1 Grootboek, journaalposten, balans en resultatenrekening

1 Grootboek, journaalposten, balans en resultatenrekening In de boekhouding worden de financiële feiten van een onderneming vastgelegd. Financiële feiten zijn enerzijds uitgaven en ontvangsten. Let op! Sommige uitgaven zijn geen kosten en sommige kosten zijn geen uitgaven. De aankoop van een auto is een investering. Het is wel een uitgave, maar geen kostenpost voor de onderneming. De jaarlijkse waardevermindering van de auto (de afschrijving) vallen voor de onderneming onder kosten maar zijn geen uitgaven. Anderzijds zijn financiële feiten waardeveranderingen in het bezit, de schuld of het eigen vermogen. Aan de basis van een financieel feit ligt vaak een schriftelijk document, ook wel een boekingsstuk genoemd. Een voorbeeld van een boekingsstuk is een factuur, een bankafschrift of een eigen gemaakte schriftelijke notitie, ook wel memoriaalstuk genoemd. Door middel van het vastleggen van de financiële feiten krijg je inzage in de vermogenspositie van een onderneming. De wettelijke verplichting voor het voeren van een boekhouding is voor een ieder die een bedrijf of zelfstandig beroep uitoefent, vastgelegd in artikel 3:15i lid 1 BW. Voor rechtspersonen is deze verplichting vastgelegd in artikel 2:10 lid 1 BW: de boekhouding (administratie) van een rechtspersoon moet op een zodanige wijze worden gevoerd dat te allen tijde de rechten en verplichtingen van de rechtspersoon kunnen worden gekend. Het grootste gedeelte van de boekhoudingen worden tegenwoordig met behulp van een boekhoudprogramma 1 gevoerd. Dit heeft als gevolg dat het soms lastig is om het principe van boekhouden te begrijpen. Immers, je tikt gegevens in het programma in en het programma maakt met een druk op de knop een balans of een winst-en-verliesrekening. 1. Bekende boekhoudprogramma s zijn Exact, SnelStart, Multivers, SAP en Accountview. 3

HOOFDSTUK 1 De boekhouding van een onderneming bestaat uit een rekeningschema, dagboeken en een grootboek. Het rekeningschema is een decimaaloverzicht van de grootboekrekeningen die in een onderneming gebruikt worden. Een grootboekrekening wordt in het algemeen met vier cijfers aangeduid (0000 t/m 9999). Het eerste cijfer staat voor de rubriek, het tweede cijfer voor de subrubriek en de laatste twee cijfers geven het rekeningnummer aan. Bijvoorbeeld 4210 4 staat voor de rubriek; hiermee geef je aan dat het een kostenrekening is; 2 staat voor de subrubriek, bijvoorbeeld huisvestingskosten; 10 staat voor het rekeningnummer, bijvoorbeeld huur. Een ondernemer is vrij; er wordt niet voorgeschreven hoe zijn grootboek moet worden opgebouwd. In de dagboeken worden de financiële feiten vastgelegd. Dit is de primaire boeking. De inkopen worden vastgelegd in het inkoopboek, de verkopen in het verkoopboek, de ontvangsten en betalingen per bank in het bankboek, et cetera. Het grootboek is het centrum van de onderneming; het bestaat uit rekeningen/overzichtenwaaropdegevolgenvandefinanciële feiten systematisch worden vastgelegd. Dit noemen wij ook wel de secundaire boeking. In het grootboek onderscheiden wij rekeningen van balans, de zogenaamde balansrekeningen, en rekeningen van resultaat, de zogenaamde kosten- en opbrengstenrekeningen. Aan de hand van het decimale cijfer is te onderscheiden of het een rekening van balans of resultaat betreft: Begincijfer Omschrijving Balans/resultaat 0 Vaste activa, eigen vermogen, voorzieningen, langlopende schulden Balans 1 Vlottende activa (geen voorraden), kortlopende schulden Balans 2 Tussenrekeningen Neutraal 3 Voorraad grondstoffen Balans 4 Kosten Resultaat 5 Verbijzondering van indirecte kosten Resultaat 6 Directe fabricagekosten en toeslag voor indirecte fabricagekosten Resultaat 4

GROOTBOEK, JOURNAALPOSTEN, BALANS EN RESULTATENREKENING Begincijfer Omschrijving Balans/resultaat 7 Voorraad gereed product, Voorraad goederen in bewerking Balans 8 Verkopen Resultaat 9 Samenvatting van het bedrijfsresultaat, belastinglast, privémutaties Resultaat De rubrieken drie, vijf en zes tref je in een handelsbedrijf in principe niet aan. Iedere grootboekrekening heeft een debet- en een creditzijde en wordt bijgehouden in een T-model, ook wel scontrovorm genoemd: Grootboekrekening Debetzijde Creditzijde mutaties Totaal mutaties Het grootboek wordt aan de hand van journaalposten gevoed met boekingen. Met behulp van een journaalpost wordt een grootboekrekening voor een bepaald bedrag gedebiteerd of gecrediteerd. Een journaalpost moet altijd in evenwicht zijn, dat wil zeggen dat de bedragen aan de debet- en de creditzijde aan elkaar gelijk moeten zijn. Een journaalpost bestaat uit minimaal twee regels. Dit vloeit voort uit de systematiek van het dubbel boekhouden. Het dubbel boekhouden is in de 15 e eeuw beschreven door de Italiaan Luca di Borgo Pacioli. Bij dubbel boekhouden wordt elk financieel feit op twee rekeningen geboekt: eenmaal aan de debetzijde en eenmaal aan de creditzijde. Dubbel boekhouden moet overigens niet verward worden met dubbele boekhouding. Bij een dubbele boekhouding houdt een onderneming naast een reguliere boekhouding een schaduwboekhouding bij met als doel het ontduiken van belastingen, het misleiden van beleggers of het verbergen van illegale activiteiten. Voor sommige grootboekrekeningen (debiteuren, crediteuren, voorraden) worden subgrootboeken bijgehouden. In het subgrootboek worden de details van de respectievelijke grootboekrekening bijgehouden. Het totaal van de grootboekrekening debiteuren wordt in het subgrootboek uitgesplitst over de verschillende debiteuren. Stel dat het totaal van de rekening debiteuren 1.000 is. De ondernemer heeft vijf klanten (afnemers). Uit het subgrootboek blijkt vervolgens welke klant nog een rekening (schuld) heeft openstaan aan de ondernemer. 5

HOOFDSTUK 1 Debiteuren Debet Credit 1.000 Subgrootboek Debiteur 1 500 Debiteur 2 150 Debiteur 3 200 Debiteur 4 100 Debiteur 5 50 Om over na te denken De ondernemer is de crediteur van zijn of haar debiteur. Ruud is ondernemer. Hij verkoopt aan Monique product x. Monique is de debiteur van Ruud. Ruud heeft een vordering op Monique. Omgekeerd is Ruud de leverancier van Monique. Voor Monique is Ruud haar crediteur. Monique heeft een schuld aan Ruud. Bij het opstellen van de fiscale jaarrekening gaan wij uit van de commerciële of bedrijfseconomische jaarrekening. Op deze jaarrekening vinden correctieboekingen plaats. Daarom is het belangrijk te weten hoe het boekingsproces in een financiële administratie verloopt. De beginbalans van jaar x is de eindbalans van jaar x-1. 6

GROOTBOEK, JOURNAALPOSTEN, BALANS EN RESULTATENREKENING Figuur 1.1 Schematisch verloop van boekingen Financiële gegevens Journaalpost Via dagboek Vastlegging in het grootboek Kolommenbalans (proef- en saldibalans) Eindbalans, Winst- en verliesrekening Het boeken van financiële feiten verloopt via de volgende regels: 1. Een rekening van bezit (activa, debetzijde) wordt gedebiteerd als het bezit toeneemt en gecrediteerd als het bezit afneemt. 2. Een rekening van schuld (passiva, creditzijde) wordt gecrediteerd als de schuld toeneemt en gedebiteerd als de schuld afneemt. 3. Een rekening van eigen vermogen (creditzijde van de balans bij positief eigen vermogen en debetzijde van de balans bij een negatief eigen vermogen) wordt gecrediteerd als het eigen vermogen toeneemt en gedebiteerd als het eigen vermogen afneemt. 4. Een kostenrekening (rubriek 4) wordt altijd gedebiteerd. 5. Een opbrengstenrekening (rubriek 8) wordt altijd gecrediteerd. De boekingen leiden enerzijds tot mutaties op de balans en anderzijds tot mutaties in de resultatenrekening. Een balans geeft een overzicht van de bezittingen, de schulden en het eigen vermogen van een ondernemer. De balans bestaat uit een debetzijde en een creditzijde. Beide zijden zijn aan elkaar gelijk, ofwel de balans is in evenwicht. Op de debetzijde staan de activa, het bezit. Op de creditzijde staan de passiva, de schulden en het eigen vermogen. De balans is een momentopname. Bij een financieel gezonde onderneming is het bezit groter dan de schuld. Het verschil tussen de bezittingen en de schulden is het eigen vermogen. Dit vermogen wordt salderend bepaald. Als alle bezittingen zijn verkocht en alle schulden zijn afgelost, resteert het eigen vermogen. De hoofdindeling van de balans staat vermeld in artikel 2:364 BW: 1. Op de balans worden de activa onderscheiden in vaste en vlottende activa, al naar gelang zij zijn bestemd om de uitoefening van de werkzaamheid van de rechtspersoon al of niet duurzaam te dienen. 7

HOOFDSTUK 1 2. Onder de vaste activa worden afzonderlijk opgenomen de immateriële, materiële en financiële vaste activa. 3. Onder de vlottende activa worden afzonderlijk opgenomen de voorraden, vorderingen, effecten, liquide middelen en, voor zover zij niet onder de vorderingen zijn vermeld, de overlopende activa. 4. Onder de passiva worden afzonderlijk opgenomen het eigen vermogen, de voorzieningen, de schulden en, voor zover zij niet onder de schulden zijn vermeld, de overlopende passiva. Schematisch ziet de balans er volgens artikel 2:364 BW als volgt uit: Activa (debet) Passiva (credit) Vaste activa Immateriële vaste activa Materiële vaste activa Financiële vaste activa Vlottende activa Voorraden Vorderingen Effecten Liquide middelen Overlopende activa Totaal Eigen vermogen Voorzieningen Schulden Overlopende passiva Totaal Een resultatenrekening wordt ook wel winst-en-verliesrekening genoemd. In sommige literatuur kom je de benaming staat van Baten (opbrengsten) en Lasten (kosten) nog tegen. De resultatenrekening geeft inzage in de kosten en opbrengsten over een bepaalde periode. De opbrengsten verminderd met de kosten is het resultaat van een onderneming. Dit resultaat kan positief zijn, dit noemen wij winst, of negatief zijn, dit noemen wij verlies. In een scontro opstelling staan de opbrengsten rechts en de kosten links: Uitgaven/kosten Inkomsten/opbrengsten Totaal Totaal 8

GROOTBOEK, JOURNAALPOSTEN, BALANS EN RESULTATENREKENING Als er sprake is van winst, dan staat dat op de debetzijde van de resultatenrekening. Is er sprake van verlies, dan staat dat op de creditzijde van de resultatenrekening. Stel, een ondernemer heeft een opbrengst van 100 en de kosten zijn 75. Dan ziet dat er op de resultatenrekening als volgt uit: Uitgaven/kosten Inkomsten/opbrengsten Kosten 75 Opbrengsten 100 Winst 25 Totaal 100 Totaal 100 Wanneer de omgekeerde situatie zich voordoet de opbrengst is 75 en de kosten zijn 100, dan is er sprake van verlies: Uitgaven/kosten Inkomsten/opbrengsten Kosten 100 Opbrengsten 75 Verlies 25 Totaal 100 Totaal 100 De hoofdindeling van de resultatenrekening staat vermeld in artikel 2:377 BW: 1. Op de winst-en-verliesrekening worden afzonderlijk opgenomen: a. de baten en lasten uit de gewone bedrijfsuitoefening, de belastingen daarover en het resultaat uit de gewone bedrijfsuitoefening na belastingen; b. de buitengewone baten en lasten, de belastingen daarover en het buitengewone resultaat na belastingen; c. de overige belastingen; d. het resultaat na belastingen. 2. De baten en lasten uit de gewone bedrijfsuitoefening worden hetzij overeenkomstig lid 3, hetzij overeenkomstig lid 4 gesplitst. 3. Afzonderlijk worden opgenomen: a. de netto-omzet; b. de toe- of afneming van de voorraad gereed product en onderhanden werk ten opzichte van de voorafgaande balansdatum; c. de geactiveerde productie ten behoeve van het eigen bedrijf; d. de overige bedrijfsopbrengsten; e. de lonen; f. de sociale lasten met afzonderlijke vermelding van de pensioenlasten; g. de kosten van grond- en hulpstoffen en de overige externe kosten; 9

HOOFDSTUK 1 h. de afschrijvingen en de waardeverminderingen ten laste van de immateriële en de materiële vaste activa, gesplitst naar die groepen activa; i. waardeverminderingen van vlottende activa, voor zover zij de bij de rechtspersoon gebruikelijke waardeverminderingen overtreffen; j. de overige bedrijfskosten; k. het resultaat uit deelnemingen; l. opbrengsten van andere effecten en vorderingen, die tot de vaste activa behoren; m. de overige rentebaten en soortgelijke opbrengsten; n. de wijzigingen in de waarde van de financiële vaste activa en van de effecten die tot de vlottende activa behoren; o. de rentelasten en soortgelijke kosten. 4. Afzonderlijk worden opgenomen: a. de netto-omzet; b. de kostprijs van de omzet, met uitzondering van de daarin opgenomen rentelasten, doch met inbegrip van de afschrijvingen en waardeverminderingen; c. het bruto-omzetresultaat als saldo van de posten a en b; d. de verkoopkosten, met inbegrip van de afschrijvingen en buitengewone waardeverminderingen; e. de algemene beheerskosten, met inbegrip van de afschrijvingen en waardeverminderingen; f. de overige bedrijfsopbrengsten; g. het resultaat uit deelnemingen; h. opbrengsten uit andere effecten en vorderingen die tot de vaste activa behoren; i. de overige rentebaten en soortgelijke opbrengsten; j. de wijzigingen in de waarde van de financiële vaste activa en van de effecten die tot de vlottende activa behoren; k. de rentelasten en soortgelijke kosten. 5. Bij de posten k-o van lid 3 en de posten g-k van lid 4 worden afzonderlijk vermeld de baten en lasten uit de verhouding met groepsmaatschappijen. 6. Onder de netto-omzet wordt verstaan de opbrengst uit levering van goederen en diensten uit het bedrijf van de rechtspersoon, onder aftrek van kortingen en dergelijke en van over de omzet geheven belastingen. 7. Als buitengewone baten en lasten worden aangemerkt de baten en lasten die niet uit de gewone uitoefening van het bedrijf van de rechtspersoon voortvloeien. Tenzij deze baten en lasten van ondergeschikte betekenis zijn voor de beoordeling van het resultaat, worden zij naar aard en omvang toegelicht; hetzelfde geldt voor de baten en lasten die aan een ander boekjaar moeten worden toegerekend, voor zover zij niet tot de buitengewone baten en lasten zijn gerekend. 10

GROOTBOEK, JOURNAALPOSTEN, BALANS EN RESULTATENREKENING Baten en lasten uit de gewone bedrijfsuitoefening Belastingen over baten en lasten uit gewone bedrijfsuitoefening Resultaat uit de gewone bedrijfsuitoefening na belasting Buitengewone baten en lasten Belastingen over buitengewone baten en lasten Resultaat na belastingen over buitengewone baten en lasten Overige belastingen Resultaat na belastingen In het Besluit modellen jaarrekening 1983 2 staan de diverse modellen voor het opstellen van de balans en de resultatenrekening opgenomen. Een aantal voorbeelden 1. Rekening van bezit neemt toe respectievelijk af Ondernemer X heeft een banksaldo van 30.000. Het banksaldo is voor de ondernemer een bezit en staat op de debetzijde van de balans. Als we ervan uitgaan dat de ondernemer geen verdere bezittingen heeft, dan ziet de balans er als volgt uit: Activa/debetzijde Passiva/creditzijde Bank 30.000 Eigen vermogen 30.000 Totaal 30.000 30.000 Op 1 juli besluit X een bedrijfsauto aan te schaffen. De bedrijfsauto kost 15.000 exclusief omzetbelasting en wordt per bank betaald. Van de ontvangst van de factuur van de garagehouder maken wij de volgende journaalpost: 2. Stb. 1983, 666, laatstelijk gewijzigd op 22 juli 2013, Stb. 2013, 293. http://wetten.overheid.nl/bwbr0003648/geldigheidsdatum_25-08-2013/. 11

HOOFDSTUK 1 Grootboek Omschrijving Bedrag debet Bedrag credit rekeningnummer 0 bedrijfsauto 15.000 1 te vorderen btw 3.150 1 aan crediteuren 18.150 Van de betaling aan de garagehouder maken wij de volgende journaalpost: Grootboek Omschrijving Bedrag debet Bedrag credit rekeningnummer 0 crediteuren 18.150 1 aan bank 18.150 Door het gebruik van het woord aan in een journaalpost geef je aan dat het bedrag credit geboekt wordt. Let op! Als je een post op de activa (debetzijde) van de balans crediteert, neemt deze post af. Als je een post op de passiva (creditzijde) van de balans crediteert, neemt deze post toe. De bedrijfsauto is een actief en komt daarom op de debetzijde van de balans. De post bank staat ook op de activazijde van de balans. Door de betaling aan de garagehouder neemt deze post af. Na aankoop van de bedrijfsauto ziet de balans van X er als volgt uit: Activa Passiva Bedrijfsauto 15.000 Eigen vermogen 30.000 Bank ( 30.000 -/- 18.150) 11.850 Te vorderen BTW 3.150 Totaal 30.000 30.000 12