VERZUIMPROTOCOL 2015 2016 Nijmeegse Scholengemeenschap Groenewoud
Inhoud 1 Visie en aandachtspunten rondom verzuim... 2 1.1 Geoorloofd en ongeoorloofd verzuim... 2 1.2 Wettelijke bepalingen aangaande verlof... 3 1.3 Bereikbaarheid tijdens schooltijd... 3 2 Algemene NSG afspraken en regels... 4 2.1 Melden van ziekte / medisch bezoek... 6 2.2 Ziek naar huis... 7 2.3 Het aanvragen van verlof... 8 2.4 Absent en de afhandeling daarvan... 9 2.5 Te-laat melding en de afhandeling daarvan... 10 2.6 Een uurtje nakomen en de afhandeling daarvan... 11 2.7 Uit de les verwijderd en de afhandeling daarvan... 12 Verzuimprotocol 2015 2016 1
Hoewel de basisafspraken, vastgelegd in dit verzuimprotocol, gelijk zijn aan die vermeld in de vorige editie, raden wij iedereen aan dit document goed te lezen. Daarmee bent u / ben jij op de hoogte van de verwachtingen die de NSG heeft van haar leerlingen en hun ouders als het gaat om de aan- en afwezigheid van leerlingen. Communicatie is daarbij ons sleutelwoord. 1 Visie en aandachtspunten rondom verzuim Binnen de NSG staan waarden als respect, verantwoordelijkheid en veiligheid hoog in het vaandel. Vandaaruit willen we op een prettige en positieve manier met elkaar omgaan. Dit mag van elke medewerker binnen de NSG verwacht worden. De medewerkers van het leerlingenloket proberen dit dagelijks zichtbaar te maken door: - vanuit een positieve grondhouding en met respect leerlingen, ouders en collega s te benaderen - oog te hebben voor de specifieke, persoonlijke omstandigheden van onze leerlingen en daar waar mogelijk rekening mee te houden - te luisteren naar elkaar en te streven naar een heldere en duidelijke communicatie - een afspraak met een leerling (bv. nakomen) te vermelden in diens agenda in Magister - bij de uitvoering van een sanctie af te wegen of deze in verhouding staat tot de aanleiding daarvoor. Zo nodig voeren wij overleg met de betreffende afdelingsleider In dit document hebben wij voor het schooljaar 2015-2016 afspraken en regels t.a.v. de aan- en afwezigheid van onze leerlingen vastgelegd. Hierbij hebben we geprobeerd deze zo helder mogelijk weer te geven. De route met betrekking tot o.a. ziek melden, absenties, verlof en andere belangrijke zaken is in schema s weergegeven. Het betreft zaken waar zowel leerlingen en ouders in de dagelijkse (school)praktijk mee te maken kunnen krijgen. 1.1 Geoorloofd en ongeoorloofd verzuim De geldende afspraken en regels binnen de NSG komen niet zomaar uit de lucht vallen. Ze zijn gebaseerd op de Wet op het Onderwijs in Nederland. Deze wet maakt dat alle Nederlandse scholen verplicht zijn om verzuim, geoorloofd én ongeoorloofd, te registreren en maatregelen treffen om dit te beperken. Mede daarom controleert Bureau Leerplicht met enige regelmaat op scholen de verzuimadministratie. Deze moet correct en volgens de actuele regelgeving worden uitgevoerd. Er is sprake van geoorloofd verzuim als een leerling afwezig is vanwege: - ziekte - een medisch bezoek dat niet buiten lestijden geregeld kan worden - een buitenschoolse activiteit (met toestemming van de afdelingsleider) - familieomstandigheden (met toestemming van de afdelingsleider) - bijzonder verlof (met toestemming van de afdelingsleider) Onder ongeoorloofd verzuim wordt verstaan: Verzuimprotocol 2015 2016 2
- het zonder geldige reden te laat komen - het zonder geldige reden niet aanwezig zijn tijdens één of meerdere lessen - het niet verschijnen op een afspraak die een NSG-medewerker met een leerling maakt Sinds het schooljaar 2013-2014 is een regionaal verzuimprotocol van kracht. Veel scholen in de regio Nijmegen hebben hieraan meegewerkt. De NSG heeft zich aan het beleid in dit protocol geconformeerd. Bureau Leerplicht heeft vorig jaar onderzocht hoe het regionale verzuimprotocol op de NSG wordt uitgevoerd én of wij ons aan de gemaakte afspraken houden. Geconstateerd is dat wij op alle punten positief scoren! Na ontvangst van het afsluitende rapport zijn enkele verbeterpunten omgezet in beleid en/of hebben geleid tot aanscherping van een aantal praktische zaken. Wilt u het regionaal verzuimprotocol lezen, klik dan hier om het document te openen. 1.2 Wettelijke bepalingen aangaande verlof Er is nadere toelichting gewenst voor het aanvragen van verlof. Met name wanneer dit verlof betreft voorafgaande of aansluitend aan een schoolvakantieperiode. Aan dit verlof zijn namelijk wettelijke criteria verbonden. De rector mag slechts bij hoge uitzondering aan leerlingen extra vakantieverlof verlenen. Belangrijkste criterium is dat ouders dienen aan te tonen dat vanwege de specifieke aard van hun beroep het onmogelijk is om samen met het gezin binnen de vastgelegde schoolvakanties op vakantie te gaan. Goedkoper kunnen reizen is zeker geen geldige reden voor honorering van een verlofaanvraag. Afwezigheid om die reden wordt volgens de wet gezien als luxe verzuim! Onze school is verplicht hiervan melding te maken bij Bureau Leerplicht van uw gemeente. Vakantieverlof mag nooit verleend worden in de eerste twee lesweken van het schooljaar. Bovendien mag dit slechts één keer per jaar én voor maximaal tien lesdagen worden toegestaan. Ouders dienen dit extra verlof schriftelijk, minimaal acht weken tevoren, bij de rector van de NSG aan te vragen. Hiervoor moeten zij gebruik maken van een speciale verlofformulier. Dit is op school of bij het Bureau Leerplicht van uw gemeente verkrijgbaar. Voor andere redenen om verlof aan te vragen en hoe u dat kunt doen verwijzen wij naar de daarvoor bestemde routebeschrijving verderop in dit protocol. 1.3 Bereikbaarheid tijdens schooltijd Ouders De NSG vertrouwt erop dat ouders thuis, mobiel of op het werk bereikbaar zijn voor het geval er tijdens schooltijd iets met uw kind gebeurd waarna persoonlijk contact dringend gewenst is. Wijzigt uw mailadres en/of telefoonnummer, dan verwachten wij dat u de juiste gegevens zo snel mogelijk aan school doorgeeft. Alleen op die manier blijven de gegevens up-to-date en de bereikbaarheid voor school optimaal. De NSG Tijdens schooltijd: 024-323 44 55 (met een keuzemenu) of per e-mail: info@nsg-groenewoud.nl Noodgeval: Keuzemenu, optie 5 overige zaken. U wordt doorverbonden met het secretariaat. Contact mentor of afdelingsleider: Keuzemenu, optie 5 overige zaken of een e-mail naar mentor of afdelingsleider. Contact leerlingenloket: Keuzemenu optie 1 verzuim of per e-mail: verzuim@nsg-groenewoud.nl Verzuimprotocol 2015 2016 3
2 Algemene NSG afspraken en regels Er gelden op de NSG 5 basisafspraken: - elke leerling en elke docent is goed voorbereid op én op tijd in de les - elke leerling zorgt ervoor dat hij/zij optimaal voorbereid is op elke schooldag: schoolmail lezen, het rooster op wijzigingen controleren, voor afspraken de agenda in Magister checken, etc. - afspraak is afspraak - mobieltjes zijn uit en uit het zicht, mits de docent toestemming voor gebruik geeft - regels en afspraken gelden voor iedere leerling (ook 18 jaar en ouder!). Daar voegen wij aan toe dat een volledige en juiste registratie van de aan- en afwezigheid van onze leerlingen niet alleen de verantwoordelijkheid van de NSG is, maar ook van ouder(s) en leerling. Wij raden daarom aan, bij voorkeur samen, Magister minimaal eenmaal per week op juistheid en volledigheid te controleren. Klopt er iets niet? Neem dan zo snel mogelijk contact op met het Leerlingenloket. Ziek of ziek? De NSG raadt ouders met klem aan om kritisch en, waar het kan, terughoudend te zijn t.a.v. het ziekmelden van hun kind: laat uw zoon/dochter, als het enigszins kan, naar school gaan. Spreek medische bezoeken na schooltijd af en houdt de regie daarbij in eigen hand! Zo mist uw kind zo min mogelijk lessen. Uitsluitend ouders kunnen ziekte of medisch bezoeken van hun kind doorgeven. Dit geldt ook voor leerlingen van 18 jaar en ouder. Immers: als leerling ben je verbonden aan de NSG en daarmee ook met de afspraken en regels die er gelden. Melden medisch verzuim U meldt het ziek zijn / medisch bezoek dagelijks telefonisch voordat (!) uw kind gaat deelnemen aan de lessen. De meest geschikte tijd om dit te doen is s morgens tussen 07.45 en 09.00 uur. Doordat u dagelijks / tijdig uw melding doorgeeft, draagt u sterk bij aan de informatievoorziening van onze docenten. Geeft u niets door aan school, dan zal de docent uw kind in Magister absent melden. De Coördinator Leerlingenloket zal uw kind zo snel mogelijk (= de eerstvolgende lesdag) aanspreken op absenties. Ouders zullen vervolgens alsnog zo snel mogelijk de melding moeten doorgeven aan school (telefonisch of d.m.v. een afwezigheidsverklaring). Meldt u dus vooraf, dan bespaart dit u, uw kind én de medewerkers van het Leerlingenloket veel tijd! Tijdens toetsweken is dagelijks melden voorafgaande aan de toets verplicht met het oog op het eventueel inhalen (onderbouw) of herkansen (bovenbouw) van een toets. Niet deel kunnen nemen aan de gymles Tijdens elke gymles is elke leerling aanwezig. Als dit om een medische reden niet mogelijk is dan besluit uitsluitend de gymdocent wat te doen. De leerling zal de betreffende docent voorafgaande aan de gymles opzoeken en een brief van zijn/haar ouders overhandigen (bv. als er sprake is van een blessure). De gymdocent kan besluiten dat uw kind op aangepaste wijze betrokken wordt bij de les. Alleen als de gymdocent daarvoor toestemming heeft gegeven, werkt uw kind tijdens de gymlessen onder toeziend oog van de Coördinator Leerlingenloket. Ouders kunnen vrijstelling voor de gymlessen aanvragen bij de betreffende afdelingsleider. Dit kan alleen als een schriftelijke verklaring van de behandelaar van uw kind wordt overhandigd. Verzuimprotocol 2015 2016 4
Verlofkaart / afwezigheidsverklaring Leerlingen kunnen de afwezigheidsverklaring en de verlofkaart afhalen bij het leerlingenloket. Deze zijn ook de downloaden via de site van de NSG: tabblad Ouders tabblad Verzuim hier treft u de link aan. Tot slot: als er na het lezen van dit protocol nog vragen zijn neem dan gerust contact op met het Leerlingenloket: telefonisch (024-323445, optie 1) of per mail (verzuim@nsg-groenewoud.nl). Vermeldt duidelijk de naam en klas van de leerling waar het om gaat. Coördinatoren Leerlingenloket zijn: voor de bovenbouw (klas 4 en hoger) : Irma van de Kamp voor de onderbouw (klas 1 t/m 3 en T4): Martin Pelgrom Verzuimprotocol 2015 2016 5
2.1 Melden van ziekte / medisch bezoek Ouder meldt leerling ziek: (bij voorkeur) telefonisch tussen 07.45 en 09.00 uur of digitaal Ouder meldt medisch bezoek voor leerling: (bij voorkeur) telefonisch tussen 07.45 en 09.00 uur of digitaal Leerling wordt afgemeld in Magister: Zi bij telefonische melding of Zg bij digitale melding Leerling wordt afgemeld in Magister: Mb bij telefonische melding of Mg bij digitale melding Als leerling beter is en ziekmelding is digitaal gedaan, levert hij/zij z.s.m. volledig ingevulde afwezigheidsverklaring in bij het leerlingenloket Als melding digitale is gedaan, levert hij/zij z.s.m. volledig ingevulde afwezigheidsverklaring in bij het leerlingenloket Lln. coördinator veranderd Zg in Zi (alleen bij digitale melding) Lln.coördinator veranderd Mg in Mb (alleen bij digitale melding) Zijn er bijzonderheden qua gezondheid van een leerling dan dit graag z.s.m. kenbaar maken bij de mentor. Zijn er geen bijzonderheden bekend en een leerling is meer dan 60 lesuren of meerdere losse lesdagen ziek gemeld, dan adviseert lln.coördinator mentor en afdelingsleider om de leerling aan te melden bij de schoolarts Zijn er bijzonderheden qua gezondheid van een leerling dan dit graag z.s.m. kenbaar maken bij de mentor. Zijn er geen bijzonderheden bekend en een leerling wordt met grote regelmaat afgemeld voor een medisch bezoek, dan adviseert lln.coördinator mentor en afdelingsleider om de leerling aan te melden bij de schoolarts Nb.: het niet verschijnen op een afspraak met de schoolarts is, conform de afspraken uit het Regionaal Verzuimprotocol, reden om uw kind aan te melden bij bureau Leerplicht. Verklaring codes: zwart = geoorloofd verzuim / rood = ongeoorloofd verzuim Zg = ziekmelding gemeld per mail Mg = medisch bezoek gemeld per mail Zi = ziekmelding verklaard door ouder (telefonisch of via een afwezigheidsverklaring) Mb = medisch bezoek verklaard door ouder (telefonisch of via een afwezigheidsverklaring) Verzuimprotocol 2015 2016 6
2.2 Ziek naar huis Leerling wil ziek naar huis Leerling meldt zich bij het leerlingenloket Leerling meldt zich niet bij het leerlingenloket Lln.coördinator informeert naar wat er aan de hand is én of hij/zij die dag nog een toets heeft Docenten noteren absenties (Ab). Ook is niet bekend wat er aan de hand is Eerst wordt gekeken naar mogelijkheden waardoor de leerling op school kan blijven Lln.coördinator zoekt leerling z.s.m. op naar aanleiding van de absenties Leerling is niet in staat op school te blijven: er wordt contact met ouders gezocht Leerling moet alsnog verklaring regelen via ouders: laten bellen of via afwezigheidsverklaring Ouder is op de hoogte gesteld en verleend toestemming Heeft leerling die dag een toets dan is deze vanwege ongeoorloofde reden gemist (kan invloed hebben op cijfer / herkansingsmogelijkheid) Lln.coördinator noteert Zh in Magister Geen contact met ouders? Zg in Magister + zo spoedig mogelijk afwezigheidsverklaring inleveren Nog een toets die dag (ook Idioom!)? Eerst wordt betreffende docent gemaild, dan pas naar huis. In geval van een SE-toets (alleen bovenbouw): toestemming van de afd. leider is vereist Verzuimprotocol 2015 2016 7
2.3 Het aanvragen van verlof Ouder vraagt verlof aan voor zijn/haar kind(eren) Lln.coördinator mag direct goedkeuren: verlof voor familieomstandigheden (bv. overlijden familielid en uitvaart (1 e en 2 e graads)), verlof voor (theorie)examen scooter brommer auto Let op: geen verlof voor rijlessen! Lln.coördinator antwoord ouder (afdelingsleider en mentor ontvangen dit bericht ook per mail) Afdelingsleider van de leerling wordt om goedkeuring / afwijzing verlof gevraagd als dit buiten redenen van direct goedkeuren valt Afdelingsleider antwoord Lln.coördinator met goedkeuring / afwijzing van de aanvraag Lln.coördinator neemt verlof op in Magister onder vermelding van de passende codering Lln.coördinator antwoord ouder (afdelingsleider en mentor ontvangen dit bericht ook per mail) Lln.coördinator neemt verlof op in Magister onder vermelding van de passende codering Gebruikte coderingen in Magister: zwart = geoorloofd verzuim Ve = Verlof met toestemming Fa = Familieomstandigheden Bu = Activiteit voor school maar buiten de les Indien de reden tot de aanvraag van het verlof te weinig informatie bevat om een goede beslissing te kunnen nemen, verzoekt de Lln.coördinator ouder de aanvraag nader toe te lichten Verlof voor een aanvraag tot vakantie binnen schooltijd betreft (eenmalig max. 10 lesdagen per schooljaar), dan moet deze duidelijk beargumenteerd voorgelegd worden aan de rector Rector keurt het verlof goed / af Verzuimprotocol 2015 2016 8
2.4 Absent en de afhandeling daarvan Absentie (Ab) Uur gemist = 2 uur inhalen Leerling wordt z.s.m. (= eerstvolgende lesdag!) hierop aangesproken Leerling regelt verklaring via ouders 2 uur ingehaald: Ab = On Niet aanwezig volgens afspraak = Az Ab wordt omgezet in juiste code Lln.coördinator zoekt leerling op 4 uur inhalen: Ab + Az 4 uur ingehaald: Ab = On en Az = Oz Bij aanhoudend verzuim overleg met afdelingsleider en mentor: 5 voor 12 brief naar ouders per mail door lln.coördinator. Mentor zoekt contact met ouders. De hoogte van de sanctie is standaard 2 uur terugkomen. De lln.coördinator kan/mag hiervan afwijken Logboeknotitie in Magister: bij eerstvolgende absentie = melding leerplicht Het terugkomen voor een absentie zal of voor aanvang van de lessen of aansluitend aan de lessen plaatsvinden Ab = Absent Az = Absent bij verzuim On = Afgehandelde absentie (2 uur daarvoor ingehaald) Oz = Afgehandelde absentie bij verzuim (2 uur daarvoor ingehaald) Melding bij leerplicht: bij voldoen aan wettelijke criteria meldt lln.coördinator leerling aan bij DUO. Afdelingsleider en mentor worden geïnformeerd. Gaat het om een dringend advies, dan wordt dit voorgelegd aan afdelingsleider en mentor. Leerling wordt geïnformeerd en brief verstuurd naar ouders Verzuimprotocol 2015 2016 9
2.5 Te-laat melding en de afhandeling daarvan Leerling komt te-laat: docent noteert code La in Magister Leerling heeft geldige reden: leerling regelt verklaring (bv. via ouders) Leerling meldt zich eerstvolgende lesdag om 08.00 uur Na ontvangst verklaring wordt La gewijzigd in passende code (voor geoorloofd verzuim) Na melden Pz op 0 e uur, La wordt Ot Het te-laat komen is afgehandeld Het te-laat komen is afgehandeld Bij 5 x te-laat komen (of meer) volgt een brief naar ouders (na overleg en toestemming afdelingsleider). Hiervan wordt een notitie gemaakt in Magister Bij 10 x te-laat komen volgt wettelijke verplichte melding bij bureau Leerplicht. Leerling wordt op school en ouders per brief geïnformeerd. Lln.coördinator maakt notitie in Magister Betekenis codes (zwart = geoorloofd / rood = ongeoorloofd): Pz = Present bij verzuim La = te-laat Ot = te-laat melding afgehandeld Lz = te-laat bij verzuim Tz = te-laat bij verzuim afgehandeld Az = Absent bij verzuim Oz = Absent bij verzuim afgehandeld Heeft een leerling 1 e + 2 e lesuur vrij, dan verschuift melden naar daarop volgende lesdag. 1 e uur vrij is geen reden, dus 08.00 uur melden Komt leerling 0 e uur te-laat dan geen Pz maar Lz en nogmaals 08.00 uur melden. Lz wordt Tz als leerling zich eerstvolgende lesdag heeft gemeld Meldt leerling zich niet tijdens het 0 e uur dan Az. Nogmaals 08.00 uur melden en 2 uur compenseren: leerling wordt door lln.coördinator uit de les gehaald Als leerling heeft gemeld voor La wordt dit Ot (1 x 08.00 uur melden), als ook Az is ingehaald (2 uur compenseren) wordt dit Oz Verzuimprotocol 2015 2016 10
2.6 Een uurtje nakomen en de afhandeling daarvan Je docent wil dat je een uurtje extra werkt (voor of na schooltijd), bv. omdat je 3 x huiswerk vergeten bent te maken Als je docent dat wil ga je nog tijdens de les naar de lln.coördinator om direct een afspraak in te plannen Je docent stuurt z.s.m. een mail naar de lln. coördinatoren meldt dat je een uurtje moet nakomen. Lln.coördinator plant nog diezelfde dag uurtje in zie agenda in Magister Je komt het uur na: Pz in Magister en sanctie is afgehandeld Je komt het ingeplande uur na: Pz in Magister en sanctie is afgehandeld Je komt niet: Az in Magister en procedure als bij absentie Je komt niet: Az in Magister en procedure als bij absentie Gebruikte codering in Magister: zwart = geoorloofd / rood = ongeoorloofd Az = Afwezig bij verzuim Pz = Present bij verzuim Hv = Huiswerk Vergeten Bv = Boeken Vergeten Ha = Huiswerk vergeten Afgehandeld Ba = Boeken vergeten Afgehandeld Verzuimprotocol 2015 2016 11
2.7 Uit de les verwijderd en de afhandeling daarvan Leerling wordt door docent verwijderd uit de les Leerling verlaat de les en meldt zich direct bij het leerlingenloket Docent noteert Vw in Magister (Vw = Verwijderd) Leerling blijft in bij de Coördinator lln. loket en vult reflectieformulier in Bij ernstige aanleiding verwijdering: leerling vult reflectieformulier in en zoekt (met het formulier) eigen afdelingsleider op (of diens vervanger) Leerling zoekt (met het formulier) aan het einde van de les, tijdens de eerstvolgende pauze maar uiterlijk aan het einde van de lesdag betreffende docent op Afdelingsleider bespreekt met leerling en docent wat er is gebeurt, zoekt naar een oplossing en bepaalt de strafmaat Docent en leerling bespreken wat er is gebeurt. Docent bepaalt strafmaat en noteert dit op het formulier Afdelingsleider noteert op formulier de strafmaat en gaat met leerling naar de Coördinator lln. loket om de uitvoering te regelen Leerling gaat met formulier naar het leerlingenloket en regelt aldaar de uitvoering van de strafmaat Leerling komt na Leerling komt na Als de straf is voldaan wijzigt lln. coördinator Vw in Va (Va = Verwijderd afgehandeld) Komt leerling niet op de afgesproken lesuren, dan wordt Az in Magister genoteerd. Leerling wordt zo spoedig mogelijk hiervoor uit de les gehaald. Heeft de leerling geen gegronde reden dan moet ook de Az worden ingehaald (zie stroomdiagram Absentie ) Verzuimprotocol 2015 2016 12