HUISHOUDELIJK REGLEMENT GEBRUIK INFRASTRUCTUUR GEMEENTE DESSEL Met ingang van heden is dit gebruiksreglement van toepassing op het gebruik van de infrastructuur van de gemeente Dessel. Dit omvat de accommodatie Ontmoetingscentrum (O.C.) Tijl4, Raadzaal, inkomhal en refter van administratief centrum De Plaetse, gemeentelijke basisschool De Kangoeroe en gemeentelijke basisschool De Meikever. Het gebruik van O.C. Tijl4 in kader van kampen (overnachtingen) valt niet onder dit huishoudelijk reglement. Artikel 1: Algemene bepalingen & toepassingsgebied 1. De gemeentelijke infrastructuur staat onder het dagelijks beheer van het college van burgemeester en schepenen. De gemeente zal deze infrastructuur in zo veilig mogelijke omstandigheden ter beschikking stellen. Zij zorgt voor het voorzien van infrastructurele en organisatorische brandveiligheid, de goede staat van de aanwezige toestellen, de verlichting en de bereikbaarheid. Zij schrijft regels voor aangaande de veiligheid van de gebruikers. Alle maatregelen moeten door de gebruikers strikt worden nageleefd. 2. Alle gevallen, niet door dit reglement geregeld, vallen onder de bevoegdheid van het college van burgemeester en schepenen. 3. Het college van burgemeester en schepenen kan op elk ogenblik het contract, tot stand gekomen via het retributiereglement gebruik infrastructuur gemeente Dessel, wijzigen of intrekken om redenen van openbaar nut, van dienstnoodzakelijkheid of in elk geval van overmacht, zonder dat hiervoor schadevergoeding van de gemeente kan worden gevorderd. Indien van dit recht gebruik wordt gemaakt, zal hierover vooraf met de betrokkenen overleg worden gepleegd. De intrekking of wijziging van het contract wordt gemotiveerd. Er kan geen aanspraak worden gemaakt op enige vergoeding wegens winstderving. 4. Verantwoordelijke gebruik O.C. Tijl4 : afdeling Info & Vrijetijd Verantwoordelijke gebruik raadzaal administratief centrum : afdeling Info & Vrijetijd Verantwoordelijke gebruik GBS De Kangoeroe : afdeling Info & Vrijetijd Verantwoordelijke gebruik GBS De Meikever : afdeling Info & Vrijetijd 5. Ten opzichte van de gebruikers wordt er geen onderscheid gemaakt op grond van geslacht, etnische afkomst, handicap, seksuele geaardheid, filosofische of godsdienstige overtuiging en leeftijd bij het aanbieden en het toegankelijk stellen van de dienstverlening. Artikel 2: Categorieën van gebruikers 1. Gebruikers worden ingedeeld onder één van de volgende categorieën: - Categorie A: gemeentebestuur Dessel, gemeentelijke diensten, erkende adviesraden van de gemeente Dessel (voor initiatieven door de (advies)raden zelf georganiseerd), onderwijsinstellingen op het grondgebied van de gemeente Dessel (voor educatieve initiatieven door de scholen zelf georganiseerd), OCMW (voor initiatieven door het OCMW zelf georganiseerd), gemeentelijke vzw s (voor initiatieven door de VZW s zelf georganiseerd), VZW STORA (voor initiatieven door VZW STORA zelf georganiseerd) en kerkfabrieken of besturen van de erkende erediensten; - Categorie B: verenigingen van Dessel die lid zijn van een erkende adviesraad van Dessel. - Categorie C: verenigingen van Dessel die geen lid zijn van een erkende adviesraad van Dessel, particulieren woonachtig in Dessel. - Categorie D: verenigingen of particulieren van buiten Dessel. - Categorie E: een gebruiker die een activiteit met een winstgevend doel organiseert. 2. In de locaties in scholen hebben de scholen steeds voorrang op andere activiteiten.
3. Onregelmatigheden worden gemeld aan het college van burgemeester en schepenen. Als blijkt dat een aanvrager zich onrechtmatig in een bepaalde categorie heeft geplaatst, wordt bij een eerste vaststelling een tarief aangerekend, zoals bepaald in het retributiereglement. De sanctie wordt toegewezen na het horen van de betrokkenen. Bij herhaling van de feiten kunnen beide partijen voor minstens één jaar uitgesloten worden van verder gebruik. Artikel 3: Gebruikstoelating 1. Voor de gebruikstoelatingen is het college van burgemeester en schepenen bevoegd. 2. Het college van burgemeester en schepenen kan een aanvraag verwerpen op basis van argumenten van organisatorische of praktische aard. Een gemotiveerde weigering zal in dit geval aan de aanvrager worden meegedeeld. De aanvrager kan in voorkomend geval geen aanspraak maken op schadevergoeding. 3. Voor het plaatsen van tijdelijke infrastructuur en installaties (tenten, containers ) vreemd aan de gemeentelijke infrastructuur is voorafgaandelijk toestemming vereist van het college van burgemeester en schepenen. 4. Verenigingen en/of activiteiten die wettelijk niet toegelaten zijn, worden niet toegelaten. Artikel 4: Aanvragen 1. Alle aanvragen dienen te worden ingediend bij het gemeentebestuur Dessel, ter attentie van de afdeling Info & Vrijetijd, Hannekestraat 1, 2480 Dessel. De aanvragen kunnen aan de balie, via e-mail (vrijetijd@dessel.be), of via het digitaal loket op www.dessel.be gebeuren. 2. De aanvraag dient uit te gaan van de eindgebruiker (en niet van een tussenpersoon). Indien de aanvraag uitgaat van een vereniging of instelling dient de overeenkomst door de voorzitter of een door hem gemachtigd persoon ondertekend te worden. Bij aanvraag door een privé-persoon of feitelijke vereniging is de ondertekenaar verantwoordelijk. Bij aanvraag door een vereniging met rechtspersoonlijkheid is de vereniging verantwoordelijk. 3. De ondertekenaar moet meerderjarig zijn. 4. Een aanvraag moet ten laatste 14 dagen op voorhand gebeuren betreffende alle lokalen en minstens 30 dagen op voorhand betreffende de polyvalente zaal van O.C. Tijl4 en de refter van gemeentelijke basisschool De Kangoeroe. Laattijdige aanvragen kunnen ingewilligd worden indien dit praktisch en administratief nog mogelijk is. 5. Uiterlijk vijf werkdagen na de aanvraag wordt per e-mail aan de aanvrager meegedeeld of de gevraagde infrastructuur al dan niet beschikbaar is. 6. De aanvrager vult een aanvraagformulier in. Dit formulier kan men vinden op www.dessel.be of op de afdeling Info & Vrijetijd. 7. Aanvragen worden als volgt behandeld: a) de aanvragen worden toegewezen in volgorde van datum van ontvangst; b) categorieën A en B kunnen ten vroegste elf maanden (11 maanden) op voorhand reserveren, categorieën C, D en E tien maanden (10 maanden) op voorhand c) bij gelijktijdige aanvraag wordt voorrang gegeven te beginnen met categorie A; Artikel 5: Waarborg 1. Voor verhuur van de keuken in O.C. Tijl4 en gemeentelijke basisschool De Kangoeroe dient een waarborg betaald te worden zoals bepaald in het retributiereglement. 2. De waarborg dient ten laatste vijf werkdagen voor aanvang van de activiteit betaald te zijn. 3. Indien de waarborg niet betaald werd, kan het gebruik van de desbetreffende locatie niet doorgaan. Artikel 6: Annulering Annulering dient steeds vooraf en schriftelijk (brief of e-mail (vrijetijd@dessel.be)) te gebeuren en zal eventueel aanleiding geven tot facturatie zoals omschreven in het retributiereglement. Artikel 7: Bestemming & onderverhuring 1. De gebruiker mag geen andere bestemming geven aan de gebruikte infrastructuur dan die waarvoor het gebruik werd toegestaan. 2. Het onderverhuren aan derden is verboden. 3.Bij vaststelling van onderverhuring wordt bij een eerste vaststelling een tarief aangerekend zoals bepaald in het retributiereglement. De sanctie wordt toegewezen na het horen van de betrokkenen. Bij een tweede overtreding wordt deze vereniging of particulier uitgesloten van gebruik van alle gemeentelijke infrastructuur voor een periode van 1 jaar.
Artikel 8: Verantwoordelijkheid 1. De gebruiker is volledig verantwoordelijk voor de activiteit, (inhoud, organisatie, deelnemers) en de goede orde in de onmiddellijke omgeving (geen overlast voor omwonenden). 2. Er kunnen meerdere activiteiten tegelijk doorgaan in een gebouw. Hou daarom rekening met de andere activiteiten en tracht geen overlast te berokkenen aan activiteiten die op hetzelfde moment in andere delen van het gebouw plaatsvinden. 3. De gebruiker verbindt zich ertoe te beantwoorden aan de geldende politiereglementen en aan alle betrokken wettelijke voorschriften (aangifte en betaling auteursrechten (SABAM), billijke vergoeding, accijnzen, gemeentelijke en provinciale taksen op vertoningen, arbeidswetgeving, sociale zekerheid, wetgeving op handelspraktijken, loterijen en tombola s, wetgeving beteugeling dronkenschap, bedrijfsvoorheffing buitenlandse artiesten, milieuhinder, wet betreffende de rechten van de vrijwilligers (wet van 19 juli 2006), ) Artikel 9: Verzekeringen 1. De gebruiker zorgt voor volgende verzekeringen: - Burgerlijke aansprakelijkheid Indien van toepassing: - Contractuele aansprakelijkheid, met name schade aan roerende en onroerende goederen, zijnde het gebouw en de uitrusting in eigendom van de gemeente Dessel. - Verzekeringen verplicht volgens de wet betreffende de rechten van de vrijwilligers (wet van 19 juli 2006) 2. Gevallen waarin de verzekeraar dient op te treden worden gemeld aan de verantwoordelijke van de gemeentelijke financiële dienst. 3. Het gemeentebestuur kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor om het even welke lichamelijke of stoffelijke schade aan derden naar aanleiding van het toegestane gebruik van lokalen en/of uitrusting. Artikel 10: Sluitingsuur 1. In alle lokalen dienen avondactiviteiten te eindigen om 24 uur en de lokalen dienen opgeruimd en ontruimd te zijn om 01 uur. 2. Geluidshinder kan niet na 22 uur. De geluidssterkte van alle vormen van muziek moet geregeld worden conform de wetgeving rond geluidsnormen voor muziekactiviteiten. 3. Afwijkingen dienen vooraf aan het college van burgemeester en schepenen aangevraagd te worden. Artikel 11: Sleutels 1. De gebruiker kan de sleutels van O.C. Tijl4, de beide gemeentescholen en het administratief centrum ophalen op de afdeling Info & Vrijetijd. Sleutels kunnen slechts één werkdag op voorhand opgehaald worden en dienen de eerstvolgende werkdag na de activiteit terugbezorgd te worden. De sleutels dienen opgehaald te worden tijdens de openingsuren van het administratief centrum De Plaetse. 2. Gebruikers worden geacht te weten hoe zij de gebouwen dienen af te sluiten. Zij kunnen steeds beroep doen op het gemeentepersoneel om zich hierover in te lichten. 3. Bij verlies van sleutel wordt het tarief zoals opgenomen in het retributiereglement aangerekend. Artikel 12: Voorbereidingen 1. Voor de voorbereidende activiteiten van de gebruiker zelf (klaarzetten, repetities, ) dient hij/zij minimaal 7 kalenderdagen voor de activiteit de nodige afspraken te maken met de gemeentelijke verantwoordelijke. Artikel 13: Goede huisvader 1. Bij het einde van de activiteit zal de gebruiker de lichten in de gebruikte ruimten doven en de geopende ramen en deuren sluiten. 2. In- en uitgangen en nooddeuren mogen op geen enkele wijze belemmerd worden of gesloten worden tijdens de activiteit. De noodverlichting mag nooit uitgeschakeld worden. 3. Het is ten strengste verboden de brandwerende deuren van het zelfsluitende type zowel in open als gesloten toestand met enig mechanisme of materiaal te blokkeren. 4. Deuren en brandblusapparatuur mogen nooit door aangebrachte materialen worden ingesloten of aan het zicht onttrokken. 5. Het niet naleven van veiligheidsregels of aanwijzingen van het bevoegd personeel kan de onmiddellijke verplichte stopzetting van de activiteit tot gevolg hebben.
6. In alle infrastructuur van de gemeente Dessel geldt een rookverbod. De gebruiker verbindt zich ertoe erover te waken dat het rookverbod wordt nageleefd. 7. Het is in de lokalen niet toegestaan: - wijzigingen aan te brengen aan de nutsvoorzieningen; - bijkomende verwarmingsinstallaties of verwarmingstoestellen te plaatsen (elektriciteit, gas,...), - brandende kaarsen of extra kookmateriaal zoals gasbekkens, extra kookvuren, ovens te gebruiken; - de infrastructuur te betreden met dieren, uitgezonderd assistent-honden; - flessengas te gebruiken; - vuur-, rook- of ontploffingsmechanismen te gebruiken. Artikel 14: Versieringen, aangebrachte materialen 1. De beheerder kan niet aansprakelijk gesteld worden voor materiaal dat achtergelaten wordt door de gebruikers, voor mogelijke diefstallen of voor beschadiging ervan. 2. Versieringen kunnen enkel aangebracht worden na overleg met de verantwoordelijke van de infrastructuur. 3. Alle aangebrachte en/of meegebrachte materialen moeten na afloop verwijderd worden en dit zonder beschadiging van de infrastructuur. 4. De gebruiker verbindt zich ertoe strikt te waken over de brandveiligheid. 5. Het is verboden om enig hechtingsmiddel aan te brengen. Artikel 15: Toezicht door gemeentepersoneel 1. Om toezicht op de goede orde te kunnen uitoefenen, heeft het personeel van de gemeente steeds het recht op vrije toegang tot de activiteiten georganiseerd in de gemeentelijke lokalen. 2. Zij kunnen bepaalde personen of groepen die de orde verstoren, de toegang ontzeggen of laten verwijderen. 3. De gebruiker zal vrije toegang verschaffen aan personeel van de gemeente in werkopdracht. De in opdracht zijnde personeelsleden zijn ter plaatse om behulpzaam te zijn. Ze kunnen echter niet beschouwd worden als extra werkkracht of om tekortkomingen in de organisatie op te vangen. Artikel 16: Drankvoorziening 1. O.C. Tijl4: polyvalente zaal - De drankbestelling dient te gebeuren bij de door de eigenaar doorgegeven drankenhandel. - Indien de gebruiker hier van wil afwijken, dient toelating bekomen te worden van het college van burgemeester en schepenen. - Als gebruik gemaakt wordt van koffiezetapparaten, percolators, thermoskannen, waterkokers, kookpotten en/of -pannen moeten deze na gebruik proper op de juiste plaats in de kasten gezet worden. 2. Indien aan de afspraken zoals omschreven in 1 van artikel 16 niet voldaan wordt, wordt een forfaitaire kost aangerekend zoals bepaald in het retributiereglement. 3. Tijdens het gebruik van alle lokalen, met uitzondering van de polyvalente zaal in O.C. Tijl4, mag eigen drank gebruikt worden. Artikel 17: Promotie, vermeldingen 1. Op alle publicaties of vermeldingen van de activiteit zal de gebruiker duidelijk zijn naam vermelden, of die van de organiserende vereniging, alsook de eventuele toegangsprijzen en de door de wet voorziene vermeldingen (verantwoordelijke uitgever). Artikel 18: Opruimen & poetsen 1. De gebruiker geeft de ruimte de noodzakelijke poetsbeurt. Bij gebruik van de ruimten in het administratief centrum of de lokalen in O.C. Tijl4 dienen deze opgeruimd en netjes achter gelaten te worden. Dit omvat alle tafels en stoelen proper maken, vloeren vegen en dweilen. Bij gebruik van de polyvalente zaal en/of keuken van O.C. Tijl4 of de refter met/zonder keuken van gemeentelijke basisschool De Kangoeroe of de refters van gemeentelijke basisschool De Meikever dienen naast deze ruimtes ook de sanitaire ruimtes met inbegrip van de gang er naartoe gepoetst te worden. 2. Het nodige poetsmateriaal is voorzien in O.C. Tijl4.
3. Alle papierresten en afval moeten verwijderd worden. 4. Alle afval dient door de gebruiker verwijderd te worden. De gebruiker staat zelf in voor de afvoer ervan. Voor de organisatie van grotere evenementen kan gebruik gemaakt worden van de evenementencontainers binnen het DIFTAR-systeem. Een aanvraag hiervoor dient te gebeuren via de gemeentelijke milieudienst. 5. Wanneer bij het gebruik van gebouwen, accommodaties en terreinen een extra gewoon onderhoud of schoonmaak toch nodig blijkt, wordt een vaste retributie aangerekend zoals bepaald in het retributiereglement. Artikel 19: Schade 1. De gebruiker is verantwoordelijk voor alle schade, door hemzelf of derden aangebracht tijdens de door hem georganiseerde activiteit. 2. De gebruiker zal bij aanvang van de gebruiksperiode de gebruikte ruimten onderzoeken en gebeurlijke beschadigingen aan gebouwen, meubilair, installaties, terreinen, beplanting, enz. onmiddellijk en spontaan melden op de afdeling info & vrijetijd via een e-mail aan vrijetijd@dessel.be 3. Beschadigingen zullen aan de gebruiker die er verantwoordelijk voor is, aangerekend worden tegen de prijs van de herstellingskosten, opgemaakt bij bestek, of tegen vervangingswaarde. Artikel 20: Niet naleven van bepalingen uit het gebruiksreglement 1. Het niet naleven van de voorwaarden in dit huishoudelijk reglement bepaald, kan voor de gebruiker een schorsing van het gebruik tot gevolg hebben. De schorsingstermijnen worden door het college van burgemeester en schepenen bepaald. Artikel 21: Dit gewijzigde huishoudelijk reglement gaat in voege vanaf de datum van goedkeuring door de gemeenteraad.