STAATSCOURANT Officiële uitgave van het Koninkrijk der Nederlanden sinds 1814. Nr. 28929 16 oktober 2014 Besluit Orgaanbeschrijving Regionale Service Organisaties 2015 Gelet op het Algemeen Organisatiebesluit Buitenlandse Zaken 1996; Besluit: Artikel 1 Begripsbepalingen In deze regeling wordt verstaan onder: a. CdP: het hoofd van een post; b. post: een vertegenwoordiging van het Koninkrijk in het buitenland als bedoeld in artikel 7 van het Reglement Dienst Buitenlandse Zaken; c. PSG: de plaatsvervangend secretaris-generaal; d. het PSG-MT: het managementteam onder leiding van PSG; e. DBV: de directeur Bedrijfsvoering; f. directeuren: de directeur Financieel Economische Zaken, de directeur Consulaire Zaken en Migratiebeleid en de hoofddirecteur Personeel en Organisatie; g. RSO: een Regionale Service Organisatie. Artikel 2 Taken RSO 1. Ter bevordering van de doeltreffendheid, kwaliteit, continuïteit en doelmatigheid draagt PSG de uitvoering van bedrijfsvoeringstaken en consulaire taken van het Ministerie van Buitenlandse Zaken die niet op het departement worden uitgevoerd zo veel mogelijk op aan de RSO s. 2. PSG stelt een producten- en dienstencatalogus vast waarin de werkzaamheden van de RSO s en daaraan verbonden kwaliteitseisen en voorwaarden zijn vastgelegd. Het Hoofd RSO kan door DBV en de directeuren worden belast met aanvullende werkzaamheden behorend tot hun taakgebied wanneer deze naar hun oordeel uit oogpunt van doeltreffendheid, kwaliteit, continuïteit en doelmatigheid het beste bij het RSO kunnen plaatsvinden. 3. PSG kan een RSO ook belasten met het verlenen van diensten aan andere overheidsorganen van het Koninkrijk. Artikel 3 Hoofd RSO 1. Een RSO staat onder leiding van een Hoofd RSO. Het Hoofd RSO geeft leiding aan diegenen die bij de RSO werkzaam zijn. 2. Het Hoofd RSO is voor zijn taakuitoefening en die van zijn RSO verantwoording schuldig aan DBV en aan directeuren betreffende hun specifieke taakgebieden. 3. Het Hoofd RSO is gehouden aanwijzingen op te volgen en vragen te beantwoorden van DBV en van directeuren betreffende hun specifieke taakgebieden. 4. Het Hoofd RSO kan gevraagd en ongevraagd adviezen geven aan DBV, directeuren en CdP s aangaande de goede uitvoering van de bedrijfsvoeringstaken en de consulaire taken. 5. Het Hoofd RSO informeert periodiek: a. PSG en DBV over de voortgang van de werkzaamheden die de RSO verricht; b. de directeuren over de voortgang van de werkzaamheden die de RSO op hun specifieke beleidsterrein verricht; c. de betrokken CdP s over de voortgang van de werkzaamheden die het RSO voor of in relatie tot hun posten verricht. 6. Het Hoofd RSO kan medewerkers van posten aanwijzingen geven betreffende de wijze waarop zij medewerking moeten verlenen aan de taken die aan het RSO zijn opgedragen. 1 Staatscourant 2014 nr. 28929 16 oktober 2014
Artikel 4 Regioraad 1. Voor elke regio waarvoor een RSO is ingesteld, is er een Regioraad die is belast met het gevraagd en ongevraagd adviseren van het PSG-MT en zijn leden over de wijze waarop de doeltreffendheid, kwaliteit, continuïteit en doelmatigheid van de aan de posten, de RSO s en departementsonderdelen opgedragen bedrijfsvoeringstaken en consulaire taken kunnen worden verbeterd. 2. De Regioraad wordt gevormd door de CdP s van de ambassades en permanente vertegenwoordigingen in de regio van de RSO. Artikel 5 Afwijking PSG kan op grond van zwaarwegende belangen besluiten tot afwijking van deze regeling. Artikel 6 Overgangsbepaling 1. Voor zover de producten- en dienstencatalogus, bedoeld in artikel 2, tweede lid, nog niet is vastgesteld, blijven de dienstverleningsovereenkomsten, bedoeld in artikel 5 van het Besluit Orgaanbeschrijving Regionale Service Organisaties, van kracht. 2. Het reglement dat door een Regioraad is vastgesteld krachtens artikel 6, vierde lid, van het Besluit Orgaanbeschrijving Regionale Service Organisaties vervalt. Artikel 7 Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2015. Artikel 8 Deze regeling kan worden aangehaald als: Besluit Orgaanbeschrijving Regionale Service Organisaties 2015. 26 september 2014 namens deze, de secretaris-generaal, R. Jones-Bos 2 Staatscourant 2014 nr. 28929 16 oktober 2014
TOELICHTING Bij het Besluit Orgaanbeschrijving Regionale Service Organisaties van 28 december 2011 (BOR) zijn de oprichting en de taken van de Regionale Service Organisaties (RSO s) beschreven alsmede de taken en verantwoordelijkheden van de daarbij betrokkenen partijen waaronder de nieuwe Regioraden. De Auditdienst Rijk heeft op 7 maart 2014 het Rapport Evaluatieonderzoek Regionalisering Buitenlandse Zaken uitgebracht. Daarin wordt geconcludeerd dat BZ met de regionalisering van de bedrijfsvoering en consulaire processen bezig is met een prestatie van formaat. Het traject is binnen het geplande budget en tijdsplanning afgerond en BZ is goed op weg om de belangrijkste doelen te behalen. En aantal aanbevelingen wordt gedaan om verdere verbeteringen door te voeren. Onder meer wordt aanbevolen om het besturingsmodel te herijken. Met name vanwege de toegenomen betrokkenheid en meer intensieve aansturing vanuit het departement, het feit dat de RSO s tenderen naar een volgende ontwikkelingsfase als shared service organisatie en de toegenomen draagvlak voor regionalisering. In vervolg hierop wordt met de voorliggende regeling de BOR vervangen door een nieuwe regeling (BOR 2015) waarbij de aansturing van de RSO s ingrijpend wordt gewijzigd. De belangrijkste wijzigingen betreffende het volgende: het opdragen van taken aan de RSO s geschiedt niet langer door de voorzitters van de Regioraden maar door de plaatsvervangend secretaris-generaal (PSG) middels een producten- en dienstencatalogus; een Hoofd RSO valt niet langer hiërarchisch onder de voorzitter van de Regioraad maar onder de directeur Bedrijfsvoering (DBV); DBV en ieder voor hun eigen beleidsterrein de directeur Financieel Economische Zaken (FEZ), de directeur Consulaire Zaken en Migratiebeleid (DCM) en de hoofddirecteur Personeel en Organisatie (HDPO) zijn bevoegd om op hun specifieke beleidsterrein het hoofd RSO aanvullende werkzaamheden op te dragen en aanwijzingen te geven; de Regioraden hebben uitsluitend nog adviserende taken en verliezen dus hun beslissingsbevoegdheid t.a.v. onder meer de verdeling van de regionale budgetten; er is geen sprake meer van toedeling van budgetten voor een hele regio aan de voorzitter van de Regioraad. Hiermee komt een einde aan het hybride toezichtmodel voor de RSO s met besluitvormende rollen voor de Regioraad én het departement. Dit model was cruciaal in de opstartfase van de RSO s, mede t.b.v. het creëren van draagvlak en communicatie. Inmiddels hebben de RSO s echter de operationele zaken grotendeels op orde en kunnen zij meestentijds de vereiste diensten goed en tijdig leveren. En het model creëert te veel onduidelijkheid. Gekozen wordt nu voor een centraal regiemodel. Daarin worden de RSO s aangestuurd door DBV en ieder op hun eigen beleidsterrein FEZ, DCM en HDPO. Het managementteam onder leiding van PSG waarin voornoemde directeuren zitting hebben (PSG-MT), opereert als strategisch regie-orgaan t.a.v. de RSO s. PSG is eindverantwoordelijk met dien verstande dat bij een onverhoopt belangrijk verschil van inzicht met een directeur-generaal uiteraard de secretaris-generaal het eindoordeel velt. Daarnaast hebben de Regioraden voortaan nog slechts tot taak om het PSG-MT en zijn leden te adviseren over de wijze waarop de bedrijfsvoeringtaken en de consulaire taken het beste verdeeld kunnen worden over en uitgevoerd kunnen worden door departementsonderdelen (waaronder 3W), de RSO s en de posten. Artikel 2 Artikel 2 bepaalt dat PSG ter bevordering van de doeltreffendheid, kwaliteit, continuïteit en doelmatigheid van het ministerie zo veel mogelijk bedrijfsvoeringstaken en consulaire taken die niet op het departement in Nederland worden uitgevoerd, opdraagt aan de RSO s. Het betreft onder meer het betalen van rekeningen, de financiële administratie, de contractenadministratie, adviserende en administratieve handelingen terzake het OS-activiteitenbeheer, controlling taken, het verstrekken van reisdocumenten en het voorbereiden van het beslissen op visumaanvragen. Deze taken blijven op termijn dus alleen bij de posten belegd indien onderbrenging op het departement dan wel een RSO geen betere optie is. PSG stelt daartoe een producten- en dienstencatalogus (PDC) vast waarin de werkzaamheden van de RSO s met daaraan verbonden kwaliteitseisen en voorwaarden worden beschreven. Bij de vaststelling en wijziging van de PDC zullen de Regioraden worden betrokken. Alle RSO s worden in beginsel zoveel mogelijk met dezelfde werkzaamheden belast, ieder voor de voor hen door PSG vastgestelde regio. Maar specialisatie is mogelijk door een RSO voor een specifieke taak ook operationeel te laten zijn in de regio van een ander RSO of operationeel te laten zijn in de hele wereld. Ook kan PSG besluiten om het Hoofd RSO tevens diensten te laten verlenen aan andere overheidsor- 3 Staatscourant 2014 nr. 28929 16 oktober 2014
ganen van het Koninkrijk, zoals NFIA-kantoren. Daarover zal dan vooraf overleg plaatsvinden met het Hoofd RSO en de betrokken directeuren. In zo n geval wordt een dienstverleningsovereenkomst gesloten met het hoofd van de desbetreffende organisatie. De regeling biedt ook de mogelijkheid aan DBV, FEZ, DCM en HDPO om RSO s te belasten met aanvullende werkzaamheden behorend tot hun taakgebied wanneer deze naar hun oordeel uit oogpunt van doeltreffendheid, kwaliteit, continuïteit en doelmatigheid het beste bij het RSO kunnen plaatsvinden. Dit biedt bijvoorbeeld FEZ de mogelijkheid om een deel van zijn controltaken en controlbevoegdheden uit hoofde van het Besluit Taak FEZ (Stb. 1992, 1) en de Comptabiliteitswet, te mandateren aan hoofden RSO. Of om RSO s op korte termijn werkzaamheden op te dragen in afwachting van een aanpassing van de PDC door PSG. Het Hoofd RSO vervult voortaan afhankelijk van het proces de rol van dienstverlener, uitvoerder, beslisser dan wel controller van posten. V.w.b. de controletaak van de Hoofden RSO wordt uitgegaan van het high trust, low control principe waarbij misbruik op een post leidt tot passende sancties. Uiteraard dient het Hoofd RSO met de individuele CdP s nadere afspraken te maken over de wijze waarop de taken van de RSO en van de posten optimaal op elkaar worden afgestemd. Artikel 3 Het Hoofd RSO heeft de leiding op een RSO en is daarmee verantwoordelijk voor de inrichting van de werkzaamheden binnen de RSO. Hij fungeert ook als lijnchef voor het uitgezonden personeel en het lokaal personeel dat bij de RSO werkt. Nieuw is dat het Hoofd RSO voor het functioneren van zijn RSO en voor zijn eigen functioneren voortaan niet meer verantwoording schuldig is aan de voorzitter van de Regioraad maar primair aan DBV. DBV treedt daarmee op als lijnchef van het Hoofd RSO en voert daarom met inbreng van de voorzitter van de Regioraad, FEZ, DCM en/of HDPO (of hun plaatsvervanger) het startgesprek en de functioneringsgesprekken. In geval van een formele beoordeling van het Hoofd RSO treden in elk geval de voorzitter van de Regioraad, FEZ, DCM en HDPO (of hun plaatsvervanger) op als informant en treedt PSG op als beoordelingsautoriteit. Het Hoofd RSO is uiteraard verplicht de aanwijzingen in acht te nemen van zijn directe en naasthogere leidinggevenden: DBV, PSG en SG. Daarnaast kunnen FEZ, DCM en HDPO met betrekking tot hun specifieke taakgebieden aan het Hoofd RSO aanwijzingen geven. Het Hoofd RSO is niet ondergeschikt aan de (afzonderlijke) CdP s in de regio. Hij kan dan ook vrij opereren binnen de kaders van deze regeling en de aanwijzingen van DBV, PSG, SG en de betrokken directeuren. Dit is met name van belang voor de beslissende en controlerende taken van het Hoofd RSO. Het Hoofd RSO wordt voor wat betreft budget voor de bedrijfsvoering van zijn organisatie behandeld als elke andere lijnmanager. Het Hoofd RSO dient periodiek verslag uit te brengen aan PSG en DBV ten aanzien van het functioneren van het RSO in het algemeen. Dit zal veelal plaatsvinden in het kader van de jaarplancyclus. Daarnaast moet het Hoofd RSO periodiek ieder van de directeuren informeren met werkprocesgerelateerde rapportages terzake hun specifieke beleidsterreinen. Ten slotte dient het Hoofd RSO periodiek de betrokken CdP s te informeren over de voortgang van de werkzaamheden die het RSO voor of in relatie tot hun posten verricht. Het Hoofd RSO is bevoegd gevraagd en ongevraagd DBV en de betrokken directeuren en CdP s te adviseren over de wijze waarop bedrijfsvoeringstaken en consulaire taken het beste uitgevoerd kunnen worden door de RSO, de posten en het departement. Zo nodig kan het Hoofd RSO ten aanzien van de aan hem opgedragen taken ook aanwijzingen geven aan medewerkers van een post teneinde de RSO-processen optimaal te laten verlopen. Bijvoorbeeld over de wijze waarop en de termijn waarbinnen informatie aangeleverd moet worden. Artikel 4 De Regioraden blijven behouden en gevormd worden door de CdP s van de ambassades en permanente vertegenwoordigingen (PV s) in de desbetreffende regio. Daarmee is elke zelfstandige post in de Regioraad vertegenwoordigd. De consulaten-generaal blijven in de Regioraad vertegenwoordigd worden door de CdP van de ambassade waaronder zij ressorteren. Dit laat uiteraard onverlet dat de 4 Staatscourant 2014 nr. 28929 16 oktober 2014
Regioraad kan besluiten dat consuls-generaal of anderen zoals het Hoofd RSO kunnen deelnemen aan vergaderingen van de Regioraad. Gelet op de beperkte nieuwe taak van de Regioraden is geen verplichting meer opgenomen voor de Regioraden om een reglement ter uitvoering van hun bevoegdheden vast te stellen. In artikel 6, tweede lid, is bepaald dat de vigerende reglementen vervallen per de datum dat voorliggende regeling in werking treedt. De Regioraad kan echter, indien zij dit wenselijk acht, een nieuw reglement vaststellen ter uitvoering van haar nieuwe adviserende bevoegdheden. Daarin kunnen onder meer bepalingen worden opgenomen over het verkiezen van een (plaatsvervangend) voorzitter, het instellen van een dagelijks bestuur, de wijze van overleg, deelname door derden aan vergaderingen van de Regioraad en de wijze waarop adviezen worden vastgesteld. Artikel 5 Dit artikel biedt PSG de mogelijkheid om in bijzondere gevallen van deze regeling af te wijken. Artikel 6 Voor het geval dat ten tijde van de inwerkingtreding van deze regeling de in artikel 2 bedoelde producten- en dienstencatalogus nog niet of niet volledig door PSG is vastgesteld, bepaalt artikel 6 dat de in artikel 5 van de BOR bedoelde dienstverleningsovereenkomsten tussen CdP s en Hoofden RSO geheel respectievelijk gedeeltelijk van kracht blijven totdat die vaststelling van de catalogus respectievelijk vaststelling van het resterende deel van die catalogus alsnog heeft plaatsgevonden. namens deze, de secretaris-generaal, R. Jones-Bos 5 Staatscourant 2014 nr. 28929 16 oktober 2014