Uittreksel uit het verslagboek van de G E M E E N T E R A A D SV Zitting van 26 oktober 2015 Aanwezig Koenraad De Jonghe voorzitter Luc De Ryck Hugo Maes, Geert Vandersickel, Debby Vermeiren, Franky De Graeve, Lieve Truyman en Werner Maerevoet (OCMW-voorzitter) Eddie Van der Vieren, Blommaert Anne Marie, Mostafa Aouriaghel, Roger Troubleyn, Anne Boeykens, William Janssens, Stephan Van der Gucht, Tineke Van Britsom, Cleo Callens, Bert Bauwelinck, Martine Verheyden, Raphaël Catthoor, Anne-Marie Muyshondt, Johan Waltens, Sylvia Rombaut, Patrick Vermeulen, Wim Van Rossen en Eddie Gosselin Luc Verhulst burgemeester schepenen raadsleden gemeentesecretaris CULTURELE VERENIGINGEN SUBSIDIEREGLEMENT VASTSTELLING De gemeenteraad Gelet op het decreet van 6 juli 2012 betreffende het lokaal cultuurbeleid, gewijzigd bij decreet van 20 december 2013, dat de gemeente verplicht om minstens 0,80 euro per inwoner te besteden aan de ondersteuning van particuliere verenigingen en instellingen; Gelet op het uitvoeringsbesluit van de Vlaamse Regering van 26 oktober 2012, gewijzigd bij besluit van de Vlaamse Regering van 4 juli 2014; Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 13 december 2004, houdende de goedkeuring van het gemeentelijk subsidiereglement inzake culturele verenigingen, met latere aanpassingen in de gemeenteraadszittingen van 29 mei 2006, 28 januari 2008, 27 augustus 2012 en 27 januari 2014; Gelet op het voor 2015 herziene gemeentelijk meerjarenplan 2014-2019 en het budget 2015, respectievelijk goedgekeurd en waarvan akte genomen in de gemeenteraad van 15 december 2014, met daarin de actie 04803 Subsidiëring van socio-culturele verenigingen en herwerking van het subsidiereglement met het oog op een duurzaam verenigingsleven; Overwegende dat uit de concrete toepassing van het gemeentelijk subsidiereglement voor de culturele verenigingen blijkt dat dit reglement onduidelijkheden bevat, en de werklast van de dossierbehandeling bovendien groot is; Gelet op de besprekingen inzake een mogelijke aanpassing van dit subsidiereglement, gevoerd in de algemene vergadering van de cultuurraad van 18 december 2014 en 2 juni 2015, en de verdere uitwerking ervan in de bestuursvergaderingen van 31 maart, 23 april, 21 mei, 27 augustus en 6 oktober 2015; Gelet op de bespreking van dit dossier in de vergaderingen van het college van burgemeester en schepenen van 3 augustus en 14 september 2015; Gelet op de desbetreffende bepalingen van het gemeentedecreet; BESLIST eenparig (26): Artikel 1. Het subsidiereglement voor de culturele verenigingen opnieuw vast te stellen, en de versie van 13 december 2004 en de latere wijzigingen op te heffen. Het nieuwe reglement wordt van toepassing gesteld met ingang van 1 januari 2016. Gemeenteraadszitting van 26 oktober 2015 1 / 6
Subsidiereglement voor de culturele verenigingen van Temse Artikel 1: Algemene bepalingen Het gemeentebestuur van Temse kan jaarlijks subsidies verlenen aan de bij de gemeentelijke adviesraad voor cultuurbeleid (hierna cultuurraad genoemd) aangesloten culturele verenigingen van Temse, binnen de perken van de kredieten voorzien in het gemeentebudget. Voor de communicatie tussen het gemeentebestuur en de cultuurraad, en de juiste modaliteiten over het geven en vragen van advies, verwijzen wij naar de statuten, het organiek en huishoudelijk reglement van de cultuurraad. De subsidiëring gebeurt volgens de voorwaarden die in dit subsidiereglement zijn vastgelegd. Artikel 2: Toepassingsgebied Dit reglement is enkel van toepassing op de plaatselijke culturele verenigingen, die erkend zijn door de cultuurraad en in Temse actief zijn in één van de volgende gebieden: - beoefening van amateurkunsten - volksontwikkelingswerk - culturele vrijetijdsbesteding. Artikel 3: Soorten subsidies Wanneer een vereniging door de cultuurraad erkend wordt, dan geeft dit recht op: - gebruik tegen een voordeeltarief van de gemeentelijke infrastructuur (interne gemeentelijke afspraken en tarieven kunnen opgevraagd worden bij de cultuurdienst) - bepaalde logistieke ondersteuning vanuit de gemeente (hiervoor moet tijdig een aanvraag gericht worden aan het college van burgemeester en schepenen) - gratis publicatie van de activiteiten in de UiTkalender, in zoverre de activiteit voldoende uitstraling heeft en openstaat voor een ruimer publiek dan de eigen ledengroep en mits deze door de redactie als belangwekkend worden beoordeeld - gratis melding van bijzondere initiatieven in het gemeentelijk informatieblad, in zoverre deze door de redactie als belangwekkend worden beoordeeld. Deze opsomming is niet limitatief. De voorwaarden zoals bepaald door de gemeenteraad zijn van kracht. Om van deze voordelen te genieten, moet tijdig een schriftelijke aanvraag worden gericht aan het college van burgemeester en schepenen. Er zijn op basis van dit reglement twee soorten subsidies: - basissubsidie - werkingssubsidie. Subsidieerbare culturele verenigingen kunnen jaarlijks een forfaitaire basissubsidie, zoals bedoeld in artikel 5, en aanvullend een werkingssubsidie zoals bedoeld in artikel 6, aanvragen. Artikel 4: Toekenning voor subsidies De cultuurraad neemt volgens de afspraken zoals die vermeld worden in haar statuten, beslissingen over welke verenigingen in aanmerking komen voor een subsidie. 4.1 Voorwaarden Om in aanmerking te komen voor een subsidie moet een vereniging voldoen aan volgende voorwaarden: - aangesloten zijn bij de cultuurraad van Temse o culturele of socio-culturele activiteiten organiseren in Temse en openstaan voor de bevolking van Temse o minimum één jaar bewezen sociaal-culturele werking hebben - vertegenwoordiging op de algemene vergadering. Ten minste 1 algemene vergadering per kalenderjaar bijwonen. Een volmacht kan worden gegeven aan een ander lid van de eigen vereniging. Verontschuldigingen of volmachten aan iemand van een andere vereniging zijn niet geldig. Indien aan deze laatste voorwaarde niet is voldaan, dan verliest de vereniging voor het desbetreffende werkingsjaar 10 % van haar basissubsidie. Gemeenteraadszitting van 26 oktober 2015 2 / 6
4.2 Uitsluitingen Verenigingen met commerciële doeleinden komen niet in aanmerking voor een subsidie. Politieke verenigingen, vakbonden, mutualiteiten en beroepsverenigingen die culturele of sociaal-culturele activiteiten organiseren, kunnen wel erkend worden door de cultuurraad, maar niet gesubsidieerd. Verenigingen die reeds via een andere weg gemeentelijke subsidies ontvangen voor hun activiteiten, bv. via de gemeentelijke sportraad, jeugdraad, seniorenraad of andere gemeentelijke raden of cultuurraad van een andere gemeente, of via subsidies aan instellingen ten dienste van gezinnen, kunnen voor deze activiteiten geen subsidies meer ontvangen via dit reglement. 4.3 Subsidieaanvraag De vereniging moet jaarlijks, vóór 30 april, een aanvraag tot subsidiëring indienen via het door de gemeentelijke cultuurdienst ter beschikking gestelde aanvraagformulier. Bij de aanvraag moeten volgende documenten zitten: - een informatiefiche waarop de gegevens en de samenstelling van het bestuur vermeld worden - afhankelijk van de soort subsidie een beknopt of uitgebreid verslag van het werkingsjaar dat loopt over het voorbije kalenderjaar (zie 5.1 en 6.2). De cultuurraad beslist welke erkende verenigingen in aanmerking komen voor subsidiëring. Het college van burgemeester en schepenen beslist over de toekenning van de subsidies. Artikel 5: Basissubsidies Een basissubsidie omvat volgende activiteiten die behoren tot de reguliere werking van een vereniging: ledenaantal vergaderingen kadervorming, gewestvergaderingen, door koepelvereniging of enige andere derde uitgewerkt deelname aan cultuurraad deelname met vereniging aan activiteiten van derden recreatieve sportactiviteiten voor leden repetities van toneelverenigingen, koren en andere podiumkunsten instuif, gezellig samenzijn met leden communicatie aan eigen leden (ledenblad met aankondigingen en/of verslagen van activiteiten, een nieuwsbrief voor leden en daarbuiten, en/of uitgave van een jaarkalender of jaarprogramma, verslagen ). 5.1 Bedrag basissubsidie Het bedrag van de basissubsidie wordt jaarlijks vastgelegd door het college van burgemeester en schepenen na advies van de cultuurraad. 5.2 Aanvraag De basissubsidie wordt toegekend aan alle subsidieerbare verenigingen die erom verzoeken en die voldoen aan de voorwaarden uit artikel 4 van dit reglement. Alle verenigingen aangesloten bij de cultuurraad ontvangen tijdig een schrijven waarin het vastgestelde bedrag van de basissubsidie wordt meegedeeld. Indien een vereniging enkel een basissubsidie aanvraagt, dan dient een beknopt werkingsverslag bij het aanvraagformulier toegevoegd. Het college van burgemeester en schepenen wijst een ambtenaar van de cultuurdienst aan om de aangiften en bewijsstukken te controleren. De ambtenaar levert het eindrapport van dit werk voor advies af aan de cultuurraad en ter goedkeuring aan het schepencollege. Artikel 6: Werkingssubsidies Elke subsidieerbare culturele vereniging kan een werkingssubsidie krijgen. Deze wordt toegekend op basis van de subsidieerbare activiteiten die zij ontwikkelde in het voorbije kalenderjaar (zie puntensysteem). Activiteiten met een duidelijk commercieel of partijpolitiek karakter zijn niet subsidieerbaar. Gemeenteraadszitting van 26 oktober 2015 3 / 6
6.1 Bedrag en verdeling De juiste totaalsom van de werkingssubsidies wordt als volgt bekomen: het aantal verenigingen vermenigvuldigen met het bedrag van de basissubsidie en dit bedrag aftrekken van de totaal begrote subsidiesom. Zo bekomen we het bedrag dat verdeeld wordt over de werkingssubsidies. De werkingssubsidie wordt verdeeld op basis van een puntenstelsel, waarbij een activiteit een aantal punten krijgt volgens de aard van die activiteit. De waarde van een punt wordt bepaald door het bedrag voor de werkingssubsidies te delen door het totale aantal punten van alle verenigingen. De uitkomst van deze deling is de waarde van één punt. Het maximaal aantal punten dat een vereniging kan verkrijgen, wordt berekend volgens onderstaande formule: maximaal te halen punten = 2 X totaal aantal behaalde punten aantal verenigingen met werkingssubsidies Elke vereniging krijgt uiteindelijk een subsidie toegekend ter waarde van het aantal punten dat zij heeft behaald. 6.2 Aanvraag Kiest de vereniging voor een aanvullende werkingssubsidie, dan voegt zij ook een uitgebreid werkingsverslag, vergezeld van alle bewijsmaterialen voor de vermelde activiteiten (bv. uitnodigingen, affiches, krantenknipsels, tijdschriften, aankondigingen in publicaties, toegangsbewijzen ) toe. Het college van burgemeester en schepenen wijst een ambtenaar van de cultuurdienst aan om de aangiften en bewijsstukken te controleren. De ambtenaar levert het eindrapport van dit werk voor advies af aan de cultuurraad en ter goedkeuring aan het schepencollege. Artikel 7: Puntenstelsel werkingssubsidies 7.1 Organisatie voor leden Hieronder vallen alle activiteiten die enkel of voornamelijk voor de eigen leden worden georganiseerd en activiteiten die voor een besloten groep van derden worden georganiseerd. Deze activiteiten worden door de vereniging zelf georganiseerd met de bedoeling de vereniging te ontplooien, de leden te binden en te boeien. Deze activiteiten worden vervolgens gecatalogeerd in de rubrieken: 7.1.1 Recreatief De vereniging organiseert zelf recreatieve en hobbyactiviteiten: tentoonstellingen, wedstrijden, Vlaamse kermissen, ruilbeurzen, uitstappen, crea- en kookactiviteiten, bedrijfsbezoeken, quiz 2 punten 40 punten op jaarbasis 7.1.2 Cultuurspreiding Een tentoonstelling of voorstelling van toneel, literatuur, muziek, ballet, dans, poppentheater verzorgd door derden 50 punten op jaarbasis 7.1.3 Educatief De vereniging organiseert zelf educatieve, informatieve en/of vormende activiteiten (bv. voordracht, debat, zoektocht, natuurexploratie, een educatieve uitstap ) begeleid door een deskundige spreker, inleider of gids 50 punten op jaarbasis 7.1.4 Erfgoed De vereniging organiseert een erfgoedactiviteit: lezing, bezoek, uitstap, debat, zoektocht begeleid door een deskundige spreker, inleider of gids 50 punten op jaarbasis Gemeenteraadszitting van 26 oktober 2015 4 / 6
7.1.5 Podiumkunsten Een voorstelling van toneel, literatuur, muziek, ballet, dans, poppentheater voor de eigen leden en door de eigen leden uitgevoerd of in opdracht van een andere vereniging 50 punten op jaarbasis 7.2 Organisatie voor breder publiek Dit zijn activiteiten die de vereniging organiseert met als doel te participeren in het maatschappelijk-culturele leven van Temse en het brede publiek kennis te laten maken met de vereniging. Deze activiteiten worden ruimschoots bekendgemaakt via meerdere kanalen gericht naar een breed publiek en komen enkel in aanmerking wanneer ze ook werden ingevoerd in de UiTdatabank. Zij worden vervolgens gecatalogeerd in de rubrieken: 7.2.1 Recreatief De vereniging organiseert zelf recreatieve en hobbyactiviteiten: tentoonstellingen, wedstrijden, Vlaamse kermissen, ruilbeurzen, reizen, kookactiviteiten, uitstappen, bedrijfsbezoeken, quiz 5 punten 30 punten op jaarbasis 7.2.2. Cultuurspreiding De vereniging organiseert een tentoonstelling of podiumvoorstelling uitgevoerd door derden. per tentoonstelling 60 punten op jaarbasis 7.2.3 Educatief De vereniging organiseert zelf educatieve, informatieve en/of vormende activiteiten (bv. voordracht, debat, zoektocht, natuurexploratie, tentoonstelling, uitstap ) begeleid door een deskundige spreker, inleider of gids. De vereniging stelt een educatieve/informatieve tentoonstelling samen en voorziet de nodige begeleiding. 60 punten op jaarbasis 7.2.4 Erfgoed De vereniging organiseert zelf erfgoedactiviteiten: lezing, bezoek, uitstap, debat, zoektocht begeleid door een deskundige spreker, inleider of gids. De vereniging organiseert een erfgoedtentoonstelling en voorziet de nodige begeleiding. 60 punten op jaarbasis 7.2.5 Podiumkunsten De vereniging organiseert een publieke voorstelling van toneel, literatuur, muziek, ballet, dans, poppentheater (eigen productie) in Temse. Een productie bestaat uit het repetitieproces en 3 voorstellingen. Meer of minder voorstellingen worden mee in rekening gebracht per productie 50 punten correctie voorstellingen in min of plus 100 punten op jaarbasis (koor)optreden tijdens een eucharistie 1 punt 25 punten op jaarbasis 7.3 Partner van gemeentelijke activiteiten De vereniging engageert zich om te participeren in gemeentelijke initiatieven (WAK, Erfgoeddag, Week van de Smaak en eenmalige evenementen ), die de gemeente organiseert met als doel het culturele aanbod te verrijken en een groter cultureel draagvlak te creëren in de gemeente. Onder participatie als partner in een gemeentelijk initiatief zijn enkel activiteiten geldig, waarbij de werking van de vereniging een essentieel onderdeel is van de participatie. Bij de participatie moet de werking van de organisatie erin verweven zitten. Gemeenteraadszitting van 26 oktober 2015 5 / 6
30 punten op jaarbasis 7.4 Communicatie van de vereniging naar een breed publiek 7.4.1. Digitale communicatie Een eigen website / Facebookpagina / blog met actuele informatie waarbij het beheer door de vereniging zelf gebeurt Eigen website Webpagina s op een koepelsite 5 punten 7.4.2. Publicaties Uitgave van een eigen (door de plaatselijke vereniging zelf uitgegeven) lokale publicatie of naslagwerk met cultuurspreidende of educatieve informatie met een minimum van 20 A4-bladzijden per uitgave 50 punten op jaarbasis Artikel 8: Uitbetaling basis- en werkingssubsidie Onmiddellijk na de goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen worden de subsidiebedragen uitbetaald. Artikel 9: Betwistingen Bij betwisting over de erkenning of over de toekenning van subsidies is het mogelijk beroep aan te tekenen. De vereniging die zich tekort gedaan voelt, richt daartoe een gemotiveerd bezwaarschrift aan het college van burgemeester en schepenen, dat hierover advies vraagt aan de cultuurraad. Indien van dit advies afgeweken wordt, dan motiveert het college van burgemeester en schepenen zijn beslissing. Artikel 10: Controle Het college van burgemeester en schepenen kan te allen tijde controle laten uitvoeren op de besteding van de subsidies. Als blijkt dat een vereniging onjuiste gegevens heeft verstrekt en daardoor onterecht subsidies heeft verkregen, dan kan het college van burgemeester en schepenen de voorziene subsidies terugvorderen. Bij fraude kan de vereniging haar erkenning in de cultuurraad verliezen en/of kan zij geschrapt worden voor verdere subsidiëring. Artikel 11: Algemene slotbepalingen Dit reglement is van toepassing op alle dossiers ingediend vanaf 1 januari 2016. Alle niet in dit reglement voorziene gevallen, evenals alle betwistingen omtrent de uitvoering ervan, worden beslist door het college van burgemeester en schepenen na advies van de cultuurraad. Artikel 2. Een afschrift van deze beslissing te overhandigen aan de cultuurdienst, de cultuurbeleidscoördinator, de financiële dienst en de financieel beheerder. Artikel 3. In uitvoering van het gemeentedecreet, dit besluit op te nemen in het overzicht van de getroffen raadsbesluiten, en deze lijst over te maken aan de gouverneur van Oost-Vlaanderen, dienst 22 Lokale besturen: Organisatie en beheer, Gouvernementstraat 1 te 9000 Gent. Namens de raad De gemeentesecretaris (get.) Luc Verhulst De gemeentesecretaris Voor eensluidend uittreksel De voorzitter (get.) Koenraad De Jonghe De voorzitter Luc Verhulst Koenraad De Jonghe Gemeenteraadszitting van 26 oktober 2015 6 / 6