gemeente Haarlemmermeer Raadsvoorstel 2015.0017216 onderwerp Activabeleid Gemeente Haarlemmermeer 2015 Portefeuilehouder dr. Derk Reneman steiler Joyce Blad Collegevergadering 28 april 2015 Raadsvergadering Wat willen we bereiken? Het huidige beleid van activeren, waarderen en afschrijven is verouderd. Een actueel en transparant activabeleid vormt één van de kaders voor het bepalen van de financiële positie en het financiële vermogen van de gemeente. Als onderdeel van onze solide financiële huishouding vatten wij met deze nota de landelijke ontwikkelingen rond activabeleid, de vertaling daarvan in de financiële verordening en ons beleidskader samen in het 'Activabeleid Gemeente Haarlemmermeer 2015'. Dit past in de lijn uit de financiële verordening om eens per vier jaar ons beleid te actualiseren. De nieuwe regeling zorgt voor een verdere uniformering. Onze financiële administratie voldoet hiermee aan alle eisen die gesteld worden aan het waarderen, activeren en afschrijven van de gemeentelijke bezittingen met een meerjarig nut, hierna te noemen activa. Het 'Activabeleid Gemeente Haarlemmermeer 2015' en het raadsvoorstel zijn op 9 december 2014 in het college behandeld en daarna voorgelegd aan de auditcommissie. De commissie heeft de volgende opmerkingen geplaatst: a. verfijning van de categorieën, met name voor de majeure herkenbare zaken: zwembaden, ondergrondse parkeergarages, dorpshuizen opnemen in de activaafschrijvingslijst. b. de intentie om de afschrijvingstermijnen die de gemeente hanteert ook van toepassing te laten zijn op de verbonden partijen; c. helder maken wat de budgettaire gevolgen zijn van deze tussentijdse aanpassing voor de lopende begroting. In dit aangepaste beleid is hieraan een invulling gegeven op punt a, door een verfijning van de categorieën activa op te nemen in bijlage 1 van het 'Activabeleid Gemeente Haarlemmermeer 2015'. Voor punt b geldt dat dit niet eenzijdig door de gemeente Haarlemmermeer gevraagd kan worden aan de verbonden partij. Dit kan wel in het geval dat alle deelnemers van de verbonden partij gezamenlijk en actief sturen op de governance en het beleid van hun verbonden partij. Ten aanzien van punt c is onder paragraaf Wat mag het kosten? aangegeven wat de voornaamste financiële gevolgen zijn van het activabeleid.
onderwerp Activabeleid Gemeente Haarlemmermeer 2015 Volgvel 2 Wat gaan we daarvoor doen? In deze beleidsnota beschrijven wij hoe wij activa met een verkrijgingsprijs vanaf 50.000 (en ongeacht de prijs voor gronden en terreinen) waarderen, activeren en afschrijven. De nota heeft betrekking op investeringskredieten en voorbereidingskredieten die worden verleend uit de begroting (investeringsplan). Voor de kredieten verleend vanuit de reserve grondzaken gelden regels, zoals die zijn opgenomen in de beleidsregels voor grondzaken. In deze nota gaat het dus om investeringen die opgenomen worden onder (im)materiele vaste activa op de balans waarbij in het oude beleid de grens van het te activeren bedrag op 12.000 lag. Dit bedrag is opgetrokken naar 50.000 zodat aan het budgetrecht van de raad recht wordt gedaan. Posten lager dan 50.000 worden ten laste van de exploitatie gebracht. Deze nota geldt voor nieuwe investeringen vanaf 1 januari 2015. Met het vaststellen van dit beleid door uw raad is dit hét kader voor waarderen, activeren en afschrijven. Als er voldoende bedrijfseconomische argumenten zijn, kan door uw raad (op voorstel van het college) afgeweken worden van het kader zoals hier beschreven. Wat mag het kosten? Met het alleen activeren van investeringen boven de 50.000 dringen wij het aantal (lage) activeringen terug. Door het drempelbedrag op te trekken zijn de gevolgen tweeledig, namelijk: a. lagere investeringsbedragen kunnen geclusterd worden waardoor het drempelbedrag gehaald wordt. Dit is voornamelijk het geval bij onderhoud van gemeentelijke gebouwen. b. kleine investeringen zullen ten laste van de exploitatie gebracht worden. Hiervoor zijn geen extra middelen opgenomen in de Voorjaarsrapportage 2015. Het vaststellen van dit beleid leidt tot een schattingswijziging voor het onderdeel Gebouwen. Dit betreft het raadhuis waar met name door de staat van onderhoud de totale levensduur teruggebracht is naar 40 jaar met een restwaarde van het betonnen casco van 1,5 miljoen. Voor de resterende afschrijvingstermijnen 2015-2019 betekent dit een extra jaarlijkse afschrijvingslast van 1,5 miljoen. Dit financieel effect voor de huidige begrotingsjaar 2015 en de meerjarenbegroting 2016-2019 wordt verwerkt bij de Voorjaarsrapportage 2015. Wie is daarvoor verantwoordelijk? Op basis van voorstellen neemt uw raad gedurende het jaar besluiten tot investeringen in activa. Via het budgetrecht neemt uw raad in de planning- en controlcyclus daarbij besluiten tot het beschikbaar stellen van de jaarlijkse middelen hiervoor. Wij zetten gedurende het jaar deze middelen in en realiseren daarmee nieuwe investeringen en/of doen vervangingsinvesteringen. Wanneer en hoe zal de raad over de voortgang worden geïnformeerd? Via de planning- en controlcyclus wordt uw raad geïnformeerd over de investeringen. Wij leggen daarover verantwoording af in de planning- en controlcyclus door middel van de voorjaarsrapportage, begroting, najaarsrapportage en jaarstukken. Het onderzoek verplaatsing Pioniers/ MLB heeft laten zien dat de huidige regels teveel ruimte laten om voordelen op projecten slechts impliciet te melden en automatisch binnen het project aan te wenden, terwijl een integrale afweging op zijn plaats is.
Onderwerp Activabeleid Gemeente Haarlemmermeer 2015 Volgvel 3 Wij zullen in samenspraak met de auditcommissie aanvullende kaderstellende regels opstellen ter operationalisering van de financiële sturing en verantwoording over de investeringsprojecten en waarmee de bestuurlijke informatievoorziening zal verbeteren. Hiertoe zullen wij uw raad een voorstel doen. Landelijk is het activabeleid continue in ontwikkeling en indien dit gevolgen heeft voor de regelgeving zullen wij u hierover informeren. Voorstel Op grond van het voorgaande besluit het college de raad voor te stellen om: 1. de nota investeringsbeleid 13 juli 2000 inclusief bijlagen in te trekken; 2. het 'Activabeleid Gemeente Haarlemmermeer 2015' inclusief bijlagen vast te stellen; 3. de wijzigingen uit het 'Activabeleid Gemeente Haarlemmermeer 2015' op te nemen in de financiële verordening. Ondertekening Burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlemmermeer, de secretaris, de burgemeester, Bijlage(n) Activabeleid Gemeente Haarlemmermeer 2015
Activabeleid Gemeente Haarlemmermeer 2015 1. Inleiding Het waarderen, activeren en afschrijven van de gemeentelijke bezittingen met een meerjarig nut, hierna te noemen activa, is een belangrijke taak die hoge eisen stelt aan onze financiële administratie. Een bijzonder kenmerk van de overheid is, dat een groot deel van de activa geen rendement oplevert in bedrijfseconomische zin. Deze activa, bijvoorbeeld wegen, hebben wel een belangrijke maatschappelijke functie. Sommige activa hebben overigens wel economische waarde, bijvoorbeeld grondposities in het kader van het grondbeleid. Zij zijn tegen een bepaalde waarde verhandelbaar. Doelstelling Het activabeleid heeft een grote invloed op de exploitatie en de vermogenspositie van de gemeente. Ons activabeleid dateert uit 2000 (als deel van de Nota investeringsbeleid) en was gebaseerd op de landelijke comptabiliteitsvoorschriften uit 1995. In 2003 zijn die voorschriften vervangen door het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Ons beleid was destijds geheel in lijn met het nieuwe BBV en aanpassing was toen niet nodig. Echter, nadien heeft de commissie BBV aanvullende richtlijnen afgegeven. Nu vatten wij dit samen in één nota Activabeleid Gemeente Haarlemmermeer 2015. Deze beleidsregels worden alleen toegepast op nieuwe investeringen vanaf 1 januari 2015. Financiële verordening In de Gemeentewet is bepaald dat in de door de raad vast te stellen financiële verordening in ieder geval de regels voor waardering en afschrijving van activa zijn opgenomen. In 2009 is met het vaststellen van de financiële verordening gemeente Haarlemmermeer het algehele financiële beleidskader geactualiseerd (2008/111634). De verordening bevat de hoofdlijn voor de waardering en afschrijving van activa. Binnenkort leggen wij een aangepaste financiële verordening aan de gemeenteraad voor waarin de aanvullingen uit dit beleid worden opgenomen. Toepassing Deze beleidsnota heeft betrekking op investeringskredieten en voorbereidingskredieten uit het investeringsplan die toegekend worden bij de vaststelling van de programmabegroting. Deze investeringen vallen onder (im-)materiele vaste activa. Leeswijzer In deze beleidsnota benoemen wij eerst in paragraaf 2 hoe wij komen tot nieuwe investeringen en het beschikbaar stellen van de benodigde middelen. Daarna wordt aangegeven hoe het college over de uitvoering verantwoording aflegt aan de gemeenteraad in de Planning & Control-cyclus. Tot slot verwijzen wij in de paragrafen 3, 4 en 5 naar de beleidskaders binnen de wettelijke kaders van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV), over het waarderen, activeren en afschrijven van activa. Per paragraaf zijn de aanvullende of afwijkende Haarlemmermeerse beleidslijnen opgenomen. Als bijlagen zijn opgenomen: een overzicht met afschrijvingstermijnen per type activa (bijlage 1), de BBV artikelen die van toepassing zijn (bijlage 2) en een begrippenlijst (bijlage 3). 1
2. Investeren in en verantwoorden over activa 2.1. Investeren in activa De commissie BBV definieert : het investeren in activa als het vastleggen van vermogen in objecten waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt. de Planning & Control-cyclus (P&C) als het via plannen sturing geven aan het beleid en beheer en beheersen, waarbij de planning en control zich voltrekt in één cyclus. (Voor de gemeente Haarlemmermeer bestaat dit uit de programmabegroting, de voorjaarsrapportage (VJR), de najaarsrapportage en de jaarstukken). 2.1.1 Haarlemmermeerse beleidslijn De regels voor het investeren liggen als onderdeel van onze P&C-cylcus verankerd in de financiële verordening gemeente Haarlemmermeer 2009. Ter uitwerking daarvan kan het volgende gesteld worden: Sinds 2000 is het investeringsplan deel van de programmabegroting. Dit plan biedt meerjarig inzicht in de investeringsuitgaven en de jaarlijkse kapitaallasten. In het plan wordt een onderscheid gemaakt in: - uitbreidingsinvesteringen met als kenmerk een uitbreiding of kwaliteitstoename van het voorzieningenniveau. - vervangingsinvesteringen die het voorzieningenniveau op peil houden. In de begroting stellen wij voor alle investeringen de middelen beschikbaar in de vorm van investeringskredieten voor de eerstvolgende jaarschijf en de daaruit voortvloeiende kapitaallasten. De investeringen staan in de begroting opgenomen in de totalen per programma/product. Bij de voorjaarsrapportage actualiseren wij het investeringsplan. Dit betekent: - het verwerken in het meerjarenbeeld van eerder genomen besluiten tot investeringen; - het nemen van besluiten tot nieuwe investeringen. 2.2. Verantwoording over investeringen In de jaarrekening legt het college verantwoording af aan de raad over de in dat jaar uitgevoerde investeringsactiviteiten en de inzet van de middelen. Investeringen worden conform het BBV verantwoord op de balans onder de post vaste activa (artikel 33 BBV). Onder deze post worden de volgende vaste activa onderscheiden: a. Immateriële vaste activa (artikel 34 BBV): b. Materiële vaste activa (artikel 35 BBV): c. Financiële vaste activa (artikel 36 BBV): 2.2.1 Haarlemmermeerse beleidslijn Aanvullend op de BBV regels is de beleidslijn voor de verantwoording over activa als onderdeel van de P&C-cylcus verankerd in de financiële verordening gemeente Haarlemmermeer 2009. De uitwerking hiervan houdt in dat: In de najaarsrapportage inzicht wordt gegeven in de voortgang van de investeringen. Eventuele overschrijdingen van investeringskredieten worden in de jaarrekening gerapporteerd inclusief de totale investeringsbedragen. Daarmee is de omvang van de afwijking vast te stellen. Afwijkingen boven de 75.000 worden door het college altijd tekstueel toegelicht. Met deze rapportagedrempel beogen wij de tekstuele rapportage overzichtelijk te houden. Overhevelen van restantkredieten voor één jaar mogelijk is. Deze lijn wordt voorgezet waarbij een uitzondering bestaat voor twee typen kredieten: - voorbereidingskredieten, overhevelen tot en met het jaar waarop het uitvoeringskrediet wordt aangevraagd. 2
- investeringskredieten waarvoor voor het volgende jaar (contractuele) verplichtingen ten laste van de middelen van dit jaar zijn aangegaan. In de jaarrekening doet het college een voorstel om deze kredieten over te hevelen naar het volgend jaar. Na besluitvorming door de raad kan de verwerking plaatsvinden bij de volgende rapportage in de P&C-cyclus. Bij verkoop van activa wordt het verschil tussen de verkoopopbrengst en de boekwaarde ten gunste of ten laste van het jaarrekeningresultaat gebracht. Bij een positief jaarrekeningresultaat kan het college de raad een voorstel doen tot het wettelijk toegestane versneld afschrijven op investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut. 3. Het bepalen van de waarde van activa Het BBV geeft richtlijnen voor het vaststellen van de financiële waarde van activa en voor het afwaarderen. Voor de waardebepaling van materiële vaste activa nemen wij steeds het bedrag van de investering (artikel 62 BBV). Voor in erfpacht uitgegeven gronden geldt de prijs van eerste uitgifte als verkrijgingsprijs. Gronden in eeuwigdurende erfpacht worden gewaardeerd tegen registratiewaarde. Van activa waarvan de bestemming verandert, wordt de actuele waarde als gevolg van de nieuwe bestemming in de toelichting op de balans opgenomen. De waarde van overige activa is de verkrijgings- of vervaardigingsprijs, artikel 63 BBV. Regels voor het afwaarderen van activa staan in artikel 65 BBV. 3.1 Haarlemmermeerse beleidslijn De BBV richtlijnen worden aangevuld met het volgende beleidsuitgangspunt: Geen rente toerekenen over het tijdvak dat nodig is voor de vervaardiging van een actief bij de waardebepaling via de vervaardigingsprijs. 4. Het activeren van investeringen De commissie BBV definieert het activeren van investeringen als het op de balans presenteren van de financiële waarde van het aangeschafte of vervaardigde kapitaalgoed met meerjarig nut dat vanaf dat moment als bezitting kan worden beschouwd. De hieronder vermelde onderverdeling wordt gehanteerd: a. Immateriële vaste activa (artikel 34 BBV): kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio; kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief. b. Materiële vaste activa (artikel 35 BBV): investeringen met een economisch nut; investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut. Tevens wordt hierbij aangegeven welke in erfpacht zijn uitgegeven. c. Financiële vaste activa (artikel 36 BBV): kapitaalverstrekking aan deelnemingen, gemeenschappelijke regelingen en overige verbonden partijen; leningen aan woningbouwcorporaties, deelnemingen en verbonden partijen; overige langlopende leningen; overige uitzettingen met een rentetypische looptijd van één jaar of langer; bijdragen aan activa in eigendom van derden. Het BBV en de commissie BBV geven extra richtlijnen voor het activeren van : Materiële vaste activa (artikelen 35, 51 en 59 BBV): Software (artikel 63 lid 2 BBV): 3
Vervangingsinvesteringen versus groot onderhoud Activa in ontwikkeling (artikel 60 BBV). 4.1 Haarlemmermeerse beleidslijn Deze BBV richtlijnen worden aangevuld of gewijzigd met de volgende beleidskaders: Het drempelbedrag voor het activeren van activa wordt opgetrokken naar 50.000 ten aanzien van de verkrijgingsprijs (was 12.000); Identieke activa (bijvoorbeeld een vervangingsinvestering van een aantal kopieermachines) met een verkrijgingsprijs onder 50.000 per stuk worden, met inachtneming van de levensduur, samengevoegd onder één noemer en geactiveerd; Gronden en terreinen worden altijd geactiveerd; Onderzoeks- en ontwikkelkosten met als doel een investeringskredietvoorstel voor te bereiden worden geactiveerd vanaf 50.000; Voor grondexploitaties en strategische gronden gelden afzonderlijke beleidsregels; Een investering waarvan na het vaststellen van het krediet de realisatie is gestart, maar waarbij het actief nog niet in gebruik genomen is, wordt: - in de balans opgenomen tegen de boekwaarde onder materiële vaste activa; - niet op afgeschreven; - rente over de boekwaarde toegerekend aan de exploitatie. Het college kan bij investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut de raad het voorstel doen deze niet te activeren. Via de nota reserves en voorzieningen hebben wij de regels voor het treffen van een voorziening voor groot onderhoud vastgelegd. 5. Het afschrijven op activa De commissie BBV definieert het afschrijven op activa als het op methodische wijze ten laste van de exploitatie brengen van een investering in (een) kapitaalgoed(eren). De gehanteerde methodiek voor het afschrijven staat in de toelichting op de balans conform artikel 51 BBV. Voor het afschrijven op activa geeft artikel 64 BBV het kader. Het BBV geeft verder aan dat investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut wel geactiveerd kunnen worden, omdat gemeenten anders niet in staat zouden zijn bepaalde investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut te doen. Als de gemeente van de mogelijkheid om deze investeringen te activeren gebruik maakt, dan mogen reserves erop in mindering worden gebracht en mag er op deze activa extra worden afgeschreven. Ondergrond die onlosmakelijk verbonden is met een investering van maatschappelijk nut, bijvoorbeeld een weg, rotonde, park of plantsoen wordt als onderdeel van het vast actief beschouwd en zal samen met het actief worden geactiveerd en afgeschreven. In de toelichting van het BBV is opgenomen dat het wenselijk is dat de gemeente dergelijke investeringen in zo kort mogelijke termijn afschrijft. 5.1 Haarlemmermeerse beleidslijn Onze aanvullende beleidslijn op het BBV voor de afschrijving van vaste activa is: Een methodiek hanteren, dat de jaarlijkse afschrijving gelijk is aan de verkrijgingsprijs (en indien van toepassing, minus de restwaarde) gedeeld door de afschrijvingstermijn. De rentekosten worden jaarlijks bepaald op basis van het rentepercentage vastgesteld bij de begroting, berekend over de boekwaarde van de investering per 1 januari van dat jaar. Het afschrijven vangt aan in de eerste maand van het jaar volgend op het jaar dat activa in gebruik genomen zijn. 4
Het hanteren van de afschrijvingstermijnen per type investering zoals opgenomen in bijlage 1. Het college mag echter bij een investeringsvoorstel een met redenen omkleed voorstel doen om van deze termijnen af te wijken. De kosten verbonden aan het afsluiten van geldleningen en saldo van agio en disagio worden direct ten laste gebracht van de exploitatie. De kosten voor onderzoek en ontwikkeling worden in de meeste gevallen gedekt uit een voorbereidingskrediet. Daar waar dit niet het geval is worden zij lineair in 5 jaar afgeschreven. De materiele vaste activa met economisch nut en activa met een meerjarig maatschappelijk nut, zoals bedoeld in artikel 35 BBV, worden lineair afgeschreven. Bijlagen: 1. Afschrijvingstermijnen per type activa 2. Wettelijke voorschriften en artikelen uit het BBV 3. Begrippenlijst 5
Bijlage 1: Afschrijvingstermijnen per type activa Afschrijvingstermijn (nieuw) Afschrijvingstermijn (oud) Gronden en terreinen niet afschrijven niet afschrijven Overige zaken m.b.t. gronden en terreinen Volkstuinen (aanlegkosten) 20 jaar 20 jaar Fundering sportcomplexen 20 jaar niet opgenomen Toplagen sportcomplexen (kunstgrasvelden) 10 jaar 20 jaar Sportterreinen (aanlegkosten) 30 jaar 30 jaar Kinderspeelplaatsen (aanlegkosten) 10 jaar 10 jaar Investeringen met maatschappelijk nut Grond-, weg- en waterbouwkundige werken Aanleggen open- en gesloten verharding 20 jaar 15 tot 30 jaar Watersloten en -partijen (onder andere fonteinen) 20 jaar 20 jaar Groen aanleg bomen 50 jaar niet opgenomen Groen aanleg beplanting 25 jaar niet opgenomen Straatmeubilair inclusief bewegwijzering 10 jaar 10 jaar Levensduur verlengende renovatie grond-,weg en 50% levensduur niet opgenomen waterbouwkundige werken Aanleg Openbare verlichting (Kabelnet/masten) 55 jaar niet opgenomen Aanleg Openbare verlichting (LED/armatuur/meetverdeelkasten) 20 jaar Niet led was 10 Bruggen Vaste bruggen (beton, staal) 30 jaar 30 jaar Vaste bruggen hout 10 jaar 10 jaar Beweegbare bruggen 20 jaar 20 jaar Investeringen met economische nut Bedrijfsgebouwen Gebouwen van steen 40 jaar 40 jaar (inclusief zwembaden en parkeergarages) Gebouwen van hout of andere materialen 20 jaar 20 jaar Tijdelijke gebouwen 10 jaar 10 jaar (waaronder: noodlokalen en tijdelijke parkeergarages) Levensduur verlengende renovatie gebouwen 50% levensduur niet opgenomen Rioleringswerken Riolen, Drukriolen, Persleidingen, Gemalen 50 jaar 50 jaar Zuiveringsinstallaties 20 jaar 20 jaar Machines, apparaten en installaties Telefooncentrale en accessoires 3 jaar 3 jaar Apparaten (o.a. voor het grafisch centrum, 5 jaar variërend van 3 tot 10 jaar keukenapparatuur) ICT Hardware 4 jaar variërend van 3 tot 10 jaar ICT Netwerk 5 jaar variërend van 3 tot 10 jaar 6
Parkeerautomaten, parkeermeters 5 jaar 5 jaar Machines, instrumenten, containers, buitenzonwering, 10 jaar 10 jaar tractor CV Installatie 15 jaar 15 jaar Gemotoriseerde voertuigen 5 jaar 5 jaar Overige materiële vaste activa Software 3 jaar 5 jaar Werkplek (Kasten, bureaus en stoelen) 7 jaar 5 jaar/10 jaar Inventaris van derden 10 jaar 10 jaar bibliotheek/musea/schoolmeubilair/zwembad Vloerbedekking 15 jaar niet opgenomen Zonnepanelen 20 jaar niet opgenomen Overige materiële vaste activa Economische levensduur niet opgenomen 7
Bijlage 2: Wettelijke voorschriften en artikelen uit het BBV Balans indeling Artikel 33 Investeringen worden verantwoord op de balans onder de post vaste activa. Onder deze post worden de volgende vaste activa onderscheiden.: 1. de immateriële; 2. de materiële; 3. de financiële vaste activa. Artikel 34 In de balans worden onder de immateriële vaste activa afzonderlijk opgenomen: kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio; kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief. Artikel 35 1. In de balans worden onder de materiële vaste activa afzonderlijk opgenomen: a. investeringen met een economisch nut; b. investeringen met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven; c. investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut. 2. Van de materiële vaste activa wordt aangegeven welke in erfpacht zijn uitgegeven. Investeringen die grotendeels of meer worden gedaan voor riolering of het verzamelen van huishoudelijk afval, worden deze investeringen voortaan op de balans opgenomen onder de investeringen met economisch nut in een aparte categorie. Indien de gemeente in de heffing bijdragen gaat opnemen voor de toekomstige vervanging van investeringen voor deze beide taken, komen deze gelden in een vervangingsvoorziening. Indien vervolgens de daadwerkelijke vervangingsinvestering plaats vindt, worden deze investeringen geactiveerd. Vervolgens moeten de bedragen opgenomen in de voorzieningen, rechtstreeks op de vervangingsinvesteringen in mindering worden gebracht. Artikel 36 In de balans worden onder de financiële vaste activa afzonderlijk opgenomen: 1. kapitaalverstrekkingen aan: a. deelnemingen; b. gemeenschappelijke regelingen; c. overige verbonden partijen; 2. leningen aan: a. openbare lichamen als bedoeld in artikel 1, onderdeel a, van de Wet financiering decentrale overheden; b. woningbouwcorporaties; c. deelnemingen; d. overige verbonden partijen; 3. overige langlopende leningen; 4. uitzettingen in s Rijks schatkist met een rentetypische looptijd van één jaar of langer; 5. uitzettingen in de vorm van Nederlands schuldpapier met een rentetypische looptijd van één jaar of langer; 6. overige uitzettingen met een rentetypische looptijd van één jaar of langer; 7. bijdragen aan activa in eigendom van derden. 8
Balanstoelichting Artikel 51 In de toelichting op de balans wordt aangegeven volgens welke methoden de afschrijvingen worden berekend. Ook wordt aangegeven welke investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut worden geactiveerd, welke afschrijvingstermijn hiervoor wordt voorzien en welke reserves hiervoor naar verwachting beschikbaar zullen zijn. Artikel 52 1. In de toelichting op de balans worden onder de materiële vaste activa afzonderlijk opgenomen: a. gronden en terreinen; b. woonruimten; c. bedrijfsgebouwen; d. grond-, weg- en waterbouwkundige werken; e. vervoermiddelen; f. machines, apparaten en installaties; g. overige materiële vaste activa. 2. In de toelichting op de balans wordt het verloop van de activa, als bedoeld in het eerste lid, gedurende het begrotingsjaar, in een sluitend overzicht weergegeven. Daaruit blijken, voor zover van toepassing: a. de boekwaarde aan het begin van het begrotingsjaar; b. de investeringen of desinvesteringen; c. de afschrijvingen; d. bijdragen van derden direct gerelateerd aan een actief; e. afwaarderingen wegens duurzame waardeverminderingen; f. de boekwaarde aan het einde van het begrotingsjaar. Artikel 59 1. Alle investeringen met een economisch nut worden geactiveerd. 2. Investeringen hebben een economisch nut indien ze verhandelbaar zijn en/of indien ze kunnen bijdragen aan het genereren van middelen. 3. In afwijking van het eerste lid worden kunstvoorwerpen met een cultuur-historische waarde niet geactiveerd. 4. Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut kunnen worden geactiveerd. Ondergrond met economisch nut, bijvoorbeeld gemeentelijke gebouwen en accommodaties, (sporthallen, scholen en gemeentehuis) dienen als aparte component van de betreffende investering te worden geactiveerd. Uitgangspunt hierbij is dat dergelijke grond niet aan slijtage onderhevig is en geen waardevermindering ondergaat. Artikel 60 Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief kunnen worden geactiveerd indien: a. het voornemen bestaat het actief te gebruiken of te verkopen; b. de technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien vaststaat; c. het actief in de toekomst economisch of maatschappelijk nut zal genereren en; d. de uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen betrouwbaar kunnen worden vastgesteld. 9
Artikel 61 Bijdragen aan activa in eigendom van derden kunnen worden geactiveerd, indien: a. er sprake is van een investering door een derde; b. de investering bijdraagt aan de publieke taak; c. de derde zich heeft verplicht tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals is overeengekomen en; d. de bijdrage kan worden teruggevorderd, indien de derde in gebreke blijft of de provincie onderscheidenlijk gemeente anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering. Artikel 62 Alle vaste activa worden voor het bedrag van de investering geactiveerd. 1. In afwijking van het eerste lid kunnen bijdragen van derden die in directe relatie staan met een actief op de waardering daarvan in mindering worden gebracht. 2. In afwijking van het eerste lid kunnen reserves in mindering worden gebracht op investeringen, als bedoeld in artikel 59, het vierde lid. 3. In afwijking van het eerste lid moeten de voorzieningen, bedoeld in artikel 44, eerste lid, onder d, in mindering gebracht worden op de investeringen, bedoeld in artikel 35, eerste lid, onder b. Artikel 63 1. Activa worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. 2. De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten. 3. De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingsprijs kunnen voorts worden opgenomen een redelijk deel van de indirecte kosten en de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend; in dat geval vermeldt de toelichting dat deze rente is geactiveerd. 4. Voor in erfpacht uitgegeven gronden geldt de uitgifteprijs van eerste uitgifte als verkrijgingsprijs. Gronden in eeuwigdurende erfpacht worden gewaardeerd tegen registratiewaarde. 5. Van activa waarvan de bestemming verandert, wordt de actuele waarde van de nieuwe bestemming in de toelichting op de balans opgenomen. 6. In afwijking van het eerste lid is waardering tegen actuele waarde toegestaan voor de activa van de Nazorgfondsen bedoeld in artikel 15.47 van de Wet milieubeheer. 7. Passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde, met uitzondering van voorzieningen die tegen contante waarde zijn gewaardeerd. 8. Eventuele voorzieningen wegens oninbaarheid worden met de boekwaarde van leningen en vorderingen verrekend. Artikel 64 1. De afschrijvingen geschieden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar. 2. Slechts om gegronde redenen mogen de afschrijvingen geschieden op andere grondslagen dan die welke in het voorafgaande begrotingsjaar zijn toegepast. De reden van de verandering wordt in de toelichting op de balans uiteengezet. Tevens wordt inzicht gegeven in haar betekenis voor de financiële positie en voor de baten en de lasten aan de hand van aangepaste cijfers voor het begrotingsjaar of voor het voorafgaande begrotingsjaar. 3. Op vaste activa met een beperkte gebruiksduur, waaronder begrepen de financiële vaste activa, bedoeld in artikel 36, onderdeel g, wordt jaarlijks afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur. 4. In afwijking van het eerste en het derde lid kan er op de activa, bedoeld in artikel 59, vierde lid, extra worden afgeschreven. 5. In afwijking van het derde lid is de afschrijvingsduur voor de immateriële vaste activa, bedoeld in artikel 34 onder a, maximaal gelijk aan de looptijd van de lening. 10
6. In afwijking van het derde lid is de afschrijvingsduur voor de immateriële vaste activa, bedoeld in artikel 34 onder b, ten hoogste vijf jaar. Artikel 65 1. Naar verwachting duurzame waardeverminderingen van vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen. 2. Voorraden en deelnemingen worden tegen de marktwaarde gewaardeerd indien de marktwaarde lager is dan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. 3. Een actief dat buiten gebruik wordt gesteld wordt afgewaardeerd op het moment van buitengebruikstelling, indien de restwaarde lager is dan de boekwaarde. 11
Bijlage 3: Begrippenlijst Activeren Het opnemen van investeringen op de balans. De waarde van de activa wordt bij het vermogen van de gemeente geteld. De jaarlijkse kosten (rente en afschrijving) worden in de toekomst ten laste van de exploitatie gebracht, dit zijn de kapitaallasten. Afschrijven Een boekhoudkundige weergave van de waardevermindering van activa wegens technische slijtage en economische veroudering. Het af te schrijven bedrag hangt af van de verwachte economische levensduur van de investering. De afschrijvingen maken onderdeel uit van de kapitaallasten. De meest voorkomende afschrijvingsmethoden zijn lineaire afschrijving en annuïtaire afschrijving. Agio/Disagio Agio is het positieve verschil en disagio het negatieve verschil tussen het bedrag waarvoor een lening wordt aangegaan en het bedrag dat aan de geldnemer meer wordt uitgekeerd. Annuïtaire afschrijvingsmethode Een afschrijvingsmethode waarbij de kapitaallasten jaarlijks gelijk zijn gedurende de gehele economische levensduur van de investering. In de beginjaren is de afschrijvingscomponent laag en de rentecomponent hoog. Aan het eind ligt deze verhouding andersom. Boekwaarde Waarde van de activa op de balans. Dit is de verkrijgings- of vervaardigingsprijs verminderd met de afschrijvingen. Boekwinst Als het actief wordt verkocht tegen een prijs die hoger is dat de resterende boekwaarde op het moment van verkoop. Economische levensduur Activa slijt door veroudering, maar ook komen er nieuwe machines op de markt waarin de jongste technische kennis is verwerkt. De economische levensduur wordt rationeel en doelmatig bepaald door rekening houden met het gebruik, de technologische ontwikkelingen en leeftijd. Financieel vaste activa Is een groep van activa die een financiële waarde of bezit vertegenwoordigen (bijvoorbeeld deelnemingen en aandelen). Immateriële vaste activa Dit zijn investeringsuitgaven waar geen gemeentelijk bezittingen tegenover staan. Dit zijn die activa die niet stoffelijk van aard zijn en die niet onder de financiële vaste activa of materiële vaste activa worden begrepen (bijvoorbeeld kosten sluiten geldleningen). Investeren Het aanschaffen of zelf produceren van activa. Hierbij is het de bedoeling de activa meer jaren te gebruiken. Investering Een uitgave van enige omvang, waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt. Onderscheid wordt gemaakt tussen investeringen met een economisch nut en investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut. 12
Investering met economisch nut Activa die verhandelbaar zijn of kunnen bijdragen aan het genereren van middelen, bijvoorbeeld door het vragen van recht, heffingen, leges of prijzen of die verhandelbaar zijn, zoals gebouwen. Deze investeringen moeten worden geactiveerd. Investering in de openbare ruimte met maatschappelijk nut Activa die geen mogelijkheid hebben middelen te genereren maar wel duidelijk een publieke taak vervullen zoals wegen, groenvoorzieningen, bruggen e.d. Deze investeringen mogen volgens de BBV worden geactiveerd. Investeringskrediet Bedrag dat door de gemeenteraad beschikbaar is gesteld voor het doen van een investering. Kapitaallasten Dit zijn de jaarlijks terugkerende afschrijvings- en rente lasten die samenhangen met de investeringen. De kapitaallasten bestaan uit afschrijvingen en rente. Levensduurverlengende investeringen Dit zijn investeringen die worden gepleegd ten behoeve van een bestaand actief en expliciet leiden tot een substantiële levensduurverlenging van het betreffend actief. Lineaire afschrijvingsmethode Een afschrijvingsmethode waarbij de kapitaallasten jaarlijks dalen. De afschrijvingscomponent is jaarlijks gelijk. Als gevolg van een daling van de boekwaarde neemt de jaarlijkse rentelast af. Materiële vast activa Dit zijn investeringsuitgaven waar bezittingen tegenover staan van stoffelijke aard, waarvan de gebruiksduur gedurende meer jaren kan worden toegepast. Nieuwe of uitbreidingsinvesteringen Dit zijn investeringen ten behoeve van de ontwikkeling van nieuwe activiteiten of uitbreiding van de huidige activiteiten. Rente Een vergoeding voor het beslag dat de boekwaarde van een investering legt op de financieringsmiddelen van de gemeente. De rente is onderdeel van de kapitaallasten. Restwaarde Vertegenwoordigt (de schatting van) de opbrengstwaarde tegen het huidige prijspeil, verminderd met de te maken kosten voor verwijdering of vernietiging van (delen van) het actief. Technische levensduur Het aantal jaren dat een actief daadwerkelijk meegaat, voordat het technisch versleten is. Vaste activa De bezittingen van de gemeente waarvan het daarvoor benodigde vermogen voor een periode langer dan een jaar is vastgelegd. De vast activa worden verdeeld in: Immateriële vast activa, Materiële vaste activa en Financiële vaste activa. Verkrijgingprijs Het bedrag dat is betaald om activa aan te schaffen of te fabriceren (de inkoopprijs en de bijkomende kosten). 13
Vervangingsinvestering Het vervangen van een actief door een soortgelijk actief waarvan de technische of economische levensduur is verstreken. Vlottende activa De bezittingen van de gemeente waarvan het daarvoor benodigde vermogen voor een periode korte dan een jaar is vastgelegd. Binnen een jaar moeten de vlottende activa zijn omgezet in geld. Voorraden Dit zijn goederen die je in bewaring houdt voor later gebruik. In de BBV is het volgende onderscheid opgenomen; grond- en hulpstoffen (niet in exploitatie genomen bouwgronden en overige grond- en hulpstoffen), onderhanden werk waaronder bouwgronden in exploitatie, gereed product en handelsgoederen. 14