Handleiding Communicatie eherkenning. eherkenning. dé digitale sleutel voor ondernemers en de overheid

Transcriptie

1 dé digitale sleutel voor ondernemers en de overheid

2 INHOUDSOPGAVE 1 Inleiding De Stappen Stap 1 Informatie verzamelen Stap 2 - Website inrichten volgens de richtlijnen Richtlijnen gebruik van logo s Inrichten van uw website Stap 3 - Communiceer binnen uw organisatie Communicatieboodschappen Standaardtekstelement voor uw medewerkers Stap 4 - Communiceer naar uw klanten Communicatieboodschappen Standaardtekstelement voor uw afnemers/bedrijven Promokit

3 1 Inleiding Een overheidsorganisatie die is aangesloten op kan met één systeem meerdere online diensten aanbieden. Met kunnen bedrijven en overheidsorganisaties efficiënt, betrouwbaar en eenvoudig online zaken met elkaar doen. Wanneer u gebruikmaakt van is het belangrijk om dit onder de aandacht te brengen bij uw afnemers. Maar ook intern is het nodig een en ander te communiceren, bijvoorbeeld aan medewerkers bij de klantenservice die klanten te woord staan of aan medewerkers die betrokken zijn bij de desbetreffende dienst. Voor het slagen van binnen en buiten uw organisatie is communicatie dan ook een kritische succesfactor. Want hoe weten uw klanten dat ze met bij u terecht kunnen? En hoe zorgt u ervoor dat de medewerkers binnen uw organisatie van de hoed en de rand weten? In deze handleiding hebben we een aantal stappen uitgewerkt waarmee u uw communicatie vorm kan geven. Daarnaast worden er praktische handvatten gegeven die u kunnen helpen om op een doeltreffende manier te communiceren. 3

4 2 De Stappen Stap Actie 1. 1 Informatie verzamelen 2. 3 Website inrichten volgens de richtlijnen 3. 4 Communiceer binnen uw organisatie 4. 5 Communiceer naar uw klanten 2.1 Stap 1 Informatie verzamelen In deze stap is het belangrijk dat u een aantal zaken nagaat: Welke diensten gaan we ontsluiten via? Met welk betrouwbaarheidsniveau worden deze diensten ontsloten? Met welk soort bedrijven/afnemers hebben we te maken (doelgroepen)? Wat willen we aan wie communiceren? Wat willen we bereiken met communicatie? Wie is verantwoordelijk voor de communicatie? 2.2 Stap 2 - Website inrichten volgens de richtlijnen Ten behoeve van een doelgerichte en eenduidige communicatie maken zowel de beheerorganisatie, de erkende aanbieders en dienstverleners gebruik van dezelfde beeldelementen en logo s. Daarnaast worden dezelfde schrijfwijze en terminologie toegepast (zoals beschreven in de begrippenlijst van het afsprakenstelsel, onderdeel Algemene Introductie). 4

5 2.2.1 Richtlijnen gebruik van logo s U moet zich in uw communicatie-uitingen houden aan de regels en richtlijnen rondom het gebruik van het slogo en andere onderdelen van de visuele identiteit van 1. De specifieke richtlijnen kunt u vinden in de documenten Handboek Huisstijl en Regels en richtlijnen van de visuele identiteit. Type beeldelement Richtlijn Het logo moet door dienstverleners worden geplaatst op webpagina s waar de gebruiker moet inloggen met een smiddel. Bij alle algemene, structurele uitingen over, van alle deelnemers, dienstverleners en de beheerorganisatie, wordt het logo of het beeldmerk van geplaatst/getoond. Bij incidentele uitingen, zoals nieuwsberichten, is dit niet noodzakelijk. Het gebruik van het logo erkend aanbieder is voorbehouden aan partijen die erkende aanbieder zijn binnen. Andere partijen mogen dit logo niet voeren, ook niet voor verwijzingen. De e en de H vormen samen het beeldmerk. Dit wordt toegepast bij iconisch gebruik en geringe ruimte. Bij voorkeur het hele woordmerk plaatsen i.v.m. de merklading en herkenbaarheid. Bij alle algemene, structurele uitingen over, van alle deelnemers, dienstverleners en de beheerorganisatie, wordt het logo of het beeldmerk van geplaatst/getoond. Bij incidentele uitingen, zoals nieuwsberichten, is dit niet noodzakelijk. Vignetten voor betrouwbaarheidsniveaus dienen geplaatst te worden om aan te geven welk betrouwbaarheidsniveau voor de dienst vereist is. 1 Dit is opgenomen als voorwaarde in de algemene gebruiksvoorwaarden van waarmee uw organisatie akkoord is gegaan. 5

6 2.2.2 Inrichten van uw website Stap Actie 1. 1 Publiceer de diensten op uw website 2. 3 Publiceer de inlogpagina (inclusief tekst) waar uw klanten terechtkomen om in te loggen met om naar uw dienst te gaan Plaats conform de richtlijnen -het logo van op de inlogpagina. Download daarvoor het slogo van de website. Zie de voorbeelden hieronder van een inlogpagina. Voorbeeld 1: CIBG Voorbeeld 2: Omgevingsloket Online 6

7 2.3 Stap 3 - Communiceer binnen uw organisatie Wanneer u gebruikmaakt van is het belangrijk om dit onder de aandacht te brengen binnen uw organisatie. Denk aan medewerkers bij de klantenservice die klanten te woord staan of aan medewerkers die betrokken zijn bij de desbetreffende dienst. Hieronder wordt een aantal kernboodschappen genoemd die u in uw communicatie kunt gebruiken. Daarnaast kunt u gebruikmaken van het opgestelde standaardtekstelement. U kunt ook de factsheets gebruiken voor uw interne communicatie Communicatieboodschappen Kernboodschap Algemeen Intern Bedrijven / afnemers - dé digitale sleutel voor ondernemers en de overheid Efficiënt, betrouwbaar en eenvoudig online zaken doen tussen overheden en bedrijven. Met de authenticatie en autorisatie van. Met kan een bedrijf op een efficiënte en betrouwbare manier toegang krijgen tot onze elektronische diensten. Met heeft u één digitale sleutel om in te loggen bij verschillende overheidsorganisaties. Zo kunt u efficiënt, betrouwbaar en eenvoudig online zaken regelen met de overheid Standaardtekstelement voor uw medewerkers - dé digitale sleutel voor ondernemers en de overheid Online dienstverlening is essentieel in een betere dienstverlening richting bedrijven. Bedrijven kunnen dan ook bij steeds meer overheidsorganisaties terecht om hun zaken online met de overheid te regelen. Ook [organisatienaam invoegen] biedt online diensten aan. Wel is hiervoor een betrouwbaar en veilig systeem nodig om in te kunnen loggen op onze website. Hiervoor gebruiken we. Op deze manier hoeven wij ons niet meer bezig te houden met de uitgifte en het beheer van middelen en de authenticatie van de aanvrager. Dit regelt vanaf nu allemaal voor ons. Veilig en eenvoudig voor [organisatienaam invoegen] Met wordt veilig en eenvoudig vastgesteld met welk bedrijf wij te maken hebben. Wanneer de handelde persoon dit smiddel gebruikt bij onze dienst, controleert of de identiteit van de gebruiker inderdaad klopt (authenticatie). gaat nog een stap verder en controleert ook of de handelende persoon bevoegd is om een bepaalde transactie te verrichten namens deze onderneming of instantie (autorisatie). Zo zijn we er altijd zeker van dat de persoon die inlogt ook is wie hij zegt dat hij is en ook gemachtigd is om namens die onderneming diensten bij ons af te nemen. 7

8 Efficiënt, betrouwbaar en eenvoudig voor de ondernemer Bedrijven moeten eerst een smiddel aanschaffen voordat zij onze diensten online kunnen afnemen. Omdat door meerdere overheidsdienstverleners wordt gebruikt, hebben bedrijven geen verzameling meer nodig van inlogcodes en wachtwoorden voor elke overheidsdienst. Met hebben zij één digitale sleutel in handen om in te loggen bij verschillende overheidsorganisaties. Zo kunnen zij efficiënt, betrouwbaar en eenvoudig hun zaken online regelen met de overheid. Meer weten over? Meer informatie over is te vinden op de website van. Hier staan ook verschillende factsheets. 2.4 Stap 4 - Communiceer naar uw klanten Wanneer u gebruikmaakt van is het belangrijk om dit onder de aandacht te brengen bij uw klanten. Hieronder worden een aantal kernboodschappen genoemd die u in uw communicatie kunt gebruiken. Daarnaast kunt u gebruikmaken van het opgestelde standaardtekstelement. U kunt ook de factsheets inzetten voor uw externe communicatie Communicatieboodschappen Kernboodschap Algemeen Bedrijven / afnemers - dé digitale sleutel voor ondernemers en de overheid Efficiënt, betrouwbaar en eenvoudig online zaken doen tussen overheden en bedrijven. Met de authenticatie en autorisatie van. Met heeft u één digitale sleutel om in te loggen bij verschillende overheidsorganisaties. Zo kunt u efficiënt, betrouwbaar en eenvoudig online zaken regelen met de overheid. 8

9 2.4.2 Standaardtekstelement voor uw afnemers/bedrijven - dé digitale sleutel voor ondernemers en de overheid Wanneer u via het internet iets bestelt bij een bedrijf, wordt u gevraagd om in te loggen. Zo gaat dat ook als u zaken online wilt regelen met de overheid. Met kunt u voortaan efficiënt, betrouwbaar en eenvoudig uw zaken online regelen met de overheid [of naam dienst]. U heeft geen verzameling van inlogcodes en wachtwoorden meer nodig voor elke overheidsdienst. Met heeft u één digitale sleutel in handen om in te loggen bij verschillende overheidsorganisaties. U hoeft maar één keer in te loggen met een door u gekozen smiddel (bijvoorbeeld wachtwoordgebruikersnaam). Efficiënt, betrouwbaar en eenvoudig. Ook gebruiken? Dat kan heel eenvoudig! Als u ingeschreven staat bij de Kamer van Koophandel kunt u gebruiken. De overheid geeft zelf geen smiddelen uit, maar werkt hiervoor samen met zes erkende aanbieders. Houdt u rekening met de volgende stappen voordat u kunt gebruiken: 1. smiddel aanschaffen Schaf een smiddel aan bij één van de erkende aanbieders. Voor deze dienst [naam/type dienst] is minimaal een smiddel met betrouwbaarheidsniveau [betrouwbaarheidniveau invoegen] nodig. Uw smiddel moet minimaal dát niveau hebben. U kunt met een smiddel van een hoog betrouwbaarheidsniveau wel diensten afnemen met een lager betrouwbaarheidsniveau, maar niet andersom. U kunt bijvoorbeeld met een smiddel op niveau 2+ ook diensten afnemen met betrouwbaarheidsniveau 1 en 2. Mocht u later het niveau van uw smiddel willen verhogen, dan moet u of uw huidige middel upgraden of een nieuw smiddel kopen bij een andere aanbieder. 2. Machtigingen vastleggen Leg in een machtigingenregister vast wie namens uw bedrijf mag optreden richting de overheidsorganisatie. Het machtigingenregister wordt meestal ook door de leverancier van uw smiddel verzorgd, maar dat hoeft niet. Vaak is het vastleggen van de machtigingen onderdeel van het aanvraagproces van het smiddel. 3. Inloggen De hoogte van het betrouwbaarheidsniveau is van invloed op de doorlooptijd voor de levering van uw smiddel. Na het aanvragen ontvangt u binnen 1 tot 5 werkdagen uw smiddel en kunt u inloggen bij de overheidsorganisatie waar u online zaken mee wilt doen. Na ontvangst van uw smiddel kunt u inloggen bij onze dienst. Vragen of aanschaffen? Neem contact op met een aanbieder die u een smiddel en machtiging kan leveren, deze kunt u hier vinden. Bezoek ook de website voor algemene informatie over : 9

10 3 Promokit Op.nl staat ook een promokit die u kunt gebruiken in uw eigen communicatie. In de promokit vindt u onder andere: Diverse factsheets Verschillende tekstvoorbeelden Alle beeld- en stijlelementen Lettertypen Het huisstijl handboek met de regels en richtlijnen voor de visuele identiteit van Kijk voor meer informatie op de website Naast meer gedetailleerde productinformatie vindt u hier ook informatie over erkende aanbieders en andere aangesloten overheidsorganisaties. Heeft u nog vragen en/ of opmerkingen? Neem dan gerust contact op met de beheerorganisatie van. 10