NUTTIGEN VAN ALCOHOL TOEGESTAAN. De poorten zullen bij het verlaten van het evenemententerrein voorzien zijn van borden met de tekst: VANAF HIER GEEN ALCOHOL TOEGESTAAN ; Inzet beveiligingsorganisatie de vergunninghouder dient zorg te dragen dat er gedurende het evenement tenminste 23 particuliere beveiligingsbeambten aanwezig zijn, conform het aangeleverde inzetschema beveiliging. De beveiliging dient, zoals genoemd in artikel 2 van de Wet Particuliere beveiligingsbeambten en recherchebureaus op het evenemententerrein aanwezig te zijn. De evenementenbeveiligers dienen bevoegd te zijn ingezet als evenementen beveiligers; de inzettijden van de beveiliging dienen in overeenstemming te zijn met de evenemententijden en de verwachte uitloop van bezoekers; alle particuliere beveiligingsbeambten dienen te voldoen aan de bepalingen bij of krachtens de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus. Volgens deze wetgeving wordt onder beveiligingswerkzaamheden verstaan: het bewaken van de veiligheid van personen en goederen of het waken tegen verstoring van de orde en rust op terreinen en in gebouwen (ook uitgangs- en toegangscontrole); beveiligingswerkzaamheden dienen op 31 oktober 2013 schriftelijk te worden gemeld bij Bijzondere Wetten van de regionale Eenheid Rotterdam, Postbus 70023, 3000 LD Rotterdam (0900-8844), e-mail: vergunningen@rijnmond.politie.nl; voor toestemming en toetsing van inhuur door de hoofdaannemer van de beveiligingsopdracht dient voorafgaande aan het evenement/activiteit contact opgenomen te worden met email: vergunningen@rijnmond.politie.nl Verkeer er worden voor (de op- en afbouw van) dit evenement geen wegen of delen ervan afgesloten; Afzetten en reserveren van parkeerplaatsen kan uitsluitend in overleg met de politie Eenheid Oost, telefoon 0900-8844 en de dienst Stadsbeheer Rotterdam, Evenementen en Ontheffingen, telefoon 14010; Muziek en ander geluid 1. muziek en ander geluid, al dan niet mechanisch/elektronisch versterkt, mogen geen ernstige geluidsoverlast voor de omgeving veroorzaken; indien van dergelijke geluidsoverlast mocht blijken, is de politie bevoegd de geluidsuitzending te doen onderbreken en een verminderd geluidsniveau aan te geven; dan wel in geval van herhaling voortijdig te doen beëindigen. Bovendien is de politie bevoegd bij overtreding van de voorschriften strafrechtelijk op te treden; 2. het ten gehore brengen van muziek en ander geluid dient op uiterlijk 04.30 uur te worden beëindigd; 3. het opbouwen en het afbreken van het evenement dient zoveel mogelijk plaats te vinden in de uren gelegen tussen 09.00 en 21.00 uur. In ieder geval mogen tussen 21.00 en 09.00 uur geen overlast veroorzakende opbouw- en afbreekactiviteiten uitgevoerd worden; 4. bewoners van nabijgelegen woningen en werknemers van omliggende bedrijven moeten tenminste een week voordat het evenement plaatsvindt schriftelijk geïnformeerd worden door de vergunninghouder over de te ondernemen activiteiten. Hierbij moeten de tijdstippen van het evenement, evenals mogelijke overlast veroorzakende activiteiten of beperkingen kenbaar gemaakt worden. Tevens moet minimaal één telefoonnummer worden vermeld, waarop aanvullende informatie te verkrijgen is. Verder moet vermeld worden dat bij geluidsklachten contact gezocht kan worden met de Het deelgemeentekantoor is bereikbaar per metro (halte Oostplein) en tramlijn 21. 3
Meldkamer van de DCMR Milieudienst Rijnmond, telefoonnummer 0888-333 555 (24 uur per dag bereikbaar). De informatiebrief moet tenminste verspreid worden naar de woningen en bedrijven aan de De Lairesselaan. Een afschrift van de informatiebrief moet gestuurd worden naar de DCMR Milieudienst Rijnmond, t.a.v. de Meldkamer, Postbus 843, 3100 AV Schiedam. Brandweervoorwaarden Vanuit de VRR/BRW bestaan er geen bezwaren tegen het houden van dit evenement. Voor de binnen activiteiten in het gebouw gelden de voorwaarden welke van toepassing zijn volgens de afgegeven gebruiksvergunning/melding daarbij dient gelet te worden op het aantal personen en het gebouw moet voldoen aan het bouwbesluit 2012. Overige voorschriften/regels de organisator wordt op gewezen dat er een gebruiksmelding via het Omgevingsloket gedaan moet worden (hierover is er al contact geweest met de heer P. Pluijmert van de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond, Brandpreventie); van politiezijde zijn er wat vragen over het veiligheidsplan, het inzetplan beveiliging, kaartverkoop en controle en het zero tolerance beleid. In verband met al deze vragen van de politie dient de organisator vóór 31 oktober 2013 een afspraak te maken met de heer R. de Brie, chef wijkpolitie Horecataken en Evenementen, Politie Eenheid Rotterdam Oost, telefoon 0900-8844. Pas nadat alle vragen de politie zijn beantwoord en de politie een goedkeuring heeft gegeven, mag de organisator het evenement organiseren op 7 november a.s.; de organisator wordt er op gewezen dat er tijdens het Heartbeatfestival op september 2013 op het terrein van de Burgemeester Oudlaan 50 veel klachten over geluidsoverlast zijn ingediend bij de DCMR. De organisator dient er op toe te zien dat er geen ernstige geluidsoverlast wordt veroorzaakt tijdens het evenement op 7 november a.s.; de organisator dient voldoende maatregelen te nemen ter voorkoming van vervuiling van openbaar gebied en oppervlakte water door middel van zwerfvuil. De vergunninghouder dient er zelf voor te zorgen dat direct na afloop van de activiteiten de in gebruik genomen grondoppervlakten en de nabije omgeving, geheel ontruimd en gezuiverd van achtergebleven afval, worden opgeleverd; de organisatie dient er zorg voor te dragen dat op het gehele evenemententerrein, tenzij anders bepaald, een pad van 4,5 meter breed vrijgehouden te worden in verband met bereikbaarheid van politie, brandweer, ambulances of andere wettelijke hulpdiensten; voorwerpen dienen in principe los op de ondergrond te worden geplaatst dus zonder straatonderbreking. In geval er voorwerpen in de grond moeten worden bevestigd, dient vooraf toestemming te zijn verkregen van het Leidingbureau van Stadsbeheer Rotterdam. Hiervoor kunt u op werkdagen van 08.00-12.00 uur terecht op het adres, Galvanistraat 15, K. 1206, of telefonisch contact opnemen via 010 489 6148; indien ten behoeve van de plaatsing van objecten bestratingsmateriaal dient te worden uitgebroken, dient dit vanwege vergunninghouder meteen na verwijdering van de objecten zorgvuldig teruggeplaatst te worden. Voorafgaand is toestemming nodig van de dienst Stadsbeheer Rotterdam, Gebied Kralingen/Crooswijk/Noord, tel. 010-4898950. Indien nodig zal de bestrating door Stadsbeheer Rotterdam worden hersteld, voor rekening van vergunninghouder; het is verboden voorwerpen zodanig te plaatsen dat de brandweer in de bereikbaarheid van brandkranen en putten belemmerd wordt. aan bomen mag niets bevestigd worden; vergunninghouder is zelf verantwoordelijk voor het ordelijk verloop van het evenement en voor de veiligheid van de bezoekers; vergunninghouder dient tijdens het gehele evenement aanwezig en aanspreekbaar te zijn; de openbare weg, het openbare groen en alle overige gemeente-eigendommen mogen niet worden verontreinigd en/of beschadigd. Indien zulks toch gebeurt zal een en ander voor uw rekening van gemeentewege ongedaan worden gemaakt; alle ter zake doende aanwijzingen en/of instructies van de politie, alsmede overig daartoe bevoegd personeel van de gemeentelijke diensten dienen stipt en onmiddellijk te worden opgevolgd en/of uitgevoerd; de deelgemeente Kralingen-Crooswijk en de gemeente Rotterdam zijn bij voorbaat volledig gevrijwaard van alle aansprakelijkheid voor aan derden en/of hun eigendommen toegebracht letsel en/of schade. Het deelgemeentekantoor is bereikbaar per metro (halte Oostplein) en tramlijn 21. 4
De bovengenoemde voorschriften laten verplichtingen van de vergunning aanvrager voortvloeiende uit andere wet- en regelgeving onverlet. Met vriendelijke groet, Namens de burgemeester van de gemeente Rotterdam, Manager Crooswijk en Kralingse Bos P.T. Martijnse Deze brief is elektronisch afgehandeld en daardoor niet ondertekend. Bijlagen : Legesbrief Format Calamiteitenplan Tegen dit besluit kunnen belanghebbenden ingevolge artikel 7:1 van de Algemene wet bestuursrecht een gemotiveerd bezwaarschrift indienen. Dit bezwaarschrift moet binnen zes weken na de dag van verzending of uitreiking van het besluit worden toegezonden. Het bezwaar moet worden gericht aan de burgemeester, t.a.v. de Algemene Bezwaarschriftencommissie, Postbus 1011, 3000 BA ROTTERDAM. Krachtens artikel 6:16 van de Algemene wet bestuursrecht schorst het bezwaar de werking van dit besluit niet. Gelet hierop kan - als tegen dit besluit bezwaar wordt aangetekend - ingevolge artikel 8:81 van de Awb bij de Voorzieningenrechter van de Rechtbank Rotterdam, sector Bestuursrecht, Postbus 50951, 3007 BM Rotterdam een verzoek tot het treffen van een voorlopige voorziening worden ingediend. Afschriften naar: Regionale Evenementenbureau (dig) Regiopolitie Rotterdam-Rijnmond, District Oost, t.a.v. R. de Brie (dig) Netwerk Verkeersmarinier, t.a.v. K. van der Heiden (dig) Dienst Stadsbeheer, Gebied Kralingen/Crooswijk/Noord, t.a.v. T. Fijan (dig) Brandweer Rotterdam-Rijnmond, District Oost, t.a.v. R. Krebbers (r.krebbers@veiligheidsregio-rr.nl) Dienst Stadsbeheer, Cluster Noord, Team Toezicht en Handhaving, t.a.v. J.M. de Groot (dig) Gebiedsteam Kralingen, t.a.v. P. Brinkman Roteb, t.a.v. W. van Tiggele (dig) Stafafdeling Bedrijfsvoering Communicatie & DIM Gebiedsteam Crooswijk en Kralingse Bos CT Het deelgemeentekantoor is bereikbaar per metro (halte Oostplein) en tramlijn 21. 5