Toelichtingsdocument voor het indienen van een aanvraag voor een Innovatie-initiatief Vlaamse Regering - lichte structuur Versie april 2012 Maak gebruik van de template voor opmaak van uw erkenningsaanvraag Koning Albert II-laan 35, bus 16 B-1030 Brussel Tel.: +32 (0)2 432 42 00 Fax: +32 (0)2 432 43 99 E-mail: info@iwt.be Web: www.iwt.be
PROJECTFICHE lichte structuur Lichte structuren zijn onafhankelijke initiatieven, opgezet op vraag van een sector of groep van bedrijven. Ze hebben als opdracht om, via het opzetten van samenwerking tussen bedrijven onderling en met kenniscentra, innovaties te realiseren met een belangrijke socio-economische impact voor Vlaanderen. Dergelijke initiatieven stimuleren innovatieprojecten van samenwerkende bedrijven en genereren ook een effect naar een ruimere bedrijvendoelgroep via spill-overs vanuit de opgebouwde kennis in deze projecten. Het accent kan op samenwerking dan wel op maximale spill-overs liggen. Deze initiatieven worden erkend door de Vlaamse Regering op basis van hun missie en strategie, en hun bijdrage tot de beleidsdoelstellingen. De erkenning geldt voor een periode van maximum 4 jaar, met een tussentijdse evaluatie na 2 jaar. Erkende structuren kunnen vanuit de Vlaamse overheid een tijdelijke subsidie (4 jaar) ontvangen voor hun organisatie en basiswerking. De meeste middelen halen zij uit projectfinanciering, weliswaar deels uit een jaarlijks bepaald gereserveerd projectbudget voor individuele projecten. Deze projecten worden ter evaluatie ingediend bij IWT. Daarnaast kan het initiatief ook beroep doen op de reguliere IWT-kanalen, andere subsidiekanalen of inkomstenbronnen om zijn doelstellingen te bereiken. Documentenoverzicht Onderstaande documenten zijn belangrijk als referentie bij het opmaken van een aanvraag tot erkenning. Handleiding Aanvraagtemplate Toelichtingsdocument opstellen van performantie-indicatoren* Toelichtingsdocument - uitvoering en opvolging (vanaf mei 2012) Toelichtingsdocument - de-minimis* Toelichtingsdocument publiekrechtelijke verplichtingen* Toelichtingsdocument beleidslijn mbt gebruik van projectresultaten* *Deze documenten zijn beschikbaar op www.iwt.be/subsidies/vis-competentiepool/documenten.
INHOUD 1 Algemeen kader... 4 1.1 Situering... 4 1.2 Lichte structuren... 4 2 SPECIFIEKE KENMERKEN... 6 2.1 Projectconsortium... 6 2.2 Invulling kader lichte structuren : Activiteiten & financiering van het initiatief... 7 2.3 Interactie met de doelgroep... 9 2.4 Bijdrage tot beleidsprioriteiten... 9 2.5 Opvolging/indicatoren... 9 2.6 Projectbegroting/aanvaardbare kosten... 10 2.7 Gescheiden interne boekhouding voor VIS en onderzoeksorganisaties 10 2.8 Gebruik van de projectresultaten... 10 3 BEHANDELING PROJECTAANVRAAG... 12 3.1 Timing... 12 3.2 Ontvankelijkheid... 12 3.3 Evaluatie... 13 4 UITVOERING EN OPVOLGING... 15 4.1 Overeenkomst... 15 4.2 Voorschotten... 15 4.3 Projectopvolging... 15 3/16
1 Algemeen kader 1.1 Situering Individuele projecten hebben in veel gevallen onvoldoende kritische massa om structureel de innovatie in een sector of specifiek domein te verbeteren. Ruimere, gecoördineerde initiatieven zoals competentiepolen en gelijkaardige structuren kunnen aan deze problematiek een oplossing bieden. Zij zijn gericht op de bundeling van de innovatiecapaciteiten van bedrijven en kenniscentra met als doel, op basis van een strategische agenda, innovatie te stimuleren en socio-economische meerwaarde te creëren. Het huidige innovatiebeleid maakt in de innovatieknooppunten de koppeling tussen de wetenschappelijke en technologische sterktes van Vlaanderen, en de grote maatschappelijke en economische uitdagingen. De overheid wenst innovatie te stimuleren om zijn maatschappelijk en/of economisch hefboomeffect. De aansluiting bij de innovatieknooppunten en de bijdrage tot het hefboomeffect zijn een belangrijke toetssteen bij de erkenning van nieuwe initiatieven. Dit toelichtingsdocument geeft de procedure voor het indienen van een aanvraag tot erkenning als competentiepool of gelijkaardig initiatief weer, zoals voorzien in het Beleidskader voor steun aan grote kenniscentra ten behoeve van innovatie 1, goedgekeurd door de Vlaamse Regering op 22 juli 2005. Indiening is enkel mogelijk na verzoek hiertoe door de minister bevoegd voor innovatie. Een erkenning houdt in dat men beperkte subsidies ontvangt voor de basiswerking van het initiatief, aangevuld met jaarlijks te bepalen gereserveerde middelen voor financiering van innovatieprojecten. 1.2 Lichte structuren Deze innovatie-initiatievenvoeren een programma uit, een samenhangend geheel van activiteiten gebaseerd op een gezamenlijke strategie met het oog op een verbeterde competitiviteit van de doelgroep en het versterken van de competenties in Vlaanderen. Naast een efficiëntere inzet van middelen bieden zij een duidelijke toegevoegde waarde ten aanzien van een individuele projectaanpak doordat men uitgaat van: een duidelijke geïntegreerde strategie gericht op transformatie door innovatie, of een expliciete bijdrage tot een ander innovatieknooppunt ; het poolen van relevante (bestaande) competenties zodat men tot de nodige kritische massa komt in een bepaald domein ; een betere afstemming en samenwerking tussen de diverse actoren en initiatieven (synergie). Het zijn onafhankelijke initiatieven opgezet op vraag van een sector of groep van bedrijven, al dan niet met een juridische structuur. Het vraaggedreven karakter vanuit de beoogde bedrijvendoelgroep staat centraal, zowel bij het identificeren van gewenste activiteiten en bij de uitvoering hiervan, alsook in de organisatie van het initiatief. De initiatieven zijn open en toegankelijk voor alle geïnteresseerde organisaties die een nuttige bijdrage kunnen leveren aan de doelstellingen van het intiatief. Ze hebben als opdracht om, via het opzetten van samenwerking tussen bedrijven onderling en met kenniscentra, innovaties te realiseren met een belangrijke socio-economische impact voor Vlaanderen. Ze stimuleren innovatieprojecten van samenwerkende bedrijven en genereren ook een effect naar een ruimere bedrijvendoelgroep via spill-overs van de opgebouwde kennis van deze projecten. Het accent kan op samenwerking, dan wel op maximale spill-overs liggen. Het is essentieel dat het initiatief toegankelijk is voor zoveel mogelijk bedrijven binnen het beoogde bedrijfssegment (open karakter) zodat innovatie bij een zo ruim mogelijke groep van bedrijven kan worden gerealiseerd. 1 beschikbaar op www.iwt.be opdrachten Vlaamse Regering (VR) 4/16
Lichte structuren ontvangen vanuit de Vlaamse Overheid een tijdelijke financiering van 4 jaar voor de organisatie en de algemene werking (basiswerking). De meeste middelen halen zij uit IWT-projectfinanciering, (ten dele) via een voor hen gereserveerd budget. Van bij de start komt een deel van de middelen van de deelnemende bedrijven en organisaties, en dat deel moet toenemen in de tijd. Het initiatief wordt door de Vlaamse Regering erkend op basis van zijn missie en strategie. Er dient aangetoond te worden dat de beoogde groep van bedrijven voldoende innovatiepotentieel heeft, dat er voldoende socio-economische meerwaarde gecreëerd wordt voor Vlaanderen en dat de strategie aansluit bij de prioriteiten van het beleid. Competentiepolen en gelijkaardige innovatie-initiatieven kunnen een ruim gamma van projecten (laten) uitvoeren, die gekaderd worden in een strategisch plan dat wordt goedgekeurd bij de evaluatie van het initiatief. Het initiatief geeft in zijn aanvraag aan welke projecttypes het wenst te financieren vanuit zijn gereserveerd budget en motiveert dit. In principe kan van alle reguliere projecttypes van het IWT gebruik gemaakt worden bij de uitvoering van de strategie. Eventueel kan men in zijn aanvraag een voorstel doen voor andere types van projecten, weliswaar binnen de bestaande reglementaire kaders 2. Naast de gereserveerde projectmiddelen kan het initiatief beroep doen op de reguliere IWT-kanalen, andere (niet-iwt) subsidiekanalen of inkomstenbronnen om zijn doelstellingen te bereiken. 2 Meer info in het toelichtingsdocument gebruik van resultaten 5/16
2 SPECIFIEKE KENMERKEN 2.1 Projectconsortium Aanvrager(s) Basiswerking De aanvragers van deze innovatie-initiatieven kunnen groepen van bedrijven (competentiepool) of onderzoeksinstellingen in samenwerking met bedrijven zijn. Een erkenning als competentiepool wordt aangevraagd door een Vlaams Innovatiesamenwerkingsverband (VIS). Waar mogelijk geniet een hechte samenwerking van bestaande organisaties de voorkeur. Er zijn 2 types van financiering, afhankelijk van de aard van de initiatieven : financiering op basis van het VIS-besluit 3, bijv. voor competentiepolen, en financiering als steun aan onderzoeksorganisaties volgens het punt 2.2d van de Europese kaderregeling 4. Projectwerking 5 Voor de individuele projecten geïnitieerd/uitgevoerd door het initiatief, gelden de IWT-modaliteiten van het betreffende projecttype. 6 Onderaanneming Basiswerking Alle initiatieven kunnen binnen redelijke perken en mits motivatie beroep doen op onderaannemers 7 om specifieke expertise en competentie in te brengen ter ondersteuning van de basiswerking (specifieke diensten, softwareontwikkeling, enz.). Wanneer beroep gedaan wordt op onderaannemers, dient men na te gaan of men al dan niet de regels van openbare aanbesteding moet volgen (zie toelichtingsdocument op www.iwt.be). Projectwerking Voor de individuele projecten geïnitieerd/uitgevoerd door het initiatief, gelden de IWT-modaliteiten van het betreffende projecttype 5. 3 Besluit van de Vlaamse Regering van 20 juli 2006 tot regeling van steun aan projecten van innovatiestimulering, technologisch advies en collectief onderzoek op verzoek van Vlaamse Innovatiesamenwerkingsverbanden (VIS). De steun vanuit het VIS-besluit wordt toegekend als indirecte steun onder Verordering (EG) nr 1998/2006 van de Europese Commissie van 15 december 2006 betreffende de toepassing van de artikelen 87 en 88 van het verdrag op de-minimissteun (PB2006, L379/5). 4 Communautaire kaderregeling inzake staatsteun voor onderzoek, ontwikkeling en innovatie van de Europese Commissie 2006/C 323/01 5 Wanneer in dit document gerefereerd wordt naar projectwerking bedoelen we de projecten gefinancieerd via het gereserveerd budget. 6 Deze modaliteiten zijn beschreven in de handleidingen van de diverse projecttypes (www.iwt.be ). Voor nieuwe projecttypes zullen modaliteiten worden uitgewerkt op basis van het relevante subsidiebesluit. 7 Inkopen van commercieel beschikbare diensten tegen vergoeding 6/16
2.2 Invulling kader lichte structuren : Activiteiten & financiering van het initiatief Basiswerking Vanuit de basiswerking van het initiatief wordt er gezorgd voor de continuïteit en voor borging van de opgebouwde kennis. Naast de eigen organisatie van het initiatief (coördinerende activiteiten, strategiebepaling en specifieke administratieve ondersteuning) worden ondersteunende innovatiestimuleringsactiviteiten uitgevoerd, zoals o.a. : bewustmaking van de ruime doelgroep, om meer bedrijven aan te zetten tot innovatie ; samenwerking stimuleren tussen de diverse actoren, netwerking vanuit het oogpunt van kennispooling en zwaartepuntvorming ; projectgeneratie, -voorbereiding binnen een gezamenlijke strategische innovatieagenda; overkoepelende opvolging van de individuele projecten; diverse kleinere kennisverspreidingsactiviteiten, zowel collectief als individueel; opvolgen van internationale tendenzen in het domein en ondersteunen van internationalisering van de innovatieactiviteiten van de doelgroep. Het relatieve belang en de concrete invulling van de diverse activiteiten zal verschillen naargelang de strategie van het initiatief. De aanvragers stellen voor met welke formatie zij wensen te werken (aantal VTE en profielen) en onderbouwen de gemaakte keuze in de aanvraag. Het aanvaarde aantal VTE is functie van de strategie en van de erkende en verantwoorde noden, en bedraagt maximaal 6VTE. De basiswerking wordt toegekend voor max. 4 jaar. De aanvaarde kostenbasis voor bepaling van de subsidie is afhankelijk van het aantal aanvaarde VTE. De maximale aanvaardbare jaarlijkse kost wordt berekend als volgt : 101.000 + 116.500 * X, met X = het aantal VTE. Voor het maximum van 6VTE bedraagt de aanvaardbare kost 800.000 euro. Het initiatief bepaalt voor het overige zelf hoe de kosten worden ingevuld. Het maximale subsidiepercentage bedraagt 80%, berekend op de aanvaarde kosten voor de basiswerking. Gegeven de maximum aanvaardbare kost, kan de subsidie nooit meer dan 640.000 euro per jaar bedragen. Het subsidiepercentage daalt over de tijd en wordt bepaald o.a. in functie van de maturiteit van het initiatief. Men motiveert het gevraagde subsidiepercentage in de aanvraag. Het initiatief engageert zich tot de vereiste co-financiering (het niet gesubsidieerde gedeelte ter aanvulling van de subsidie). Andere subsidies of middelen die reeds zijn toegewezen aan andere activiteiten, kunnen niet ingezet worden als cofinanciering. Bij het niet bereiken van de vereiste cofinanciering op het einde van de overeenkomst zal het IWT de subsidie pro rata op basis van de effectief ingebrachte en bewezen cofinanciering herzien. Projectwerking Om de strategie uit te voeren, kunnen in de context van het initiatief projecten worden uitgevoerd met middelen uit een jaarlijks voor het initiatief gereserveerd budget dat beheerd wordt door het IWT. Voor de uitvoering van deze projecten worden onderzoeksinstellingen en bedrijven ingeschakeld. Het initiatief kan ook zelf participeren in projecten. Via de basiswerking faciliteert en bereidt men projectvoorstellen voor die vervolgens ter evaluatie ingediend worden bij het IWT. Alle kosten gerelateerd aan de uitvoering van de projecten worden aangerekend op het gereserveerd budget. De juridische basis voor toekenning van subsidies aan de projecten wordt gevormd door de relevante reglementaire kaders van de diverse subsidieprogramma s bij IWT. Het proces van evaluatie opgezet door het IWT in afstemming met het initiatief, zal rekening houden met de strategische innovatieagenda van het initiatief. 7/16
De projecten worden contractueel beheerd door het IWT. De inhoudelijke opvolging is de verantwoordelijkheid van het initiatief, evenals de verspreiding van de generieke kennis (spill-overs) naar de doelgroep. Het initiatief neemt deze punten op in zijn strategie. Projectovereenkomsten kunnen mee ondertekend worden door het initiatief, zodat er afspraken kunnen opgenomen worden vanuit deze strategie. Het totale budget voor de projectwerking van de lichte structuren wordt bij de jaarlijkse begrotingsopmaak op een afzonderlijke begrotingslijn ingeschreven en is afhankelijk van de beschikbare middelen. Binnen dit totaal bedrag wordt een gedeelte gereserveerd per initiatief. De omvang van dit budget wordt door de minister bepaald op basis van een evaluatie van de werking van het initiatief en een door het initiatief aangeleverde budgetraming (evaluatie van de jaarlijkse verslaggeving door IWT). Niet gebruikt budget is niet overdraagbaar naar het volgende jaar. De projecten die aan IWT worden voorgelegd worden bij positieve evaluatie onmiddellijk vastgelegd voor de totale projectduur. De initiatieven treffen zelf de nodige maatregelen voor de correcte uitvoering van projecten die langer zouden lopen dan de overeenkomst van het initiatief en omschrijven deze in hun aanvraag. Het initiatief geeft in zijn aanvraag aan welke projecttypes (binnen de bestaande reglementaire kaders 8 ). het wenst uit te voeren met zijn gereserveerd budget en motiveert dit. Als onderdeel van de erkenningsaanvraag dient de aanvrager een projectplanning in, met opgave van type en aantal projecten en benodigd jaarlijks (en totaal) budget. In de erkenningsaanvraag wordt een beknopte omschrijving gevraagd van de concrete projectvoorstellen die men voorziet in de planningvan het eerste werkingsjaar 9. Het ambitieniveau en de kans op realisatie van de voorgestelde projectplanning maken deel uit van de evaluatie van de aanvraag tot erkenning. Bij de aanvraag tot erkenning zal het initiatief aangeven hoe hij het proces van projectgeneratie organiseert om een maximaal bereik in de doelgroep te behalen en hoe hij de projecten ter evaluatie bij het IWT zal indienen. De voorkeur gaat uit naar gegroepeerde en periodieke indiening. De haalbaarheid van de aanpak wordt onderzocht tijdens de evaluatie van de aanvraag tot erkenning van het initiatief. Het uiteindelijk proces wordt vastgelegd in overleg met het IWT en als bijlage toegevoegd aan de overeenkomst.!het gereserveerd projectbudget voor het eerste werkingsjaar zal gekend zijn bij de erkenningsbeslissing. Aangezien de beslissing tot erkenning maar kort voor de start van het initiatief zal gekend zijn, dient het initiatief bovendien parallel aan dit erkenningsproces voldoende projecten ter evaluatie in te dienen bij IWT om zijn werking tijdig en in continuïteit te kunnen starten. IWT kan projecten evalueren onder voorbehoud van de beslissing van de Vlaamse Regering. Het gevolgde evaluatieproces, de doorlooptijd en de criteria, evenals de indiendocumenten van alle IWT projecttypes zijn beschikbaar op www.iwt.be ( handleiding / indientemplate ). Men dient bij indiening van projectvoorstellen rekening te houden met de duur van het evaluatieproces 10. Naast de gereserveerde middelen is het initiatief vrij om beroep te doen op de reguliere IWT- of andere kanalen. Strategisch belangrijke projecten die niet kunnen gefinancierd worden binnen de IWTsubsidiekanalen, zullen door het initiatief op andere wijze moeten gefinancierd worden. In de aanvraag wordt de strategie hieromtrent toegelicht. 8 Meer info in het toelichtingsdocument gebruik van resultaten. 9 De projecten zelf worden niet geëvalueerd in de erkenningsaanvraag. De duidelijkheid van de plannen voor het eerste jaar is wel een factor die wordt meegenomen bij evaluatie. 10 Voor projecttypes die normaal via een oproep georganiseerd worden, wordt een equivalent proces gehanteerd in functie van het aantal projectaanvragen. 8/16
2.3 Interactie met de doelgroep De invulling van de missie van het initiatief vereist een goede interactie met de doelgroepbedrijven. Het is belangrijk dat de doelgroep actief betrokken wordt bij de voorbereiding en uitvoering van nieuwe projectvoorstellen, bij de aansturing van de werking van het initiatief, en bij de kennisdoorstroming vanuit projectresultaten. Deze interactie dient ingebouwd te zijn in de organisatie van het initiatief en in het programma van activiteiten. Het voortbestaan van het initiatief zal in grote mate afhankelijk zijn van de relevantie die door de doelgroep aan de (basis)werking en de projecten van het initiatief toegedicht wordt, en de mate waarin ze bereid zijn om mee bij te dragen tot de financiering ervan. 2.4 Bijdrage tot beleidsprioriteiten De initiatieven dienen in hun aanvraag tot erkenning aan te geven in welke mate zij kunnen bijdragen tot de realisatie van beleidsprioriteiten op Vlaams en eventueel op Europees niveau : innovatieknooppunten, duurzame ontwikkeling, maatschappelijke uitdagingen. 2.5 Opvolging/indicatoren Een belangrijk onderdeel van de evaluatie van een aanvraag tot erkenning is de mate waarin het initiatief erin slaagt de missie en doelstellingen op een specifieke en meetbare (SMART) wijze te formuleren en op te volgen. Het initiatief geeft een beperkte set (10-tal) van performantie-indicatoren (KPI s) op die geschikt zijn om de behaalde resultaten 11 in kaart te brengen en aan te tonen dat de globale doelstellingen van het initiatief bereikt worden, evenals specifieke doelstellingen voor de basiswerking en de projectwerking. Volgende indicatoren zijn verplicht op te nemen (te specifieren volgens de strategie en het opzet van het initiatief).: # verschillende Vlaamse bedrijven of bedrijfsorganisaties (uniek) dat financieel bijdraagt aan de basiswerking van het initiatief (draagvlak) # nieuwe, unieke bedrijven en onderzoekscentra dat actief participeert in de projecten van de lichte structuur (cumulatief over projectperiode) (bereik) omvang van de financiële bijdrage van bedrijven aan de projecten van de lichte structuur gestart in het desbetreffende kalenderjaar (financiering, draagvlak) # unieke bedrijven of organisaties die de resultaten van de projecten van de lichte structuur gebruiken in een commercieel of in een R&D traject. (resultaat) # internationale strategische netwerken en projecten waarin de lichte structuur respectievelijk een actieve rol heeft of participeert met additionele financiering (te specifieren volgens de strategie van het initiatief). (internationaliteit) Meer informatie en aandachtspunten bij het opstellen van indicatoren vindt u terug in het toelichtingsdocument Opstellen van performantie-indicatoren op de IWT website. De indicatoren worden vastgelegd tijdens het evaluatieproces en na goedkeuring door de Vlaamse Regering opgenomen in de overeenkomst. De streefwaarden worden vastgelegd in functie van de strategie, en in de veronderstelling van constant beleid. 11 Van alle activiteiten, ook nieuwe resultaten/implementatie van eerder (in een vorige periode) uitgevoerde projecten 9/16
2.6 Projectbegroting/aanvaardbare kosten Basiswerking De maximaal aanvaardbare jaarlijkse kostenbasis bedraagt 800.000 euro. Dit omvat de kosten van personeel ingezet voor de basiswerking en overige kosten gerelateerd aan de basiswerking. Als personeelskost worden de kosten aanvaard van personeel dat wordt ingezet voor taken binnen de basiswerking. De overige kosten gerelateerd aan de basiswerking kunnen zowel direct toewijsbaar zijn aan de activiteiten, als niet direct toewijsbaar zijn (indirecte kost of overhead). De overheadkost moet in verhouding staan tot de globale omvang van het initiatief. Kosten gerelateerd aan commerciële activiteiten, incl. de hiermee verbonden overheadkost, komen niet in aanmerking als subsidieerbare kost voor de basiswerking. Kosten gerelateerd aan projectactiviteiten worden zoveel mogelijk ingebracht op het projectbudget. De kosten kunnen in rekening gebracht worden vanaf de maand na de beslissing over de steuntoekenning door de Vlaamse Regering. Alle kosten moeten na het project verantwoord kunnen worden indien opgevraagd door IWT, zowel naar geleverde prestaties op het project, als naar uitgevoerde betalingen. Bij het eindverslag bezorgt het initiatief de goedgekeurde jaarrekeningen voor de afgelopen periode, evenals de verslagen ter goedkeuring ervan van de raad van bestuur, de revisor en van de algemene vergadering. Organisaties die niet (100%) BTW-plichtig zijn, kunnen het gedeelte van de niet-recupeerbare BTW mee opnemen in hun projectbegroting. Voor alle activiteiten die de aanvragers zelf niet uitvoeren, dienen de prestaties gefactureerd te worden. Projectwerking Alle kosten verbonden aan de uitvoering van de projecten worden aangerekend op het projectbudget. In de erkenningsaanvraag volgt men de modaliteiten van het betreffende projecttype 12 voor de bepaling van de kostenbasis en de verantwoording van de kosten. De verdere uitwerking gebeurt in overleg met IWT. 2.7 Gescheiden interne boekhouding voor VIS en onderzoeksorganisaties Het initiatief dat zowel economische als niet-economische activiteiten uitoefent, dient een gescheiden interne boekhouding te voeren waarbij de kosten en de financiering van eventuele economische activiteiten en van activiteiten gefinancierd in toepassing van andere subsidieregimes, o.m. binnen het gereserveerd projectbudget, duidelijk worden onderscheiden van de activiteiten gefinancierd binnen de basiswerking van het initiatief. 2.8 Gebruik van de projectresultaten Wettelijke verplichtingen en kennisverspreiding Competentiepolen en gelijkaardige initiatieven hebben vanuit hun collectieve missie en als onderdeel van de basiswerking, de opdracht om beschikbare kennis en projectresultaten te verspreiden onder de doelgroepbedrijven. Men is tevens verplicht de beschikbare kennis ter beschikking te stellen van eventuele andere geïnteresseerde Vlaamse en Europese bedrijven/organisaties. Het initiatief voert deze opdracht uit binnen de mogelijkheden en beperkingen van de diverse projecttypes die in het kader van 12 Deze modaliteiten zijn beschreven in de handleidingen van de diverse projecttypes (www.iwt.be ) 10/16
zijn werking uitgevoerd worden. De aanvragers dienen de aanpak van kennisverspreiding te beschrijven in de projectaanvraag. Daarnaast dient de aanvrager bij de start van het initiatief een publieke samenvatting van de werking beschikbaar te stellen op het innovatienetwerk (www.innovatienetwerk.be) en dient deze samenvatting up to date gehouden te worden. Eigendomsrechten Gezien de activiteiten en doelstellingen van de basiswerking van het initiatief, is het onwaarschijnlijk dat er van hieruit eigendomsrechten worden opgebouwd. Voor de projectwerking gelden de regelingen van de diverse IWT-projecttypes. Deze zijn beschreven in het toelichtingsdocument gebruik van resultaten beschikbaar op www.iwt.be. 11/16
3 BEHANDELING PROJECTAANVRAAG 3.1 Timing Aanvragen tot erkenning voor een competentiepool of gelijkaardig initiatief in 2012 worden ingediend uiterlijk op 10 mei om 12u. De aanvraag wordt elektronisch ingediend. De elektronische versie van de aanvraag wordt in pdf of als word-document via e-mail verstuurd naar vis-cp@iwt.be, of kan ook op cd-rom aangeleverd worden. De mailgrootte is beperkt tot 10 MB en het verzenden van de e-mail gebeurt volledig onder de verantwoordelijkheid van de aanvrager. IWT competentiepolen Ellipsgebouw Koning Albert II-laan 35, bus 16 B-1030 Brussel vis-cp@iwt.be 3.2 Ontvankelijkheid Na de indiening gaat het IWT na of de projectaanvragen ontvankelijk zijn aan de hand van de volgende criteria: tijdige indiening; de hoofdaanvrager moet subsidieerbaar zijn via het VIS-besluit of als onderzoeksorganisatie volgens punt 2.2d van de Europese kaderregeling 13 ; de aanvraagtemplate is ingevuld en de nodige verklaringen, waarvan melding in de aanvraagtemplate, zijn ondertekend; de aanvraag bevat voldoende informatie voor evaluatie; het maximum aantal bladzijden van een projectvoorstel zoals omschreven in de aanvraagtemplate wordt niet overschreden. 13 Een VIS is een gestructureerde samenwerking van in hoofdzaak Vlaamse bedrijven (een consortium van bedrijven dan wel een organisatie die optreedt namens een groep van bedrijven zoals bv een beroepsfederatie of belangenvereniging), met al dan niet één of meerdere organisaties of kennisinstellingen, met het oog op het uitoefenen van activiteiten van collectief onderzoek, technologisch advies en/of innovatiestimulering. De samenstelling van samenwerkingsverband is representatief voor de omschreven doelgroep van bedrijven. Een VIS is per definitie open van karakter, wat zich moet vertalen in de structuren en beheersorganen. Collectieve centra (en gelijkgestelde centra) kunnen eveneens gesubsidieerd worden op basis van het VISbesluit. Een samenwerkingsverband (VIS) kan alleen of in onderlinge samenwerking projecten of programma s indienen in het kader van het VIS-besluit en kan beroep doen op derde kenniscentra voor de uitvoering ervan. Individuele bedrijven (inclusief consulenten) kunnen enkel via onderaanneming, als leverancier van specifieke (commercieel beschikbare) diensten, ingeschakeld worden. Een onderzoeksinstelling is een entiteit die, ongeacht haar rechtsvorm (publiek- of privaatrechterlijke organisatie) of financieringswijze, zich in hoofdzaak bezighoudt met het verrichten van fundamenteel onderzoek, industrieel onderzoek of experimentele ontwikkeling en het verspreiden van de resultaten daarvan buiten de Vlaamse instellingen van hoger onderwijs door middel van onderwijs, publicaties of technologieoverdracht. Alle winst wordt opnieuw geïnvesteerd in die activiteiten, in de verspreiding van de resultaten daarvan, of in onderwijs. Ondernemingen die een invloed op een dergelijke entiteit kunnen uitoefenen door middel van bijvoorbeeld aandeelhouders of leden, genieten geen preferente toegang tot de onderzoekscapaciteit van dergelijke entiteit of tot de resultaten van haar onderzoek. 12/16
De (hoofd)aanvrager ontvangt een bericht van de (on)ontvankelijkheid van zijn aanvraag. De projecten die niet-ontvankelijk worden bevonden, nemen niet deel aan de verdere evaluatie- en selectieprocedure. De ontvankelijkheidscriteria blijven gelden tijdens de ganse behandelingsprocedure. Het IWT kan contact opnemen met de aanvrager(s) tijdens de ontvankelijkheidsanalyse ter vervollediging van de aanvraag. 3.3 Evaluatie Evaluatieproces Criteria Na ontvankelijkheid zal het IWT met de aanvragers een gesprek organiseren, 2 tot 3 weken na indiening, en indien nodig bijkomende informatie opvragen. De aanvragers krijgen maximaal 10 kalenderdagen de tijd om de gevraagde verduidelijkingen aan te brengen in hun aanvraag. Indien deze informatie niet tijdig geleverd wordt, wordt de aanvraag geëvalueerd op basis van de beschikbare elementen in de projectaanvraag. De aanvraag zal beoordeeld worden door het IWT met advies van externe deskundigen. In de regel zal het IWT ervoor kiezen om een college met externe deskundigen te organiseren, waarbij de aanvrager de kans krijgt om zijn aanvraag toe te lichten. In uitzonderlijke gevallen kan het IWT besluiten om schriftelijk advies in te winnen bij deskundigen. De aanvrager zal in dat geval in de gelegenheid gesteld worden om schriftelijk te reageren op de evaluatie van de deskundigen. De Raad van Bestuur van het IWT zal een gemotiveerd advies overmaken aan de verantwoordelijke minister over het al dan niet of gedeeltelijk ondersteunen van het initiatief. Ongeacht het resultaat van de evaluatie aan de hand van de verder genoemde evaluatiecriteria, kan een voorstel tot negatief advies of tot aanvullende voorwaarden door de Raad van Bestuur opgesteld worden: bij onvoldoende financiële draagkracht van de aanvrager of eventuele partners in het programma ten behoeve van de uitvoering of het welslagen ervan als de aanvragers of partners in het project niet voldoen aan overige verplichtingen of vergunningen vanwege de overheid als de aanvrager of partners in het project blijk hebben gegeven van niet-correct gedrag naar aanleiding van vorige aanvragen, onder meer inzake informatieverstrekking, inhoudelijke en financiële verplichtingen of verslaggeving. Zowel het IWT-personeel, de externe deskundigen als de leden van de Raad van Bestuur van het IWT verbinden zich ertoe de informatie over elke aanvraag vertrouwelijk te behandelen, en geen gegevens mee te delen aan derden of aan te wenden ten voordele van zichzelf. De diverse aspecten die worden meegenomen bij de beoordeling van de aanvraag tot erkenning zijn hieronder beschreven. 1 Het innovatiedoel van het initiatief a de duidelijkheid en de focus van de missie en de strategie van het initiatief ; de mate van collectiviteit van de missie en de toegevoegde waarde van de strategie (bundeling) t.o.v. een meer individuele aanpak ; b de omvang van het beoogde bedrijfsbereik, vatbaar voor de valorisatie van de resultaten van het initiatief, inzonderheid kmo s (bereik en absorptiecapaciteit); de mate van vraaggedrevenheid/gedragenheid door de doelgroep van het initiatief ; 13/16
c de beoogde impact op het innovatievermogen, de bijdrage tot competentieverhoging bij de doelgroep ; het economisch belang van de potentieel geïnitieerde innovaties ; d de bijdrage tot meer samenwerking/afstemming in het domein, zowel op het niveau van de kennisuitvoerders als bij de sociaal-economische actoren ; de complementariteit van de ontplooide activiteiten met de overige activiteiten binnen en buiten het initiatief (synergie) ; e de bijdrage tot de beleidsdoelstellingen (innovatieknooppunten, duurzame ontwikkeling, maatschappelijke uitdagingen, internationale inbedding) ; f de resultaten van een voorafgaande periode, indien van toepassing. 2 De kwaliteit van de uitvoering Na het advies van IWT a de relevantie van het globale werkplan (basiswerking + projecten) ; én de kwaliteit en de duidelijkheid van de vooropgestelde indicatoren voor het opvolgen van de doelstellingen; b de omvang en kost (gevraagde subsidie) van het initiatief in relatie tot het werkplan ; de haalbaarheid van de doelstellingen van het initiatief binnen het bepaalde tijdsbestek en budget; c de wijze waarop men de betrokkenheid (omvang en de kwaliteit) van de ondernemingen bij het initiatief realiseert, en de kwaliteit van de verankering van het initiatief ; d de kwaliteit van de organisatorische aspecten, in het bijzonder m.b.t.: organisatiemodel van het initiatief en de kwaliteit van de samenwerking tussen de betrokken partijen; leiding en aansturing van de organisatie, de competenties en de expertise van de uitvoerders afspraken rond intellectueel eigendom indien relevant (bescherming en delen van knowhow); het voorziene monitoring- en effectopvolgingssysteem, zowel op inhoudelijk als financieel vlak, en de aanpak voor eventuele bijsturing van het initiatief; De minister legt een voorstel van beslissing voor aan de Vlaamse Regering. In het geval van een positieve beslissing wordt een overeenkomst opgemaakt tussen het IWT, het Vlaamse Gewest en de projectaanvragers (zie hoofdstuk 4: Uitvoering en Opvolging). In normale omstandigheden wordt de beslissing van de Vlaamse Regering genomen binnen de 6 maand na indiening van een ontvankelijk voorstel. Informatie aangaande de beslissing van de Vlaamse Regering kan door het initiatief opgevraagd worden bij de minister. Bij ontevredenheid over de manier van behandeling door het IWT kan daarover steeds schriftelijk, mondeling of elektronisch een klacht ingediend worden bij IWT. Klachten worden binnen de 45 werkdagen na ontvangst behandeld. 14/16
4 UITVOERING EN OPVOLGING Alle informatie betreffende de uitvoering en de opvolging van een lichte structuur initiatief is terug te vinden in het Toelichtingsdocument - uitvoering en opvolging op de IWT-website 14. Hierna worden de belangrijkste principes kort overlopen. 4.1 Overeenkomst In het geval van een positieve beslissing wordt een overeenkomst opgemaakt tussen het IWT, het Gewest en de aanvragers (begunstigden). Het initiatief start in principe op 1 januari, volgend op de beslissing door de Vlaamse Regering 15. De leverbaarheden en indicatoren met bijhorende streefcijfers zullen in de projectspecifieke voorwaarden vastgelegd worden, evenals het proces voor selectie en opvolging van de individuele projecten. Indien er meerdere partijen zijn, zullen zij onderling een samenwerkingsovereenkomst opstellen die de praktische samenwerking regelt, evenals de afspraken inzake de eigendom en valorisatie van eventuele onderzoeksresultaten. De samenwerkingsovereenkomst dient ter goedkeuring voorgelegd te worden aan het IWT. 4.2 Voorschotten De uitbetaling van de subsidie voor de basiswerking van het initiatief gebeurt in 6-maandelijkse voorschotten, in januari en in juli. De voorschotten worden uitbetaald na vervulling van de noodzakelijke voorwaarden, zoals voorzien in de IWT-overeenkomst. Het definitieve subsidiebedrag wordt bepaald bij de eindafrekening. De subsidies voor de individuele projecten worden uitbetaald volgens het voor dat projecttype geldende regime, in principe 6-maandelijks of jaarlijks 16. 4.3 Projectopvolging Verslaggeving basiswerking De normale opvolgings- en uitvoeringsverslaggeving omvat de basiswerking en de overkoepelende strategische aspecten (incl. het geaggregeerde niveau van de individuele projecten). De verslaggeving is in hoofdzaak gericht op de resultaten en werd uitgewerkt om de administratieve last zo beperkt mogelijk te houden. Daarnaast dient IWT steeds op de beheersorganen en eventueel andere relevante overleggroepen uitgenodigd te worden. Jaarlijks wordt een voortgangsverslag geleverd dat inzicht verschaft over de stand van zaken in de uitvoering en de realisaties. Een belangrijk element van de voortgangsverslaggeving is de rapportering over de interactie met de doelgroepbedrijven. De verslaggeving wordt ingediend in maart en omvat : 14 Beschikbaar vanaf mei 2012 15 De timing beschreven in hoofdstuk 4 vertrekt van deze veronderstelling. 16 Deze modaliteiten zijn beschreven in de handleidingen van de diverse projecttypes (www.iwt.be ) 15/16
analyse van de basis- en projectwerking van het afgelopen jaar (incl. indicatoren en prestatietabel), en de planning voor het nieuwe jaar ; gemotiveerde budgetraming voor de projectwerking van het komende jaar, als insteek voor de begroting ; Monitoringdata opgevraagd door IWT (zie hieronder). In juni ontvangt het initiatief feedback over de evaluatie van de verslaggeving. In oktober wordt door de minister het gereserveerd projectbudget voor het komende jaar meegedeeld. Na ca. 2 jaar wordt een meer uitgebreid tussentijds verslag geleverd, dat de basis vormt voor de tussentijdse evaluatie, waarbij beslist wordt over het al dan niet verderzetten van het initiatief en over eventuele (budget)bijsturingen. Na 4 jaar is er een belangrijk evaluatiemoment, gekoppeld aan een inhoudelijke en financiële verslaggeving. Op basis van het eindverslag en het financieel verslag bepaalt het IWT finaal de aanvaarde subsidie. Een initiatief kan verlengd worden na de contractuele periode van 4 jaar, mits aan de basisvoorwaarden is voldaan en er afdoende resultaat kan voorgelegd worden. Een aanvraag tot verlenging wordt in principe ingediend in maart van het jaar van afloop van de overeenkomst, en na uitnodiging door de minister bevoegd voor innovatie. De evaluatie van een verlenging volgt hetzelfde evaluatieproces als hoger omschreven. Verslaggeving projectwerking Monitoring De contractuele opvolging door het IWT van de op het gereserveerd projectbudget uitgevoerde projecten gebeurt volgens het normale regime van de betreffende projecttypes. Deze bepalen ook het formaat van de verslaggeving. De inhoudelijke opvolging van de projecten is de verantwoordelijkheid van het initiatief. Het verslaggevingsformat zal hiermee rekening houden. Voor beleidsevaluaties zijn gegevens nodig in een ruimer kader, ondermeer over het effectief bereik van het initiatief, de geleverde diensten en de bekomen resultaten in het kader van activiteiten van kennisverspreiding en innovatiestimulering. Voor zover deze gegevens niet in het eigen voorstel zijn opgenomen (als indicatoren met streefcijfers), zullen ze bijkomend moeten geleverd worden bij de verslaggeving. 16/16