Visie op bestuur en toezicht Proloog De formele kant van het besturen en toezichthouden van KleurrijkWonen is vastgelegd in de statuten van de stichting, het Bestuursreglement en het reglement RvC. Gemakshalve wordt hier naar deze officiële en openbare documenten verwezen. Rollen van bestuur en toezicht KleurrijkWonen heeft een Raad van Bestuur die bestaat uit twee personen. Het toezicht wordt vormgegeven door een Raad van Commissarissen. Het bestuur is verantwoordelijk voor het functioneren en presteren van de organisatie en legt daarover intern verantwoording af aan de RvC en extern aan instanties die daarvoor wettelijk of maatschappelijk gelegitimeerd zijn. De RvC houdt toezicht op het functioneren en presteren van de organisatie, treedt op als werkgever voor de Raad van Bestuur en staat hen met advies terzijde. De raad voegt naast zijn toezichthoudende taak ook waarde toe aan het functioneren van KleurrijkWonen door relevante vraagstukken uit de samenleving te agenderen. Voor bestuur en RvC staan het behalen van maatschappelijke resultaten voorop. Een gezonde bedrijfsvoering is daarbij een voorwaarde. Bestuur en toezicht van een maatschappelijke onderneming vindt plaats in een context van lokale, regionale en landelijke maatschappelijke, bestuurlijke en economische ontwikkelingen. We werken binnen de kaders van de Woningwet en andere relevante wetgeving. In een context van formele en informele netwerken moet de corporatie haar plaats bepalen met een strategie zoals vastgelegd in het ondernemingsplan. In aanvulling daarop past een bestuur en toezicht dat open staat voor de ontwikkelingen teneinde het optimale te bereiken wat de corporatie volkshuisvestelijk kan. Het Bestuur schept voorwaarden voor het zorgvuldig voorbereiden en nemen van besluiten. In dat kader brengt het bestuur o.a. de risico s in kaart die verband houden met de activiteiten van KleurrijkWonen en hanteert een transparant beleid voor het beheersen van die risico s. Daarmee worden randvoorwaarden gecreëerd voor goed in- en extern toezicht. Taakverdeling Raad van Bestuur Binnen KleurrijkWonen bestaat de Raad van Bestuur uit twee personen. Er is sprake van collegiaal bestuur, waarbij beide bestuurders ook individueel de organisatie bestuurlijk kunnen vertegenwoordigen. De wettelijke en statutaire bevoegdheden van het Bestuur berusten bij de Raad van Bestuur als college en worden onder gezamenlijke verantwoordelijkheid uitgevoerd. Wel zijn de taken binnen de Raad van Bestuur verdeeld. Deze taakverdeling met aandachtsgebieden waarop één van hen primair aanspreekbaar is, ziet er als volgt uit: RvC 1-6
Principe Aandachtsgebied Naam Richten - sociaal economische wijkaanpak - klantbenadering - vastgoedstrategie - financiële strategie Inrichten - aansturing organisatie - organisatieontwikkeling - organisatiecultuur Verrichten - financieel presteren - maatschappelijk presteren - vastgoedontwikkeling en Jaap van Dam Ongeacht de taakverdeling zijn beide bestuurders integraal verantwoordelijk en in staat om elkaar te vervangen. De opdracht van het bestuur De opdracht voor het bestuur is om de organisatie van KleurrijkWonen zodanig te besturen dat de corporatie zichtbare maatschappelijke meerwaarde creëert binnen de context van haar werkgebied. De te bereiken meerwaarde wordt periodiek, in overleg met belanghouders, vastgesteld in het Ondernemingsplan. De actualiteit hiervan wordt jaarlijks bekeken bij de totstandkoming van het Jaarplan. Het besturen en het toezicht houden daagt uit tot een optimalisatie van deze maatschappelijke prestaties: leveren wij binnen de kaders, middelen en de benodigde menskracht die ons zijn gegeven de optimale maatschappelijke meerwaarde? Visie op besturen Wij willen een organisatie zijn die verbonden is met de mensen die ons nodig hebben om te voorzien in hun primaire levensbehoefte: huisvesting. Omdat wonen meer is dan een dak boven je hoofd en de woonomgeving waarin je woont, werken we nauw samen met die instanties die bijdragen aan de realisatie van onze doelen. We willen dat onze belanghouders zien dat KleurrijkWonen vanuit haar verbondenheid met de samenleving de juiste dingen op het juiste moment doet. Wij hebben een besturingsfilosofie waarbij het belang van de klant, het maatschappelijk belang en het belang van het bedrijf gewogen wordt. Alvorens een bestuursbesluit genomen wordt, is het vraagstuk vanuit de relevante verschillende belangen bekeken en besproken. Bestuurders dragen actief bij aan voorwaarden die goede besluitvorming mogelijk maken, zoals onderling respect, goed luisteren, een open oog voor andere invalshoeken, met als doel te komen tot gezamenlijke opvattingen. De effecten van ons werk monitoren we op basis van de beoordeling van de klant en de maatschappelijke belanghouders, maar ook op basis van onze bijdrage aan de landelijke volkshuisvestelijke doelstellingen en op de financiële continuïteit van de organisatie. Cultuur Binnen KleurrijkWonen hebben we een vijftal kernwaarden benoemd: Transparant: we handelen integer, we zijn betrouwbaar, we communiceren eerlijk en in heldere taal, we staan open voor feedback (intern/extern). Betrokken: we verplaatsen ons in de (behoefte van de) klant, we leven ons in, we tonen respect, we benaderen vraagstukken vanuit verschillende invalshoeken om te komen tot de voor de klant passende uitkomst. RvC 2-6
Persoonlijk: we zijn toegankelijk en laagdrempelig. Klant staat centraal (je bent bij ons geen nummer). We luisteren echt, met een zakelijke inslag. Oplossingsgericht: bij ons kan klant altijd terecht met vraag of probleem, we helpen m verder. We zijn creatief en vindingrijk. Het contact leidt tot een voor de klant passende oplossing. Doelgericht: we doen resultaatgerichte voorstellen. We zijn duidelijk in wat wel en niet kan. We handelen vanuit kosten-batenbesef. We maken waar wat we beloven. Het Bestuur draagt zorg voor het intern en extern communiceren van de kernwaarden en is zich bewust van haar voorbeeldfunctie. Het bestuur zorgt ervoor dat de organisatie handelt vanuit deze kernwaarden zodat ze zichtbaar zijn voor de huurders en andere belanghouders. We zijn een lerende organisatie en zien klachten en feedback als een advies om het beter te doen. De organisatie wordt geleid volgens de principes van dienend leiderschap waarbij de leidende gedachte is dat de leidinggevende zich continu de vraag stelt hoe kan ik de medewerker ondersteunen om de afgesproken (bedrijfs)doelen te behalen. Hoe kan ik hem stimuleren om vanuit zijn eigen kracht zijn werk te doen, zodat hij de eigenaar is van zijn eigen werk. In de kern richt de leidinggevende zich op de ontwikkeling van de medewerker gericht op de bedrijfsdoelen. Sturing van de organisatie De sturing van de organisatie heeft drie kernaspecten; Het bereiken van de doelen van de organisatie door het optimaal inzetten van mensen en middelen (efficiency en effectiviteit) Het op een transparante manier afleggen van verantwoording aan het in- en externe toezicht als vertegenwoordigers van de maatschappij. Daarbij wordt verantwoording afgelegd over het al dan niet bereiken van de beleidsdoelen en de wijze waarop dit is gedaan. Het leveren van een bijdrage aan het functioneren van de lerende organisatie. Binnen KleurrijkWonen is het Three lines of defense model ingericht. Uitgangspunt van dit model is dat het lijnmanagement (de business) verantwoordelijk is voor het realiseren van haar doelen (KPI s) en een correcte uitvoering van haar eigen processen. Daarnaast moet er een functie zijn die de 1e lijn ondersteunt, adviseert, coördineert en bewaakt of het management zijn verantwoordelijkheden ook daadwerkelijk neemt. Dit is de tweede lijn. Ook het organiseren van integrale risk assessments zijn taken van de tweede lijn. Binnen KleurrijkWonen wordt deze rol uitgevoerd door de procesmanagers en team Plannen en Verantwoorden. Binnen KleurrijkWonen controleert het Team Audit&Control of het samenspel tussen de eerste en tweede lijn soepel functioneert. Zij velt daarover een objectief, onafhankelijk oordeel en geeft mogelijkheden tot verbetering aan. Ook beziet zij of er geen overlapping is, of dat er blinde vlekken bestaan. Dit team valt rechtstreeks onder het bestuur en heeft een rechtstreekse lijn naar de Raad van Commissarissen. Daarnaast is binnen KleurrijkWonen een Planning & Control cyclus ingericht waarin enerzijds de voortgang wordt bewaakt en anderzijds verantwoording wordt afgelegd. Visie op toezicht De RvC denkt vanuit zijn adviserende rol mee over de maatschappelijke en volkshuisvestelijke dilemma s waar bestuur en organisatie voor staan en over de strategische keuzes die KleurrijkWonen daarin moet maken. De kernwaarden zoals die voor Kleurrijk Wonen zijn vastgesteld vormen ook voor de RvC de leidraad voor handelen en invulling van de RvC-rollen. De RvC neemt medeverantwoordelijkheid voor de doelen van de organisatie en bewaakt deze. Het bestuur realiseert de doelen. RvC 3-6
De RvC staat in verbinding met de belanghouders van KleurrijkWonen. Naast de geregelde contacten met het Huurdersplatform, ontmoet de gehele RvC met regelmaat mensen van KleurrijkWonen tijdens stakeholderbijeenkomsten, strategische sessies en bij het geven van toelichting op specifieke voorstellen in de RvC vergadering. etc. De RvC zorgt ervoor dat zij de opgaven en uitdagingen in het uitgestrekte werkgebied van KleurrijkWonen kent met het oog op het beoordelen van strategische vraagstukken en belangrijke investeringen. Daarbij heeft de raad de belangen van de huurders en andere belanghebbenden op het netvlies. De RvC geeft actief invulling aan zijn werkgeversfunctie. Daarbij gaat het niet alleen en niet in de eerste plaats om de beloning en prestatiebeoordeling, ook geeft de raad aandacht aan de ontwikkeling en het werkplezier van de bestuurders. De raad zorgt daarbij op de hoogte te zijn van relevante ontwikkelingen in de top en de rest van de organisatie. De RvC is competent om toezicht houden. De raad is zelfkritisch en maakt werk van de jaarlijkse zelfevaluatie. De leden van de raad houden de ontwikkelingen in het vak van toezichthouden bij en volgen actief de ontwikkelingen op de voor KleurrijkWonen relevante beleidsterreinen. De raad voldoet aan de wettelijke bepalingen, de Governance code woningcorporaties en de leden committeren zich aan de lidmaatschapsvereisten van de VTW. De RvC beschikt over een toezichtskader en een toetsingskader. Door de heldere en veelal meetbare criteria heeft de raad met het periodieke dashboard snel inzicht in de stand van zaken en kan waar nodig op bijsturing aandringen. De raad is op de hoogte van vigerende wetten en regels, van de governance code en van de maatschappelijke verwachtingen. De raad stelt hoge eisen aan compliance en integriteit en committeert zich aan de binnen KleurrijkWonen geldende integriteitscode. De raad neemt kennis van de oordelen van de Autoriteit woningcorporaties en van het Waarborgfonds Sociale Woningbouw. Indien daar aanleiding toe is, bespreekt de raad het oordeel met het bestuur. En als er aanleiding toe is, nodigt de raad vertegenwoordigers van die organisaties in zijn vergadering uit. De externe verantwoordingsplicht ligt bij het bestuur. RvC 4-6
Bijlage 1: Toezichts- en toetsingskader Raad van Commissarissen De Raad van Commissarissen (RvC) van KleurrijkWonen heeft drie rollen: toezichthouden, werkgever en adviseur. Om goed toezicht te kunnen houden, is het belangrijk dat er duidelijke regels en kaders zijn waarbinnen dit gebeurt. In dit document staan deze beschreven. Het toezichtskader omvat de (formele) regels van het toezichthouden. Het toetsingskader omvat de inhoudelijke kant van het toezichthouden om de corporatie op de juiste maatschappelijke koers te houden en de continuïteit van de organisatie te waarborgen. A. Toezichtskader Het toezichtskader beschrijft op hoofdlijnen het speelveld en de taken van de corporatie en omvat het geheel van spelregels die de RvC bij het uitoefenen van zijn taken volgt. Het toezichtskader bestaat uit een extern en een intern toezichtskader. Extern toezichtskader Algemene wetgeving Wet- en regelgeving van toepassing op de bedrijfsvoering, waaronder WNT, huurrecht, overlegwet, klachtenreglement Woningwet Besluit Toegelaten Instellingen Volkshuisvesting Beleidsregels Waarborgfonds Sociale Woningbouw Beleidsregels Inspectie Leefomgeving en Transport, Autoriteit woningcorporaties Governancecode Woningcorporaties Aedescode Cao-woondiensten Intern toezichtskader Statuten KleurrijkWonen Reglement Raad van Bestuur Reglement RvC Profielschets RvC Reglement Remuneratiecommissie Reglement Auditcommissie Verbindingenstatuut Treasurystatuut Investeringsstatuut Reglement Financieel Beheer en Beleid Samenwerkingsovereenkomst huurdersorganisatie KleurrijkWonen Klokkenluidersregeling Integriteitsbeleid RvC 5-6
B. Toetsingskader Het toetsingskader is voor het bestuur kader stellend om te besturen en voor de RvC richtinggevend om toezicht te houden. Hierbij wordt onder meer gebruik gemaakt van: Ondernemingsplan Meerjarenbegroting en Jaarplan Treasury Jaarplan De wensportefeuille (Vastgoedmarketing 2030) Het integrale financiële sturingsmodel (SBI) Huurbeleid Risicomanagementrapportages Periodieke rapportages KleurrijkWonen Jaarrekening en -verslag Managementletter van de accountant Controlerapport jaarrekening van de accountant Rapportage contacten tussen bestuur en stakeholders Auditplan Visitatierapport RvC 6-6