Bijlage 1 Handleiding declareren GGZ Cure zorgaanbieders 2014 Doel van deze handleiding is een overzicht te geven van alle relevante informatie over het declareren door gecontracteerde GGZ Cure aanbieders bij Menzis, Anderzorg en Azivo. 1
INHOUDSOPGAVE 1 Postadres en telefoonnummers blz. 3 2 Algemene afhandeling van schaderegels door de zorgverzekeraar blz. 3 3 VECOZO blz. 3 4 UZOVI codes blz. 3 5 Betaaltermijn blz. 3 6 Declaratie blz. 4 7 Afrekenspecificatie blz. 4 8 Wijziging betaalgegevens blz. 4 9 Correcties blz. 5 10 Voorschot op declaratie blz. 5 11 Waarneming blz. 5 2
1 POSTADRES EN TELEFOONNUMMERS De postadressen en telefoonnummers kunt u raadplegen op www.menzis.nl, www.anderzorg.nl of op www.azivo.nl onder de informatie voor zorgaanbieders. 2 ALGEMENE AFHANDELING VAN SCHADEREGELS DOOR DE ZORGVERZEKERAAR 1. Voordat u de declaratie indient, moet u het verzekeringsrecht van de verzekerde hebben gecontroleerd via de Centrale Opvraag Verzekerden (COV) module van VECOZO (zie ook artikel 5 Controle verzekeringsgerechtigdheid van de algemene inkoopvoorwaarden zorg 2014; hierna AIV zorg 2014). 2. Declaraties moeten digitaal worden aangeleverd via VECOZO. Declaraties moeten voldoen aan de meest recente versie van de standaardbeschrijving Externe Integratie Declaratie GGZ zoals deze wordt opgesteld door Vektis. (zie ook artikel 11 declaratie AIV zorg 2014). 3. Alle technisch correct aangeleverde schaderegels worden verwerkt en uitbetaald door de zorgverzekeraar indien ze voor vergoeding in aanmerking komen. Onjuist aangeleverde schaderegels worden niet gecorrigeerd. Onjuist aangeleverde schaderegels worden dus ook niet verwerkt en niet uitbetaald door de zorgverzekeraar. 4. De zorgverzekeraar vergoedt de zorg die de verzekerde bij de zorgaanbieder heeft genoten volgens de verzekeringsvoorwaarden die zijn gebaseerd op de Zorgverzekeringswet en/of aanvullende verzekering. Van declaratieregels die niet voor vergoeding in aanmerking komen, wordt de reden hiervan via de retourinformatie aan de zorgaanbieder kenbaar gemaakt. Als de verzekerde heeft gekozen voor een eigen risico, dan wordt dit niet in mindering gebracht op de declaratie van de zorgaanbieder. De zorgverzekeraar incasseert het eigen risico zelf bij de verzekerde (artikel 14 betaling lid 2 AIV zorg 2014). De zorgverzekeraar conformeert zich hiermee aan de betalingsvariant van de landelijke Klankbordgroep declaratiecasus (KDC). Deze handleiding is onderdeel van het contract. 3 VECOZO Ter uitvoering van de onderhavige overeenkomst zal VECOZO, namens de zorgverzekeraar technische controles (N1-N5) uitvoeren zoals beschreven in de Registratie Bedrijfs- en Controleregels (RBC) bij de betreffende EI-standaard. Indien blijkt dat het declaratiebestand niet voldoet aan deze technische specificaties zal VECOZO het gehele bestand retourneren (artikel 11 declaratie lid 7 AIV zorg 2014). In het bijgevoegde retourbericht staan de geconstateerde fout(en) beschreven. Voor meer informatie over het declareren via VECOZO verwijzen we u naar de website www.vecozo.nl. Hier wordt beschreven hoe VECOZO werkt en hoe u in aanmerking kunt komen voor het declareren via VECOZO. 4 UZOVI CODES Schaderegels moeten met de juiste UZOVI-code zorgverzekeraar worden ingediend. UZOVI-codes: Menzis 3332 Anderzorg 3333 Azivo 7054 5 BETALINGSTERMIJN De declaratie kan dagelijks worden ingediend. Als de declaratie via VECOZO wordt aangeleverd, vindt betaling plaats binnen 30 dagen nadat de zorgverzekeraar de declaratie heeft ontvangen. Deze termijn is niet van toepassing als de declaratie niet conform de eisen van de overeenkomst en deze bijlage wordt aangeleverd. 3
Wanneer een deel van de declaratie niet correct is ingediend, wordt het gedeelte dat wel gehonoreerd kan worden binnen 30 dagen uitbetaald. De zorgaanbieder ontvangt de afrekenspecificatie voorafgaand aan de betaling door de zorgverzekeraar. Analoge declaraties worden niet geaccepteerd. 6 DECLARATIE 1. Declareren op AGB-code Declaraties moeten door de zorgaanbieder worden ingediend op de (hoofd) AGB-code waarop de overeenkomst is afgesloten. 2. Declareren per praktijkcode Als de zorgaanbieder werkzaam is in meer dan 1 praktijk, moet per praktijk(code) apart worden gedeclareerd. 3. Termijn indienen declaraties Declaraties komen niet meer voor betaling in aanmerking, als ze meer dan een half jaar na sluiting van de DBC en/of producten BGGGZ bij de zorgverzekeraar worden ingediend (zie artikel 11 lid 2 van de overeenkomst). 4. Uitschrijving van verzekerden met terugwerkende kracht. Als de zorgverzekeraar een verzekerde uitschrijft met terugwerkende kracht en de zorgaanbieder zich voorafgaand heeft overtuigd van het verzekeringsrecht van de verzekerde (gecontroleerd via de Centrale Opvraag Verzekerden (COV) module van VECOZO), dan neemt de zorgverzekeraar hiervoor het debiteurenrisico over de tussenliggende periode van uitschrijfdatum en verwerkingsdatum. Controle COV moet plaatsvinden voor aanvang van iedere DBC of ieder BGGGZ zorgvraagzwaarteproduct (zie ook art 5 controle verzekeringsgerechtigdheid AIV zorg 2014). 7 AFREKENSPECIFICATIE De afrekeningspecificatie ontvangt u voorafgaand aan de betaling. U ontvangt de elektronische retourinformatie en ook de afrekenspecificatie als pdf bestand. Deze kunt u beide raadplegen via VECOZO. Op de specificatie worden onder andere de volgende gegevens vermeld: - uw factuurnummer - ons declaratienummer - de declaratieperiode - gedeclareerd bedrag - gehonoreerd bedrag - bedrag afgekeurd/ gedeeltelijk afgewezen: Alle (gedeeltelijk) afgewezen schaderegels met vermelding reden afwijzen en bij welke verzekerden. De goedgekeurde schaderegels vindt u niet meer terug op de specificatie. - bedrag niet te verwerken: Hierin staan alle regels die uitgevallen zijn als de meest recente Vektis standaard niet juist is toegepast. Uitval bij declaratie Bij een declaratie komt uitval van schaderegels voor als de Vektis standaard niet juist is toegepast. Op uw afrekenspecificatie wordt aangegeven wat er aan de declaratie onjuist was. U kunt de gecorrigeerde schaderegels in de eerstvolgende declaratie opnieuw indienen via VECOZO. 8 WIJZIGING BETAALGEGEVENS Het doorgeven van nieuwe betaalgegevens en het wijzigen van bestaande betaalgegevens (bijvoorbeeld tenaamstelling, bankrekeningnummer) moet los van de declaratie, schriftelijk, worden gedaan. Hiervoor kunt u gebruik maken van het Wijzigingsformulier financieel nummer. Dit vindt u op de website: www.menzis.nl/web/zorgaanbieders/downloads.htm. De wijzigingen zijn van toepassing voor Menzis Zorgverzekeraar, Anderzorg en Azivo Zorgverzekeraar. 4
9 CORRECTIES U kunt pas een creditnota indienen, als de debetnota is betaald. Correcties moet u vóór en bij voorkeur apart van een volgende declaratie digitaal indienen. 10 VOORSCHOT OP DECLARATIE Als de zorgverzekeraar niet kan voldoen aan de betalingstermijn zoals genoemd in onderdeel 5 van deze handleiding, zal de zorgverzekeraar binnen 20 dagen een voorschot van 100% van de ingediende declaratie verstrekken als u de declaraties indient via VECOZO. U ontvangt, behoudens overmacht, een afrekeningspecificatie binnen 6 maanden nadat het voorschot door u ontvangen is. Als blijkt dat het uitbetaalde voorschotbedrag hoger is dan het bedrag op de afrekenspecificatie, zal de zorgverzekeraar het teveel betaalde bij u terugvorderen, dan wel verrekenen met een volgende declaratie. 11 WAARNEMING Bij waarneming moet worden gedeclareerd op naam van de zorgaanbieder voor wie wordt waargenomen. 5