3 Wie vraagt wordt beter! Ware lean leiders houden hun zorgorganisatie gezond Kjeld Aij onder redactie van Petra ter Veer en Annelies Kruse
4 COLOFON Auteur dr. Kjeld Harald Aij, MBA Concept en redactie Petra ter Veer (terveertekst) en Annelies Kruse (Vocabulaire Tekst & Interim) Ontwerp Naïm Niebuur Foto auteur Gert-Jan de Jong 2017 Bohn Stafleu van Loghum, onderdeel van Springer Nature Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of enig andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Voor zover het maken van kopieën uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel 16b Auteurswet 1912 j het Besluit van 20 juni 1974, Stb. 351, zoals gewijzigd bij Besluit van 23 augustus 1985, Stb. 471 en artikel 17 Auteurswet 1912, dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoedingen te voldoen aan de Stichting Reprorecht (Postbus 3051, 2130 KB Hoofddorp). Voor het overnemen van (een) gedeelte(n) uit deze uitgave in bloemlezingen, readers en andere compilatiewerken (artikel 16 Auteurswet 1912) dient men zich tot de uitgever te wenden. ISBN 978-90-368-1816-2 NUR 801 Postbus 340 3990 GA Houten www.bsl.nl
5 VOORWOORD Je bent leidinggevende, je kent het lean instrumentarium en je hebt wellicht al wat ervaring opgedaan met verbeterprojecten. Maar dan? Hoe maak je je de finesses eigen? En hoe word je een lean leider? Dat is waar dit boek over gaat. Lean als managementfilosofie is het niveau van een hype ontstegen; we kunnen spreken van een stabiele trend die steeds meer aan populariteit wint. Toch beseft nog niet iedereen dat lean leidinggeven méér is dan je medewerkers aan het werk zetten en over de juiste tools beschikken. Het gaat er veel meer om dat je persoonlijk een groeiproces doormaakt en leert voelen waar lean over gaat. Alleen dan raak je bevlogen en ben je in staat anderen aan te sturen en te coachen. Ik wil je in dit boek niet om de oren slaan met termen als true north, kaizen en hoshin kanri, dus het lean jargon heb ik waar mogelijk vermeden. Het is ook niet mijn bedoeling je een nieuwe methodiek of een handboek aan te reiken. Het enige wat ik wil, is je via mijn eigen praktijkervaringen als leidinggevende en onderzoeker bij VU medisch centrum laten zien hoe de oplossingen voor het oprapen liggen als je je bepaald gedrag eigen maakt.
6 Beschouw de hoofdstukken maar als losse situatieschetsen of korte verhalen, die je in willekeurige volgorde tot je kunt nemen. En trek alles wat je leest vooral in twijfel! Ik heb de waarheid niet in pacht. Ik deel alleen wat ik zelf ervaren en onderzocht heb, waar ik tegenaan ben gelopen en wat ik heb overwonnen. Daarmee hoop ik je te inspireren. Ik richt me in deze publicatie primair tot leidinggevenden in de zorg: van bestuurs- en directieleden tot afdelingshoofden en teamleiders. Maar ook als je in een andere sector werkt, kun je er veel aan hebben. Op elke activiteit en in elke werkomgeving kun je de lean principes immers toepassen. Kjeld Aij N.B. Waar in de tekst hij of zijn staat, bedoel ik uiteraard ook zij of haar ; omwille van de leesbaarheid is hij aangehouden. Lean bij VUmc VU medisch centrum (VUmc) verwierf in 2010 de accreditatie van het Nederlands Instituut voor Accreditatie (NIAZ) en voerde daarna lean in als een middel voor continue verbetering. Gedurende de testfase werd lean ingevoerd op twee chirurgische afdelingen, het operatiecomplex en een bij VUmc aangesloten psychiatrische kliniek. Tussen 2010 en 2014 werd lean ingevoerd als een essentieel strategisch programma.
8 INHOUD 12 20 28 34 44 50 58 68 74 82 90 Dé baas bestaat niet meer Invloed van de buitenwereld Lean leiderschapsstijl Optelsom van bestaande visies Uitdagen en sturen De petten van de lean leider Een schaap met vijf poten Op zoek naar de juiste balans De groeigerichte mindset Kwaliteit komt voort uit ervaring Begin bij jezelf Het nut van een open houding De patiënt als inspiratiebron Onthoud waarvoor je het doet Probeer eens iets uit Zo kom je verder dan je denkt Ketendenken Van verticaal naar horizontaal Los van het ego Het gaat vooral om samenspel De kritische blik van een derde Het nut van iemand die meekijkt
9 102 110 118 124 132 138 146 156 162 170 178 Zo krijg je iedereen mee Wees positief en enthousiast De werkvloer op! Wat speelt er zich af? Empowerment Het stimuleren van zelfontwikkeling Een coachende houding Een kwestie van stimuleren en begeleiden Training on the job Leren door doen Taal en communicatie Let op hoe je de boodschap brengt Continu verbeteren Laat zien dat lean werkt Weerstand als alarmsignaal Liever voorkomen dan genezen De factor tijd Creëer ruimte voor lean Behouden wat je bereikt hebt Lean als vast onderdeel van je werk Waar haal je je inspiratie? Manieren om jezelf op te laden