Lastenboek Organisatieovereenkomst Vlaamse Kampioenschappen - Piste Lastenboek KvV 2018
1 BASISVOORWAARDEN 1.1 Algemeen De benaming Vlaamse Kampioenschappen is eigendom van de Vlaamse Atletiekliga v.z.w. hierna genoemd als VAL. De VAL kan jaarlijks de volgende outdoorkampioenschappen organiseren: PISTE - Alle Categorieën; - Cadetten en Scholieren; - Masters; - Meerkampen; De data zullen door de VAL medegedeeld worden na het internationaal kalendercongres. 1.2 Accommodatie Kunststofpiste met minstens 6 banen rondom, met daarbij alle atletiekinstallaties en tuigen conform het IAAF-reglement. Lokaal of overdekte ruimte voor de aanmelding. Lokaal voor de selectiecommissie. Ontvangstruimte voor juryleden. Oproepruimte voor de atleten. (enkel A.C.) Kleedkamers in de onmiddellijke omgeving van het wedstrijdterrein, met sanitair (wc en douches), in verhouding met het aantal deelnemers. Anti-dopinglokaal in de nabijheid van het terrein of de omloop, verwarmd en met minimaal 2 wc s, tafels en stoelen, alsook een afzonderlijk lokaal voor minstens 5 personen en voldoende drank. Secretariaat (verwarmd indien nodig) in de nabijheid van het wedstrijdterrein. Afgescheiden lokaal (50m²). Al het noodzakelijke materiaal voor wedstrijdadministratie en resultatenverwerking. Tafels, stoelen, stopcontacten en twee printers/kopieertoestellen. Voldoende parking bij stadion of omloop voor wagens en bussen. Parking VIP, jury en organisatiecommissie in de onmiddellijke omgeving. Overdekte ruimte voor hulppost in de nabijheid van het wedstrijdterrein, permanent bemand door geschoolde hulpverleners. 1.3 Logistieke Voorzieningen Dubbele elektronische tijdsopname met tijdsklok. Minimaal twee windmeters. Valse startdetectie. (niet voor Masters) Gebruik van de fieldterminals met elektronische scoreborden. Degelijke geluidsinstallatie, duidelijk hoorbaar in alle wedstrijdzones (+ bij voorkeur op het opwarmingsterrein) Podium op min. 20m van een startplaats, omgeven door een neutrale zone. Duidelijke wegaanduidingen 2 ORGANISATIE 2.1 Algemeen Podium: binnen het uur na de wedstrijd + er dient een podiumschema te worden opgehangen. Duidelijke bewegwijzering binnen de accommodatie. Vlaamse atletiekliga vzw 2 versie 2018
Voldoende medewerkers voorzien (estafetten, podium, plaatsing publiciteitsborden/spandoeken VAL-sponsors, ) onder leiding van de organisatiecommissie. Ontvangst jury + organisatiecommissie (tenminste drie drankbonnen + lunchpakket) De organiserende vereniging bezorgt alle medewerkers tenminste drie drankbonnen + lunchpakket. Receptie: - De organisator voorziet een receptie, bestemd voor de genodigden van de VAL en van de organiserende vereniging, evenals voor de medewerkers van de VAL (jury en organisatiecommissie) en RvB. 2.2 Administratie Uitslagen ophangen De resultaten (live-results aanbevolen) moeten ten laatste onmiddellijk na het beëindigen van de wedstrijd of van de wedstrijddag op de website van de vereniging geplaatst worden. Tevens moeten de resultaten onmiddellijk na het einde van het kampioenschap verspreid worden naar de verschillende persagentschappen. MRES-bestanden + Wpdoc dienen ten laatste de volgende dag op de VAL te zijn. Dit moet doorgestuurd worden naar resultaten@atletiek.be. 3 SPONSORING EN PUBLICITEIT 3.1 De VAL zal een sjabloon van de logo s + richtlijnen ter beschikking stellen aan de organiserende vereniging. Op www.atletiek.be is tevens een handleiding beschikbaar over het gebruik van logo s, spandoeken, e.d. 3.2 De VAL kan op aanvraag een sjabloon ter beschikking stellen voor briefwisseling en inkomkaarten. De club kan hier sponsors aan toevoegen voor zover in regel met paragraaf 3.4. 3.3 De VAL heeft het exclusieve recht op het gebied van sponsoring en publiciteit, dat in de ruimste zin: De VAL duidt de plaats aan van de publiciteit in het stadion. De VAL-sponsors moeten duidelijk zichtbaar worden opgesteld: o Achter/naast het podium, in beeld bij foto s van de medaille uitreiking. o Tegenover de hoofdtribune o Indien voorzien: op de plaats waar interviews worden afgenomen o Achter de start van de 100m en aan de aankomst. Indien nodig kan er overleg worden gepleegd met Liesl Van Barel (liesl@atletiek.be 02/474.42.21) De logo s van de sponsors van de VAL moeten vermeld worden op alle drukwerken (programma, affiches, resultaten, ) Alle drukwerken betreffende de organisatie van het kampioenschap moeten ook de goedkeuring hebben van de VAL (liesl@atletiek.be 02/474.42.21) 3.4 De lokale sponsors mogen niet concurreren met de VAL-sponsors. De namen van de clubsponsors moeten bij de VAL bekend zijn uiterlijk 2 maanden voor de organisatie. Vlaamse atletiekliga vzw 3 versie 2018
3.5 De VAL kan in overleg met zijn sponsors en met de organisatie een of meer standen voorzien ter promotie van de sponsors. Plaatsing van de stand(s) gebeurt in overleg tussen VAL en organisator, maar moet voorzien worden op een voor het publiek vrij en gemakkelijk toegankelijke locatie. 4 FINANCIËN 4.1 De VAL bepaalt jaarlijks de maximum toegangsprijzen, inschrijvingsgelden en de rechthebbenden op gratis toegang. De toegangsprijzen werden bepaald als volgt: Cadetten en Scholieren 5 euro Alle categorieën 5 euro Meerkampen 5 euro/ 7 euro per weekend Masters 5 euro Het inschrijvingsgeld voor KVV werd bepaald op 2 euro per wedstrijdnummer, 5 euro/meerkamp en 5 euro per wedstrijdnummer op het KVV Masters. De inning zal gebeuren via de afrekening van de club, met uitzondering van KVV Meerkampen en KVV Masters. Daar worden de inschrijvingsgelden ter plaatse geïnd. 4.2 Alle kosten voor de huur van de accommodaties zijn ten laste van de organiserende vereniging. 4.3 De organiserende vereniging zorgt dat zij in orde is met de auteursrechten en verschuldigde bijdragen. 4.4 Alle ontvangsten, met uitzondering van de inschrijvingsgelden zijn voor de organiserende vereniging. Uitzondering op deze regel zijn de inschrijvingsgelden voor de Meerkampen en het Masterkampioenschap. 4.5 Kampioenschappen: Alle kosten van de jury en organisatiecommissie zijn ten laste van de organiserende vereniging. De organiserende vereniging betaalt een door de VAL vastgesteld bedrag. - Cadetten en Scholieren: 500 euro. - Alle Categorieën: 500 euro. - (Masters en Meerkampen: geen) 5 DE VAL ZORGT VOOR: Samenstelling van de organisatiecommissie, die bestaat uit: meetingleider, speaker (2 de speaker is aanbevolen bij: A.C., Cad/Sch en Masters), dokter of kiné (A.C.: beiden! Meerkampen: kiné!), oproepkamer- en aanmeldingsverantwoordelijke, leden selectiecommissie, volgens de omstandigheden noodzakelijke functies. In akkoord met de VAL kunnen bepaalde van deze taken worden ingevuld door leden van de organiserende vereniging; Samenstelling van de jury (bij dubbele elektronische tijdsopname, zal géén jury aangeduid worden bij aankomst.); Spandoeken van de VAL-sponsors, af te halen bij de VAL door de organiserende vereniging; Medailles Tijdschema s (eventueel in samenspraak met de organisator) Uitnodigen van de VAL-VIP s Vlaamse atletiekliga vzw 4 versie 2018
6 SLOTBEPALINGEN Voor de definitieve toewijzing zal de VAL ter plaatse een inspectie houden, uiterlijk twee maanden voor de organisatiedatum. De vereniging verklaart zich door de ondertekening van dit lastenboek akkoord met alle bepalingen ervan. De VAL behoudt zich het recht voor alle kosten voortvloeiend uit de overtreding van het lastenboek door de organisator op deze laatste te verhalen. In geval van geschil op de dag van de organisatie, kan de VAL de in dit lastenboek voorziene financiële tussenkomsten terugvorderen. Bij vaststelling van een overtreding tegen het lastenboek, kan de overeenkomst eenzijdig verbroken worden door de VAL. Alle niet voorziene gevallen zullen door de VAL of door de meetingleider ter plaatse worden beslecht. Deze beslissingen zijn onherroepelijk. 7 BIJKOMENDE AFSPRAKEN (Af te spreken met de VAL bij het ondertekenen van de lastenboeken) 8 TOEGEKENDE AFWIJKINGEN (Af te spreken met de VAL bij het ondertekenen van de lastenboeken) 9 OVEREENKOMST VAL - ORGANISATOR. Het Vlaams Kampioenschap voor het jaar Is toegewezen aan: en heeft plaats te: op datum van: Voor akkoord: De VAL De organisator Vlaamse atletiekliga vzw 5 versie 2018