Wat verwacht de CBFA inzake compliance? Enkele aandachtspunten Caroline Vandevelde, Coördinator CBFA Maria Di Romana, Adviseur CBFA Seminarie CBFA- BVPI 30 november 2009
De "nieuwe" functie van compliance officer 2
Structuur van de uiteenzetting - deel 1 1. Circulaire CPP-2007-2-WIBP (art. 77 WIBP) 2. Banden met de RvB en de andere functies 3. Uitoefening van zijn opdracht 3
1. Circulaire CPP-2007-2-WIBP 1.1. Inleiding Deugdelijk bestuur = 11 principes Principe nr. 1 - Beleidsstructuur Principe nr. 2 - Organen van de IBP Principe nr. 3 - Interne controle Principe nr. 4 - Compliancefunctie: risico verbonden aan de integriteit van de activiteit van de IBP Principe nr. 5 - Bedrijfscontinuïteit Principe nr. 6 - Interne audit Principe nr. 7 - Uitbesteding Principe nr. 8 - Erkend commissaris of erkende revisoraatvennootschap Principe nr. 9 - Aangewezen actuaris Principe nr. 10 - Interne informatieverspreiding Principe nr. 11 - Externe informatie Het effectief karakter van de maatregelen primeert op de strikt formele toepassing ervan. Proportionaliteitsbeginsel 4
1. Circulaire CPP-2007-2-WIBP 1.2.De compliancefunctie Definitie: onderzoek naar en het bevorderen van de naleving van de regels die verband houden met de integriteit van de activiteit van de IBP. Twee soorten regels: de regels die voortvloeien uit het beleid van de IBP de wettelijke en reglementaire bepalingen De RvB stelt een beleidsnota op: bepaling van de doelstellingen van de IBP en analyse van risico's die ze loopt ==> effectieve toepassing van het integriteitsbeleid door de compliance officer 5
1. Circulaire CPP-2007-2-WIBP 1.3.Het integriteitsbeleid Bij de tenuitvoerlegging van het integriteitsbeleid moet minimaal aandacht worden besteed aan: de naleving van de wetgeving in ruime zin en de opvolging van de interpretatie ervan; in voorkomend geval, de sensibilisering en de vorming van het personeel; het onderzoek en de opvolging van inbreuken op wetten en reglementen en op de deontologie die de belangenconflicten regelt; de kennisname van interne en externe documenten; de opvolging en de behandeling van klachten; de opvolging van de door de reglementering opgelegde consultatieprocedures; de aanstelling van een contactpersoon met de CBFA;... 6
1. Circulaire CPP-2007-2-WIBP 1.4.De compliance officer (1) Coördinerende en initiatiefnemende rol die deskundigheid, ervaring, integriteit en discretie vereist Aangesteld door? de RvB Wie? een personeelslid van de IBP; een lid van een operationeel orgaan; een natuurlijke persoon of een rechtspersoon, vertegenwoordigd door een natuurlijke persoon (een verantwoordelijke) een persoon die intern of extern is aan de IBP (bv. lid van een bijdragende onderneming) bij een extern persoon: schriftelijke overeenkomst (beschrijving van de opdrachten en de verantwoordelijkheden, toegang tot de documenten door het bevoegd operationeel orgaan, de erkend commissaris, de aangewezen actuaris en de CBFA,...) 7
1. Circulaire CPP-2007-2-WIBP 1.4.De compliance officer (2) Onverenigbaarheden? noch de commissaris, noch de aangewezen actuaris, noch de interne auditor van de IBP - zelfde kantoor als de onafhankelijkheid gewaarborgd is en er geen hiërarchische banden zijn. Duur van de opdracht? opdracht van bepaalde (voldoende lange duur) of onbepaalde duur Opgelet: schriftelijke melding aan de CBFA van de vervanging van de compliance officer en van de onderliggende redenen. 8
1. Circulaire CPP-2007-2-WIBP 1.5.Statuut van de compliance officer Onafhankelijke functie Aangepast statuut gewaarborgd door een door de RvB goedgekeurd charter: over: zijn opdrachten en taken, zijn doelstellingen, zijn plaats binnen de IBP (plaats ten opzichte van en relatie met de andere functies), zijn bevoegdheden en zijn verantwoordelijkheden; met daarin: de machtiging om eenieder te contacteren en kennis te nemen van alle documenten; het recht om zijn vaststellingen en beoordelingen vrij te uiten en kenbaar te maken. ==> de compliance officer kan zich op eigen initiatief tot de voorzitter van de RvB, de interne auditor, de erkend commissaris en de aangewezen actuaris richten. Het verdient aanbeveling om procedures uit te werken voor de benoeming van de compliance officer, de ontzetting uit zijn functie, de beoordeling van zijn prestaties, enz. 9
Structuur van de uiteenzetting - deel 2 1. Circulaire CPP-2007-2-WIBP (art. 77 WIBP) 2. Banden met de RvB en de andere functies 3. Uitoefening van zijn opdracht 10
2. Banden met de RvB en de andere functies 2.1.Algemene beschrijving Erkend commissaris Externe controleur Compliance officer Coördinerende en initiatiefnemende rol voor de RvB Tenuitvoerlegging van het integriteitsbeleid IBP RvB = verantwoordelijk orgaan Interne auditor Rol van interne controleur voor de RvB Staat garant voor de doeltreffendheid en de efficiëntie van de interne controle in zijn geheel (waaronder conformiteits-, financiële, operationele en managementaudit) Verslag over de jaarrekening; Controle van de interne organisatie; Certificering van de technische voorzieningen. Aangewezen actuaris Adviseur van de RvB en rapporteur Adviesverlening aan de RvB over de technisch-actuariële methodes, de verantwoording van de technische voorzieningen,... Verslag aan de CBFA over de technische voorzieningen
2. Banden met de RvB en de andere functies 2.2.Banden met de RvB RvB Orgaan dat verantwoordelijk is voor de naleving van de pensioenregelingen en het beheer van het vermogen van de IBP Opstelling van de beleidsnota Controle en evaluatie van de compliancefunctie: minstens 1 x per jaar - op basis van het verslag - vermelding in de notulen van de beraadslagingen over de stand van zaken met betrekking tot de functie Nauwe samenwerking Controle op de functie Compliance officer Coördinerende en initiatiefnemende rol voor de RvB Verantwoordelijk voor de tenuitvoerlegging van het integriteitsbeleid, voor het behoud en de verbetering van de functie Dubbele taak: preventie en naleving van de wettelijke en interne verplichtingen Brengt minstens 1 x per jaar verslag uit bij de RvB Samenwerking, communicatie, informatie-uitwisseling en controle 12
2. Banden met de RvB en de andere functies 2.3.Compliance officer en interne auditor Compliance officer Coördinerende en initiatiefnemende rol voor de RvB zorgt voor het onderzoek naar en de bevordering van de naleving van de verschillende bestaande wettelijke en interne verplichtingen door de uitwerking en de tenuitvoerlegging van procedures Samenwerking Controle op de naleving van de procedures Interne auditor Rol van interne controleur voor de RvB (o.a. conformiteitsaudit) controleert de procedures en processen die door de compliance officer werden ingevoerd teneinde de naleving van de wettelijke en interne verplichtingen te garanderen neemt kennis van de notulen en van alle documenten Communicatie, informatie-uitwisseling, samenwerking en controle 13
2. Banden met de RvB en de andere functies 2.4.Compliance officer en aangewezen actuaris Compliance officer Coördinerende en initiatiefnemende rol voor de RvB zorgt voor het onderzoek naar en de bevordering van de naleving van de verschillende bestaande wettelijke en interne verplichtingen door de uitwerking en de tenuitvoerlegging van procedures Samenwerking Controle op de naleving van de wetten Aangewezen actuaris Adviseur Auditeur van de RvB interne en rapporteur adviesverlening over de technischactuariële methodes voorafgaand aan de invoering, wijziging van de regeling,... verslag over de technische voorzieningen stelt de CBFA en de RvB in kennis van elk element dat een inbreuk uitmaakt op de voor de IBP geldende wetgeving, inclusief de sociale reglementering (WAP en WAPZ) Communicatie, informatie-uitwisseling en samenwerking 14
2. Banden met de RvB en de andere functies 2.5.Compliance officer en erkend commissaris Compliance officer Coördinerende en initiatiefnemende rol voor de RvB zorgt voor het onderzoek naar en de bevordering van de naleving van de verschillende bestaande wettelijke en interne verplichtingen door de uitwerking en de tenuitvoerlegging van procedures Samenwerking Externe controle Erkend commissaris Extern Auditeur controleur interne vergewist zich ervan dat de IBP passende maatregelen heeft genomen voor de administratieve en boekhoudkundige organisatie en voor de interne controle ==> beoordeelt de genomen maatregelen in zijn verslag stelt de CBFA en de RvB in kennis van elk element dat een overtreding kan inhouden van de wettelijke bepalingen, inclusief de sociale wetgeving (WAP en WAPZ) Communicatie, informatie-uitwisseling, samenwerking en controle 15
Structuur van de uiteenzetting - deel 3 1. Circulaire CPP-2007-2-WIBP (art. 77 WIBP) 2. Banden met de RvB en de andere functies 3. Uitoefening van zijn opdracht Indicatief en niet-exhaustief 16
3. Uitoefening van zijn opdracht 3.1.Cartografie van de IBP: risicoanalyse identiteit van de leden van de diverse organen en samenstelling: algemene vergadering, RvB, andere operationele organen + bestaan van sociale comités (toezichtcomité) identiteit van de bijdragende onderneming(en): + aanwezigheid van een syndicale afvaardiging, een ondernemingsraad, een comité voor preventie en bescherming op het werk beschrijving van de beheerde activiteiten: werknemers, zelfstandigen, zelfstandige bedrijfsleiders, solidariteit, grensoverschrijdende activiteiten beschrijving van de beheerde regelingen: aantal plannen, soorten plannen (plannen van het type vaste bijdragen, vaste prestaties, cash balance), betrokken categorieën beschrijving van de uitbestede activiteiten: wat, bij wie en lijst van de bestaande overeenkomsten overige functies (interne auditor, commissaris, actuaris): uitgeoefend door? 17
3. Uitoefening van zijn opdracht 3.1.Cartografie van de IBP lijst van de bestaande documenten: in het kader van de WIBP: statuten, beheersovereenkomst, SIP, financieringsplan, deugdelijk bestuur (compliance- en auditcharter, nota's over het integriteits-, continuïteits- en uitbestedingsbeleid, huishoudelijk reglement, deontologische code en belangenconflicten, klachtenbehandeling,...),... in het kader van de WAP: pensioenreglement, individuele pensioenovereenkomst, solidariteitsreglement, standaardmodel jaarlijkse pensioenfiche, standaardmodel uittredingsfiche, verslag over het beheer van de pensioentoezegging,... 18
3. Uitoefening van zijn opdracht 3.2.Inventaris In functie van deze cartografie: Overzicht van de door de IBP na te leven wettelijke en interne bepalingen: WIBP, WAP, WAPZ, discriminatie, privéleven, CBFA-circulaires, grensoverschrijdende activiteiten, fiscaliteit,...; opvolging van de jurisprudentie statuten, beheersovereenkomst, financieringsplan, pensioenreglement,... Overzicht van de op te stellen of te actualiseren documenten vaststellen van de prioritaire punten in functie van elke IBP (evolutief en adaptief) opstelling van een kalender 19
3. Uitoefening van zijn opdracht 3.3. Invoering van procedures en opvolging bij de aanpassing van een document bij een wijziging in de samenstelling van de organen en de functies (actuaris en commissaris) in het kader van de WIBP in het kader van de WAP... 20
3. Uitoefening van zijn opdracht 3.3.Invoering van procedures en opvolging (1) beslist door? goedgekeurd door? consultatie? overleg? bij de aanpassing van een document: informatieverstrekking aan aangeslotenen, derden,...? voorafgaande toestemming door of informatieverstrekking aan de CBFA? bekendmaking (publicatie, neerlegging of andere)? inhoud? duur? Voorbeeld: SIP 21
3. Uitoefening van zijn opdracht 3.3. Invoering van procedures en opvolging (2) bij een wijziging in de samenstelling van de organen en de functies (commissaris, actuaris,...): formaliteiten en procedures bekendmaking fit and proper samenstelling duur van de mandaten... 22
3. Uitoefening van zijn opdracht 3.3. Invoering van procedures en opvolging (3) Toewijzing van operationele taken Prudentiële wetgeving - Enkele voorbeelden Deugdelijk bestuur: continuïteit van de dienstverlening, klachtenbehandeling, uitbestedingsbeleid,... Rapportering: aan de NBB over te maken gegevens (jaarrekening, toelichtingen, statistieken en permanente inventaris, rapportering P 40,...) aan de CBFA over te maken gegevens: notulen algemene vergadering, verslag van de RvB, de commissaris, de actuaris Informatieverstrekking aan de aangeslotenen: jaarrekening en jaarverslag, SIP, niveau van de prestaties Herstelplan: de door de CBFA vereiste informatie wordt daadwerkelijk overgemaakt 23
3. Uitoefening van zijn opdracht 3.3. Invoering van procedures en opvolging (4) Sociale wetgeving - Enkele voorbeelden onderzoek van het pensioenreglement onderzoek van de verschillende fiches: pensioenfiche, uittredingsfiche, informatieverstrekking op de vervaldag van de pensioenprestaties, voorlopige fiche (+ 45 jaar),... procedure bij uittreding inlichtingen bij overdracht (WAP 3) opstelling van het verslag over het beheer van de pensioentoezegging individuele pensioentoezeggingen (WAP 4)... 24
4. Bijzondere aandachtspunten overzicht tweede deel uitbesteding van de functie, belang van compliance en rol van compliance officer mogelijke conflictsituaties klachten, belangenconflicten en andere voorvallen financiële crisis 25
5. Outsourcing 5.1. van de compliancefunctie uitzondering voor IBP's schriftelijke overeenkomst taken en verantwoordelijkheden met link naar integriteitsbeleid belangenconflicten rapportering toegang tot documenten duurtijd 26
5. Outsourcing 5.2. Belang van compliance (1) IBP blijft verantwoordelijk bijzondere compliancerisico's governance bij de dienstverlener informatiestromen confidentialiteit eerbiedigen van de wetgeving 27
5. Outsourcing 5.2. Belang van compliance (2) proportionaliteitsbeginsel IBP dienstverlener compliance officer is meer dan een contactpersoon overzicht van alle activiteiten van de IBP en van alle dienstverleners interne compliance 28
5. Outsourcing 5.3. Rol compliance officer (1) structurele betrokkenheid beleid : proactief voorbereiding van een uitbesteding onderzoek risico's onderzoek van de contractsvoorwaarden de wetgeving en uitbestedingsbeleid van de IBP compliance, confidentialiteit stopzetting van contract 29
5. Outsourcing 5.3. Rol compliance officer (2) tijdens de uitbesteding monitoring interne verslaggeving en eventueel bijsturing einde van de uitbesteding contractsvoorwaarden gegevens (confidentialiteit, overdracht,...) 30
6. Mogelijke conflictsituaties 6.1. Algemeen mogelijke risico's klachten belangenconflicten andere gebeurtenissen : wijzigingen in de structuur of activiteiten van IBP wijzigingen uitgaande van de sponsor wijzigingen in de wetgeving 31
6. Mogelijke conflictsituaties 6.2. Klachtenbehandeling (1) instellen en bekendmaking van een procedure voor de behandeling van klachten en vragen met : contactpersoon wijze van indienen wijze van behandelen (vertrouwelijkheid) timing 32
6. Mogelijke conflictsituaties 6.2. Klachtenbehandeling (2) overlegstructuur IBP/sponsor klachten ivm pensioentoezegging (discriminatie) monitoring testing rapportering eventuele bijsturing 33
6. Mogelijke conflictsituaties 6.3. Belangenconflicten (1) detecteren van mogelijke belangenconflicten in allerlei documenten (beheersovereenkomst, financieringsplan, ) deontologische code rol compliance officer centraal vertrouwenspersoon 34
6. Mogelijke conflictsituaties 6.3. Belangenconflicten (2) compliance officer zelf bekwaam, integer en discreet mogelijke belangenconflicten andere functies binnen en buiten de IBP bestuurder personeelslid van sponsor andere personen binnen en buiten de IBP onafhankelijke positie 35
6. Mogelijke conflictsituaties 6.3. Belangenconflicten (3) persoonlijke belangen van bestuurders, medewerkers,... deontologische code integriteit, confidentialiteit, respect, eerlijkheid,... gebruik van informatie (persoonlijke gegevens, beleggingen) belangen als aangeslotene 36
6. Mogelijke conflictsituaties 6.3. Belangenconflicten (4) deontologische code relatiegeschenken, gebruik van diensten en goederen van de IBP leningen regelen van belangenconflicten en sanctioneren van overtredingen leden van operationele organen, medewerkers van de IBP, sponsor en dienstverlener 37
6. Mogelijke conflictsituaties 6.3. Belangenconflicten (5) belangen sponsor doel IBP primeert inmenging in het beleid tussen sponsors onderling belangen dienstverlener degelijke contracten, juiste prijs, commissielonen gebruik van vertrouwelijke informatie 38
6. Mogelijke conflictsituaties 6.3. Belangenconflicten (6) reactie : gepast en zo mogelijk proactief bekendmaken van mogelijke conflicten niet deelnemen aan bespreking of stemming einde stellen aan outsourcingscontract compliance officer centrale rol vertrouwenspersoon 39
6. Mogelijke conflictsituaties 6.4. Andere gebeurtenissen (1) belangrijke wijzigingen uitgaande van de sponsor planwijziging herstructurering sponsor komt verplichtingen niet na sponsor verdwijnt (art. 122 WIBP) cross border 40
6. Mogelijke conflictsituaties 6.4. Andere gebeurtenissen (2) overtredingen van de regelgeving WAP:pensioenfiche, procedure uittreding WIBP : rapportering CBFA wijzigingen in de wetgeving implementatie in de IBP 41
7. Financiële crisis 7.1. Belang van compliance vertrouwen herstellen t.a.v. aangeslotenen voldoende toelichting contactpersoon t.a.v. sponsor nodige transparantie openheid en overleg 42
7.Financiële crisis 7.2. Rol compliance officer wijzen op : noodzaak tot herstel van vertrouwen de gevolgen van financiële problemen WIBP : herstel of -saneringsplan WAP : uittreding, pensioenfiche goedkeuringprocedures opvolging herstelplan 43
8. Tot slot compliance : voorkomingsbeleid top down/bottom up gedragen door volledige organisatie rol compliance officer : centraal proactief, monitoring en reactief aanspreekpunt beperkt tot integriteit 44