Secretarieel medewerker Leeswijzer voor bedrijven Kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO houdt ontwikkelingen in de economisch-administratieve, ICT- en veiligheidsberoepen bij. Deze ontwikkelingen leggen we vast in zogenoemde kwalificatiedossiers. De dossiers vormen het uitgangspunt voor de inrichting van het onderwijs en het formuleren van diploma-eisen. Wat heeft u eraan? Bent u praktijkopleider? Dan is informatie uit een kwalificatiedossier handig zodat u weet waar de stagiair voor opgeleid wordt. Bent u hrm-adviseur binnen uw organisatie? Dan kunt u de informatie gebruiken bij het opstellen van functieprofielen of personeelsadvertenties. Ook voor opleidingstrajecten voor eigen medewerkers bieden de dossiers bruikbare informatie. Deze uitgave In het beroepsonderwijs leren deelnemers kerntaken en werkprocessen uit te voeren, zoals die door het bedrijfsleven zijn (h)erkend. In deze uitgave bieden wij u een overzicht aan van de kerntaken met bijbehorende werkprocessen van de Secretarieel medewerker. Meer informatie Wilt u meer informatie over dit beroep, dan verwijzen wij u door naar onze website www.ecabo.nl U vindt hier ook een vergelijking tussen mbo-diploma s en particuliere certificeringslijnen. Dit noemen we de blauwdruk Secretarieel.
Secretarieel medewerker Mbo- kwalificaties in de sector Secretarieel Niveau 1 Niveau 2 Niveau 3 Niveau 4 - n.v.t. Secretarieel medewerker Secretaresse Directiesecretaresse Telefonist/receptionist Juridisch secretaresse Managementassistent Medisch secretaresse Secretarieel medewerker Beroepsbeschrijving De Secretarieel medewerker werkt in kantoorhoudende arbeidsorganisaties. Hij houdt zich bezig met standaardcorrespondentie, telefoonbeantwoording, agendabeheer, het opstellen van eenvoudige mededelingen, het ontvangen van bezoekers, de urenregistratie, het invullen van eenvoudige formulieren en het uitvoeren van kopieeropdrachten. Tevens ondersteunt hij bij de postverwerking en het actueel houden van het archief.
Kerntaken en werkprocessen Elk beroep wordt in het dossier beschreven aan de hand van activiteiten die kenmerkend zijn voor het beroep, de zogenoemde kerntaken. Binnen een kerntaak worden verschillende beroepshandelingen uitgevoerd, de zogenoemde werkprocessen. Kerntaak 1. Verricht ondersteunende secretariële werkzaamheden Werkproces 1.1 Verzorgt correspondentie 1.2 Verzorgt ingaande en uitgaande post en neemt goederen in ontvangst 1.3 Beheert een agenda en een reserveringssysteem 1.4 Ontvangt bezoekers 1.5 Bedient de communicatiemiddelen en handelt telefoongesprekken af 2. Verricht ondersteunende (financieel) administratieve werkzaamheden 2.2 Voert administratieve gegevens in in een geautomatiseerd systeem 2.3 Vult eenvoudige formulieren in Voor een nadere uitwerking van deze kerntaken en bijbehorende werkprocessen inclusief een overzicht van de benodigde beroepscompetenties verwijzen we u naar het kwalificatiedossier Administratief medewerker op onze site www.ecabo.nl.
Een praktijkvoorbeeld van werkzaamheden Kerntaak 1. Verricht ondersteunende secretariële werkzaamheden Werkproces 1.1 Verzorgt correspondentie Yvonne werkt op het secretariaat van een brancheorganisatie als Secretarieel medewerker. Zij ondersteunt de beleidsmedewerkers. Theo, een van de beleidsmedewerkers, heeft een concept geschreven voor een mailing aan 150 leden. Hij vraagt Yvonne het concept uit te werken. En hij vraagt of zij het ledenbestand in de computer wil opzoeken. Hij heeft nog een paar adreswijzigingen die Yvonne door moet voeren. Hoewel ze net bezig was met het uitwerken van een mailbericht voor Bart, ook een beleidsmedewerker, gaat Yvonne snel aan het werk om het concept uit te werken. De mailing heeft natuurlijk haast! Er staan een paar woorden in het concept die ze niet kan lezen. Ze vraagt aan Els, haar officemanager, of zij ze kan ontcijferen. Als de brief klaar is, leest ze de tekst goed door op fouten. Ze verbetert die en controleert de lay-out. Van Theo moet ze altijd eerst zelf de brief controleren. Ze moet goed letten op het juiste gebruik van de Nederlandse taal. Vervolgens actualiseert ze het adressenbestand. Ze laat het resultaat nog even aan Els zien. Uiteindelijk gaat ze met de twee uitgewerkte opdrachten naar Theo om de resultaten door te spreken. Theo ziet dat zijn telefoonnummer in de brief niet klopt. Dit past Yvonne nog snel even aan en dan maakt ze er een samenvoegbestand van. Ze zorgt ervoor dat de mailing volgens de instructies en procedures van de organisatie wordt verwerkt. Werkgevers hanteren soms andere benamingen voor de Secretarieel medewerker. Denk aan: Afdelingssecretaresse, Assistent secretaresse en Junior secretaresse.
Voorbeelden van personeelsadvertenties Wij zijn op zoek naar een Secretarieel medewerker Functieomschrijving U verricht algemene secretariële taken zoals telefoonbehandeling, het verwerken van post, ondersteunen van mailings, uitwerken van correspondentie en het doen van kopieerwerk. In voorkomende gevallen ondersteunt u bij (licht) administratieve werkzaamheden. Als gastvrouw bent u het gezicht van het bedrijf. U ontvangt gasten en zorgt voor de nodige faciliteiten. Functie-eisen: Representatieve uitstraling Ten minste één jaar werkervaring in een secretariële functie Bedrevenheid met het Microsoft Officepakket, in het bijzonder Word en Outlook Goede uitdrukkingsvaardigheid, zowel schriftelijk als mondeling Een dienstverlenende en flexibele werkhouding Wij zijn op zoek naar een Afdelingssecretaresse Functieomschrijving Als Afdelingssecretaresse biedt u operationeel en administratieve ondersteuning aan sales managers. U bent tevens het eerste aanspreekpunt voor klanten binnen de organisatie. Taken zijn onder andere: Afhandelen van het telefoonverkeer Behandelen in- en uitgaande post Doorsturen van de centrale mails naar de desbetreffende afdeling Ontvangen en doorgeleiden van klanten, leveranciers en andere bezoekers naar de betrokken manager/medewerker en vervullen van de gastvrouwrol Het netjes houden van de vergaderruimte en keuken Assisteren bij administratieve sales- activiteiten Voorbereiden en organiseren van salesmeetings Assisteren bij marketingactiviteiten, zoals advertenties en organiseren van beurzen Beheren van marketingmaterialen, zoals brochures en relatiegeschenken Functie-eisen: Opleiding op mbo-niveau, in een secretariële richting U heeft meerdere jaren ervaring als secretaresse U beschikt over uitstekende kennis van de Nederlandse, Duitse en Engelse taal Goede beheersing van Word en Excel U bent een uitstekende regelaar, proactief, zelfstandig, service gericht, flexibel en communiceert gemakkelijk
Kijk ook op www.ecabo.nl voor: Tips voor de praktijkopleider Trainingen voor praktijkopleiders Sectorale arbeidsmarktinformatie Informatie over competentiegericht onderwijs Informatie over het vinden, begeleiden en beoordelen van stagiairs ECABO Disketteweg 6 Postbus 1230 3800 BE Amersfoort Telefoon 033 450 46 46 Fax 033 450 46 66 info@ecabo.nl www.ecabo.nl 2011/01