Auditrapportage Certificatieregeling Kabelinfrastructuur en Buizenlegbedrijven betreffende het certificatiejaar 2005 maart 2006 Stichting CKB Postbus 474 2800 AL Gouda auditrapportage CKB betreffende het certificatiejaar 2005 Pagina 1 van 1
Inleiding Ten behoeve van de Certificatieregeling Kabelinfrastructuur en Buizenlegbedrijven worden jaarlijks de certificatieresultaten bijeengebracht en gerangschikt in de auditrapportage. Het doel van deze rapportage is om het College van Deskundigen CKB inzicht te verschaffen in de totale auditresultaten alsmede in de verschillen en overeenkomsten in de resultaten van de individuele certificerende instellingen die werkzaam zijn voor de CKB. De input voor de rapportage wordt ieder jaar aangeleverd door de certificerende instellingen. Deze input wordt verwerkt en geanalyseerd in de jaarlijkse auditrapportage. Het concept van deze rapportage wordt met de certificerende instellingen besproken, waarna het eindconcept ter vaststelling wordt voorgelegd aan het College van Deskundigen. De opbouw van het rapport is zo gekozen dat allereerst de ontwikkeling van het aantal certificaten is gegeven. Na het overzicht van geregistreerde klachten worden de certificerende instellingen vergeleken op het aantal uitgevoerde audits en de daarbij geconstateerde afwijkingen en tekortkomingen. Bij de laatstgenoemde twee items wordt tevens aangegeven hoe deze verdeeld zijn over de verschillende onderdelen uit de CKB-regeling. Tot slot worden de opmerkingen in de rapportages thema geanalyseerd. Hierbij worden de gegevens van de zes CKB-certificerende instellingen met de meeste gecertificeerde bedrijven onderling vergeleken en vergeleken met de totaal resultaten. Inhoudsopgave Inleiding 2 Ontwikkeling aantal CKB gecertificeerde bedrijven 3 Klachten met betrekking tot Certificerende Instellingen 5 Aantal bezoeken gecertificeerd 6 Geconstateerde afwijkingen 8 Geconstateerde tekortkomingen 10 Analyse 12 Conclusies 13 auditrapportage CKB betreffende het certificatiejaar 2005 Pagina 2 van 2
1. Ontwikkeling aantal CKB gecertificeerde bedrijven gedurende 2005 In onderstaande tabellen wordt de ontwikkeling van het aantal certificaten in 2005 weergegeven. Dit is certificerende instelling gedaan, waarna alle gegevens zijn getotaliseerd. Aantal certificaten Per 31-12-2004 In 2005 Per 01-01-2006 Aantal certificaten 77 Aantal goedgekeurde nieuwe aanvragen + 13 Aantal ingetrokken certificaten - 7 Aantal certificaten 83 De onderverdeling van de certificaten Certificerende Instelling is in de grafiek weergegeven: Certificaten Certificerende Instelling 85 75 65 55 45 35 25 15 5-5 11 6 5 24 2 0 35 83 P K: kabels B: buizen ST: sleuf loze t echnieken K+B: kabels en buizen K+ST: kabels en sleuf loze t echnieken B+ST: buizen en sleuf loze t echnieken Alle scopes t ot aal Y 1 1 1 1 0 0 1 5 G 4 2 1 6 1 0 24 38 D 0 0 0 5 0 0 2 7 W 5 2 0 6 1 0 8 22 A 0 0 0 1 0 0 0 1 P 1 1 3 5 0 0 0 10 totaal 11 6 5 24 2 0 35 83 De onderverdeling van de certificaten naar scope is in de grafiek weergegeven: Verdeling scopes 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 12 11 3 K: kabels B: buizen ST: sleufloze technieken 6 2 5 22 24 K+B: kabels en buizen 2 2 0 0 K+ST: kabels en sleufloze t echnieken B+ST: buizen en sleufloze t echnieken 36 35 77 83 A: alle scopes totaal 2004 2005 auditrapportage CKB betreffende het certificatiejaar 2005 Pagina 3 van 3
1.1. Analyses van de mutaties en verdelingen van de certificaten over 2005: 1.1.1. Ingetrokken certificaten: Gedurende 2005 zijn er 7 certificaten ingetrokken en neemt saldo het aantal geldige certificaten toe met 6. Er zijn 13 nieuwe aanvragen goedgekeurd. De redenen die aan het intrekken van certificaten ten grondslag liggen waren: Redenen ingetrokken certificaten door faillissement 1 door niet tijdig omzetten 2 op verzoek van het 4 naar aanleiding van sancties C.I. geen 1.1.2 Onderverdeling van de scope naar certificatie Het aantal Certificerende Instellingen (CI-en) is gedurende het jaar 2005 gelijk gebleven. Er heeft wel één CI de Stichting CKB benaderd voor toetreding, maar dit heeft tot op heden niet geresulteerd in een formele aanvraag. Eén CI heeft een toename op deelcertificaten van 40% ten opzichte van 2004 gemeld. Ook heeft er een verschuiving plaatsgevonden door het fuseren van twee CI-en. Dit heeft in de onderlinge verhouding geen mutaties in het aantal certificaten veroorzaakt ten opzichte van 2004. Bij de scopes zelf zijn de volgende mutaties ten opzichte van 2004 te melden: Kabels Buizen Sleufloze technieken Kabels + buizen Kabels + sleufloze technieken Buizen + sleufloze technieken Alle scopes - 1 + 3 + 3 + 2 0 0-1 Onderstaand is de verdeling van de certificaten over de CI-en gegeven en certificaten scope: Verdeling certificaten scope K: kabels B: buizen 2 0 35 ST: sleuf loze techni eken K+B: kabels en buizen 24 5 6 11 83 K+ST : kabels en sleuf loze techni eken B+ST: bui zen en sleuf loze techni eken Alle scopes totaal auditrapportage CKB betreffende het certificatiejaar 2005 Pagina 4 van 4
2. Klachten m.b.t. tot de C.I.-en Klachten 2005 2004 Totaal Totaal Van gecertificeerde bedrijven over C.I. 1 3 Van opdrachtgevers over 0 2 Sancties C.I. n.a.v. klachten 0 0 Toelichting: Een gecertificeerd had om overleg verzocht vanwege een mogelijk te verwachten rapport over een vermeende tekortkoming binnen het systeem. De auditor was van mening dat het conform het normelement bewaking en meting van processen de registraties over projectgerelateerde kwaliteitsregistraties ook voor kortdurende en zich steeds herhalende werkzaamheden in een projectkwaliteitsplan moest verrichten. Het achtte dit een te zware interpretatie van het desbetreffende normelement, terwijl dit in intern procedureel wel omschreven was. De desbetreffende registraties werden verantwoord op een opleveringsdocument. De auditor bleef in eerste instantie bij zijn standpunt. Het gesprek tussen de CI, het en vertegenwoordiging van de CKB heeft geleid tot een aanvaardbare interpretatie van de normeis. De Stichting CKB heeft een klacht ontvangen over het onterecht zijn opgenomen van een cursus in het overzicht van de norm. De klacht is behandeld en corrigerende maatregelen zijn genomen. auditrapportage CKB betreffende het certificatiejaar 2005 Pagina 5 van 5
3. Aantal bezoeken gecertificeerd In de CKB-regeling staan richtlijnen voor het aantal audits dat jaar uitgevoerd moet worden. Dit aantal is afhankelijk van het aantal processen waarvoor een wordt gecertificeerd en van de resultaten van de audits bij het in het verleden. Onderstaande grafiek geeft aan hoeveel bezoeken de certificerende instellingen in het jaar 2005 bij alle bedrijven hebben afgelegd. Tevens wordt aangegeven wat de planning voor het jaar 2005 was en wat de planning voor het jaar 2006 is. Aantal audits in 2005 over alle CI-en en geplande frequenties voor 2006 700 659 600 500 543 501 507 449 449 466 400 300 200 100 112 122 105 114 113 95 0 2004 2005 2006 Vastgelegde sy steemaudits Uitgev oerde sy steemaudits Voorgestelde frequentie sy steem Vastgelegde procesaudits Uitgev oerde procesaudits Voorgestelde frequentie proces 600 500 400 300 200 100 0 Verdeling geplande versus uitgevoerde audits CI Y G D W A P Tot aal Vastgelegde systeemaudits 6 40 13 34 1 9 103 Uitgevoerde systeemaudits 6 43 11 42 1 11 114 Voorstel frequentie systeem 2006 6 50 8 37 1 11 113 Vastgelegde procesaudits 23 236 73 109 2 64 507 Uitgevoerde procesaudits 15 293 70 141 2 77 598 Voorstel frequentie proces 2006 23 234 48 104 2 55 466 auditrapportage CKB betreffende het certificatiejaar 2005 Pagina 6 van 6
Toelichting op de resultaten van de bezoeken aan de bedrijven: Ter verklaring hiervan zijn de volgende redenen Certificerende Instelling Y: Voor één met louter grondwerkzaamheden gold dat het geen CKB-gerelateerde processen had. Dit verklaart het verschil in de procesaudits. Certificerende Instelling D: De geplande afname voor 2006 is toe te wijzen aan het samengaan met Kiwa. Eén is op eigener verzoek gestopt, drie bedrijven wegens het opgaan in een andere BV en één wegens het overstappen naar een andere CI. Certificerende Instelling W: Bij drie bedrijven wordt een ontbrekend proces in 2006 meegenomen. Bij twee bedrijven wordt een verlaging in het aantal bezoeken voor 2006 toegepast wegens goede resultaten. Certificerende Instelling P: De toename is te relateren aan het feit dat in 2005 één van status onderaannemer naar aannemer is overgegaan wegens het rechtstreeks aannemen van opdrachten van het nuts. Certificerende Instelling G: Voor 2006 is een toename van systeemaudits opgenomen en een afname van procesaudits. Deze zijn toe te wijzen aan de volgende factoren: Eén heeft het maximum aan reductie bereikt, één had geen specifieke werkzaamheden in 2005 en daarom bij zijn dit geen procesbezoeken gehouden. Bij een ander was reeds in 2004 een extra procesaudit uitgevoerd en één is om administratieve redenen verwijderd. De gemiddelden over deze ioden waren: Aantal audits gemiddels Vastgelegde sy steemaudits 2005 1,3 Uitgev oerde sy steemaudits 2005 1,4 Voorstel frequentie sy steemaudits 2006 1,4 Vastgelegde procesaudits 2005 Uitgev oerde procesaudits 2005 6,1 7,9 Voorstel frequentie procesaudits 2006 5,6 0 1 2 3 4 5 6 7 8 auditrapportage CKB betreffende het certificatiejaar 2005 Pagina 7 van 7
Overzichten afwijkingen en tekortkomingen Afwijkingen CI-Y CI-G CI-D CI-W CI-A CI-P totaal Gebruik certificaat bij opdrachtverkrijging - - - - - - 0 - Technische voorschriften en normen - 2 0,05-5 0,23 - - 7 0,08 Documentatie-eisen 0 - aanwezig 2 0,40 1 0,03 2 0,12 2 0,09 - - 7 0,08 - volledigheid/juistheid - 3 0,08 2 0,12 1 0,05 - - 6 0,07 - overig - - - 4 0,18 - - 4 0,05 Directieverantwoordelijkheid 8 1,60 6 0,16 14 Administratieve. en financiële eisen 0 Opleiding en soonscertificaten - 4 0,11 3 0,18 8 0,36-2 0,20 17 0,20 Veiligheidscertificaten - - - 11 0,50 - - 11 0,13 Infrastructuur 3 0,60 2 0,05-3 0,14 - - 8 0,10 Werkomgeving/terrein - 11 0,29-3 0,14 - - 14 0,17 Arbo en milieu 12 2,40 12 0,32-24 1,09-2 0,20 50 0,60 Bepalen producteisen - - - - - - 0 - Beheersing kwaliteitsregistraties - 4 0,11-6 0,27 - - 10 0,12 Communicatie met klant 3 0,60 1 0,03-6 0,27 - - 10 0,12 Inkoop 2 0,40 2 0,05 2 0,12 11 0,50 - - 17 0,20 Beheersing en leveren diensten - 3 0,08-11 0,50 - - 14 0,17 Beheersing meet- bewakingsmiddelen 2 0,40 1 0,03 6 0,35 13 0,59 - - 22 0,27 Bewaking en meting 3 0,60 3 0,08 3 0,18 3 0,14 - - 12 0,14 Beheersen afwijkende producten - - 2 0,12 3 0,14 - - 5 0,06 Verbetering 4 0,80 2 0,05 2 0,12 21 0,95-1 0,10 30 0,36 Sleufloze technieken 0 - indeling processen - - - - - - 0 - - werkvoorbereiding - - - 2 0,09 - - 2 0,02 - grondonderzoek - 1 0,03-3 0,14 - - 4 0,05 - obstakelonderzoek - - - 3 0,14 - - 3 0,04 - berekeningen - - - 1 0,05 - - 1 0,01 -werkplan - - - 3 0,14 - - 3 0,04 -keuring materiaal - - 0 -veiligheid - - 0 -keuringsplan 1 0,20 1 0,05 2 - bewaking leidingkwaliteit - - - 2 0,09 - - 2 0,02 totalen 2005 40 8,00 58 1,53 22 3,14 150 6,82 0 0 5 0,50 275 3,31 totalen 2004 12 0,27 77 1,75 64 3,76 165 7,50 3 3,33 5 0,83 331 4,09 totalen 2003 40 13,33 58 1,53 22 1,29 150 75,00 0-5 1,25 550 6,63 totalen 2002 15 5,00 102 3,29 204 12,00 22 11,00 387 8,80 7 1,75 737 6,91 gem. auditrapportage CKB betreffende het certificatiejaar 2005 Pagina 8 van 8
Afwijkingen gerapporteerd door de vier grootste CI-en 0 5 10 15 20 25 30 Gebruik certificaat bij opdrachtverkrijging Technische voorschriften en normen Documentatie-eisen - aanwezig - volledigheid/juistheid - overig Directieverantwoordelijkheid Adm. en financ. eisen Opleiding/s.certificaten Veiligheidscertificaten Infrastructuur Werkomgeving/terrein Arbo en milieu Bepelen producteisen Beheersing kwal.registraties Communicatie met klant Inkoop Beheersing en leveren diensten Beheersing meet- bewakingsmiddelen Bewaking en meting Beheersen afw. Producten Verbetering Sleufloze technieken - indeling processen - werkvoorbereiding - grondonderzoek - obstakelonderzoek - berekeingen -werkplan -keuring materiaal -veiligheid -keuringsplan - bewaking leidingkwaliteit CI-Y CI-G CI-D CI-W auditrapportage CKB betreffende het certificatiejaar 2005 Pagina 9 van 9
Tekortkomingen CI-Y CI-G CI-D Gebruik certificaat bij opdrachtverkrijging - - - - - - 0 - Technische voorschriften en normen - 3 0,08-3 0,14 - - 6 0,07 CI-W CI-A CI-P Documentatie-eisen 0 - aanwezig - 4 0,11 - - 1 1,00-5 0,06 - volledigheid/juistheid - 5 0,13-2 0,09 1 1,00-8 0,10 - overig - 2 0,05 - - - - 2 0,02 Directieverantwoordelijkheid 6 6 Administratieve en financiële eisen 0 Opleiding en soonscertificaten - 10 0,26-4 0,18 - - 14 0,17 Veiligheidscertificaten - 5 0,13 - - - - 5 0,06 Infrastructuur - 6 0,16 - - - - 6 0,07 Werkomgeving/terrein - 9 0,24-4 0,18 - - 13 0,16 Arbo en milieu - 26 0,68-31 1,41 - - 57 0,69 Bepalen producteisen - 1 0,03 - - - - 1 0,01 Beheersing kwaliteitsregistraties - 10 0,26 - - - - 10 0,12 Communicatie met klant - 3 0,08-1 0,05 - - 4 0,05 Inkoop - 3 0,08-7 0,32 - - 10 0,12 Beheersing en leveren diensten - 6 0,16-6 0,27 - - 12 0,14 Beheersing meet- bewakingsmiddelen - 4 0,11 1 0,14 5 0,23 1 1,00-11 0,13 Bewaking en meting - 1 0,03 2 0,29 2 0,09 1 1,00-6 0,07 Beheersen afwijkende producten - - - - - - 0 - Verbetering - 1 0,03 4 0,57 8 0,36 - - 13 0,16 Sleufloze technieken 0 - indeling processen - - - - - - 0 - - werkvoorbereiding - - - - - 3 0,30 3 0,04 - grondonderzoek - 2 0,05 - - - - 2 0,02 - obstakelonderzoek - - - 1 0,05 - - 1 0,01 - berekeningen - 1 0,03 - - - - 1 0,01 -werkplan 0 -keuring materiaal 0 -veiligheid 0 -keuringsplan - - - - - - 0 - - bewaking leidingkwaliteit - - - - - - 0 - Totalen 2004 Totalen 2005 0 0 108 2,68 7 1 74 3,36 4 4 3 0,3 196 2,29 0 0 141 3.20 25 1,47 49 1,63 6 3,0 0 0 221 2,73 totalen 2003 0-108 3,60 7 0,41 74 37,00 4 0,09 3 0,75 196 2,36 totalen 2002 10 3,33 49 1,63 70 4,12 7 3,50 84 1,91 0-220 2,06 Per C.I. gem. auditrapportage CKB betreffende het certificatiejaar 2005 Pagina 10 van 10
Tekortkomingen gerapporteerd door de vier grootste CI-en Gebruik certificaat bij opdrachtverkrijging Technische voorschriften en normen Document at ie-eisen - aanwezig - volledigheid/juistheid - overig Directieverantwoordelijkheid Adm. en financ. eisen Opleiding/s.certificaten Veiligheidscertificaten Infrast ruct uur Werkomgeving/terrein Arbo en milieu Bepelen product eisen Beheersing kwal.registraties Communicatie met klant Inkoop Beheersing en leveren diensten Beheersing meet - bewakingsmiddelen Bewaking en meting Beheersen afw. Producten Verbet ering Sleufloze t echnieken - indeling processen - werkvoorbereiding - grondonderzoek - obstakelonderzoek - berekeingen -werkplan -keuring materiaal -veiligheid -keuringsplan - bewaking leidingkwaliteit 0 5 10 15 20 25 30 35 CI-Y CI-G CI-D CI-W auditrapportage CKB betreffende het certificatiejaar 2005 Pagina 11 van 11
Analyse: Ten aanzien van geconstateerde afwijkingen over 2005 valt op dat het aantal opgelegde rapportages door de CI-en (NCR s) een forse toename van 33% te zien geeft. Werden er in 2004 204 opgelegde rapportages (NCR s Non Conformety Report) geschreven, voor 2005 was dat 275. Bij de beleidsmatige aspecten is te merken dat vooral Arbo/milieu hoog scoort en zelfs ten opzichte van 2004 toegenomen is. Een van de redenen kan gevonden worden in relatie tot de VCA. Door de starheid van de VCA-norm moeten auditors meer rapportages opmaken. Opmerkelijk is voorts dat het normelement Verbetering eveneens hoog blijft scoren. In de praktijk is het feit geconstateerd dat reorganisatiesprocessen bij enkele gecertificeerde bedrijven hebben plaatsgevonden en dat die een mogelijk implementatieprobleem hebben veroorzaakt. Kleine bedrijven lijken hierdoor meer problemen te hebben om dit in goede processen te beschrijven terwijl deze bedrijven het in de praktijk wel goed implementeren. Bij de gerapporteerde NCR s tekortkomingen is dezelfde tendens te zien als bij de gerapporteerde afwijkingen dat sinds enkele jaren telkenmale een dalende tendens aanwezig is. Bij de gerapporteerde tekortkomingen is de tendens wisselend. 2001 2002 2003 2004 2005 Afwijkingen 983 737 550 331 275 Tekortkomingen 67 220 196 221 196 Bij Arbo/milieu is een aantal opmerkelijke tekortkomingen geconstateerd bij diepe putten en sleuven. Met name bij booractiviteiten dienden auditors enkele malen in te grijpen. Waar het mogelijk was om ter plekke corrigerende maatregelen te nemen, resulteerde dat in een NCR-afwijking. Echter indien het geconstateerde feit min of meer structureel was ofwel er ernstig risico voor de veiligheid van sonen aanwezig was, werd er vanzelfsprekend eerst corrigerend ingegrepen, maar werd toch een NCR geschreven om structurele maatregelen in een later stadium te kunnen controleren. Ook beheer van meetmiddelen scoort hoog bij het aantal rapportages. Het betreft hierbij het beheer van de selectieve meetmiddelen waarmee kwaliteit gerelateerde metingen worden verricht en welke derhalve kwaliteitsregistraties opleveren. In de praktijk werd geconstateerd dat ook bij deze middelen de verantwoordelijkheid voor het beheer verlegd werd naar de gebruiker. Deze gebruiker let in de praktijk niet op de kalibratie- en keuringstermijn. Hierdoor werden op het werk meetinstrumenten aangetroffen waarvan de termijn verstreken was. Een tweede constatering was dat kalibratierapporten niet gebruikt werden om de exactheid van het meetmiddel te bepalen. Een achteruitgaande nauwkeurigheid houdt een strakkere termijn in. Als de nauwkeurigheid binnen de vooraf gestelde marges blijft, kan de certificaathouder, bij aantoonbaarheid daarvan, de kalibratietermijn verlengen. Hierdoor kunnen hoge kalibratiekosten worden vermeden. auditrapportage CKB betreffende het certificatiejaar 2005 Pagina 12 van 12
5. Conclusies Certificaten Het aantal certificaten is in 2005 met 6 nieuwe certificaten toegenomen tot 83 Enkele certificaten zijn op verzoek van de Certificaathouder ingetrokken. In 2005 zijn geen certificaten naar aanleiding opgelegde sancties van de certificerende instelling ingetrokken. Een fusie tussen twee certificerende instellingen veroorzaakte een verschuiving van certificaathouders tussen twee Certificerende Instellingen. Echter het aantal certificaten onderling tussen beide CI-en is niet veranderd. Audits De CKB-regeling schrijft voor dat er een bepaald aantal audits jaar moet worden uitgevoerd. Dit is afhankelijk van het aantal processen op het certificaat. De C.I.-en gaan bij hun planning en uitvoering echter uit van een bepaalde tijdsduur die de audits in beslag nemen. Hoeveel processen vervolgens daadwerkelijk worden geaudit is afhankelijk van de omstandigheden (welke processen op dat moment worden uitgevoerd en waar) bij de audits. Dit verklaart mede waarom het aantal uitgevoerde audits afwijkt van het aantal geplande audits. Klachten In 2005 is één klacht door een Certificerende Instelling en één klacht door de Stichting ontvangen. Beide klachten zijn afgehandeld. Afwijkingen en tekortkomingen Het aantal gemelde rapporten ten aanzien van afwijkingen is wederom afgenomen evenals het aantal tekortkomingen na een eerdere stijging. Opvallend is dat het aantal registraties voor het normelement Arbo/milieu fors blijft. De normelementen Beheersing meet- en registratiemiddelen en Verbetering zullen voor de toekomst voor verbeteringen moeten zorgen. auditrapportage CKB betreffende het certificatiejaar 2005 Pagina 13 van 13