Verkiezingen 2015 Ambtelijke evaluatie

Transcriptie

1 Verkiezingen 2015 Ambtelijke evaluatie 1.0 Datum 24 juni 2015 Ons kenmerk Opgemaakt door afdeling Strategie & Beleid

2 Pagina 2 van Inleiding 1.1. Algemeen De tweede helft van 2014 en eerste drie maanden van 2015 stond in het teken van de waterschapsverkiezingen. Deze verkiezingen vonden voor het eerst plaats tegelijkertijd met de provinciale verkiezingen en in de vorm van een stembusgang i.p.v. een schriftelijke verkiezing. Op basis van dit gegeven hield het projectteam zich vooral bezig met: informeren en ondersteunen gemeenten en politieke partijen, kandidaatstelling (incl. juridische ondersteuning), organiseren verkiezingsuitslag, regionale communicatie en de benoeming van het nieuwe bestuur. Drie medewerkers hebben deelgenomen in de landelijke projectorganisatie respectievelijk als deelnemer in de klankbordgroep, de werkgroep Communicatie en in de werkgroep BJZ. Deze deelname heeft de uitvoering van het project goed geholpen doordat vroegtijdig inhoudelijke issues aangepakt werden. De waterschapsverkiezingen worden momenteel in diverse verbanden en op verschillende niveaus geëvalueerd. Dit is de reden waarom deze evaluatie beperkt is tot een evaluatie van de verkiezingen bij Waterschap Vallei en Veluwe.

3 Pagina 3 van Voorbereiding 2.1. Projectorganisatie Begin 2014 is een projectorganisatie ingesteld. De projectorganisatie bestond uit : Algemeen Directeur G.P. Dalhuisen als opdrachtgever De projectgroep bestond uit: - Willeke van de Brake (Juridisch en ICT ) - Hans van Boven (Communicatie) - Roderick Moolenaars (Bestuur en Projectleider) - Marianne Vergeer (Administratie) Voor iedere projectgroepmedewerker is bij het begin ook een vervanger gezocht in het geval van onverwachte afwezigheid op cruciale momenten. In eerste instantie was voorzien in een stagiaire voor de administratieve ondersteuning van het project. Ondanks herhaalde pogingen is geen stagiaire gevonden. Omdat intern geen match was qua capaciteit/kunde voor de gevraagde perioden is na de zomer van 2014 besloten een tijdelijke administratieve medewerker aan te trekken. Marianne Vergeer is in november aangesteld als administratieve medewerker ter ondersteuning van het juridische proces van de registratie, uitslag en benoeming en het project in het algemeen Communicatieplan In juni 2014 bracht het college het communicatieplan verkiezingen waterschapsbestuur 2015 ter kennis van het algemeen bestuur. Uitgangspunten waren: - De kiezer informeren over en motiveren voor de waterschapsverkiezingen die voor het eerst gelijktijdig met de provinciale verkiezingen plaatsvonden; - Maximaal aan te sluiten bij de landelijke communicatielijn ( decentraal wat kan, centraal wat moet ) met als boodschap Er valt wat te kiezen ; - Uit voorgaande verkiezingen (2008) bleek dat een hoger communicatiebudget niet leidt tot een hogere opkomst; - Gelet op het voorgaande een scherpe afweging van investering vs. effect. Ter voorbereiding op het communicatieplan vond overleg plaats met Rijn en IJssel en Rivierenland over een gezamenlijke benadering van gedeelde Gelderse media, met Stichtse Rijnlanden en Amstel, Gooi en Vecht over de benadering van de Utrechtse media. Deze contacten leidden tot goede afspraken. Zowel bestuurlijk als ambtelijk was er contact met de provincies Utrecht en Gelderland over een mogelijke afstemming van de verkiezingscommunicatie. Deze afstemming bleek minimaal (Utrecht) tot niet (Gelderland) te bereiken. Beide provincies kozen er bewust voor een eigen koers te varen.

4 Pagina 4 van 12 De externe communicatie richtte zich in 2014 op partijen/lijsten die aan de verkiezingen wilden deelnemen, in 2015 op de kiezers binnen het waterschapsgebied. Bij deze verkiezingen vormden de gemeenten een belangrijke intermediair, naar hen toe is daarom een separate communicatielijn gevolgd. Conform de landelijke lijn werd de volgende strategie gevolgd: - bekend maken dat er verkiezingen zijn (de waterschappen); - bekend maken waarover die verkiezingen gaan (de waterschappen); - bekend maken van de verschillende standpunten (partijen). Waterschap Vallei en Veluwe werkte deze lijn uit in de volgende middelen: stemhulp Kieskompas (landelijk), persberichten, verkiezingssite, verkiezingslogo op bedrijfsauto s en andere eigen middelen, folder bij belastingaanslag, Twitter, verkiezingskrant, video s van de partijen en advertenties in huis-aan-huisbladen. Daarnaast verzorgden de gemeenten conform de landelijke afspraak de verkiezingsborden. De middelen werden fasegewijs ingezet om eerst (potentiële) partijen te informeren over de naderende verkiezingen en vervolgens ook de kiezers daarover te informeren. Het accent voor het tweede deel benaderen kiezers- lag in de laatste vier weken voor de verkiezingen Conclusies en aanbevelingen Het is zinvol om bij de volgende verkiezingen naast de landelijke samenwerking ook de regionale samenwerking op te zoeken voor het benaderen van de provinciale/regionale media Wetgeving Met de inwerkingtreding op 1 juli 2014 van de Wet aanpassing waterschapsverkiezingen zijn de waterschapsverkiezingen opgenomen in de Kieswet. De wijziging van de Kiesregeling is op 14 oktober 2014 in werking getreden. Hierin zijn de verplicht te gebruiken modellen in het verkiezingsproces opgenomen. De aanpassingen van het Kiesbesluit op de gecombineerde verkiezingen gelden vanaf 1 januari Stembureau Begin september 2014 heeft het college van dijkgraaf en heemraden het hoofdstembureau ingesteld. Wettelijk bestaat het stembureau uit vijf leden, van wie er één de voorzitter (dijkgraaf) is en één plaatsvervangend voorzitter. Daarnaast zijn er drie plaatsvervangende leden aangewezen. De Kieswet bepaalt dat het hoofdstembureau tevens optreedt als centraal stembureau. In de vergadering van november 2014 heeft het algemeen bestuur het waterschapshuis in Apeldoorn aangewezen als vestigingsplaats van het hoofdstembureau. De zittingen van het stembureau werden voorbereid door de projectgroep verkiezingen.

5 Pagina 5 van Communicatie met gemeenten Omdat de gemeenten de stembusgang voor de waterschappen voor het eerst organiseerden is deze groep vroegtijdig opgezocht. In mei en juni 2014 heeft de projectgroep drie verschillende gemeenten bezocht om te peilen wat het beeld van de gemeenten was bij hun opgave, welke vragen leefden en welke ondersteuning zij vanuit het waterschap nodig hadden. Conclusie was: vertel duidelijk wat een waterschap is, geef helder de onderlinge verantwoordelijkheden weer en kijk waar men elkaar dan kan helpen en trek samen op richting kiesraad en BZK. Op basis van deze bezoeken en de conclusies is op 11 september 2014 een relatiemiddag voor de 37 gemeenten in ons gebied georganiseerd. Alle gemeenten waren op deze dag vertegenwoordigd. De middag werd als positief en zeer informatief ervaren. De dag gaf het waterschap en de gemeenten naar elkaar toe een gezicht. Hierna is de communicatie met de gemeenten zeer soepel verlopen. Ook was duidelijk hoe de onderlinge verantwoordelijkheden waren. Begin 2015 zijn met de gemeenten afspraken gemaakt over het aanleveren van de voorlopige uitslagen en de definitieve uitslagen. Alle gemeenten hebben hieraan meegewerkt en tijdig uitslagen aangeleverd. Het contact met de gemeenten is als professioneel, positief en actief meewerkend ervaren Conclusies en aanbevelingen Conclusie is dat vroegtijdig contact en het gezamenlijk verkennen van de onduidelijkheden ervoor zorgde dat duidelijk was hoe de verantwoordelijkheden lagen. Dit heeft in de rest van het traject veel werk voorkomen. Aanbeveling is om voor de volgende verkiezing weer een contactdag te organiseren voor de gemeenten.

6 Pagina 6 van Registratie en Kandidaatstelling 3.1. Voorlichting aan politieke partijen Begin juni 2014 is een informatieavond georganiseerd voor potentiële partijen/kandidaten. Tijdens deze goed bezochte avond is informatie gegeven over de verkiezingen. Met name is aandacht besteed aan de registratie van politieke groeperingen en de kandidaatstelling. Hierbij is stilgestaan bij de uitzonderingen die voor Waterschap Vallei en Veluwe als fusiewaterschap gelden ten opzichte van andere waterschappen. Ondanks de duidelijke en herhaaldelijke voorlichting dat ons waterschap een andere procedure doorliep vanwege het zijn van een fusie waterschap, is de ervaring dat bij de kandidaatstelling dit niet bij alle partijen duidelijk was Registratie aanduiding Tot en met 22 december 2014 kon een politieke groepering die een aanduiding boven een kandidatenlijst wil plaatsen deze aanduiding laten registreren. De registratie voor de verkiezing van de leden van de Tweede Kamer bij de Kiesraad werkt door naar de waterschapsverkiezingen. Dat betekent dat als een partij voor de verkiezing van de Tweede kamer is geregistreerd, een aparte registratie voor de waterschapsverkiezingen niet meer nodig is. Omdat dit de eerste verkiezingen waren voor het algemeen bestuur van Waterschap Vallei en Veluwe moesten ook de in het voorlopig algemeen bestuur zittende politieke groeperingen een aanduiding laten registreren. In de Kiesregeling is een model opgenomen voor de registratie, hiervan is gebruik gemaakt. In een tweetal zittingen van het hoofdstembureau zijn drie aanduidingen geregistreerd Kandidaatstelling De officiële dag van kandidaatstelling was 2 februari De politieke groeperingen is de mogelijkheid geboden om de kandidatenlijsten en de daarbij behorende formulieren vooraf te laten controleren. Hiervan is door alle politieke groeperingen die uiteindelijk een kandidatenlijst hebben ingediend gebruik gemaakt. Dit is dan ook de reden geweest dat de procedure bij het stembureau rondom de geldigheid van de kandidaatstelling geen enkel verzuim is geconstateerd. Ook is in de periode voorafgaand aan de kandidaatstelling regelmatig contact geweest met politieke groepering om bij hen levende vragen over de kandidaatstelling te beantwoorden. Tijdens de kandidaatstelling is door zowel de politieke groeperingen als het waterschap gebruik gemaakt van de OSV software. De politieke groeperingen konden de gegevens van de kandidaten zelf invoeren. Door het waterschap is aan alle politieke groeperingen waarvan bekend was dat zij een kandidatenlijst wilden indienen een usb-stick beschikbaar gesteld voor de aanlevering van de digitale gegevens. De OSV-software heeft goed gewerkt. Negen politieke groepering hebben de kandidaatstellingsformulieren op papier en digitaal aangeleverd. Hierbij zijn in totaal 182 kandidaten gesteld. Van één partij kon het digitale bestand niet worden ingelezen in OSV en heeft een handmatige invoer door het waterschap plaatsgevonden. Bij de zitting van het stembureau van 6 februari zijn geen

7 Pagina 7 van 12 verzuimen geconstateerd. De voorcontrole en de controle na de dag van kandidaatstelling zorgden voor voorziene piekmomenten. Tijdens deze piekmomenten is er inzet geweest van de extra beschikbare capaciteit op het gebied van ICT, juridische zaken en communicatie Conclusies en aanbevelingen - Het vooraf op afspraak controleren van de kandidatenlijsten en de daarbij behorende formulieren heeft goed gewerkt. Het verdient aanbeveling deze mogelijkheid ook bij volgende verkiezingen aan te bieden. - OSV-software heeft goed gewerkt. Partijen konden snel wijzigingen doorvoeren. Het waterschap kon volstaan met het inlezen van een door partijen aangeleverd digitaal bestand. Uiteindelijk heeft het geresulteerd in een kandidaatstelling zonder verzuimen. De opleiding vanuit de leverancier kon beter. Dit is ook richting de Unie mee gegeven. - Vanwege de deadlines zorgt de kandidaatstelling voor voorziene piekmomenten. Voor dit soort momenten moet er voldoende capaciteit (ICT, communicatie en juridisch) direct oproepbaar zijn om de werkzaamheden uit te voeren.

8 Pagina 8 van Stemperiode 4.1. Verkiezingsborden Ter ondersteuning van de voorbereidingen van de campagnes is het aanplakbeleid van de 37 gemeenten geïnventariseerd en gebundeld in één overzicht. Vragen en informatie van gemeenten m.b.t. dit onderwerp die bij het waterschap binnen kwamen, werden direct doorgestuurd naar de partijen. De gemeenten Apeldoorn heeft geen verkiezingsborden ter beschikking gesteld. Dit is meegegeven voor de landelijke evaluatie immers in de meerkosten voor de verkiezingen die de waterschappen betalen was dit onderwerp wel ingecalculeerd Verspreiding stempassen en kieslijsten De gemeenten hebben de stempassen en kieslijsten verspreid voor de waterschapsverkiezingen. Het beeld is dat alle gemeenten op de gemeenten Wageningen na de kieslijsten tijdig hebben verspreid. In sommige gevallen wel strak op de verkiezingsdatum. De gemeente Wageningen heeft geen kieslijsten verspreid vanuit het oogpunt van bezuinigingen. Er is over het verspreiden van de kiespassen voor vier adressen in de gemeenten Utrechtse-Heuvelrug één melding bij het waterschap binnen gekomen van een burger. Twee kiezers kregen niet de juiste stempas uitgereikt in het stembureau. Zij hadden een stempas van ons waterschap moeten krijgen en kregen die van HDSR. De gemeenten heeft dezelfde melding van de burger gekregen en deze onderzocht. De oorzaak is dat de gemeente geen gebruik heeft gemaakt van de landelijke GIS-kaart voor het vaststellen van de waterschapsgrenzen maar een eigen bestand waardoor deze twee adressen in het verkeerde waterschap kwamen te liggen. Dit wordt gecorrigeerd. De gemeente zal bij de volgende verkiezingen de landelijke oplossingen gebruiken. Dit geval is meegegeven aan de landelijke evaluatie om te onderzoeken of dit op andere plekken ook is voorgekomen zodat herhaling voorkomen kan worden Voorlopige uitslag Voor het bekendmaken van de voorlopige uitslag op donderdag 19 maart om uur is vooraf aan de gemeenten gevraagd om de uitslag op partijniveau op 19 maart s ochtends door te geven via de mail. Deze gegevens zijn vanaf 7.00 uur ingevoerd in een spreadsheet waarmee de voorlopige uitslag is berekend. Alle gemeenten hebben hun gegevens kunnen doormailen op basis van 100% van de getelde stemmen. De uitkomsten zijn verwerkt in een PowerPoint presentatie. Om uur is door de dijkgraaf een voorlopige uitslag gepresenteerd. Verbeterpunt is dat de volgende keer niet alleen de zetelverdeling maar ook het absolute aantal stemmen per partij vermeld wordt. Dit moest nu nog voorgelezen worden door de dijkgraaf Aanlevering definitieve uitslag De 37 gemeenten hebben op donderdag 19 maart en vrijdag 20 maart de definitieve uitslag en de processen-verbaal aangeleverd op het waterschapshuis. Nadat de gegevens van de laatste gemeente waren ontvangen is begonnen met de voorbereiding van de zitting van het stembureau op 23 maart waarin de uitslag werd vastgesteld.

9 Pagina 9 van 12 Er waren kiesgerechtigden. Er zijn stemmen uitgebracht. Dit resulteerde in een opkomstpercentage van 49,95%. De gebruikte OSV-software heeft goed gewerkt. De voorlopige en de definitieve uitslag zorgden voor voorziene piekmomenten. Tijdens deze piekmomenten is er inzet geweest van de extra beschikbare capaciteit van juridische zaken en ICT. Gelijkwaardigheid informatievoorziening provinciale en waterschapsverkiezingen. Op de gemeentelijke websites werd in veel gevallen de uitslag van de provinciale verkiezingen vermeld en de waterschap verkiezingen doorverwezen naar het waterschap. Daarmee was er geen gelijkwaardigheid in de informatievoorziening over de verkiezingen qua uitslag op gemeentelijk niveau richting de burger. Dit is een verbeterpunt voor de volgende keer Conclusies en aanbevelingen - Deze periode is goed verlopen vanwege de deadlines zorgt de uitslagperiode voor piekmomenten. Voor dit soort momenten moet er voldoende capaciteit direct oproepbaar zijn om de werkzaamheden uit te voeren. - Voor de verkiezingen van 2019 zal nadrukkelijk gecommuniceerd worden over het gebruik van de landelijke oplossing voor het bepalen van het juiste waterschap. - Bij de voorlopige uitslag wordt voortaan ook het absolute aantal stemmen per partij vermeld. - De uitslagen van beide verkiezingen dienen een gelijkwaardige plaats te krijgen op de website van de gemeenten.

10 Pagina 10 van Communicatie 5.1. Inleiding Bij de invulling van de verkiezingscommunicatie volgenden wij de landelijke lijn zoals ter kennis gebracht van de CBCF en het Communicatieplan verkiezingen waterschapsbestuur 2015 zoals besproken met het algemeen bestuur van ons waterschap Landelijke communicatie Landelijk is er een toolkit (o.a. iconisch fotomateriaal) voor gezamenlijk gebruik ontwikkeld en een gezamenlijke boodschap ( Er valt wat te kiezen ) afgesproken en is er een gezamenlijke aanbesteding van de stemhulp (Kieskompas) geweest. De UvW monitorde en communiceerde op landelijk niveau over ontstane issues, opkomst en uitslagen. In het algemeen kunnen we zeggen dat er voldoende (neutrale) aandacht voor de waterschapsverkiezingen is geweest. Kieskompas is voor de waterschapsverkiezingen ruim 1,4 miljoen maal bezocht. Waar nodig communiceerde en reageerde de UvW goed waar het de verkiezingen betrof. Doordat enkele waterschappen afweken van de gezamenlijke boodschap ontstond een issue met een negatieve lading, namelijk de discussie over als je niet gaat stemmen overstroomt Nederland. Dit issue bood critici de gelegenheid de verkiezingen op de korrel te nemen. Het verdient dan ook aanbeveling bij de volgende verkiezingen extra aandacht te besteden aan uniformiteit voor de landelijke communicatielijn Regionale communicatie De regionale communicatie is uitgevoerd conform het communicatieplan. Daarbij was er in de aanloopfase (2 e helft 14) vooral aandacht voor het informeren van (potentiële) partijen, in 2015 richtte de aandacht zich op het informeren van de kiezer. Voor ons (in eigen beheer ontwikkelde) verkiezingslogo en de inzet daarvan op eigen middelen was veel waardering. Dankzij een zeer voordelig aanbod konden we het verkiezingslogo als plus op het communicatieplan ook projecteren op grote reclameborden langs de A1 en de A30, waar dagelijks tienduizenden automobilisten passeren (beide acties waren niet begroot en leidden tot een overschrijding van de projectbegroting). Ook werd buiten het communicatieplan om een debatavond op initiatief van enkele inwoners van Amersfoort gefaciliteerd. Deze avond trok nauwelijks zwevende kiezers, maar vooral bekenden en partijgenoten van de deelnemers. Een speciaal deel van onze website werd gebruikt voor verkiezingscommunicatie (5436 unieke bezoekers). Via een aparte homepage kwam men direct bij een overzicht van partijen, kandidaten, links, Facebook en korte video s (tussen de 525x en 1940x bekeken). Uit de reactie bleek dat het invullen van de korte video s die publicitair aantrekkelijk blijken - voor verschillende partijen nog lastig was. Om de ambtelijke onafhankelijkheid te waarborgen verdient het aanbeveling een volgende keer een onafhankelijke regisseur/adviseur aan te trekken om de verschillende partijen voor de productie op hoofdlijnen bij te staan. In de gevolgde communicatielijn konden webinformatie en Twitter elkaar goed versterken. Door zowel het waterschapsaccount, het account van de dijkgraaf en door de diverse partijen is van Twitter (en de mogelijkheid van doorverwijzing) intensief gebruik

11 Pagina 11 van 12 gemaakt. Dankzij een nieuwe monitoringtool konden wij reacties op Twitter en website goed volgen. Enkele tientallen reacties variërend van klachten over wateroverlast tot vragen naar verkiezingsinformatie zijn adequaat opgepakt en (zichtbaar) beantwoord. Voor de verspreiding van de verkiezingskrant kozen we voor de partij met het goedkoopste aanbod voor drukken en verspreiden (een volgend aanbod was 2,5x duurder). Koppeling aan huis-aan-huisbladen sluit aan bij de gemeentelijke informatieverspreiding en andere waterschappen waren positief over de verspreider. Uit de reacties blijkt dat die verspreiding hier en daar slordig is geweest. Wij ontvingen hierover 41 klachten (o.a. na interne navraag op intranet). Dit is ook met de betreffende verspreider besproken. Die heeft waar mogelijk de omissies gecorrigeerd en er in één geval ook personele consequenties aan verbonden. De inzet van verkiezings(aanplak)borden is een verantwoordelijkheid van de gemeenten. In de praktijk bleek dat de gemeenten daar heel verschillend mee omgaan, wat het voor zowel waterschap als partijen lastig maakt er gecoördineerd op in te spelen. Dit aspect is al enige jaren bekend van de provinciale verkiezingen, het ligt buiten onze mogelijkheden daar verandering in te brengen. Het is lastig vast te stellen hoe en in welke mate de communicatie heeft bijgedragen aan kennis over en opkomst bij de verkiezingen. Verkiezingen en ingezette middelen boden waterschap en partijen voldoende gelegenheid zich te profileren, blijkt ook uit de bereikcijfers. Uit de tientallen, gerichte vragen mag afgeleid worden dat diegenen die met vragen zaten, gericht het waterschap wisten te vinden. Daarnaast kennen de gebruikte advertenties, reclamezuilen en webinformatie een groot bereik, dat bijdraagt aan de bekendheid van de waterschappen Conclusies en aanbevelingen - De inzet van de UvW op communicatiegebied was goed. Het verdient wel aanbeveling om bij de volgende verkiezingen extra aandacht te besteden aan uniformiteit voor de landelijke communicatielijn. - Binnen ons waterschap hebben we de verkiezingscommunicatie (met een kleine extra plus) conform beleidsplan kunnen uitvoeren. - Het verdient aanbeveling om een volgende keer bij het maken van de (goed bekeken) video s, de partijen bij de regie meer te ondersteunen; - Een debatavond is geen relevant middel, daar deze (ook bij eerdere verkiezingen) voornamelijk bezocht blijkt te worden door bekenden/betrokkenen van de partijen en nauwelijks door de zwevende kiezer ; - Bij adverteren en verspreiden moet een volgende keer de nadruk meer liggen op de prijs/kwaliteitverhouding, dan uitsluitend op de prijs.

12 Pagina 12 van Financiën 6.1. Financieel Voor de verkiezingen zijn de kosten op basis van twee elementen geraamd: 1. Landelijke kosten : bijdrage aan de unie en de bijdrage aan de gemeenten voor het organiseren van de stembusgang geraamd op ,- 2. Waterschapskosten : de kosten van de regionale communicatie- en projectkosten Landelijke kosten Landelijk is de afspraak gemaakt dat de totale bijdrage van de waterschappen aan het gemeentefonds 23,8 miljoen is. Dit bedrag wordt versleuteld op basis van het daadwerkelijke aantal kiezers over de waterschappen. In 2014 is op basis van het verwachtte aantal kiezers een bedrag van 1, begroot. De bijdrage op basis van het werkelijke aantal kiezers is nu berekend. Dit komt doordat in een aantal andere waterschappen meer kiesgerechtigden waren dan eerder berekend. Daarmee is het aandeel van ons waterschap in het landelijke bedrag kleiner geworden. Aanvullend is er als bijdrage aan de landelijke projectkosten aan de unie betaald via de uniecontributie. Waterschapskosten Voor het verkiezingenproject is verdeeld over 2014 en 2015 geraamd. Daarvan is een zeer klein deel (ongeveer ) uitgegeven in De overige kosten zijn in 2015 gemaakt. Het totaal bedrag is met een overschrijding van op uitgekomen. De overschrijding heeft twee oorzaken: er is een tijdelijke administratieve kracht aangenomen omdat er geen stagiaire was en er zijn extra kosten in de communicatie gemaakt omdat het waterschap de mogelijkheid kreeg om twee billboards langs de A1 en A30 te huren Inzet personeel De personele inzet voor het project is opgevangen binnen de bestaande formatie.