Verslag gemeenteraad

Kolonie Verslag gemeenteraad 20/02/2017 Verslag Gemeenteraad 1. Opening, opmerkingen bij de notulen vorige gemeenteraad en loting van een voorstemmer. De gemeenteraad wordt officieel geopend door de burgemeester. Een voorstemmer wordt gekozen. Deze moet bij de stemming de eerste stem uitbrengen, waarna de volledige lijst van gemeenteraadsleden één voor één ter stemming wordt gevraagd. Eventuele opmerkingen over de notulen van de vorige gemeenteraad worden besproken en aan de gemeentesecretaris doorgegeven. Geen opmerkingen Cultuur 2. toekenning subsidies ontwikkelingshulp 2016 Op voorstel van de wereldraad zal de gemeenteraad aan de volgende projecten een bedrag van 4500 euro toekennen: Het soepkeukenproject in Zuid-Afrika van Pieter Peeraer Centro Communitario in Brazilië van Leo Verheyen Andinet in Ethiopië van Gust Lauwerysen Sociaal Educatief project Bambougar in Senegal van Chris Leys Oxfam Wereldwinkel in Merksplas Geen opmerkingen 1

3. Merksplas-Kolonie. Samenwerkingsovereenkomst met Kempens Landschap.. Met de afschaffing van de wet op de landloperij in 1993 ontstond er een grote dreiging voor versnippering, leegstand en verwaarlozing van Wortel- en Merksplas-Kolonie. De gemeente werkt samen met het Kempens Landschap om de verloedering te stoppen. De gemeente Merksplas werd eigenaar van de grote boerderij, de kapel en 40 ha landbouwgrond. Op vraag van de gemeente Merksplas werd Kempens landschap in 2010 betrokken bij het dossier vanuit hun expertise, en dit in ruil voor visibilisatie en herkenbaarheid van Kempens Landschap bij het project. De afspraken tussen de gemeente en het Kempens Landschap worden nu in deze overeenkomst vastgelegd. Wat is de juridische vorm dat deze entiteit zal aannemen? Er wordt geen speciale entiteit voorzien, AGB of dergelijke heeft geen voordelen. Het is een gewone overeenkomst tussen beide partijen. De technische commissie waarin de gemeente Merksplas en Kempens Landschap lid van zijn: o Hoeveel mensen zetelen er van welke partijen in deze commissie? o Wie gaat dit zijn? Is dit verbonden aan een functie binnen het bestuur van de gemeente en/of Kempens Landschap? Dit is een al bestaande technische commissie die van bij de start van het project actief is. Alle eigenaars zitten daarin: Merksplas, Hoogstraten, Kempens Landschap, Agentschap Natuur en Bos en Regie der Gebouwen. Voor de gemeente zetelen daar 2 mensen in: de burgemeester en de schepen van de Kolonie. Bij Rol van beide partijen zien we staan dat Kempens Landschap eigenaar is van verschillende roerende goederen. Er wordt ook aangegeven dat deze lijst niet limitatief is en kan uitgebreid worden. Hoe moeten we dat zien? In welke mate kan Kempens Landschap nog roerende goederen in bezit krijgen en is dat een uiteindelijk doel? Er wordt een opening gelaten om eventueel in de toekomst extra zaken in te kunnen richten door Kempens Landschap. 2

Voor de gebouwen: paardenstal Zuid & Noord "vergaderruimtes" hangt die aan het hotel of aan het bezoekerscentrum? Deze vergaderruimtes hangen af van het hotel. Wat is voor het bestuur de definitie van "recreatief en zakelijk kortverblijf" Het bestuur kon hier geen sluitende definitie van geven. Er zal bij vaststelling van inbreuk worden ingegrepen. Voor ons blijft het feit dat als je iets niet kan meten kan je er ook niet op ingrijpen of acties rond ondernemen. Je hebt juridisch immers geen voet om op te staan, bij dergelijke vage omschrijving. P3: Overlegorgaan: is deze dezelfde als de technische commissie? Welke functie zal er vanuit het bestuur in zitten? Dit is niet de technische commissie. Dit is beperkter, hierin zitten ook de burgemeester en de schepen van de Kolonie. Wat is het "Visitor Giving" project? Uit de twijfelachtige uitleg over een soort van financiering konden we niet juist opmaken wat de concrete invulling gaat zijn. Het werd dan ook duidelijk dat dit nog niet op punt stond en nog moest uitgewerkt worden. P3: 4.C.: "C Voorrang bij huur": "elk 8 datums vastleggen" Wat wij ons afvragen is of dat dat per jaar is of één-malig. De gemeente en de concessiehouder mag elk jaar 8 datums vastleggen voor eigen activiteiten voor die datums worden opengesteld voor het publiek. P4: 5.B.b: woonproject Met de uitleg die hier gegeven wordt lijkt het alsof er nog een ander woonproject buiten de kolonie maar wel binnen dit kader gerealiseerd zou worden. o Hoe moeten we dat zien? o Wie treedt daar dan op onder welke hoedanigheid? o Zijn daar al concrete ideeën rond? Zeer warrig principe dat bouwgronden met een gelijke oppervlakte van de varkensstallen (die niet beschermd waren) mag geactiveerd worden binnen of buiten het domein van de kolonie. Het gaat hier over een oppervlakte van +/- 3

3000 m² waar Merksplas dus ook elders dan op de Kolonie een woonproject kan toestaan. Volgens het bestuur heeft dit principe altijd in het dossier gestaan. Dit was voor ons een nieuw gegeven. Voor N-VA Merksplas is dit principe te willekeurig, waardoor het een impact kan hebben de ruimtelijke ordening. 5.B.d.ii 10.000 /mnd. uit zaken die niet uit de concessie komen? Wil dit zeggen dat de budgetten (zowel inkomsten als uitgaven) voor onderhoud en werking die nu in de boekhouding zitten komen te vervallen en dit nieuwe actieplannen wordt gestoken met een saldo van de kosten en opbrengsten van maximaal 120.000 op jaarbasis? Het bestuur kon geen sluitend antwoord geven, met betrekking tot de inpakt op de budgetten. Laat staan dat ze ons duidelijkheid konden geven over waar dit zichtbaar zou worden in de budgetten. Graag zouden wij zo snel als mogelijk de volledige impact op de gemeentelijke budgetten willen zien. We vragen ons ook af of deze beslissing geen budgetwijziging noodzakelijk maakt omdat er toch een serieus engagement wordt aangegaan die niet in de huidige budgetten vervat zit. Volgens de burgemeester was een budgetwijziging niet noodzakelijk omdat de kosten al vervat zitten in de huidige budgetten. Een redenering die we niet kunnen volgen, omdat het om nieuwe middelen gaat. Waar ziet het bestuur het beheer en opvolging van het UNESCO dossier? Gebeurd dat binnen dit vehikel of ergens anders. Wat gaat volgens het bestuur het effect zijn op de verschillende overeenkomsten als de UNESCO-erkenning er effectief gaat zijn? Er zal volgens het gemeentebestuur geen impact zijn van het UNESCO op deze samenwerking. Onthouding Omwille van de onduidelijkheid op gebied van de 120 000 euro op jaarbasis, het woonproject, het visitor giving project en de te vage omschrijving van enkele sleutel begrippen. 4

4. Merksplas-Kolonie. Ontwerp concessieovereenkomst uitbating grote boerderij.. De gemeente wenst de grote boerderij van Merksplas-Kolonie niet zelf te exploiteren en heeft daarvoor een privé-partner gevonden. Via een concessie zal deze privé-partner gedurende 36 jaar instaan voor de uitbating van de Horeca op de site van Merksplas kolonie. Deze uitbating zal wel in nauw overleg gebeuren met zowel de gemeente als het Kempens Landschap. P4 "Staat van de concessie". Kunnen we hieruit afleiden dat de "staat van de bevindingen en een inventaris" gemaakt gaat worden voor elke activatie van een gebouw? Uit de tekst blijkt dit niet. Bij elke toevoeging aan de concessie zal deze staat van bevindingen worden opgemaakt. p.7 wat is voor het bestuur de definitie van "een minimaal aanbod van streekproducten"? Het bestuur vindt het niet nodig om daar een specifiekere definitie aan te geven. Door bv minstens 1 streekbier, minstens 1 kaas, minstens 1 hoofdgerecht p.8 op te richten overlegorgaan: o Is dit hetzelfde als dat in de overeenkomst met Kempens Landschap of een ander orgaan? o Welke functie binnen het bestuur vertegenwoordigd de gemeente in dit overlegorgaan? Dit zal inderdaad hetzelfde overlegorgaan zijn als dat met Kempens Landschap. Dus ook met de burgemeester en de schepen van de Kolonie die hierin zetelt. p.8 "visitor give back", is dit hetzelfde als "Visitor Giving" project? Hoe moeten we dat praktisch zien ifv de fietsverhuur? Er moet nog een concrete invulling gegeven worden aan dit luik. Artikel 7 over de sociale economie: hoe wordt die "indien mogelijk" geëvalueerd want het is gemakkelijk om "indien mogelijk" te zeggen als het niet gaat. 5

Het bestuur is duidelijk van mening dat wat betreft het luik sociale economie de pistes bewandeld zijn in het verleden en dat er geen financieel haalbare inrichtingen mogelijk zijn..hierbij gaat het bestuur in tegen het advies van de provincie (tweede grootste financieerder van het project) en een grote groep van inwoners van Merksplas. Recent werd het eerste overleg in het kader van het KempenLab project gehouden. Hoe staat de gemeente tegenover het "KempenLab" project in zijn geheel? Er liggen daar zeker nuttige voorstellen en ideeën op tafel voor een verdere ontwikkeling van de site, gaat de gemeente en Kempens landschap deze meenemen in de verdere ontwikkeling van de volledige site? Het bestuur is niet ingegaan op het initiatief van Art-ur omdat dat het zoveelste initiatief in zijn soort is. Het gaat volgens het bestuur over federale materie waar zij niets aan kunnen veranderen. Onze mening is dat het net ruimer dan dat geworden is en kan het bestuur op verschillende manier de sociale economie daar een plaats geven. Er zijn mogelijkheden genoeg om het sociale karakter er weer meer zichtbaar te maken. Zeer jammer dat het bestuur volledig op een andere lijn zit. Artikel 13: "toepasbaar tarief BTW": is daar nog onduidelijkheid over? Dat gaat om 21% BTW De gelden die betaald worden door de concessiehouder komen op de rekening die in de overeenkomst met Kempens Landschap staat terwijl in het luik 5 "financiële afspraken" van die overeenkomst 3A (zijnde de grote boerderij) niet vastgelegd worden binnen deze afspraken. Hoe gaat de gemeente dan voor die transparante boekhouding zorgen als allerlei bedragen toch nog door elkaar binnenkomen? Het bestuur maakt zich geen zorgen over de geldstromen die dan door elkaar gaan vloeien op die rekening. Volgens ons is het overzichtelijker om de concessie op een aparte, maar ook zichtbare rekening voor Kempens Landschap, te storten. 6

Artikel 18: er staat niets over de opzeg door de houder Verslag Gemeenteraad Het bestuur is van mening dat er in de concessie niets over een opzeg moet staan omdat de concessiehouder in principe niet kan opzeggen. Wij hebben daar sterke twijfels bij, zie naar de verschillende andere concessies die de gemeente heeft (cafetaria gemeenschapscentrum en cafetaria sporthal). Die werden ook al meermaals opgezegd. Als er niets contractueel wordt vastgelegd dreigt een opzeg van de houder mogelijks nadelig te zijn voor de gemeente. Artikel 22: bij het uitschrijven van de concessie was de gevraagde bankwaarborg vastgelegd op 100.000. Deze blijkt nu maar 45.000 te zijn. Hoe verklaart het bestuur deze wijziging die toch een fundamentele impact heeft op de financiering van de concessie. Is deze wijziging wettelijk? Het bestuur verklaart dit als zijnde een deel van de onderhandelingen en is uiteindelijk vastgelegd op een bedrag gelijk aan 3 maanden concessievergoedering. Onze mening is dat dit gegeven de kostenstructuur voor de andere indieners heeft beïnvloed. Zij hielden in hun financieel plaatje rekening met een bankwaarborg van 100.000, die veel meer kost dan die van 45.000. De redenering van de burgemeester dat het om een hebbekrats gaat klopt voor de uiteindelijke concessiehouder maar voor de andere indieners was deze kost procentueel veel hoger en zouden zij meer hebben kunnen bieden. onthouding 7

5. Merksplas-Kolonie. Retributiereglement op het gebruik van de kapel, de open schuren, de bijgebouwen van de aardappelkelders, de voetbalvelden en de landbouwgronden vanaf heden tot en met 2019.. De gemeente stelt onderstaande gebouwen en gronden ter beschikking van het publiek overeenkomstig de tarieven en modaliteiten die worden vastgelegd in het retributiereglement: 1. Kapel 2. Grote open schuur 3. Kleine open schuur 1 4. Kleine open schuur 2 5. Landbouwgronden 6. Keuken bijgebouw aardappelkelders 7. Zolder bijgebouw aardappelkelders 8. Klein sanitair 1. 6 individuele toiletten 2. 4 individuele douches (waarvan 2 uitgerust voor mindervaliden) 9. Groot sanitair 1. 6 groepskleedkamers 2. 2 scheidsrechterskleedkamers 10. Voetbalvelden Art 2: categorieën Er was bij ons eerst de vrees dat een privéaangelegenheid niet meer zou kunnen doorgaan omdat die niet meer vermeld staan in de lijst. Dit blijkt na de uitleg niet het geval te zijn. Om verwarring en discussies te vermijden lijkt het ons aangewezen om de Basis te definiëren als alle inrichtingen buiten diegene die onder de specifieke categorieën vallen. Het bestuur is van mening dat dit duidelijk genoeg is en dat er geen aanpassing nodig is. Art 7: energiekosten: de kosten worden niet weergegeven Zijn er per gebouw aparte meters? Er zijn per gebouw inderdaad aparte meters die vanop afstand afleesbaar zijn en waar de medebeheerder dan verantwoordelijk is voor de notering voor en na een activiteit. Hoe gaan die worden gecommuniceerd aan de huurder? De prijzen gaan in de handleiding staan, dit omdat die kunnen wijzigen en er anders elke keer een ander 8

retributiereglement moet gestemd worden op de gemeenteraad. Verslag Gemeenteraad Hoe kan deze die inschatten? Verwarming kapel in de wintermaanden kost X per dag... Daar nu een inschatting voor maken is niet mogelijk. Als die gemaakt kan worden wordt die ook in de handleiding gezet. Voor welke gebouwen is dit van toepassing? Met name voor de kleedkamers van de voetbal: of is dat inbegrepen? Er zal in het reglement worden aangepast dat de energie inbegrepen is in de huurprijs voor de kleedkamers en waarschijnlijk ook het klein sanitair. 6. Merksplas-Kolonie. Gebruiksreglement voor de kapel, de open schuren, de polyvalente ruimtes in de bijgebouwen van de aardappelkelders en de landbouwgronden.. De gemeenteraad wordt verzocht om het gebruiksreglement voor de kapel, de open schuren, de polyvalente ruimtes in de bijgebouwen van de aardappelkelders en de landbouwgronden op Merksplas-Kolonie goed te keuren. Geen opmerkingen 7. Merksplas-Kolonie. Gebruiksreglement voor de voetbalvelden en de kleedkamers in de bijgebouwen van de aardappelkelders.. 9

De gemeenteraad wordt verzocht om het gebruiksreglement voor de voetbalvelden en de kleedkamers in de bijgebouwen van de aardappelkelders op Merksplas-Kolonie goed te keuren. Jans Gysels Hoe moeten we het element prioritair voetbal verstaan? Is dit enkel voor het opstellen van de agenda of wordt er ook rekening mee gehouden als er straks bijvoorbeeld een rugby ploeg komt aankloppen om te huren op een vrij moment. Voor de kalender heeft de voetbal inderdaad voorrang. Als de velden en de sport het toelaten dan kan die verhuurd worden aan een niet voetbalploeg. Wanneer de activiteit structurele schade zou aanbrengen aan het veld kan er in belang van het voetbal, een activiteit geweigerd worden. 8. Merksplas-Kolonie. Lastvoorwaarden voor aanduiding bureau voor medebeheer uitbating kapel, open schuren en bijgebouwen aardappelkelders.. De opdracht heeft betrekking op het medebeheer van de gedeeltelijk gerestaureerde kapel (excl. de kelder), de open schuren en een deel van de bijgebouwen van de aardappelkelders op Merksplas-Kolonie. De uiteindelijk beslissing tot het gebruik van de verschillende gebouwen gebeurt door het gemeentebestuur tegen de voorwaarden opgenomen in het geldende retributiereglement. De opdrachthouder staat in voor volgende taken: Contact met potentiële gebruikers: bezichtiging, controle gebruik, naleven reglement, opkuis, nutsvoorzieningen opmeten, Registreren van de reservaties en beheer agenda Contact met leveranciers: verschaffen toegang, naleven reglement, Promotie van het domein. 10

Een aantal elementen zoals het bezoek aan de kapel verzorgen stond in de lastenvoorwaarden van de concessie. Nu is dat element van een dienst waarvoor de gemeente nog eens extra voor gaat betalen. Kan dat zomaar uit die concessie verdwijnen? Dat zijn toch elementaire elementen die uit de originele concessie worden gehaald en die de prijsbepaling van andere kandidaten beïnvloed hebben. Daar zit het bestuur geen problemen in. Dit is ook weer het resultaat van onderhandelingen. Hier is er ook weer sprake van een overlegorgaan. Met welk overlegorgaan uit eerdere punten komt dat overeen? Wij zijn van mening dat het nuttig is en goed voor de transparantie dat er een duidelijk overzicht gemaakt wordt van de spelers binnen de constructie en de verschillende elementen die waken over de constructie. 1 A4-tje met een duidelijke tekening zou moeten volstaan volgens ons. Dit is inderdaad hetzelfde overlegorgaan. Er werd redelijk lauw gereageerd op de vraag naar een duidelijk overzicht van zodra alle spelers en verantwoordelijkheden gekend zijn. We zien dat deze beheerder instaat voor de promotie van het domein. Riskeren we dan niet dat er een dubbele communicatie gaat gebeuren van de concessiehouder enerzijds en van de medebeheerder anderzijds waardoor de budgetten misschien niet optimaal gebruikt worden. Die dubbele communicatie kan ook voor verwarring zorgen bij de potentiele bezoekers. Beide partijen zullen goed moeten afspreken en gaan ook veel moeten samenwerken om organisaties aan te trekken die gecombineerd gebruik zullen maken van de verschillende locaties. Er is binnen deze overeenkomst geen sprake van het evenemententerrein naast de kapel of van de weilanden. Zijn dat dan nog zaken die door de gemeente zelf gaan beheerd worden? 11

9. Merksplas-Kolonie. Lastvoorwaarden voor levering van drank in kapel, open schuren en bijgebouwen aardappelkelders.. De gemeenteraad wordt gevraagd voorliggend lastenboek goed te keuren voor levering van drank in kapel, open schuren en bijgebouwen aardappelkelders op Merksplas-Kolonie. De levering van drank aan de in concessie gegeven gebouwen rond het middenplein van de boerderij is NIET in de opdracht inbegrepen. Het betreft hier geen "exclusiviteitscontract". Leveringen van andere firma s voor wijn, koffie, Fair Trade producten en melk vormen geen beletsel. Deze maken slechts een beperkt deel uit van de levering. De leverancier, aan wie het contract toegewezen wordt, voorziet koeling, toog- en tapinstallatie in de kapel. Hij zorgt tevens voor het onderhoud van deze installatie. We zien in de begeleidende tekst staan "tot aan de renovatie (2020)". Is dat dan tot aan de officiële oplevering of tot aan de start van fase 10 van de restauratie van de kapel? In het dossier zelf staat dan weer 48 maanden ==> medio 2021. Een klein detail dat in deze overeenkomst nog gesproken wordt over "In erfpacht gegeven" ==> het is "in concessie gegeven" Beide zaken worden aangepast naar respectievelijk 48 maanden en een concessie. 10. Leidraad open oproep kandidaturen exploitatie quarantainestal Merksplas-Kolonie.. De gemeente wenst de quarantainestal op Merksplas-Kolonie niet zelf uit te baten en wil een privé-partner aanzoeken via een open oproep om op deze site een microbrouwerij uit te baten. Geen opmerkingen 12

Milieu 11. Samenwerkingsovereenkomst tussen gemeente, afvalintercommunale en het kringloopcentrum.. De gemeenteraad wordt gevraagd om de voorliggende samenwerkingsovereenkomst tussen gemeente, afvalintercommunale en kringloopcentrum goed te keuren. De opzet bestaat er in om tegen 2022 7kg effectief hergebruik per inwoner te realiseren waarbij het kringloopcentrum minstens 50% van wat aangeboden wordt kan verkopen. Geen opmerkingen Personeel 12. Wijziging personeelskader.. De gemeenteraad wordt gevraagd om voorliggende wijziging personeelskader goed te keuren: Tine Vandervloet We zien 2 nieuwe functies binnen het personeelskader. Hoofdboekhouder en hoofdbegeleidster. Kan het college meer duidelijkheid geven over de taakinhoud van die hoofdbegeleider en waarom die nu wordt toegevoegd? Zelfde vraag bij de hoofdboekhouder. Waarom wordt deze nu als B(4-5) gezet? Hoeveel mensen werken er nu eigenlijk op de financiële dienst? Binnen de financiële dienst blijven de taken hetzelfde. Voor zowel de financiële dienst en de kinderopvang gaat het eerder over het rechttrekken van hoe door de tijd heen de taken geëvolueerd zijn. 13

Rondvraag Verslag Gemeenteraad 14