PROCEDURE OVR_P02. versie Beschrijving wijziging Datum. 1.0 Initiële (interne) werkversie 01/03/ Aangepaste versie 27/10/2008

Transcriptie

1 Overzicht wijzigingen versie Beschrijving wijziging Datum 1.0 Initiële (interne) werkversie 01/03/ Aangepaste versie 27/10/ Versie n.a.v. publicatie standaard OVR en herwerking van het Richtlijnenboek 01/03/ Aanpassingen n.a.v. elektronische verspreiding van het OVR 14/03/2013 PROCEDURE OVR_P02 DE AANMELDING INHOUD 1. DOEL TIJDSLIJN TOEPASSINGSGEBIED AANVERWANTE WETGEVING /DOCUMENTEN VERANTWOORDELIJKHEDEN WERKWIJZE De ontwerpaanmelding Indienen van de aanmelding Volledig bevinden van de aanmelding Beslissing over de aanpak Wijzigen van de informatie in de loop van de procedure versus de aanmelding Inhoudelijke wijziging van het project Wijzigingen met betrekking tot interne/externe deskundige(n) BIJLAGE: INHOUD VAN DE AANMELDING...8 Voorblad...8 Afkortingen en terminologie...8 Inhoudstafel...8 Inhoud van de aanmelding...8 Titel 1: Inleiding...8 Titel 2: Beschrijving van het project...8 Titel 3: Beschrijving van de omgeving...9 Titel 4: Aanpak opmaak OVR...9 Titel 5: Grensoverschrijdende informatie-uitwisseling Titel 6: Onttrekking aan de passieve openbaarheid Titel 7: Beperking OVR Titel 8: Deskundigen Bijlagen Figuren /11 - revisie 04

2 1. DOEL De procedure tot het opstellen van een omgevingsveiligheidsrapport start officieel met het indienen van de aanmelding. Deze procedure beschrijft het volledige traject van de aanmelding: van ontwerpversie tot goed/afkeuring 1 van de aanmelding. 2. TIJDSLIJN Uiterlijk 5 werkdagen 2 voordat de voorbereidende vergadering zal plaatsvinden wordt een ontwerpversie van de aanmelding doorgestuurd naar de genodigden (zie OVR_P01). Het indienen van de officiële aanmelding gebeurt conform de afspraken in het stappenplan (zie ook OVR_I01_01). 3. TOEPASSINGSGEBIED Deze procedure is van toepassing op alle OVR-procedures. Ingeval de initiatiefnemer gebruik wil maken van de mogelijkheid om bepaalde gegevens uit de OVRprocedure te onttrekken aan de openbaarheid, dient eveneens rekening te worden gehouden met de werkwijze beschreven in de procedure OVR_P06. Ingeval de initiatiefnemer gebruik wil maken van de mogelijkheid om de gegevens in het OVR te beperken, dient eveneens rekening te worden gehouden met de werkwijze beschreven in de procedure OVR_P AANVERWANTE WETGEVING /DOCUMENTEN - DABM, Hoofdstuk V, art t.e.m VERANTWOORDELIJKHEDEN Dienst VR Initiatiefnemer Deskundige Andere Opmaak van de (ontwerp)aanmelding x x Indienen van de (ontwerp)aanmelding x (x) Volledig bevinden van de aanmelding x Beslissing over de aanpak x 1 Ingeval de dienst VR overgaat tot het afkeuren van een aanmelding kan de initiatiefnemer een gemotiveerd verzoek tot heroverweging van de beslissing indienen (zie verder, 6.4. van deze procedure) 2 Ingeval een beperking van het OVR wordt aangevraagd dient deze aanmelding 15 dagen vooraf te worden ingestuurd, zie ook OVR_P07-2/11 - revisie 04

3 6. WERKWIJZE 6.1. DE ONTWERPAANMELDING Ter voorbereiding van de voorbereidende vergadering en uiterlijk 5 werkdagen 2 voordien wordt door de initiatiefnemer (of deskundige aan de verschillende partijen een ontwerpversie van de aanmelding doorgestuurd (dit kan via ). Zie OVR_P01 voor meer details. Deze ontwerpaanmelding wordt opgesteld en doorgestuurd door de initiatiefnemer, in samenwerking met de erkend deskundige. Inhoud van de (ontwerp)aanmelding: wettelijke vereisten Krachtens artikel van Hoofdstuk V uit het DABM bevat de aanmelding tenminste: Artikel : 1 een beschrijving en verduidelijking van het project, met inbegrip van de ruimtelijke situering ervan en het exploitatieadres van de inrichting. De ruimtelijke situering bevat minstens een uittreksel van de ruimtelijke uitvoeringsplannen of de vigerende plannen van aanleg en van de topografische kaarten van de omgeving. 2 reden van rapportageplicht van de inrichting 3 de vergunningen die aangevraagd moeten worden en in voorkomend geval de bestaande vergunningstoestand voor de exploitatie van de inrichting 4 in voorkomend geval de gegevens die de administratie nodig heeft voor het aanvangen van de grensoverschrijdende informatie-uitwisseling, bedoeld in 4 van art van DABM. 5 in voorkomend geval de relevante gegevens uit vorige rapportages en uit goedgekeurde rapporten die daaruit zijn voortgekomen. 6 in voorkomend geval de gegevens die de administratie in staat moet stellen om te beslissen tot een beperking van het omgevingsveiligheidsrapport overeenkomstig art van het DABM 7 een document waarin, steunden op de vereisten van art van het DABM en van het VR-richtlijnenboek, de inhoudelijke aanpak, met inbegrip van de methodologie, van het OVR omgevingsveiligheidsrapport wordt voorgesteld 8 relevante gegevens over de voorgestelde erkende deskundige bedoeld in art van het DABM, in voorkomend geval aangevuld met de lijst van deskundigen die de erkend deskundige zullen bijstaan en de taakverdeling tussen de deskundigen 9 onttrekking aan passieve openbaarheid Inhoud van de (ontwerp)aanmelding: in de praktijk De dienst VR streeft ernaar om de aanmelding zo beknopt mogelijk te houden en enkel het meest noodzakelijke weer te geven. Immers, als in de loop van de procedure nog één en ander wijzigt aan het project, dient de aanmelding telkens in overeenstemming te worden gebracht (zie ook verder 6.5). Meer informatie omtrent de concrete invulling van de aanmelding is in bijlage aan deze procedure toegevoegd. - 3/11 - revisie 04

4 6.2. INDIENEN VAN DE AANMELDING Na de voorbereidende vergadering wordt de ontwerp-aanmelding door de initiatiefnemer / deskundige aangepast met de opmerkingen en eventueel gemaakte afspraken tijdens de voorbereidende vergadering. Vooraleer deze officieel in te dienen wordt de aangepaste aanmelding door de initiatiefnemer of deskundige nog eens doorgestuurd (dit kan best elektronisch) naar de dossierbehandelaar van de dienst VR, die per laat weten of er nog wijzigingen dienen te gebeuren. De aanmelding wordt vergezeld van een begeleidend schrijven en het (door de deskundige) ondertekende verslag van de voorbereidende vergadering en wordt door de initiatiefnemer aangetekend of tegen ontvangstbewijs ingediend in 1 papieren en 1 elektronisch exemplaar 3, bij Vlaamse Overheid Departement Leefmilieu, Natuur en Energie Dienst veiligheidsrapportering t.a.v. (dossierbehandelaar dienst VR) Koning Albert II laan 20, bus Brussel De dienst VR verstuurt ter bevestiging van de datum van ontvangst een naar de initiatiefnemer. De dag na de dag van ontvangst van de aanmelding (zie postdatum of datum ontvangstbewijs) is de officiële startdatum van de betrokken OVR-procedure VOLLEDIG BEVINDEN VAN DE AANMELDING Maximaal binnen de 20 dagen na ontvangst van de officiële aanmelding doet de dienst VR een uitspraak over de volledigheid van de aanmelding en brengt de initiatiefnemer hiervan (schriftelijk en aangetekend) op de hoogte. In voorkomend geval deelt de dienst VR bij zijn beslissing tot het onvolledig verklaren 4, alle punten van onvolledigheid mee. In dat geval dient de initiatiefnemer de aanmelding aan te passen en opnieuw officieel in te dienen. De procedure kan immers enkel verdergezet worden wanneer de aanmelding volledig bevonden is. Ingeval het project voldoet aan de criteria van het Verdrag van Helsinki zal de dienst VR het betrokken gewest/land hiervan schriftelijk op de hoogte brengen en een exemplaar van de aanmelding doorsturen (zie ook OVR_P05 ). 3 Dit bestand is meestal niet erg groot en mag per aan de dossierbehandelaar worden doorgegeven. Het draagt de naam aanmeldingxxyy_naaminrichting_plaats met XXYY het nummer van de OVR-procedure, toegekend door de dienst VR bij de start van de procedure. 4 In praktijk wordt de aanmelding zelden onvolledig verklaard of afgekeurd aangezien de dienst VR vraagt dat de initiatiefnemer de definitieve tekst van de aanmelding voor het officieel indienen nog eens voorlegt aan de dienst VR (zie ook hoger). - 4/11 - revisie 04

5 6.4. BESLISSING OVER DE AANPAK Maximaal binnen de 20 dagen (resp. 80 dagen 5 ) dagen na het volledig bevinden van de aanmelding beslist de dienst VR, op basis van de aanmelding en de afspraken van de voorbereidende vergadering, en desgevallend 5 de verkregen informatie van de buurlanden of -gewesten over de in de aanmelding voorgestelde aanpak van het OVR. Meer concreet doet de dienst VR een uitspraak over: - de inhoud van het OVR en de inhoudelijke aanpak (methodologie); - in voorkomend geval de bijzondere (aanvullende) richtlijnen (zie OVR_P10); - in voorkomend geval de vraag tot beperking van het OVR (zie OVR_P07); - de aanstelling van de erkende deskundige die het OVR zal opstellen. Ten laatste 30 dagen (resp. 90 dagen 5 ) na de volledigheidsverklaring (zie 6.3.) deelt de dienst VR zijn beslissing over de aanpak (schriftelijk en aangetekend) mee aan de initiatiefnemer en de benadeelde partij(en). De goedkeuringsbeslissing over de aanpak van het omgevingsveiligheidsrapport sluit de officiële aanmeldingsprocedure af. Ingeval de dienst VR de aanpak zou afkeuren, kan de initiatiefnemer een verzoek tot heroverweging van deze beslissing indienen. Hij doet dit, per aangetekende brief met zijn argumentatie waarom hij zich niet neerlegt bij deze beslissing, uiterlijk 20 dagen na de ontvangst van deze beslissing. Nadat de dienst VR dit verzoek tot heroverweging heeft ontvangen, wordt, binnen een termijn van 20 dagen, een adviescommissie samengesteld, bestaande uit 3 of 5 leden (= deskundigen 6 met ervaring op het gebied van beoordeling van risico s van zware ongevallen, en/of deskundig op het vlak van de problematiek die aanleiding gaf tot de negatieve beslissing). Deze adviescommissie bezorgt haar advies binnen de 50 dagen te rekenen vanaf de ontvangst van het verzoek tot heroverweging van de initiatiefnemer aan de dienst Veiligheidsrapportering. Ingeval dit advies unaniem is, is dit bindend en zal de dienst VR dat advies respecteren en binnen de 80 dagen te rekenen vanaf de ontvangst van het verzoek tot heroverweging van de initiatiefnemer aan de initiatiefnemer meedelen, per aangetekend schrijven. Ingeval dit advies niet unaniem is, neemt de dienst VR een beslissing en deelt deze deelt binnen de 80 dagen te rekenen vanaf de ontvangst van het verzoek tot heroverweging van de initiatiefnemer per aangetekend schrijven mee aan de initiatiefnemer. 5 Ingeval het project voldoet aan de criteria van het Verdrag van Helsinki (zie ook OVR_P05) 6 Het betreft deskundigen die zelf geen veiligheidsrapporten opstellen - 5/11 - revisie 04

6 6.5. WIJZIGEN VAN DE INFORMATIE IN DE LOOP VAN DE PROCEDURE VERSUS DE AANMELDING Inhoudelijke wijziging van het project Wanneer zich in de loop van de procedure wijzigingen voordoen aan het project waardoor ook de gegevens uit de aanmelding niet meer correct zijn, dient de initiatiefnemer, afhankelijk van de aard van de wijzigingen, en na overleg met de dienst VR, Ofwel a) een nieuwe aanmelding in te sturen bij de dienst VR In dat geval dient de aanmeldingsprocedure opnieuw volledig doorlopen te worden. Het insturen van de gewijzigde aanmelding dient tijdig te gebeuren. Immers dient men er rekening mee te houden dat de eindversie van het OVR niet kan ingediend worden vooraleer de aanpak (zoals beschreven in de aanmelding), en dus de aanmelding, is goedgekeurd. Hiervoor dient men zeker in geval het project voldoet aan de criteria van het Verdrag van Helsinki met de wettelijke termijnen rekening te houden. Ofwel b) een brief met de wijzigingen in te sturen bij de dienst VR In dit geval dient de aanmeldingsprocedure niet opnieuw doorlopen te worden, maar volstaat het om de brief met de door te voeren wijzigingen of aanvullingen aan de dienst VR te sturen vooraleer de eindversie van het OVR wordt ingediend. De dienst VR brengt de initiatiefnemer (schriftelijk en aangetekend) op de hoogte van de ontvangst en het aanvaarden van de brief. De brief met wijzigingen of aanvullingen over de aanmelding: - wordt ondertekend door de initiatiefnemer én de erkend deskundige (cfr. de aanmelding zelf); - bevat een verwijzing naar de oorspronkelijke aanmelding, naar de volledigverklaring en naar de goedkeuring; - wordt door de dienst VR aan de eerder volledig bevonden aanmelding toegevoegd Wijzigingen met betrekking tot interne/externe deskundige(n) Interne deskundige Indien in de loop van de procedure één van de interne deskundigen wijzigt, dient de initiatiefnemer dit per brief te melden aan de dienst VR en een voorstel te doen voor de vervanger. De dienst VR zal dan oordelen of deze aan de nodige voorwaarden voldoet, de initiatiefnemer daarover berichten en de informatie toevoegen aan het aanmeldingsdossier. Dit dient te zijn afgerond vooraleer het OVR officieel wordt ingediend Externe deskundige van hetzelfde studiebureau Indien in de loop van de procedure de initiatiefnemer beroep wenst te doen op een andere externe deskundige van hetzelfde studiebureau, kan de initiatiefnemer dit per brief melden en een voorstel doen voor de vervanger. De dienst VR zal dan oordelen of deze aan de nodige voorwaarden voldoet, de - 6/11 - revisie 04

7 initiatiefnemer daarover berichten en de informatie toevoegen aan het aanmeldingsdossier. Dit dient te zijn afgerond vooraleer de eindversie van het OVR wordt ingediend Externe deskundige van ander studiebureau Ingeval de initiatiefnemer beroep wenst te doen op een externe deskundige van een ander studiebureau dan brengt de initiatiefnemer de dienst VR hiervan schriftelijk op de hoogte en zal de dienst VR de lopende OVR-procedure stopzetten (conform de bepalingen in OVR_P08). Een nieuwe procedure zal worden gestart Erkenning van externe deskundige vervallen Ingeval tijdens de OVR-procedure de erkenning van de erkend deskundige wordt ingetrokken of vervalt (en de deskundige geen verlenging heeft aangevraagd of de verlenging niet wordt toegestaan), brengt de dienst VR de initiatiefnemer hiervan op de hoogte. Ingeval de initiatiefnemer de procedure verder wenst te zetten met een andere externe deskundige van hetzelfde bureau, zal de procedure kunnen worden verdergezet (zie ook ). Ingeval de initiatiefnemer beroep wenst te doen op een externe deskundige van een ander bureau zal de procedure door de dienst VR worden stopgezet en dient een nieuwe procedure te worden opgestart (zie ook ). - 7/11 - revisie 04

8 7. BIJLAGE: INHOUD VAN DE AANMELDING Onderstaande tekst beschrijft de minimale inhoud van de aanmelding, zoals deze wordt voorgeschreven door de dienst VR. Zoals reeds eerder gesteld is het de bedoeling om de aanmelding zo beknopt mogelijk te houden, rekening houdend met de vereisten uit art van het DABM. VOORBLAD De aanduiding op het voorblad vermeldt - Aanmelding omgevingsveiligheidsrapport ; - Het onderwerp van de aanmelding: nieuw bedrijf, hervergunning, uitbreiding; - De naam van de initiatiefnemer en het exploitatie-adres van de inrichting waarover deze aanmelding handelt; - De datum en eventueel een revisienummer, gaande van ontwerpversie tot eindversie. AFKORTINGEN EN TERMINOLOGIE Indien van toepassing worden de afkortingen en specifieke terminologie verklaard. Het wordt echter aanbevolen om hier in de aanmelding zo weinig mogelijk gebruik van te maken. INHOUDSTAFEL De inhoudstafel van de aanmelding wordt toegevoegd met opgave van de eventuele bijlagen. INHOUD VAN DE AANMELDING TITEL 1: INLEIDING In de inleiding wordt een korte algemene toelichting gegeven met: - De identificatie van de initiatiefnemer, het adres (exploitatieadres en maatschappelijke zetel) en de voornaamste activiteiten van de inrichting; - Een korte beschrijving van het project: nieuw bedrijf, hervergunning, uitbreiding. TITEL 2: BESCHRIJVING VAN HET PROJECT Het project wordt beknopt omschreven met specifieke aandacht voor de plaats van de exploitatie, de betrokken installaties en processen en de aard en hoeveelheden aan gevaarlijke stoffen. Het is hier niet de bedoeling om het project gedetailleerd toe te lichten. De beschrijving in de aanmelding moet de dienst VR enkel in staat stellen om zich een beeld te vormen van de plannen van het bedrijf en de eventuele hiermee samenhangende risico s voor de omgeving. De gedetailleerde uitwerking wordt in het OVR verwacht. Bij de beschrijving van het project moet wel in voorkomend geval duidelijk het verschil tussen de bestaande toestand en de te vergunnen toestand aangegeven worden. - 8/11 - revisie 04

9 Een plattegrond, met aanduiding van de bedrijfsterreingrens, de belangrijkste installatieonderdelen en in voorkomend geval de locatie van de uitbreiding, wordt toegevoegd (eventueel in bijlage). De reden voor de rapportageplicht wordt in een overzichtelijke tabel opgenomen met opgave van de mogelijks aanwezige met naam genoemde stoffen en categorieën gevaarlijke stoffen (volgens bijlage 1 deel 1 en deel 2 van het SWA), de bijhorende hoge drempelwaarden en de hoeveelheid die maximaal aanwezig kan zijn (in de bestaande en de te vergunnen toestand). Deze opgegeven hoeveelheden kunnen in de aanmelding bij benadering worden weergegeven. Dit wordt dan ook expliciet zo vermeld. Er moet aangegeven worden welke vergunning(en) zullen aangevraagd worden, en in voorkomend geval dient de bestaande vergunningstoestand voor de exploitatie van de inrichting te worden weergegeven. In voorkomend geval dient het goedkeuringsnummer of de conformiteitscode en datum van vorige omgevingsveiligheidsrapporten en veiligheidsnota s opgegeven te worden. TITEL 3: BESCHRIJVING VAN DE OMGEVING De beschrijving van de omgeving bevat minstens de ruimtelijke situering met een uittreksel van de vigerende plannen van aanleg (het gewestplan), van de toepasselijke (vastgestelde) ruimtelijke uitvoeringsplannen (RUP s) en van de topografische kaart van de omgeving. Er dient ook minstens aangegeven te worden dat de aandachtsgebieden en naburige Sevesoinrichtingen in het OVR grondig zullen bestudeerd worden. Dit hoeft echter nog niet in de aanmelding te gebeuren. Het is natuurlijk aan te bevelen om eventuele aandachtspunten wel reeds in de aanmelding te vermelden. Bijvoorbeeld de aanwezigheid van woningen naast de bedrijfsterreingrens, of een langslopende spoorweglijn, TITEL 4: AANPAK OPMAAK OVR Volgens het DABM moet de aanmelding een document bevatten waarin de inhoudelijke aanpak met inbegrip van de methodologie van het OVR wordt voorgesteld. Voor de dienst VR volstaat een verwijzing naar artikel van het DABM voor wat betreft de inhoud van het OVR en naar het richtlijnenboek, met inbegrip van de verschillende richtlijnen, voor wat betreft de methodologie van het OVR, indien niet afgeweken wordt van de standaardinhoud en methodologie. Indien wel zal worden afgeweken van de standaardwerkwijze (vb. aanvraag voor faalfrequentiereductie) dient dit expliciet vermeld te worden en verwacht de dienst VR een uitgewerkt voorstel, dit is bij voorkeur reeds ter beschikking tijdens de voorbereidende vergadering. Zie ook OVR_P10 voor meer details. Een beschrijving van het veiligheidsbeheersysteem of een beschrijving van de casuïstiek is nog niet nodig in de aanmelding. - 9/11 - revisie 04

10 Tot slot kan nog vermeld worden dat de initiatiefnemer reeds in de aanmelding beschrijft welke alternatieven hij al dan niet in het OVR zal onderzoeken. TITEL 5: GRENSOVERSCHRIJDENDE INFORMATIE-UITWISSELING In de aanmelding volstaat het om het project te toetsen aan de criteria uit het Verdrag van Helsinki (zie OVR_P05). Indien het project aan de criteria voldoet, komt het verdere onderzoek naar mogelijke grensoverschrijdende effecten aan bod in het OVR zelf. TITEL 6: ONTTREKKING AAN DE PASSIEVE OPENBAARHEID In de aanmelding dient te worden aangegeven of de initiatiefnemer de volledige aanmeldingsprocedure of delen van de aanmelding al dan niet aan de passieve openbaarheid wenst te onttrekken. Indien van toepassing, worden de gronden voor de vraag tot onttrekking opgenomen onder deze titel (zie OVR_P06). Opmerking: strikt genomen dient het hier enkel te gaan over de vraag tot onttrekking aan de passieve openbaarheid van informatie uit de aanmelding(sprocedure). Ingeval de initiatiefnemer dit wenst kan hier ook reeds ingegaan worden op de vraag voor het confidentieel houden van bepaalde informatie uit het OVR. TITEL 7: BEPERKING OVR Er wordt aangegeven of er al dan niet een beperking van het OVR wordt voorzien. Indien van toepassing zal de aanvraagnota met de argumentatie deel uitmaken van de aanmelding (zie OVR_P07). TITEL 8: DESKUNDIGEN De externe deskundige wordt voorgesteld, met vermelding van de referentie van het erkenningsbesluit en de geldigheidsduur van het geldende erkenningsbesluit. Er wordt ook een lijst toegevoegd van de deskundigen (zowel interne als externe) die de externe deskundige zullen bijstaan tesamen met de taakverdeling. Van minstens de externe deskundige en de contactpersoon voor de initiatiefnemer worden de contactgegevens opgenomen (naam en correspondentieadres, telefoonnummer en adres). De dienst VR vraagt om de door beide partijen ondertekende overeenkomst tussen de externe deskundige en de verantwoordelijke voor de inrichting op te nemen in de aanmelding. - 10/11 - revisie 04

11 Hiertoe kan bij wijze van voorbeeld onderstaande standaardtekst opgenomen worden in de aanmelding: De opdracht voor de opmaak van het OVR is gegeven door naam initiatiefnemer vertegenwoordigd door naam verantwoordelijke. De voorgestelde externe deskundige is naam deskundige. Beide partijen komen overeen om een OVR op te maken voor de vestiging te locatie en dit i.v.m. korte omschrijving project. Naam en functie verantwoordelijke v/d initiatiefnemer Handtekening Naam deskundige Handtekening BIJLAGEN FIGUREN De figuren die bij de aanmelding horen kunnen in bijlage opgenomen worden. Volgende figuren dienen minstens voor te komen: - Een plattegrond van het bedrijf met aanduiding van de bedrijfsgrens; in voorkomend geval dient de locatie van de uitbreiding aangeduid te zijn op de plattegrond; - Een topografische kaart van de omgeving met aanduiding van het bedrijfsterrein; - Een gewestplan van de omgeving met aanduiding van het bedrijfsterrein; en indien relevant de RUP s / BPA s die van toepassing zijn in de onmiddellijke omgeving. De schaal van de figuren van de omgeving dient zodanig gekozen te zijn dat minstens de perimeter van 3 km rond het bedrijfsterrein op de figuur kan aangeduid worden. - 11/11 - revisie 04