Ruimteverhuur Universiteit voor Humanistiek Prijzen en voorwaarden vanaf 1 januari 2013 Contact: 030-2390151 of rv@uvh.nl
Welkom bij de UvH! Sinds enige tijd is het voor iedereen mogelijk om bij de UvH ruimtes te huren, bijvoorbeeld voor trainingen, cursussen of vergaderingen. Dit kan ook in de avonduren, en in het weekend. Binnen de mogelijkheden die het reguliere UvH-onderwijs biedt (dat mag niet gehinderd worden) zal de UvH de door u gewenste service zo optimaal mogelijk uitvoeren. Dit betekent dat lokalen niet ingepland voor dit onderwijs door u gehuurd kunnen worden. Er zijn diverse lokalen met audiovisuele middelen beschikbaar. In het overzicht ziet u de mogelijkheden. Is er op de door u gewenste dagen/tijden geen ruimte beschikbaar dan delen wij u dat zo spoedig mogelijk mee. Vanzelfsprekend kunnen wij in overleg met u alternatieve data/tijden aanbieden. Wilt u een ruimte huren? Dan verzoeken wij u tijdig te informeren of er ruimte beschikbaar is. U kunt hiervoor bellen of per e-mail contact opnemen met ons. Wij bekijken of er op de door u aangegeven dagen en tijden ruimte voor verhuur beschikbaar is. Zo ja, dan ontvangt u van ons per e-mail een bevestiging van uw reserveringsverzoek. Hierin zijn de kosten voor de verhuur opgenomen, en een inschatting van de kosten voor de catering. Wij vragen u deze bevestiging voor akkoord te retourneren, daarmee staat uw reservering vast. Na afloop van de bijeenkomst ontvangt u een factuur. Het is ook mogelijk om ondersteuning in te huren voor uw symposium of congres. Denk daarbij bijvoorbeeld aan technische ondersteuning, aanmeldingsregistratie, een dagvoorzitter of gastheerschap op de dag zelf. Neem hiervoor contact met ons over de mogelijkheden. Belangrijk voor u als huurder Annuleren kan tot twee weken van tevoren. Daarna zullen we 50% van de kosten in rekening brengen. De eerste etage is bereikbaar per lift en per trap. Enkele lokalen op de eerste etage zijn enkel via een trap bereikbaar. In het lokalen overzicht kunt u zien welke lokalen dit betreft. Er zijn geen parkeerplaatsen beschikbaar. De dichtstbijzijnde parkeergarage is in de Kruisstraat (vlak bij de Stadsschouwburg en 5 minuten lopen). Als u specifieke wensen heeft over de inrichting van de ruimte, geeft u ons dat dan tijdig door, dan zorgen we dat het klaarstaat zoals u dat wilt. Audiovisuele zaken In de meeste zalen zijn computer, beamer en projectiescherm aanwezig. Flipovers zijn beschikbaar. Voor de kleinere zalen (0.24, 0.26 en 0.27) is een draagbare beamer beschikbaar. Helaas hebben we geen laptop ter beschikking. Overal is draadloze internetaansluiting. In 2 lokalen is een ringleiding t.b.v. slechthorenden. 2
Alle vermelde prijzen zijn inclusief gebruik van de in het door u gereserveerde lokaal aanwezige audiovisuele apparatuur. Overzicht ruimtes en tarieven Van 9.00 tot 18.00 uur van maandag tot en met vrijdag gelden dagprijzen per huureenheid van 4 uur. Op maandag en donderdag is de UvH regulier open tot 21:30 uur. Op dinsdag en woensdag tot 18:00 uur, en op vrijdag tot 17.30 uur. Buiten deze tijden huren is mogelijk, maar dan brengen we extra kosten in rekening voor het extra personeel. De hogere kosten buiten openingstijden zijn o.a. in verband met de extra kosten voor verwarming en aanwezigheid van bedrijfshulpverlening. De zalen staan standaard in college/onderwijs-opstelling. Dat wil zeggen: stoelen achter tafeltjes in rijen. Wilt u het anders dan kan dat in overleg. Bij grote wijzigingen moeten we wel iets in rekening brengen voor het ombouwen van de zalen (50 euro voor 1.40 en 0.38, 25 euro voor 0.22, 1.15, 1.22, 1.23 en 1.33). Zaal Aantal pp. Tijdens onderwijsopening Buiten onderwijsopening 0.22 39 150 300 0.24 12 75 150 0.26 16 75 150 0.27 16 75 150 0.38 57 200 400 1.15 39 150 300 1.22 45 200 400 1.23 28 125 250 1.33 39 150 300 1.40 105 300 600 Extra personeel Indien u huurt buiten onderwijsopening of indien u met een grote groep komt eten/borrelen, dan huren we extra personeel in voor de duur van de bijeenkomst, plus twee uur voor klaarmaken en opruimen. De kantine sluit op maandag en donderdag om 19 uur, op overige dagen om 16 uur. Wilt u buiten deze tijden eten dan moet er extra kantinepersoneel geregeld worden. Ook is het mogelijk een gastheer in te huren, die u de hele dag assisteert met praktische zaken in het gebouw, zoals het ontvangen van de gasten, begeleiden van de groepen, etc. Een technicus kan u helpen om in de zaal te assisteren met geluid en beeld, handig bij grotere symposia. Uiteraard gaat dit alles in overleg. We geven u van tevoren een inschatting van deze kosten. * prijs per uur. 1 medewerker per 40 personen ma-vrij 9-18 ma-vrij na 18 za na 15 za 9-15 zondag Gastvrouw/gastheer 30 * 40* 50* Technicus 25* 35* 45* Kantinepersoneel 25* 35* 45* 3
Catering De verzorging van de catering wordt grotendeels door UvH-studenten uitgevoerd. Voor externe huurders gelden afwijkende prijzen van consumpties dan voor UvH studenten. De bestelde koffie/thee en broodjes worden voor u in de kantine klaargezet, vaak op een speciale tafel zodat u daar rustig kunt eten. Of wilt u na afloop van uw bijeenkomst uw gasten een borrel met een hapje aanbieden? Dat kan, ook buiten de reguliere openingstijden. Consumpties Koffie op afstreepbasis (bij grotere groepen en 1,00 bijeenkomsten) Glas wijn/bier 2,00 Glas frisdrank/sap 2,00 Glas Prosecco 2,50 Soep 1,50 Maaltijden en buffetten Organiseert u een bijeenkomst in de avond uren en wilt u graag met uw gasten een eenvoudige maaltijd gebruiken? In overleg met de UvH kan dat geregeld worden. We maken gebruik van een aantal vaste cateraars. Maaltijden worden aan tafel in de kantine geserveerd. De prijs van een maaltijd wisselt, afhankelijk van uw wensen, vanaf 17 per persoon. Het buffet wordt eveneens geserveerd in de kantine. Vegetarische gerechten zijn natuurlijk mogelijk. Vermelde prijzen zijn per persoon. Lunchmenu UvH basis 2 belegde zachte broodje krentenbol melk/karnemelk 1 stuk fruit Lunchmenu UvH plus 2 belegde harde luxe broodjes melk/karnemelk 1 stuk fruit Lunchmenu UvH hartig 1 punt hartige taart salade melk/karnemelk/jus d orange 1 stuk fruit 9,50 10,50 13,50 4
Buffet (als maaltijd te bestellen) 5 soorten schotels met tapas (warm en koud) 1 punt hartige taart salade exclusief wijn en frisdranken Maaltijd (na 17.00 uur; kan in overleg uitgebreid worden) dagschotel dessert exclusief wijn en frisdranken vanaf 17,00 Prijs in overleg Een inspiratielunch: Lunch met een lezing/workshop, mogelijk via Zingeving & Professie Koffiebuffet tijdens een symposium 5
UvH huisregels ten behoeve van de verhuur van ruimten 1. Het College van Bestuur van de UvH stelt zich ten doel de UvH, met haar bijzondere expertise als een actieve schakel tussen wetenschap en maatschappij beschikbaar te stellen. De voor de UvH beschikbaar zijnde voorzieningen kunnen ten dienste van activiteiten van aan haar gelieerde organisaties verhuurd worden. 1.1 Verhuur van de UvH collegezalen is alleen mogelijk indien de onderwijs- en onderzoeksactiviteiten van de UvH dat toelaten. 1.2 De UvH collegezalen zijn enkel ten behoeve van overleg, cursussen en trainingsactiviteiten te huren. 1.3 Het is de zaalhuurder niet toegestaan om de reserveringsovereenkomst voor andere dan overleg en trainingen te gebruiken, aan derden door te verhuren of in gebruik te geven zonder overleg met de UvH. 1.4 De zaalhuurder en zijn gebruikers verplichten zich zorgzaam en schadevoorkomend gebruik te maken van de gehuurde collegezaal inclusief de audiovisuele voorzieningen. 2. Opties en voorlopige reserveringen zijn niet mogelijk. 2.1 Zaalhuurder verklaart de reserveringsovereenkomst voor akkoord door deze per e-mail retour te zenden. Hiermee verklaart hij op de hoogte te zijn en in te stemmen met de UvH regels t.b.v. de verhuur van ruimten. 2.2. Een reservering geldt als een overeengekomen reservering na ontvangst per e-mail door de UvH van de voor akkoord retour gezonden reserveringsovereenkomst. Wij gaan ervan uit dat u deze bevestiging binnen een week aan ons retour zendt. Na deze week is de UvH gerechtigd 50% van de huurkosten in rekening te brengen bij een annulering van uw zijde, ook in geval van geen ontvangen retourbevestiging. 2.3 Pas na ontvangst van de retour gezonden reservering door de zaalhuurder is de UvH gehouden om de afgesproken ruimte beschikbaar te houden. Duurt de retourzending voor akkoord langer dan 1 week, dan kan de UvH de reservering wijzigen of annuleren zonder overleg met de zaalhuurder. 2.4 Wijzigingen in de huurovereenkomst kunnen in overleg met de UvH aangebracht worden mits het reguliere onderwijs niet gehinderd wordt. 3. In geval van annulering door de huurder is de zaalhuurder gehouden om 50% van de huursom vermeld in de overeengekomen reservering te voldoen. 3.1 Annulering door de zaalhuurder kan alleen per e-mail geschieden aan ruimteverhuur@uvh.nl. 3.2 Annulering door de UvH kan alleen per e-mail geschieden tot minimaal 14 dagen voorafgaand aan de overeengekomen huurdatum. 3.3 De UvH is in geen geval aansprakelijk voor schade als direct of indirect gevolg van de annulering, niet in geval de zaalhuurder annuleert en niet in geval zijzelf annuleert. 3.4 Na annulering is de UvH gerechtigd de zaal aan derden te verhuren of voor reguliere onderwijsdoeleinden in te plannen. 4. De UvH verzendt na afloop van de bijeenkomst een factuur. In geval van meerdere bijeenkomsten één of twee wekelijks. 4.1 Deze factuur wordt door de zaalhuurder binnen 14 dagen voldaan. 4.2 De UvH mag in geval van niet tijdige betaling overgaan tot invordering van het verschuldigde bedrag. Alle daaruit voorkomende kosten zijn voor rekening van de zaalhuurder. 5. De reserveringsovereenkomst kan door de UvH ontbonden worden in geval van het niet nakomen van de verplichtingen door de zaalhuurder, wangebruik door de zaalhuurder en sluiting van de gereserveerde zaal op last van de overheid. 5.1 De UvH is in deze gevallen niet gehouden tot enige vorm van schadevergoeding. 6. De UvH kan op geen enkele wijze aansprakelijk worden gesteld, noch door de zaalhuurder, noch door gebruikers, voor schade ten gevolge van gebruik van haar collegezalen 6. 1 De zaalhuurder is aansprakelijk voor alle schade aan het gehuurde veroorzaakt door eigen schuld van de zaalhuurder. 7. Voorkomende zaken niet voorzien worden voorgelegd aan het college van bestuur van de UvH. In geval van geschillen zal in eerste instantie de Raad van Toezicht van de UvH de zaak overwegen. 7.2 In geval hierna nog niet gekomen is tot een voor betrokken partijen acceptabele regeling kan de zaak voorgelegd worden door een van de betrokken partijen aan de bevoegde rechter in Utrecht. Vastgesteld door het college van bestuur van de Universiteit voor Humanistiek op 29 mei 2009. 6