Huishoudelijkreglement ScoutingSintOswaldus Zeddam
1,mei,2015 Voorwoord DezeversievanhethuishoudelijkreglementisvastgestelddoorhetbestuurvanScoutingSint OswaldusteZeddam,metgoedkeuringvandegroepsraadop28mei2015.Het huishoudelijk reglementscoutingsintoswalduszeddam iseenaanvullingophet LandelijkHuishoudelijk reglement,zoalsbepaaldinartikel16vande Aktevanoprichting van11februari2008(opgesteld doorveldhuizenbeensvandecastelnotarissen). Hethuishoudelijkreglementwordtelketweejaaropnieuwvastgesteld.Besluitendietussendoor doordegroepsraadwordengenomenzijnperdirectvankracht,ookalszenognietinhetreglement zijnopgenomen.denotulenvandegroepsraadzijnindatgevalleidend. HethuishoudelijkreglementisteraadplegenopdewebsitevanScoutingSintOswaldusteZeddam. Ziehiervoorwww.scoutingzeddam.nl>menu>informatie>huishoudelijkreglement. Voorverwijzingennaarhet Landelijkhuishoudelijkreglement wordtverwezennaardewebsitevan ScoutingNederland.Ziehiervoorwww.scouting.nl>loginopMijnScouting>Bestuur&organisatie> OrganisatieScoutingNederland. BestuurenkaderledenScoutingSintOswaldus 2
1,mei,2015 1 Degroepsraad...6 1.1 Algemenebepalingen...6 1.2 SamenstellinggroepsraadScoutingSintOswaldus...6 1.3 Functie...6 1.4 Verantwoordelijkhedenentaken...6 1.5 Vergaderingen...7 1.6 Inleverenagendapunten...7 1.7 Besluitvorming...7 1.8 Takenenverantwoordelijkhedenblokhutbeheerder...7 1.9 Takenenverantwoordelijkhedenblokhutverhuurder...8 1.10 Takenenverantwoordelijkhedenmateriaalbeheerder...8 1.11 Takenenverantwoordelijkhedenactiviteitenbegeleider...8 1.12 Takenenverantwoordelijkhedenouderafgevaardigde...9 1.13 Takenenverantwoordelijkhedenwebbeheerder...9 1.14 Takenenverantwoordelijkhedenambassadeur...9 1.15 Takenenverantwoordelijkhedenpraktijkbegeleider.9 1.16 TakenenverantwoordelijkhedenPR]team...10 1.17 Takenenverantwoordelijkhedenvertrouwenspersoon. 10 2 Hetgroepsbestuur 2.1 Algemenebepalingen.11 2.2 SamenstellinggroepsbestuurScoutingSintOswaldus...11 2.3 Benoemingvanledenvanhetgroepsbestuur...11 2.4 Aftredenvanledenvanhetgroepsbestuur...11 2.5 Vergaderingengroepsbestuur...12 2.6 Boekjaar,rekeningenverantwoording...12 2.7 Verantwoordelijkhedenentaken...12 2.8 Takenvoorzitter...13 2.9 Takensecretaris...13 2.10 Takenpenningmeester...13 2.11 Takengroepsbegeleider...14 2.12 Overigetakenvanhetgroepsbestuur...15 3
1,mei,2015 3 Teamvanleidinggevenden...16 3.1 Algemenebepalingen...16 3.2 Verantwoordelijkhedenentaken...16 3.3 Leeftijdenenaantallenvanhetteamvanleidinggevenden...16 3.4 Takenteamleider...17 3.5 Takenteamvanleidinggevenden...17 3.6 Nieuweleiding...17 3.7 Vergaderingen...17 4 DeSpeltakken...18 4.1 Bevers...18 4.2 Welpen...18 4.3 Scouts...18 4.4 Explorers...18 4.5 Plusscouts...18 4.6 Klusstam...18 4.7 Grimeerstam...18 5 Besluiten,proceduresenwerkwijzen...19 5.1 Algemeen...19 5.2 Bekendmakingen...19 5.3 Inleverenspeltakkasboeken...19 5.4 Kascontrole...19 5.5 Hethoudenvanacties...19 5.6 Aan]enafmeldenjeugdleden...20 5.7 Medischezorgjeugdleden...20 5.8 Cursussen...20 5.9 Bestedingsbevoegdheid...20 5.10 MankementenaandeBlokhut...20 5.11 Afval...21 5.12 OnderhoudenschoonmakenvandeBlokhut...21 5.13 Blokhutverhuur...21 5.14 VerklaringomtrenthetGedragNatuurlijkePersonen...22 4
1,mei,2015 6 Groepsvereniging...23 7 Deregio...23 8 Hetland...23 9 LidmaatschapvanScoutingNederland...23 10 Deskundigheid...23 11 Wetenbelofte...23 12 DeScoutingkleding...23 13 Waarderingstekens...23 14 Geschillen...24 15 Ongewenstgedrag...24 16 Bijlagen...25 16.1 Samenstellingbestuur,ouderafvaardigingenvertrouwenspersoon...26 16.2 Modelvergadervoorstel...27 16.3 ProcedurestemmenperSMS...28 16.4 Modelaanleverenledeninformatie...30 16.5 Aanmeldformulierenvoornieuwejeugdleden...31 16.6 Protocolinternetgebruik...40 16.7 ModelhuurvoorwaardenBlokhut...41 16.8 ModelhuurcontractBlokhut...42 16.9Bruikleensleutels...47 16.10OntruimingBlokhutbijbranden/ofcalamiteiten...48 16.11SocialMediaProtocol...55 5
1,mei,2015 1.Degroepsraad 1.1Algemenebepalingen Degroepsraadisdealgemeneledenvergaderingvoorallegroepszakenendraagtde verantwoordelijkheidvoordegoedegangvanzakenindegroep.indegroepsraad,alshoogste orgaanvandegroep,wordenallebesluitengenomenaangaandehetgroepsbeleid. 1.2SamenstellinggroepsraadScoutingSintOswaldus 1.2.1 Degroepsraadbestaatuit: a. Alleledenvanhetgroepsbestuur b. Deleidinggevendenvandespeltakken,diewordenvertegenwoordigddoordeteamleider.Bij afwezigheidvandeteamleiderzaldezezorgdragenvooreenandereafgevaardigdevanuithet leidingteam. c. Deoverigepersonendieeenfunctiebinnendegroepsverenigingvervullen. d. Eénouderafgevaardigdeperspeltak,meteenminimumvantwee. Verdergeldtdat: 1.2.2 AlleledenvandegroepsraadmoetenlidzijnvanScoutingNederland. 1.2.3 Alleledenvandegroepsraadmoetenvoldoenaandeeisenbetreffende Verklaringomtrent Gedrag,beschrevenonderartikel5.14. 1.3 Functie 1.3.1 Hetbepalenvanhetbeleidvandegroep,binnenhetdoordeverenigingterzake vastgestelde,enhetcontrolerenvandeuitvoeringvandatbeleid. 1.3.2 Hetvaststellenvandesamenstellingenhetbenoemenvandeledenvanhetgroepsbestuur, teamleidersenanderefunctiesbinnendegroep. 1.3.3 HetonderhoudenvandekontaktenmetderegioendeanderegeledingenbinnenScouting Nederland. 1.4 Verantwoordelijkhedenentaken 1.4.1Uitdefunctie,beschrevenonderartikel1.3,vloeienondermeerdevolgendetakenvoort: a. Hetcoördinerenvandeactiviteitenvandetotdegroepbehorendespeleenheden. b. Degekozenlevensbeschouwelijkesignatuurvandegroepuitdragen. c. Hetbepalenvandestandpuntent.a.v.nieuwevoorstellenoverhetspelaanbod. d. Hetbesprekenvandeagenda'svanhetregio]overlegenhetbenoemenvantweeafgevaardigden naarhetregio]overleg. e. Hetonderhoudenvandekontaktenmetdeouders. f. Hetcontrolerenengoedkeurenvaneenmeerjarenplan,eenjaarplanevenalseenfinancieel verslag. g. Hetbenoemenvandeteamleidervanelkespeleenheidindegroep,nadathetdesbetreffende teamvanleidinggevendenhierovergehoordis. 6
1,mei,2015 1.5 Vergaderingen 1.5.1 Degroepsraadvergaderttenminsteéénmaalindetweemaanden. 1.5.2 Hetgroepsbestuurmoetbovendieneengroepsraaduitschrijvenalstenminsteééntiende vandeledenvandegroepsraadhieromvraagt. 1.5.3 Minimaaltweeopkomstenvoordegroepsraadverstuurthetgroepsbestuurdeagendanaar alleledenvandegroepsraad. 1.5.4 Ledenvanhetregiobestuurenhetlandelijkbestuurkunnentoegangkrijgentotde groepsraad,mitszijhunbezoektevorenaankondigen.zijhebbenspreekrecht. 1.5.5 Denotulenbevathetverslagvandegroepsraad,dezewordtuiterlijktweewekennade groepsraadnaaralleaanwezigenenledenvandegroepsraadverzonden. 1.6 Inleverenagendapunten 1.6.1 Deagendapuntenmoeten14dagenvóórdevergaderingbijdegroepssecretariszijn ingeleverd. 1.6.2 Inleverenvanagendapuntengeschiedtviae]mail. 1.6.3 Indienpuntenofstukkenlateraangeleverdwordenzullendezebehandeldwordenals ingekomenstuk.alshetvanbelangisdezeindevergaderingtebespreken,wordende stukkennagezondenentoegelichtopdevergaderingdoordeinzenderofde vertegenwoordiger. 1.6.4 Hetindienenvanagendapuntengeschiedtmiddelseenvastconcept vergadervoorstel.zie voorditconceptbijlage16.2. 1.7 Besluitvorming 1.7.1 Tenzijuitdrukkelijkandersisbepaald,wordenbesluitenbinnendegroepsraadgenomenmet eenmeerderheidvangeldiguitgebrachtestemmen. 1.7.2 ElkkaderlidbinnenScoutingSintOswaldusheeftéénstem. 1.7.3 Blancostemmentellennietmeeterbepalingvandeuitslagvandestemming. 1.7.4 Overpersonenwordtschriftelijkgestemd. 1.7.5 Stemmenpervolmachtisniettoegestaan. 1.7.6 Inaanvullingoplaatstgenoemdpuntkanergebruikgemaaktwordenvanalternatieve manierenvanstemmen,hiervoorisgoedkeuringnoodzakelijkvandegroepsraad.zievoor eenconcept stemmenpersms bijlage16.3. 1.7.7 Belangrijkebesluiten(zoalsdebenoemingvannieuwebestuursleden,enandersbepaald binnendegroepsraad)wordengenomenineengroepsraadwaarbijtenminstedehelftvan hetaantalkaderledenaanwezigis/eenstemkanuitbrengen. 1.8 Takenenverantwoordelijkhedenblokhutbeheerder Debeheerderisverantwoordelijkvoorbeheerenonderhoud.Ditgebeurtinsamenwerkingmetde klusstameneventueleanderevrijwilligersenexternebedrijven,diehettechnischonderhoudvoor hunrekeningnemen.onderhetbeheervallenookdecontrolevandevasteehbo]middelen,het jaarlijkslatencontrolerenvandebrandblusmiddelen,controleenzorgdragenvandeafvoervan afvalstromenenhetjaarlijkslatenvegenvandeschoorsteen.indeartikelenhieronderishet bovenstaandeopgesomd. 7
1,mei,2015 1.8.1 Beheertdeblokhutenomliggendterrein. 1.8.2 Eersteaanspreekpuntvoorbeheerenonderhoudvandeblokhut,deinventarisenomliggend terrein. 1.8.3 Inventariseerteninitieertonderhoudswerkzaamhedenenlichtzijnbevindingentoebijde groepsraad. 1.8.4 Houdttoezichtoponderhoudswerkzaamhedenenvernieuwingen. 1.8.5 Draagtzorgvoordefinanciëleboekhoudingvanhetbeheervandeblokhut Naastdebovengenoemdepuntenisdebeheerderverantwoordelijkvoorhetaanvragenvande volgendevergunning:kampvuurvergunning,kampeervergunning,gebruikersvergunningen incidentelevergunningendienoodzakelijkkunnenzijnvooractiviteitenindeblokhutofhet buitenterreineromheen.debeheerdermaaktbijvoorkeurgebruikvanhet Accommodatieboek diedoorscoutingnederlandbeschikbaarisgesteld. 1.9 Takenenverantwoordelijkhedenblokhutverhuurder Deverhuurderisverantwoordelijkvoordeverhuurvandeblokhutinclusiefhetterrein.Puntsgewijs zijndetakenenverantwoordelijkhedenvandeblokhutverhuurderalsvolgt: 1.9.1 Verhuurvandeblokhutvindtplaatsbuitendeopkomsttijden(ziehoofdstuk4)enindedoor degroepsraadvastgesteldevakantieperioden. 1.9.2 Bijhoudenvandeverhuuragenda,contractenenfinanciëleafhandeling. 1.9.3 Verantwoordelijkvoorhetcontactmetdehuurder. 1.9.4 Verantwoordelijkvoorcontroleopoverlastencontacthierovermetdebuurt. 1.9.5 Verantwoordelijkvoordebegin]eneindcontrolebijverhuur. 1.10Takenenverantwoordelijkhedenmateriaalbeheerder Debeheerderisverantwoordelijkvoorbeheerenonderhoudvanhetmateriaal.Ditgebeurtin samenwerkingmetdeklusstameneventueleanderevrijwilligersenexternebedrijven,diehet technischonderhoudvoorhunrekeningnemen.gebruikvanmaterialendoordespeltakkendientin overlegtegaanmetdebeheerder.hetonderhoudvandegroepstenten,deaanhangersende inventarisvandeblokhutvallennietonderdeverantwoordelijkheidvandemateriaalbeheerder. Puntsgewijszijndetakenenverantwoordelijkhedenvandematerieelbeheerderalsvolgt: 1.10.1 Beheervandematerialen. 1.10.2 Eersteaanspreekpuntvoorbeheerenonderhoudvanmaterialen. 1.10.3 Inventariseerteninitieertonderhoudswerkzaamhedenenlichtzijnbevindingentoebijde groepsraad. 1.10.4 Houdttoezichtoponderhoudswerkzaamhedenenvernieuwingen. 1.10.5 Draagtzorgvoordefinanciëleboekhoudingvanhetmateriaalbeheer. 1.11 Takenenverantwoordelijkhedenactiviteitenbegeleider Deactiviteitenbegeleiderhoudteenagendabijvanallegroepsactiviteitenenisverantwoordelijk voorhetverzamelenvandraaiboekenvanactiviteiten,controleopdeuitvoeringervanenis verantwoordelijkvoorhetbijhoudenvandedraaiboeken.eengroepsactiviteitbestaatuiteen activiteitdieeenspeltakoverstijgt.puntsgewijszijndeverantwoordelijkhedenvande activiteitenbegeleidsteralsvolgt: 8
1,mei,2015 1.11.1 Verantwoordelijkvoorhetbijhoudenvandeagendavangroepsactiviteiten. 1.11.2 Verantwoordelijkvoorhetverzamelenvandraaiboekeneninitiërenvanupdates. 1.11.3 Verantwoordelijkvoordecontroleopdeuitvoeringvanhetdraaiboekbijgroepsactiviteiten. Daarnaastkandeactiviteitenbegeleideralscoördinatoroptredenvoor'PublicRelations',wervingen beheervansponsorrelatiesenvoorondersteuningbijhetopzettenenuitvoerenvangrote groepsactiviteiten. 1.12 Takenenverantwoordelijkhedenouderafgevaardigde Deouderafgevaardigdeisdecontactpersoonvooroudersdievragenofopmerkingenhebbenover hetfunctionerenvanscoutinggroepst.oswaldus.dithoudtindatdeouderafgevaardigde verantwoordelijkisvoorhetcontactmetdeoudersvandeledendiezijvertegenwoordigen.hijofzij lichtzijnofhaarbevindingentoeindegroepsraad. 1.13 Takenenverantwoordelijkhedenwebbeheerder Dewebbeheerderisverantwoordelijkvoorhete]mailadressenbestandendeinternetsitevanonze groepenregeltdetoegangtotdezesitevoorhaarleden.puntsgewijszijndetakenen verantwoordelijkhedenvandewebbeheerderalsvolgt: 1.13.1 VerantwoordelijkvoorhetbeherenvandeinternetsitevanScoutingSintOswaldus. 1.13.2 Onderhoudtenbeheerthetbestandvandee]mailadressenvanallebestuursleden, kaderledenenalleanderendieeenfunctiehebbenbinnenscoutingsintoswaldus. 1.14 Takenenverantwoordelijkhedenambassadeur Eenambassadeuriseentijdelijkefunctiediealsafgevaardigdevanonzegroep,bijgrote evenementenvanuitscoutingnederlandwordtbetrokken.eenambassadeurinformeertde groepsraadoverdeevenementenenenthousiasmeertdegroepvoordegeplandeactiviteiten.als eenambassadeurgevraagdwordt,zaldezedoordegroepsraadwordenvoorgedragen.puntsgewijs zijndetakenenverantwoordelijkhedenvandeambassadeuralsvolgt: 1.14.1 Contactpersoonvanuitdegroepnaarhetregionaal/landelijkevenementenviceversa. 1.14.2 Aanwezigheidtijdensbijeenkomstenvoorambassadeursenvoordeevenementenwelke georganiseerdworden. 1.14.3 Enthousiasmerenvandegroepvoordegeplandeactiviteiten 1.15 TakenenverantwoordelijkhedenPraktijkbegeleider Depraktijkbegeleiderondersteuntindividueleleidinggevendenenhetleidingteambijhetverwerven vanpersoonlijkeenteamkwalificatiesengebruiktdaarvoordebinnendeskundigheidontwikkelde instrumenten.depraktijkbegeleiderstimuleertdedeskundigheidsbevordering(trainingen opleiding).depraktijkbegeleiderwordtinfunctiebenoemddoordegroepsraadenvoldoetaanhet voorhem/haargeldendefunctiekwalificatiprofiel.puntsgewijszijndetakenen verantwoordelijkhedenvandepraktijkbegeleideralsvolgt: 9
1,mei,2015 1.15.1 Hetstimulerentotdeelnameaantrainings]envormingscursussen,diedoorderegiogegeven worden. 1.15.2 Verantwoordelijkvoorhetondersteunenvanindividueleleidinggevendenenhetleidingteam bijhetverwervenvanpersoonlijkeenteamkwalificaties. 1.16 TakenenverantwoordelijkhedenPRNteam HetPR]teamheeftalstaakomnieuwsenactualiteitennamensdevereniginguittedragenviadirect mailensocialmedia,hetvergrotenvandeherkenbaarheidvanscoutingst.oswalduszeddamen adviesuittebrengenaandespeltakkenenhetbestuurophetgebiedvanpublicrelations.hetteam draagtdeverantwoordelijkheiddatditopeenuniformeenprofessionelewijzegebeurtwatonder meerisvastgelegdinhetsocial]mediaprotocol(bijlage16.11) HetPR]Teambestaat(bijvoorkeur)uiteenafvaardigingvanallespeltakkeneneenouder/verzorger (contactpersooncommunicatie)vaneenjeugdlid.hetpr]teamsignaleertzelfstandigonderwerpen en/ofaandachtspuntendieaandachtverdienenvandeledenenhunouders/verzorgers.tevens werkthetteaminopdrachtvandespeltakkenenhetbestuur. Tijdensdegroepsraadwordtfeedbackaandespeltakkenenhetbestuurgevraagdenworden onderwerpenbesprokendiedoorhetpr]teammoetenwordenopgepakt.puntsgewijszijndetaken enverantwoordelijkhedenvanhetpr]teamalsvolgt: 1.16.1 Verantwoordelijkvoorhetuitdragenvannieuwsenactualiteitenviadirectmailensocial media 1.16.2 Vergrotenvandeherkenbaarheidvandevereniging 1.16.3 Uitbrengenvanadviesaanspeltakkenenbestuurophetgebiedvanpublicrelations 1.16.4 Verantwoordelijkvooruniformeenprofessionelewerkwijze 1.16.5 Decontactpersooncommunicatieisverantwoordelijkvoorhetaansturenvanhetteamdat zorgtvoorinterneenexternecommunicatievandeeigenscoutinggroep. 1.17 Takenenverantwoordelijkhedenvertrouwenspersoon Devertrouwenspersoonfunctioneertalsaanspreekpuntbij(vermoedensvan)ongewenstgedragals degenediehiermeegeconfronteerdwordtditnietwilofkanbesprekenmetdeleidingofhet bestuur.datkunneno.a.zakenzijnrondompesten,alcohol,drugs,geweldofongewenste intimiteiten. Devertrouwenspersoonzorgtvoordeeersteopvangenbegeleidingvandegenediemetdergelijk gedragisgeconfronteerdenzoektsamenmetdehulpvragernaareenoplossingenbegeleidtde hulpvragerdaarin.devertrouwenspersoonheefteengeheimhoudingsplicht,datbetekentdatalleen metuitdrukkelijketoestemmingvandebetrokkeneinformatieaananderengegevenwordt. 10
1,mei,2015 2 Hetgroepsbestuur 2.1Algemenebepalingen 2.1.1 Hetbestuurvandegroepsverenigingwordtgevormddoorhetgroepsbestuur. 2.1.2 AlleledenvanhetgroepsbestuurmoetlidzijnvanScoutingNederland. 2.1.3 Tenminstedehelftvandeledenvanhetgroepsbestuur,onderwiedevoorzitter,moet21 jaarofouderzijn. 2.1.4 Deminimumleeftijdvandeoverigebestuursledenis18jaar. 2.1.5 Alleledenvanhetgroepsbestuurmoetenvoldoenaandeeisenbetreffende Verklaring omtrentgedrag,beschrevenonderartikel5.14. 2.2 SamenstellinggroepsbestuurScoutingSintOswaldus 2.2.1 Hetgroepsbestuurbestaatuittenminste4personen,onderwieinelkgeval: a. groepsvoorzitter b. groepssecretaris c. groepspenningmeester d. groepsbegeleider 2.2.2 Hetgroepsbestuurkanaangevuldwordenmetmaximaal2algemeenbestuursleden. 2.2.3 Desamenstellingmoetgemengdzijn,watbetreftgeslacht. 2.2.4 Bijlage16.1bevatdehuidigebezettingvanhetgroepsbestuur. 2.3 Benoemingvanledenvanhetgroepsbestuur 2.3.1 Alleledenvanhetgroepsbestuurwordendoordegroepsraadvooreenperiodevandriejaar gekozen. 2.3.2 Herbenoemingismogelijk,meteenmaximaleaaneengeslotenzittingsperiodevannegen jaar. 2.3.3 Degroepsvoorzitter,groepssecretaris,groepspenningmeesterengroepsbegeleiderworden infunctiebenoemd. 2.3.4 Ledenvandegroepsraadkunnenzelfpersonenterverkiezingtotgroepsbestuurslidaande overigeledenvandegroepsraadvoordragen. 2.3.5 Defunctiesvangroepsvoorzitterengroepsbegeleiderkunnennietwordtgecombineerdmet defunctievanleidinggevende. 2.3.6 Groepsbestuursledendienenuitverschillendespeleenhedentekomen,wanneerzijtevens leidinggevendezijn. 2.4 Aftredenvanledenvanhetgroepsbestuur 2.4.1 Hetgroepsbestuurstelteenroostervanaftredenop. 2.4.2 Elkjaartreedtcircaeenderdevandeledenvanhetgroepsbestuurafvolgenshetrooster. 2.4.3 Indieneenbestuurslidaftreedtvóórheteindevandetermijnwaarvoorhijgekozenwas, wordtdoortussentijdseverkiezinginzijnvervangingvoorzien. 2.4.4 Degenedietussentijdswordtbenoemdneemtophetroostervanaftredendeplaatsvande voorgangerin. 11
1,mei,2015 2.5 Vergaderingengroepsbestuur Hetgroepsbestuurregeltzijneigenvergaderingenendeverslaglegginghiervan.Hierbijwordende volgendepunteninachtgenomen: 2.5.2 Hetgroepsbestuurvergadertafzonderlijkvandegroepsraadeenkeerpertweemaanden, circa3wekenvoordegroepsraad. 2.5.2 Hetminimumaantalvergaderingenisvierkeerperjaar. 2.6 Boekjaar,rekeningenverantwoording 2.6.1 Hetboekjaarvandegroepsverenigingisgelijkaanhetkalenderjaar.Jaarlijksineenvande vergaderingenvandegroepsraad,tehoudenvoorheteindvandemaandjuni,brengthet groepsbestuurzijnjaarverslaguitoverdegangvanzakenindeverenigingenoverhet gevoerdebeleid.degroepsraadkandetermijnverlengenmetzes(6)maanden. 2.6.2 Hetbestuurlegthetfinanciëlejaarverslag,debalansendestaatvanbatenenlasten,met eentoelichtingtergoedkeuringaandegroepsraadover. 2.6.3 Goedkeuringdoordegroepsraadvandebalansendestaatvanbatenenlastenstrekthet groepsbestuurtotdécharge. 2.6.4 Tervaststellingvandegetrouwheidvandestukkenbedoeldinlid2.6.2vanditartikel benoemtdegroepsraadjaarlijkseenkascommissieconformartikel5.4. 2.6.5 Hetgroepsbestuurisverplichtaandekascommissietenbehoevevanhaaronderzoekalle doorhaargevraagdeinlichtingenteverschaffen,haardesgewenstdekasendewaardente toneneninzageindeboekenenbescheidenvandegroepsverenigingtegeven. 2.6.6 Dekascommissieonderzoektdeinlid2.6.2enlid2.6.5vanditartikelbedoeldestukken.De kascommissiebrengtaandegroepsraadverslagvanhaarbevindingenuit. 2.6.7 Elkjaarnietlaterdanéén(1)maandvoorheteindevanhetboekjaarlegthetgroepsbestuur eenbegrotingvoorhetkomendeboekjaartervaststellingvooraandegroepsraad. 2.6.8 Hetgroepsbestuurisverplichtvandetoestandvandegroepsverenigingzodanige aantekeningentehouden,datdaaruitteallentijdederechtenenverplichtingenworden gekend. 2.6.9 Hetgroepsbestuurisverplichtdehiervoorgenoemdebescheidengedurendedewettelijk voorgeschreventermijntebewaren. 2.7 Verantwoordelijkhedenentaken 2.7.1 Hetzorgdragenvoorhetrealiserenvandedoelstellingbinnendegroep. 2.7.2 Hetvoorbereidenenuitvoerenvanhetbeleidvandegroep. 2.7.3 Hetvoorbereidenenbijeenroepenvandegroepsraadendezealleinformatieverschaffen, dienodigisvoorhetvaststellenencontroleren,evenalshetuitvoerenvanhetvastgestelde beleidbinnendegroep. 2.7.4 Hetverzorgenvanderepresentatievandegroep. 2.7.5 Hetbevorderenenbewakenvandekwaliteitvandeleidingvandegroep,naarhet kwalificatieniveauwelkeisvastgestelddoorscoutingnederland. 2.7.6 Hetcoördinerenvandeactiviteitenvanalleonderdelenbinnendegroep. 2.7.7 Hetverzorgenvandegroepsbegeleidingviadegroepsbegeleider. 2.7.8 Hetbehartigenvandedagelijksegangvanzaken. 12
1,mei,2015 2.8 Takenvoorzitter Devoorzitterleidtdetakenenwerkzaamhedenvanhetbestuurenzitdebestuursvergaderingenen groepsradenvoor.hijmotiveert,inspireertenbemiddeltbijknelpunten.hijziettoeophandhaving vandestatuten,hethuishoudelijkreglementendegemaakteafsprakenenhijvertegenwoordigtde groepnaarbuiten.indeartikelenhieronderishetbovenstaandeopgesomd. 2.8.1 Belegtenleidtallebestuursvergaderingen. 2.8.2 Belegtenleidtdegroepsraad. 2.8.3 Houdttoezichtopdealgemenezakenindegroep. 2.8.4 Houdtzichgeregeldopdehoogtevandewerkzaamhedenvandeeventuelekommissies. 2.8.5 Draagtzorgvoordeaanvragen verklaringomtrenthetgedrag. 2.8.6 Vertegenwoordigtdegroepnaarbuiten. 2.9 Takensecretaris Desecretarisisbelastmetdeleidingvanhetsecretariaat.Desecretarisnotuleertde bestuursvergaderingenenzorgtdatdeledenvanbestuurengroepsraadtijdigdebenodigdestukken voordevergaderingenontvangen.ookzorgtdesecretarisvoorhetnotulerenenvastleggenvande besluitenvandegroepsraad.verderdraagtdesecretariszorgvoordeinterneenexterne correspondentie(vooralvoorvergunningenenverzekeringen)enisverantwoordelijkvoorhet verzamelenenbeheervandebelangrijkedocumentenenarchievenvandegroep.desecretaris beheertenmuteertgegevensvanledenindeledenadministratievandegroep.enis,in samenwerkingmetdepenningmeester,tevensverantwoordelijkvoorhetbeheervande ledenadministratievandegroep.indeartikelenhieronderishetbovenstaandeopgesomd. 2.9.1 Hetvoorbereidenenoproepenvandevergaderingen. 2.9.2 Deoproepingendienenvergezeldtegaanvaneenagenda,waarindetebehandelenpunten naarbehoefteduidelijkwordentoegelichtenwel2wekenvantevorenaanwezigtezijnbijde speleenheden. 2.9.3 Hetnotulerenvanallevergaderingen. 2.9.4 Debriefwisselingenhetverzendenvanallestukken. 2.9.5 Hetbewarenvanalleingekomenstukkenenbelangrijkedocumenten. 2.9.6 Hetbijhoudenvaneengroepsadministratieeneengroepsarchief. 2.9.7 Hetaanleggenvaneenregister,inhoudendedenamenvankader]enjeugdleden,oudersen externedeskundigeninhetbestuur.ditwordtverwerktinhetscoutsonline(sol) programmavanscoutingnederland.deverwerkingenaanpassingenwordenverzorgddoor desol]contactpersoon.hierondervaltookhetzorgdragenvoormutaties. 2.10Takenpenningmeester Depenningmeesterisverantwoordelijkvoorhetfinanciëlebeheervandegroep.Hijdraagtzorgvoor decontributiebetalingenen]inningenvoertdaarvanboekhouding.hijhoudttoezichtopde administratievandegeldmiddelenvandespeltakken.hijsteltjaarlijksdebegrotingenhetfinancieel verslagop.hetfinancieelverslaglaatdepenningmeestercontrolerendoordekascommissie (conformartikel5.4).depenningmeesteroverlegtaansluitendhetgecontroleerdefinancieelverslag tergoedkeuringvooraandegroepsraad.debegrotingwordteveneensvastgesteldindegroepsraad. 13
1,mei,2015 Daarnaastisdepenningmeesterverantwoordelijkvoori)deaanvraagenhetinnenvandejaarlijkse contributieendegemeentelijkesubsidie,ii)hetbeherenvandeinkomstenuitactiesiii)hetbetalen vanfacturen,iv)hetbewakenvanliquidemiddelen,v)hettoewijzenvanbudgettenperspeltaken/of commissie(s)endezeuitkerenaandespeltakkenen/ofcommissie(s)nadatdevorigeperiode financieelisgoedgekeurdenvi)financieelbeheeroverhetmaterieel. Indeartikelenhieronderishetbovenstaandeopgesomd. 2.10.1 Draagtzorgvoordecontributie]inningenvandeledenendebijkomendeadministratie. 2.10.2 DraagtzorgvoordecontributiebetalingenaanScoutingNederlandenderegioende bijkomendeadministratie. 2.10.3 Isverantwoordelijkvoordeaanvraagenhetinnenvandegemeentelijkesubsidie. 2.10.4 Beheertdeinkomstenuitacties. 2.10.5 Beheertdeverenigingskasendegeldelijkeadministratievoordegroep. 2.10.6 ControleertdefinanciëleboekhoudingvandespeltakkenenverhuurvandeBlokhuten/of tenten,deverhuurkanuitbesteedwordenaaneenlidvandegroepsraad. 2.10.7 Steltjaarlijkseenfinancieeljaarverslagopenlaatdezecontrolerendoordekascommissie. 2.10.8 Legthetgecontroleerdefinanciëlejaarverslagtergoedkeuringvooraandegroepsraad. 2.10.9 Steltjaarlijkseengroepsbegrotingopenlegtdezetergoedkeuringvooraandegroepsraad 2.10.10Blijftverantwoordelijkvoorbovengenoemdetaken,totdatzijnopvolgerdeverenigingskas heeftovergenomen. 2.11Takengroepsbegeleider Degroepsbegeleiderbegeleidtdestafledenvandediversespeltakkeninhunfunctioneren.De groepsbegeleiderzorgtvoorwerving,juisteopvangenbegeleidingvannieuwestafleden.begeleidt bijeventuelegroepsproblemenenkanmogelijkeoplossingaandragen.kanbijeventuele conflictsituatiesalsraadgever/oplosserinspringen.indeartikelenhieronderishetbovenstaande opgesomd. 2.11.1 Degroepsbegeleidinggeschiedtbijvoorkeurdooréénpersoon.Inuitzonderingsgevallenkan degroepsbegeleidingdoorhetgehelegroepsbestuurwordenovergenomen. 2.11.2 Degroepsbegeleiderfunctioneertonderverantwoordelijkheidvanhetgroepsbestuur. 2.11.3 Hetalsteamdoenwerkenvandeleiding,zowelindeeigenspeleenheidalssamenmetde anderespeleenhedenbinnendegroep. 2.11.4 Hetzorgdragenvooreenjuisteopvangenbegeleidingvannieuwestafleden. Nieuwekaderledendienietvanuitdeeigengroepkomenkrijgeneenintroductie gesprek,naditintroductiegesprekzaldoorhetbestuureenvogaangevraagdworden. 2.11.5 Hetonderhoudenvanregelmatigekontaktenmetdespeladviseursenbesprekenvanonder meerdeervaringenvandedeelnemersaandecursussen. 2.11.6 Hetbevorderenvaneenregelmatigcontacttussenleidingenspeladviseurs. 2.11.7 Hetbemiddelenbijmeningsverschillen. 14
1,mei,2015 2.12Overigetakenvanhetgroepsbestuur 2.12.1 Hetopstellenvanjaarplan,evenalseenjaarverslag. 2.12.2 Hetdoenverzorgenvaneengoedecommunicatiebinnendegroep. 2.12.3 Hetstimulerenvandeteamleidersenbestuursleden,omdeeltenemenaanhetdoorhet regiobestuur,teorganiserenregio]overleg. 2.12.4 Hetzorgdragenen/ofstimulerenvooreendoeltreffendewervingvankaderleden. 2.12.5 Hetbevorderenvandeelnamevangroepsledenaanregioactiviteiten,respectievelijk regionaleactiviteiten. 15
1,mei,2015 3 Teamvanleidinggevenden 3.1Algemenebepalingen 3.1.1 Elkespeleenheidwordtbegeleiddooreenteamvanleidinggevenden. 3.1.2 Eenteamvanleidinggevendenbestaatuitéénteamleiderendeoverigeleidinggevendenbij despeleenheid. 3.1.3 Hetteamvanleidinggevendenbijeengemengdespeleenheidisgemengd.Binneneenniet gemengdespeleenheiddientinhetteamvanleidinggevendentenminsteeenmeerderheid vandezelfdesekseaanwezigtezijnalsdeseksevandejeugdleden. 3.1.4 Hetteamvanleidinggevendenbestaat,ongeachtdeverhoudingen,uitminimaaltwee leidinggevenden,waarvanminstensééngekwalificeerd.erwordtgestreefdnaareenzohoog mogelijkaantalleidinggevendenmeteenerkenning. 3.1.5 Alsdooromstandighedenenbijuitzonderinghetminimumaantalkaderledennietkan wordengehaald,kandebetreffendebijeenkomstalleendoorgaanbijaanwezigheidvanéén leidinggevendeentenminsteéénvolwassene. 3.1.6 Alleleidinggevendendienentevoldoenaandeeisenbetreffende Verklaringomtrent Gedrag,beschrevenonderartikel5.14. 3.2Verantwoordelijkhedenentaken Hetonderverantwoordelijkheidvanhetgroepsbestuurfunctionerendeteamvanleidinggevenden draagtinhetbijzonderzorgvoor: 3.2.1 DeuitvoeringvanhetScoutingspelindebetreffendespeleenheidvolgensdelandelijk opgestelderichtlijnen. 3.2.2 Hetonderhoudenvancontactenmetdeorganisatorenentrainersvandebetreffende leeftijdsgroepinderegio. 3.2.3 Hetvoldoenaandelandelijkgesteldekwaliteits]/kwalificatienormenvoorteamsvan leidinggevenden.dezekwaliteitsnormenzijnuitgewerktindeteamprofielen. 3.3Leeftijdenenaantallenvanhetteamvanleidinggevenden 3.3.1 Leidinggevendenbijbeverszijnvangemengdgeslacht: a. Vanafdeleeftijdvan17jaar. b. Voorteamleiding:vanafdeleeftijdvan21jaar. c. Idealiterper4beverséénleider. 3.3.2 Leidinggevendenbijwelpenzijnvangemengdgeslacht: a. Vanafdeleeftijdvan17jaar. b. Voorteamleiding:vanafdeleeftijdvan21jaar. c. Idealiterper6welpenéénleider. 3.3.3 Leidinggevendenbijscoutszijnvangemengdgeslacht: a. Vanafdeleeftijdvan18jaar. b. Voorteamleiding:vanafdeleeftijdvan21jaar. c. Idealiterper6scoutséénleider. 3.3.4 Begeleidersbijexplorerszijnvangemengdgeslacht: a. Vanafdeleeftijdvan20jaar. b. Voorteamleiding:vanafdeleeftijdvan21jaar. c. Idealiterper8explorerséénbegeleider. 16
1,mei,2015 3.4Takenteamleider 3.4.1 Vervulteencoördinerendefunctiebinnenhetteam. 3.4.2 Vertegenwoordigthetteamnaarbuiten. 3.4.3 Is,samenmetdegroepsbegeleider,verantwoordelijkvoorhetgoedfunctionerenvanhet leidingteam. 3.4.4 Isvertegenwoordigervandespeltaktijdensdegroepsraad,ofdraagtzorgvoor vertegenwoordigingvandespeltakbijdegroepsraad. 3.4.5 Draagterzorgvoordatnieuwekaderledeneenintroductiegesprekkrijgenbijde groepsbegeleider. 3.5Takenteamvanleidinggevenden Onderdeverantwoordelijkheidvanhetgroepsbestuur,draagthetteamvanleidinggevendenzorg voor: 3.5.1 DeuitvoeringvanhetScoutingspelvanverkennenindedesbetreffendespeleenheid. 3.5.2 Hetvoorbereidenenprogrammerenvandebijeenkomstenvandedesbetreffende speleenheid. 3.5.3 Deledenadministratie,waarbijdemutatiesdoorgegevenwordenaandesecretaris,voorde procedurezieartikel5.6. 3.5.4 Financiëleadministratie,hetkasboekwordtdriemaalperjaarafgedragenaande penningmeester.voordeprocedurezieartikel5.3. 3.5.5 Hetonderhoudenvandekontaktenmetdeoudersvandejeugdleden. 3.5.6 Hetdeelnemenaantrainingenenactiviteitenvanderegio. 3.5.7 Datdebenodigdespeltechnischedeskundigheidbinnenhetteamvanleidinggevendenwordt gehandhaafd. 3.5.8 Devoordrachtvoordebenoemingvanleid(st)ersvanhetteamvanleidinggevenden. 3.6Nieuweleiding Elkewijzigingbinnenhetleidingteam(nieuweleidingvaninternénextern,vertrekofwijzigingvan leiding)moetvoorafgemeldwordenbijdegroepsbegeleiding. 3.6.1 Iedereendienieuwbinnenhetleidingteamkomtdraagtdeeerste3maandendeterm aspirantleiding.indezetijdzalhetteamsamenmetdegroepsbegeleiderbeoordelenof deze aspirantleider geschiktisenkandevoggeregeldworden. 3.6.2 Eenaspirantleiderzalaltijdgesuperviseerdwordendooreenervarenleider/leidster. 3.6.3 'Stagiaires'binnenhetleidingteamzijnwelkomvanaféénjaarvoordatzedaadwerkelijk leidingkunnenworden: stagiaires beversenwelpenvanaf16jaar, stagiaires scoutsvanaf 17jaar, stagiaires explorersvanaf19jaar. 3.6.4 'Stagiaires'zijnaltijdboventalligbinnenhetleidingteamendragengéén verantwoordelijkheid.zijkrijgencontinusupervisievaneenervaren,volwassenleiderbinnen hetteam. 3.6.5 Indienhetleidingteamafwensttewijkenvandepuntengenoemdonder3.6moethiervoor toestemmingwordenverkregenvanhetbestuurenbijvoorkeurdegroepsraad. 3.7Vergaderingen Hetteamvanleidinggevendenregeltzijneigenvergaderingenendeverslaglegginghiervan. 17
1,mei,2015 4 DeSpeltakken DevolgendespeltakkenmakendeeluitvanScoutingSintOswaldus: 4.1Bevers Despeltakbeversiseengemengdegroepvanjongensenmeisjesvan5t/m6jaarenhebbeniedere zaterdagochtendopkomstvan10.30uurtot12.30uur. 4.2Welpen Despeltakwelpeniseengemengdegroepvanjongensenmeisjesvan7t/m11jaarenhebben iederezaterdagmiddagopkomstvan14.00uurtot16.00uur. 4.3Scouts Despeltakscoutsiseengemengdegroepvanjongensenmeisjesvan11t/m15jaarenhebben iederevrijdagavondopkomstvan19.30uurtot21.30uur. 4.4Explorers Despeltakexplorersiseengemengdegroepvanjongensenmeisjesvan15t/m18jaarenhebben iederevrijdagavondopkomstvan20.00uurtot22.00uur. 4.5Plusscouts Despeltakplusscoutsiseengemengdegroepvanpersonenouderdan21jaar.Zijhebbengeenvaste opkomsttijden. 4.6Klusstam Despeltakklusstamiseengroepvolwassenledenwelkegeenvasteopkomsttijdenhebben.Zij verrichtenwerkzaamheden,vooronderhoudenverbetering,inenrondomdeblokhut. 4.7Grimeerstam Degrimeerstambestaatuiteenaantalleidinggevendenuitdediversespeltakken.Dezestamverzorgt degrimeeractiviteitenbinnendegroepeneventueelookbuitendegroep.deopbrengstenvande activiteitenbuitendegroepwordengebruiktomnieuwmateriaalaanteschaffen. 18
1,mei,2015 5 Besluiten,proceduresenwerkwijzen 5.1Algemeen Detakenvanhetverenigings]engroepsbestuurwordenbinnenScoutingSintOswaldusdoor dezelfdepersonenuitgevoerd. 5.2Bekendmakingen Hetbekendmakenvandestatuten,hethuishoudelijkreglement,debegroting,allebesluiten, aanvullingenenwijzigingenhierop,dienenschriftelijktegeschiedenaanallegroepsraadsleden. 5.3Inleverenspeltakkasboeken Hetinleverenvandespeltakkasboekenbijdepenningmeestergeschiedtdriemaalperjaar,de periodeseninleverdatastaanhieronderopgesomd. 5.3.1 kasboekvanjanuarit/maprilinleverenvoor31mei. 5.3.2 kasboekvanmeit/maugustusinleverenvoor30september. 5.3.3 Kasboekvanseptembert/mdecemberinleverenvoor31januarivanhetvolgendejaar. 5.4Kascontrole 5.4.1 Depenningmeestervandegroepsteltvanhetafgelopenboekjaareenrekeningen verantwoordingop,binnenzesmaandennahetbeëindigenvanhetboekjaar. 5.4.2 Eenkascommissiebestaandeuittweegroepsraadsleden,nietzijndebestuursleden, controleertdejaarstukkenenbrengtverslaguitvanhaarbevindingentijdensdegroepsraad. 5.4.3 Eenlidvandekascommissiewordtvoor2opvolgendejarengekozen,waarbijelkjaareen nieuwcommissielidplaatsneemt. 5.5Hethoudenvanacties 5.5.1 Onafhankelijkvandebegrotingmagiederspeleenheidactieshoudenomgeldmiddelenof anderemiddelenteverkrijgen. 5.5.2 Degroepsraadkanbesluitendatdehelftvandeopbrengstvandeactiesmoetworden afgedragenaandegroepskas.hierbijisdeanderehelftvoordeorganiserende/deelnemende speleenheid. 5.5.3 Mendientoverhetsoortactieteoverleggenmethetbestuurenmetinstemmingvande groepsraad,zodatdeactiesgecoördineerdkunnenwordenenderesultatenindenotulenen kasboekenkunnenwordenverwerkt. 19
1,mei,2015 5.6AanNenafmeldenjeugdleden Bijditartikelhoortbijlage16.4 Modelaanleverenledeninformatie enbijlage16.5 Aanmeldformulierenvoornieuwejeugdleden. 5.6.1 Elkpotentieeljeugdlidheeftdemogelijkheidomkostelooséénmaandmeetedraaienomte beoordelenofhij/zijjeugdlidwilworden. 5.6.2 Vanafheteerstemomentdateenjeugdlidkomtmeekijken,zaldeteamleiderervoorzorgen dateenminimaalaantalgegevensbekendzijn. a. Naam,geboortedatumenadresgegevensvanhetlid. b. Telefoonnummerwaaronderdeoudersofvertegenwoordigersvanhetlidteallentijde bereikbaarzijn. c. Allerelevantemedischegegeven. 5.6.3 Decompleteaanmeldingvanhetnieuwejeugdlidgebeurt,nadrieweken,viadeteamleider vandespeltakwaarhetlidzichaanmeldt. 5.6.4 Hetingevuldesetjeaanmeldformulierenwordenafgegevenaandegroepssecretaris. 5.6.5 DegroepssecretarismeldthetnieuwejeugdlidaanbijSOL.Vanafdatmomentwordter contributiegehevenvanhetjeugdlid. 5.6.6 Hetjeugdlidblijftcontributieverschuldigdtotenmethetkwartaalwaarinhetjeugdlidzich afmeldt. 5.6.7 Afmeldengebeurtschriftelijk,bijdeteamleidervandebetreffendespeltakende penningmeester.desecretarisschrijfthetjeugdliddaarnazospoedigmogelijkuitinsol. 5.7 Medischezorgjeugdleden Ziehiervoorhetprotocol Medischehandelingen,medicijnverstrekkingenkinderenmeteenallergie volgensdelaatstgeldendeversie.ditprotocolisopgenomeninbijlage16.11. 5.8 Cursussen 5.8.1 AlledoorScoutingNederlandverplichtecursussendienodigzijnvoorhetgevenvaneen goedeleidingen/ofbegeleidingvaneenspeltakwordenvolledig(100%)vergoeddoorde ScoutingSintOswaldus. 5.8.2 Alleanderecursussenwordenineersteinstantienietvergoed,maarerkanbijdegroepsraad weleenverzoekvoorvergoedingwordeningediend.perindividueelgevalwordtgekekenof decursusofeendeelervanwordtvergoed. 5.8.3 Alleverzoekentotcursussenmoetenbijdegroepsbegeleiderwordeningediend. 5.9 Bestedingsbevoegdheid Debestedingsbevoegdheidvanelkgroepsraadslidismax. 100,=.Bovenditbedragiseen goedkeuringnodigvandepenningmeester.financiëleverplichtingenaangegaanzonderakkoordvan depenningmeesterkunnenwordenverhaaldopdegenediedezeverplichtingisaangegaan. 5.10MankementenaandeBlokhut BeschadigingenendefectenaandeBlokhutmoetenwordendoorgegevenaandebeheerder.Deze zal,eventueelinoverlegmethetgroepsbestuur,voorreparatiezorgen. 20
1,mei,2015 5.11Afval 5.11.1 Hetafvalwordtgedeponeerdineencontainer. 5.11.2 Dezecontainerwordtautomatischomde4wekengeleegd. 5.11.3 Indiennodigkanerookgebeldwordenvooreenkeerextraleeghalen.Opdatmomentwordt decontainerbinnenenkeledagengeleegd.dezeextralegingwordtaangevraagdviade blokhutbeheerder. 5.11.4 Papierwordtgescheideningezameld,hiervoorwordtgebruikgemaaktvandegrijze rolcontainers. 5.11.5 Dezegrijzerolcontainerwordt1maalpermaandgeleegd. 5.11.6 DeBlokhutbeheerderregelthetlegenvandecontainers,inclusiefhetaandestraatzetten. 5.12OnderhoudenschoonmakenvandeBlokhut 5.12.1 Naiederespeltakbijeenkomstmoethetleidingteamervoorzorgendathetgebouwen sanitairschoonwordtachtergelaten. 5.12.2 Naiederespeltakbijeenkomstmoetenallegebruiktematerialenenspelmaterialenopde daarvoorbestemdeopbergplaatsopgeruimdworden. 5.12.3 HetjaarlijksonderhoudenschoonmakenvandeBlokhutmoetverzorgdwordendooralle ledenopeendoordegroepsraadtebepalentijdstip. 5.13Blokhutverhuur Bijditartikelhoortbijlage16.7 ModelhuurvoorwaardenBlokhut enbijlage16.8 Model huurcontractblokhut. DeBlokhutverhuurisaanregelsgebonden: 5.13.1 HetclubgebouwkanverhuurdwordenaanScoutinggroepen,scholenenverenigingen. 5.13.2 Voorbuurt]offamilie]evenementenkandeverhuuralleenoverdagplaatsvinden. 5.13.3 Deblokhutzalnietverhuurdwordenvoorfeestenindeavondurenwaarbijpersonen zijnuitgenodigddiegeenlidzijnvanscoutingsintoswaldus.deblokhutkanwelverhuurd wordenvoorfeestendiegegevenwordendoorkaderledenvanscoutingsintoswaldusén uitsluitendbedoeldzijnvoorledenvanscoutingsintoswaldus.deaanvraagvoordeverhuur vandeblokhutvoorzo nlaatstgenoemdfeestzaltijdigaangevraagdmoetenworden,zodat degroepsraadereenbeslissingoverkannemen. 5.13.4 DeBlokhutwordtnietverhuurdvoorfeesten. 5.13.5 DeBlokhutwordt(metuitzonderingvandezomervakantieperiode)nietverhuurdtijdensde opkomstenvandespeltakken,ziehiervoorhoofdstuk4vandithuishoudelijkreglement. UitzonderingenhieropwordendoordeBlokhutverhuurdermetdespeltakleidingoverlegd. Despeltakleidingheefthetvetorecht. 5.13.6 IndezomervakantieperiodewordtdeBlokhutbijvoorkeurvoorhelewekenverhuurd(van zaterdagt/mzaterdag). 5.13.7 Erwordtnaargestreefddatergeenkaderledengedurendeeenverhuurperiodezichinof ronddeblokhutbegeven.indiendittochnoodzakelijkisdandienteerstcontactopgenomen tewordenmetdeblokhutverhuurder. 5.13.8 DespeltakkengevenvroegtijdigdooraandeBlokhutverhuurderwanneerzijgebruikwillen makenvandeblokhutbuitendetijdendievoordezespeltakstaan. 5.13.9 DeBlokhutverhuurdergeeftmeteenkalenderopdesitevanScoutingSintOswaldusaan welkeperiodesdeblokhutisverhuurd. 21
1,mei,2015 5.14VerklaringomtrenthetGedragNatuurlijkePersonen Ditartikelisvantoepassingopalleledenvanhetgroepsbestuur,allekaderleden, ouderafgevaardigdenenpersonendiebetrokkenzijnindeomgangmetdejeugdleden.alsertwijfel bestaatofiemandonderditartikelvalt,zaldegroepsraaduitsluitselgeven. 5.14.1 Voordatbetrokkeneopenigniveauvoordeeerstekeerineenfunctiekanwordenbenoemd dientbetrokkeneaanhetgroepsbestuureen verklaringomtrenthetgedrag,afgegevendoor deministervanjustitie,teoverleggenwaaruitblijktdattegendebenoeminggeenbezwaar bestaat. 5.14.2 Een verklaringomtrenthetgedrag kanachterwegeblijvenindienbetrokkenezalworden benoemdbijscoutingsintoswaldustezeddaméntenminste4jaar,directvoorafgaandaan debenoeming,jeugdlidisgeweestvanscoutingsintoswaldustezeddam. 5.14.3 Een verklaringomtrenthetgedrag isgeldigvooriederebovengenoemdefunctie,ongeacht hetniveau. 5.14.4 DepenningmeestervanScoutingSintOswaldusmoettevensinbezitzijnvaneen verklaring omtrenthetgedrag methetfunctieaspectgeld. 5.15.5 De verklaringomtrenthetgedrag kanaangevraagdwordenvolgensdeprocedure beschrevenop:www.rijksoverheid.nl/vog 5.15.6 Dekostenvoorde verklaringomtrenthetgedrag zijnvoorrekeningvandevereniging. 22
1,mei,2015 6 Groepsvereniging 6.1.1 Vooraanvullendeinformatieomtrentdegroepsverenigingwordtverwezennaarhet LandelijkHuishoudelijkreglementvanVerenigingScoutingNederland,volgensdelaatst geldendeversie.dezeistevindenopdewebsitevanscoutingnederland. 6.1.2 Dehoofdstukken1totenmet5vandithuishoudelijkreglementzijnvantoepassingopde specifiekesituatievoorscoutingsintoswaldus.dezezijneenaanvullingopdeparagraven 1.2t/m1.4vanhetLandelijkHuishoudelijkreglementvanVerenigingScoutingNederland, volgensdelaatstgeldendeversie. 7 Deregio 7.1.1 VooraanvullendeinformatieomtrentderegiowordtverwezennaarhetLandelijk HuishoudelijkreglementvanVerenigingScoutingNederland,volgensdelaatstgeldende versie.dezeistevindenopdewebsitevanscoutingnederland. 8 Hetland 8.1.1 VooraanvullendeinformatieomtrenthetlandwordtverwezennaarhetLandelijk HuishoudelijkreglementvanVerenigingScoutingNederland,volgensdelaatstgeldende versie.dezeistevindenopdewebsitevanscoutingnederland. 9 LidmaatschapvanScoutingNederland 9.1.1 VooraanvullendeinformatieomtrenthetlidmaatschapvanScoutingNederlandwordt verwezennaarhetlandelijkhuishoudelijkreglementvanverenigingscoutingnederland, volgensdelaatstgeldendeversie.dezeistevindenopdewebsitevanscoutingnederland. 10 Deskundigheid 10.1.1 Vooraanvullendeinformatieomtrentdedeskundigheidvandeledenwordtverwezennaar hetlandelijkhuishoudelijkreglementvanverenigingscoutingnederland,volgensdelaatst geldende.dezeistevindenopdewebsitevanscoutingnederland. 11 Wetenbelofte 11.1.1 Vooraanvullendeinformatieomtrentdewetendebeloftevoordeverschillendespeltakken wordtverwezennaarhetlandelijkhuishoudelijkreglementvanverenigingscouting Nederland,volgensdelaatstgeldendeversie.DezeistevindenopdewebsitevanScouting Nederland. 12 DeScoutingkleding 12.1.1 VooraanvullendeinformatieomtrentdeScoutingkledingwordtverwezennaarhetLandelijk HuishoudelijkreglementvanVerenigingScoutingNederland,volgensdelaatstgeldende versie.dezeistevindenopdewebsitevanscoutingnederland. 13 Waarderingstekens 13.1.1 VooraanvullendeinformatieomtrentwaarderingstekenswordtverwezennaarhetLandelijk HuishoudelijkreglementvanVerenigingScoutingNederland,volgensdelaatstgeldende versie.dezeistevindenopdewebsitevanscoutingnederland. 23
1,mei,2015 14 Geschillen 14.1.1 VooraanvullendeinformatieomtrentgeschillenwordtverwezennaarhetLandelijk HuishoudelijkreglementvanVerenigingScoutingNederland,volgensdelaatstgeldende versie.dezeistevindenopdewebsitevanscoutingnederland. 15 Ongewenstgedrag 15.1.1 VooraanvullendeinformatieomtrentongewenstgedragwordtverwezennaarhetLandelijk HuishoudelijkreglementvanVerenigingScoutingNederland,volgensdelaatstgeldende versie.dezeistevindenopdewebsitevanscoutingnederland. 15.1.2 Doorhetlandelijkbestuuriseenprotocolongewenstgedragvastgesteld.Alleledenvan ScoutingSintOswalduswordengeachtkennistehebbenvanditprotocolenhiernaarte handelen.hetprotocolistevindenopdewebsitevanscoutingnederland. 24
1,mei,2015 16 Bijlagen 25
1,mei,2015 16.1Samenstellingbestuur,ouderafvaardigingenvertrouwenspersoon Permei2015: Functie Naam Datumvanaanstelling Datumaftreden Voorzitter HenkvanSpil 31december2013 31december2016 Secretaris RobertGiesen 31december2014 31december2017 Penningmeester FrankWeijers 31december2012 31december2015 Groepsbegeleider Vacant Algemeenbestuurslid IngeBerendsen 31december2014 31december2017 Ouderafgevaardigde Naam Datumvanaanstelling Datumaftreden Bevers AnnemiekSchuurman 1april2015 1april2017 Welpen SachateBraak 1april2015 1april2017 Scouts MargotVerhagen 1april2015 1april2017 Explorers MariaMullié 1april2015 1april2017 Vertrouwensperoon Naam Datumvanaanstelling Datumaftreden JohnStevens 1april2015 1april2018 26
1,mei,2015 16.2Modelvergadervoorstel Voorstel : Groepsraad : Bestuur : 1.Aanleiding. 2.Overwegingen. 3.Advisering. 4.Rolgroepsraadofvanhetbestuur. 5.Procedure. 27
1,mei,2015 16.3ProcedurestemmenperSMS Hiertoeroepenwijalleledenvandegroepsraadopaanwezigtezijn,zodatzijeenstemkunnen uitbrengen.elklidvandegroepsraadheeftéénstem. Stemmenbijvolmachtisniettoegestaan. Zoalsjulliewetendienttenbehoevevaneengeldigestemming,meerdandehelftvandeledenvan degroepsraadaanwezigtezijn.uiteerderegroepsradenenkiesmomentenisgeblekendatdeze meerderheidnietaltijdhaalbaaris.derhalvewillenwijvoorstellen,naastdestemmingdoorde aanwezigeleden,eveneensstemmingpersmsmogelijktemaken. Perlidvandegroepsraadkanéénstemwordenuitgebracht.Hierbijzalpergeslotenlotworden gestemddoordeaanwezigeledenvandegroepsraadenpersmsdoorledenvandegroepsraaddie niettijdensdegroepsraadaanwezigkunnenzijnenhunstemnietverlorenwillenlatengaan. Stemperlot(anoniem): Delotenwordenvoorafgaandeaandestemmingrondgedeeld.Elkaanwezigkaderlidkrijgtper functieéénenkellot,waarophij/zijzijn/haarstembekendkanmakenopeenvoorafaangegeven manier.alserafgewekenwordtvandevoorafaangegevenmanier,wordthetlotnietmeegeteld. StemperSMS(vertrouwelijk): StemmenperSMSisalleenmogelijk,alsvoorafgaandeaandegroepsraadvan datum (minimaal 24uurvantevoren)hij/zijzichheeftafgemeldvoordegroepsraadenaanheeftgegevengebruikte willenmakenvandemogelijkheidviasmstestemmen.demogelijkheidvoorstemmingpersmskan alleenwordendoorgegevenpere]mailaandesecretarisondervermeldingvanjemobielenummer waarmeejedesmsverstuurd.alsjedesmsverstuurtmeteenonbekendnummer,zaldestemming ongeldigzijn. DeSMSdientopdedagvandegroepsraad( datum,tussen 'uur'en' 'uur)tewordenverzonden, zodatdezekanwordenmeegenomenindeverkiezingsuitslag.desmskanalleenwordenverstuurd naarnummer mobielnummer,waarbijdetekstbestaatuiteenvoorafaangegeventekst.alswordt afgewekenvandevoorafaangegeventekstzaldezestemmingongeldigzijn.elkesmswordt vertrouwelijkbehandeldenzalanoniemwordentoegevoegdaandestemmingperlot.perlidvande groepsraadkanslechtséénstempersmswordenuitgebracht(mitsvoorafgemeld). Ledenvandegroepsraaddieaanwezigzijntijdensdegroepsraad,kunnenenkelperlotennietper SMSstemmen. Tellenvandestemmen: NaafloopvandestemmingwordendelotenenSMS]stemmengetelddoordevoorzitter,samenmet éénkaderliddieaanwezigistijdensdegroepsraad.hetkaderlidwordtvoorafgaandeaande verkiezingop datum gekozenenzalwordengewezenopzijnofhaargeheimhoudingsplichtmet betrekkingtotdeanoniemestemming. 28
1,mei,2015 Alsblijktuithetaantaluitgebrachtestemmen,datmeerdandehelftvandekaderledeneenstem heeftkunnenuitbrengen,wordtdestemmingaangenomen.alsditniethetgevalis,wordende verkiezingenovergedaanopeennadertebepalendatumentijdstip. 29
1,mei,2015 16.4Modelaanleverenledeninformatie Hieronderwordtstapsgewijsweergegevenhoejejeugdledendientaantemeldenbijhetsecretariaat vandevereniging.deverantwoordelijkheidvoorhetopdejuistewijzeaanleverenvandegegevens ligtbijdeteamleidervandebewustespeltak.hierbijwordtopgemerktdateenlidpasdientte wordenaangemeldalsdeproefperiodevaneenmaandvoorbijis.deinschrijfdatumisdanookde datumvanafwanneercontributiemoetwordenbetaald.decontributiedientvooraftezijnvoldaan (perkwartaal,halfjaarofheeljaar). Stap1(directbijeerstekeer): a. VerzamelenvandeNAW]gegevens,aangevuldmetdegeboortedatum,telefoonnummer ouders/verzorgerseneventueelhete]mailadres. b. Verzamelenvandeoverigegegevens(o.a.medischegegevens). Stap2: 1. Afgevenvan aanmeldsetje aandeouders/verzorgers.deaanmeldsetjesbestaanuit a. Inschrijfbriefincl.machtingsformulierautomatischeincasso; b. Inschrijfformulier; c. Gezondheidsformulier. Dezeformulierenliggenineenmapindestafkamer(sleutelkastje). Vuljuisteinschrijfdatuminvoorjehetinschrijfformulierafgeeft 2. Zorgervoordatdeouders/verzorgersbinnen2wekendeformulierenvolledigingevuld retourgeven.legdeingevuldeformulierenindestafkamer(sleutelkastje).controleerof allesisingevuld(ookinschrijfdatum).meldtaandepenningmeesterendesecretarisdatjeer eenformulierhebtingelegd. Stap3: Desecretarisvandeverenigingzaldegegevensinvoerenindeledenadministratie(SOL). Depenningmeestervandeverenigingzaldegegevensverwerkent.b.v.decontributie. P.S.Hetlidalsaspirant]lidinvoereninSOLdoordeteamleiderwordtafgeradenomdatdande inschrijfdatumdannietmetterugwerkendekrachtdoordesecretarisingevoerdkanworden. 30
1,mei,2015 16.5 Aanmeldformulierenvoornieuwejeugdleden Aandeoudersvanaspirant]ledenvanSt.OswaldusgroepZeddam Geachteouders, Leukdatuwzoon/dochterlidwilwordenvanonzeScoutinggroep.Onzeleidersenleidsterszullener allesaandoenomhetuwzoon/dochternaardezintemaken. Zodrauwzoon/dochterbesluitomzichdefinitiefbijdeSt.OswaldusgroepZeddamaantesluiten hebbenwijeenaantalgegevensnodig.wijvragenuonsdezegegevensteverstrekkendoordedrie bijgeleverdeformuliereningevuldinteleverenbijdeleidingwaarvanuwzoon/dochterlidwordt. INSCHRIJFFORMULIER Ditformulierisbestemdvoordepenningmeester/secretaris. InverbandmetdeinningvandecontributieenhetinschrijvenbijScoutingNederlandmoetenwij wetenwelkeledenerbijkomenenbijwelkespeltak. GEZONDHEIDSFORMULIER Ditformulierisbestemdvoordespeltakwaarvanuwzoon/dochterlidwordt. MACHTIGINGSFORMULIER ScoutingSintOswaldusinthaarcontributieviaeenautomatischeincasso.Onzekeuzeishierop gevallen,omdathiermeedecontributieopgeplandetijden,gelijktijdigbinnenkomt.ditmaaktde controlesmakkelijkerenefficiënter,waardoordebetalingendiedeverenigingmoetdoenhierop beterkunnenwordenafgestemd.hetinnenvandecontributievindtelkkwartaalplaats,aanhet beginvanhetkwartaalwaarvoorbetaaldmoetworden.jaarlijkszullendeeventuelecontributie] verhogingenautomatischwordendoorgezet.opdezemanierhoeftuzichgeenzorgenmeerte makenofdecontributie(optijd)isbetaald.wijverzoekenuhetdoorlopendemachtigingsformulier intevullenenretourtesturennaardepenningmeester. InformatieoverSEPA,IBAN,IncassoenVooraankondigingvinduopdeachterzijdevandezebrief. Per1januari2015bedraagtdecontributie 25,]perkwartaal( 100,]perjaar).Iederjaarkande contributieherzienworden.hetkampgeld(perspeltakverschillend)ishiernietinbegrepen. Hetopzeggenvanhetlidmaatschapmoetschriftelijkgebeurenbijdepenningmeester.Decontributie looptdoortotenmethetkwartaalwaarinhetlidmaatschapisopgezegd. Penningmeester: FrankWeijers Gildebongerd119 7038DCZeddam 0314 651365 06 21687562 penningmeester@scoutingzeddam.n 31
1,mei,2015 32 Veelinformatieoveronzescoutinggroepistevindenoponzewebsite:www.scoutingzeddam.nl Hierkuntuinformatievindenovero.a.despeltakken,contactadressen,HuishoudelijkReglement, ProtocolMedischhandelen,fotoalbumsengroepshistorie. Mochtunogvragenhebbendankuntualtijdterechtbijdeleidingvandespeltakwaarvanuwzoon/ dochterlidwordt. Wijwensenuwzoon/dochterveelScoutingplezierbijSt.OswaldusgroepZeddam Metvriendelijkegroet, GroepsbestuurSt.OswaldusgroepZeddam SEPA Europaisonderwegnaarééngrotebetaalmarkt:deSingleEuroPaymentsArea(SEPA).Vanaf1 februari2014moetiedereenineuropagebruikmakenvanhetinternationalebankaccountnumber (IBAN)waardoorweallemaalopdezelfdemaniergaanbetalen.Incasso senoverschrijvingenworden inalleeuropeselandengelijk.scoutingzeddamvoldoetper1januari2014aandeseparichtlijnenen gebruiktvanafdezedatumdeiban]rekeningen. Watverandertervooru? IBANNrekening HetbankrekeningnummerverandertnaareenIBAN]rekening.Ditbestaatuiteenlandcode,een controlegetal,eenbankcodeenuwouderekeningnummer(eventueelaangevuldmetéénof meerderenullen).dewijzigingvanuwbankrekeningnummernaareeniban]rekeningvoertuwbank automatischuit.indeledenadministratiewordtuwbankrekeningnummerookautomatischomgezet naareeniban]rekeningnummer. DerekeningenvanScoutingZeddamzijnookomgezetnaarIBAN]rekening: NL35RABO0374615365 Groepsrekeningvooro.a.contributie NL20RABO0374658994 Beverrekening NL79RABO0374612633 Welpenrekening NL84RABO0374613125 Scoutsrekening NL83RABO0374634483 Explorerrekening Iederespeltakheeftzijneigenrekening.Lethierdusgoedopbijbetalingvano.a.kampen.Alsuw kindisovergevlogennaareenanderespeltak,danwijzigtdushetrekeningnummerwaarnaaru kampgeldmoetovermaken. SEPAmachtigingautomatischeincasso Een SEPAmachtiging bevato.a.devolgendegegevens: HetIncassantID:eenunieknummerdebankgegevenheeftaanScoutingZeddam: NL58CJL091795230000 UwIBAN]rekening; BIC:BankIdentificatieCode;ditiso.a.belangrijkbijbuitenlandsebetalingen; Hetmachtigingskenmerk:eenunieknummerdatScoutingZeddamaanuwmachtiging toekent.hetmachtigingskenmerkisgelijkaanhetlidmaatschapsnummervanuwkindmet daarachter ]CJL (afkortingvancontributiejeugdlid).zodrauwkindisingeschreveninde ledenadministratiezalhetlidmaatschapsnummerwordentoegekend. Datummachtiging:BijeennieuweSEPAmachtigingvermeldScoutingZeddamdedatum waaropudemachtigingheeftondertekend.