Stichting Biberbunker Oostvoorne: internet: www.biberbunker.nl e-mail: info@biberbunker.nl Pagina 1 van 13
01 -- ALGEMENE BEPALINGEN Algemene relatie met statuten 01-1 Statuten Dit reglement verstaat onder de statuten: de statuten van Stichting Biberbunker Oostvoorne, notarieel vastgesteld in de oprichtingsakte van januari 2013. De overige in dit reglement voorkomende begrippen hebben, indien deze ook voorkomen in de statuten, de betekenis die de statuten er aan geven. (zie notariële akte d.d. 14.01.2013) 01-2 Afwijkingen / Discrepanties Daar waar de Statuten afwijken, dan wel conflicteren met tekstdelen binnen het Huishoudelijk Reglement, zijn de statuten bepalend. In het Huishoudelijk Reglement worden wel aanpassingen benoemd inzake afwijkingen t.a.v. de statuten, zoals o.a. bestuurssamenstelling. Pagina 2 van 13
02 -- BESTUUR Aanbeveling en benoeming van kandidaten 02-1 Vacature Bij het opmaken van een aanbeveling voor een vacature draagt het bestuur er zorg voor dat relevante kennis aangaande technisch zaken voldoende in het bestuur zijn vertegenwoordigd. 02-2 Benoeming a. Hebben meer kandidaten dan het aantal in te vullen vacatures de volstrekte meerderheid van de ter vergadering aanwezige stemmen verworven, dan zijn zij benoemd die de meeste stemmen op zich hebben verenigd tot het aantal vacatures is bezet. b. Indien bij een bestuursverkiezing een vacature onvervuld blijft, bepaalt het bestuur of al dan niet op korte termijn in de vacature zal/ kan worden voorzien. c. Zittende bestuurders kunnen na afloop van hun zittingstermijn door het bestuur opnieuw herkozen worden bij meerderheid van de ter vergadering aanwezige stemmen. 02-3 Aanmedling a. Indien kandidaten zich aan willen melden voor een bestuursfunctie dan is dit te allen tijde mogelijk,zelfs indien geen van de zittende bestuursleden de intentie heeft uitgesproken af te willen treden. b. Deze aanmelding waar hiervan van wordt gesproken dien 6 weken voor aanvang van de jaarvergadering schriftelijk of per mail bij de ssecretaris gedeponeerd te worden. Indien deze aanmelding in een later stadium plaatsvindt zal het bestuur besluiten of de aanmelding wel/ niet geaccepteerd wordt. c. Indien kandidaten voor een nog niet opererende bestuursfunctie in aanmerking willen komen dan kunnen ze deze kenbaar maken bij het zittende bestuur. Deze zal al dan niet besluiten of de benoemde functie een toevoeging wordt op het zittende bestuur. Aftreden bestuursleden 02-3 Zittingstermijn De zittingstermijn van bestuursleden is vastgesteld in de statuten. Ter verduidelijking komt het neer op een functie voor onbepaalde tijd. Bestuursleden kunnen op eigen initiatief op elk desgewenst tijdstip voor het aflopen van de zittingstermijn aftreden. Procedure van vervanging staat verder beschreven in de statuten. Pagina 3 van 13
Taakverdeling en plaatsvervanging binnen het bestuur 02-4 De voorzitter a. De voorzitter waakt in het bijzonder over de belangen van de stichting. b. De voorzitter verzorgt bijeenroeping van vergaderingen van het bestuur. c. De voorzitter leidt de bestuursvergaderingen. d. De secretaris ondertekent, indien gewenst, samen met de voorzitter de notulen nadat deze door de betreffende vergadering zijn goedgekeurd. Vooralsnog wordt afgedaan met ondertekening van secretaris vastgelegd in de daarop volgende vergadering. e. De voorzitter ziet toe dat de genomen besluiten worden uitgevoerd, en indien gegeven, binnen de daarvoor gestelde tijdslimiet. f. De voorzitter regelt in samenwerking met de penningmeester ontvangst en betaling van gelden door de stichting, voor zover door het bestuur goedgekeurd. g. De voorzitter draagt samen met de penningmeester zorg dat geen uitgaven worden gedaan door de secretaris, algemene bestuursleden, directie en (project)medewerkers die niet vooraf door hem/haar of de penningmeester zijn gefiatteerd, uitgezonderd die uitgaven die betrekking hebben op regelmatig terugkerende kosten. h. De voorzitter is belast met al die werkzaamheden die geacht kunnen worden tot zijn taak te behoren. 02-5 De secretaris a. De secretaris zal de voorzitter bijstaan in diens werkzaamheden en deze bij ontstentenis vervangen. b. De secretaris is verantwoordelijk voor de verslaglegging van de (bestuurs)vergaderingen. c. De secretaris ondertekent, indien nodig, de notulen nadat deze door de betreffende vergadering zijn goedgekeurd indien gewenst door de vrijwilligers van de vergadering. Zonder verdere aangifte hiervan zal de secretaris deze tekenen. d. De secretaris verzorgt in samenwerking met de penningmeester en de voorzitter de samenstelling van het jaarverslag dat na goedkeuring door het bestuur in de openbaarheid wordt gebracht. Zie tevens bepalingen aangaande verslagleggingen. e. De secretaris is belast met al die werkzaamheden die geacht kunnen worden tot zijn taak te behoren. 02-6 De penningmeester a. De penningmeester regelt ontvangst en betaling van gelden door de stichting, voor zover het bestuur goedgekeurd. b. De penningmeester draagt zorg dat geen uitgaven worden gedaan door de voorzitter, secretaris, algemene bestuursleden, directie en projectmedewerkers die niet vooraf door hem/haar of de voorzitter zijn gefiatteerd, uitgezonderd die uitgaven die betrekking hebben op regelmatig terugkerende kosten. c. De penningmeester verzorgt in samenwerking met het bestuur de samenstelling van het Pagina 4 van 13
jaarverslag dat na goedkeuring door het bestuur in de openbaarheid wordt gebracht. Zie tevens bepalingen aangaande verslagleggingen. d. De penningmeester is belast met al die werkzaamheden die geacht kunnen worden tot zijn taak te behoren. 02-7 De PR-medewerker De PR medewerker is belast met alle externe contacten gerelateerd aan PR activiteiten (sponsors, krant, tijdschriften) en verder: a. Is verantwoordelijk voor de inhoud en verwerking van posters en folders, onderhoud daartoe de relatie met de repro. b. Is verantwoordelijkheid voor een onderbouwd PR-plan waarmee een visie wordt vastgelegd voor de komende 5 jaar. c. Is verantwoordelijk voor de inhoudelijke weergave op hoofdlijnen van website en/of overige digitale media. d. Is verantwoordelijk voor de inhoud van exposities en bijeenkomsten (o.a. kerk Oostvoorne) e. Is verantwoordelijk voor bezoek aan derden partijen met gemeenschapelijke interessen (Atlantikwal) 02-8 Het Bestuurslid algemene zaken a. Bestuurslid is vertegenwoordiger van het bestuur in alle voorkomende gevallen waarin voorgaande niet voorziet. b. Verantwoordelijke voor de directe contacten met vrijwilligers en projecten binnen en buiten. c. Verantwoordelijke voor de afstemming met aannemers. d. Verantwoordelijke voor de afstemming met vergunningverleners. 02-9 De (alle, inclusief algemene) bestuursleden a. Bestuursleden bepalen de agendapunten van bestuursvergaderingen. b. Bestuursleden verlenen desgewenst administratief werk in verband met de vergaderingen en de uitvoering der genomen beslissingen. c. Bestuursleden zijn gebonden om na aftreden hun taken en eventueel door hun beheerde administratie aan het bestuur op ordentelijke wijze over te dragen. d. De bestuurders zijn gemachtigd de correspondentie namens het bestuur te ondertekenen. e. Voor die gevallen waarbij het niet mogelijk of gewenst is dat de stichting door het gehele bestuur wordt vertegenwoordigd zal het bestuur één of meer van zijn vrijwilligers machtigen namens de stichting op te treden. f. Voor die gevallen waarbij het niet mogelijk is dat de stichting door de voorzitter wordt vertegenwoordigd in het aangaan van contractuele verplichtingen zal het bestuur één of meer van zijn vrijwilligers of vrijwilligers van de directie of projectmanagement machtigen namens de stichting op te treden, dan wel contracten te ondertekenen. g. De bestuursleden functioneren t.o.v. werkgroepen en uitvoerende werkzaamheden als een zogenaamd bestuur op afstand, hetgeen impliceert dat de organisatie zo veel mogelijk wordt overgelaten aan (project)medewerkers. Pagina 5 van 13
Het bestuur heeft daarbij een toezichthoudende rol ten opzichte van eventueel aangestelde directie, projectmanagement en projectmedewerkers. Impleciet houdt dit in dat projecten binnen tijd, geld en afspraken dienen te worden ingevuld en uitgewerkt. Indien er afwijkingen /wijzingen of uitbreidingen binnen een project plaatsvinden dient het bestuur hiervan vooraf op de hoogte gebracht te worden. Na goedkeuring kan het project betreffende item uitvoeren. h. De bestuurders zien toe op naleving van statuten en huishoudelijk reglement en op naleving van hetgeen is bepaald bij besluit van het bestuur en zoals vastgelegd in de notulen van bestuursvergaderingen. Aanstelling van werkgroepen en projectmedewerkers 02-9 werkgroepen Het bestuur is verantwoordelijk voor de aanstelling van een eventuele werkgroep. De werkgroep is verantwoordelijk voor de aanstelling van thema- en (project)medewerkers e.d. al dan niet binnen een activiteitencommissie. De werkgroep zal projectmatig aan de slag dienen te gaan. Afspraken worden vooraf in een (project)plan aangedragen en gezamenlijk met bestuur bekrachtigd. 02-10 aanstelling a. Het bestuur is gemachtigd de voorzitter of andere bestuursleden voor (on)bepaalde tijd aan te stellen. b. Maximaal alle bestuursleden kunnen voor een onbepaalde periode achtereen een aanstelling ontvangen. c. Bestuursleden blijven,voor zolang er geen tegenkandidaten zijn zittend, indien zij zelf niet het besluit genomen hebben te willen aftreden d. Werkgroepvrijwilligers worden aangesteld op basis van een bepaalde termijn die in principe de projectperiode(n) van het(de) project(en) waarvoor zij zijn aangesteld niet overschrijdt. Indien zij bestuurders zijn, treden tevens de bepalingen onder a en b hierboven in werking. Bestuursvergaderingen 02-11 Oproeping tot vergaderingen a. De oproeping tot de vergaderingen geschiedt door de voorzitter of de secretaris en dient ten minste zes dagen vóór de zitting aan de effectieve vrijwilligers van het bestuur en eventuele geïnviteerden toe te komen. b. De oproepingen worden schriftelijk/ digitaal aan de betrokkenen bezorgd. c. Agendastukken en agendapunten dienen minimum 3 dagen voor de vergadering overhandigd of bezorgd te worden. d. Het bestuur vergadert zo dikwijls de voorzitter of een bestuurslid dit wenselijk acht. Pagina 6 van 13
02-12 Leiding vergadering De vergaderingen worden geleid door de voorzitter of bij diens ontstentenis of afwezigheid door de secretaris, met dien verstande dat in geval van ook diens ontstentenis of afwezigheid de vergadering zelf in haar leiding voorziet. 02-13 Het stemmen over zaken a. Stemmen over zaken geschiedt zoals bepaald in de statuten en volgens onderstaande bepalingen. b. Het stemmen over zaken geschiedt bij afroep dan wel bij handopsteken. c. De meerderheid der uitgebrachte stemmen beslist, waarbij onthouding van stemmen wordt beschouwd als het niet uitbrengen van een stem. d. Indien de stemmen staken is het voorstel verworpen. e. Elk lid van het bestuur heeft één stem. 02-14 Besluiten zonder vergaderen Het bestuur kan ook besluiten zonder een vergadering te houden, met dien verstande dat dan een besluit alleen wordt geacht te zijn genomen, indien alle vrijwilligers van het bestuur zich aantoonbaar, bijvoorbeeld in correspondentie voor het voorstel hebben uitgesproken. Zulke besluiten worden aan de notulen toegevoegd. 02-15 Geïnviteerden a. Het bestuur kan besluiten om al dan niet met betrekking tot bepaalde agendapunten personen te inviteren voor de bestuursvergadering, bijvoorbeeld als deskundige of als projectleider, en advies uit te brengen. b. Elk bestuurslid kan zonder formaliteiten deskundigen uitnodigen op (voorbereidende) vergaderingen. c. Het bestuur kan de geïnviteerde verzoeken advies uit te brengen, maar indien gestemd wordt over zaken of agendapunten kan de geïnviteerde geen stem uit brengen, noch verplicht het bestuur zich dit advies over te nemen in haar besluit. Pagina 7 van 13
02-16 Notulen a. De secretaris is verantwoordelijk voor een ordentelijke archivering van de notulen. b. Notulen worden opgemaakt door de secretaris of andere bestuursleden. In overleg wordt een notulist aangewezen. c. De notulen moeten bevatten: de namen der aanwezige vrijwilligers; de agendapunten, vergaderstukken en andere bespreeknotities; verslag van de genomen besluiten; verslag van gedane voorstellen; verslag van uitgebracht advies door geïnviteerde. d. De notulen van de vergadering worden op de eerstvolgende vergadering ter goedkeuring voorgelegd. Desgevallend laat de voorzitter of secretaris (de notulist) de nodige opmerkingen of wijzigingen aan het verslag aanbrengen of in het volgend verslag opnemen. e. De notulen worden door de secretaris en, indien gewenst, de voorzitter ondertekend. 02-17 Ter kennisgeving van besluiten De notulen en vergaderstukken, hoewel openbaar, worden alleen op verzoek aan derden of (project)medewerkers overhandigd. Indien gewenst worden derden of projectmedewerkers mondelijk of via memo s en dergelijke over voor hun relevante besluiten ingelicht. Kosten van het bestuur 02-18 Vergoeding Bestuursleden ontvangen alleen dan een vergoeding voor de door hen ten bate van de stichting of een project in redelijkheid gemaakte kosten in overleg met de voorzitter of penningmeester in principe voorafgaand aan het maken van de feitelijke uitgave. Indien deze kosten worden gemaakt door de voorzitter, zal deze overleg plegen met de penningmeester en vice versa. 02-19 Representatie Representatiekosten (inclusief uitgaven voor geschenken) gemaakt door bestuursleden worden in principe niet vergoedt, tenzij vooraf overeengekomen met de voorzitter of penningmeester. Indien deze kosten worden gemaakt door de voorzitter, zal deze overleg plegen met de penningmeester en vice versa. Pagina 8 van 13
03 -- FINANCIEEL BEHEER 03-1 Kascontrole De stichting functioneert met Kascontrolecommissie. Aan het eind van het jaar/ begin van het nieuwe jaar controleren deze, samen met de penningmeester, gezamenlijk de kas. De kascommissie wordt samengesteld uit 2 vrijwillig aangemelde vrijilligers, één ervan zittend uit de kascommissie van voorgaand jaar. Een kascommissie inzittende mag maximaal 2 jaar zitting hebben. 03-2 Perioden Minstens eenmaal per jaar dient er een kascontrole te worden gehouden door de penningmeester en voorzitter in samenwerking met de betrokken (project)medewerkers over de besteding van de financiën. 03-3 Boekjaar Het boekjaar binnen de stichting loopt van 1 januari tot en met 31 december. 03-4 Bepalingen Het bestuur van de stichting is gehouden aan de bepalingen onder Kosten van het bestuur (punt 02-17 en 02-18). 03-5 Financiële rapportage Het bestuur en projectmedewerkers verzorgen de financiële projectrapportage aan de voorzitter en de penningmeester. In overleg wordt de rapportage zonodig uitgebreid en gecorrigeerd, en vervolgens ter goedkeuring aangeboden aan het bestuur. 03-6 Onafhankelijke accountant Indien niet vereist door de subsidiegever(s), maar wel gewenst en mogelijk geacht door het bestuur nodigt deze een onafhankelijke accountant uit om een controle op de (project)administratie uit te voeren en daarvoor een verklaring af te geven. 03-7 Ontbinding In geval van ontbinding van de stichting wordt de bestemming van het batig saldo van de stichting vastgesteld door het bestuur. Inzake de collectie dient nader bepaald te worden wat daarmee wordt gedaan. Pagina 9 van 13
04 --VERSLAGLEGGING PROJECTEN & JAAROVERZICHT Projectverslagen 04-1 Rapportages Het bestuur en projectmedewerkers verzorgen de financiële en narratieve projectrapportage aan respectievelijk de voorzitter en de penningmeester en de voorzitter en de secretaris. In overleg wordt de rapportage zonodig uitgebreid en gecorrigeerd, en vervolgens ter goedkeuring aangeboden aan het bestuur. 04-2 Verslag De stichting brengt een narratief en financieel verslag uit van ieder project dat door de stichting is uitgevoerd- ook als dit niet vereist is door de subsidiegever(s). Jaarverslagen 04-3 Samenstelling De secretaris, penningmeester en voorzitter verzorgen de samenstelling van het jaarverslag. Hierbij richt de secretaris zich op de narratieve verslaglegging en de penningmeester op de financiële verslaglegging. 04-4 Audit Zelfs als de financiën het toelaten, d.w.z. indien er voldoende overhead, apparaatskosten of eigen vermogen is, laat de penningmeester geen financiële audit uitvoeren door een onafhankelijke accountant. Deze controle zal alleen plaatsvinden inden de betrokkenen bij de jaarvergadering hierom vragen. 04-5 Jaarverslag Het jaarverslag kan na goedkeuring door het bestuur in de openbaarheid gebracht worden. Pagina 10 van 13
05 -- WIJZIGING VAN HET HUISHOUDELIJK REGLEMENT 05-1 Wijzigingen in het reglement Wijzigingen in dit reglement kunnen slechts worden aangebracht indien zij in een bestuursvergadering met minstens twee derde van de geldige uitgebrachte stemmen zijn aangenomen en twee derde van de bestuurders aanwezig is. 05-2 Bepalingen De bepalingen in dit reglement worden (jaarlijks) opnieuw beoordeeld tegen het licht van de belangrijkste beleidlijnen die de stichting uiteenzet in haar jaarverslag. Indien nodig worden wijzigingen en toevoegingen onder de bij bepaling 05-1 genoemde voorwaarden doorgevoerd. Pagina 11 van 13
06 -- ONVOORZIENE GEVALLEN 06-1 Beslissing In alle gevallen waarin dit huishoudelijk reglement niet voorziet beslist het bestuur. Pagina 12 van 13
07 -- GOEDKEURING Goedgekeurd door het bestuur van Stichting Biberbunker in de bestuursvergadering van xxxxxxxxxx te.oostvoorne. Secretaris B. Zuidgeest voorzitter C.Geluk Pagina 13 van 13