BEWAREN VAN LEERLING- EN LERAARGEBONDEN DOCUMENTEN

Transcriptie

1 BEWAREN VAN LEERLING- EN LERAARGEBONDEN DOCUMENTEN B WAAROVER GAAT HET? Het uitoefenen van een lerarenopdracht blijft niet beperkt tot het voorbereiden en geven van lessen, het bijbenen van (vak)kennis en actuele onderwijskundige visies, het verfijnen van de relaties met een klasgroep Van leraren wordt ook verwacht dat de administratie wordt bijgehouden. Hierover bestaat nogal wat onzekerheid. Leraren nemen opdrachten uit het verleden mee (Wat moest toen hoe worden bijgehouden?), dienstopdrachten van allerlei instanties vandaag (Wat zegt de dienstnota over wat we hoe moeten bijhouden?) en wat er zoal zit aan te komen (Wat lezen we in de pers over wat we in de toekomst zullen moeten doen?). Het belangrijkste is te weten wat nu wordt verwacht van leraren en van de school. Overigens overvallen deze administratieve opdrachten leraren vanuit verschillende invalshoeken: de overheid (o.m. de verschillende diensten van het departement/ Agentschap voor Onderwijsdiensten, de inspectie), de begeleidingsdiensten, de schooldirectie, de vakgroepen, de scholengemeenschap En vaak ontgaat ons het waarom van deze opdrachten. Dit zorgt wel eens voor planlast(gevoel). Om die redenen zijn duidelijkheid en het begrijpen van de achterliggende motivatie allicht op hun plaats. Leraren moeten een aantal documenten bewaren en dit om begrijpelijke en aantoonbare redenen. Het gaat enerzijds om documenten van de leraar zelf en anderzijds om documenten van leerlingen die moeten gearchiveerd worden. Vooraf goed om weten: Homologatie van diploma s In tegenstelling tot vroeger, toen de overheid op centraal niveau instond voor de homologatie van diploma s, staat tegenwoordig elke onderwijsinstelling zelf in voor de bewaring van alle processen-verbaal van de deliberaties. De onderwijsinstellingen zijn gemachtigd om voor hun erkende opleidingen het overeenstemmende studiebewijs uit te reiken. Door deze uitreiking vanwege de school is de studiebekrachtiging van rechtswege erkend. BEWAREN VAN DOCUMENTEN Waarover gaat het? 61

2 Als oud-leerlingen een (verloren) studiebewijs willen, komen ze bij de school en haar archief aankloppen en niet bij de overheid. Eindtermen Opdat de uitgereikte studiebewijzen op de juiste gronden worden uitgereikt, moeten er aantoonbare bewijzen zijn dat de doelstellingen van de gevolgde studies zijn bereikt (zie ook Eindtermen). Autonomie De grotere autonomie van scholen bij het realiseren van de eindtermen en leerplandoelstellingen (zie ook Leerplannen) heeft als tegenprestatie door de financierende/subsidiërende overheid door middel van haar controleorgaan, de inspectie. Om na te gaan of de school haar maatschappelijke opdracht kwaliteitsvol uitvoert vanuit haar eigen visie is verantwoordingsmateriaal nodig: planningsdocumenten, evaluatiegegevens Juridisering Door de juridisering van het onderwijs en het mondiger worden van ouders en leerlingen groeit bij heel wat directies en leerkrachten het gevoel dat ze zich moeten indekken tegen allerlei beroepsprocedures en beroepsinstanties. Op schoolniveau wordt dit vaak vertaald in het aanleggen en bijhouden van een groot aantal documenten, verslagen en formulieren. REGELGEVING Omzendbrief SO/2003/02 Bewaartermijn van leerlinggebonden documenten (publicatiedatum: 15/04/2003) Besluit van de Vlaamse Regering betreffende de controle op de inschrijvingen van leerlingen in het secundair onderwijs (goedkeuringsdatum: 16/09/1997) WAT BETEKENT DIT VOOR MIJN LESPRAKTIJK? Praktisch moet een leraar alvast het volgende weten. Je moet als leraar niet zelf een archief van leerlingendocumenten aanleggen. Het archiveren is de taak van de school. 62 Regelgeving

3 Er bestaan regels die vastleggen wat en hoe men moet archiveren, vooral wat de leerlinggebonden documenten betreft. Die regels staan in omzendbrieven. In wat volgt vatten we samen wat je als leraar moet weten. Een leraar moet de inspectie kunnen tonen dat hij planmatig de eindtermen/ leerplandoelstellingen wil realiseren of nastreven. Hoe dit aangetoond wordt, is niet opgelegd door de overheid of de inspectie. Het behoort tot de vrijheid en de verantwoordelijkheid van de school/vakgroep/leraar. Om het planmatig werken aan te tonen wordt vaak de jaarplanning gebruikt. Toetsen en taken van leerlingen moeten om verschillende redenen bewaard worden. De documenten die gebruikt worden voor de studiebekrachtiging zijn noodzakelijke bewijsstukken waarop een delibererende klassenraad (zie ook Klassenraden) zich baseert om tot een beslissing over de attestering van een leerling te komen. Bovendien zijn het onderbouwende documenten die van pas kunnen komen bij betwistingen van beslissingen (zie ook Betwisting van beslissingen klassenraad). ARCHIVERING VAN LEERLINGENGEBONDEN DOCUMENTEN * = zaak van de school WAT? HOELANG? WAAROM? INFO Aanwezigheidsregister* Afwezigheidsbewijzen* Gedurende vijf kalenderjaren te rekenen vanaf het betrokken Tot 31 augustus van het na het betrokken studiebekrachtiging (gaat het om regelmatige leerlingen?); klassenraad; worden nagekeken door de verificatie. klassenraad; worden nagekeken door de verificatie. De aan- en afwezigheden van leerlingen staan volgens een bepaalde code of symbool per maand/ in het register (voorgeschreven model). Het betreft medische attesten, attesten van ouders voor afwezigheid wegens ziekte en alle mogelijke andere attesten. BEWAREN VAN DOCUMENTEN Wat betekent dit voor mijn lespraktijk? 63

4 Administratief leerlingendossier* Gedurende vijf kalenderjaren vanaf het waarin de leerling de school definitief heeft verlaten Het is een dossier dat over de schooljaren heen per leerling progressief wordt opgebouwd. Het bevat alle relevante informatie over de studieloopbaan van die leerling. Evaluatiedocumenten Er is geen bewaartermijn indien dit leerlingendossier wordt overgemaakt aan een andere school waar de leerling zijn studieloopbaan vervolgt het dat door de inspectie; De directie kan specifieke eisen stellen in verband met het opmaken en bijhouden van documenten, verslagen, rapporten Het zijn: schriftelijke examens of proeven; de opgaven van mondelinge examens; proeven die worden afgenomen in de loop of op het einde van het, die op grotere leerstofgehelen en die vooraf werden aangekondigd; geïntegreerde proeven; de stagebeoordeling. Er zijn geen regels over hoe en waar die documenten moeten bewaard worden. 64 Wat betekent dit voor mijn lespraktijk?

5 Geïntegreerde proef Inschrijvingsen aanmeldingsregister* Notulen van de delibererende klassenraden* Schoolagenda s het dat het dat waarop ze betrekking hebben Moeten 30 kalenderjaren bewaard worden te rekenen vanaf het het dat door de inspectie (studiepeil); zijn bewijsmateriaal bij Dit document staat in functie van de toepassing van het inschrijvingsrecht binnen het Gelijke Kansendecreet (GOK). klassenraad; door de inspectie. door de inspectie; zijn verantwoordingsmateriaal voor planmatig werken door de leraar; Bij permanente evaluatie brengt de school evenwaardige documenten bijeen die inzicht geven in het onderwijsproces. Er zijn geen regels over hoe en waar die documenten moeten bewaard worden. De documenten bevatten een synthese van de elementen die hebben geleid tot de beslissingen van de delibererende klassenraad, inclusief eventueel het resultaat van de stemming. Dit geldt voor alle leerjaren, maar voor leerjaren van de vierde graad is het facultatief. Er zijn geen regels over hoe en waar die documenten moeten bewaard worden. BEWAREN VAN DOCUMENTEN Wat betekent dit voor mijn lespraktijk? 65

6 Schriften, huistaken, werkstukken Drie regelmatige leerlingen per klas (aangeduid door de school) Processenverbaal van de delibererende klassenraad* het dat Moeten 30 kalenderjaren bewaard worden te rekenen vanaf het door de inspectie (studiepeil); zijn verantwoordingsmateriaal voor planmatig werken door de leraar; Het gaat om modelwerkstukken. Er zijn geen regels over hoe en waar deze documenten moeten bewaard worden. De bewaring moet niet op school gebeuren. De documenten kunnen bij de leerling blijven op voorwaarde dat de school er, op vraag, onmiddellijk kan over beschikken. Het gaat om de lijst van de geslaagde en de niet-geslaagde leerlingen. De processen-verbaal worden opgesteld volgens een voorgeschreven uniform model (bijlage bij omzendbrief SO 64 punt 6.3.) Drie leden van de delibererende klassenraad tekenen de processen-verbaal (naam, eerste voornaam en handtekening). 66 Wat betekent dit voor mijn lespraktijk?

7 ARCHIVERING VAN LERAARGEBONDEN DOCUMENTEN WAT? HOELANG? WAAROM? INFO De agenda Dit document wordt niet opgelegd door de overheid. Er bestaan dus ook geen voorschriften m.b.t. inhoud en vormgeving. Planningsdocumenten Er bestaat geen archiefplicht voor leraren, wel voor leerlingen. Nochtans is een agenda een nuttig instrument voor de leraar om aan te tonen dat hij planmatig heeft gewerkt (de inspectie kijkt de werking van het vorige na). Er bestaat geen archiefplicht voor leraren, wel voor leerlingen. Dit document is het instrument waarmee de leraar de inspectie nuttige informatie kan verschaffen om het proces aan te tonen dat leidt tot het planmatig bereiken van eindtermen/leerplandoelstellingen. De school bepaalt hoe de vakgroep/leraar aantoont hoe planmatig gewerkt wordt aan het realiseren van de eindtermen/leerplandoelstellingen. De school(directie) kan dit wel opleggen. Er worden door de overheid (inspectie) geen voorschriften opgelegd hoe dit wordt aangetoond. Dit is een zaak van de school. SAMENGEVAT a) De school en de leraar moeten vanwege de overheid een aantal documenten archiveren om: de homologatie van diploma's en getuigschriften mogelijk te maken en te staven; te kunnen aantonen dat de school het voorbije (en huidige) jaar planmatig heeft gewerkt bij het realiseren/nastreven van de eindtermen/ leerplandoelstellingen; te kunnen aantonen dat ze kwaliteitsvol tewerk gaat bij het realiseren/ nastreven van de eindtermen/leerplandoelstellingen; te kunnen aantonen dat er een opvolging is van de evolutie van de leerlingengroep(en); BEWAREN VAN DOCUMENTEN Wat betekent dit voor mijn lespraktijk? 67

8 te kunnen aantonen dat er een rapportering is over de vorderingen en/of de resultaten van de leerlingen; na te gaan of er passende opdrachten aan de leerlingen worden gegeven. b) De school kan beslissen om daarnaast andere documenten te archiveren en te bepalen hoelang ze dit doet. c) Om het onderwijsproces te ondersteunen en de controle van de onderwijskwaliteit mogelijk te maken, bepalen de directie en het schoolteam welke planningsdocumenten in welke vorm ze gebruiken. De school kiest zelf hoe ze deze gegevens bijhoudt. 68 Wat betekent dit voor mijn lespraktijk?