RAADSVOORSTEL EN ONTWERPBESLUIT Agendanummer 11-68 Registratienummer raad 629115 Behorend bij het B&W-advies met registratienummer 629114 Moet in elk geval behandeld zijn in de raadsvergadering van de gemeente Purmerend d.d. 29 september 2011 Datum: 17 augustus 2011 Behandeld door: Anita Jorritsma Afdeling/Team: Inwoners / Burgerzaken Onderwerp: Verordening basisregistratie personen (Verordening BRP) Purmerend Samenvatting: Op 1 januari 2010 is de Basisregistratie personen (BRP) in werking getreden. Vanaf die datum moet elke overheidsinstantie die persoonsgegevens verwerkt zelf de BRP van gemeenten raadplegen. Burgers hoeven al bekende authentieke persoonsgegevens niet opnieuw te verstrekken. Daarnaast geldt een terugmeldingsplicht bij 'gerede twijfel' over de juistheid van gegevens. Purmerend is de beheerder van persoonsgegevens van haar inwoners, We moeten zowel afnemers binnen als buiten de gemeente van deze persoonsgegevens voorzien. Zelf zijn wij afnemer van persoonsgegevens bij andere gemeenten of uit de landelijke centrale administratie (GBA-V). Ook voor een goéde omgang met en beheer van deze gegevens zijn wij verantwoordelijk. In de Verordening basisregistratie personen (Verordening BPR) Purmerend staat hoe wij bovenstaande eisen regelen. De Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Verordening GBA) gemeente Purmerend 2010 kan hiermee vervallen.
Purmerend, 6 september 2011 Aan de gemeenteraad van Purmerend, Inleiding en probleemstelling Op 1 april 2007 is de gewijzigde Wet Gemeentelijke basisadministratie (wet GBA) in werking getreden en is de GBA een basisregistratie geworden: de Basisregistratie Personen (BRP). Sinds 1 januari 2010 is het daarbij verplicht dat wij bij de uitvoering van onze wettelijke taken persoonsgegevens gebruiken uit de GBA. Burgers hoeven al bekende authentieke persoonsgegevens niet opnieuw te verstrekken. Daarnaast hebben afnemers een terugmeldingsplicht als blijkt dat gegevens niet kloppen. Ook moeten wij de verantwoordelijkheid voor en het beheer van persoonsgegevens afkomstig van andere gemeenten of uit de gemeentelijke basisadministratie verstrekkingen (GBA-V) regelen. De GBA-V is de landelijke voorziening, waar het centrale beheer van de persoonsgegevens plaatsvindt. Alle gegevens uit de gemeentelijke basisadministraties zijn hierin ondergebracht Het verplichte gebruik van GBA-gegevens en het verplicht terugmelden aan de GBA bij foutvermoedens had nogal wat gevolgen voor onze organisatie, werkprocessen en ICT. Door hard (samen-)werken is het gelukt om de benodigde werkzaamheden hiervoor in 2010 af te ronden. Omdat onze basisregistratie personen daarmee gebruiksklaar is, kunnen wij overgaan van de Verordening GBA naar de Verordening BRP. Verordening BRP In de voorliggende Verordening basisregistratie personen Purmerend staat hoe we met persoonsgegevens omgaan. Maar ook hoe we de verplichte terugmelding en het gebruik van gegevens uit de GBA-V hebben geregeld. Wij waarborgen daarmee een zorgvuldig beheer en verstrekking van persoonsgegevens. U hoeft de Verordening BRP niet jaarlijks vast te stellen, alleen bij veranderingen en of wettelijke aanpassingen. Daarom is er geen jaartal aan de Verordening toegevoegd. Doel basisregistraties Vanaf 2010 is de GBA dé basisregistratie van persoonsgegevens voor de hele overheid. Daarnaast zijn er ook andere basisregistraties ingevoerd, zoals voor bedrijven, percelen en adressen. Doel van dit stelsel van basisregistraties is een Andere Overheid, die bij haar taakvervulling gebruik maakt van de essentiële en betrouwbare gegevens uit de basisregistraties. Gebruik van deze Authentieke gegevens uit basisregistraties leidt tot betere informatie voor beleid en bestuur, effectievere handhaving en fraudebestrijding, efficiencywinsten en kostenreductie voör de gehele overheid en tot vermindering van de administratieve lasten van burgers en bedrijven. blz. 2 van 6
Uitvoering De uitvoering van de Verordening staat omschreven in het herziene Privacyreglement en Beheerregeling. Het college stelt deze vast. Het Privacyreglement en de Beheerregeling zijn onderdeel van het 'Digitaal Beveiligingsplan GBA en waardedocumenten'. Dit plan bevat documenten die voorzien in de wettelijke eisen voor informatiebeveiliging en privacybeheer. De directie stelt het informatiebeveiligingsplan vast. Oplossingsrichtingen: De Verordening basisregistratie personen Purmerend is actueel en voldoet daarmee aan de wet -en regelgeving. De gemeenteraad stelt de Verordening BRP vast. Meetbare doelstellingen: Na vaststelling van de Verordening, de uitvoeringsregelingen en het informatiebeveiligingsplan is de gemeente Purmerend voldoende toegerust voor de periodieke audits van de basisregistratie personen op inhoud, proces en privacy. Financiële consequenties: Geen. Communicatie: De verordening wordt op de gebruikelijke manier gepubliceerd. Monitoring/evaluatie: Periodieke audits. Voorstel: 1. De Verordening basisregistratie personen (Verordening BRP) Purmerend vast te stellen. 2. Met het in werking treden van voornoemde verordening, de Verordening gemeentelijke basisadministratie (Verordening GBA) gemeente Purmerend 2010, vastgesteld op 30 september 2010, in te trekken. blz. 3 van 6
De raad van de gemeente Purmerend; gelezen het voorstel van d.d. 6 september 2011, nr.629114 ; gelet op de: Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Wet bescherming persoonsgegevens BESLUIT: 1. De Verordening basisregistratie personen (Verordening BRP) Purmerend vast te stellen. 2. Met het in werking treden van voornoemde verordening, de Verordening gemeentelijke basisadministratie (Verordening GBA) gemeente Purmerend 2010, vastgesteld op 30 september 2010, in te trekken. DE VERORDENING BASISREGISTRATIE (VERORDENING BRP) PURMEREND Artikel 1 Begripsbepalingen a. de Wet: b. Besluit: c. basisadministratie basisregistratie personen: GBA-V: verantwoordelijke beheerder: autorisatiebesluit: ingeschrevene: geregistreerde: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; het Besluit gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over de bevolking van de gemeente Purmerend als bedoeld in artikel 2 van de wet; de basisadministratie aangevuld met de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over personen die niet behoren tot de bevolking van de gemeente Purmerend; de verstrekkingsvoorziening als bedoeld in artikel 66a van het Besluit; het orgaan dat verantwoordelijk is voor de verwerking van persoonsgegevens in de basisregistratie personen en de uitvoering van het autorisatiebesluit; de functionaris die namens de verantwoordelijke is belast met de dagelijkse zorg voor de basisregistratie personen en het beheer van het autorisatiebesluit; een besluit als bedoeld in artikel 91, eerste lid, van de wet betreffende de systematische verstrekking van persoonsgegevens uit de GBA-V of uit de basisadministraties van andere gemeenten; degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet, in de basisadministratie is opgenomen; degene die niet behoort tot de bevolking van de gemeente Purmerend en over wie de verantwoordelijke persoonsgegevens heeft opgenomen in de basisregistratie personen; blz. 6 van 6
k. afnemer: bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1:1, 1 e lid van de Algemene wet bestuursrecht; I. binnengemeenteli elke afnemer die een orgaan is van de gemeente; jk afnemer: m. derde: elke andere persoon of instelling dan een afnemer, een ingeschrevene of een geregistreerde; n. vrije derde: een derde als bedoeld in artikel 100 van de wet; o. authentiek een in de basisregistratie personen opgenomen gegeven dat op gegeven: grond van artikel 3a van de wet als authentiek wordt aangemerkt. Artikel 2 Verantwoordelijkheid en beheer 1. De verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens in de basisregistratie personen is het college van burgemeester en wethouders; 2. Beheerder van de basisregistratie personen en het autorisatiebesluit is de functionaris die daarvoor krachtens besluit van de verantwoordelijke wordt aangewezen. Artikel 3 Doel van de basisregistratie personen De basisregistratie personen heeft tot doel: 1. de krachtens een besluit van de verantwoordelijke aangewezen binnengemeentelijke afnemers te voorzien van gegevens ter vervulling van hun taken, zodanig dat deze afnemers kunnen voldoen aan de verplichtingen als bedoeld in artikel 3b en 62 van de wet; 2. de krachtens een besluit van de verantwoordelijke aangewezen derden te voorzien van gegevens; 3. een ingeschrevene en een geregistreerde van hem betreffende gegevens te voorzien; 4. gegevens te leveren ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek. Artikel 4 Categorieën van personen over wie gegevens worden verwerkt In de basisregistratie personen worden gegevens verwerkt over ingeschrevenen en geregistreerden. Artikel 5 Verstrekkingen uit de basisregistratie personen en toegang tot de GBA-V 1. De verantwoordelijke regelt de systematische verstrekking van gegevens aan binnengemeentelijke afnemers, de toegang van die afnemers tot de basisregistratie alsmede de verbanden tussen de basisregistratie en andere gegevensverzamelingen van de gemeente; 2. De verantwoordelijke regelt de verstrekking van de authentieke gegevens uit de basisadministratie aan binnengemeentelijke afnemers ingevolge het verplichte gebruik op grond van artikel 3b van de wet; 3. De verantwoordelijke regelt de toegang tot de GBA-V van de binnengemeentelijke afnemers die daartoe op grond van het autorisatiebesluit zijn geautoriseerd voor de in het autorisatiebesluit genoemde publiekrechtelijke taken. blz. 6 van 6
Artikel 6 Verstrekkingen aan vrije derden 1. Burgemeester en wethouders kunnen gegevens uit de basisadministratie verstrekken in de gevallen als bedoeld in artikel 100 van de wet. 2. Zij stellen hiervoor nadere regels. Overige bepalingen ^ Artikel 7 De Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Verordening GBA) gemeente Purmerend 2010 van 30 september 2010 wordt ingetrokken. Artikel 8 Deze verordening treedt in werking op de dag na publicatie. Artikel 9 Deze verordening kan worden aangehaald als: Verordening gemeentelijke basisregistratie personen Purmerend (Verordening BRP). Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 27 september 2011. De griffier, De voorzitter, blz. 6 van 6
Toelichting Verordening BRP Algemeen Deze verordening omvat het bestuurlijk-juridisch kader voor de persoonsinformatiehuishouding met ingang van 1 januari 2010. Vanaf genoemde datum moeten alle overheidsorganen die persoonsgegevens verwerken, deze gegevens betrekken uit de gemeentelijke basisadministratie personen. Burgers hebben dan het recht van eenmalige gegevensverstrekking. Dat wil zeggen dat de burger in het contact met de overheid de van hem in de basisadministratie bekende authentieke gegevens niet meer opnieuw hoeft te verstrekken. Beheer persoonsgegevens De gemeente vervult de rol van decentraal beheerder van persoonsgegevens over personen die zij tot haar eigen bevolking rekent en dient afnemers, zowel binnen als buiten de gemeente van die persoonsgegevens te voorzien. Daarnaast is de gemeente zelf ook afnemer van persoonsgegevens over personen die niet tot haar inwoners worden gerekend. De gegevens van deze personen dienen afkomstig te zijn uit de basisadministraties van de andere gemeenten of uit de centrale administratie (GBA-V) die in beheer is bij de rijksoverheid. Verordening verplicht De wetgever verplicht de gemeente om in ieder geval de systematische verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers, de bestandkoppelingen en de rechtstreekse raadplegingen van de eigen GBA in een verordening te regelen. Ook de verstrekkingen aan zogenaamde vrije derden dient bij of krachtens een verordening te worden geregeld. Deze verordening voorziet daarin en daarmee voldoet de gemeente aan de vereisten zoals gesteld in de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA). Verantwoordelijkheid persoonsgegevens andere gemeenten en GBA-V Naast deze verplichtingen uit de wet GBA voor de eigen basisadministratie, is het noodzakelijk ook de verantwoordelijkheid voor en het beheer van de persoonsgegevens die afkomstig zijn van andere gemeenten of uit de GBA-V te regelen. Deze gegevens worden binnen de gemeente opgeslagen en onderhouden in een centraal bestand, de basisregistratie personen (zie voor een definitie van dit begrip, artikel 1 onder d), en vandaar uit gedistribueerd naar de afnemers. Op dit deel van de persoonsinformatiehuishouding is de Wet bescherming persoonsgegevens van toepassing. 1
Toelichting artikelen Verordening BRP Artikel 2. Verantwoordelijkheid en beheer De Wet GBA wijst in artikel 2 het college van burgemeester en wethouders aan als verantwoordelijke van de basisadministratie. Opneming van die verantwoordelijkheid in de verordening is daarom op zichzelf niet nodig. Wel is het noodzakelijk de verantwoordelijkheid en het beheer van basisregistratie personen, als overkoepelende voorziening waarvan de basisadministratie deel uitmaakt, te beleggen. Burgemeester en wethouders wijzen de beheerder van de basisregistratie personen aan. Artikel 3. Doel van de basisregistratie personen In het doel van de basisregistratie personen komt tot uitdrukking ten behoeve van welke organen en instellingen de gegevens worden geadministreerd. Bovendien geeft dit artikel aan ten behoeve waarvan deze organen en instellingen gegevens verstrekt kunnen krijgen. Artikel 4: Categorieën van personen in de basisregistratie personen Het verplicht gebruik van de gegevens van personen betreft zowel personen die in de basisadministratie van gemeente zijn opgenomen c.q. in gemeente woonachtig zijn, als in de basisadministratie van andere gemeenten. Zo dienen de gegevens van woningeigenaren die niet in gemeente woonachtig zijn, in verband met de belastingheffing te worden betrokken uit de basisadministratie van de andere gemeente. De begrippen ingeschrevene en geregistreerde zijn bepalend voor het onderscheid tussen inwoners en niet inwoners. College regelt uitwerking Het is om redenen van efficiency aan te bevelen om de verstrekkingen uit de basisregistratie binnen de eigen organisatie alsmede de verdere uitwerking van de verstrekking aan vrije derden over te laten aan het college, binnen de door de wet en door de raad in de verordening gestelde kaders. 2