Installatiehandleiding Polycom VVX voor Compleet

Installatiehandleiding Polycom VVX voor Compleet 300, 310, 400, 410, 500 en 600 www.compleet.com Dit document is met de grootst mogelijke zorg samengesteld. dean one streeft voortdurend naar verbetering van haar diensten. Specificaties kunnen daarom tussentijds en zonder aankondiging wijzigen. Aan dit document kunnen geen rechten worden ontleend. dean one aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor eventuele weglatingen, drukfouten of onregelmatigheden. Afbeeldingen zijn niet contractueel. Versie 20170203. www.compleet.nl

Inhoud 1 Inleiding... 3 2 Het toestel gebruiksklaar maken... 4 2.1 Inhoud van de verpakking... 4 2.2 Het toestel in elkaar zetten en aansluiten... 4 2.2.1 Telefoonstandaard... 5 2.2.2 Hoorn en hoofdtelefoon aansluiten... 5 2.2.3 Aansluiten op elektriciteit en netwerk... 5 3 Inloggen en bellen... 7 3.1 Verbinding maken met Compleet... 7 3.1.1 Het toestel registreren met Compleet verbinding... 7 3.1.2 Het toestel registreren zonder Compleet verbinding... 9 3.2 Het toestel in gebruik nemen... 15 3.3 De taalinstelling van het toestel wijzigen... 15 3.4 Toestelinstructies... 15 3.4.1 Soft Keys en meldingen... 17 4 Terugzetten naar fabrieksinstellingen... 18 5 Handmatige firmware upgrade... 19 5.1 IP-adres achterhalen van toestel... 19 5.2 Firmware installeren via de web interface van het toestel... 19 www.compleet.nl Installatiehandleiding Polycom VVX. Pagina 2

1 Inleiding Gefeliciteerd met je aankoop! Met je Polycom-VVX-toestel en Compleet beschik je nu over alle mogelijkheden om optimaal bereikbaar te zijn. In deze handleiding doorlopen wij alle stappen om het toestel gebruiksklaar te maken. Zo kun je in een handomdraai aan de slag. Nadat je alle instructies in dit document hebt opgevolgd kun je direct bellen met Compleet. www.compleet.nl Installatiehandleiding Polycom VVX. Pagina 3

2 Het toestel gebruiksklaar maken 2.1 Inhoud van de verpakking Allereest beginnen we met het toestel en de bijbehorende onderdelen. Het volgende tref je aan in de doos: IP telefoon Telefoonstandaard Telefoonhoorn en -snoer Netwerkkabel Snelstartgids 2.2 Het toestel in elkaar zetten en aansluiten Indien alle onderdelen aanwezig zijn kun je het toestel in elkaar zetten. Haal om te beginnen alle onderdelen uit de doos en uit de plastic verpakkingen. www.compleet.nl Installatiehandleiding Polycom VVX. Pagina 4

2.2.1 Telefoonstandaard Schuif de standaard in één van de drie sleuven aan de achterkant. Voorbeeld: 2.2.2 Hoorn en hoofdtelefoon aansluiten Vervolgens kun je de hoorn aan het toestel koppelen. Stop eerst het snoer in de onderkant van de hoorn en daarna de andere kant in het aangegeven poortje op het toestel zoals te zien is in onderstaande afbeelding (rechter poortje: Handset). Bij hoofdtelefoons hoeft slechts de stekker in het toestel geplugd te worden, in het poortje waar Headset boven staat. 2.2.3 Aansluiten op elektriciteit en netwerk Om het toestel van elektriciteit te voorzien zijn er twee mogelijkheden. De meest eenvoudige manier is om gebruik te maken van PoE (Power over Ethernet)*. Hiermee is het toestel direct aangesloten op het netwerk en voorzien van stroom. In de onderstaande abeelding kun je zien waar de verschillende poortjes voor dienen. (Rood = Stroom Blauw = Aansluiting naar Modem/Switch/Router Groen = PC) www.compleet.nl Installatiehandleiding Polycom VVX. Pagina 5

Een andere mogelijkheid om het toestel van elektriciteit te voorzien, is om het aan te sluiten op het elektriciteitsnetwerk via een netstroomadapter. Voor de netwerkverbinding heb je de (meegeleverde) netwerkkabel nodig. * PoE (Power over Ethernet) is een technologie om netwerkapparatuur, zoals IP-telefoons gelijktijdig te voorzien van een elektriciteits- en netwerkverbinding. Hiervoor heb je een ethernetswitch nodig die PoE ondersteunt. Door een PoE switch aan je router te koppelen kun je alle Compleet werkplekken met één kabel van elektriciteit en netwerkverbinding voorzien. Deze optie kan interessant zijn wanneer jouw organisatie meerdere werkplekken heeft waar weinig of moeilijk bereikbare stopcontacten zijn. www.compleet.nl Installatiehandleiding Polycom VVX. Pagina 6

3 Inloggen en bellen Zodra het toestel verbonden is met internet kun je beginnen met de toestelinstellingen. Om het toestel aan te melden voor Compleet dien je een aantal stappen te doorlopen. Bij het invullen van jouw toestelgebruikersnaam en wachtwoord kunnen cijfers/letters en tekens gebruikt worden. Hierbij kun je de onderstaande informatie gebruiken als referentie. Druk op de Soft Key Mode bij het invullen van gegevens om één van de volgende modi te selecteren: Abc Om te starten met een hoofdletter, gevolgd door kleine letters. Cijfers / tekens ABC Alleen hoofdletters / cijfers / tekens abc Alleen kleine letters / cijfers / tekens 123 Alleen cijfers Voor het invullen van tekens kunt je de stappen volgen zoals in de onderstaande tabel: 1 key! ^ \ @ : 1 * key. * - & % + ; ( ) 0 key /, _ $ ~ =? 0 # key # > < { } [ ] Om hetgeen wat je getypt hebt te verwijderen druk je op backspace op het toetsenbord van je pc/laptop.. Deze toets werkt hetzelfde als de 3.1 Verbinding maken met Compleet Compleet is een online dienst. Om hiervan gebruik te kunnen maken dient het toestel verbonden te zijn met internet. Vervolgens dien je het toestel online te registreren voor Compleet. Hieronder worden de stappen één voor één uitgelegd. 3.1.1 Het toestel registreren met Compleet verbinding Indien je ook een internetverbinding hebt afgenomen bij Compleet kun je de volgende paragrafen volgen om het toestel te registreren. Om de telefoon te registreren dient deze verbonden te zijn met het internet. Als het goed is heb je dat eerder gedaan bij paragraaf 2.2.3 Indien je dit nog niet hebt gedaan kun je die paragraaf raadplegen. Als je geen Compleet internetverbinding hebt kun je verder gaan naar paragraaf 3.1.2. Om je Polycom-VVX-toestel op de internetverbinding te registreren volg je de volgende stappen: 1. Zodra je het toestel hebt aangesloten op het stroomnetwerk, start het toestel automatisch op. Zodra het toestel volledig is opgestart kun je beginnen met de registratie. 2. Druk op de Soft Key (Soft Keys zijn de 4 knoppen die zich onder het scherm bevinden) waarbij QSetup staat. (Als je dit niet ziet, ga dan door naar paragraaf 3.1.2). Je bent nu in het menu Quick Setup belandt: www.compleet.nl Installatiehandleiding Polycom VVX. Pagina 7

3. Selecteer Server User en druk op de Soft Key Edit om jouw toestel gebruikersnaam in te vullen gevolgd door de Soft Key Ok. Zie de afbeelding hieronder: 4. Doe nu hetzelfde voor Server Password zoals je net hebt gedaan voor Server User door het toestel wachtwoord in te vullen in het veld Server Password gevolgd door de Soft Key Ok. Je ziet daarna het volgende: 5. Na dit ingevuld te hebben druk je op de Soft Key Exit. 6. Zorg dat Save Config geselecteerd is en druk op Select. www.compleet.nl Installatiehandleiding Polycom VVX. Pagina 8

De telefoon start nu automatisch opnieuw op en is daarna direct klaar voor gebruik. Wanneer dit niet het geval is volg dan opnieuw de bovenstaande stappen. 3.1.2 Het toestel registreren zonder Compleet verbinding Indien je geen internetverbinding hebt afgenomen bij Compleet kun je de onderstaande stappen volgen om het toestel te registreren. Hiervoor dient deze verbonden te zijn met het internet. Als het goed is heb je dat eerder gedaan bij paragraaf 2.2. Indien je dit nog niet hebt gedaan kun je die paragraaf raadplegen. Om het Polycom-VVX-toestel op jouw internetverbinding te registreren volg je de volgende stappen: 1. Zodra je het toestel hebt aangesloten op het energienetwerk, start het automatisch op. Zodra het toestel volledig is opgestart kun je beginnen met de registratie. 2. Druk op op de telefoon. 3. Druk op de ronde navigatie toets naar rechts totdat je het volgende ziet: 4. Selecteer hier Settings en druk op de knop in het midden van de ronde navigatie toets. 5. Ga met de navigatie toets naar Advanced en klik met op de Soft Key (Soft Keys zijn de 4 knoppen die zich onder het scherm bevinden) Select. 6. Vul het wachtwoord 456 in en druk op de Soft Key Enter. www.compleet.nl Installatiehandleiding Polycom VVX. Pagina 9

7. Klik op Select om naar de Administration Settings te gaan. 8. Klik op Select om naar het Network Configuration menu te gaan. www.compleet.nl Installatiehandleiding Polycom VVX. Pagina 10

9. Klik op Select om naar het Provisioning Server menu te gaan. 10. Klik op Select om naar het DHCP Menu te gaan. 11. Klik op Edit om de Boot Server te veranderen. www.compleet.nl Installatiehandleiding Polycom VVX. Pagina 11

12. Selecteer Static en druk op Select. 13. Klik op Back om terug te keren naar het Provisioning Menu. 14. Selecteer hier Server Type en klik op Edit. 15. Selecteer HTTPS en klik op Select. HTTPS www.compleet.nl Installatiehandleiding Polycom VVX. Pagina 12

16. Selecteer het veld Server Address en klik op Edit. 17. Vul het volgende adres in: https://web.xs2.onexs.com/dms/polycom_vvx/ en druk op Ok. https://web.xs2.onexs.com/... 18. Selecteer nu Server User klik op Edit. http://web... www.compleet.nl Installatiehandleiding Polycom VVX. Pagina 13

19. Vul jouw toestel gebruikersnaam in en druk daarna op Ok. 20. Druk nu naar beneden op de ronde navigatie toets om Server Password te selecteren. 21. Klik op Edit, vul jouw toestel wachtwoord in en druk op Ok. http://web... www.compleet.nl Installatiehandleiding Polycom VVX. Pagina 14

22. Klik twee keer op Back en kies voor Save Config door op Select te drukken. De telefoon start nu automatisch opnieuw op en is daarna klaar voor gebruik. Mocht dit niet het geval zijn, controleer nogmaals jouw toestel gebruikersnaam, wachtwoord en URL. 3.2 Het toestel in gebruik nemen Als het telefoontoestel opnieuw is opgestart is het gebruiksklaar. Als alles goed is gegaan zie je bovenin het scherm van jouw naam en/ of telefoonnummer. Het toestel is nu klaar voor gebruik. Je kunt nu bellen met Compleet. Heb je nog informatie nodig over het toestel en de basisfunctionaliteiten? Lees dan de volgende paragrafen. 3.3 De taalinstelling van het toestel wijzigen Het toestel staat standaard in de Engels taal ingesteld. Dit kan je Compleet beheerder aanpassen in de Compleet portal. Deze synchroniseert automatisch met Polycom VVX toestellen. 3.4 Toestelinstructies In de volgende afbeelding worden de verschillende onderdelen van de telefoon toegelicht. Vervolgens wordt er nader op de functionaliteiten ingegaan. De knopjes kunnen bij de verschillende modellen er enigszins afwijkend uitzien. De toetsen zijn weergegeven in het Engels. In de uitleg wordt de Engelse benaming gebruikt, maar deze wordt toegelicht in het Nederlands. www.compleet.nl Installatiehandleiding Polycom VVX. Pagina 15

Onderdeel Beschrijving 1 Security Slot (on back) Aan de achterkant van het toestel zit een opening om een kabelslot te bevestigen (deze wordt niet meegeleverd). 2 Hookswitch Hiermee beëindig je het gesprek. Je kunt zelf op de toets drukken of de hoorn erop leggen. 3 Reversible Tab (for wallmount installation) Dit kun je naar boven schuiven zodat de hoorn er niet af valt wanneer het toestel aan de wand is bevestigd. 4 Speaker De speaker (luidspreker) speelt de beltoon af en wordt gebruikt om handsfree te bellen. 5 Dialpad Hiermee kun je nummers invoeren om te telefoneren. Wanneer je in een invoerveld van een menu zit kun je hiermee ook letters invoeren. 6 Transfer Transfer staat voor overdragen. Met deze toets kun je gesprekken doorverbinden naar een ander telefoonnummer. 7 Messages De message-toets, de berichtentoets, geeft aan of je nieuwe voicemailberichten hebt ontvangen. Ook kun je met deze toets je voicemail beluisteren, met behulp van het wachtwoord voor jouw voicemail. 8 Hold Dit is de On-hold knop, waarmee je gesprekken in de wacht zet. 9 Message Waiting Indicator Licht rood op als er een nieuw voicemail bericht is. 10 Line Keys Bij de Line Keys, de sneltoetsen, kun je telefoonnummers en andere functionaliteiten instellen die je met één druk op de knop beschikbaar wilt hebben. Daarnaast geven ze keuzes weer in menu s. 11 Home Key Deze knop gebruik je om het menu van de telefoon te komen. 12 Soft Keys De Soft Keys bedienen de functionaliteiten zoals weergegeven op het scherm. De werking ervan hangt af van het menu waarin je je bevindt. 13 Navigation Keys/Select Key Deze ronde knop word gebruikt om door de menu s te navigeren. De knop in het midden kun je zien als een Ok toets om zo het geselecteerde item op het scherm te activeren. 14 Headset Key Als je een headset hebt aangesloten op dit toestel dan kun je via deze knop bellen via de headset. 15 Speakerphone Key Hiermee zorg je dat het gesprek via de speaker verloopt in plaats van de hoorn. 16 Mute Key Mute betekent dempen, hiermee zet je jouw eigen geluid uit. Dit is handig bij conferentiegesprekken met meerdere mensen waarbij je alleen wilt luisteren en om ruis te voorkomen door achtergrondgeluiden. Als je vervolgens weer wilt praten klik je wederom op deze knop. De andere partijen horen je dan weer. www.compleet.nl Installatiehandleiding Polycom VVX. Pagina 16

17 Volume Keys Hiermee kun je tijdens gesprekken het volume aanpassen. Ook pas je hiermee het volume aan van de beltoon. 18 Microphone Als je handsfree belt dan wordt de microfoon die aan de rechteronderkant zit van het toestel geactiveerd en gebruikt. 3.4.1 Soft Keys en meldingen Op het LCD-scherm kun je gebruik maken van Soft Keys. De weergave op het scherm is in het Engels. Hieronder tref je een overzicht van de verschillende Soft Keys en hun functionaliteiten, uitgelegd in het Nederlands. De standaard Soft Keys die worden weergegeven zijn als volgt: Toets Beschrijving 1 New Call / Nieuw Gesprek New Call staat voor Nieuwe Oproep. Hiermee kun je een telefoongesprek opzetten zonder de hoorn van de haak te halen. Het telefoongesprek zal dan via de luidspreker plaats vinden. 2 Forward / Doorzetten Forward betekent doorschakelen. Met deze optie kun je de oproepen doorschakelen. Hierbij kun je kiezen uit: Always/Altijd: om alle oproepen van de gebruiker door te schakelen naar een nummer naar keuze (dat kun je vervolgens invullen) No Answer/Bij geen antwoord: om oproepen door te schakelen indien de gebruiker de telefoon niet beantwoordt. Busy/In gesprek: om oproepen door te schakelen indien de gebruiker in gesprek is. 3 QSetup / Snelle Installatie De QSetup toets is een sneltoets voor de toestelinstellingen. Deze heb je alleen nodig om het toestel aan te melden. 4 DND / Niet Storen Voor als je niet gestoord wilt worden. www.compleet.nl Installatiehandleiding Polycom VVX. Pagina 17

4 Terugzetten naar fabrieksinstellingen Toestellen worden doorgaans geleverd met standaard fabrieksinstellingen. Er kunnen echter gevallen zijn waarbij er in het systeem al bepaalde instellingen zijn ingesteld, die niet perse goed hoeven te werken in combinatie met Compleet. Mocht je het toestel niet werkend krijgen in combinatie met deze handleiding, dan is het raadzaam om het toestel nog een keer te resetten en de handleiding opnieuw te volgen, vanaf hoofdstuk 3. Om het toestel terug te zetten naar de fabrieksinstellingen kun je de onderstaande stappen volgen. Het toestel dient daarvoor volledig zijn opgestart. Mogelijk is het menu in het Engels. 1. Klik op 2. Selecteer/kies Instellingen door naar rechts te gaan in het menu met de ronde navigatie toets 3. En dan Geavanceerd (optie 2) 4. Vul als wachtwoord in 4 5 6 5. Kies dan Beheerdersinstellingen (optie 1) 6. Selecteer Naar standaard resetten (optie 5) 7. Je ziet 5 soorten resets. Kies voor Naar fabrieksinstelling resetten (optie 5) 8. Het toestel geeft dan de controlevraag: Weet u het zeker. Kies hier ja 9. Het toestel zal dan opnieuw opstarten. Daarbij worden automatisch de fabrieksinstellingen geladen. Controleer of je de juiste optie selecteert, in geen enkel geval moet je kiezen voor een optie die spreekt over formatteren. www.compleet.nl Installatiehandleiding Polycom VVX. Pagina 18

5 Handmatige firmware wijzigen Je bepaalt zelf of je de firmware wilt wijzigen. Als je functioneel geen problemen ervaart hoe je niet te wijzigen. De keuze en uitvoering van een upgrade is voor eigen risico, onderbreek het upgrade proces niet en zorg voor een stabiele spanningsvoorziening. Als je een alternatieve firmware versie op het toestel wilt laden dan kun je dat doen via de web interface op een open internetverbinding. Het werkt niet via een VoIP of Voice verbinding. Wijzig de firmware alleen op aanwijzing van je systeembeheerder. Log in op de web interface via het IP-adres van het toestel met admin en admin of het door jou gekozen wachtwoord. Let op: het gebruik van alternatieve firmware is op eigen risico. Als voorbeeld hebben we een Polycom VVX 400 gebruikt. Het kan bij andere modellen zijn dat de beschreven knoppen op een andere plaats zitten of dat de web interface er anders uit ziet. 5.1 IP-adres achterhalen van toestel Om deze wijziging door te voeren heb je het IP-adres van het toestel nodig. Druk hiervoor op het toestel op het huisje en vervolgens instellingen. Kies dan voor de opties Status, Netwerk en tot slot TCP/IP-parameters. In dit scherm zie je het IP-adres, noteer deze en vul deze in in je webbrowser. 5.2 Firmware installeren via de web interface van het toestel Als je het IP-adres invult in je browser en op enter klikt krijg je het onderstaande te zien. Login As kun je op Admin laten staan. Als Password vul je 456 in. Als je het password ooit heb aangepast die je het door jou aangemaakte wachtwoord in te vullen. Druk vervolgens op Submit. Als je bent ingelogd, klik je op Hulpprogramma s en Software-upgrade zoals weergegeven op de volgende pagina. www.compleet.nl Installatiehandleiding Polycom VVX. Pagina 19

Dan zie je het volgende scherm: Laat Servertype staan op Polycom-hostserver en klik Controleren op updates. Er wordt nu op de Polycom server gekeken welke Firmware er beschikbaar is voor dit type toestel. Achter een volgens komen de volgende pop-ups voorbij. www.compleet.nl Installatiehandleiding Polycom VVX. Pagina 20

Wanneer deze pop-up te zien is kun je op Sluiten klikken. Als je nu op het pijltje klikt verschijnt de lijst met Firmware die beschikbaar is voor het toestel. - Rood betekent dat de firmware versie ouder is dan versie die geïnstalleerd is. - Blauw is de huidige geïnstalleerde Firmware versie. - Groen zijn nieuwere Firmware versies. Selecteer een van de groene versies om een upgrade uit te voeren. Klik op Installeren om de geselecteerde versie te installeren. Wil je een downgrade uitvoeren? Kies dan een van de rode versies. De web interface vraagt om een bevestiging. Deze kun je accepteren door op Ja te klikken. www.compleet.nl Installatiehandleiding Polycom VVX. Pagina 21

Klik op Accepteren van de Licentieovereenkomst en het toestel zal opnieuw starten en de nieuwe Firmware installeren. Onderbreek dit proces niet! Dit duurt ongeveer 10 minuten. Hierna verschijnt nog een pop-up met Informatie. Druk op OK om dit venster te sluiten. Je keert nu terug op de update pagina van de web interface. Ververs deze pas wanneer het toestel weer volledig is opgestart. Om nu de Firmware versie te controleren druk je op het toestel op het huisje en vervolgens op Instellingen. Kies dan voor de opties Status, Platform, Toepassing en tot slot Hoofd. Hier staat bij Versie de geïnstalleerde Firmware versie. www.compleet.nl Installatiehandleiding Polycom VVX. Pagina 22