BELEIDSPLAN ANBI GAELIC-FESTIVAL.NL

BELEIDSPLAN ANBI GAELIC-FESTIVAL.NL

INHOUDSOPGAVE Voorwoord 3 Inleiding 4 Ontstaan van de stichting 5 Missie, visie en doelstellingen 6 Strategie 7 Doelgroep 8 Financiën 9 Werkwijze en werving 10 Beheer en besteding vermogen 11 Werkzaamheden 12 Organisatie 13 Bestuursleden 13 Gegevens stichting 13 Verslaglegging activiteiten 14 2

VOORWOORD Voor u ligt het beleidsplan van de Stichting Gaelic Festival. Deze Stichting is opgericht op 14 februari 2018 te Zwijndrecht. De doelstelling van de Stichting is het organiseren van een festival om daarmee het Schotse en Ierse culturele erfgoed uit te dragen. Het festival zal worden ingericht met o.a. muzikale optredens, workshops en demonstraties op historisch en cultureel gebied. Ook is er ruimte gereserveerd betreffende een educatief programma voor de basisscholen in Zwijndrecht en omstreken. Als Stichting zijn wij verplicht om een akte door de notaris te laten opstellen. In deze akte is onder andere vastgelegd welke personen ingeschreven staan als bestuursleden van de Stichting. Daarbij staat de Stichting ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Dit beleidsplan is opgesteld met het oog op de richtlijnen en voorwaarden waar een beleidsplan met betrekking tot de ANBI-status aan moet voldoen. De Stichting Gaelic Festival zou graag in aanmerking komen voor de status van een culturele Algemeen Nut Beogende Instelling. Het voordeel hiervan is dat organisaties en particuliere zakenpartners hun giften met betrekking tot de Stichting kunnen af trekken bij de Belastingdienst. Tevens wordt de Stichting gevrijwaard van het betalen van belasting over giften en schenkingen. Dit beleidsplan geeft inzicht over de volgende informatie: De missie, visie en doelstelling van de Stichting. Werkzaamheden en activiteiten van de Stichting. Werkwijze met betrekking tot werven. Beheer en besteding van het vermogen. Inrichting en functioneren van het bestuur. Wij staan uiteraard open voor suggesties, vragen en/of opmerkingen. Namens het bestuur van de Stichting Gaelic Festival, Dhr. P.G. de Wit, voorzitter Mw. M.G.D. Willems- Breen Dhr. E.A. de Wit, penningmeester Dhr. P.W. den Boer, bestuurslid Dhr. J.A. de Leng, bestuurslid 3

INLEIDING De komende periode staat in het teken van een aantal grote uitdagingen. Naast de technische en logistieke organisatie van het festival op zichzelf, zal de Stichting Gaelic Festival zich gaan richten op het werven van donateurs en sponsoren. Ook zal de Stichting zich bezighouden met de uitbreiding van verschillende netwerken, het verkrijgen van bekendheid en het ontwikkelen van een uniek concept wat ook in de toekomst ruimte geeft tot progressie. Deze kernpunten vragen uiteraard een heldere doelstelling, inzet en doorzettingsvermogen. Daarnaast is het van belang om middels fondsenwerving, subsidies, sponsoren en donaties de nodige gelden te verkrijgen die wij nodig zijn om onze doelen met betrekking tot het festival te behalen. Door middel van dit beleidsplan wil het bestuur duidelijk maken hoe er naar de toekomst wordt gekeken en hoe er wordt omgesprongen met de verschillende facetten die nodig zijn om de Stichting en het toekomstige festival landelijke bekendheid te geven. Ook zal uiteengezet worden hoe wij financiën gaan werven om onze doelstellingen waar te maken. Uitgangspunten met betrekking tot dit onderwerp zijn: Informatie en communicatie: Het opzetten en onderhouden van een informatieve website met betrekking tot het festival. De website zal actuele informatie betreffende de organisatie verschaffen. Actief inzetten van verschillende sociale media kanalen. Communiceren met relevante instanties en derden. Door het aangaan van nieuwe contacten, het uitbreiden van het bestaande netwerk en diverse activiteiten wil de Stichting Gaelic Festival ervoor zorgen dat ze zowel nationaal als internationaal haar naamsbekendheid vergroot. Financiën. Om de doelstellingen met betrekking tot de organisatie van het Gaelic Festival te kunnen verwezenlijken zijn wij sterk gebaat bij het werven van zowel toekomstige zakelijke als particuliere partners die kunnen bijdragen aan het festival. Hierbij wordt gedacht aan sponsoren, donaties (giften) en subsidies. Om dit te realiseren gaat de Stichting diverse instanties en relaties aanschrijven. 4

INLEIDING De Stichting Gaelic Festival heeft niet als doel om winst te maken. De Stichting staat zeer positief en open tegenover initiatieven van zowel zakelijke als particuliere relaties die eenzelfde doelen nastreven. Daarom zal er ook actief contact worden gezocht met verscheidene stichtingen en organisaties zodat we gezamenlijk onze krachten kunnen bundelen om tot een uniek evenement te bekomen! ONSTAAN VAN DE STICHTING De band en clan Sassenachs is al jaren een begrip op verschillende historische en culturele festivals. De organisatie is ontstaan vanuit deze groep enthousiaste mensen welke allen Schotland en Ierland een warm hart toedragen. De gezamenlijke interesse in het Schotse en Ierse culturele erfgoed in al diens facetten, heeft doen besluiten dat wij met elkaar ons enthousiasme willen overbrengen op een groot publiek in de vorm van een eigen festival. De droom om een eigen festival te organiseren bestaat al een geruime tijd. In de zomer van 2017 is het spreekwoordelijke balletje aan het rollen gekomen en begin november van hetzelfde jaar vond de eerste officiële vergadering plaats. Er werden verschillende teams gevormd waar speerpunten bij geplaatst werden. Vanuit deze positie ging men achter de schermen hard aan het werk om een opzet te maken betreffende het festival. In maart vond de tweede officiële vergadering plaats en er is een datum geprikt om naar buiten te treden met onze plannen. Op 7 april 2018, de avond van het benefietconcert voor Stichting Return to Base, door The Old Man Fergus, Linde Wattel en Sassenachs zijn wij dan ook online gegaan! In de periode die daarop volgde zijn er verschillende contacten gelegd, potentiële standhouders, re-enactment groepen en verscheidene bedrijven benaderd om samenwerkingsverbanden aan te gaan om met elkaar tot een prachtig product te komen, de eerste editie van het Gaelic Festival! Dit evenement gaat plaatsvinden op 21 en 22 juni 2019 in het Develpark te Zwijndrecht. 5

INLEIDING MISSIE, VISIE EN DOELSTELLINGEN Onze missie is het samen organiseren van een prachtig evenement voor, en door liefhebbers van het Schotse en Ierse culturele erfgoed. Wij willen een evenement opzetten waarmee we een grote doelgroep bereiken en hopen op grote schaal ons enthousiasme betreffende het thema te kunnen overbrengen. Het festival zal naast het feestelijke gedeelte ook een educatief randje hebben. De Stichting is een non-profit organisatie en is er dus niet op gericht om winst te maken.

STRATEGIE Om onze idealen en doelen te bereiken zijn vanzelfsprekend financiële middelen nodig. Zoals eerder beschreven zullen wij in de komende periode actief bezig gaan met het benaderen van verschillende instanties, bestaande én nieuwe relaties om het verkrijgen van deze middelen te bewerkstelligen. Door middel van verschillende media, zowel online als fysiek, zullen wij trachten een breed publiek te bereiken. Denk hierbij aan sociale media, een website, flyers, folders en uiteraard het aangaan van gesprekken om tot nieuwe contacten te komen. Daarbij zijn wij ook actief zoekende naar vrijwilligers die zich kunnen vinden in de missie én visie van de organisatie van de Stichting Gaelic Festival en ons kunnen ondersteunen bij de verschillende facetten van het toekomstige evenement. Daarnaast gaan wij ons richten op een educatief programma voor de scholen om en nabij Zwijndrecht. Wij hebben een interessant programma in de planning om ook de jongere generatie enthousiast te maken betreffende het Schotse en Ierse culturele erfgoed. Door middel van dit programma hopen wij bij de gemeente subsidies te verkrijgen die uiteraard weer positief bijdragen aan de organisatie van het evenement. Ook bekijken wij hoe we eventuele zakenpartners in en rondom Zwijndrecht tegemoet kunnen komen. Door het bieden van wederdiensten willen wij lucratieve samenwerkingsverbanden opzetten waar een ieder zijn voordeel uit kan halen. 7

DOELGROEP Omdat wij een brede doelgroep willen bereiken met het evenement en daarbij een non-profit organisatie zijn, is ervoor gekozen om de prijzen laag te houden. Hiermee hopen wij naast liefhebbers van het thema, ook wellicht nieuwe geïnteresseerde mensen te intrigeren om ons evenement te bezoeken. Ook willen wij op deze manier de mensen met een zogenaamde kleine beurs een fijne dag uit bieden. Naast een leuke dag uit, richten wij ons ook op een educatief element waarmee we de jongere generatie enthousiast willen maken betreffende het thema. Naast de bezoekers zullen wij worden ondersteund door vrijwilligers. Omdat wij als organisatie in de toekomst hopen te groeien, zijn wij altijd op zoek naar vrijwilligers om het team uit te breiden. Iedere potentiële particuliere en zakelijke relatie is welkom om een bijdrage, in welke vorm dan ook, te leveren aan de Stichting Gaelic Festival. 8

FINANCIËN Zoals eerder genoemd zijn wij gebaat bij financiële middelen om onze doelen te bereiken. Door het uitruilen van dienst en wederdienst en de ondersteuning van vrijwilligers zullen wij als organisatie de kosten zo laag mogelijk houden. Wij gaan uit van een basisbegroting welke weer zal geven wat het neerzetten van het evenement gaat kosten. Ook kijken wij hierbij naar de bijkomende kosten die op ons pad zullen komen om de Stichting draaiende te houden. Momenteel is het nog niet in te schatten wat deze kosten exact zullen zijn. Wel gaan we in de komende periode een begroting maken met de verwachte kosten. Ons streven is om vóór 30 juni 2018 alle offertes neer te leggen bij de penningmeester. Omdat we hierbij natuurlijk afhankelijk zijn van derden kan het mogelijk uitlopen tot uiterlijk half juli 2018. Ook zullen we een inschatting doen van eventuele onvoorziene kosten. Hier zal dan ook een nader te bepalen bedrag voor worden gereserveerd. Zoals eerder benoemd hebben wij geen winstoogmerk en zal behoudens onkostenvergoedingen voor de bestuursleden en vrijwilligers, al haar baten gebruiken voor het doel welke de Stichting nastreeft. Dit staat ook beschreven in de statuten van de Stichting. 9

WERKWIJZE WERVING Door middel van het uitbreiden van ons netwerk, het leggen van zowel particuliere als zakelijke contacten en actief benaderen van verschillende instanties en bestaande relaties zal de basis zijn voor het werven van fondsen betreffende de Stichting Gaelic Festival. Uiteraard staan wij ook open voor persoonlijke initiatieven van mensen en/of organisaties die ten bate komen van de Stichting. De Stichting wil de financiële middelen verkrijgen door middel van o.a. sponsoren, donateurs, giften, subsidies en filantropie. Hieronder een korte beschrijving van de verschillende wegen die o.a. binnen onze strategie vallen: Sponsoring: Een zakelijke overeenkomst, gericht op profijt voor beide partijen, waarbij de ene partij (de sponsor) een persoon, instelling of evenement financieel en/of materiaal ondersteunt en waarbij de andere partij (de gesponsorde) een afgesproken beschreven evenwaardige tegenprestatie biedt die de sponsor helpt om dienst doelstellingen te realiseren. Hierbij spreekt men van tweerichtingsverkeer. Donaties en giften: Het geld geven aan een goed doel, eenrichtingsverkeer. Subsidies: De bijdrage door de overheid welke bedoeld is voor het mogelijk maken of in stand houden van bepaalde activiteiten en/of voorzieningen. Hier zijn wel bepaalde voorwaarden bij van kracht. Fondsenwerving: Werven van een breed spectrum betreffende bijdragen van anderen. 10

BEHEER, BESTEDING EN VERMOGEN Stichting Gaelic Festival zal met een culturele ANBI-status verplicht zijn een (financiële) administratie bij te houden. Uit deze administratie moet blijken: welke bedragen er (per bestuurder) aan onkostenvergoedingen zijn betaald, welke bedragen zijn uitgegeven aan het werven van geld en het beheer van de Stichting. Dit geldt ook voor alle andere kosten, wat de aard en omvang van de inkomsten en het vermogen van de Stichting is. Nogmaals willen wij benadrukken dat de bestuurders van Stichting Gaelic Festival zich vrijwillig inzetten. Zij ontvangen daarom ook geen beloning. Bij onkostenvergoeding zal uit gegaan worden van de daarvoor wettelijke bepalingen zoals reiskosten dan wel administratie kosten. Een bestuurder mag niet over het vermogen van de Stichting beschikken alsof het zijn eigen vermogen is. Een natuurlijk persoon of een rechtspersoon in de functie als bestuurder van de Stichting mag daarom geen meerderheid van de zeggenschap hebben over het vermogen van de organisatie. De ontvangen gelden worden aangewend ten behoeve van de uitvoering van de doelstelling van de Stichting. De Stichting beheert de bankrekening met het IBAN nummer: NL56 RBRB 0706 5165 67. Aan het eind van het boekjaar, dat gelijk loopt aan het kalenderjaar, wordt door de penningmeester het boekjaar afgesloten. Daaruit worden de jaarstukken opgesteld bestaande uit de winst- en verliesrekening, de jaarrekening, de balans, en een staat van baten en lasten over het betreffende boekjaar. Het bestuur beoordeelt en controleert de stukken en keurt deze vervolgens goed door middel van een ondertekening en dechargeert de penningmeester. Bij opheffen van de Stichting is zij verplicht het batig saldo te besteden aan een soortgelijke goede doelen Stichting. Dit is de Stichting verplicht uit haar statuten en wettelijke regelgeving. 11

WERKZAAMHEDEN Omdat er een breed scala aan taken worden uiteengezet zullen wij gebruik maken van een grote groep beroepskrachten en vrijwilligers. Echter zijn wij pas in staat om concreet door te pakken wanneer de betreffende middelen voorhanden zijn. Het bestuur bekleedt een breed takenpakket, waarbij wij wij integriteit, transparantie en een open communicatie handhaven. Naast de vergaderingen waarbij de gehele organisatie betrokken is zal het bestuur buiten deze bijeenkomsten ook tezamen komen om te vergaderen over de financiële status van de Stichting Gaelic Festival. Middels verschillende communicatie middelen houden de bestuursleden elkander op de hoogte van de verschillende ontwikkelingen. Er zullen meerdere momenten plaatsvinden om gezamenlijk tot evaluatie, oplossingen en progressie te komen. De werkzaamheden van het bestuur bestaan onder andere uit: Overleg met verschillende instanties betreffende financiële acquisitie. Communicatie binnen de verschillende teams die zich richten op de verschillende elementen omtrent het festival. Communicatie met betrekking tot het verkrijgen van naamsbekendheid. Verschillende relaties en de uiteindelijke doelgroep op de hoogte houden van actuele ontwikkelingen middels de website en nieuwsbrief. Beheer en besteding van het beschikbare vermogen. Het opzetten en uitvoeren van activiteiten ten behoeve van het festival. Meer informatie betreffende onder andere het bestuur is te vinden in de notariële akte van de Stichting Gaelic Festival. Deze akte is op te vragen bij de voorzitter van de Stichting, te weten dhr. P.G. de Wit. 12

ORGANISATIE BESTUURSLEDEN Dhr. P.G. de Wit, voorzitter Mw. M.G.D. Willems- Breen Dhr. E.A. de Wit, penningmeester Dhr. P.W. den Boer, bestuurslid Dhr. J.A. de Leng, bestuurslid GEGEVENS STICHTING GAELIC FESTIVAL De Stichting Gaelic Festival is ingeschreven in de gemeente te Rotterdam. Domusoord 1 3332 KJ ZWIJNDRECHT IBAN: NL56 RBRB 0706 5165 67 RSIN: 858505101 KVK: 70904669 13

ORGANISATIE COMMUNICATIE Ieder jaar zal de Stichting haar relaties en doelgroep op de hoogte van de ondernomen activiteiten door middel van de volgende middelen: Een financieel jaarverslag. Een inhoudelijk jaarverslag. Meerdere nieuwsbrieven per jaar, hier kan men zich op abonneren via de website. Het financiële jaarverslag geeft de prestatie van de Stichting in dat betreffende jaar weer. Dit verslag zal o.a. worden uitgedrukt in cijfers en een balans. Het inhoudelijke jaarverslag en de verschillende nieuwsbrieven zullen informatie verschaffen betreffende de activiteiten en werkzaamheden die zijn uitgevoerd met betrekking tot de organisatie van het Gaelic Festival. Op de website, te weten www.gaelic-festival.nl zal het een en ander worden gepubliceerd betreffende de organisatie van het festival. Middels het algemene email adres, te weten info@gaelic-festival.nl kunnen derden contact zoeken met de organisatie over de verschillende aspecten die komen kijken bij het festival. 14