Nota Activa en afschrijving 2017
Inhoud 1 Inleiding 3 1.1 Opzet van de Nota Activa en afschrijving 3 2 Activeren van activa 4 2.1 Immateriële vaste activa (artikel 34 Bbv) 4 2.2 Materiële vaste activa (artikel 35 lid 1 Bbv) 5 2.3 Financiële vaste activa (artikel 36 Bbv) 7 2.4 Bijdragen aan activa in eigendom van derden 8 2.5 Aanvullende criteria voor het activeren van activa 8 2.6 Groot onderhoud en aanpassingen die de levensduur verlengen 8 2.7 Software 9 3 Waardering van activa 10 3.1 Waarderingsgrondslagen (artikel 63 lid 1 Bbv) 10 3.2 BTW 10 3.3 Afwaarderen activa (artikel 65 Bbv) 10 3.4 Desinvesteren 11 3.5 Integraal activeren en componentenbenadering 11 4 Afschrijven vaste activa 13 4.1 Inleiding 13 4.2 Wettelijk kader 13 4.3 Afschrijvingsbasis 14 4.4 Afschrijvingstermijnen 15 4.5 Afschrijvingsmethode 15 4.6 Aanvang van het moment van afschrijving 16 4.7 Extra afschrijven 16 5 Rente 17 6 Procedures 18 6.1 Autorisatie investeringen 18 6.2 Looptijd kredieten 18 6.3 Schuifmogelijkheden 18 6.4 Informatieverstrekking 19 7 Ingangsdatum 19 8 Citeertitel 19 Bijlage 1. Samenvatting richtlijnen 20 Bijlage 2. Belangrijkste begrippen 22 Bijlage 3. Afschrijvingstermijnen 24 Geregistreerd onder nummer OD/2016/186304
1 Inleiding Op grond van artikel 212 Gemeentewet legt de gemeenteraad de uitgangspunten voor het financieel beleid, financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie in de Financiële verordening vast. In artikel 11 van de Financiële verordening is opgenomen dat zowel de waardering als afschrijving van vaste activa wordt geregeld in de periodiek door de gemeenteraad vast te stellen Nota Activa en afschrijving. De Nota Activa en afschrijving is primair bedoeld als instrument ten behoeve van de kaderstellende rol van de gemeenteraad en vormt daarmee het formele kader waarbinnen door het college en de ambtelijke organisatie met investeringen en afschrijvingen moet worden omgegaan. De thans van kracht zijnde Nota Activa en afschrijving dateert uit 2014 en is als gevolg van wijzigingen in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (Bbv) op bepaalde onderwerpen aan herziening toe. 1.1 Opzet van de Nota Activa en afschrijving Deze nota volgt de indeling van het Bbv waarin de wettelijke eisen waaraan moet worden voldaan ten aanzien van het activeren, waarderen en afschrijven van vaste activa zijn opgenomen. Afwijken van deze eisen is niet toegestaan. Wel is het mogelijk hieraan een nadere invulling te geven. In hoofdstuk 2 worden de richtlijnen voor activering van vaste en vlottende activa uitgewerkt en in hoofdstuk 3 komt de wijze van waardering aan de orde. Hoofdstuk 4 beschrijft de aspecten die aan afschrijven van vaste activa zijn verbonden. De richtlijnen met betrekking tot de rentecomponent worden in hoofdstuk 5 beschreven. In hoofdstuk 6 worden de belangrijkste procedures ten aanzien van vaste activa nog eens in kaart gebracht. Voorts zijn een drietal bijlagen bijgevoegd. Bijlage 1 is een samenvatting van de richtlijnen die boven op de wettelijke voorschriften in acht dienen te worden genomen. Bijlage 2 bevat de meest belangrijke begrippen die op dit onderwerp van toepassing zijn. Bijlage 3 is een overzicht van te hanteren afschrijvingstermijnen. 3
2 Activeren van activa Activa kan worden gedefinieerd als het geheel van (gemeentelijke) bezittingen. Gedacht kan dan worden aan onder andere gronden, gebouwen, tractiemiddelen en infrastructurele zaken. Op grond van artikel 31 Bbv worden activa op de balans onderscheiden in vaste en vlottende activa al naar gelang deze zijn bestemd om de uitoefening van de werkzaamheid van de gemeente duurzaam te dienen. Het onderscheid tussen vaste en vlottende activa is derhalve gelegen in het aanwezig zijn van een duurzaam karakter, een meerjarig nut. Als hier sprake van is betreft het vaste activa. Zoals bepaald in artikel 11 van de Financiële verordening 2016 heeft deze nota uitsluitend betrekking op vaste activa. Artikel 33 Bbv bepaalt dat onder de vaste activa afzonderlijk de immateriële, materiële en financiële vaste activa worden opgenomen. 2.1 Immateriële vaste activa (artikel 34 Bbv) Onder immateriële vaste activa wordt verstaan: a. kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio; b. kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief. Ad a. Kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio (Dis)agio is het verschil tussen het bedrag waarvoor een geldlening wordt aangegaan en het lagere of hogere bedrag dat aan de geldnemer wordt uitgekeerd. In artikel 63, lid 7 Bbv is bepaald dat passiva, waaronder dus schulden, tegen de nominale waarde worden gewaardeerd. Aangegane geldleningen moeten voor het totaalbedrag van de schuld op de balans worden opgenomen. Het verschil tussen het schuldbedrag en het uitgekeerde bedrag, het (dis)agio, kan worden geactiveerd. Op basis van het vigerende beleid worden de kosten van geldleningen en een eventueel optredend (dis)agio niet geactiveerd. Het verdient aanbeveling deze kosten niet te activeren maar in het jaar van het sluiten van de geldlening rechtstreeks ten laste van de exploitatie te brengen. In de toelichting van het Bbv wordt aanbevolen de kosten van het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio, zeker indien deze van relatief geringe omvang zijn, niet te activeren. Hiermee wordt voorkomen dat de exploitatie gedurende een reeks van jaren (de looptijd van de geldlening) wordt belast met een deel van deze kosten en het cumulatief effect hiervan eventueel hoger uitvalt dan het kostenbedrag van één geldlening. De kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio worden niet geactiveerd. Richtlijn 1 4
Ad b. Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief Ingevolge artikel 60 Bbv kunnen de kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief worden geactiveerd indien: a. het voornemen bestaat het actief te gebruiken of te verkopen; b. de technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien vaststaat; c. het actief in de toekomst een economisch of maatschappelijk nut zal genereren en d. de uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen betrouwbaar kunnen worden vastgesteld. De voorwaarden zoals gesteld in artikel 60 Bbv bepalen dat deze kosten alleen mogen worden geactiveerd als de plannen omtrent het actief waarvoor de kosten worden gemaakt redelijk omlijnd zijn, de plannen uitvoerbaar zijn en de kosten in te schatten. Voorts is het ook van belang dat het daadwerkelijk om kosten ter voorbereiding van een investering gaat. Ingevolge artikel 64 lid 5 Bbv, geldt voor de kosten van onderzoek en ontwikkeling een afschrijvingstermijn van maximaal vijf jaar. De ervaring leert dat kosten van onderzoek en ontwikkeling die aan alle gestelde voorwaarden voldoen sporadisch voorkomen. Het is om deze reden, de beperkte afschrijvingstermijn van vijf jaar en het gegeven dat het hier veelal kosten betreft die verband houden met de inzet van menskracht dat het niet wenselijk wordt geacht dergelijke kosten te activeren. De kosten van onderzoek en ontwikkeling van een bepaald actief worden niet geactiveerd. Richtlijn 2 2.2 Materiële vaste activa (artikel 35 lid 1 Bbv) Onder materiële vaste activa verstaan we investeringen, waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt. Hierbij wordt onderscheid gemaakt in: a. investeringen met een economisch nut; b. investeringen met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven; c. investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut. Volgens artikel 35 lid 2 Bbv dient met betrekking tot de materiële vaste activa eveneens te worden aangegeven welke in erfpacht zijn uitgegeven. Ad a. Investeringen met een economisch nut Dit is het soort investeringen dat verhandelbaar is en/of kan bijdragen aan het genereren van inkomsten. Deze categorie investeringen wordt op grond van artikel 59 Bbv geactiveerd. Een uitzondering hierop vormen kunstvoorwerpen met een cultuur-historische waarde (bijvoorbeeld een schilderij van een beroemde schilder). Op grond van artikel 59 lid 2 Bbv worden dergelijke investeringen niet geactiveerd. Artikel 62 lid 1 Bbv bepaalt dat een investering met een economisch nut voor het bedrag van de investering wordt geactiveerd. Dit betekent dat een bijdrage uit een (bestemmings)reserve niet op de investeringswaarde in mindering mag worden gebracht. Een bijdrage uit de reserve dient in jaarlijkse termijnen, gelijk aan de afschrijvingsduur van het actief, ten gunste van de exploitatie vrij te vallen. Ingevolge artikel 62 lid 2 Bbv worden bijdragen van derden die in directe relatie met het actief staan wel op de waardering in mindering gebracht. Het betreft hier bijvoorbeeld rijksbijdragen, provinciale bijdragen, bijdragen van personen etc. 5
Bijdragen van derden worden, voor zover deze in directe relatie staan met het actief, op de waardering in mindering gebracht. Richtlijn 3 Naast de hierboven vermelde wettelijke kaders biedt het Bbv ruimte voor het formuleren van eigen beleidsuitgangspunten. Logischerwijs voor zover deze niet strijdig zijn met de wettelijke kaders. Ten aanzien van investeringen met een economisch nut staan ons de volgende gemeentelijke kaders voor ogen. Bepaalde investeringen met een economisch nut hebben een realisatieduur langer dan één jaar. Dit kan een substantiële toename van rentekosten op de begroting tot gevolg hebben. Om dit te vermijden verdient het aanbeveling om bij projecten met een realisatieduur langer dan twee jaar en van een substantieel bedrag (minimaal 1.000.000) de investering te vermeerderen met rente over het tijdvak dat met de vervaardiging van het actief is gemoeid (bouwrente). Indien sprake is van een realisatieduur langer dan twee jaar en een investeringsbedrag van minimaal 1.000.000 wordt de investering met een economisch nut vermeerderd met rente over het tijdvak dat met de vervaardiging van het actief is gemoeid. Richtlijn 4 Voorts is het ongewenst om investeringen te vermeerderen met eigen personeelskosten. Daarmee wordt voorkomen dat door afnemende investeringsactiviteiten (bijvoorbeeld in het geval van bezuinigingen) de begroting in enig jaar onder grote budgettaire druk kan komen te staan. Daarbij komt dat het eventueel incidenteel toerekenen van eigen personeelskosten kan leiden tot resultaat gericht boekhouden. De wettelijke bepalingen van het Bbv staan dit niet toe. Een uitzondering op toerekening van eigen personeelskosten is aan de orde als de investering of de (kapitaal)lasten daarvan geheel of gedeeltelijk aan derden in rekening wordt/worden gebracht. Het financieel belang van de gemeente is er in dat geval mee gediend de eigen personeelskosten volledig aan de investering toe te rekenen. Aan investeringen met een economisch nut worden geen kosten van eigen personeel toegerekend tenzij de investering of de (kapitaal)lasten daarvan geheel of gedeeltelijk aan derden in rekening kan/kunnen worden gebracht. Richtlijn 5 Ad b. Investeringen met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven Deze categorie heeft met name betrekking op investeringen die worden bekostigd uit de opbrengsten afvalstoffen- en rioolheffing. Deze investeringen worden thans als een afzonderlijke categorie vermeld omdat in de praktijk is gebleken dat de regelgeving over de verslaggeving van de riool- en afvalstoffenheffing en de daaraan gerelateerde lasten tot onduidelijkheden in fiscale procedures leidden. Vanwege mogelijke juridische consequenties die zijn verbonden aan een onjuiste kostentoerekening zijn de voorschriften aangepast. Er blijft sprake van investeringen met een economisch nut zodat de eerder geformuleerde richtlijnen 3 t/m 5 hierop ook van toepassing zijn. Investeringen met betrekking tot riolering of het verzamelen van huishoudelijk afval dienen voortaan in een aparte categorie op de balans te worden opgenomen onder investeringen met een economisch nut. 6
Indien in de heffingen bijdragen zijn begrepen voor toekomstige vervangingsinvesteringen komen deze gelden, net als nu overigens, in een vervangingsvoorziening. Op de balans dienen ook deze voorzieningen in het vervolg onder een aparte categorie te worden opgenomen. Op grond van artikel 62 lid 3 Bbv moeten de vervangingsbijdragen uit de voorziening bij het daadwerkelijk doen van de vervangingsinvestering altijd in mindering op het investeringsbedrag worden gebracht. Ad c. Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut Deze categorie investeringen zijn niet verhandelbaar en/of hebben niet het doel middelen te genereren. Het betreft investeringen in onder andere de aanleg en reconstructie van wegen, waterwegen, civiele kunstwerken, groen en kunstwerken die de gemeente niet beoogt te verkopen. Op basis van artikel 59 lid 1 Bbv wordt ook deze categorie investeringen geactiveerd. Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut worden geactiveerd. Richtlijn 6 Wanneer in investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut gronden zijn begrepen, wordt de waarde daarvan berekend als onderdeel van de kosten van de integrale investering (zoals aanleg of reconstructie van wegen). De waarde van de gronden wordt dus niet afgesplitst. De waarde van gronden wordt bij investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut niet afgesplitst. Richtlijn 7 Om dezelfde redenen als bij investeringen met een economisch nut is het ongewenst de investeringen te vermeerderen met eigen personeelskosten. Het in rekening kunnen brengen van deze investeringen of de lasten daarvan aan derden is op deze categorie niet van toepassing. Vanuit bedrijfseconomische overwegingen is het evenmin gewenst investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut te vermeerderen met rente over het tijdvak van vervaardiging. Kosten van eigen personeel en rente over het tijdvak van vervaardiging worden niet aan investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut toegerekend. Richtlijn 8 2.3 Financiële vaste activa (artikel 36 Bbv) Op de balans worden onder financiële vaste activa afzonderlijk opgenomen: a. kapitaalverstrekkingen aan deelnemingen, gemeenschappelijke regelingen, overige verbonden partijen; b. leningen aan openbare lichamen als bedoeld in artikel 1, onderdeel a van de Wet financiering decentrale overheden, woningbouwcorporaties, deelnemingen, overige verbonden partijen; c. overige langlopende leningen; d. uitzettingen in s Rijks schatkist met een rente typische looptijd van één jaar of langer; e. uitzettingen in de vorm van Nederlands schuldpapier met een rente typische looptijd van één jaar of langer; f. overige uitzettingen met een rente typische looptijd van één jaar of langer. 7
2.4 Bijdragen aan activa in eigendom van derden Op basis van artikel 61 Bbv kunnen bijdragen aan activa in eigendom van derden worden geactiveerd indien wordt voldaan aan de volgende voorwaarden: a. er sprake is van een investering door een derde; b. de investering bijdraagt aan de publieke taak; c. de derde zich heeft verplicht tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals is overeengekomen en d. de bijdrage kan worden teruggevorderd, indien de derde in gebreke blijft of de gemeente anders recht kan doen gelden op de activa die met de investering samenhangen. Bovengenoemde voorwaarden werken cumulatief. De essentie van dit artikel is dat het bij de bijdrage gaat om een investering die bijdraagt aan de publieke taak, de gemeente de derde partij kan verplichten daadwerkelijk te investeren en dat bij in gebreke blijven de middelen kunnen worden teruggevorderd of de gemeente (mede)eigenaar van de investering kan worden. Bijdragen aan activa in eigendom van derden worden geactiveerd wanneer wordt voldaan aan alle in artikel 61 Bbv genoemde voorwaarden. Richtlijn 9 2.5 Aanvullende criteria voor het activeren van activa De vraag rijst of het raadzaam is om investeringen die voor activeren in aanmerking komen ook in alle gevallen daadwerkelijk te activeren. Om praktische redenen wordt activeren in de volgende gevallen niet als wenselijk beschouwd: a. investeringen met een gebruiksduur van maximaal twee jaar en/of b. investeringen met een verkrijgings- of vervaardigingsprijs lager dan 10.000 tenzij het gronden of terreinen betreft; c. investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut met een investeringsbedrag lager dan 50.000. Investeringen met een gebruiksduur van maximaal twee jaar en/of een verkrijgings- of vervaardigingsprijs van 10.000 of minder worden, met uitzondering van gronden en terreinen, niet geactiveerd maar ineens ten laste van de exploitatie gebracht. Richtlijn 10 Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut met een investeringsbedrag lager dan 50.000 worden niet geactiveerd, maar ineens ten laste van de exploitatie gebracht Richtlijn 11 2.6 Groot onderhoud en aanpassingen die de levensduur verlengen De commissie Bbv heeft de Notitie verkrijging/vervaardiging en onderhoud van kapitaalgoederen uitgebracht. In deze notitie is de volgende stellige uitspraak met betrekking tot onderhoud opgenomen: De kosten van onderhoud (klein en groot) zijn niet levensduur verlengend en mogen dus niet worden geactiveerd. Deze uitspraak impliceert dat alleen levensduur verlengende onderhoudsinvesteringen (bijv. renovatie) kunnen worden geactiveerd. 8
De kosten van jaarlijks terugkerend klein onderhoud dienen in het jaar van uitvoering direct ten laste van de exploitatie te worden gebracht. De kosten van groot onderhoud kunnen op twee wijzen worden verwerkt, namelijk: a. in het jaar van uitvoering direct ten laste van de exploitatie brengen met eventuele vrijval via resultaatbestemming van een daartoe gevormde reserve; b. in het jaar van uitvoering ten laste brengen van een vooraf daartoe gevormde voorziening. Inlossen van kosten van achterstallig onderhoud dient ineens ten laste van de exploitatie plaats te vinden. Stellige uitspraken van de commissie Bbv dienen te worden nageleefd. Slechts gegronde redenen kunnen aanleiding zijn om van deze uitspraken af te wijken. Zowel de afwijkingen als de gronden daarvoor moeten in de begroting en/of jaarstukken worden vermeld. Onderhoudskosten, zowel klein als groot, zijn niet levensduur verlengend en mogen om die reden niet worden geactiveerd; Onderhoudsinvesteringen die de levensduur verlengen, bijvoorbeeld renovatie, mogen worden geactiveerd; Inlossen van kosten van achterstallig onderhoud dient ineens ten laste van de exploitatie plaats te vinden. Richtlijn 12 2.7 Software Door de commissie Bbv is eveneens de Notitie software uitgebracht met daarin de volgende stellige uitspraak: Software valt onder de materiële vaste activa als bedoeld in artikel 35 lid 1a (investeringen met een economisch nut). Ook de gebruiksrechten op software voor onbepaalde duur die ineens in rekening worden gebracht vallen onder de materiële vaste activa als bedoeld in artikel 35 lid 1a (investeringen met economisch nut). Indien sprake is van gebruiksrechten voor bepaalde tijd, vindt activering niet plaats als materieel vast actief maar worden de gebruiksrechten op de balans onder vooruitbetaalde bedragen opgenomen. 9
3 Waardering van activa 3.1 Waarderingsgrondslagen (artikel 63 lid 1 Bbv) In artikel 63 lid 1 van het Bbv is bepaald dat de verkrijgings- of vervaardigingsprijs als waarderingsgrondslag voor activa moet worden toegepast. In lid 2 en 3 van dit artikel is expliciet vermeld wat onder verkrijgings- en vervaardigingsprijs dient te worden verstaan. De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten. De vervaardigingsprijs bestaat uit de aanschafkosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingsprijs kan ook een redelijk deel van de indirecte kosten en de over het tijdvak toegerekende rente worden opgenomen. Artikel 63 lid 4 bevat bepalingen voor gronden die in erfpacht zijn uitgegeven. Voor dergelijke gronden geldt om praktische redenen (het bepalen van de vervaardigingsprijs per kavel is erg bewerkelijk) de uitgifteprijs van eerste uitgifte als verkrijgingsprijs. Is echter sprake van gronden in eeuwigdurende erfpacht, dan dient waardering tegen registratiewaarde plaats te vinden. Dit omdat de economische eigendom niet langer bij de erfverpachter berust. In het 5 e lid van artikel 63 is beschreven dat bij verandering van de bestemming van activa de actuele waarde van de nieuwe bestemming in de toelichting op de balans dient te worden opgenomen. Uitsluitend in de onder de richtlijnen 4 en 5 genoemde gevallen worden rente en personeelskosten in de vervaardigingsprijs opgenomen. Richtlijn 13 3.2 BTW Alhoewel niet concreet in het Bbv benoemd onder de bepalingen omtrent de te hanteren waarderingsgrondslag, dient de BTW op activa niet te worden geactiveerd indien deze compensabel is volgens de Wet op het BTW-compensatiefonds. Dit is overeenkomstig bestuurlijke afspraken tussen het Rijk en de Vereniging Nederlandse gemeenten en in lijn met artikel 2 van het Bbv op basis waarvan de compensabele BTW niet als last mag worden beschouwd. Verrekenbare of compensabele BTW wordt niet geactiveerd. Daarentegen wordt niet-verrekenbare of niet-compensabele BTW die samenhangt met de investering wel geactiveerd. Richtlijn 14 3.3 Afwaarderen activa (artikel 65 Bbv) In artikel 65 van het Bbv zijn bepalingen opgenomen met betrekking tot het afwaarderen van activa. Ingevolge lid 1 dienen naar verwachting duurzame waardeverminderingen van vaste activa onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking te worden genomen. Niet-voorzienbaar houdt in dit kader in dat de waardevermindering zal ophouden te bestaan. Dit is bijvoorbeeld het geval bij nieuwe inzichten in de technische en/of economische levensduur van activa of de aantasting van het vermogen in deelnemingen. Lid 2 schrijft voor dat voorraden en deelnemingen tegen de marktwaarde moeten worden gewaardeerd wanneer de marktwaarde lager is dan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. De gemeentelijke voorraad omvat in hoofdzaak bouwgronden die al dan niet in exploitatie zijn genomen. Deze worden gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. 10
Wanneer de marktwaarde lager is dan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs dient afwaardering naar de lagere marktwaarde plaats te vinden. De vervaardigingsprijs omvat de kosten die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend, alsmede een redelijk te achten aandeel in de rente-, administratie- en beheerskosten. Winsten uit grondexploitatie worden pas genomen als die met voldoende mate van betrouwbaarheid als gerealiseerd kunnen worden aangemerkt. Zolang hier geen sprake van is worden de verkoopopbrengsten op de vervaardigingskosten in mindering gebracht. Als uit de meest recente kostprijsberekeningen te verwachten verliezen worden verwacht, kunnen hiertoe voorzieningen worden gevormd. In lid 3 wordt voorgeschreven dat wanneer een actief buiten gebruik wordt gesteld deze wordt afgewaardeerd op het moment van buitengebruikstelling indien de restwaarde lager is dan de boekwaarde. Bij een volledige buitengebruikstelling moet het actief uiteraard worden afgewaardeerd tot hetzij nul, hetzij tot de restwaarde indien die redelijkerwijs verwacht kan worden. Wanneer een actief gedeeltelijk buiten gebruik wordt gesteld dient proportioneel te worden afgewaardeerd. De afwaardering vindt plaats onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar. 3.4 Desinvesteren In de eerdergenoemde Notitie verkrijging/vervaardiging en onderhoud van kapitaalgoederen van de commissie Bbv is als stellige uitspraak opgenomen dat de gerealiseerde boekwinst bij het afstoten van een kapitaalgoed als incidentele bate ten gunste van het resultaat van het betreffende jaar wordt gebracht. De boekwinst mag niet worden verrekend met de waarde van het eventuele vervangingsobject. 3.5 Integraal activeren en componentenbenadering Wanneer een actief is aangeschaft en in gebruik wordt genomen, wordt het geactiveerd voor het bedrag van de aanschafkosten. Het actief als geheel wordt afgeschreven op basis van één integrale afschrijvingsduur. De componentenbenadering is een andere methode van activeren. Deze benadering houdt in dat de verschillende delen waaruit een actief is samengesteld afzonderlijk worden gewaardeerd en afgeschreven op basis van de verwachte gebruiksduur van die afzonderlijke delen. Het is immers mogelijk dat de technische of economische gebruiksduur per deel verschillen. Bij toepassing van deze benadering worden noodzakelijke vervangingen opnieuw geactiveerd. Het toepassen van de componentenbenadering kan worden geïllustreerd aan de hand van de bouw van een nieuw gemeentehuis: Grond gebruiksduur onbeperkt niet activeren dus niet afschrijven; Gebouw gebruiksduur 40 jaar activeren en afschrijven in 40 jaar; Installaties gebruiksduur 15 jaar activeren en afschrijven in 15 jaar; Inventaris gebruiksduur 10 jaar activeren en afschrijven in 10 jaar. De kosten van de te onderscheiden delen worden afzonderlijk verwerkt en afgeschreven. In bovenstaand voorbeeld kan na 15 jaar de vervanging van de cv-ketel opnieuw worden geactiveerd. Vanuit de financiële optiek verdient de componentenbenadering de voorkeur boven de integrale methode. Het voorkomt het optreden van dubbele lasten (afschrijving en vervanging) terwijl bovendien 11
wordt bewerkstelligd dat activa die naar aard en gebruik gelijksoortig zijn op eenzelfde grondslag worden gewaardeerd en behandeld. De commissie Bbv beveelt in de Notitie verkrijging/vervaardiging en onderhoud van kapitaalgoederen overigens aan de componentenbenadering alleen toe te passen bij investeringen met economisch nut. Bij investeringen met economisch nut die bestaan uit afzonderlijke delen met verschillende gebruiksduren wordt de componentenbenadering toegepast. Richtlijn 15 12
4 Afschrijven vaste activa 4.1 Inleiding In hoofdstuk 2 is aangegeven dat het kenmerk van vaste activa duurzaamheid is, met andere woorden dat het nut van het actief zich spreidt over een periode van meerdere jaren. Echter, de levensduur van vaste activa is, met uitzondering van gronden, niet oneindig. Als gevolg van slijtage of veroudering neemt de gebruikswaarde van het actief en daarmee de waarde in het economische verkeer af. Het in beeld brengen van deze (jaarlijkse) waardevermindering noemt men afschrijven. De hiermee gepaard gaande bedragen zijn bekend als afschrijving. Met betrekking tot afschrijven zijn de volgende aspecten van belang: a. de afschrijvingsbasis; b. de verwachte levensduur; c. de methodiek van afschrijven en d. het moment waarop met afschrijven wordt begonnen. In dit hoofdstuk wordt nader ingegaan op bovenstaande aspecten. 4.2 Wettelijk kader In artikel 64 van het Bbv zijn diverse bepalingen met betrekking tot afschrijven opgenomen. Bepaald is dat afschrijven onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar geschiedt. Afschrijvingen mogen op andere grondslagen geschieden dan die welke in het voorgaande begrotingsjaar zijn toegepast. In de toelichting op de balans zal echter wel een gegronde reden van een dergelijke wijziging opgenomen en toegelicht moeten worden. Op vaste activa met een beperkte gebruiksduur, waaronder begrepen de financiële vaste activa, moet worden afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige levensduur. Dit impliceert dat extra afschrijven op activa met economisch nut uitsluitend is toegestaan als er sprake is van duurzame waardevermindering of als het actief eerder buiten gebruik wordt gesteld. In paragraaf 2.1 is aangegeven om immateriële vaste activa niet te willen activeren. Wanneer dergelijke activa wel worden geactiveerd dient volgens de Bbv de afschrijvingsduur te zijn bepaald op hetzij maximaal de looptijd van de geldlening, hetzij maximaal vijf jaar. Voorts heeft de commissie Bbv de notitie Het Bbv en stelsel-/schattingswijzigingen uitgebracht. Daarin worden de volgende twee stellige uitspraken gedaan: a. een stelselwijziging betreft een wijziging van de vrij te kiezen waarderingsgrondslagen. Bij een stelselwijziging worden bestaande (rest)boekwaarden niet herrekend, maar over de lagere, dan wel kortere, dan wel gelijkblijvende verwachte gebruiksperiode afgeschreven. Voorbeeld van een stelselwijziging is bijvoorbeeld verandering van vrij gekozen afschrijvingstermijn/-methode voor de investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut; b. een schattingswijziging betreft een wijziging van een verwachte toekomstige gebruiksduur c.q. gebruiksintensiteit dan wel de naar verwachting duurzaam lagere gebruikswaarde. De bestaande (rest)boekwaarde wordt niet herrekend, maar over de langere, dan wel kortere, dan wel gelijkblijvende verwachte toekomstige gebruiksduur afgeschreven. Voorbeelden van een schattingswijziging zijn bijvoorbeeld een naar verwachting duurzame waardevermindering van vaste activa, het eventueel latere duurzame waardeherstel, een verandering van de verwachte toekomstige gebruiksduur en een verandering van de afschrijvingsmethode. 13
4.3 Afschrijvingsbasis Zoals vermeld in paragraaf 3.1 dient op grond van de voorschriften de verkrijgings- of vervaardigingsprijs als waarderingsgrondslag te worden toegepast. Deze verkrijgings- of vervaardigingsprijs vormt daarmee ook de belangrijkste basis voor het afschrijven op vaste activa. Daarnaast is het mogelijk dat aan het einde van de levensduur van het actief een restwaarde resteert. In veel gevallen is deze eventuele restwaarde vooraf niet of nauwelijks in te schatten. Op grond van het voorzichtigheidsprincipe verdient het dan ook aanbeveling om uit te gaan van de situatie waarin geen restwaarde aanwezig is. Uitzondering hierop is wanneer sprake is van gemeentelijke gebouwen op gemeentelijke grond en de grondkosten zijn in de verkrijgings- of vervaardigingsprijs begrepen. Bij de besluitvorming over de Begroting 2011 is op basis van de daarin voorgestelde ombuigingen besloten in dergelijke gevallen rekening te houden met een restwaarde van 10% van de verkrijgingsof vervaardigingsprijs. De achterliggende gedachte bij dit besluit was dat het gebruiksnut van gronden met economisch nut feitelijk oneindig is. Dergelijke gronden zijn niet aan slijtage onderhevig en ondergaan geen waardevermindering, zodat de noodzaak tot afschrijven niet aanwezig is. De besluitvorming bij de Begroting 2011 houdt dus tevens in dat op gronden met economisch nut niet wordt afgeschreven. Overigens verdient het aanbeveling in de toekomst de grondwaarde van de totale verkrijgings- of vervaardigingsprijs af te splitsen en als afzonderlijke component te activeren en niet meer uit te gaan van de globale benadering van een restwaarde van 10% van de totale verkrijgings- of vervaardigingsprijs. De verkrijgings- of vervaardigingsprijs vormt de basis voor het afschrijven op vaste activa. Er wordt geen rekening gehouden met een restwaarde. Bij investeringen met economisch nut wordt de grondprijs, voor zover deze in de verkrijgings- of vervaardigingsprijs is begrepen, afgesplitst en afzonderlijk geactiveerd. Richtlijn 16 Wanneer sprake is van gemeentelijke gebouwen op eigen grond en de grondkosten zijn in de verkrijgings- of vervaardigingsprijs begrepen, wordt rekening gehouden met een restwaarde van 10% van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Richtlijn 17 Op gronden met economisch nut wordt niet afgeschreven. Richtlijn 18 Met betrekking tot gronden in de openbare ruimte met maatschappelijk nut is in richtlijn 7 bepaald dat de waarde daarvan niet van de investering wordt afgesplitst. Het gaat in dat geval om grond waarop bijvoorbeeld een rotonde, weg, park, plantsoen wordt aangelegd. De onderliggende grond is in deze gevallen zodanig verbonden met de hiervoor genoemde zaken dat dit als onlosmakelijk onderdeel hiervan moet worden beschouwd. Dergelijke grond dient daarom mede te worden geactiveerd en te worden afgeschreven in dezelfde periode als de betreffende investering. Naast de gronden met economisch of maatschappelijk nut zijn ook nog gronden te onderkennen die in het kader van grondexploitaties als productiemiddel worden gebruikt. Deze categorie gronden wordt als voorraad beschouwd en valt derhalve onder de vlottende activa. 14
4.4 Afschrijvingstermijnen De afschrijvingstermijn van een actief wordt bepaald door de levens- of gebruiksduur. Hierbij kan onderscheid worden gemaakt in technische en economische levensduur. De technische levensduur is de periode waarin het vanuit technisch oogpunt mogelijk is het actief te gebruiken. Dit is dus de periode tot het moment van volledige slijtage. De economische levensduur is in bedrijfskundige zin de periode waarin het actief vanuit economisch oogpunt verantwoord kan worden ingezet. In de regel is dat de periode tot het moment waarop vervanging voordeliger is dan voortgezet gebruik. In algemene zin kan worden gesteld dat het vanuit economische overwegingen aanbeveling verdient de economische levensduur te hanteren. Bijlage 2 is een overzicht waarin per soort activa de levensduur wordt aangegeven. De levensduur is gebaseerd op ervaringscijfers van zowel de eigen gemeente als die van andere gemeenten. De opsomming is niet uitputtend. Ook blijft het in incidentele gevallen, bijvoorbeeld bij een sterk afwijkende werkelijke levensduur, mogelijk af te wijken van de genoemde afschrijvingstermijnen. De reden van een dergelijke afwijking dient dan wel grondig te worden onderbouwd. Voor activa die niet in de tabel zijn opgenomen stelt het college de afschrijvingstermijn separaat vast. De afschrijvingstermijnen hanteren zoals opgenomen in Bijlage 3 behorende bij deze nota. Richtlijn 19 In incidentele gevallen is afwijking van de afschrijvingstermijnen zoals opgenomen in Bijlage 3 behorende bij deze nota mogelijk, mits de reden van de afwijking nadrukkelijk wordt toegelicht. Richtlijn 20 De te hanteren afschrijvingstermijnen voor activa die niet in Bijlage 3 zijn opgenomen worden door het college separaat vastgesteld. Richtlijn 21 Zoals in paragraaf 4.2 vermeldt mag uitsluitend op activa in de openbare ruimte met maatschappelijk nut resultaat afhankelijk extra worden afgeschreven. De in bijlage 2 genoemde afschrijvingstermijnen zijn voor die categorie activa dan ook minder hard. 4.5 Afschrijvingsmethode In de wettelijke voorschriften worden geen eisen gesteld aan de te hanteren afschrijvingsmethodiek. De gemeente is in de keuze hieromtrent autonoom. In de praktijk zijn de volgende twee methoden het meest gangbaar: - afschrijven op lineaire basis; - afschrijven op basis van annuïteiten. In de lineaire methodiek zijn de kosten van afschrijving gedurende de gehele levensduur constant (vast percentage van de aanschafprijs). De aan de investering jaarlijks toe te rekenen rentekosten dalen (deze zijn gerelateerd aan de boekwaarde per het begin van het jaar). De totale jaarlijkse kapitaallasten (rente en afschrijving) dalen derhalve met de afname van de rentecomponent. In de methodiek van afschrijving op basis van annuïteiten wordt gerekend met een jaarlijks gelijkblijvend bedrag (de annuïteit). Deze bestaat uit een rente- en afschrijvingscomponent. Tegenover een dalende rentecomponent staat een stijgende afschrijvingscomponent. Doordat deze daling gelijk is aan de stijging blijven de totale jaarlijkse kapitaallasten (annuïteit) constant. 15
In beginsel wordt in Heemskerk lineair afgeschreven. Argumenten die voor deze afschrijvingsmethodiek pleiten zijn: - houdt beter rekening met een relatief hogere waardevermindering aan het begin van de levensduur; - door de dalende kapitaallasten kunnen de, in de regel, toenemende onderhoudskosten (deels) worden gecompenseerd; - over de gehele levensduur is deze methode goedkoper. Bij investeringen waarvan de kapitaallasten in een (kostendekkend) tarief aan de burgers worden doorberekend is het van groot belang deze lasten op een zo constant mogelijk niveau te houden. Met name is dit aan de orde indien sprake is van een substantieel investeringsniveau. Daarnaast is het van belang om ook de jaarlijkse groot onderhoudskosten zo veel mogelijk af te vlakken. Pas dan wordt op een optimale wijze bereikt dat jaarlijkse schommelingen in de tariefstelling kunnen worden voorkomen. Feitelijk speelt deze problematiek uitsluitend bij investeringen met betrekking tot riolering en afvalstoffen. De hierop betrekking hebbende investeringen kunnen op basis van annuïteiten worden afgeschreven. Investeringen worden in beginsel op lineaire basis afgeschreven; Investeringen met betrekking tot riolering en afvalstoffen waarvan de kosten in een (kostendekkend) tarief aan de burgers worden doorberekend, kunnen op basis van annuïteiten worden afgeschreven. Richtlijn 22 4.6 Aanvang van het moment van afschrijving Met betrekking tot het moment waarop met het afschrijven van vaste activa wordt begonnen, bestaan onderstaande keuzemogelijkheden: - in het jaar waarin het de investering gereed is of wordt verworven; - vanaf het moment dat het actief in gebruik wordt genomen; - medio het begrotingsjaar waarin de investering gereed is of wordt verworven; - in het begrotingsjaar dat volgt op het jaar waarin de investering gereed is of is verworven. Al vele jaren is het gebruikelijk om te beginnen met het afschrijven van vaste activa in het begrotingsjaar volgend op het jaar waarin de investering gereed is of is verworven. Er zijn geen redenen om voor te stellen hiervan af te wijken. De afschrijving van vaste activa vangt aan met ingang van het begrotingsjaar volgend op het jaar waarin het gereed is gekomen of is verworven. Richtlijn 23 4.7 Extra afschrijven Extra afschrijven voor activa met economisch nut is uitsluitend toegestaan als er sprake is van duurzame waardevermindering of als het actief eerder buiten gebruik wordt gesteld. 16
5 Rente Aan alle vaste activa wordt rente toegerekend. Deze rente wordt berekend over de boekwaarde van het actief per het begin van het jaar. Jaarlijks wordt in de Kadernota (onderdeel van de voorjaarsnota) het rentepercentage bepaald waarmee in de begroting van het volgende jaar moet worden gerekend. Voor activa waarop volgens de lineaire methode wordt afgeschreven benadert het te hanteren rentepercentage zoveel als mogelijk de gemiddelde rente die over de, voor de financiering van de gezamenlijke vaste activa, benodigde financieringsmiddelen verschuldigd is (het zogenaamde renteomslagpercentage). Voor activa waarop op basis van annuïteiten wordt afgeschreven wordt een rentepercentage gehanteerd gelijk aan het rente-omslagpercentage. Dit rentepercentage wordt bij het periodiek op te stellen Gemeentelijke rioleringsplan op actualiteit beoordeeld en indien noodzakelijk aangepast. De hiervoor genoemde rentepercentages worden, behoudens wettelijke verplichting, niet nagecalculeerd. Voor financiële vaste activa waarmee een rentevergoeding samenhangt wordt een (afwijkend) rentepercentage gehanteerd dat overeenkomt met het percentage van die rentevergoeding. De rentelast vangt dan voorts aan op het moment van ingang van de rentevergoeding (synchroniteit). De rente die wordt toegerekend aan activa waarop op lineaire basis wordt afgeschreven is gebaseerd op het rente-omslagpercentage en wordt jaarlijks door de raad in de Kadernota op basis van voorcalculatie vastgesteld; De rente die wordt toegerekend aan activa waarop op basis van annuïteiten wordt afgeschreven wordt berekend tegen een percentage gelijk aan het rente-omslagpercentage. Dit rentepercentage wordt bij het periodiek op te stellen Gemeentelijke rioleringsplan op actualiteit beoordeeld en indien noodzakelijk aangepast; Voor financiële vaste activa waarmee een rentevergoeding samenhangt wordt een rentepercentage gehanteerd dat overeenkomt met het percentage van de rentevergoeding Richtlijn 23 17
6 Procedures 6.1 Autorisatie investeringen Op enig moment in het jaar, tot op heden bij de voorjaarsnota, stelt de raad de meerjarenplanning voor de daaropvolgende vier jaar vast. Deze planning bevat de nieuwe beleidsvoornemens en de vervangingsinvesteringen voor de komende meerjarige periode. In de nieuwe beleidsvoornemens zijn de investeringen in nieuwe vaste activa begrepen. Met het vaststellen van de voorjaarsnota stelt de raad ook feitelijk de middelen (kredieten) voor deze investeringen beschikbaar. Deze kredieten alsmede de daaruit voortvloeiende meerjarige kaptaallasten worden vervolgens meerjarig verwerkt. Bestedingen ten laste van de geautoriseerde kredieten mogen pas plaats vinden vanaf 1 januari van het begrotingsjaar waarin zij zijn opgenomen. Investeringen en kredietaanvragen die niet via de voorjaarsnota in de begroting zijn opgenomen, dienen gedurende het begrotingsjaar via separate voorstellen aan de raad te worden voorgelegd. 6.2 Looptijd kredieten Het lijkt voor de hand liggend dat een krediet wordt aangewend gedurende het jaar waarvoor het beschikbaar is gesteld. Echter, in de praktijk blijken er diverse oorzaken te zijn waardoor dit niet altijd haalbaar is. Ten behoeve van het realiseren van zo realistisch mogelijke planningen en om te voorkomen dat voor een langere tijd beslag op financiële middelen wordt gelegd, verdient het aanbeveling de looptijd van kredieten te beperken. Een looptijd van twee jaar, overeenkomend met de thans gehanteerde termijn, is daarbij alleszins reëel. Kredieten of restanten daarvan die na beschikbaarstelling door de raad per ultimo van het begrotingsjaar ouder zijn dan twee jaar komen hierdoor automatisch te vervallen. Uitsluitend wanneer voor het verloop van de termijn van twee jaar een onderbouwd voorstel aan de raad wordt voorgelegd en de raad daarmee instemt kan, in afwijking van de algemene regel, een krediet ook na verloop van de twee jaar in stand blijven. 6.3 Schuifmogelijkheden Op grond van het budgetrecht van de raad is het zonder toestemming van de gemeenteraad niet toegestaan tussen afzonderlijke investeringen te schuiven, zowel niet in tijd als in middelen. Evenmin is het zonder toestemming van de raad toegestaan (restant)kredieten over te hevelen naar een volgend begrotingsjaar en/of wijzigingen aan te brengen in de hoogte van de kredieten. De looptijd van kredieten bedraagt in principe twee jaar; Investeringen en kredietaanvragen die niet via de meerjarenplanning worden aangevraagd, dienen gedurende het begrotingsjaar via separate voorstellen aan de raad te worden voorgelegd; Kredieten die per ultimo van het begrotingsjaar ouder zijn dan twee jaar, gerekend vanaf het moment van beschikbaar stellen, komen automatisch te vervallen tenzij tijdig een onderbouwd voorstel tot verlenging van de looptijd aan de raad wordt voorgelegd; Het is zonder toestemming van de raad niet toegestaan tussen afzonderlijke investeringen te schuiven, niet in zowel tijd als middelen. Toestemming van de raad is eveneens vereist om (restant)kredieten over te hevelen naar een volgend begrotingsjaar en/of wijzigingen aan te brengen in de hoogte van de kredieten. Richtlijn 24 18
6.4 Informatieverstrekking Voor het verkrijgen van inzicht in de voortgang en afwikkeling van kredieten is het voor de raad van belang hierover geïnformeerd te worden. Deze informatie wordt periodiek via de tussentijdse rapportages verstrekt. Hierbij wordt informatie verstrekt omtrent afwijkingen ten opzichte van de voorgenomen plannen in het betreffende jaar. Meer uitgebreide informatie wordt jaarlijks in de jaarstukken verstrekt. Daarin dient van ieder investeringskrediet het volgende te worden vermeld: - beschikbaar gesteld krediet; - gerealiseerde uitgaven; - restant krediet; - toelichting op eventuele overschrijding van het krediet; - vervolgstappen: afsluiten of doorschuiven naar volgend jaar voor zover de termijn van twee jaar nog niet is verlopen. 7 Ingangsdatum Deze nota is van kracht met ingang van 1 januari 2017, onder intrekking van de Nota activa en afschrijvingen 2014. 8 Citeertitel Deze nota wordt aangehaald als de Nota Activa en afschrijving 2017. 19
Bijlage 1. Samenvatting richtlijnen In deze nota zijn onder verschillende onderwerpen richtlijnen opgenomen die aanvullend op de wettelijke voorschriften in acht moeten worden genomen. Deze richtlijnen dienen als kader voor het college waarbinnen het activerings- en afschrijvingsbeleid dient te worden uitgevoerd. Ten behoeve van de overzichtelijkheid wordt hieronder een samenvatting van de richtlijnen gegeven. Richtlijn Beschrijving 1 De kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio worden niet geactiveerd. 2 De kosten van onderzoek en ontwikkeling van een bepaald actief worden niet geactiveerd. 3 Bijdragen van derden worden, voor zover deze in directe relatie staan met het actief, op de waardering in mindering gebracht. 4 Indien sprake is van een realisatieduur langer dan twee jaar en een investeringsbedrag van minimaal 1.000.000 wordt de investering met economisch nut vermeerderd met rente over het tijdvak dat met de vervaardiging van het actief is gemoeid. 5 Aan investeringen met economisch nut worden geen kosten van eigen personeel toegerekend tenzij de investering of de (kapitaal)lasten daarvan geheel of gedeeltelijk aan derden in rekening kan worden gebracht. 6 Investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut worden geactiveerd. 7 De waarde van gronden wordt bij investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut niet afgesplitst. 8 Kosten van eigen personeel en rente over het tijdvak van vervaardiging worden niet aan investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut toegerekend. 9 Bijdragen aan activa in eigendom van derden worden geactiveerd wanneer wordt voldaan aan alle in artikel 61 Bbv genoemde voorwaarden. 10 Investeringen met een gebruiksduur van maximaal twee jaar en/of een verkrijgings- of vervaardigingsprijs van 10.000 of minder worden, met uitzondering van gronden en terreinen, niet geactiveerd maar ineens ten laste van de exploitatie gebracht. 11 Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut met een investeringsbedrag lager dan 50.000 worden niet geactiveerd, maar ineens ten laste van de exploitatie gebracht 12 Onderhoudskosten, zowel klein als groot, zijn niet levensduur verlengend en mogen om die reden niet worden geactiveerd; Onderhoudsinvesteringen die de levensduur verlengen, bijvoorbeeld renovatie, mogen worden geactiveerd; Inlossen van kosten van achterstallig onderhoud dient ineens ten laste van de exploitatie plaats te vinden. 13 Uitsluitend in de onder de richtlijnen 4 en 5 genoemde gevallen worden rente en personeelskosten in de vervaardigingsprijs opgenomen. 14 Verrekenbare of compensabele BTW wordt niet geactiveerd. Daarentegen wordt niet-verrekenbare of niet-compensabele BTW die samenhangt met de investering wel geactiveerd. 15 Bij investeringen met economisch nut die bestaan uit afzonderlijke delen met verschillende gebruiksduren wordt de componentenbenadering toegepast. 16 De verkrijgings- of vervaardigingsprijs vormt de basis voor het afschrijven op vaste activa. Er wordt geen rekening gehouden met een restwaarde. Bij investeringen met economisch nut wordt de grondprijs, voor zover deze in de verkrijgings- of vervaardigingsprijs is begrepen, afgesplitst en afzonderlijk geactiveerd. 20
Bijlage 1. Samenvatting richtlijnen -vervolg- Richtlijn Beschrijving 17 Wanneer sprake is van gemeentelijke gebouwen op eigen grond en de grondkosten zijn in de verkrijgings- of vervaardigingsprijs begrepen wordt rekening gehouden met een restwaarde van 10% van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. 18 Op gronden met economisch nut wordt niet afgeschreven. 19 De afschrijvingstermijnen hanteren zoals beschreven in Bijlage 3 behorende bij deze nota. 20 In incidentele gevallen is afwijking van de afschrijvingstermijnen zoals beschreven in Bijlage 3 behorende bij deze nota mogelijk, mits de reden van de afwijking nadrukkelijk wordt toegelicht. 21 De te hanteren afschrijvingstermijnen voor activa die niet in Bijlage 3 zijn opgenomen worden door het college separaat vastgesteld. 22 Investeringen worden in beginsel op lineaire basis afgeschreven; Investeringen met betrekking tot riolering en afvalstoffen waarvan de kosten in een (kostendekkend) tarief aan de burgers worden doorberekend, kunnen op basis van annuïteiten worden afgeschreven. 23 De afschrijving van vaste activa vangt aan met ingang van het begrotingsjaar volgend op het jaar waarin het gereed is gekomen of is verworven. 24 De rente die wordt toegerekend aan activa waarop op lineaire basis wordt afgeschreven is gebaseerd op het rente-omslagpercentage en wordt jaarlijks door de raad in de kadernota op basis van voorcalculatie vastgesteld; De rente die wordt toegerekend aan activa waarop op basis van annuïteiten wordt afgeschreven wordt berekend op basis van een vast percentage overeenkomend met het percentage voor nieuwe investeringen dat volgens de door de raad vastgestelde kadernota geldt voor het jaar waarin met de realisering van het actief wordt aangevangen; Voor financiële vaste activa waarmee een rentevergoeding samenhangt wordt een rentepercentage gehanteerd dat overeenkomt met het percentage van de rentevergoeding. 25 De looptijd van kredieten bedraagt in principe twee jaar; Investeringen en kredietaanvragen die niet via de meerjarenplanning worden aangevraagd, dienen gedurende het begrotingsjaar via separate voorstellen aan de raad te worden voorgelegd; Kredieten die per ultimo van het begrotingsjaar ouder zijn dan twee jaar, gerekend vanaf het moment van beschikbaar komen, komen automatisch te vervallen tenzij tijdig een onderbouwd voorstel tot verlenging van de looptijd aan de raad wordt voorgelegd; Het is zonder toestemming van de raad niet toegestaan tussen afzonderlijke investeringen te schuiven, niet in zowel tijd als middelen. Toestemming van de raad is eveneens vereist om (restant)kredieten over te hevelen naar een volgend begrotingsjaar en/of wijzigingen aan te brengen in de hoogte van de kredieten. 21
Bijlage 2. Belangrijkste begrippen Met betrekking tot activa, afschrijving en hieraan verwante onderwerpen zijn onderstaande begrippen van belang. Begrip Activa Activeren Afschrijven Balans Boekwaarde Directe kosten Exploitatielasten Groot onderhoud en levensduur verlengende aanpassingen Omschrijving De bezittingen van de gemeente. Er wordt onderscheid gemaakt in vaste en vlottende activa. Het onderscheid tussen vaste en vlottende activa zit in het al dan niet aanwezig zijn van duurzaamheid. Is sprake van duurzaamheid, dat wil zeggen dat er sprake dient te zijn van een meerjarig nut, dan betreft het vaste activa. Het opnemen van investeringen op de balans. In het geval van activeren worden de kapitaallasten in de exploitatie tot uitdrukking gebracht. De boekhoudkundige weergave van de waardevermindering van activa als gevolg van technische slijtage en economische veroudering. De lasten van de geactiveerde investering worden verdeeld over de jaren waarin het nut optreedt. In financiële termen: de lasten worden in de periode, tot het moment waarop de economische levensduur is verstreken, afgeschreven. De afschrijvingen worden jaarlijks in mindering gebracht op de boekwaarde van de activa. De hoogte van de afschrijvingslasten wordt berekend aan de hand van vier factoren: aanschafwaarde, restwaarde, levensduur en afschrijvingsmethodiek. De levensduur wordt bepaald door rationeel en doelmatig gebruik, rekening houdend met technologische ontwikkelingen. De technische levensduur kan langer zijn, omdat een actief technisch nog bruikbaar kan zijn, maar economisch niet meer rendabel. Overzicht van activa (bezittingen) en passiva (vermogen). De totale activa worden onderverdeeld in vaste, vlottende, financiële activa en liquide middelen. De totale passiva worden onderverdeeld in permanent vermogen, vreemd vermogen lange termijn en vreemd vermogen op korte termijn. Het totaal aan passiva wordt aangewend in activa benodigd voor de productie of bedrijfsvoering. De verkrijgings- of vervaardigingsprijs verminderd met het totaal aan afschrijvingen. Dit is de waarde van de activa op de balans. Directe kosten zijn kosten die rechtstreeks aan een bepaald product of bepaalde dienst zijn toe te rekenen. Dit betreffen de kosten van producten en diensten die ten laste van de exploitatie worden gebracht. Deze drukken op de gemeentelijke begroting. Onderhoud: betreft het jaarlijks onderhoud ten behoeve van activa. De lasten worden gedekt uit een exploitatiebudget; Groot onderhoud: betreft planmatig onderhoud dat plaatsvindt over grotere perioden (bijvoorbeeld eens per 10 jaar) en waarvoor, ter egalisatie van de lasten over de jaren, veelal een onderhoudsvoorziening wordt gevormd; Levensduur verlengende aanpassingen: betreft ingrijpende werkzaamheden als renovaties of reconstructies, waarmee de resterende levensduur van de investering wordt verlengd of sprake is van een capaciteitsuitbreiding. Vanwege verlenging van die levensduur is het toegestaan dergelijke aanpassingen als investering te beschouwen en te activeren. Deze werkzaamheden werden ook wel aangeduid onder de noemer groot onderhoud. Omdat gebruik van het begrip groot onderhoud verwarring kan geven en in de richtlijnen van de commissie Bbv is opgenomen dat onderhoud, inclusief groot onderhoud niet mag worden geactiveerd, dienen levensduur verlengende aanpassingen niet langer als groot onderhoud te worden gekarakteriseerd. 22