ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG

ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG VOOR DE REALISATIE VAN DE JAARVERSLAGEN VAN DE DIENSTEN VAN DE FEDERALE OVERHEID Directoraat-generaal interne Communicatie P&O/DGCOM/JVS/RA Opening van de offertes 21 december 2007 om 14 uur Plaats van opening van de offertes Federale Overheidsdienst Personeel & Organisatie Directoraat-generaal interne Communicatie Wetstraat 51, zaal 205 - tweede verdieping B-1040 Brussel

INHOUDSTAFEL I. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN 3 1. Afwijkingen van de algemene aannemingsvoorwaarden 2. Voorwerp van de opdracht 3 3. Aard van de opdracht, gunningwijze en overmaken van de bestellingen 4 4. Duur van de overeenkomst 4 5. Aanbestedende overheid en bijkomende informatie 4 6. Beschrijving van de te presteren diensten 5 7. Informatiesessie 5 8. Indienen en opening van de offertes 5 9. Offertes 6 9.1 In de offerte te vermelden gegevens 6 9.2 Geldigheidsduur van de offerte 7 9.3 Bij de offerte te voegen stalen, documenten en bescheiden 7 9.4 Vorm van de offerte 7 10. Leidende dienst leidend ambtenaar 8 11. Documenten van toepassing op de opdracht 10.1. Wetgeving 10.2. Documenten betreffende de opdracht 8 12. Prijzen 8 13. Aansprakelijkheid van de dienstverlener 14. Selectiecriteria Regelmatigheid van de offertes Gunningscriteria 9 14.1. Selectiecriteria en uitsluitingscriteria 9 14.2. Selectiecriteria 11 14.3. Regelmatigheid van de offertes 12 14.4. Gunningscriteria 12 14.4.1. Lijst van de gunningscriteria 13 14.4.2. Eindkwotatie 13 15. Borgtocht 13 16. Opleveringen 15 16.1. Keuring van de uitgevoerde diensten 15 17. Uitvoering van de diensten 15 18. Facturatie en betalingswijze 15 19. Aanbestedingsberichten en rechtzettingen 16 20. Geschillen 16 21. Boeten wegens laattijdige uitvoering van de diensten 16 II. TECHNISCH GEDEELTE 17 1. Context 17 2. Beschrijving van de opdracht 17 III. BIJLAGE 19 Bijlage A : Offerteformulier 19 2

FOD Personeel en Organisatie Directoraat-generaal Interne Communicatie Wetstraat 51 1040 Brussel ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG P&O/DGCOM/JVS/RA (open meerjarige overeenkomst) VOOR DE REALISATIE VAN DE JAARVERSLAGEN van de diensten van de federale overheid. I. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN 1. Afwijkingen van de algemene aannemingsvoorwaarden In toepassing van artikel 3, paragraaf 1, van het KB van 26 september 1996 wordt de aandacht van de inschrijvers gevestigd op het feit dat er in dit bestek werd afgeweken van: -Artikel 5 van de bijlage bij het koninklijk besluit van 26 september 1996 over de te storten borgtocht. Het forfaitair bedrag van de borgtocht die de leverancier moet storten is berekend op 33% van het geschatte bedrag van de aanbesteding, btw exclusief. De borgtocht bedraagt 5% van deze basis. Het quotiënt wordt afgerond op het hogere tiental euro. Het resultaat van deze berekening is 8.690. -artikel 75 van de bijlage van het koninklijk besluit van 26 september 1996 inzake de boeten wegens laattijdige uitvoering, in het bijzonder op het vlak van het percentage van de boeten per kalenderdag en van het maximum percentage van de boeten berekend op de waarde van de diensten. Betreffende de straffen - zie punt 21 van onderhavig bestek. Aangezien de door de aanbestedende overheid FOD P&O afgesloten opdracht ten behoeve is van de verschillende overheidsdiensten, stellen voor de uitvoering van de opdracht in de algemene aannemingvoorwaarden voor de overheidsopdrachten de benamingen: bestemmeling, bestellende klant, betalende klant zich in de plaats van aanbestedende overheid en dit voor alles wat de bestellingen van deze klanten betreft, meer in het bijzonder in de bepalingen betreffende de betalingen, de keuringen, de boeten wegens laattijdige uitvoering en maatregelen van ambtswege. 2. Voorwerp van de opdracht Steeds meer federale overheidsdiensten publiceren een jaarlijks verslag van hun activiteiten. Om de communicatiediensten te begeleiden bij alle stappen van de realisatie van hun jaarverslag (redactie, vertaling, concept, fotografie, illustraties, lay-out, druk, ) is externe expertise gewenst. Het gaat om een open meerjarig contract (2008 2010) waarvan de diensten van de federale overheid (opgenomen in de wet van 22 juli 1993 houdende bepaalde maatregelen inzake ambtenarenzaken) gebruik kunnen maken als zij dat wensen. Het contract is modulair opgebouwd : elke dienst die ervan gebruik wenst te maken, kan het type van prestatie die ze nodig heeft modulair kiezen in functie van de interne reeds 3

aanwezige menselijke en technische middelen. Het is mogelijk om bijvoorbeeld enkel lay-out en druk te bestellen, of enkel vertaling, enkel fotografie en druk, enz. Het is momenteel onmogelijk om het aantal diensten dat beroep zal doen op het contract en de aard van de prestaties te bepalen. Ter illustratie: 7 diensten hebben gebruik gemaakt van een gelijkaardig (afgelopen) contract voor de realisatie van hun jaarverslag 2006. Voorbeeldexemplaren kunnen besteld worden bij Nathalie Duflos, nathalie.duflos@p-o.be, 02 790 58 20. 3. Aard van de opdracht, gunningwijze en overmaken van de bestellingen Voor de toepassing van de reglementering op overheidsopdrachten dient deze opdracht beschouwd te worden als aannemingen van diensten. De gunning van de opdracht geschiedt op basis van een algemene offerteaanvraag, met voorafgaande bekendmaking in het Bulletin der Aanbestedingen en in het Officieel Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen. Het toewijzen van de opdracht op basis van dit bestek geeft de dienstverleners geen enkel exclusiviteitrecht. De aanbestedende overheid kan gedurende de duur van de opdracht prestaties, identiek of analoog aan deze beschreven in dit bestek, laten uitvoeren door andere dienstverleners of door zijn eigen diensten. De opdrachtnemer kan uit dien hoofde geen aanspraak maken op enigerlei vergoeding. Ook verbindt de aanbestedende overheid zich niet om diensten te laten uitvoeren door de dienstverlener, aangezien zij op dit ogenblik niet weet welke federale overheidsdiensten gebruik zullen maken van de diensten van de dienstverlener. Ook hier kan de dienstverlener in geen enkel geval aanspraak maken op enigerlei schadevergoeding. De bestellingen op basis van het contract afgesloten ingevolge de onderhavige procedure van algemene offerteaanvraag, zullen aan de dienstverlener worden opgenomen in bestelbons, die zullen worden opgezonden door de diensten voor wie de diensten moeten worden gepresteerd. Dit is een opdracht volgens prijslijst. 4. Duur van de overeenkomst De overeenkomst wordt afgesloten voor een periode van drie jaar. De overeenkomst gaat in vanaf de kalenderdag die volgt op die waarop de dienstverlener de kennisgeving van de gunning van de opdracht heeft ontvangen. Het staat de aanbestedende overheid (i.c. elke federale dienst afzonderlijk) vrij om elk jaar afzonderlijk te beslissen, of er gebruik wordt gemaakt van het contract. Het gebruiken van het contract houdt bijvoorbeeld niet in dat de dienst automatisch een beroep zal doen op de dienstverlener in het volgende jaar. Anderzijds kan elke partij (de aanbestedende overheid of de dienstverlener) vroegtijdig een einde stellen aan de overeenkomst op het einde van het eerste of het tweede jaar, op voorwaarde dat de betekening aan de andere partij per aangetekend schrijven wordt gedaan minstens 120 kalenderdagen vóór het einde van het eerste of het tweede jaar, naargelang het geval. Uit hoofde van deze opzegging kan geen schadevergoeding worden geëist. 4

5. Aanbestedende overheid en bijkomende informatie De aanbestedende overheid is de Belgische Staat, vertegenwoordigd door de Minister van Ambtenarenzaken. De inschrijver zal alle briefwisseling betreffende deze opdracht richten aan de aanbestedende overheid: ter attentie van Mevr. Anne Coekelberghs, Directeur-generaal Interne Communicatie van de FOD P&O, Wetstraat 51, 1040 Brussel. De inschrijver is ertoe gehouden voor alle documenten, bescheiden en briefwisseling het Nederlands of/en het Frans te gebruiken. Vragen over het onderwerp van het bestek kunnen gesteld worden aan: - Anne Coekelberghs, directeur-generaal Interne communicatie, tel. : 02/790.58.78, e-mail : anne.coekelberghs@p-o.be ; - Nathalie Duflos, attachée Communicatie, tel. : 02/790.58.20, e-mail : nathalie.duflos@p-o.be. 6. Beschrijving van de te presteren diensten De beschrijving van de diensten is opgenomen in deel II. Technisch gedeelte. 7. Informatiesessie Gezien de complexiteit van de opdracht, zal de aanbestedende overheid een informatiesessie organiseren voor de kandidaat-inschrijvers tussen de publicatie van de opdracht in het Bulletin der Aanbestedingen en in Officieel Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen en de dag van de opening van de offertes. Deze informatiesessie gaat door op 13 november 2007 om 14u30 op het volgende adres Wetstraat 51, zaal 205, 1040 Brussel. Er wordt een kort overzicht van het onderwerp van de opdracht gegeven. Om de sessie correct te laten verlopen, worden de kandidaat-inschrijvers die aanwezig zullen zijn verzocht hun vragen aan de aanbestedende overheid via e-mail te sturen naar nathalie.duflos@po.be. Enkel de vragen die de avond voor de informatiesessie bij de aanbestedende overheid toegekomen zijn zullen behandeld worden tijdens de sessie. Bij het betreden van de zaal zal aan de aanwezigen gevraagd worden om de identiteit van de firma die zij vertegenwoordigen bekend te maken, alsook het volledige adres ervan, op een aanwezigheidslijst. Het verslag van de informatiesessie zal op http://www.jepp.be geplaatst worden. 8. Indienen en opening van de offertes Offerte per post verstuurd 5

De offertes worden vóór de opening van de offertes ofwel per schrijven (een aangetekend schrijven wordt aanbevolen) opgezonden naar, ofwel persoonlijk neergelegd bij de aanbestedende overheid. De offertes worden aanvaard voor zover de zitting van opening van de offertes niet voor geopend is verklaard. De offertes worden ingediend in 3 exemplaren. De offertes worden in een omslag gestoken die wordt gesloten. Op deze omslag dienen de volgende vermeldingen te worden aangebracht : - het nummer van het bestek: P&O/DGCOM/JVS/RA - de datum en het uur van de opening van de offertes. Deze omslag wordt gestoken in een tweede omslag met de volgende vermeldingen: -het woord «offerte» in de linkerbovenhoek; -op de plaats waar het adres van de bestemming moet worden vermeld: e FOD Personeel en Organisatie, directoraat-generaal Interne communicatie, 5 verdieping, lokaal 534, Wetstraat 51, 1040 Brussel Op 21 december 2007 om 14u zal in de Wetstraat 51, 1040 Brussel, (zaal 205) in openbare zitting worden overgaan tot de opening van de offertes ingediend voor deze opdracht (zonder mededeling van prijzen). In het raam van het onderzoek van de offertes door de aanbestedende overheid, worden de inschrijvers erop gewezen dat zij het bezoek aan hun installaties door afgevaardigden van de aanbestedende overheid moeten toelaten. Offerte verstuurd via elektronische middelen De elektronische offertes kunnen eveneens verstuurd worden via de e-tendering internetsite https://eten.publicprocurement.be/ die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 81 ter van het KB van 8 januari 1996. Een offerte kan gedeeltelijk onder de vorm van papier en gedeeltelijk elektronisch verstuurd worden. Bijgevolg kan zij via verschillende middelen zoals hierboven vermeld verstuurd worden. In geval van verschillen tussen de papieren en elektronische versie van bepaalde elementen van de offerte, primeert de offerte op papier. 9. Offertes 9.1. In de offerte te vermelden gegevens De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op artikel 10 van de wet van 24 december 1993 en artikel 78 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 in verband met de onverenigbaarheden. De inschrijver is verplicht het bij het onderhavig bestek gevoegde offerteformulier te gebruiken. Indien toch andere documenten worden gebruikt, is hij verplicht om op elk document de conformiteit met het bij het bestek gevoegde offerteformulier te attesteren (Art. 89 van het KB van 8 januari 1996). 6

De offerte en de bijlagen gevoegd bij het offerteformulier worden opgesteld in het Nederlands of in het Frans. Door het neerleggen van zijn offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, zelfs als deze op de een of andere bijlage zijn vermeld in zijn offerte. De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet mag bekendgemaakt worden door de aanbestedende overheid. Het offerteformulier is bij het bestek gevoegd. De volgende inlichtingen zullen worden vermeld in de offerte : - de eenheidsprijzen in letters en in cijfers (excl. BTW); - het bedrag van de BTW; - de handtekening van de persoon bevoegd om de offerte te ondertekenen; - de hoedanigheid van de persoon die de offerte ondertekent; - de datum waarop voormelde persoon de offerte heeft ondertekend; - het volledige inschrijvingsnummer van de inschrijver bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen (voor de Belgische inschrijvers). 9.2. Geldigheidsduur van de offerte. De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 180 kalenderdagen, ingaande de dag na de opening van de offertes. 9.3. Bij de offerte te voegen stalen, documenten en bescheiden. De inschrijvers voegen bij hun offerte: - alle documenten gevraagd in het raam van de selectiecriteria en de gunningscriteria (zie rubriek hierna); - De statuten en alle andere nuttige documenten die de bevoegdheid van de ondergetekende(n) bewijzen 9.4. Vorm van de offerte Offerte op papier De offerte is ondertekend door een persoon, die in zijn toewijzingen (volgens de statuten van de firma of per delegatie), de macht heeft om de firma te binden in het kader van deze opdracht. De inschrijver wordt verzocht elke bladzijde van zijn offerte te nummeren. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden moeten geparafeerd worden. 7

Offerte met elektronische middelen opgesteld (Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, ART. 81 TER) De offerte met elektronische middelen opgesteld dient te beantwoorden aan de eisen van art.81 ter 1, 2, 3 en 10 van het KB. Elk bestand afzonderlijk is onderworpen aan de bepalingen van de elektronische handtekening. Indien nodig worden de gevraagde attesten gescand om ze bij de offerte te voegen. 10. Leidende dienst leidend ambtenaar De leidende dienst is de aanbestedende overheid. Enkel de aanbestedende overheid is bevoegd voor de controle en het toezicht op de opdracht. De leidend ambtenaar (die een ambtenaar van de aanbestedende overheid zal zijn) zal worden aangeduid in de kennisgeving van de gunning van de opdracht. 11. Documenten van toepassing op de opdracht 11.1. Wetgeving. - De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten; - Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten van werken, leveringen en diensten en de concessies van openbare werken; - Het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken + bijlage : algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessies voor openbare werken; - De wet van 15 juni 2006, art.2 4 (BS 15/02/2007) - Alle wijzigingen aan de wetten en de voormelde besluiten die van toepassing zijn op de dag van de opening van de offertes; 11.2. Documenten betreffende de opdracht - Onderhavig bestek nr. P&O/DGCOM/JVS/RA ; - De goedgekeurde offerte. 12. Prijzen Alle prijzen vermeld in het offerteformulier worden verplicht uitgedrukt in EURO. Dit is een opdracht volgens prijslijst wat betekent dat enkel de eenheidsprijzen forfaitair zijn. De leverancier wordt geacht in zijn eenheidsprijzen alle mogelijke kosten die op de leveringen wegen te hebben begrepen, met uitzondering van de BTW. Prijsherziening 8

Voor deze opdracht wordt geen mogelijkheid tot prijsherziening voorzien, met uitzondering van Post 7: drukwerk, in geval van de fluctuatie van de prijzen van het papier. Enkel indien de prijs van het papier met meer dan 10% is gestegen of gedaald kan een prijsherziening gebeuren of worden opgelegd. De prijsherziening is zowel in min als in meer toepasbaar. Ze kan worden gevraagd op verzoek van de dienstverlener of van de aanbestedende overheid. Wat betreft de prijs van het papier moet een kopie van de factuur van het basismateriaal worden toegevoegd aan de offerte. Voor de berekening van de prijsherziening wordt bijgevolg de volgende formule toegepast: P 1 = (P o x 0,8 x m) + (P o x 0,2) M P 1 = herziene prijs P o = eenheidprjs vermeld in de offerte M = prijs van het papier van toepassing op de 10 de dag vóór de opening van de offertes m = prijs van het papier van toepassing oph et moment van de aanvraag tot prjisherziening. 13. Aansprakelijkheid van de dienstverlener. De dienstverlener draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de verleende diensten voorkomen, inzonderheid in de studies, de berekeningen, de plannen of in alle andere ter uitvoering van de opdracht door hem voorgelegde stukken. Alle producten die de dienstverlener realiseert ter uitvoering van deze opdracht, zijn eigendom van de bestellende klant en kunnen slechts met schriftelijke toestemming van de bestellende klant bekendgemaakt of aan derden meegedeeld worden. De dienstverlener vrijwaart de aanbestedende overheid bovendien tegen elke schadevergoeding die deze aan derden verschuldigd is op grond van de vertraging bij de uitvoering van de diensten of op grond van het in gebreke blijven van de dienstverlener. De dienstverlener en zijn medewerkers zijn gebonden door discretieplicht met betrekking tot informatie waarvan zij weet krijgen bij de uitvoering van de opdracht. De informatie kan in geen geval zonder schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid meegedeeld worden aan derden. De dienstverlener mag deze opdracht opgeven als referentie. De dienstverlener verbindt er zich toe om, tenzij bij overmacht, de opdracht te laten uitvoeren door de in de offerte opgegeven personen. De vermelde personen of hun vervangers worden allen geacht effectief deel te nemen aan de opdracht. 14. Selectiecriteria Regelmatigheid van de offertes - Gunningscriteria. 14.1. Selectiecriteria en uitsluitingscriteria De inschrijvers worden getoetst aan de hiernavolgende selectiecriteria. Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan de selectiecriteria worden in aanmerking genomen om deel te nemen aan de toetsing van de offertes aan de gunningscriteria vermeld in punt 14.4 van dit bestek, voor zover de ingediende offertes administratief en technisch regelmatig zijn. 9

Uitsluitingscriteria Door het indienen van een offerte verklaart de inschrijver zich niet in een van onderstaande uistluitingsgevallen te bevinden. De aanbestedende overheid zal de juistheid van deze impliciete verklaring op erewoord onderzoeken in hoofde van de inschrijver wiens offerte het beste gerangschikt is. Daartoe zal zij de betrokken inschrijver vragen via de snelste middelen en binnen de termijn die zij aanduidt, de inlichtingen of documenten te leveren die toelaten zijn persoonlijke toestand na te gaan. De inlichtingen of documenten die de aanbestedende overheid kosteloos via elektronische middelen bij de gegevensbeheerder kan opvragen, zal door de aanbestedende overheid zelf worden opgevraagd. Eerste uitsluitingscriterium 1. De Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders moet in orde zijn met zijn verplichtingen ten overstaan van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Hij wordt geacht in orde te zijn met voormelde verplichtingen indien, blijkt dat hij ten laatste daags vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes: 1 aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid al de vereiste aangiften heeft toegezonden, tot en met diegene die slaan op het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal voor de ontvangst van de offertes en 2 op deze aangiften geen verschuldigde bijdragen van meer dan 2.500 EURO moet vereffenen, tenzij hij voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen waarvan hij de termijnen strikt in acht neemt. Evenwel zelfs wanneer de schuld aan bijdragen groter is dan 2.500 EURO, zal de inschrijver in orde beschouwd worden indien hij, alvorens de beslissing tot het gunnen van de opdracht wordt genomen, aantoont dat hij, ten laatste daags voor de uiterste ontvangst van de offertes, op een aanbestedende overheid in de zin van artikel 4, 1 en 2, 1 tot 8 en 10, van de wet of op een overheidsbedrijf in de zin van artikel 26 van die wet, één of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar zijn en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn en waarvan het bedrag op 2.500 EURO na, ten minste gelijk is aan de achterstallige bijdragen. 2. Ten laatste daags voor de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes moet de buitenlandse inschrijver 1 voldaan hebben aan de verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid, overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. 2 in orde zijn met de bepalingen van 1, indien hij personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders. 3. De aanbestedende overheid kan in welk stadium van de procedure ook, met alle middelen die zij dienstig acht inlichtingen inwinnen over de stand van betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid van om het even welke inschrijver. 10

Tweede uitsluitingscriterium De inschrijver mag niet in één van de volgende gevallen verkeren: 1 in staat van faillissement of van vereffening verkeren, zijn werkzaamheden hebben gestaakt of een gerechtelijk akkoord hebben bekomen, of in een overeenstemmende toestand verkeren als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen; 2 aangifte hebben gedaan van zijn faillissement, een procedure van vereffening of een gerechtelijk akkoord aanhangig hebben of een gelijkaardige procedure lopende hebben bestaande in de nationale wetgevingen en reglementeringen. Derde uitsluitingscriterium De inschrijver mag niet bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld zijn geweest voor een misdrijf dit zijn professionele integriteit aantast. Vierde uitsluitingscriterium De inschrijver mag niet bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout hebben begaan, vastgesteld op grond die de aanbestedende overheden aannemelijk kunnen maken. Bovendien, verbindt de inschrijver, door de ondertekening van zijn offerte, zich tot het naleven van de normen bepaald in de basisconventies van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO), en in het bijzonder : 1. het verbod op dwangarbeid (verdrag nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930 en verdrag nr. 105 betreffende de afschaffing van de gedwongen arbeid, 1957); 2. het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en bescherming van het vakverenigingsrecht, 1948); 3. het recht van organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht van organisatie en collectief overleg, 1949); 4. het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr. 100 betreffende de gelijke verloning, 1951 en verdrag nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958); 5. de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999). Het niet-naleven van de hierboven vermelde verdragen zal dus worden beschouwd als een ernstige fout bij de beroepsuitoefening in de zin van artikel 43, 4 van het KB van 8 januari 1996. De hogervermelde voorschriften zijn van toepassing ongeacht de andere voorschriften opgenomen in het artikel 43 van het hierboven vermeld besluit. Vijfde uitsluitingscriterium De inschrijver moet in orde zijn met de betaling van de verschuldigde directe belastingen en van de verschuldigde BTW. 11

Zesde uitsluitingscriterium. De inschrijver mag zich niet in ernstige mate schuldig hebben gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opvorderbaar in het raam van deze opdracht. 14.2. Selectiecriteria De inschrijvers worden getoetst aan de hiernavolgende selectiecriteria. Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan de selectiecriteria worden in aanmerking genomen om deel te nemen aan de toetsing van de offertes aan de gunningscriteria vermeld in punt 14.4 van dit bestek, voor zover de ingediende offertes administratief en technisch regelmatig zijn. - de financiële draagkracht van de inschrijver De inschrijver moet tijdens één van de laatste drie boekjaren een totale omzet hebben gerealiseerd die ten minste 100.000,00 euro bedroeg. Hij voegt bij zijn offerte een verklaring inzake de totale omzet gerealiseerd tijdens de laatste drie boekjaren. De inschrijver moet tijdens één van de laatste drie boekjaren een omzet inzake de activiteiten die rechtstreeks verband houden met de diensten die in dit bestek worden beschreven, hebben gerealiseerd van 25.000 euro. Hij voegt bij zijn offerte een verklaring inzake deze omzet gerealiseerd tijdens de laatste drie boekjaren. De inschrijver dient tevens over voldoende financiële slagkracht te beschikken. In het raam van deze problematiek voegt de inschrijver bij zijn offerte de goedgekeurde jaarrekeningen van de drie laatste boekjaren neergelegd bij de Nationale Bank van België. Voor eenmanszaken dient een staat van alle activa en passiva door een accountant IDAC of een bedrijfsrevisor te worden opgesteld. Deze staat dient door een erkend accountant IDAC of door de bedrijfsrevisor, naargelang het geval, voor echt te worden verklaard. Het document moet een recente financiële toestand weerspiegelen (maximum 6 maanden oud te rekenen vanaf de datum van de opening van de offertes). Indien de onderneming nog geen jaarrekening heeft gepubliceerd, volstaat een tussentijdse balans voor echt verklaard door de accountant IDAC of door de bedrijfsrevisor. Voor de buitenlandse ondernemingen dienen tevens de goedkeurende jaarrekeningen van de drie laatste jaren of een staat van alle activa en passiva van de onderneming bij de offerte te worden gevoegd. Indien de onderneming nog geen jaarrekening heeft gepubliceerd, volstaat een tussentijdse balans voor echt verklaard door de accountant of door de bedrijfsrevisor of door de persoon of het organisme dat een soortgelijke functie in zijn land uitoefent. - ervaring met gelijkaardige opdrachten Van de inschrijver wordt verwacht dat hij ervaring heeft met minimaal twee gelijkaardige opdrachten. Om dit aan te tonen moet hij aan zijn offerte toevoegen: de referenties en contactpersonen van deze opdrachten. 14.3. Regelmatigheid van de offertes 12

De offertes van de geselecteerde inschrijvers zullen worden onderzocht op het vlak van hun regelmatigheid. Onregelmatige offertes zullen worden geweerd. Enkel regelmatige offertes komen in aanmerking om te worden getoetst aan de gunningcriteria. Zie meer specifiek het technische gedeelte. 14.4. Gunningcriteria Voor de keuze van de meest interessante offerte worden de regelmatige offertes van de geselecteerde inschrijvers aan een aantal gunningscriteria getoetst. Deze criteria zullen gewogen worden teneinde een eindklassement te bekomen. 14.4.1. Lijst van de gunningscriteria De gunningscriteria in dalende rangorde van belangrijkheid, zijn de volgende : 1. de prijs (60%) 2. de kwaliteit van de voorgestelde diensten (40%) 14.4.2. Eindkwotatie De kwotaties voor de 2 gunningscriteria zullen worden opgeteld. De opdracht zal worden gegund aan de inschrijver met de hoogste eindkwotatie. De evaluatie van de gunningscriteria gebeurt als volgt: Gunningscriterium 1 zal worden geëvalueerd op basis van de forfaitaire prijzen in de offerte. Het betreft hier een opdracht volgens prijslijst met vermoedelijke hoeveelheden. Deze vermoedelijke hoeveelheden laten de aanbestedende overheid toe om een totale prijs vast te stellen zodat de offerte van de verschillende inschrijvers met elkaar kunnen worden vergeleken en waarbij de gelijke behandeling van elke inschrijver wordt gewaarborgd. Gunningscriterium 2 zal worden geëvalueerd op basis van 3 maquettes die bevatten: een tekst van minimaal 1 pagina op basis waarvan de kwaliteit van de redactionele inhoud beoordeeld kan worden (in het Nederlands en in het Frans) een interview (aanpak en redactie) een schema en/of een cijfertabel De maquettes maken integraal deel uit van de offerte. Ze worden gerealiseerd in 3 exemplaren, in kleur en op het papier dat beschreven wordt in het technische gedeelte van het bestek. Volgende subcriteria elementen beoordeeld worden: subcriterium 1: originaliteit van de realisatie (5,7%) subcriterium 2: de visuele aantrekkelijkheid van de maquettes (esthetiek) (5,7%) subcriterium 3: de mate waarin de lay-out de leesbaarheid/de boodschap ondersteunt (5,7%) subcriterium 4: de duidelijkheid van schema en/of cijfertabel (5,7%) subcriterium 5: de kwaliteit van de schrijfstijl in Nederlands en Frans (5,7%) subcriterium 6: de interviewtechnieken (5,7%) subcriterium 7: respect voor de federale huisstijl.be (cfr www.p-o.be - Algemene informatie Publicaties) (5,7%) 13

15. Borgtocht. De inschrijver moet een forfaitaire borgtocht van 8.690 euro storten. Dit bedrag bedraagt 5 % van het totale jaarlijks bedrag van de opdracht. Met deze forfaitaire formule wordt vermeden dat de leverancier een borgtocht moet storten voor elke bestelbon die hij ontvangt. Overeenkomstig de wets- en reglementsbepalingen kan de borgtocht hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij onder de vorm van een gezamenlijke borgtochtstelling worden gesteld. De borgtocht kan eveneens worden gesteld via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wet van 22 maart 1993 op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wet van 9 juli 1975 betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht). De leverancier moet, binnen de dertig kalenderdagen volgend op de dag van de gunning van de opdracht, het bewijs leveren dat hij of een derde de borgtocht op een van de volgende wijzen heeft gesteld: 1 wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op de Postchequerekening van de Deposito- en Consignatiekas (PRK nr 679-2004099-79) of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2 wanneer de borgtocht uit publieke fondsen bestaat, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito-en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij een van haar provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 3 wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4 wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel van een waarborg, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming. Dit bewijs wordt geleverd, naargelang van het geval, door overlegging aan de aanbestedende overheid van: 1 hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2 hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming; 3 hetzij het deposito-attest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4 hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 5 hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan. Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de preciese bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar het bestek, alsmede de naam, voornamen en volledig adres van de leverancier en eventueel deze van de derde die voor rekening van de leverancier het 14

deposito heeft verricht, met de vermelding geldschieter of gemachtigde, naargelang het geval. De termijn van dertig kalenderdagen hiervoor vermeld wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de leverancier voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald. Het bewijs van borgtochtstelling dient te worden gezonden aan het adres dat zal worden vermeld in de kennisgeving van de gunning van de opdracht. De borgtocht wordt in één keer vrijgegeven na het definitief aanvaarden van de laatste opdracht uitgevoerd op basis van de overeenkomst afgesloten op basis van dit bestek, op uitdrukkelijke vraag van de leverancier en op voorwaarde dat de leveringen zijn opgeleverd. 16. Opleveringen 16.1. Keuring van de uitgevoerde diensten De diensten zullen tijdens hun uitvoering nauwlettend worden opgevolgd door een afgevaardigde van de bestellende klant. De identiteit van deze afgevaardigde zal aan de dienstverlener worden medegedeeld op het ogenblik dat met de uitvoering van de diensten zal worden gestart. 17. Uitvoering van de diensten De termijnen zullen bepaald worden in de bestelbon, waarin de bestellende dienst en de dienstverlener alle modaliteiten en details zullen vastleggen. 18. Facturatie en betalingswijze Facturen kunnen pas betaald worden na verstrekte en aanvaarde diensten. Tussentijdse facturatie is niet mogelijk. Diensten mogen slechts worden gefactureerd nadat ze daadwerkelijk uitgevoerd zijn en onvoorwaardelijk aanvaard zijn door de bestellende dienst. De dienstverlener voegt een gedetailleerde staat van de prestaties bij de factuur. De factuur wordt opgemaakt in 1 exemplaar en dient de volgende vermelding te bevatten: Waar en echt verklaard voor de som van (het totale bedrag in letters), gevolgd door een handtekening van de dienstverlener. De factuur moet verder volgende gegevens bevatten: - Post- of bankrekeningnummer - Factuurnummer - Factuurdatum - BTW-tarief en toegepast tarief De facturen zullen moeten worden geadresseerd aan het adres dat op de bestelbon zal worden vermeld. 15

De bestellende klant is rechtstreeks en exclusief verantwoordelijk voor de betaling van het gefactureerde. De aanbestedende overheid is bijgevolg niet verantwoordelijk voor het gefactureerde, noch voor eventuele intresten De betalingstermijn bedraagt 50 dagen, na ontvangst van een behoorlijk opgestelde factuur. Alle administratieve en technische controles worden uitgevoerd door de bestellende klant en/of de leidinggevende. 19. Aanbestedingsberichten en rechtzettingen. De in het Bulletin der Aanbestedingen en het Publicatieblad van de Europese Gemeenschap aangekondigde of gepubliceerde berichten en rechtzettingen die betrekking hebben op de aannemingen in het algemeen, evenals de berichten en rechtzettingen betreffende deze aanneming maken integraal deel uit van huidig bestek. De inschrijver wordt geacht er kennis van genomen te hebben en er bij het opmaken van zijn offerte rekening mee gehouden te hebben. 20. Geschillen. Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel. De voertaal is het Nederlands of het Frans. Noch de aanbestedende overheid noch de bestellende dienst zijn in geen geval aansprakelijk voor de schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De leverancier vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke vordering van schadevergoeding door derden in dit verband. 21. Boeten wegens laattijdige uitvoering van de diensten. In afwijking van artikel 75 van de bijlage van het koninklijk besluit van 26 september 1996 wordt de boete wegens laattijdige uitvoering van de diensten vastgesteld op 0,5 % per kalenderdag met een maximum van 10 % van het bedrag van de uitgevoerde diensten. Omdat de publicatie van jaarverslagen pas gebeurd op een moment lang na het begin van het erop volgende jaar, wordt er afgeweken van de bepalingen van artikel 75 inzake de boeten wegens laattijdige uitvoering van de diensten wegens het belangrijk nadeel voor de Belgische Staat die de laattijdige uitvoering van de diensten met zich meebrengt. In afwijking van de Algemene Aannemingsvoorwaarden, in geval van laattijdige levering, zullen door de klant boetes worden toegepast vanaf de eerste werkdag volgend op het verstrijken van de bepaalde uiterste leveringstermijn. 16

II. TECHNISCH GEDEELTE. 1. Context Steeds meer federale overheidsdiensten publiceren een jaarlijks verslag van hun activiteiten. Om de communicatiediensten te begeleiden bij alle stappen van de realisatie van hun jaarverslag (redactie, vertaling, concept, fotografie, illustraties, lay-out, druk, ) is externe expertise gewenst. Het gaat om een open meerjarig contract (2008 2010) waarvan de diensten van de federale overheid gebruik kunnen maken als zij dat wensen. Het contract is modulair opgebouwd : elke dienst die ervan gebruik wenst te maken, kan het type van prestatie die ze nodig heeft modulair kiezen in functie van de interne reeds aanwezige menselijke en technische middelen. Het is mogelijk om bijvoorbeeld enkel lay-out en druk te bestellen, of enkel vertaling, enkel fotografie en druk, enz. Het is momenteel onmogelijk om het aantal diensten dat beroep zal doen op het contract en de aard van de prestaties te bepalen. Ter illustratie: 7 diensten hebben gebruik gemaakt van een gelijkaardig (afgelopen) contract voor de realisatie van hun jaarverslag 2006. 2. Beschrijving van de opdracht Deze opdracht beoogt het begeleiden van de communicatiediensten bij de realisatie van alle stappen van de creatie van een jaarverslag. Ze bevat 10 modules of posten. Elke federale dienst is vrij om één of meerdere modules te kiezen in functie van de interne resources. Module 1: redactie van de teksten Afhankelijk van geval tot geval kan deze dienst de redactie van de teksten van het jaarverslag bevatten op basis van de brute informatie geleverd door de dienst en een briefing van de doelstellingen, gewenste aanpak, Het kan ook gaan om enkel een eindredactie van de teksten om de stijl van verschillende auteurs overeen te doen stemmen. Het kan ook gaan om interviews afnemen en/of het uitschrijven van interviews. Module 2: vertaling De federale diensten publiceren hun jaarverslagen meestal in het Frans en Nederlands. Bepaalde diensten maken ook een Engels- of Duitstalige versie. Deze prestatie omvat de vertaling van de finale tekst van het jaarverslag. De combinatie van mogelijke talen bevinden zich in het offerteformulier. Module 3: grafisch concept De rode draad van het jaarverslag moet ondersteund worden door de grafische aanpak. Deze dienst bevat het ontwikkelen van het concept in functie van de doelstelling, doelgroepen, de organisatiecultuur, enz. Module 4: fotografie Deze module bevat het ter beschikking stellen van fotografisch materiaal om het jaarverslag te illustreren. Het kan gaan om fotosessies door een fotograaf, om bewerking van fotomateriaal van de dienst of fotodatabanken. 17

Module 5: illustraties In bepaalde gevallen kan de klant zijn jaarverslag wensen te illustreren met originele tekeningen, karikaturen, Deze module bevat de ter beschikking stelling van dit soort grafisch materiaal. Module 6: lay-out Deze post bevat de montage van teksten (grafieken, tabellen, inbegrepen) volgens het gekozen grafisch concept (cover en binnenkant). Hij bevat de lay-out van alle gewenste taalversies, de nodige auteurscorrecties om tot een versie te komen die klaar is voor druk, drukproeven in kleur. Module 7: drukken Deze module bevat de recto-verso vierkleurendruk van de cover en de binnenpagina s. Een vernis of folie op de recto van de cover kan in optie voorgesteld worden. Volgens de aanbevelingen van COMM Collection 14 Duurzaam communiceren (www.po.be, Algemene informatie, Publicaties) moet het papier gerecycleerd zijn (cyclusprint- of equivalent), 350gr voor de cover en 115gr voor de binnenpagina s. Het formaat is A4 (verticaal of oblong), rechte garengenaaide rug. Module 8: PDF-bestand en CD-rom Deze module bevat de realisatie van een PDF-bestand met interactief navigatiesysteem (van elke versie) die de diensten op hun website/intranet zetten, en de realisatie van een CD-rom met de verschillende versies. Module 9: verpakking en levering De jaarverslagen worden verpakt in kartonnen dozen en in de meeste gevallen geleverd op een adres in Brussel. Module 10: coördinatie van het project Deze post bevat, voor een forfaitaire prijs, 3 overlegvergaderingen met de klant en eventuele onderaannemers, de coördinatie van het project volgens de samenwerkingsmodaliteiten voorgesteld in de offerte, verplaatsingskosten, expeditiekosten, administratie, het gebruik van een elektronische platform voor het uitwisselen van documenten. Indien er meer vergaderingen nodig zijn, in overleg met de bestellende dienst en afhankelijk van de bestelling, wordt er gerekend met een eenheidsprijs per uur vergadering. III. BIJLAGE - Bijlage A : offerteformulier GOEDGEKEURD : 1040 Brussel, Christian Dupont Minister van Ambtenarenzaken 18

Bijlage A : Offerteformulier Federale Overheidsdienst Personeel & Organisatie Directoraat-generaal Interne Communicatie Wetstraat 51, 1040 Brussel. 02/790.58.78 BESTEK P&O/DGCOM/JVS/RA Algemene offerteaanvraag voor de realisatie van de jaarverslagen van de diensten van de federale overheid De firma (volledige benaming) met als adres: (straat) (postnr en gemeente) (land) Met BTW-nummer Ingeschreven bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen onder nummer en waarvoor Mijnheer/Mevrouw (*) (naam) (functie) gedomicilieerd op het adres (straat) (postnr en gemeente) (land) als inschrijver of gevolmachtigde optreedt en hieronder ondertekent, verbindt zich tot de uitvoering, overeenkomstig de voorwaarden en bepalingen van het bestek P&O/DGCOM/JVS/RA van de hiervoor omschreven dienst vormende het ENIGE PERCEEL van dit document uit te voeren, tegen de forfaitaire eenheidsprijzen vermeld in de hieronder vermelde inventaris: 19

Post 1 : Redactie - Redactie op basis van brute informatie geleverd door de klant Prijs/uur BTW : BTW excl % - Realisatie van interviews - Uitschrijven van interviews - Eindredactie (stijl coherent maken, verfijnen van finale teksten) Post 2 : Vertaling - Nederlands Frans Prijs per regel van 55 karakters BTW excl BTW : % - Frans Nederlands - Nederlands Engels - Engels Nederlands - Nederlands Duits - Duits Nederlands - Frans Engels - Engels Frans - Frans Duits - Duits Frans Post 3 : Concept Definitie van het grafisch concept op basis van de rode draad (thema / hoofdboodschap) van het jaarverslag Prijs BTW : BTW excl % Post 4 : Fotografie - Sessie van 1 dag (verplaatsingen Tarief (BTW excl) BTW: % 20

inbegrepen) - Sessie van een halve dag (verplaatsingen inbegrepen) - CD met het fotomateriaal - Bewerking van fotomateriaal aangeleverd door de klant (uurtarief) - Bewerking van fotomateriaal uit een fotodatabank (uurtarief) Post 5 : Illustraties - Tekeningen (originele creaties) Eenheidsprijs BTW excl BTW: % Post 6 : Lay-out - Montage eerste taal Prijs per pagina BTW: BTW excl % - Volgende talen - Auteurscorrecties na montage Uurtarief (BTW excl) BTW : % Poste 7 : 500 exemplaren 1000 exemplaren 100 bijkomende impression 1 versie 1 versie exemplaren 1 versie Prijs Prijs Prijs BTW excl BTW excl BTW excl 48 blz + cover 4 extra blz 8 extra blz 16 extra blz 32 extra blz Folie recto cover 21

Vernis recto cover BTW: % specificaties: zie technisch gedeelte van het bestek Post 8 : PDF et CD-Rom - Realisatie van een interactief PDFbestand voor internet / intranet en branden van een CD-Rom met alle versies Forfaitaire prijs BTW excl BTW : % Post 9 : Verpakking en levering Verpakking in kartonnen dozen en levering op een adres in Brussel Forfaitaire prijs BTW excl BTW : % - <=500 exemplaren - tussen 500 en 1000 exemplaren - >1000 exemplaren Post 10 : Coördinatie van het project - 3 overlegvergaderingen (verplaatsingskosten inbegrepen) en overige coördinatie van het project - vergadering Forfaitaire prijs BTW excl Eenheidsprijs per uur vergadering BTW excl BTW ( %) 22

In het geval deze offerte wordt goedgekeurd, zal de borgtocht worden gestort overeenkomstig de in het bestek gestelde voorwaarden en termijnen. Het betalingsorganisme van de bestellende klant zal de verschuldigde sommen betalen door storting of overschrijving op het rekeningnummer Er wordt gekozen voor de Nederlandse/Franse (*) taal voor de interpretatie van het contract. Alle briefwisseling betreffende de uitvoering van de opdracht moet worden gestuurd naar: (straat) (postnr. en gemeente) ( en F-nummer) (e-mailadres) Gedaan: Te op 200.. De inschrijver of gevolmachtigde: (naam) (functie) (handtekening) GOEDGEKEURD, 1040 Brussel, De Minister van Ambtenarenzaken Vergeet niet de pagina s van de offerte, inventaris en bijlagen van een ononderbroken nummering te voorzien. 23