installatiehandleiding Polycom VVX

installatiehandleiding Polycom VVX 300, 310, 400, 140, 500 en 600 OneXS Nederland BV Postbus 206 2400 AE Alphen a/d Rijn info@deanone.nl Tel. 088-5005000 Fax. 088-5005099 www.deanone.nl

inhoudsopgave inhoudsopgave... 2 1. inleiding... 3 2. het toestel gebruiksklaar maken... 4 2.1 inhoud van de verpakking... 4 2.2 het toestel in elkaar zetten en aansluiten... 5 2.2.1 Telefoonstandaard... 5 2.2.2 hoorn en hoofdtelefoon aansluiten... 5 2.2.3 aansluiten op elektriciteit en network... 5 3. inloggen en bellen... 7 3.1 verbinding maken met dean onepro... 7 3.1.1 het toestel registreren met een dean onepro verbinding... 7 3.1.2 het toestel registreren zonder dean onepro verbinding... 10 3.2 het toestel in gebruik nemen... 16 3.3 de taalinstelling van het toestel wijzigen... 16 3.4 toestelinstructies... 16 3.4.1 soft keys en meldingen... 18 4. terugzetten naar fabrieksinstellingen... 19 5. handmatige firmware wijzigen... 20 5.1 IP-adres achterhalen van toestel... 20 5.2 firmware installeren via de web interface van het toestel... 20 2-23

1. inleiding Gefeliciteerd met uw aankoop! Met uw Polycom-VVX-toestel en dean onepro beschikt u nu over alle mogelijkheden om optimaal bereikbaar te zijn. In deze handleiding doorlopen wij alle stappen om uw toestel gebruiksklaar te maken. Zo kunt u in een handomdraai aan de slag. Nadat u alle instructies in dit document hebt opgevolgd kunt u direct bellen met dean onepro. 3-23

2. het toestel gebruiksklaar maken 2.1 inhoud van de verpakking Allereest beginnen wij met het toestel en de bijbehorende onderdelen. Het volgende treft u aan in de doos: IP telefoon Telefoonstandaard Telefoonhoorn en -snoer Netwerkkabel Snelstartgids 4-23

2.2 het toestel in elkaar zetten en aansluiten Indien alle onderdelen aanwezig zijn kunt u het toestel in elkaar zetten. Haal om te beginnen alle onderdelen uit de doos en uit de plastic verpakkingen. 2.2.1 Telefoonstandaard Schuif de standaard in één van de drie sleuven aan de achterkant. Voorbeeld: 2.2.2 hoorn en hoofdtelefoon aansluiten Vervolgens kunt u de hoorn aan het toestel koppelen. Stop eerst het snoer in de onderkant van de hoorn en daarna de andere kant in het aangegeven poortje op het toestel zoals te zien is in onderstaande afbeelding (rechter poortje: Handset). Bij hoofdtelefoons hoeft slechts de stekker in het toestel geplugd te worden, in het poortje waar Headset boven staat. 2.2.3 aansluiten op elektriciteit en netwerk Om het toestel van elektriciteit te voorzien zijn er twee mogelijkheden. De meest eenvoudige manier is om gebruik te maken van PoE (Power over Ethernet)*. Hiermee is het toestel direct aangesloten op het netwerk en voorzien van stroom. In de onderstaande abeelding kunt u zien waar de verschillende poortjes voor dienen. 5-23

(Rood = Stroom Blauw = Aansluiting naar Modem/Switch/Router Groen = PC) Een andere mogelijkheid om het toestel van elektriciteit te voorzien, is om het aan te sluiten op het elektriciteitsnetwerk via een netstroomadapter. Voor de netwerkverbinding heeft u de (meegeleverde) netwerkkabel nodig. * PoE (Power over Ethernet) is een technologie om netwerkapparatuur, zoals IP-telefoons gelijktijdig te voorzien van een elektriciteits- en netwerkverbinding. Hiervoor heeft u een ethernetswitch nodig die PoE ondersteunt. Door een PoE switch aan uw router te koppelen kunt u alle dean onepro werkplekken met één kabel van elektriciteit en netwerkverbinding voorzien. Deze optie kan interessant zijn wanneer uw organisatie meerdere werkplekken heeft waar weinig of moeilijk bereikbare stopcontacten zijn. 6-23

3. inloggen en bellen Zodra het toestel verbonden is met het internet kunt u beginnen met de toestelinstellingen. Om het toestel aan te melden voor dean onepro dient u een aantal stappen te doorlopen. Bij het invullen van uw toestelgebruikersnaam en wachtwoord kunnen cijfers/letters en tekens gebruikt worden. Hierbij kunt u de onderstaande informatie gebruiken als referentie. Druk op de Soft Key Mode bij het invullen van gegevens om één van de volgende modi te selecteren: Abc Om te starten met een hoofdletter, gevolgd door kleine letters. Cijfers / tekens ABC Alleen hoofdletters / cijfers / tekens abc Alleen kleine letters / cijfers / tekens 123 Alleen cijfers Voor het invullen van tekens kunt u de stappen volgen zoals in de onderstaande tabel: 1 key! ^ \ @ : 1 * key. * - & % + ; ( ) 0 key /, _ $ ~ =? 0 # key # > < { } [ ] Om hetgeen wat u getypt hebt te verwijderen drukt u op op het toetsenbord van uw pc/laptop.. Deze toets werkt hetzelfde als de backspace 3.1 verbinding maken met dean onepro dean onepro is een online dienst. Om hiervan gebruik te kunnen maken dient het toestel verbonden te zijn met het internet. Vervolgens dient u het toestel online te registreren voor dean onepro. Hieronder worden de stappen één voor één uitgelegd. 3.1.1 het toestel registreren met een dean onepro verbinding Indien u ook een internetverbinding hebt afgenomen bij dean onepro kunt u de volgende paragrafen volgen om het toestel te registreren. Om de telefoon te registreren dient deze verbonden te zijn met het internet. Als het goed is hebt u dat eerder gedaan bij paragraaf 2.2.3 Indien u dit nog niet hebt gedaan, kunt u die paragraaf raadplegen. Wanneer u geen dean onepro internetverbinding hebt, kunt u verder gaan naar paragraaf 3.1.2. Om uw Polycom-VVX-toestel op de internetverbinding te registreren volgt u de volgende stappen: 1. Zodra u het toestel heeft aangesloten op het elektriciteitsnetwerk, start het toestel automatisch op. Zodra het toestel volledig is opgestart kunt u beginnen met de registratie. 7-23

2. Druk op de Soft Key (Soft Keys zijn de 4 knoppen die zich onder het scherm bevinden) waarbij QSetup staat. (Wanneer u dit niet ziet, ga dan door naar paragraaf 3.1.2). U bent nu in het menu Quick Setup beland: 3. Selecteer Server User en druk op de Soft Key Edit om uw toestelgebruikersnaam in te vullen gevolgd door de Soft Key Ok. Zie de afbeelding hieronder: 4. Doe nu hetzelfde voor Server Password zoals u net hebt gedaan voor Server User door het toestelwachtwoord in te vullen in het veld Server Password gevolgd door de Soft Key Ok. U ziet daarna het volgende: 8-23

5. Na dit ingevuld te hebben drukt u op de Soft Key Exit. 6. Zorg dat Save Config geselecteerd is en druk op Select. De telefoon start nu automatisch opnieuw op en is daarna direct klaar voor gebruik. Wanneer dit niet het geval is volg dan opnieuw de bovenstaande stappen. 9-23

3.1.2 het toestel registreren zonder dean onepro verbinding Indien u geen internetverbinding hebt afgenomen bij dean onepro kunt u de onderstaande stappen volgen om het toestel te registreren. Hiervoor dient deze verbonden te zijn met het internet. Als het goed is hebt u dat eerder gedaan bij paragraaf 2.2. Indien u dit nog niet hebt gedaan, kunt u die paragraaf raadplegen. Om het Polycom-VVX-toestel op uw internetverbinding te registreren volgt u de volgende stappen: 1. Zodra u het toestel hebt aangesloten op het elektriciteitsnetwerk, start het automatisch op. Zodra het toestel volledig is opgestart kunt u beginnen met de registratie. 2. Druk op op de telefoon. 3. Druk op de ronde navigatie toets naar rechts totdat u het volgende ziet: 4. Selecteer hier Settings en druk op de knop in het midden van de ronde navigatie toets. 5. Ga met de navigatie toets naar Advanced en klik met op de Soft Key (Soft Keys zijn de 4 knoppen die zich onder het scherm bevinden) Select. 6. Vul het wachtwoord 456 in en druk op de Soft Key Enter. 7. Klik op Select om naar de Administration Settings te gaan. 10-23

8. Klik op Select om naar het Network Configuration menu te gaan. 9. Klik op Select om naar het Provisioning Server menu te gaan. 10. Klik op Select om naar het DHCP Menu te gaan. 11-23

11. Klik op Edit om de Boot Server te veranderen. 12. Selecteer Static en druk op Select. 13. Klik op Back om terug te keren naar het Provisioning Menu. 14. Selecteer hier Server Type en klik op Edit. 12-23

15. Selecteer HTTPS en klik op Select. 16. Selecteer het veld Server Address en klik op Edit. 17. Vul het volgende adres in: https://web.xs2.onexs.com/dms/polycom_vvx/ en druk op Ok. 13-23

18. Selecteer nu Server User klik op Edit. 19. Vul uw toestelgebruikersnaam in en druk daarna op Ok. 20. Druk nu naar beneden op de ronde navigatie toets om Server Password te selecteren. 14-23

21. Klik op Edit, vul uw toestelwachtwoord in en druk op Ok. 22. Klik twee keer op Back en kies voor Save Config door op Select te drukken. De telefoon start nu automatisch opnieuw op en is daarna klaar voor gebruik. Mocht dit niet het geval zijn, controleer nogmaals uw toestel gebruikersnaam, wachtwoord en URL. 15-23

3.2 het toestel in gebruik nemen Wanneer uw telefoontoestel opnieuw is opgestart is het gebruiksklaar. Wanneer alles goed is gegaan ziet u bovenin het scherm van uw naam en/of telefoonnummer. Het toestel is nu klaar voor gebruik. U kunt nu bellen met dean onepro. Hebt u nog informatie nodig over het toestel en de basisfunctionaliteiten? Lees dan de volgende paragrafen. 3.3 de taalinstelling van het toestel wijzigen Het toestel staat standaard in de Engels taal ingesteld. Dit kan uw dean onepro beheerder aanpassen in de dean onepro beheer tool. Deze synchroniseert automatisch met Polycom VVX toestellen. 3.4 toestelinstructies In de volgende afbeelding worden de verschillende onderdelen van de telefoon toegelicht. Vervolgens wordt er nader op de functionaliteiten ingegaan. De knopjes kunnen er bij de verschillende modellen enigszins afwijkend uitzien. De toetsen zijn weergegeven in het Engels. In de uitleg wordt de Engelse benaming gebruikt, maar deze wordt toegelicht in het Nederlands. Onderdeel Beschrijving 1 Security Slot (on back) Aan de achterkant van het toestel zit een opening om een kabelslot te bevestigen (deze wordt niet meegeleverd). 2 Hookswitch Hiermee beëindigt u het gesprek. U kunt zelf op de toets drukken of de hoorn erop leggen. 3 Reversible Tab (for wallmount installation) Dit kunt u naar boven schuiven zodat de hoorn er niet af valt wanneer het toestel aan de wand is bevestigd. 4 Speaker De speaker (luidspreker) speelt de beltoon af en wordt gebruikt om handsfree te bellen. 5 Dialpad Hiermee kunt u nummers invoeren om te telefoneren. Wanneer 16-23

u in een invoerveld van een menu zit kunt u hiermee ook letters invoeren. 6 Transfer Transfer staat voor overdragen. Met deze toets kunt u gesprekken doorverbinden naar een ander telefoonnummer. 7 Messages De message-toets, de berichtentoets, geeft aan of u nieuwe voicemailberichten hebt ontvangen. Ook kunt u met deze toets uw voicemail beluisteren, met behulp van het wachtwoord voor uw voicemail. 8 Hold Dit is de On-hold knop, waarmee u gesprekken in de wacht zet. 9 Message Waiting Indicator Deze indicator licht rood op Wanneer er een nieuw voicemail bericht is. 10 Line Keys Bij de Line Keys, de sneltoetsen, kunt u telefoonnummers en andere functionaliteiten instellen die u met één druk op de knop beschikbaar wilt hebben. Daarnaast geven ze keuzes weer in menu s. 11 Home Key Deze knop gebruikt u om het menu van de telefoon te komen. 12 Soft Keys De Soft Keys bedienen de functionaliteiten zoals weergegeven op het scherm. De werking ervan hangt af van het menu waarin u zich bevindt. 13 Navigation Keys/Select Key Deze ronde knop wordt gebruikt om door de menu s te navigeren. De knop in het midden kunt u zien als een Ok toets om zo het geselecteerde item op het scherm te activeren. 14 Headset Key Wanneer u een headset hebt aangesloten op dit toestel dan kunt u via deze knop bellen via de headset. 15 Speakerphone Key Hiermee zorgt u dat het gesprek via de speaker verloopt in plaats van de hoorn. 16 Mute Key Mute betekent dempen, hiermee zet u uw eigen geluid uit. Dit is handig bij conferentiegesprekken met meerdere mensen waarbij u alleen wilt luisteren en om ruis te voorkomen door achtergrondgeluiden. Wanneer u vervolgens weer wilt praten klikt u wederom op deze knop. De andere partijen horen u dan weer. 17 Volume Keys Hiermee kunt u tijdens gesprekken het volume aanpassen. Ook past u hiermee het volume aan van de beltoon. 18 Microphone Wanneer u handsfree belt dan wordt de microfoon die aan de rechteronderkant zit van het toestel geactiveerd en gebruikt. 17-23

3.4.1 soft keys en meldingen Op het LCD-scherm kunt u gebruik maken van Soft Keys. De weergave op het scherm is in het Engels. Hieronder treft u een overzicht van de verschillende Soft Keys en hun functionaliteiten, uitgelegd in het Nederlands. De standaard Soft Keys die worden weergegeven zijn als volgt: Toets Beschrijving 1 New Call / Nieuw Gesprek New Call staat voor Nieuwe Oproep. Hiermee kunt u een telefoongesprek opzetten zonder de hoorn van de haak te halen. Het telefoongesprek zal dan via de luidspreker plaats vinden. 2 Forward / Doorschakelen Forward betekent doorschakelen. Met deze optie kunt u de oproepen doorschakelen. Hierbij kunt u kiezen uit: Always/Altijd: om alle oproepen door te schakelen naar een nummer naar keuze (dat kunt u vervolgens invullen) No Answer/Bij geen antwoord: om oproepen door te schakelen indien u de telefoon niet beantwoordt. Busy/In gesprek: om oproepen door te schakelen indien u in gesprek bent. 3 QSetup / Snelle Installatie De QSetup toets is een sneltoets voor de toestelinstellingen. Deze heeft u alleen nodig om het toestel aan te melden. 4 DND / Niet Storen Voor als u niet gestoord wilt worden. 18-23

4. terugzetten naar fabrieksinstellingen Toestellen worden doorgaans geleverd met standaard fabrieksinstellingen. Er kunnen echter gevallen zijn waarbij er in het systeem al bepaalde instellingen zijn ingesteld, die niet per se goed hoeven te werken in combinatie met dean onepro. Mocht u het toestel niet werkend krijgen in combinatie met deze handleiding, dan is het raadzaam om het toestel nog een keer te resetten en de handleiding opnieuw te volgen, vanaf hoofdstuk 3. Om het toestel terug te zetten naar de fabrieksinstellingen kunt u de onderstaande stappen volgen. Het toestel dient daarvoor volledig zijn opgestart. Mogelijk is het menu in het Engels. 1. Klik op. 2. Selecteer/kies Instellingen door naar rechts te gaan in het menu met de ronde navigatie toets. 3. En dan Geavanceerd (optie 2). 4. Vul als wachtwoord in 4 5 6. 5. Kies dan Beheerdersinstellingen (optie 1). 6. Selecteer Naar standaard resetten (optie 5). 7. U ziet 5 soorten reset mogelijkheden. Kies voor Naar fabrieksinstelling resetten (optie 5). 8. Het toestel geeft dan de controlevraag: Weet u het zeker. Kies hier ja 9. Het toestel zal dan opnieuw opstarten. Daarbij worden automatisch de fabrieksinstellingen geladen. Controleer of u de juiste optie selecteert, in geen enkel geval moet u kiezen voor een optie die spreekt over formatteren. 19-23

5. handmatige firmware wijzigen U bepaalt zelf of u de firmware wilt wijzigen. Wanneer geen problemen ervaart met uw toestel hoeft u niet te wijzigen. De keuze en uitvoering van een upgrade is voor eigen risico, onderbreek het upgrade proces niet en zorg voor een stabiele spanningsvoorziening. Wanneer u een alternatieve firmware versie op het toestel wilt laden dan kunt u dat doen via de web interface op een open internetverbinding. Het werkt niet via een VoIP of Voice verbinding. Wijzig de firmware alleen op aanwijzing van uw systeembeheerder. Log in op de web interface via het IPadres van het toestel met admin en admin of het door u gekozen wachtwoord. Let op: het gebruik van alternatieve firmware is op eigen risico. Als voorbeeld hebben wij een Polycom VVX 400 gebruikt. Het kan bij andere modellen zijn dat de beschreven knoppen op een andere plaats zitten of dat de web interface er anders uit ziet. 5.1 IP-adres achterhalen van toestel Om deze wijziging door te voeren hebt u het IP-adres van het toestel nodig. Druk hiervoor op het toestel op het huisje en vervolgens instellingen. Kies dan voor de opties Status, Netwerk en tot slot TCP/IP-parameters. In dit scherm ziet u het IP-adres, noteer deze en vul deze in in uw webbrowser. 5.2 firmware installeren via de web interface van het toestel Wanneer u het IP-adres invult in uw browser en op enter klikt, krijgt u het onderstaande te zien. Login As kunt u op Admin laten staan. Als Password vult u 456 in. Wanneer u het password ooit hebt aangepast dient u het door u aangemaakte wachtwoord in te vullen. Druk vervolgens op Submit. Wanneer u bent ingelogd, klikt u op Hulpprogramma s en Software-upgrade zoals weergegeven op de volgende pagina. 20-23

Dan ziet u het volgende scherm: Laat Servertype staan op Polycom-hostserver en klik Controleren op updates. Er wordt nu op de Polycom server gekeken welke Firmware er beschikbaar is voor dit type toestel. Achter een volgens komen de volgende pop-ups voorbij. Wanneer deze pop-up te zien is kunt u op Sluiten klikken. 21-23

Wanneer u nu op het pijltje klikt verschijnt de lijst met Firmware die beschikbaar is voor het toestel. Rood betekent dat de firmware versie ouder is dan de versie die geïnstalleerd is. Blauw is de huidige geïnstalleerde Firmware versie. Groen zijn nieuwere Firmware versies. Selecteer een van de groene versies om een upgrade uit te voeren. Klik op Installeren om de geselecteerde versie te installeren. Wilt u een downgrade uitvoeren? Kies dan één van de rode versies. De web interface vraagt om een bevestiging. Deze kunt u accepteren door op Ja te klikken. Klik op Accepteren van de Licentieovereenkomst en het toestel zal opnieuw starten en de nieuwe Firmware installeren. Onderbreek dit proces niet! Dit duurt ongeveer 10 minuten. 22-23

Hierna verschijnt nog een pop-up met Informatie. Druk op OK om dit venster te sluiten. U keert nu terug op de update pagina van de web interface. Ververs deze pas wanneer het toestel weer volledig is opgestart. Om nu de Firmware versie te controleren drukt u op het toestel op het huisje en vervolgens op Instellingen. Kies dan voor de opties Status, Platform, Toepassing en tot slot Hoofd. Hier staat bij Versie de geïnstalleerde Firmware versie. 23-23