Energie Management Programma InTraffic
Wijzigingsblad Versie Datum Auteur Wijzigingen 0.1 17/2/2012 Marije de Vreeze Opzet structuur 0.2 13/3/2012 Marije de Vreeze Gegevens 0.3 5/4/2012 Dirk Bijkerk Input QA 0.4 5/4/2012 Marije de Vreeze Verwerking input 1.0 5/11/2013 F. Wuts Aanpassingen m.b.t. 2013 2
Inhoudsopgave Wijzigingsblad... 2 Inhoudsopgave... 3 1. Energie-management programma voor... 4 1.1 Dataverzameling... 4 1.2 Werkprocessen... 4 2. Inbedding in QA systeem InTraffic... 5 Bijlage 1... 8 3. Ondertekening... 7 3
1. Energie-management programma voor InTraffic heeft reductiedoelstellingen opgesteld. Deze doelstellingen hebben betrekking op scope 1 en 2 van de CO2-footprint van InTraffic en op de twee scope 3 ketens. In dit document wordt een overzicht gegeven van de dataverzameling, de werkprocessen en de inbedding van deze processen in het InTraffic QA systeem. 1.1 Dataverzameling Zie Excel Energie Management Programma voor een weergave van de dataverzameling. 1.2 Werkprocessen Onderstaand figuur laat zien welke werkprocessen InTraffic hanteert voor het reduceren van de CO2- uitstoot. Boundaries (jaarlijks) Keteninitiatieven (jaarlijks) CO2-footprint (1/2 jaarlijks) Monitoring (kwartaal) Reductiemaatrregelen (jaarlijks) Figuur 1 Overzicht werkprocessen In de Bijlage worden de stappen, bijbehorende activiteiten, verantwoordelijken, uitvoerders en hulpmiddelen verder uitgewerkt. 4
2. Inbedding in QA systeem InTraffic Maatschappelijk verantwoord ondernemen wordt opgenomen in het kwaliteitshandboek. Dit, en het onderliggende kwaliteitssysteem borgt dat InTraffic op een consistente, beheerste en gestructureerde manier producten maakt die aan de klanteneisen en de relevante normen en regelgevingen voldoen. De werkprocessen rond de zijn opgenomen in de lijn: de uitvoering van activiteiten voor de vallen binnen het directie jaarplan. Daarnaast zijn er in de werkzaamheden koppelingen met afdelingen binnen InTraffic. Waar deze koppelingen bestaan zijn de bijbehorende activiteiten opgenomen in de desbetreffende jaarplannen. In het jaarplan van de directie is opgenomen: - Maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO): maatschappelijk ondernemen gericht op economische prestaties (profit), met respect voor de sociale kant (people), binnen de ecologische randvoorwaarden (planet): de triple-p-benadering. In het jaarplan van het CSC is opgenomen: - Ontwikkeling mobiliteitsbeleid - Vernieuwde huisvesting - Wagenparkbeheer optimaliseren - Computerruimtes verbeteren InTraffic heeft er voor gekozen om deze activiteiten op te nemen in de jaarplannen om directe monitoring door de directie en QA mogelijk te maken. In 2011 zijn aanpassingen gedaan aan de organisatie van InTraffic. De QA beschrijvingen worden in de loop van 2013 hierop aangepast. In dit aanpassingsproces wordt de koppeling van de bestaande QA processen met de hierboven beschreven werkprocessen in het kader van de verder uitgewerkt. 5
1 Boundaries 2 CO2-footprint bepalen 3 Reductiemaatregelen 4 Monitoring en bijstelling reductiemaatregelen 5 Monitoring keteninitiatieven Jaarlijks 1/2 jaarlijks jaarlijks Kwartaal Jaarlijks A Updaten boundary document: assessment van organisatorische en operationele boundary A Verzamelen data A Uitvoeren energiescan A Bewaken reductiemaatregelen A Inventariseren keten emissies B Updaten emissiefactoren B Keuze reductiemaatregelen en doelstellingen B Vaststellen afwijkingen en inventariseren mogelijkheden bijstelling B Keuze scope 3 categorieën C Berekenen footprint C Besluiten reductiemaatregelen en doelstellingen C Besluiten tot bijstelling C Bijwerken inventarisatie partners en keteninitiatieven D Rapporteren footprint D Rapporteren reductiemaatregelen en doelstellingen D Kwantificeren bijdragen E Uitzetten verbetermaatregelen E Communicatie intern en extern E Besluiten deelname keteninitiatieven F Communicatie intern en extern F Monitoring voortgang keteninitiatieven G Communicatie 6
3. Ondertekening Aldus opgemaakt: Naam: Functie: Datum: Handtekening: Naam: Functie: Datum: Handtekening:.. 7
Bijlage 1 Werkproces Doel Toepassingsgebied Eindverantwoordelijk Boundaries Bepalen van de organisatorische en operationele boundaries voor de CO2 prestatieladder Jan Koers, directeur. MVO valt binnen het jaarplan van de directie Stap Activiteit Beschrijving Uitvoerende Hulpmiddel A Updaten boundary document: assessment van organisatorische en operationele boundary Controleren operationele en organisatorische boundaries B Updaten lijst met projecten met CO2- gunningsvoordeel Controleren en aanvullen lijst met projecten met CO2- gunningsvoordeel Nagaan of de in het Boundary document van InTraffic beschreven boundary nog strookt met de omschrijving zoals in het CO2- prestatieladder handboek opgenomen, en waar nodig het boundary document aanpassen en voorleggen aan de certificerende instantie Nagaan of de lijst met projecten met CO2- gunningvoordeel aangepast moet worden Handboek Co2- prestatieladder 2.0 8
Werkproces Doel Toepassingsgebied Eindverantwoordelijk CO2-Footprint Het inventariseren en beoordelen van de CO2-footprint van InTraffic Alle relevant emissie-categorieen en emissie-activiteiten zoals bepaald in de boundary assessment. Jan Koers, directeur. MVO valt binnen het jaarplan van de directie Stap Activiteit Beschrijving Uitvoerende Hulpmiddel A Verzamelen data Verzamelen emissie-categorie en Voor alle emissie-activiteiten worden de CO2 management tool emissie activiteiten data benodigde gegevens verzameld en onderbouwd met bronbestanden. Indien er een schatting of extrapolatie wordt toegepast, wordt dit direct onder de data toegelicht. B Updaten emissiefactoren Updaten emissiefactoren De lijst met toe te passen emissiefactoren moet worden gecontroleerd op eventuele wijzigingen. C Berekenen footprint Samenstellen footprint Aan de hand van data en lijst met emissiefactoren wordt de footprint samengesteld. D Rapporteren footprint E Uitzetten verbetermaatregelen F Communicatie intern en extern Rapporteren en toelichten footprint Samenstellen en uitzetten verbetermaatregelen Communicatie De footprint wordt nader toegelicht in een rapportage. In de rapportage wordt aandacht besteed aan een vergelijking met de footprint van vorig jaar (significante veranderingen) en een raming van de footprint van komend jaar. Wanneer de footprint gereed is, worden waar nodig verbetermaatregelen samengesteld en uitgezet ter vereenvoudigen en/of verbetering van de footprint van volgend jaar. Intern en extern communiceren van de footprint Handboek Co2- prestatieladder 2.0 CO2 management tool Communicatiemanager Communicatieplan 9
Werkproces Vaststellen van reductiemaatregelen en energiedoelstellingen Doel Het jaarlijks vaststellen van doelstellingen, taakstellingen en programma s voor de diverse energieaspecten die uiteindelijk leiden tot verbetering van de energie ef (w.o. het in detail in kaart brengen de hiervoor benodigde energiestromen) Toepassingsgebied Alle relevant emissie-categorieen en emissie-activiteiten zoals bepaald in de boundary assessment. Eindverantwoordelijk Jan Koers, directeur. MVO valt binnen het jaarplan van de directie Stap Activiteit Beschrijving Uitvoerende Hulpmiddel A Uitvoeren Uitvoeren energiescan in kaart energiescan brengen energiestromen. B Keuze reductiemaatregelen en doelstellingen C Besluiten reductiemaatregelen en doesltellingen D Rapporteren reductiemaatregelen en doelstellingen E Communicatie intern en extern Vaststellen van de energiedoelstellingen en reductiemaatregelen Keuze reductiemaatregelen De geselecteerde reductiemaatregelen en energiedoelstellingen worden uitgewerkt in een rapportage. Communicatie Op de locaties die binnen de boundary vallen, wordt een energiescan uitgevoerd. De energiescan bevalt het in kaart brengen van alle energiestromen binnen de verschillende emissie-categorieen (gebouwen, mobiliteit) Op grond van de data verzameld in de processen (CO2-emissies en energiestromen) ter bepaling van het energieverbruik zijn reductiemaatregelen opgesteld De verantwoordelijke maakt een keuze uit de set van reductiemaatregelen en adviseert de directie over uitvoering ervan. De set van reductiemaatregelen leidt ook tot een advies over de vast te stellen energiedoelstelling. De reductiemaatregelen worden opgenomen in de jaarplannen en begrotingen. Daarmee zijn de divisies en afdelingen verantwoordelijk voor de realisatie van de reductiemaatregelen. De doelstelling en bijbehorende reductiemaatregelen worden zowel intern als extern gecommuniceerd., in overleg met de facility manager Communicatieman ager Communicatieplan 10
Werkproces Doel Toepassingsgebied Eindverantwoordelijk Monitoring en bijstelling van reductiemaatregelen Het monitoren van de uitvoering en het effect van de ingezette reductiemaatregelen Afhankelijk van de reductiemaatregel Jan Koers, directeur. MVO valt binnen het jaarplan van de directie Stap Activiteit Beschrijving Uitvoerende Hulpmiddel A Bewaken Bewaking voortgang uitvoering Ieder kwartaal vindt monitoring reductiemaatregelen reductiemaatregelen plaats op alle reductiemaatregelen B Vaststellen afwijkingen en inventariseren mogelijkheden bijstelling Vaststellen afwijkingen en inventariseren mogelijkheden bijstelling In de rapportage wordt vermeld in hoeverre de reductiemaatregelen volgens planning zijn uitgevoerd. Afwijkingen worden geregistreerd. C Besluiten tot bijstelling Voorstellen tot bijstelling Bij afwijkingen worden voorstellen tot bijstelling van de maatregelen en/of de te realiseren doelstelling gemaakt. Deze voorstellen worden ter goedkeuring aan de directie voorgelegd. 11
Werkproces Doel Toepassingsgebied Eindverantwoordelijk Inventarisatie en monitoring keteninitiatieven Het inventariseren en kiezen van keteninitiatieven die tot doel hebben de scope 3 energie-emissies te reduceren Afhankelijk van de keteninitiatieven Jan Koers, directeur. MVO valt binnen het jaarplan van de directie Stap Activiteit Beschrijving Uitvoerende Hulpmiddel A Inventariseren keten emissies Inventarisatie van de keten Inventarisatie van keten emissies (scope 3). In deze fase wordt emissies, en eerste aanzet onder het kwantificeren van emissies verstaan, het verkrijgen tot kwantificeren van deze emissies van een eerste beeld, inschatting van de grootte van emissies. Dit gebeurt op basis van kerncijfers/kentallen en input-output analyse (die een kosten/co2-relatie leggen tussen activiteiten/producten en de gerelateerde emissies). B Keuze scope 3 categorieën Keuze relevante scope 3 categorieën Keuzes maken van 2 tot 3 meest relevantie/significante door InTraffic beïnvloedbare keten emissies. Relevant wordt in dit kader bepaald op basis van typische kernactiviteiten, inschatting van risico emissiecategorieën en activiteiten (in de keten) en de bedrijfsdoelstellingen InTraffic Daarnaast is/wordt de keuze in overleg bepaald met stakeholders van InTraffic C Bijwerken inventarisatie partners Inventarisatie partners en Inventarisatie en identificatie van mogelijke partners en en keteninitiaiteven keteninitiatieven potentiële programma s, samenwerkingsverbanden, gezamenlijke ontwikkelinitiatieven of andere vormen van keteninitiatieven die aansluiten bij de gekozen categorieën uit stap B. D Kwantificeren bijdragen Kwantificeren bijdragen In deze stap worden de emissies verder gekwantificeerd. E Besluiten deelname keteninitiatieven Beslissing deelname keteninitiatieven De verantwoordelijke kiest één of meerdere keteninitiatieven op basis van gesprekken met mogelijke partners en de potentiële bijdrage aan de scope 3 emissies. De directie besluit aan welke keteninitiatieven deelgenomen zal worden F Monitoring voortgang keteninitiatieven Monitoring van de voortgang van de keteninitiatieven De keteninitiatieven worden opgenomen in de jaarplannen en begrotingen. Ieder half jaar wordt over de voortgang van de keteninitiatieven gerapporteerd. G Communicatie Communicatie De doelstelling en bijbehorende reductie-maatregelen worden zowel intern als extern gecommuniceerd. Communicatiemanager Communicatieplan 12
13
Iepenhoeve 11 3438 MR Nieuwegein Postbus 7095 3430 JB Nieuwegein T + 31 (0)88 345 5000 info@intraffic.nl www.intraffic.nl 14