Informatie voor kandidaat-vrijwilligers

Versie: 22/06/2018 Informatie voor kandidaat-vrijwilligers Inhoud Visie & aanpak Lumi... 1 Basishouding vrijwilligers... 2 Rechten & plichten als vrijwilliger... 2 Contact coördinatoren... 3 BIJLAGE 1: Engagement als vrijwilliger-in-opleiding BIJLAGE 2: Vrijwilligerscontract Een engagement als vrijwilliger opnemen, betekent: 1. dat je een volledig opleidingstraject succesvol doorliep. 2. dat je tijdens je opleidingstraject de basisafspraken (zie bijlage 1) volgde. 3. dat je instemt met het vrijwilligerscontract (zie bijlage 2), inclusief alle rechten en plichten. 4. dat je de visie en aanpak van de Lumi respecteert (zie hieronder). 5. dat je de basishouding voor vrijwilligers volgt (zie hieronder). Visie & aanpak Lumi Visie Lumi is een opvang- en infolijn voor al je vragen over gender en seksuele voorkeur. Je kan bij ons terecht met je verhaal, vragen, verwarring, verdriet of vreugde. Het uitgangspunt is steeds anoniem, gratis en zonder vooroordelen luisteren. We geloven in en stimuleren de zelfredzaamheid van onze oproepers. We erkennen daarnaast ook dat we onze oproepers en hun omgeving nooit helemaal kunnen begrijpen of met zekerheid correct kunnen inschatten. We geven daarom geen advies, tips of suggesties. We kunnen onze oproepers wel doen nadenken over wat zij belangrijk vinden, welke opties zij zien, etc. Uiteraard geven we wel info en verwijzen we door waar gewenst en gepast. Aanpak Opvang door empathisch, niet-veroordelend luisteren Correcte info en doorverwijzing waar gepast en gewenst Anonimiteit, zowel voor oproeper als vrijwilliger De oproeper staat centraal 1

Versie: 22/06/2018 Hoe zit dat concreet? Onze vrijwilligers sturen het gesprek niet. Dat betekent dat zij niet bepalen welk aspect van iemands verhaal het belangrijkst is. Ze stellen vragen zodat een oproeper de kans krijgt om hun verhaal te vertellen, en daarover luidop/schriftelijk kan reflecteren. Basishouding vrijwilligers Werken als team Het vrijwilligersteam is Lumi. Je staat als vrijwilliger niet enkel in contact met de coördinator(en), maar ook met de andere vrijwilligers. Je ontmoet hen op de maandelijkse intervisie en staat daarnaast ook digitaal met hen in contact. Praktische zaken zoals het wisselen van permanentiedata (bv. door ziekte) kan je rechtstreeks met hen regelen. Respect voor elkaar Elke vrijwilliger respecteert de (gender)identiteit, (gender)expressie, persoonlijke voornaamwoorden en naam van ieder teamlid. Open communicatie met de coördinator(en) De coördinatoren zijn er voor meer dan opleiding en ondersteuning tijdens permanenties. Wanneer iets je engagement voor Lumi tijdelijk bemoeilijkt, luisteren we graag. We zoeken samen naar werkbare oplossingen. In ruil wordt van vrijwilligers open communicatie over hun motivatie en beschikbare tijd verwacht. Wanneer veranderingen in je persoonlijke of werkleven ervoor zorgen dat je capaciteiten als hulpverlener of je persoonlijke draagkracht even op een laag pitje staan, is het jouw taak om ons aan te spreken. Je kan ook steeds vragen om een functionerings- of evaluatiegesprek. Rechten & plichten als vrijwilliger Rechten Je hebt als vrijwilliger recht op een heel aantal zaken. De details over wat Lumi voor jou doet, lees je in het vrijwilligerscontract (bijlage 2). Jaarlijkse teamdag Onkosten vervoer Verzekering Gratis çavariapas Gratis abonnement op ZiZo magazine. Drankje na intervisie Ondersteuning van coördinator(en) Feedback op gesprekken Jaarlijks functioneringsgesprek Competentiedocument (na minimum 1 jaar actief vrijwilligerswerk) 2

Versie: 22/06/2018 Plichten Ook Lumi heeft een aantal rechten. De details over wat jij als vrijwilliger voor Lumi doet, lees je in het vrijwilligerscontract (bijlage 2). Opleiding doorlopen Anonimiteit bewaken Beroepsgeheim respecteren Permanentie vervullen Intervisies bijwonen Deelnemen aan vorming Geanonimiseerde gespreksregistratie invullen Contact coördinatoren Beide: coordinatoren@lumi.be Tel. kantoor: 09/223 69 29 Jan De Leeuw (hij/hem) jan.deleeuw@cavaria.be Gsm: zie landingspagina (voor al actieve vrijwilligers) Nicolas Janssen (hij/hem of die/hun) nicolas.janssen@cavaria.be Gsm: zie landingspagina (voor al actieve vrijwilligers) 3

Vrijwilligerscontract Versie: juni 2018 Contract voor vrijwilligers Lumi Lumi (Holebifoon vzw; ondernemingsnummer 0457.719.442), Kammerstraat 22 te 9000 Gent werft hierbij... aan voor een vrijwillige, onbezoldigde betrekking. De taak bestaat uit verzorgen van permanenties voor Lumi, een anonieme opvang- en infolijn voor al je vragen over gender en seksuele voorkeur. De volgende regels zijn hierbij van toepassing: 1. De vrijwilliger (m/v/x) engageert zich minimaal voor één jaar. 2. De vrijwilliger heeft een door Lumi georganiseerde opleiding doorlopen alvorens aan de permanenties te beginnen. Dit kan (sinds 2016) zijn: een groepsopleiding voor telefoon & chat een individueel opleidingstraject voor e-mail Ongeacht welk opleidingstraject de vrijwilliger volgde, verwierf deze een grondig inzicht in de werking van Lumi; achtergrondinformatie in verband met relevante inhoudelijke thema s 1 ; een training in gespreks- of schrijfvaardigheden i.f.v. het beantwoorden van chat & telefoon of e-mail. 3. De vrijwilliger verbindt zich ertoe per maand minimaal twee permanenties van drie uur op zich te nemen. Tijdens de permanentie worden telefonische en chatoproepen en/of vragen via e-mail beantwoord. De vrijwilliger duidt zelf de permanenties die ze opnemen aan op de permanentieagenda. De vrijwilliger registreert alle gevoerde gesprekken volgens interne afspraken. 4. Indien de vrijwilliger op één of andere manier verhinderd is om de aangeduide permanentie te doen, brengt deze zo snel mogelijk een coördinator op de hoogte. Indien de dag zelf, brengt de vrijwilliger de coördinator van wacht telefonisch op de hoogte. De vrijwilliger zoekt eerst zelf vervanging. In geen geval schrapt de vrijwilliger hun naam op de agenda zonder verdere actie te ondernemen. 5. De vrijwilliger wordt verwacht de maandelijkse intervisiebijeenkomsten en eventuele bijscholingen, trainingsdagen en evaluatiegesprekken bij te wonen. Afwezigheid kan enkel per uitzondering. In dat geval verwittigt de vrijwilliger tijdig de coördinator verantwoordelijk voor die intervisie/bijscholing/ De afwezigheid wordt daarbij gemotiveerd. De vrijwilliger engageert zich daarbij om het verslag van de bijeenkomst te lezen en vragen of bedenkingen te signaleren. 6. De vrijwilliger kan steeds een individueel supervisiegesprek aanvragen met een coördinator indien daarvoor de behoefte bestaat. Dit kan bv. om dieper in te gaan op een gesprek, de feedback op een gesprek, of om het eigen functioneren binnen Lumi te bespreken. 7. Van de vrijwilliger wordt open communicatie over motivatie, persoonlijke draagkracht en beschikbare tijd verwacht. Wanneer iets het engagement tijdelijk bemoeilijkt, luisteren de 1 Minimaal komen volgende thema s aan bod: seksuele oriëntatie, genderidentiteit en expressie, discriminatie, seksuele gezondheid, zelfdoding. 1

Vrijwilligerscontract Versie: juni 2018 coördinatoren. Er is een wederzijds engagement om werkbare oplossingen te zoeken. 8. Indien de vrijwilliger besluit het vrijwilligersengagement stop te zetten, brengt deze zo snel mogelijk een coördinator hiervan op de hoogte. Als gezondheids-, professionele of andere persoonlijke redenen het onmogelijk maken gedurende een bepaalde tijd mee te werken, kan een vrijwilliger zich in overleg met een coördinator laten parkeren, dit voor een maximumperiode van 6 maanden per jaar. 9. In geval van problemen, een moeilijke (samen)werking, overtreding van gemaakte afspraken, of het in gedrang brengen van de werking van Lumi, zal de vrijwilliger uitgenodigd worden voor een functioneringsgesprek. Een vrijwilliger kan ook steeds zelf een functioneringsgesprek aanvragen. 10. De vrijwilliger beschikt over een rechtstreeks telefoonnummer van elke coördinator. In dringende gevallen (afbellen van een permanentie, een moeilijk telefoongesprek waarover de medewerker wil praten,...) kan de vrijwilliger steeds de coördinator (van wacht) contacteren. De vrijwilliger controleert in de agenda welke de coördinator van wacht is. Daarbij staan ook de telefoonnummers genoteerd. 11. De taak van een coördinator bestaat wat de vrijwilligerswerking betreft uit het zoeken en opleiden van nieuwe vrijwilligers, uit maandelijkse intervisies, het organiseren van bijzondere opleidingen en algemene trainingsdagen, supervisie en functioneringsgesprekken, het verzamelen en up-to-date houden van bruikbare informatie, individuele evaluatiegesprekken, en gsm-permanentie. Een coördinator zorgt voor de opvolging van de permanenties, schrijft een jaarverslag, stelt subsidiedossiers op, werkt de inhoudelijke toekomst van Lumi uit en volgt de begroting op. 12. Anonimiteit is het basisprincipe van Lumi. Een vrijwilliger houdt medewerking aan Lumi strikt geheim. Het is niet toegelaten om in het publiek te praten over het vrijwilligerswerk, de (telefoon-, chat-, mail)ervaringen of het vrijwilligersteam. Een vrijwilliger geeft nooit hun naam door aan een oproeper. Persoonlijke contacten of privé-afspraken met oproepers zijn in alle omstandigheden uitgesloten. Contacten met de pers zijn verboden. 13. De vrijwilliger heeft geheimhoudingsplicht, volgens artikel. 458 van het Strafwetboek. Geneesheren, heelkundigen, officieren van gezondheid, apothekers, vroedvrouwen en alle andere personen die uit hoofde van hun staat of beroep kennis dragen van geheimen die hun zijn toevertrouwd, en deze bekendmaken buiten het geval dat zij geroepen worden om in rechte (of voor een parlementaire onderzoekscommissie) getuigenis af te leggen en buiten het geval dat de wet hen verplicht die geheimen bekend te maken, worden gestraft met gevangenisstraf van acht dagen tot zes maanden en met geldboete van honderd euro tot vijfhonderd euro. Vrijwilligers kunnen niet verzekerd worden tegen overtredingen op deze wet. 14. De locatie en wachtwoorden van Lumi wordt geheim gehouden. Als de vrijwilliger van thuis werkt, garandeert deze dat het werk daar ongestoord en anoniem kan. 15. De vrijwilliger kan geen aanhanger zijn van groeperingen en/of denkbeelden die een principieel onderscheid maken naar ras, levensbeschouwing, geloof, geslacht, seksuele voorkeur of beleving. 2

Vrijwilligerscontract Versie: juni 2018 16. Lumi is een neutrale dienst. Dit betekent dat ze geen stellingen inneemt of zaken, belangen of personen propageert. De eigenheid en waardigheid van de oproepers wordt gerespecteerd. Iedereen moet immers de gelegenheid krijgen om een beroep te doen op Lumi. De vrijwilliger neemt daarom tijdens het voeren van gesprekken afstand van eigen opvattingen en standpunten. 17. De vrijwilliger is verantwoordelijk voor de sleutel, badge en/of gsm die deze (eventueel) ontvangt i.f.v. het vrijwilligerswerk. Bij verlies brengt de vrijwilliger zo snel mogelijk telefonisch een coördinator op de hoogte. Het is ten strengste verboden om duplicaten te laten maken. Bij het stopzetten van het vrijwilligersengagement zorgt de vrijwilliger ervoor dat het materiaal zo snel mogelijk opnieuw aan een coördinator overhandigd wordt. 18. Het gebruik van alcohol en drugs is niet toegelaten tijdens de permanenties. 19. De beschikbare informatie, contactadressen, documentatie, etc. zijn het (intellectuele) eigendom van Lumi. De informatie kan enkel verspreid worden tijdens gesprekken met oproepers, en dit enkel volgens gemaakte afspraken. 20. De vrijwilliger krijgt geen vergoeding voor het uitvoeren van het vrijwilligerswerk. Een vergoeding voor verplaatsing- en parkeeronkosten is wel mogelijk. Dit recht op vergoeding gaat pas in na het afronden van de opleidingsperiode. 2 21. De vrijwilliger heeft inspraak in de werking van Lumi via de maandelijkse intervisies, de jaarlijkse evaluatie waar niet alleen de vrijwilliger, maar ook de werking en de coördinator worden geëvalueerd. Het vrijwilligersteam krijgt ook de kans om via de teamcoach van de coördinator(en) feedback over te maken. Vrijwilligers van Lumi hebben stemrecht in de Algemene Vergadering. Een vrijwilliger kan zich eveneens ten persoonlijke titel kandidaat stellen om te zetelen in de Raad van Bestuur (RvB) van çavaria. 22. Lumi sluit een verzekering voor burgerlijke aansprakelijkheid en een verzekering voor persoonlijke ongevallen en rechtsbijstand af voor de vrijwilliger. 23. De vrijwilliger heeft recht op: opleiding en regelmatige vorming ondersteuning en begeleiding door een coördinator een çavariapas en ZiZo-abonnement onkostenvergoeding teamuitstap Ik verklaar dit contract te hebben gelezen en goedgekeurd op.. (datum) te..... (plaats). De vrijwilliger Namens Lumi, Coördinator Lumi 2 Indien de kosten van vervoer de deelname aan de opleiding zouden verhinderen, is (gedeeltelijke) tussenkomst tijdens de opleidingsperiode mogelijk. Bijvoorbeeld indien een kandidaat het statuut van verhoogde tegemoetkoming heeft. 3